DỰ án đổi mới mô HÌNH QUẢN lý cá NHÂN và NHÓM làm VIỆC tại CÔNG TY cổ PHẨN ĐÔNG ấn VIỆT NAM

Cơ cấu tổ chức Hiện tại công ty xây dựng dưa trên mô hình cấu trúc theo khu vực nhằm đảm bảo sắp xếp nhân viên và các bộ phận chức năng theo sản phẩm công ty kinh doanh, theo đối tượng

DỰ ÁN ĐỔI MỚI MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC TẠI

CÔNG TY CỔ PHẨN ĐÔNG ẤN VIỆT NAM

I Giới thiệu:

1 Lĩnh vực hoạt động

Công ty Cổ Phần Đông Ấn Việt Nam (DAV) được thành lập ngày 27/07/2009, hoạt động trong hai lĩnh vực chính:

- Thương mại nội địa: Kinh doanh hàng tiêu thụ đặc biệt (thuốc lá, rượu, bia, mỹ phẩm )

- Xuất nhập khẩu: Các sản phẩm thủ công mỹ nghệ (các sản phẩm làm từ nguyên liệu mây, tre, cói…; hương thành phẩm và nguyên liệu)

2 Cơ cấu tổ chức

Hiện tại công ty xây dựng dưa trên mô hình cấu trúc theo khu vực nhằm đảm bảo sắp

xếp nhân viên và các bộ phận chức năng theo sản phẩm công ty kinh doanh, theo đối tượng khách hàng và khu vực (đối với ngành hàng thuốc lá là ngành hàng kinh doanh có điều kiện thị trường được cơ quan chức năng phân bổ, khách hàng của công ty là các đại

lý bán lẻ, theo hợp đồng nhượng quyền của công ty, do đó cần có bộ phận kinh doanh riêng biệt phối hợp với bộ phận thị trường đảm nhận việc phân phối ổn định sản phẩm cho từng khu vực)

3 Định hướng phát triển

HĐQT kiêm Giám đốc

Bộ phận kinh doanh

thuốc lá

Bộ phận XNK thủ công mỹ nghệ

Tài chính kế toán Bộ phận thị trường

Hệ thống cửa hàng

bán lẻ và kho hàng

Mục tiệu phát triển của DAV là xây dựng công ty trở thành một doanh nghiệp thương mại có uy tín với các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng tốt nhu cầu tại thị trường Việt Nam và quốc tế, góp phần xây dựng nền kinh tế Việt Nam phát triển ổn định, vững mạnh

Đến cuối năm 2011, công ty đã mở được các thị trường xuất nhập khẩu trọng điểm như

Ấn Độ, châu Âu, Hồng Kông và trong năm 2012, công ty sẽ mở rộng thị trường sang các quốc gia ở khu vực Viễn Đông và Nam Mỹ, đa dạng hóa một số các mặt hàng kinh doanh

và đầu tư vào lĩnh vực sản xuất

II Phân tích hạn chế của công ty

1 Cơ cấu tổ chức theo khu vực

Định nghĩa về cơ cấu tổ chức (divisional structure)

Cấu trúc theo khu vực nhóm người lao động cùng một khu vực địa lý, khách hàng hoặc

sản phẩm đầu ra (hàng hóa hoặc dịch vụ) Các cấu trúc theo khu vực đôi khi được gọi là các bộ phận kinh doanh chiến lược (strategic business units) (SBs), bởi vì chúng thường độc lập hơn các phòng ban chức năng và có thể hoạt động như các chi nhánh hơn là các phòng ban của công ty

Thực tiễn về cơ cấu tổ chức của công t y

Với định hướng phát triển đề ra, Ban lãnh đạo Công ty nhận thấy mô hình tổ chức hiện tại không còn phù hợp do hoạt động của các bộ phận bị chồng chéo (giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận thị trường), không linh hoạt, không có sự hỗ trợ và trao đổi thông tin kịp thời giữa các bộ phận, chuyên môn hóa bị phân tán và kiến thức không được chia sẻ

Vì vậy, một cơ cấu tổ chức công ty mới đã được đề xuất triển khai theo cấu trúc tổ chức

theo phòng ban chức năng nhằm tối ưu hóa khả năng kiểm soát công ty và nâng cao

năng lực quản lý và điều hành doanh nghiệp Đối với nhân viên, cơ cấu này sẽ giúp chuyên môn hóa công việc cho từng bộ phận và qua đó giúp nhân viên hiểu rõ được chức năng, nhiệm vụ của mình, tránh được sự đố kỵ và xung đột trong nội bộ công ty và từng

cá nhân có cơ hội thăng tiến khi ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá được trình độ và khả năng

2 Xây dựng văn hóa tổ chức trong công ty

Định nghĩa về văn hóa tổ chức trong công ty

Văn hóa tổ chức (organization culture) là hình mẫu cơ bản của các giả thiết, giá trị và niềm tin chung, chi phối cách suy nghĩ và hành động của nhân viên với các vấn đề và các

cơ hội

Thực tiễn về văn hóa công ty trong mô hình hiện tại

Với mô hình cơ cấu công ty khi mới thành lập, do mặt hàng kinh doanh thuốc lá là ngành hàng kinh doanh có điều kiện nên công ty không bị cạnh tranh nhiều trên thị trường, chiếm thị phần chủ yếu tại một số khu vực do đó công ty không có nhiều động lực phát triển một mô hình văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, cơ cấu thành phần ban lãnh đạo mang tính chất gia đình, các nhân viên công ty được tuyển dụng dựa trên mối quan hệ cá nhân chứ không dựa vào năng lực; công ty dựa vào vị thế sẵn có với mặt hàng thuốc lá nên không chủ động tìm kiếm các cơ hội kinh doanh mới; trụ sở và các trang thiết bị kinh doanh chưa được chú trọng đầu tư theo tính chuyên nghiệp và hiện đại

Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động cùng với định hướng phát triển của công ty, mô hình hoạt động hiện nay đã trở nên lỗi thời, không có khả năng cạnh trạnh và nâng cao vị thế của công ty trên thị trường Do đó, việc xây dựng văn hóa tổ chức trong công ty là điều bắt buộc

III Giải pháp

1 Cơ cấu tổ chức theo mô hình cấu trúc tổ chức theo phòng ban chức năng

Ban lãnh đạo công ty xác định sắp xếp theo mô hình này sẽ hỗ trợ khả năng phát triển nghiệp vụ, chuyên môn cho từng lĩnh vực và từng cá nhân cụ thể, cho phép chuyên môn hóa cao các lĩnh vực liên quan đến sản xuất, thuận lợi cho việc ứng dụng khoa học kỹ thuật; tăng cường khả năng kiểm tra giám sát chất lượng sản phẩm cũng như việc kiểm

soát quy trình công nghệ, tạo ra môi trường kinh doanh chuyên nghiệp phù hợp với thị

trường quốc tế và có khả năng cung cấp các dịch vụ chất lượng cao

Mô hình mới được áp dụng như sau:

2 Xây dựng văn hóa tổ chức cho doanh nghiệp

- Xây dựng giá trị lịch sử: đầu tư xây dựng trụ sở và văn phòng làm việc với tiêu chí

thân thiện với môi trường, xây dựng biểu tượng của doanh nghiệp với khẩu hiệu

“Đông Ấn Việt Nam - Đơn giản là cuộc sống”

- Tập trung xây dựng quy trình làm việc khoa học, phù hợp với mục tiêu và năng

lực của công ty

- Ban hành nội quy và triển khai thực hiện quy chế quản lý chất lượng nhằm đảm

bảo cho người lao động được thực hiện nhiệm vụ đúng với chức năng được phân

công, tránh hiện tượng chồng chéo trong công việc cũng như hạn chế tối đa xung

đột giữa các bộ phận và các cá nhân

- Xây dựng cơ chế khen thưởng và phúc lợi, bảo hiểm xã hội cho người lao động và

thực hiện nghiêm túc các cơ chế đã đề ra theo phương châm “Không sợ thừa,

Ban giám đốc

Phòng kinh doanh Văn phòng Phòng Tài chính

kế toán

Phòng sản xuất HĐQT

Thị trường

nội địa

Xuất nhập khẩu

Cơ sở sản xuất

Liên doanh, liên kết

Tổ dự án

- Xây dựng xã hội hóa trong doanh nghiệp bằng biện pháp tuyển dụng nhân viên công khai, minh bạch theo đúng năng lực và trình độ chuyên môn

- Tổ chức đào tạo cho người lao động theo các chương trình hỗ trợ phát triển doanh nghiệp của Phòng Công nghiệp và Thương mại Việt Nam - VCCI; cử cán bộ nhân viên tham gia các hội thảo liên quan đến lĩnh vực công ty kinh doanh; các cán bộ nghiệp vụ được cử tới các cơ sở sản xuất để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như các kỹ năng mềm trong ứng xử với các đối tác, nhà cung cấp của công ty

- Tăng cường giao lưu, trao đổi văn hóa trong lĩnh vực hợp tác kinh tế quốc tế để

mở rộng thị trường bằng việc cử cán bộ đến khảo sát thị trường tại các quốc gia và vùng lãnh thổ mà công ty hướng tới và mời các đối tác nước ngoài đến Việt Nam

để thăm trụ sở công ty và các cơ sở sản xuất mà công ty ký hợp đồng hợp tác liên doanh liên kết

- Với mục tiêu không để người lao động không có việc làm, công ty chủ động cung cấp đầy đủ tư liệu sản xuất, gắn kết người quản lý sản xuất với người lao động trực tiếp, tạo môi trường lao động thuận lợi nhất, ổn định tâm lý, đảm bảo thu nhập và các chế độ phúc lợi, bảo hiểm xã hội cũng như lợi ích của người lao động

- Thực hiện chủ trương của các tổ chức quốc tế liên quan đến môi trường, công ty chú trọng phát triển các mặt hàng liên quan đến sự thân thiện với môi trường (các sản phẩm có nguồn gốc tự nhiên, dễ phân hủy) Công ty chủ trương giảm sản lượng kinh doanh đối với mặt hàng thuốc lá theo hiệp định khung của Việt Nam

ký kết với tổ chức thương mại quốc tế WTO

3 Đánh giá quá trình thử nghiệm mô hình tổ chức và văn hóa doanh nghiệp sau khi cải tiến

Qua quá trình thử nghiệm mô hình trên, công ty đã rút ra được kinh nghiệm trong chính lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh

- Nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty, mở rộng được thị trường, tiếp cận được loại hình kinh doanh các sản phẩm chất lượng cao

- Kim ngạch xuất khẩu tăng trưởng 100%

- Tham gia các diễn đàn liên quan đến doanh nghiệp trong nước và quốc tế

- Mở rộng sản xuất, áp dụng khoa học kỹ thuật, liên kết với các cơ quan nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực nông lâm nghiệp

- Các đối tác nước ngoài chủ động tìm đến công ty để ký kết hợp đồng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

- Nội bộ công ty và các cơ sở sản xuất được chuyên môn hóa, nhân viên tập trung vào công việc được giao và phát triển năng lực làm việc, mối quan hệ giữa các nhân viên công ty hài hòa, không có xung đột về lợi ích và môi trường làm việc của công ty được thực hiện đúng theo mục tiêu của ban lãnh đạo là “thân thiện với môi trường, đơn giản đó là cuộc sống”

IV Kết luận

Có nhiều cách thức tiến hành cải tiến một doanh nghiệp, nhất là một doanh nghiệp còn non trẻ như Đông Ấn Việt Nam, tuy nhiên trong phạm vị đề tài này, có hai mô hình cải tiến được đề xuất là thay đổi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cho phù hợp với định hướng phát triển của công ty và xây dựng văn hóa tổ chức công ty phù hợp với một mô hình công ty chuyên nghiệp và hiện đại theo thông lệ quốc tế

Qua áp dụng thử nghiệm hai mô hình cải tiến trên, công ty đã bắt đầu đạt được những thành công nhất định và thể hiện rõ nhất ở hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty, mặc

dù đầu tư sản xuất là lĩnh vực phát triển mới nhưng công ty đã xây dựng được mối quan

hệ liên doanh liên kết bền vững với một số cơ sở sản xuất, vùng nguyên liệu nổi tiếng để đảm bảo tư liệu sản xuất và nguồn hành xuất khẩu ổn định cho các thị trường trọng điểm

là Ấn Độ và Trung Đông, đáp ứng được những nhu cầu khắt khe của thị trường châu Âu, đặt nền móng cho việc chinh phục các thị trường mới

Về xây dựng văn hóa công ty, công ty đã được các đối tác, nhà cung cấp và cơ quan chức năng đánh giá là một doanh nghiệp trẻ nhưng có tầm nhìn chiến lược trong việc xây dựng

và đăng ký bộ thương hiệu cũng như tiêu chuẩn chất lượng trên từng sản phẩm cụ thể, tránh được những rủi ro trong việc tranh chấp về bản quyền và giá trị thương hiệu, một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam gặp phải khi tham gia thị trường kinh tế quốc tế Về vấn đề nhân sự, công ty có một đội ngũ nhân viên tận tâm và cống hiến cho công việc, đội ngũ sản xuất phát huy được khả năng chuyên môn và truyền thống cần cù chịu khó lao động của người Việt, mặt khác vẫn duy trì được mối quan hệ gắn bó và thân thiện giữa các thành viên trong công ty

Với tư cách là người sáng lập ra doanh nghiệp, một doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển nếu doanh nghiệp đó không có khả năng thích nghi với môi trường kinh doanh

Vì vậy, khi doanh nghiệp mở rộng lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tiễn, đảm bảo khi doanh nghiệp “bơi

ra biển lớn” hội nhập với doanh thương quốc tế Doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ luật chơi quốc tế trên một sân chơi bình đẳng và công bằng

Để phát triển doanh nghiệp, công ty định hướng trong tương lai sẽ tập trung nghiên cứu

và phát triển bộ quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế với phương châm “Sự sống còn của doanh nghiệp phụ thuộc vào chất lượng cũng như sự cải tiến mang tính chất cải tiến liên tục” để đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới bền vững và kịp thời đáp ứng những đòi hòi của thị trường cũng như tuân thủ tuyệt đối các quy định được cụ thể hóa trong các hiệp định thương mại và các công ước quốc tế liên quan đến môi trường kinh doanh, môi trường sống

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 “Human Behavior in Organizations” Second Edition, Rodney C Vandeveer and Michael L.Menefee 2010

2 “Dự thảo đổi mới mô hình quản lý công ty cổ phần Đông Ấn Việt Nam giai đoạn 2012-2015”

3 Website: http://dav.com.vn

4 Website: http://moit.gov.vn