phân biệt chi phí quản lí doanh nghiệp và chi phí bán hàng hạch toán hợp lý chi phí

Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí, thì bạn không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của

ĐỀ TÀI:

PHÂN BIỆT CHI PHÍ QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP VÀ CHI PHÍ

BÁN HÀNG HẠCH TOÁN HỢP LÝ CHI PHÍ.

Quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường.

Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí, thì bạn không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của công ty.

Việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳ hậu hội nhập luôn là vấn đề nan giải nhất đối với các DN nhỏ và vừa hiện nay Vì vậy, theo các chuyên gia, một trong những

“nước cờ” mà DN nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng.

Bên cạnh đó, việc xác định các khoản chi phí là hợp lý hay không hợp lý

là một công việc vô cùng quan trọng để tính thu nhập chịu thuế cho doanh nghiệp Nếu làm tốt việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được một lượng thuế TNDN, tối đa hóa lợi nhuận và giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển.

Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ Việc kiểm soát chi phí của DN không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị Đây chính là vấn đề sống còn của DN trong thời kỳ hội nhập.

I KHÁM NIỆM

1.Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí biểu hiện bằng tiền của các hao phí lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện công tác quản lý bao gồm: quản lý kinh doanh, quản lý hành chính

và quản lý khác

Xét về mặt bản chất, đó là những chi phí phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nó đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách bình thường Đây

là những chi phí tương đối ổn định

Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản sau:

- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: gồm các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên các phòng ban và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

- Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp

- Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp như nhà văn phòng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng

- Thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí khác

- Chi phí dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi

- Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như: chi phí điện, nước, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê nhà làm văn phòng…

- Chi phí khác bằng tiền đã chi ra để phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp như: chi phí tiếp khách cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí tổ chức hội nghị, hội họp, công tác phí, chi phí kiểm toán…

2 Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết dể thực hiện và đẩy mạnh quá trình lưu thông, phân phối hàng hóa và đảm bảo việc đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng

Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí:

- Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,

bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn,

- Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ, dùng cho bộ phận bán hàng

- Chí phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục

vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc

dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,

- Chi phí bào hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,

- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách

ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng,

II PHÂN BIỆT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP VÀ CHI PHÍ BÁN HÀNG

1. Giống nhau:

 Chi phí ngoài sản xuất kinh doanh: Đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm liên quan đến qúa trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp gồm: chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng

 Tương đối ổn định

 Là các khoản chi phí được tính thuế( ngoại trừ một số trường hợp)

2. Khác nhau:

 Chi phí quản lý doanh nghiệp

- Là những chi phí phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh

- Liên quan đến các công tác quản lý bao gồm: quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý khác

- Nội dung nghiệp vụ phát sinh

Bên Nợ:

- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;

- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

- Dự phòng trợ cấp mất việc làm

Bên Có:

- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911

“Xác định kết quả kinh doanh”

 Chi phí bán hàng

- Là những chi phí phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh

- Liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết dể thực hiện và đẩy mạnh quá trình lưu thông, phân phối hàng hóa và đảm bảo việc đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng

- Nội dung nghiệp vụ phát sinh

Bên Nợ:

Các chi phí phát sinh liên quan đến quá bán thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ

Bên Có:

- Kết chuyển chi phí bán hàng vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ

III HẠCH TOÁN CHI PHÍ HỢP LÝ

1.

CHI PHÍ BÁN HÀNG

Dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (Trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,

Bao gồm:

- Chi phí nhân viên: các khoản đã trả cho nhân viên bán hàng, nhân

viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn,

(quy định tại khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí vật liệu, bao bì: các khoản chi vật liệu, bao bì đóng gói…

không vượt mức tiêu hao hợp lý (quy định tại khoản 2.3 Điều 6 Thông tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí công cụ, đồ dùng: các khoản chi mua công cụ, đồ dùng

phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp

(quy định tại khoản 1b Điều 6 Thông tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí KH TSCĐ: là các khoản chi khấu hao đối với tài sản cố

định thuộc quyền sở hữu của DN không vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ.(quy định tại khoản 2.2 Điều 6 Thông tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí bảo hành: các khoản chi cho bảo hành sản phẩm hàng

hóa có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp (quy định tại khoản 1b

Điều 6 Thông tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi trả tiền điện, tiền

nước, thuê kho bãi, vận chuyển…có bảng kê khai, hóa đơn thanh toán đầy đủ

(quy định tại khoản 2.13 Điều 6 Thông tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi này phải phù hợp các quy

định về chi phí hợp lý và không hợp lý tại Điều 6 Thông tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC

2.

CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Xét về mặt bản chất, đó là những chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nó đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách bình thường Đây là những chi phí tương đối ổn định

Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản sau:

- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: gồm các khoản đã trả tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên các phòng ban và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn … khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý của doanh nghiệp (quy định tại khoản 2.5 Điều 6 Thông Tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp không vượt mức tiêu hao hợp lý

( quy định tại khoản 1a Điều 6 Thông Tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, phải có đầy đủ hoá đơn và chứng từ theo đúng quy định của pháp luật ( quy định tại khoản 1b Điều 6 Thông Tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí khấu hao TSCĐ: phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp như nhà văn phòng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng Mức trích khấu hao tài sản cố định được căn cứ vào giá trị tài sản cố định và thời gian trích khấu hao ( quy định tại khoản 2.2 Điều 6 Thông Tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí khác Phải liên quan đến hoạt động sản xuất , kinh doang va dịch

vụ của doanh nghiệp ( quy định tại khoản 2.31 Điều 6 Thông Tư

123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi….theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài Chính về trích lập quỹ ( quy định tại khoản 2.17 Điều 6 Thông Tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như: chi phí điện, nước, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê nhà làm văn phòng… phải có các chứng từ hoá đơn hợp pháp ( quy định tại khoản 2.13 Điều 6 Thông Tư 123 ngày 27/7/2012 của BTC)

- Chi phí khác bằng tiền đã chi ra để phục vụ cho hoạt động quản

lý doanh nghiệp như: chi phí tiếp khách cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí tổ chức hội nghị, hội họp, công tác phí, chi phí kiểm toán… phải liên quan tới hoạt động quản lý của doanh nghiệp

[Điều 6 Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

[1 Trừ các khoản chi nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp

được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất,

kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của

pháp luật.]

2 Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao

gồm:

2.5 Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động

thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền thưởng, tiền mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được

hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

- Trường hợp hợp đồng lao động của doanh nghiệp ký với lao động

là người nước ngoài có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công, khoản chi này không trái với các quy định của pháp luật về tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Trường hợp hợp đồng lao động của doanh nghiệp ký với người lao động có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công, không trái với các quy định của pháp luật về tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực

tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để

bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề nhằm bảo đảm việc trả lương không bị gián đoạn và không được sử dụng vào mục đích khác Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích

đủ 17%.

Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương nhưng đến ngày 31/12 của năm sau doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải ghi giảm chi phí của năm sau.

Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2011 DN A có trích quỹ

dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng, đến ngày 31/12/2012, DN A mới chi

số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2011 là 7 tỷ đồng thì DN A phải ghi giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2012) là 3 tỷ đồng (10 tỷ – 7 tỷ) Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2012 nếu DN A có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.

d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công

ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.]

[2.3 Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá phần

vượt mức tiêu hao hợp lý.

Doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá sử dụng vào sản xuất, kinh doanh Định mức này được xây dựng từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất sản phẩm và lưu tại doanh nghiệp đồng thời xuất trình đầy

đủ với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu

Riêng định mức chính của những sản phẩm chủ yếu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 03 tháng đầu năm hoặc 03 tháng kể từ khi bắt đầu đi vào sản xuất, kinh doanh (đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc trường hợp doanh nghiệp có bổ sung sản xuất những sản phẩm mới mà sản phẩm này thuộc diện phải