Đề xuất mô hình đổi mới văn hóa làm việc cho các doanh nghiệp

Đề xuất mô hình đổi mới văn hóa làm việc cho các doanh nghiệpLỜI NÓI ĐẦU Đứng trước những thách thức mới của môi trường kinh doanh, cũng như nhu cầu phát triển, cùng với những khó khăn

Đề xuất mô hình đổi mới văn hóa làm việc cho các doanh nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Đứng trước những thách thức mới của môi trường kinh doanh, cũng như nhu cầu phát triển, cùng với những khó khăn phát sinh trong kinh doanh nhất là trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam đang rất cần được tái cấu trúc lại để có thể tồn tại và phát triển một cách bền vững

Tái cấu trúc là quá trình nâng cao thể trạng của doanh nghiệp trên nền tảng hiện có, là quá trình thực hiện những thay đổi căn bản trong doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tạo ra “trạng thái” tốt hơn cho doanh nghiệp để thực hiện những mục tiêu đã đề ra Đặc biệt sau khi nghị định 75 của Chính phủ ra đời, câu chuyện tái cấu trúc trở thành một chủ đề nóng trên nhiều trang viết và hướng sự quan tâm theo dõi của công luận

Cũng từ vai trò quan trọng của nó mà câu chuyện tái cấu trúc sẽ không chỉ dừng lại ở một vài bộ phận mà là câu chuyện chung của toàn nền kinh tế Đó cũng là lúc từng doanh nghiệp, từng bộ phận trong các doanh nghiệp phải tự ý thức câu chuyện cải tổ cách thức làm việc để phòng ban mình làm việc tốt hơn

Trong môn học, học viên được yêu cầu phát triển một dự án đổi mới về mô hình quản lý cá nhân hoặc nhóm tại doanh nghiệp nơi học viên đang công tác, có cái nhìn tổng quan về thách thức của doanh nghiệp cũng như những định hướng cải tổ dựa trên những nội dung cơ bản của lý thuyết quản trị hành vi tổ chức

Bản thân đang đảm trách công tác quản lý tại Ban Quản lý Vốn nước ngoài tại một tổ chức tín dụng, tôi cũng xin mạnh dạn đưa ra những luận điểm cho thực trạng của đơn vị , cũng như những định hướng cải tổ mà tôi đang ấp ủ Hi vọng rằng, những ý kiến của bản thân sẽ nhận được nhiều nhận xét của các quý thầy cô cùng các anh chị học viên để những ý tưởng này được hoàn thiện trước khi áp dụng vào thực tiễn tại cơ sở( vì một số lý do tế nhị, học viên xin được dấu tên của đơn vị mình và cũng vì thế xin được sử dụng tên đơn vị thống nhất là “ Doanh nghiệp” trong các phần tham luận về sau)

Xin trân trọng cảm ơn!

“ BẢN THẢO CHO MỘT MÔ HÌNH ĐỔI MỚI ”

I “DOANH NGHIỆP” – CƠ HỘI, THÁCH THỨC QUA LĂNG KÍNH

“OB”

1 OB và những chủ đề chính

+ Định nghĩa về Môn học OB

Hành vi tổ chức – một môn học khá mới mẻ, nhưng khi nghiên cứu kỹ về nó, bạn sẽ thấy, đây là môn học rất cần thiết cho tất cả những ai sẽ làm việc trong tổ chức Môn học này giúp bạn giải thích được các thái độ, hành vi cư xử của cá nhân, cá nhân trong tổ chức, của nhóm và của toàn bộ tổ chức mà bạn là thành viên Nó sẽ giúp bạn đưa ra những giải pháp đúng đắn để giải quyết xung đột, cũng như đưa ra được các biện pháp tạo động lực cho người lao động, đồng thời cũng sẽ xây dựng được một văn hóa riêng cho tổ chức của bạn

Hành vi là hành động, cử chỉ, thái độ, thói quen của con người, bao gồm hành

vi vô thức và hành vi có thức

Hành vi tổ chức là những hành vi cá nhân diễn ra trong tổ chức, bao gồm: Hành vi và thái độ của cá nhân, sự tương tác giữa hành vi và thái độ cá nhân với

tổ chức

Hành vi tổ chức là khoa học nghiên cứu về những ảnh hưởng của Cá nhân, Nhóm và Cấu trúc đến hành vi trong các tổ chức với mục đích là áp dụng những kiến thức này vào việc nâng cao hiệu quả của tổ chức

Quản trị hành vi tổ chức là môn học nghiên cứu một cách có hệ thống về các hành vi và thái độ của con người trong một tổ chức và sự tương tác giữa hành vi của con người với tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

+ Các chủ thể chính trong môn học OB

Thứ nhất: Môn học Hành vi tổ chức trang bị cho chúng ta kiến thức về Hành

vi của cá nhân trong tổ chức, từ đó có thể dự đoán được các hành vi cá nhân

trong tổ chức, đưa ra các biện pháp cải biến các hành vi không mong đợi trong tổ chức Ngoài ra có thể đưa ra những biện pháp tạo động lực lao động dựa trên cơ

sở nghiên cứu một cách hệ thống và toàn diện về Hành vi của cá nhân

Thứ hai: Môn học Hành vi tổ chức trang bị cho chúng ta kiến thức về Hành vi

của nhóm, những xung đột có thể xảy ra, từ đó chúng ta có thể dự báo được các xung đột, đưa ra được cách giải quyết xung đột, và xây dựng được những nhóm làm việc hiệu quả

Thứ ba: Môn học Hành vi tổ chức trang bị cho chúng ta kiến thức về Văn hóa

tổ chức, từ đây có thể nghiên cứu sâu hơn để xây dựng và kiến tạo văn hóa cho doanh nghiệp của mình

2 Những cơ hội và thách thức

Trước việc ra đời của nghị định 75/2011/NĐ-CP, câu chuyện tái cấu trúc trở thành một nội dung được phổ biến sâu rộng trong toàn doanh nghiệp cũng như bản than ban quản lý vốn nước ngoài

Tổng quan về đơn vị, là một ban nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhưng có cách thức hoạt động tương đương với một ngân hàng nhỏ Nhiệm vụ của ban là quản

lý phần vốn nước ngoài, cụ thể hơn là quản lý các khoản vốn ODA theo dạng : (i)

từ ngân sách nhà nước cấp xuống cho Ngân hàng thông qua kênh của Bộ tài chính ( thường dưới dạng các hiệp định vay giữa chính phủ và các nhà tài trợ, sau

đó là các hợp đồng ủy quyền giữa Bộ tài chính và Doanh nghiệp ) và (ii) là các nguồn vốn tự huy động từ thị trường bên ngoài Ban VNN sẽ xác định các đối

tượng phù hợp với chính sách tín dụng, sau đó thực hiện công tác thẩm định duyệt vay trình lãnh đạo ngân hàng Đó cũng là lý do, bản thân các cán bộ trong ban có nhiều chuyên môn nghề nghiệp, xây dựng, kinh tế, tài chính, ngân hàng,

ngoại ngữ Từ đó đặt ra “Câu chuyện sử dụng cán bộ hợp lý” sẽ đưa hiệu quả

hoạt động của toàn ban lên cao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung cho toàn doanh nghiệp

Hiện tại, cấu trúc phân phòng của ban được thực hiện theo chức năng nhưng chưa rõ ràng, bao gồm một phòng song phương, một phòng đa phương và một phòng các chương trình mục tiêu

Việc có nhiều phòng đôi khi sẽ khiến cho nhiều nghiệp vụ bị trùng lặp, lúc lại tạo ra sự thiếu hụt về mặt nhân sự khi thực hiện các nghiệp vụ chung giống như các ban khác trong Doanh nghiệp Đồng thời mỗi phòng sẽ có những cách thức triển khai công việc khác nhau, vậy thì việc luân chuyển cán bộ hay luân chuyển công việc sẽ gặp nhiều khó khăn đặc biệt khi công việc có nhiều đặc điểm mới

Từ đó đặt ra thêm câu chuyện “ đào tạo chéo” giữa các phòng

Ngoài ra, trong doanh nghiệp có nhiều phòng ban, tuy nhiên giống như mọi tổ chức khác đều gồm những bộ phận “front office” và “back office” hay nói cách khác đó là mức độ đóng góp của các phòng ban là khác nhau Trong khi hầu hết các tổ chức tín dụng thương mại cũng như các doanh nghiêp tư nhân đang sử dụng một cơ chế lương linh hoạt , khuyến khích bộ phận front office, thì hầu hết các tổ chức tín dụng nhà nước lại đặt “trọng tâm” vào bộ phận “back office” hay nói cách khác trong khi một bộ phận “làm ăn tốt ” thì lại trở thành “ những lao

động bình thường ” do phải gánh yếu tố hiệu suất công việc của các phòng ban

“nhàng nhàng” khác trong doanh nghiệp Đã đến lúc này không còn dừng lại ở trách nhiệm của những người đứng đầu doanh nghiệp mà còn là trách nhiệm của chính những lãnh đạo trong phòng ban trong đó có tôi

Một điểm nữa cũng cần lưu ý đó là câu chuyện phối hợp giữa đơn vị và Bộ tài chính do đây được coi là đơn vị “duyệt nguồn” và duyệt cả cơ chế đầu vào của các nguồn vốn Thông thường theo quy định của Việt Nam, các chương trình tín dụng khi triển khai luôn tôn trọng và đặt các hiệp định vay vốn lên trên các quy định của luật Đó là lúc những câu chuyện về vướng cơ chế của đơn vị cần được quy định cụ thể để tránh những nút thắt trong triển khai sau này

3 Một số kiến nghị về giải pháp

Ứng với những cơ hội và thách thức đã nêu, bản thân trong nội bộ lãnh đạo ban đã có nhiều buổi làm việc để rà soát tình hình thực tế, xây dựng cơ chế hoạt động, các báo cáo công tác để có cơ sở báo cáo lãnh đạo “doanh nghiệp” cũng như làm việc với các bộ ngành liên quan để thống nhất cơ chế hoạt động sau này Dưới đây sẽ là một số bước triển khai có thể phần nào xây dựng nền móng giải pháp thực tế sau này

(i) Cơ cấu lại bộ máy hoạt động theo hướng chuyên môn hóa công việc tối

ưu hóa nguồn nhân lực hiện có

(ii) Đào tạo chéo giữa các phòng trong ban, giữa các ban trong “doanh nghiệp”

(iii) Xây dựng các biểu mẫu để áp dụng thống nhất

(iv) Xây dựng cơ chế hoạt động riêng của ban đề xuất lãnh đạo

(v) Đề xuất tham gia công tác xây dựng cơ chế đầu vào của các hiệp định vay cũng những hậu thuẫn của chính phủ trong câu chuyện huy động vốn

từ thị trường ngoài, đặc biệt việc huy động bằng ngoại tệ vốn là một trong những mảng “nhạy cảm” trong cách thức xây dựng chính sách tiền tệ của chính phủ

Xét trên góc độ Quản trị hành vi tổ chức, các giải pháp trên có nhiều ý nghĩa tích cực đặc biệt trong việc xây dựng những dạng “nhóm tự quản” hoạt động hiệu quả trong doanh nghiệp

+ Về việc cơ cấu lại bộ máy phòng ban:

Điều này sẽ khắc phục những hạn chế trong mô hình cũ đặc biệt khi cấu trúc các phòng gắn chặt hơn với nghiệp vụ, với thế mạnh của các cán bộ Từ đó nâng cao hiệu quả làm việc theo dạng tổng hợp cái gì cũng làm

+ Về việc đào tạo chéo:

Giúp các cán bộ có thêm những kiến thức cho những mảng chuyên môn còn yếu, đặc biệt khi trước đây các cán bộ làm việc theo dạng tổng hợp cài gì cũng làm

+ Về việc xây dựng các biểu mẫu:

Bên cạnh việc giúp cán bộ có khả năng quản lý cộng việc hiệu quả hơn, việc thống nhất các biểu mẫu giúp các cán bộ phối hợp hiệu quả và đặc biệt là câu

chuyện tổng hợp thông tin vốn là một nhiệm vụ cũng chiếm nhiều thời gian trong nghiệp vụ của ban

+ Về việc xây dựng hoạt động riêng của ban:

Như đã nói, thống nhất được cơ chế này thực sự sẽ là một ghi nhận rất cụ thể cho những đóng góp của phòng ban trong hiệu quả chung của toàn “doanh nghiệp”, vừa có tác dụng khuyến khích năng suất vừa tấm gương để các phòng ban khác phấn đấu đạt năng suất cao

+ Về việc phối hợp với các bộ ngành:

Đây không chỉ là thuận lợi trong việc triển khai cụ thể sau khi các hiệp định được ký kết mà còn là việc giảm đi những rủi ro cho “doanh nghiệp” đến từ những điểm “không thể sửa chữa” nhưng có thể “ thay đổi” từ lúc đầu Đây cũng không phải là những nội dung chỉ được nhắc đến trên bàn họp, mà khi triển khai thực tế cũng cần có những “đồng sức, đồng lòng” giữa doanh nghiệp và các bộ ngành nhằm thực hiện các nhiệm vụ mà chính phủ giao phó cũng như đem đến nhiều hơn những giá trị xã hội cho người dân

Do những giới hạn trong phạm vi bài luận, học viên xin được nêu ra một vài những sáng kiến đổi mới, cùng với dự thảo cho những kế hoạch triển khai bước đầu nhằm cung cấp một cái nhìn tổng quan trước khi có những phát triển cụ thể

về sau để có thể áp dụng vào thực tế tại “doanh nghiệp”

II.Ý TƯỞNG CHO MỘT MÔ HÌNH QUẢN LÝ MỚI

1 Đổi mới về cơ cấu

Cơ cấu hiện tại khi xây dựng không dựa trên nguyên tắc hiệu quả, đó chỉ là câu chuyện của việc khích lệ cán bộ khi “cắt cử” các vị trí xuất phát từ ý nghĩa “

hệ số trách nhiệm” Tuy nhiên khi khối lượng công việc tăng lên ắt hẳn sẽ dẫn đến câu chuyện dẫm chân nhau và khuyết một số nhiệm vụ

Hiện tại có thể coi front office sẽ bao gồm hai khối đó là huy động vốn và tìm khách hàng để cho vay trong khi bộ phận back office sẽ tập trung vào công việc

rà soát thu nợ và tổng hợp báo cáo Do vậy việc cơ cấu lại các phòng mới là điều cần làm

+ Thứ nhất cần tách riêng một phòng huy động vốn: Tập hợp các cán bộ có

chuyên môn về mặt tài chính, ngân hàng và đặc biệt là ngoại ngữ Làm việc chuyên biệt sẽ tạo điều kiện cho các cán bộ tiếp xúc thường xuyên với công việc đàm phán các nguồn vốn Đây thực sự là khâu quan trọng nhất do từng bước đi, từng nét chữ thêm được vào trong hiệp định vay sẽ có ý nghĩa quyết định tới toàn

bộ quá trình triển khai sau này

+.Thứ hai là lập ra một phòng thẩm định: Từ việc tiếp nhận hồ sơ, đánh giá

phương án trả nợ vốn vay Nhân sự cho khối này sẽ là các cán bộ có chuyên môn sâu về kinh tế xây dựng, kinh tế tài chính để đánh giá năng lực chủ đầu tư Vị trí kinh tế xây dựng hiện tại đang khuyết tại đơn vị Chúng tôi dự kiến sẽ trình cơ chế để xin thêm người từ ban thẩm định Trước đây, bạn thẩm định cũng thường tham mưu cho các dự án của ban vốn nước ngoài tuy nhiên thời gian phối hợp

thường kéo dài và nhân sự không ổn định do khối lượng dự án tín dụng trong nước cũng tương đối nhiều Việc có một nhân sự chuyên trách về kỹ thuật xây dựng sẽ có ý nghĩa tham mưu lớn, nhanh gọn hơn so với việc chờ đợi ý kiến theo đường công văn hành chính

+.Thứ ba có lẽ là lập ra một phòng tổng hợp: Tổng hợp ý kiến thẩm định từ

khối thẩm định, kết hợp với các ý kiến pháp lý từ các ban bên ngoài, ý kiến của ban thẩm định tín dụng trong nước (nếu cần) từ đó tổng hợp thành một báo cáo kết quả thẩm định để tham mưu cho lãnh đạo

Đối với khối thẩm định, một công việc khác là theo dõi các dự án theo những mẫu biểu thống nhất, để khi cần thiết đặc biệt là làm việc với các bộ ngành, báo cáo lãnh đạo doanh nghiệp về hoạt động của các dự án ODA, các dự án có vốn nước ngoài, sẽ có thể nhanh chóng cung cấp cho các cán bộ tổng hợp để có thể chiết suất số liệu Về cơ cấu lãnh đạo, hiện tại đang theo định hướng luân phiên quản lý công việc theo nhiệm kỳ năm với cơ cấu hai phó một trưởng Điều này đôi khi cũng tạo ra sự không gắn kết với công việc dễ gây ra những bất đồng trong thảo luận công việc Do đó cũng cần xem xét kỹ xem có tiếp tục duy trì hay không Có thể phân chia theo nghiệp vụ, một phó sẽ phụ trách trực tiếp công việc huy động vốn, một cán bộ sẽ phụ trách việc thẩm định Tất cả đều báo cáo lên lãnh đạo trưởng để có tờ trình trình lên lãnh đạo doanh nghiệp

2.Đổi mới cơ chế

+ Đổi mới cơ chế nội bộ

Đổi mới về cơ chế sẽ bao hàm cả cơ chế trong chính nội bộ ngân hàng, đó là hành lang cơ chế hoạt động của ban trong mối quan hệ tương ứng với “doanh nghiệp” Chắc chắn sẽ không thể có cơ chế lương thưởng giống như các tổ chức tín dụng thương mại nhưng chắc chắn cũng sẽ không thể tương đồng với các phòng ban khác Đó là câu chuyện áp dụng cơ chế hệ số mới cho ban, cũng là việc ghi nhận nỗ lực của các cán bộ Ngoài ra, cũng cần rõ ràng về cơ chế xử lý các khoản tiền gửi đối với các lần rút vốn về tài khoản đặc biệt Đây cũng là khoản tiền không nhỏ ( lên tới nhiều nghìn tỷ mỗi năm) chỉ xét đến việc gửi qua đêm đối với các khoản tiền này cũng sẽ là một khoản quỹ lương khổng lồ cho các cán bộ

+ Câu chuyện cơ chế đối với các bộ ngành

Như đã trình bày, cần có sự phối hợp của cả lãnh đạo doanh nghiệp Trên cơ

sở các phân tích phản hồi của ban, báo cáo lãnh đạo doanh nghiệp để có một văn bản ý kiến chính thức gửi tới các quý bộ ngành Hiện tại có rất nhiều chương trình dự án đang có bất cập trong việc khóa đầu vào, nhưng lại mở đầu ra và yêu cầu việc tự chịu rủi ro tín dụng Nhưng minh chứng cụ thể này cũng sẽ là những luận điểm rõ ràng và xác thực để gửi tới các bộ

3.Kế hoạch triển khai

Forming

Đối với tái cấu trúc: Trước hết đơn vị sẽ phải xây dựng một phương án tái cơ cấu, làm việc trước với tổ chức cán bộ, sau đó trình chung lên lãnh đạo “doanh

nghiệp phê duyệt” Quy trình này có thể mất 1 tháng ( bao gồm cả các giải trình

bổ sung )

Storming

Trong quá trình này, cũng cần sàng lọc nhân sự để phân bổ nhân sự phù hợp với chuyên môn Các lãnh đạo phòng trước đây cũng sẽ được đánh giá lại theo chuyên môn, nếu chồng chéo sẽ phải có câu chuyện hi sinh hay giáng cấp Đó là cái giá phải trả cho sự đổi mới và vì thế đòi hỏi các cán bộ phải luôn cố gắng để

có những biểu hiện tốt

Norming

Một cơ chế chức năng của phòng sẽ được xây dựng trong đó có danh sách cụ thể của các cán bộ chuyên môn và phân nhiệm cụ thể Qua quá trình thí điểm nêu trên, bảng phân công phân nhiệm này sẽ được điều chỉnh sửa đổi cho phù hợp

Performing

Tiếp đó đến quá trình triển khai công việc thí điểm Thời gian này được ấn định trong vòng 3 tháng Trong thời gian này, định kỳ hàng tuần, các cán bộ sẽ có báo cáo công việc theo tuần gửi lãnh đạo ban để rà soát lượng cộng việc, có đính kèm các đề xuất Kết thúc giai đoạn này, nhân sự sẽ được chốt chính thức vào các

vị trí cứng của các phòng

Adjourning

Công tác tiếp theo là xác định những nội dung còn yếu của các nghiệp vụ để

từ đó định ra câu chuyện đào tạo Có thể thực hiện rõ thêm bằng hình thức các