Khảo sát và tư vấn, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại trường đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TĂT LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1.1. Lịch sử hình thành Trường ĐHNV Hà Nội 3 1.2.Cơ cấu tổ chức của Trường ĐHNV Hà Nội 4 1.3.Chức năng và nhiệm vụ của Trường ĐHNV Hà Nội 5 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 7 2.1. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 7 2.2.1.Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp đối với công tác văn thưlưu trữ của trường : 7 2.2.2.Nhiệm vụ của Phòng Hành chính đối với công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan : 7 2.2.3.Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trường 8 2.2. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 8 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 10 3.1. Một số đánh giá, nhận xét về công tác văn thư của Trường ĐHNV Hà Nội 10 3.2. Ưu điểm, nhược điểm 13 3.3. Kiến nghị, giải pháp. 14 KẾT LUẬN 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17 PHỤ LỤC 18

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội vàcác anh chị trong bộ phận Văn thư đã tận tình cung cấp đầy đủ thông tin để em

có điều kiện tốt nhất hoàn thành bài tập một cách thuận lợi và cũng là điều kiện

để em hoàn thành môn học Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trongcông tác Văn thư- Lưu trữ

Đặc biệt, em xin cảm ơn Trịnh Thị Kiều Oanh và cô Trần Việt Hà, giảngviên bộ môn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác Vănthư-Lưu trữ cùng các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư-Lưu trữ đã tận tìnhhướng dẫn và cho chúng em cơ hội đến gần với thực tế hơn

Trong quá trình khảo sát tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và thời gianlàm bài hạn chế nên không tránh khỏi những sai sót Vì vậy, em rất mong nhậnđược những lời góp ý của các thầy giáo, cô giáo để em có thêm kinh nghiệm vàkiến thức cho những môn học sau

Em xin chân thành cảm ơn!

BẢNG CHỮ VIẾT TĂT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

BẢNG CHỮ VIẾT TĂT

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3

1.1 Lịch sử hình thành Trường ĐHNV Hà Nội 3

1.2.Cơ cấu tổ chức của Trường ĐHNV Hà Nội 4

1.3.Chức năng và nhiệm vụ của Trường ĐHNV Hà Nội 5

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 7

2.1 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 7

2.2.1.Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp đối với công tác văn thư-lưu trữ của trường : 7

2.2.2.Nhiệm vụ của Phòng Hành chính đối với công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan : 7 2.2.3.Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trường 8

2.2 Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 8

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 10

3.1 Một số đánh giá, nhận xét về công tác văn thư của Trường ĐHNV Hà Nội 10

3.2 Ưu điểm, nhược điểm 13

3.3 Kiến nghị, giải pháp 14

KẾT LUẬN 16

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

PHỤ LỤC 18

LỜI MỞ ĐẦU

Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính nhà nước.Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm bởi

đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản, tàiliệu Công tác văn thư, lưu trữ có tầm quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và hoạt động của Trường Đại họcNội Vụ Hà Nội nói riêng Chính vì vậy, nếu các cơ quan, tổ chức thực hiện tốtcông tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần vào việc đảm bảo cung cấp thông tin phục

vụ quản lý, điều hành, cải cách hành chính; đồng thời góp phần vào việc giữgìn, bảo quản, khai thác sử dụng và phát huy những giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: là công tác văn thư tại trường Đại học

Nội Vụ Hà Nội

Mục đích nghiên cứu:

Dựa trên khảo sát về công tác văn thư tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

để thấy được những điểm đã đạt được và chưa được của công tác này Từ đó đềxuất một số kiến nghị nhằm nâng cao năng suất và chất lượng của công tác vănthư tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Phương pháp nghiên cứu đề tài:

Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu cùng

với khảo sát thực tế về công tác văn thư tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

1.1 Lịch sử hình thành Trường ĐHNV Hà Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập trựcthuộc Bộ Nội vụ, được thành lập ngày 14/11/2011 trên cơ sở nâng cấp từ trườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội.Trước đây có tên gọi là Trường Cao đẳng Văn thư Lưutrữ Trung ương I Tiền thân là Trường Trung học văn thư Lưu trữ Trung ương I,được thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộtrưởng Phủ Thủ tướng Năm 1996, Trường được đổi tên thành Trường Trunghọc Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, việc đổi tên Trường đã tạo điều kiện đadạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt hơn yêu cầucủa xã hội

Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục

vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năngthực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữTrung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của BộGiáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng

Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương Ithành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượngchưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới Trình độ và năng lực của cán bộcông chức, viên chức cònthiếu hụt Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâutạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quảnhư mong muốn Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn

nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ Do vậy, Ban cán sự Đảng bộ Bộ Nội

vụ đã chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực cótrình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý của

Bộ, nhất là những lĩnh vực mà chưa có một trường đại học nào đào tạo Chủtrương đó đã được triển khai bằng Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Caođẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó có việc nâng cấpTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.Cơ cấu tổ chức của Trường ĐHNV Hà Nội

Về cơ cấu tổ chức, Trường ĐHNV Hà Nội gồm có:

a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

- Phòng Hợp tác quốc tế

- Phòng Công tác sinh viên

d) Các khoa:

- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực

- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư – Lưu trữ

- Khoa Quản trị văn phòng

- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật

- Khoa Khoa học Chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm Thông tin Thư viện

- Tạp chí Đại học Nội vụ

- Ban Quản lý ký túc xá

e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ HàNội

k) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác

1.3.Chức năng và nhiệm vụ của Trường ĐHNV Hà Nội

- Chức năng:

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đàotạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vựccông tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiêncứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ pháttriển kinh tế - xã hội

- Nhiệm vụ :

Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai

đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm; tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độđại học và sau đại học các ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ vàcác ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyềncho phép;xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn,nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế; cấp, xác nhận văn bằng,chứng chỉ theo thẩm quyền;Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xâydựng đội ngũ giảng viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ,

cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo;tham gia vào quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyềnđối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên,…

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG

ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Phòng văn thư lưu trữ của trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội là một bộ phậntrực thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp của trường

2.2.1.Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp đối với công tác văn thư-lưu trữ của trường :

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ HàNội, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện quản lý vềcông tác văn thư – lưu trữ

2.2.2 Nhiệm vụ của Phòng Hành chính đối với công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan :

Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trongTrường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt cácquyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toànTrường;

Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế vàhướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy địnhcủa Trường và của Nhà nước

2.2.3.Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trường

m

Đồng thời, bộ phận văn thư còn là một bộ phận tham mưu giúp việc choLãnh đạo Trường về công tác Hành chính của Trường, tổng hợp các thông tinphục vụ cho lãnh đạo Trường trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hànhmọi hoạt động của Trường.

Giúp Lãnh đạo Trường chỉ đạo công việc chính xác, hiệu qur, khôngchậm trễ, sai sót, tránh được nạn quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan Đảm bảo đầy đủ chứng cứ, tài liệuphản ánh hoạt động của Trường ĐHNV Hà Nội

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ của Trường được thực hiệntốt

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

3.1 Một số đánh giá, nhận xét về công tác văn thư của Trường ĐHNV Hà Nội

Qua đợt khảo sát, em thấy công tác văn thư tại Trường ĐHNV Hà Nộiđược thực hiện khá tốt ở các khâu nghiệp vụ

Về việc ban hành văn bản: công tác xây dựng và ban hành văn bản của

Trường hầu hết được tuân thủ theo quy định của Nhà nước dưới sự chỉ đạo củaPhòng Hành chính- Tổng hợp Trường ĐHNV Hà Nội

- Đánh máy văn bản: Sau khi có ý kiến của Thủ trưởng cơ quan, nhânviên đánh máy và văn thư có trách nhiệm đánh máy và in ấn văn bản, tài liệu.Văn bản khi đã được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các các phòng ban ( đốivới văn bản nội bộ) gửi đến các cơ quan khác ( đối với văn bản đi ngoài cơquan)

 Nhận xét: qua khảo sát em thấy công tác đánh máy, in văn bản để banhành tại Trường ĐHNV Hà Nội được tiến hành tương đối đúng quy trình

Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng, trình bày đúng thể thức kỹ thuật,đúng kích cỡ giấy theo quy đinh của Nhà nước

Trình ký văn bản để ban hành: là một khâu quan trọng nó thể hiện hiệulực pháp lý của văn bản, văn bản trình ký được kiểm tra về thể thức và nội dungchặt chẽ Việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên tắc văn bản sau khi đãđánh máy xong, in thì Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp kiểm tra về thểthức, nội dung văn bản xem đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa rồi trình lên Lãnhđạo Trường ký theo thẩm quyền đã quy định trong quy chế công tác văn thư, lưutrữ của cơ quan

 Nhận xét: Việc trình ký văn bản của Trường đã thực hiện đầy đủ cácquy định về trình ký theo đúng quy định của Nhà nước

Quản lý và giải quyết văn bản đến:

Việc tổ chức quản lý văn bản đến là một việc rất quan trọng.TrườngĐHNV Hà Nội đã thực hiện việc giải quyết văn bản đến theo quy định của Nhànước

+ Trình và chuyển giao văn bản đến: Tât cả các văn bản đến sau khi đãđược phân loại, bóc bì, đóng dấu đến và đăng ký vào sổ để chuyển giao để quản

lý, cán bộ văn thư sẽ tập hợp lại trình lên Lãnh đạo Trường để xin ý kiến phânphối đến các bộ phận trong cơ quan Sau khi đã nhận được ý kiến chỉ đạo, giảiquyết, Văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo Khi chuyểngiao văn bản đến, người nhận văn bản phairkys nhận vào sổ chuyển giao để đảmbảo tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản được chặt chẽ

 Nhận xét: Việc trình và chuyển giao văn bản đến của Trường ĐHNV

Hà Nội được tiến hành theo đúng nguyên tắc của cơ quan

+ Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến: Các vănbản đến của Trường đều được giải quyết một cách nhanh chóng Cán bộ Văn thưluôn quan tâm đến việc giải quyết văn bản đến của các bộ phận, có những nhắcnhở kịp thời khi văn bản chưa được giải quyết, đặc biệt là các văn bản có dấumật hoặc khẩn

Quản lý văn bản đi:

Việc quản lý văn bản đi được Trường rất chú trọng và quan tâm Tất cảmọi công văn, giấy tờ trước khi ban hành đều được Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp kiểm duyệt sau đó mới làm thủ tục ban hành nhằm mục đích hạn chếviệc ban hành ra những văn bản kém hiệu lực thi hành hoặc chưa đầy đủ, chưađúng về thể thức

 Nhận xét

Ưu điểm:

Trường ĐHNV Hà Nội đã thực hiện công tác tổ chức quản lý và giảiquyết văn bản đi theo trình tự và đúng quy định của Nhà nước, nội dung cáckhâu nghiệp vụ tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được diễn ra theo mộtquy trình nhất định

Nhược điểm :

Mặc dù đã thực hiện theo đúng quy định văn bản của Nhà nước ban hànhnhưng trong quá trình giải quyết công việc vẫn không tránh khỏi những sai sótnhư khi soạn thảo văn bản vẫn còn lỗi chính tả, đóng dấu văn bản vẫn còn chưađúng, chưa ngay ngắn

Công tác nhập dữ liệu vào máy tính tuy đã được trang bị nhưng chưađược sử dụng rộng rãi, vẫn sử dụng phương pháp truyền thống đăng ký vào sổnên công tác tra tìm còn gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian

Việc lập nhiều loại sổ cũng gây tốn kém và khó khăn cho việc bảo quản.Việc quản lý văn bản tuy đã được chú trọng song công tác sắp xếp, bảoquản tài liệu vẫn còn chưa hợp lý

Nhận xét

Ưu điểm:

Qua khảo sát em thấy công tác lập hồ sơ hiện hành tại Trường ĐHNV HàNội đã đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau,văn bản trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và

có thể dùng làm bằng chứng pháp lý

Nhược điểm:

Trong những năm gần đây, Trường ĐHNV Hà Nội đã tổ chức việc lập hồ

sơ hiện hành nhưng chất lượng hồ sơ vẫn chưa được tốt, cơ quan chưa xây dựngđược danh mục hồ sơ

Các đơn vị, cá nhân phụ trách những công việc có liên quan đến văn bản,tài liệu của hồ sơ này và hồ sơ khác, chỉ tập hợp những tài liệu liên quan về một

vấn đề để vào trong cặp chứ chưa lập được cụ thể từng hồ sơ.

Quản lý và sử dụng con dấu:

Một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan

là việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước và sử dụngcon dấu theo đúng quy định của nhà nước vì con dấu là yếu tố quan trọng trongthủ tục hành chính hiện hành

Nhận xét

Ưu điểm:

Qua khảo sát em thấy công tác quản lý và sử dụng con dấu tại TrườngĐHNV Hà Nội được thực hiện rất tốt theo đúng quy định của nhà nước Dấuđược bảo quản chặt chẽ Dấu chỉ đóng vào những văn bản có đầy đủ thông tin vàchữ ký hợp lệ, dấu đóng lên 1/3 chữ ký về phía bên trái và dùng dẫu mự đỏ đểđóng lên văn bản

- Không gian làm việc được bố trí hợp lý, thoáng mát

- Các trang thiết bị hiện đại đáp ứng đầy đủ phục vụ thuận lợi cho yêu cầucủa công việc

- Các văn bản đi, đến của cơ quan đều quản lý theo hình thức tập trung vềmột mối thuận tiện cho công táctổ chức và quản lý các văn bản

- Công việc quản lý, giải quyết văn bản đi, đến đều được thực hiện nhanhchóng, chính xác, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu của công việc

- Việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu được các cán bộ Phòng Vănthư của Trường thực hiện và chấp hành nghiêm chỉnh theo đúng quy định củaNhà nước và quy định của Trường

- Các văn bản đươc tiến hành lập thành tập lưu theo năm và được đưa vàobìa hồ sơ, vào hộp cẩn thận