Xây dựng văn hóa làm việc nhóm tại công ty CP xăng dầu chất đốt hà nội

- Về bộ máy quản lý và sơ đồ tổ chức của công ty hiện nay như sau: - Về cơ cấu nhân sự: Do đặc thù nghề nghiệp cũng như được chuyển đổi từ công ty nhà nước sang công ty cổ phần nên hiện

Đề bài: Bạn hãy phát triển dự án đổi mới mô hình quản lý các nhân và nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định

trong doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết hành vi tổ chức

Bài làm

Trước hết tôi xin giới thiệu một vài nét về Công ty Cổ Phần Xăng Dầu Chất Đốt

Hà nội là nơi tôi mới nhận công tác với cương vị điều hành doanh nghiệp

- Lịch sử thành lập: Công ty Cổ Phần Xăng Dầu Chất Đốt Hà Nội được thành lập từ năm 1978 với mục đích cấp phát chất đốt như than củi, dầu hỏa trong thời kỳ bao cấp Sau đó năm 2004 được sát nhập vào Tổng công

ty Vận Tải Hà nội và đến năm 2006 tiến hành cổ phần hóa trở thành công

ty cổ phần với vốn điều lệ 21 tỷ đồng với hoạt động kinh doanh chính là

kinh doanh bán lẻ xăng dầu trên địa bàn thành phố Hà nội và đầu tư xây dựng các dự án bất động sản trên diện tích đất đang sở hữu

- Về bộ máy quản lý và sơ đồ tổ chức của công ty hiện nay như sau:

- Về cơ cấu nhân sự: Do đặc thù nghề nghiệp cũng như được chuyển đổi từ công ty nhà nước sang công ty cổ phần nên hiện lực lượng lao động của công ty là khá đông với tổng số 220 người trong đó có 190 người thuộc 23 điểm bán hàng của công ty Lượng lao động nữ 180 người chiếm trên 80%

Hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc điều hành

Ban giám đốc điều hành

Các cửa hàng bán lẻ (13 cửa hàng bán

lẻ và 10 điểm cấp bán buôn)

Các cửa hàng bán lẻ (13 cửa hàng bán

lẻ và 10 điểm cấp bán buôn)

Thêm nữa lượng lao động ở độ tuổi già (trên 45 tuổi đối với nữ và trên 50 tuổi đối với nam) chiếm 60% lực lượng lao động

- Về đặc điểm lao động: Do đặc điểm được hình thành từ thời kỳ bao cấp nên đa phần lao động cũ của công ty chưa có tác phong phục vụ chưa biết cách thu hút khách hàng, các cán bộ trong bộ máy vẫn làm việc với tác phong hết sức thụ động chưa chủ động tìm kiếm thị trường nhằm phát triển doanh nghiệp

Dựa trên kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2011 xét về mặt sản lượng bán hàng trong năm 2011 gần như không có sự tăng trưởng so với năm

2010, Như vậy trong công ty đã có sự trì trệ về sự tăng trưởng Trong khi đó thực tế với địa bàn Hà nội tốc độ tăng trưởng dân số luôn duy trì ở tỷ lệ rất cao (cả tỷ lệ tăng trưởng tự nhiên và di dân cơ học) Như vậy so sánh với tốc độ tăng dân cư thì năm 2011 vừa rồi tốc độ tăng trưởng sản lượng bán hàng của công ty đã có sự thụt lùi (tỷ lệ âm) Một số cán bộ của công ty đã giải thích lý

do của sự tăng trưởng âm là do điều kiện kinh tế khó khăn của toàn xã hội trong năm 201 Tuy nhiên xăng dầu là một trong những mặt hàng thiết yếu người dân không thể không xử dụng cho đời sống hiện nay Từ đó theo tôi nguyên nhân chính của việc không tăng trưởng là do chất lượng dịch vụ của công ty có vấn đề, không tạo được niềm tin đối với khách hàng, chưa mở rộng được mạng lưới khách hàng nhằm khai thác hết tiềm năng hệ thống bán hàng của công ty

Cùng với đó là sự mở rộng của mạng lưới bán hàng của các đối thủ cạnh tranh trên thị trường là rất lớn do chính sách của chính phủ cho phép các doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài kinh doanh bán lẻ mặt hàng xăng dầu Trước sức ép của sự cạnh tranh gắt gao trong cơ chế thị trường hiện nay đặc thù của ngành kinh doanh xăng dầu tại thị trường Việt Nam là doanh nghiệp không có quyền quyết định về giá do giá bán lẻ xăng dầu do nhà nước qui định Do vậy, để có thể cạnh tranh trên thị trường, đứng vững và phát triển thì chiến lược cạnh tranh tối ưu là dịch vụ khách hàng Việc

nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng đòi hỏi không chỉ là trang thiết bị cơ

sở vật chất, công nghệ mà còn đòi hỏi về trình độ và sự nỗ lực của nhân viên Chỉ khi nhân viên có tinh thần thái độ làm việc tốt, làm việc với tinh thần tự giác và coi công việc của công ty như công việc của gia đình mình thì mới có thể duy trì được chất lượng dịch vụ Mặt khác chất lượng dịch vụ để khẳng định cần thời gian dài, liên tục duy trì chứ không phải chỉ trong ngày một ngày hai Trong ngành bán hàng thì chất lượng dịch vụ phụ thuộc phần lớn vào nguời lao động nhưng con người thì thường xuyên phải được khuyến khích mới có thể duy trì được động lực làm việc và khả năng làm việc phụ thuộc vào rất nhiều vào mức độ nhận thức của họ đối với công việc Với nhận thức đó và qua lý thuyết môn học quản trị hành vi tổ chức Tôi với cương vị là người điều hành đã đề ra mục tiêu là đưa doanh nghiệp tiến tới là một doanh nghiệp có dịch vụ tốt nhất trên địa bàn thành phố Hà nội Để thực hiện được mục tiêu này chúng tôi cần phải làm một số công việc lớn như sau:

- Thay đổi nhận thức của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty

về tầm quan trọng của chất lượng phục vụ khách hàng bằng cách tổ chức các lớp đào tạo và trao đổi mục tiêu của công ty.

- Xây dựng hệ thống mô tả công việc rõ ràng cùng hệ thống KPI để đánh giá năng lực cũng như tạo mục tiêu phấn đấu cụ thể cho các cán

bộ quản lý cửa hàng, nhân viên các phòng ban chức năng

- Xây dựng văn hóa làm việc nhóm, tăng cường tính đoàn kết, tương hỗ lẫn nhau giữa các cá nhân.

Để thực hiện những nhiệm vụ trên chúng tôi đã đề ra các kế hoạch cụ thể như sau:

1. Đào tạo nhận thức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty Chú trọng tới nhân viên bán hàng và nhân viên kinh doanh:

- Theo thuyết nhu cầu của Maslow con người có hai cấp bậc nhu cầu: Nhu cầu cấp thấp là những nhu cầu sinh lý, xã hội và an ninh, nhu cầu cấp cao

là các nhu cầu xã hội, tự trọng và tự thể hiện Thêm nữa nhu cầu của con

người sẽ là động lực làm việc của họ Do đó để tạo động lực cho nhân viên cần phải đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của họ đối với công việc Với đời sống hiện tại nhóm nhu cầu cấp thấp gần như đã được đáp ứng trong khi đó nhóm nhu cầu cấp cao như tự trọng và tự thể hiện đôi lúc chưa được đánh giá một cách đúng mực

- Ngoài ra theo lý thuyết môn học quản trị hành vi tổ chức thì con người luôn có tâm lý sợ với những cái gì chưa biết, chưa rõ ràng trong tương lai nên luôn thể hiện phản ứng chống đối hoặc không tiếp nhận sự thay đổi

- Từ những lý thuyết đó để tạo động lực cũng như để bản thân các cá nhân nguời lao động tiếp nhận sự thay đổi một cách tích cực chúng ta cần phải giải thích rõ mục đích, cách thức, cũng như thời điểm của việc thay đổi thông qua các buổi đào tạo kỹ năng bán hàng, và nêu cao tầm quan trọng của nhân viên bán hàng trong công ty và nhấn mạnh họ chính là bộ mặt của công ty đối với xã hội

- Kế hoạch thực hiện: Trong vòng 6 tháng đầu công ty sẽ tổ chức các buổi đào tạo với đối tượng là tất cả các nhân viên bán hàng, các trưởng cửa hàng

và phòng kinh doanh của công ty Phương pháp đào tạo là phân nhóm làm việc trong lớp học, để các học viên thảo luận với chủ để lợi ích của công ty,

cá nhân các thành viên trong công ty khi công ty tăng trưởng về doanh thu, lợi nhuận và để đạt được điều đó cần phải làm nhữugn điều gì Thông qua các buổi đào tạo chúng ta đã tạo một tâm lý sứ mệnh của công ty phụ thuộc hoàn toàn vào đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty, đánh bật tâm lý thục động đang tồn tại trong suy nghĩ của bản thân họ hiện nay Trong các buổi đào tạo cũng cần định hướng các kỹ năng căn bản cần có đối với công việc dịch vụ bán hàng, cách thức tiếp cận khách hàng và cách thức xây dựng lòng tin đối với khách hàng, và cách thức duy trì các mối quan hệ dài lâu đối với khách hàng và từ đó có thể đáp ứng tốt nhất trong khả năng những nhu cầu của khách

- Tuy nhiên để duy trì và định hướng được cho người lao động thì hoạt động đào tạo này phải luôn được duy trì liên tục hàng quí, hàng năm nhằm cập nhật thêm những kỹ năng mới, những thay đổi của mục tiêu phát triển của doanh nghiệp

2 Xây dựng hệ thống mô tả công việc cho từng vị trì và hệ thống KPI để đánh giá năng lực thực hiện

- Do đặc thù là lực lượng lao động được kế thừa từ thời kỳ bao cấp nên cách thức làm việc hiện nay hầu hết dựa trên kinh nghiệm làm việc dẫn đến không rõ ràng về mặt nhiệm vụ cụ thể, phân công công việc một cách hợp lý

- Thông qua các thuyết động viên của môn học Quản trị hành vi tổ chức tôi nhận thấy để động viên cán bộ nhân công nhân viên làm việc hiệu quả cần phải thực hiện được quá trình bố trí người đúng việc và bố trí việc đúng người Bởi bố trí người không đúng việc, không đúng năng lực dẫn đến không phát huy được năng lực họ và điều này sẽ dẫn đến những ức chế và

là nguyên nhân tạo ra stress của công việc, gây mâu thuẫn nội bộ, mất động lực làm việc

- Mặt khác nếu không có những hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ và rõ ràng đối với từng vị trí công việc sẽ làm cho họ không xác định được việc mình phải làm, vị trí, ý nghĩa cũng như trách nhiệm của họ điều này vừa làm cho người lao động mất định hướng trong công việc cũng như không nhận thấy vai trò của họ trong hệ thống và sẽ dẫn đến tư tưởng bất mãn do không cảm giác được tôn trọng Điều này sẽ dẫn đến hiệu quả lao động thấp, mất động lực làm việc

- Với những cơ sở trên việc mô tả cụ thể của từng vị trí làm việc, sẽ làm cho người lao động hiểu rõ được vị trí, tầm quan trọng của họ và những việc họ cần thực hiện Ngoài ra cũng tạo điều kiện thuận lợi cho những người quản

lý sẽ dễ dàng đưa ra các mục tiêu, kế hoạch cụ thể cho nhân viên theo hướng mục tiêu, kế hoạch có thách thức nhưng đảm bảo thực hiện được để

tạo động lực cho nhân viên làm việc Do bản tính con người chỉ khi có thách thức thì mới có động lực, cố gắng, tập trung cao hơn

- Song song với việc xây dựng các bản mô tả công việc một cách cụ thể thì cũng phải có một cơ sở đánh giá một cách khoa học tạo sự công bằng trong

tổ chức Theo thuyết về sự công bằng thì người lao động sẽ duy trì động lực làm việc cũng như năng suất chất lượng của công việc khi họ tin tưởng rằng họ đang được đối xử một cách công bằng

- Chúng ta đều biết hệ thống khen thưởng, chính sách tiền lương (tăng, giảm lương), chính sách đề bạt… là những chính sách quan trọng nhất trong các công cụ tạo động lực cho nhân viên Hệ thống này phải đảm bảo công bằng

và phù hợp với sự cố gắng của nhân viên Nhưng khi áp dụng các chính sách này, người lãnh đạo phải dựa vào kết quả đánh giá nhân viên định kỳ hàng quý và hàng năm Nếu kết quả đánh giá nhân viên này không chính xác, tất cả hệ thống khen thưởng, chính sách lương, bổ nhiệm sẽ mất tác dụng Thậm chí là tạo ra ức chế không chức năng cho nhân viên vì bị đối

xử không công bằng, không được ghi nhận kết quả đúng với đóng góp của mình => Đó chính là mục tiêu của việc xây dựng hệ thống đánh giá năng lực làm việc của từng nhân viên KPI

- Khi xây dựng được hệ thống KPI, người quản lý và chính bản thân người lao động cũng có thể tự đánh giá được mức độ hoàn thành, hiệu quả công việc Từ đó nhân viên sẽ biết mình phải cố gắng những gì để đạt được mục tiêu kế hoạch của mình, đồng thời nhận được những thông tin phản hồi về hiệu quả công việc, kịp điều chỉnh công việc phù hợp và duy trì động lực làm việc Người quản lý cũng thực sự dễ dàng trong việc đánh giá kết quả nhân viên do có các chỉ tiêu cụ thể, rõ ràng, được xác định từ đầu khi giao

kế hoạch cho nhân viên

- Hệ thống đánh giá năng lực làm việc của nhân viên - KPI phải được xây dựng đầy đủ, khách quan, khoa học đơn giản và dễ áp dụng Hệ thống KPI

chỉ cần tập trung vào vài chỉ tiêu chính và có thể đo lường được, hạn chế sử dụng các chỉ tiêu không lượng hóa cụ thể được

- Kế hoạch thực hiện: Việc xây dựng bản mô tả công việc phải được làm ngay lập tức với mục tiêu trước mắt sẽ được xây dựng dựa trên những công việc cụ thể mà các vị trí đang thực hiện và hướng tới mục tiêu chung Hệ thống KPI cũng cần phải được thực hiện ngay sau khi hoàn thành bản mô

tả công việc để minh bạch hóa hệ thống đánh giá của công ty nhằm tạo dựng tâm lý, mục tiêu cho tòan thể người lao động Tuy nhiên ngay lập tức không thể có được một hệ thống mô tả công việc cũng như tiêu chí đánh giá một cách hòan hảo mà việc này phải được duy trì và cập nhật hàng năm

3 Xây dựng văn hóa làm việc nhóm

- Một trong những chủ đề lớn của quản trị hiện đại là văn hóa tổ chức Khi cạnh tranh trên thị trường trở nên căng thẳng hơn, sự thắng lợi của tổ chức phụ thuộc vào việc nó thực hiện sự khác biệt Điều này lại phụ thuộc vào việc người lao động có thực hiện được những mong đợi của tổ chức hay không Hơn nữa người lao động họ mang vào tổ chức những giá trị niềm tin mà họ đã học được Tuy nhiên giá trị niềm tin đó không đủ giúp các cá nhân thành công và cũng có thể nó là nguồn gốc của xung đột, mâu thuẫn nếu nó không được định hướng với mục tiêu của tổ chức

- Tại công ty Cổ Phần Xăng Dầu Chất Đốt Hà nội với đặc thù là được chuyển đổi từ công ty nhà nước nên hiện nay vẫn duy trì được một hình thái văn hóa trong công ty khá là thân tình giữa các thành viên của công ty, giữa những nguời lao động có mối quan hệ khá thân thiên và sẵn lòng chia

sẻ, giúp đỡ nhau trong cuộc sống Đây chính là một lợi điểm và sẽ là nền tảng của công cuộc xây dựng văn hóa làm việc nhóm tại công ty nếu chúng

ta biết định hướng và tạo dựng mục tiêu cho từng tổ đội, nhóm làm việc

- Tuy nhiên công ty chỉ có thể thành công khi văn hóa nhóm đồng nhất với văn hóa của công ty đó là việc đánh giá cao về trách nhiệm cá nhân đối với

công việc, chất lượng dịch vụ đối với những nhu cầu của khách hàng, tính sáng tạo của từng cá nhân và sự trung thành của từng cá nhân đối với tổ chức Chính điều này sẽ giúp từng cá nhân hàng ngày điều chỉnh hành vi của mình để hướng tới mục tiêu chung

- Mặt khác theo lý thuyết về hành vi và xung đột trong nhóm chúng ta cũng cần phải phải chú ý giải quyết các xung đột xuất hiện trong từng nhóm làm việc Do đặc thù của ngành kinh doanh xăng dầu cần phải xây dựng văn hóa hợp tác tại từng điểm bán hàng, xây dựng văn hóa cạnh tranh giữa các nhóm bán hàng nhằm làm động lực để thúc đẩy tăng trưởng bán hàng trên tòan công ty Để tăng tính hợp tác tại mỗi nhóm thì mọi thành viên trong nhóm phải cùng chung một mục đích đưa nhóm đạt được mục tiêu đã đề ra

và để tăng tính cạnh tranh và hướng tới cạnh tranh lành mạnh giữa các nhóm cần xây dựng hệ thống khen thưởng phù hợp như thưởng lũy tiến trên sản lượng tăng trưởng…

- Ngoài ra để khích lệ tinh thần cũng như tạo dựng văn hóa gắn kết cho tòan thể cán bộ công nhân viên trong công ty cần kết hợp với các tổ chức đoàn thể khác trong công ty như tổ chức công đoàn, tổ chức đòan thanh niên để

tổ chức khen thưởng, động viên cũng như tổ chức các hoạt động dã ngoại, thăm quan nghỉ mát, tổ chức các trò chơi nhóm nhằm tạo dựng mội trường văn hóa để biến đổi hành vi và thói quen không phù hợp của nguời lao động, tăng cường tính gắn bó và trung thành của người lao động đối với doanh nghiệp, cũng như thông qua các hoạt động này để giải tỏa căng thẳng trong công việc

- Kế hoạch thực hiện: Do việc xây dựng văn hóa là một việc phải làm trong thời gian rất dài mới tạo dựng được giá trị văn hóa của doanh nghiệp không thể thông qua một vài buổi đào tạo, sinh hoạt nhóm, mà có thể hình thành nên giá trị của văn hóa Thêm nữa văn hóa doanh nghiệp là nên tảng cho việc áp dụng các tiêu chí quản trị do đó việc theo đuổi mục tiêu này cần phải được duy trì dài lâu và liên tục