Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại trường đại học trần quốc tuấn giai đoạn 2016 2017

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 4 1.1. Lịch sử hình thành Trường Đại học Trần Quốc Tuấn 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn 5 1.4. Vai trò của công tác văn thư trong cơ quan 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 8 2.1. Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Các biện pháp tổ chức, triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 8 2.1.2. Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 8 2.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 9 2.1.4. Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.2. Quản lý văn bản đi, đến 15 2.2.2.1. Quản lý văn bản đi 15 2.2.2.2. Quản lý văn bản đến 15 2.2.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.3. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 18 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 19 3.1. Nhận xét, đánh giá 19 3.1.1. Ưu điểm 19 3.1.2. Hạn chế 19 3.1.3. Nguyên nhân 20 3.2. Các đề xuất 20 3.2.1. Bố trí đội ngũ cán bộ hiệu quả 20 3.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 21 3.2.3. Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật 22 3.2.4. Xây dựng quy chế về công tác văn thư 22 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, nếu phát hiện

có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung bài tập kếtthúc học phần của mình

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành báo cáo bài tập kết thúc học phần đúng thời gian quy định, tôi

đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô Ngô Thị Kiều Oanh – giảng viên bộmôn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ

Vì vậy, nhân dịp này tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất tới cô đã giảngdạy và sát cánh cùng tôi trong suốt quá trình học tập

Trong thời gian khảo sát cũng như trong quá trình viết báo cáo, mặc dù đã

có sự chuẩn bị từ trước song tôi vẫn gặp phải nhiều khó khăn nhất định, khôngtránh khỏi những thiếu xót Tôi rất mong được sự cảm thông, quan tâm, giúp đỡcủa cô để tôi hoàn thành bài tập kết thúc học phần này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục đích nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 4

1.1 Lịch sử hình thành Trường Đại học Trần Quốc Tuấn 4

1.2 Cơ cấu tổ chức 5

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn 5

1.4 Vai trò của công tác văn thư trong cơ quan 6

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 8

2.1 Hoạt động quản lý 8

2.1.1 Các biện pháp tổ chức, triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 8

2.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 8

2.1.3.Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 9

2.1.4 Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư 10

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 11

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11

2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến 15

2.2.2.1 Quản lý văn bản đi 15

2.2.2.2 Quản lý văn bản đến 15

2.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 16

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 17

2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 18

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 19

3.1 Nhận xét, đánh giá 19

3.1.1 Ưu điểm 19

3.1.2 Hạn chế 19

3.1.3 Nguyên nhân 20

3.2 Các đề xuất 20

3.2.1 Bố trí đội ngũ cán bộ hiệu quả 20

3.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 21

3.2.3 Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật 22

3.2.4 Xây dựng quy chế về công tác văn thư 22

KẾT LUẬN 24

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnhđạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các

tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân

Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhànước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trênphiến đá, gỗ để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho cácthế hệ sau

Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo kháiniệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy

tờ Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọngtrong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cáitên mới là công tác Văn thư Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quantrọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơquan nói riêng

Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịpthời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nướcnói chung và của mỗi cơ quan nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải

có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc đượcnhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn

Trần Quốc Tuấn giai đoạn 2016-2017” làm đề tài nghiên cứu kết thúc học

 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư

 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

 Quản lý văn bản đi, đến

 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

 Quản lý và sử dụng con dấu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Phân tích, đánh giá được thực trạng công tác văn thư tại Trường Đạihọc Trần Quốc Tuấn Qua đó thấy được điểm mạnh, điểm yếu để đề xuất giảipháp, kiến nghị nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tạiTrường

- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảocho cán bộ làm công tác văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra khảo sát

- Phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu:

 Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

 Nguồn từ mạng Internet

 Thông tin báo cáo định kì của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài đượcchia làm 03 chương:

Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN

Chương 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN

1 Lịch sử hình thành Trường Đại học Trần Quốc Tuấn

“Cách đây 70 năm, ngày 15 tháng 4 năm 1945, Trường Quân chínhkháng Nhật nay là Trường Đại học Trần Quốc Tuấn được thành lập theoNghị quyết của Hội nghị quân sự cách mạng Bắc Kỳ và Chỉ thị của Chủtịch Hồ Chí Minh Sự ra đời của Nhà trường đáp ứng kịp thời yêu cầu đàotạo cán bộ quân sự, chính trị làm nòng cốt cho lực lượng vũ trang nhândân chuẩn bị Tổng khởi nghĩa Cách mạng tháng Tám thắng lợi

Trải qua hơn 70 năm không ngừng phấn đấu và lớn mạnh, Trường

đã đào tạo, bồi dữing cho các lực lượng vũ trang hơn 60 nghìn cán bộ gópphần đắc lực vào việc xây dựng ba thứ quân, đặc biệt là xây dựng bộ độichủ lực và đánh thắng liên tiếp các kẻ thù hung dữ của dân tộc ta Lớp lớpthanh niên đã lần lượt được Trường giáo dục, rèn luyện thành sĩ quan.Hang vạn đồng chí đã trở thành cán bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước vàQuân đội Rất nhiều đồng chí trở thành tướng lĩnh, Anh hùng Lực lượng

vũ trang Nhà trường còn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đào tạo, bồidưỡng cán bộ quân sự cho một sô nước bạn và các nhiệm vụ khác màTrung ương Đảng, Chính phủ, Bộ Quốc phòng giao cho.” [8;tr5]

“Trong điều kiện quy mô, đối tượng đào tạo cán bộ ngày càng phát triển,song Nhà trường đã lãnh đạo, chỉ đạo công tác giáo dục – đào tạo đạt nhiềuthành tích quan trọng, nhất là đào tạo sĩ quan chỉ huy tham mưu Lục quân cấpphân đội trình độ đại học; đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Nghệ thuật quân sự, đẩymạnh hoạt động nghiên cứu khoa học, xây dựng Nhà trường chính quy, mẫumực Trong 10 năm Nhà trường đã đào tạo được hơn 30 nghìn học viên, 3 khóađào tạo thạc sĩ chuyên ngành Nghệ thuật quân sự 211 học viên, 6 khóa đào tạo sĩquan cấp phân đội 3 năm 894 học viên, 8 khóa hoàn thiện cao đẳng từ trung độitrưởng Quân nhân chuyên nghiệp, hoàn thiện đại học 623 học viên, đào tạo 123học viên quân đội nhân dân Lào, gần 20 nghìn học viên năm thứ nhất cho các

học viện, nhà trường khu vực phía Bắc, đào tạo hàng nghìn học viên cử tuyển dự

bị đại học, bồi dưỡng kiến thức quốc phòng, giáo viên quân sự, giáo viên quốcphòng – an ninh, học viên ngành Quân sự cơ sở, cao đẳng Bộ Công an…”[8;tr472]

2 Cơ cấu tổ chức

Trường Đại học Trần Quốc Tuấn hiện nay có Ban Giám Hiệu Các cơquan đơn vị gồm: Văn phòng, các Phòng chức năng, Khoa giáo viên, Ban trựcthuộc, Hệ và Tiểu đoàn quản lý học viên đào tạo sĩ quan Tổ chức, chức năng,nhiệm vụ của các đơn vị thuộc quyền do Đảng ủy Ban Giám Hiệu quy định

Hiện nay Đảng ủy Ban Giám Hiệu có 7 cán bộ trong biên chế, hầu hết cáccán bộ đều có trình độ Tiến sĩ, Đại học chuyên ngành, nhiều cán bộ được đàotạo với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp

Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ của cán bộ,giảng viên Trường Đại học Trần Quốc Tuấn như sau:

+ Phó Giáo sư: 06 người

- Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn công tác được giao gồm:

 Công tác huấn luyện chiến đấu

 Tác chiến điều lệnh sẵn sàng chiến đấu

 Công tác tổ chức lực lượng – bảo đảm vũ khí, trang thiết bị kĩ thuật

 Công tác thanh tra pháp chế, giáo dục pháp luật

 Công tác tổng hợp kế hoạch

 Bảo đảm thông tin liên lạc

 Bảo mật lưu trữ

 Công tác đối ngoại quân sự.

 Hành chính phục vụ

4 Vai trò của công tác văn thư trong cơ quan

Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vịnói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặtnội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảmthông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứađựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêugiấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làmnhững việc trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhautrong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lạiđầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơquan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh chohoạt động của cơ quan một cách chân thực

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữquốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan đượcgiao nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quancần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập cànghoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữcàng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi

để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt,

văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ khôngđảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp

vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh

Tiểu kết

Tìm hiểu, giới thiệu khái quát về Trường Đại học Trần Quốc Tuấn làbước quan trong không thể thiếu trong chương 1, tiếp tục làm tiền đề triển khaitìm hiểu rõ công tác quản lý văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn trongchương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Các biện pháp tổ chức, triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư

Như chúng ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơquan phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn thư - lưu trữ Vậy, văn bảnquản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với các cơquan Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải có văn bản và ban hànhkịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong công tác văn thư -lưu trữ Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ nắm rõđược nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo nguyên tắc đã đềra

Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoahọc và kỹ thuật cao Những cán bộ làm công tác văn thư nói chung và nhữngcán bộ chuyên trách công tác văn thư tuỳ theo yêu cầu cụ thể, phải được bồidưỡng, huấn luyện cán bộ ở những mức độ khác nhau

Để đáp ứng yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyênmôn cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làmcông việc có liên quan đến công tác văn thư, hàng năm có nhiều líp bồi dưỡngnghiệp vụ ngắn hạn do nhà trường tổ chức theo sự chỉ đạo chung của cấp trênphục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các đối tượng làm các nghiệp

vụ văn thư khác nhau

2.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá

Công tác kiểm tra đối với công tác văn thư của Trường Đại học TrầnQuốc Tuấn như sau:

- Nhà trường đã tổ chức kiểm tra theo định kỳ (sáu tháng một lần) Mỗilần kiểm tra để làm sáng tỏ kết quả đã đạt được trong quá trình thực hiện nhữngnhiệm vụ của cơ quan Qua sự kiểm tra này để đánh giá các đường lối đưa ra về

công tác văn thư có đúng hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế Khi kiểmtra có thể xây dựng được các bản hướng dẫn, chỉ đạo một cách sát thực với hoạtđộng của cơ quan Mỗi lần kiểm tra thì cấp trên sẽ kiểm tra về chất lượng xử lýthông tin của cơ quan như thế nào, kiểm tra toàn bộ tổng hợp thông tin có đúnghay không, kiểm tra văn bản có đúng thể thức hay không và kiểm tra độ chínhxác của thông tin.

Như vậy, công tác kiểm tra đối với công tác văn thư là nhằm xem xét cán

bộ văn thư làm việc có hiệu quả hay không Nếu không thì sẽ phải chỉnh sửa lại

để cho công tác văn thư ngày càng phát triển và đi lên

- Tổ chức biên chế của văn thư chuyên trách nhà trường là tổ chức biênchế cho văn thư chuyên trách là 5 năm một lần Tổ chức biên chế cho văn thư lànhững người làm việc ở cơ quan từ 5 năm trở lên, có lý lịch tốt, chấp hành mọiquy chế mà cơ quan đã đề ra

- Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung Có nghĩa làtoàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi,một vị trí của cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan Đó là văn phònghành chính

2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư

Để xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩmchất đạo đức tốt, có bản lĩnh chính trị, có năng lực, có tính chuyên nghiệpcao, tận tụy phục vụ nhân dân, bên cạnh các khía cạnh khác nhau củacông tác tổ chức cán bộ còn cần phải có các hình thức đào tạo, bồi dưỡngphù hợp, hiệu quả

Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức là nhiệm vụ thường xuyên,

có ý nghĩa quan trọng, góp phần tích cực trong việc nâng cao trình độchuyên môn, năng lực công tác, chất lượng và hiệu quả làm việc của cán

bộ, công chức, viên chức; hướng tới mục tiêu là tạo được sự thay đổi vềchất trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn Đào tạo, bồi dưỡng tập trungtrang bị những kiến thức, kỹ năng, thái độ thực hiện công việc cho cán bộ,

công chức, viên chức; trong đó, cung cấp những kiến thức, lý luận cơ bản,trang bị kỹ năng, cách thức hoạt động thực thi công việc, giáo dục thái độthực hiện công việc thể hiện sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm của ngườicán bộ, công chức, viên chức.

Trong thời gian qua, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức

ở cơ quan đã có chuyển biến tích cực, bước đầu đạt được những kết quảquan trọng Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, công chức (nhất là cán bộ chủchốt) ở các đơn vị có bản lĩnh chính trị vững vàng, có trình độ chuyênmôn, nghiệp vụ, năng động và sáng tạo; tích cực thực hiện đường lối, chủtrương, chính sách của Đảng và Nhà nước; trình độ, kiến thức và năng lựchoạt động thực tiễn của đội ngũ cán bộ, công chức ngày càng được nângcao

Đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chứckhông chỉ góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng yêu cầucủa một nền hành chính trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp mà còn cótác động tích cực đến nhiều mặt của đời sống kinh tế - xã hội, bảo đảmquốc phòng - an ninh Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng qua trường lớp,việc đào tạo cán bộ, công chức qua hoạt động thực tiễn cũng được quantâm thực hiện liên tục trong quá trình sử dụng cán bộ

Hàng quý, hàng năm định kì, cơ quan tổ chức thống kê, báo cáo sơkết, tổng kết công tác văn thư của mình đầy đủ, chi tiết, chính xác nhằmchỉ ra những ưu điểm, hạn chế nhằm phát huy mặt tích cực, bên cạnh đókhắc phục những thiếu xót còn tồn tại giúp cho công tác văn thư đạt kếtquả tốt nhất

2.1.4 Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư

Công tác văn thư là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quantrọng của tất cả các cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thực hiện tốt công tác vănthư, trong cơ quan cần có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư

Bộ phận văn thư trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưucho lãnh đạo cơ quan trong việc:

- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác văn thư;

- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ văn thư trong cơ quan;

- Thực hiện các nghiệp vụ văn thư cụ thể;

- Tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác vănthư

- Làm báo cáo thông kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư của cơquan và những đóng góp của công tác văn thư đối với sự phát triển của cơ quan,của ngành,

Công tác văn thư là nơi đăng kí, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệukhi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưađược một năm, sau đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ Công tác vănthư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ và ngược lại Vì vậy,hiện cơ quan đang bố trí cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo văn bản đó là một công việc thường làm ở bất kỳ cơquan, tổ chức nào Như chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theoquy định chung cho nên công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác caothì văn bản đó mới có hiệu lực Hơn thế nữa văn bản là vật mang tin đểghi lại và truyền đạt thông tin trong hoạt động, quản lý Nó mang tínhgiao dịch cụ thể hoá các văn bản pháp quy và thực hiện những kế hoạchcông tác theo chức năng nhiệm vụ của nhà trường Việc phân công soạnthảo văn bản do Phó chánh Văn phòng phân công và được phân công chocán bộ văn thư soạn thảo Văn bản cơ quan do cán bộ Nguyễn Thị Hằngsoạn thảo, công việc soạn thảo của nhà trường là soạn thảo những văn bảnhành chính thông thường nó bao gồm: công văn, báo cáo, thông báo, tờtrình … Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được viết ởnhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặtchẽ nhằm bảo đảm cho văn bản đó tính pháp lý, tính quyền lực của vănbản Sau khi soạn thảo văn bản xong thì phải in ra, trước khi in thì phải