xây dựng hệ thông quản lý tuyển sinh cho trường cao đẳng công nghệ hà nội

Sau khi đã học xong môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nhận thức rõ được tầm quan trọng của nó trong bước đầu lập trình bất cứ một chương trình nào, chúng em xin vận dụng

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ

HÀ NỘI

MỤC LỤC

 LỜI NÓI ĐẦU

 KHẢO SÁT BÀI TOÀN

 PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

 XÂY DỰNG HỆ THỐNG

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển không ngừng và ngày càng tỏ rõ tầm quan trọng của mình trong việc đánh giá một xã hội phát triển – một xã hội mà con người đang được giải phóng khỏi những công cụ thô sơ bằng tay sang làm bằng máy móc nhằm giải quyết công việc nhanh hơn tiết kiệm thời gian và đẹp hơn Vì lẽ đó, công nghệ tin học đang ngày càng được đưa vào mọi lĩnh vực, mọi nghành nghề, tiến tới tự động hoá toàn bộ mọi hoạt động.

Và để phục vụ cho công việc, nghành giáo dục và đào tạo là một trong các nghành nhất thiết phải tin học hoá trong các lĩnh vực như quản lý, đào tạo con người… nhằm nâng cao hiệu quả của việc tiếp cận nhanh chóng với các công nghệ mới và quản lý công tác đào tạo nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Sau khi đã học xong môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nhận thức rõ được tầm quan trọng của nó trong bước đầu lập trình bất cứ một chương trình nào, chúng em xin vận dụng những kiến thức đã học để thiết kế chương trình quản lý tuyển sinh đại học với đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý tuyển sinh đại học".Vì thời gian có hạn, chắc chắn trong bài tập còn có nhiều thiếu xót Chúng em rất mong sự giúp đỡ và góp ý của cô để chương trình được hoàn thiện, cho chúng em được tích luỹ kinh nghiệm để phục vụ sau này.

Chúng em xin chân thành cảm ơn cô.

Hà Nội ngày 25 tháng 9 năm 2014

I KHẢO SÁT BÀI TOÁN

1 Giới thiệu đề tài quản lý công tác tuyển sinh

Công tác tuyển sinh là một vấn đề mang tính thực tế sâu sắc.Xuất phát từ những yêu cầu thực tế về công tác tuyển sinh trong nhữngnăm qua ta thấy: có nhiều thành phần và thông tin cần quản lý Thực sự

có khối lượng công việt rất lớn rất cần đến sự trợ giúp của máy tính

Các chương trình đang sử dụng đã hỗ trợ phần nào nhữnh khókhăn trong việc tuyển sinh nhưng nói chung vẫn chưa thoả mãn đượcnhu cầu rất cần thiết trong khi công tác tuyển sinh ngày càng có nhiềuvấn đề phức tạp nảy sinh như hiện nay Vì vậy trong bài tập lớn nàychúng em muốn đưa ra một cách tiếp cận mới và giải quyết vấn đề nàyvới mục tiêu tự động hoá công việc tính toán, xử lí tài liệu, cách thứctruy xuất thông tin giảm thiểu công tác xử lý thủ công Giảm thiểunhiệm vụ của con người trong hệ thống tạo nên sự thống nhất các chứcnăng thành một hệ thống thống nhất có tổ chức chặt chẽ

2 Nhận xét ưu khuyết điểm của hệ thống cũ và chuyển sang hệ thống mới.

Qua quá trình khảo sát, tìm hiểu về công tác tuyển sinh củatrường chúng em thấy hệ thống lúc này còn nhiều vấn đề yếu kém, hệthống tuyển sinh của trường bây giờ chỉ đơn thuần là sắp xếp dữ liệutrên máy tính , in các giấy báo thi cho từng thí sinh.Ở hệ thống này cònquá nhiều khâu mà phải tính thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn về điểm sốgiữa các thí sinh Vấn đề tìm kiếm thông tin ở hệ thống này có nhiều

3.Nhiệm vụ của hệ thống mới

Qua những vấn đề mang nhiều tính khái quát trên ta đã có tể xácđịnh được nhiệm vụ cơ bản của hệ thống quản lý công tác tuyển sinhvào trường

Mục tiêu cơ bản của hệ thống mới là phát huy những điểm tíchcực của hệ thống đã có, khắc phục những vấn đề còn thiếu xót để tạonên hệ thống mới hoàn thiện hơn đáp ứng được những nhu cầu cấpthiết của thực tế Các máy tính trong hệ thống có nhiệm vụ cập nhật hồ

sơ tuyển sinh của cá thí sinh phải phân loại theo từng khu vực tuyểnsinh, đối tượng dự tuyển và các mức ưu tiên cho thí sinh Toàn bộthông tin về thí sinh đăng kí dự thi sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu tạimáy chủ khi đã kiểm tra về thông tin dự thi hợp lệ hệ thống tuyển sinh

sẽ lên danh sách phòng thi , số báo danh địa điểm dự thi đồng thời in ragiấy báo thi (tài liệu xuất ) và gửi cho từng thí sinh đăng kí dự thi Khithí sinh đã nộp bài thi thì ban tuyển sinh sẽ rọc phách và chuyển bàicho cán bộ chấm thi Còn thông tin về số báo danh ,số phách sẽ đượclưu lại để thuận lợi cho việc khớp điểm sau này

Khi cán bộ chấm thi trả bài cho ban tuyển sinh thì hệ thông thựchiện nhiệm vụ lên điểm theo phách (ghép phách ) của từng mônthi Dựa vào những thông tin như số báo danh, số phách để thực hiệnviẹc ghép phách và lên kết quả Sau khi tính toán hệ thống đưa ra vàthông báo về kết quả tuyển sinh của các thí sinh ở dạng sau :

SBD Họ và tên Hộ khẩu Môn 1 Môn 2 Môn 3 Tổng

Sau khi đã gửi giấy báo điểm cho thí sinh dự thi Nếu thí sinh nào

có đơn phúc tra bài thi thì hệ thống dựa vào số báo danh, môn thi đểtìm lại bài thi để có thể giải đáp thắc của thí sinh hoặc sửa đổi về điểm

số(trường hợp giáo viên chấm thi nhầm lẫn) dựa theo kết quả phúc trađồng thời in kết quả gửu đến cho thí sinh

Vậy, hệ thống mới đảm bảo cho công tác tìm kiếm kết quả thuậnlợi, cụ thể là các tiêu chí như: tìm kiếm theo số báo danh, tên, trường

II PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

Trong quá trình xây dựng hệ quản trị trên máy tính, phân tích làcông việc đầu tiên không thể thiếu Không thể đưa tin học hoá vàocông tác quản lý mà không qua quá trình phân tích Hiệu quả mang lạiphụ thuộc vào độ nông sâu của quá trình phân tích ban đầu

Để hệ thống mang tích thực tế đáp ứng được những nhu cầu củangười dùng dựa vào quá trình khảo sát hiện trạng và xác lập dự ánchúng em xin đưa ra những luồng thông tin cơ bản có thể đáp ứngdược nhu cầu của hệ thống:

 Dữ liệu: hệ thống tuyển sinh chú trọng vào công tác xử lý, hồ sơtuyển sinh, xác định rõ các đối tượng ưu tiên, và cơ bản dựa vàođiểm số của các bài thi của từng thí sinh

 Luồng thông tin vào: những thông tin nhận được từ lãnh đạo,bantuyển sinh, quy chế tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo

 Luồng thông tin ra là các loại văn bản, báo cáo: Giấy báo thi, giấybáo điểm, thông báo phòng thi, số báo danh, địa điểm thi, kết quảphúc tra, giấy dán phòng thi, sơ đồ phòng thi( nếu cần), và kết quảthi

1.Phân tích hệ thống về xử lý:

1.1.Biểu đồ phân rã chức năng :

Chứng năng duy nhất của hệ thống mang tên “quản lý tuyển sinh”

Trong biểu đồ phân rã chức năng thì chức năng chung này được phân

Quản lý công tác tuyển sinh

- Đánh SBD

- Kiểm tra SBD

- Ghi nhận SBD Ghi vào tệp SBD/Thísinh/

phòng thi

Khớp điểm

- Nhập điểm theo phách

- Ghi nhận điểm

- Kiểm tra thông tin phách Ghi vào tệp Môn/Số phách/SBD

Lên điểm theo phách

- Ghép phách

- Lên điểm+SBD

- Đối chiếu thông tin

- Xử lý ưu tiên

- Xử lý điểm chuẩn

Tìm kiếm, thống kê

- Tìm theo SBD

- Tìm theo tên

- Thống kê thí sinh đạt

- Thống kê theo chế độ

ưu tiên

Xử lý phúc tra

- Nhận yêu cầu

- Xử lý phúc tra

- Ghi nhận phúc tra

- Trả lời phúc tra

In ấn

- In giấy báo thi

- In kết quả thi

- Kết quả tuyển sinh

Xử lý bài thi

- Làm phách

- Nhập số phách

- Chuyển tới cán bộ chấm thi

Ghi vào tệp

Số phách/

Môn thi/SBD

Tuy nhiên, biểu đồ trên chỉ thể hiện đợc sự phân cấp chức năng ởdạng tĩnh Để hình dung rõ hơn về hệ thống, ta cần xem xét các luồngthông tin từ môi trờng ngoài, các kết quả mà hệ thống trả ra cho ngời sửdụng và luồng thông tin truyền giữa các tiến trình Yêu cầu đó sẽ đợcthể hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống.

1.2.Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu thể hiện hệ thống ở dạng động Nó thể hiện

sự trao đổi thông tin giữa hệ thống với môi tròng bên ngoài và cácluồng trao đổi thông tin trong nội bộ hệ thống Biểu đồ luồng dữ liệubao gồm các tác nhân bên trong và bên ngoài hệ thống, các tiến trình xử

lý thông tin, các luồng thông tin vào/ra mỗi tiến trình.Mối liên quangiữa biểu đò phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu là các chứcnăng trong biểu đồ phân cấp chức năng tơng ứng với các tiến trình củabiều đồ luồng dữ liệu; mỗi mức của biểu đồ phân cấp chức năng đợc môtả bởi một biểu đồ luồng dữ liệu tơng ứng

Ta tiến hành xây dựng biẻu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống này dựavào biểu đồ phân cấp chức năng đã xây dựng ở trên nh sau:

1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Mức khung cảnh tong ứng với mức 0 của biểu đồ phân cấp chứcnăng Ta coi nó nh một “hộp đen”, mọi thông tin từ môi trờng ngoài đivào hệ thống sẽ là thông tin đầu vào; mọi thông tin từ hệ thống đa rabên ngoài là các thông tin đầu ra; nhiệm vụ của hệ thống là phải xử lý,biến đổi các thông tin đầu vào thành kết quả đầu ra

ThÝ sinh Qu¶n lý tuyÓn sinh

GiÊy b¸o thi

KÕt qu¶ phóc tra

Điểm thi ts

Các tác nhân ngoài: -Thí sinh: người dự thi

-Ban tuyển sinh:+Ban lãnh đạo công táctuyển sinh đưa ra các quy chế xét tuyển

+ Đưa ra chỉ tiêu tuyển sinh

2.2.

Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh :

Mức đỉnh ứng với mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng Hệ thốngquản lý tuyển sinh đại học được chia thành 5 chức năng Trong biểu đồnày các thong tin vào ra được xác lập dựa trên những yêu cầu và kếtquả trả ra của từng chức năng đó

5 Lên điểm 6.In kết quả

Quy theo phách Hồ sơ chế Công giấy báo

Ban tuyển bố điểm, kq

2.3 Biểu Đồ dữ Liệu Mức dưới Đỉnh :

a) Chức Năng 1: Tiếp nhận hồ sơ (thủ công)

c) Chức năng 3: xử lý bài thi

 Chức năng khớp điểm Chức năng này dựa vào số phách sẽ tổng hợptất cả các môn thi và tổng hợp được điểm, sau đó lưu thông tin vàokho “Môn/ Phách/ Điểm”

e) Chức năng 5: Lên điểm theo phách

Hồ sơ Đối chiếu

Đối tượng Xư lý ưu tiên

thi In kết quả phúc tra

trả lời điểm thi điểm

g) Chức năng 7: Chức năng tìm kiếm thống kê

2.Phân tích hệ thống về dữ liệu:

Phần trên ta đã xem xet các luồng thông tin di chuyển vào và rakhỏi hệ thống cũng như các luồng thông tin truyền giữa các chức năngcủa hệ thống

Phần này ta đi sâu vào phân tích nội dung của các luồng thông tin

và mối liên hệ về ý nghĩa dữ liệu giữa chúng

Ta sử dụng mô hình thực thể quan hệ- một công cụ hiệu quả dùngtrong mô hình hoá dữ liệu để cấu trúc hoá dữ liệu để cấu trúc hoá dữliệu và thể hiện tính tổ chức dữ liệu của hệ thống Theo mô hình nàycác thông tin được đưa vào các đối tượng gọi là thực thể Tính chất của

nó được mô tả bởi các thuộc tính, mối quan hệ giữa các thực thể thểhiện bằng quan hệ Sơ đồ tổng thể gồm các thực thể của hệ thống vàmối quan hệ giữa chúng chính là sơ đồ thực thể liên kết sẽ cho ta hìnhảnh toàn vẹn về sơ đồ của hệ thống

2.1 Xác định các thực thể:

Thực thể là các đối tượng mà hệ thống cần lưu trữ các thông tin nó

có thể phụ thuộc vào các nguồn:

-Tài nguyên (người, đối tượng vật lý,địa điểm): thí sinh

- Các giao dịch : hồ sơ tuyển sinh

- Thông tin có cấu trúc: giấy báo thi, giấy báo điểm, danh sách thísinh dán phòng thi, giấy thống kê các học sinh thi

+ Liên kết n-n: phổ biến nhưng thường được thể hiện bằng liên kết1-n bằng cách thêm một thực thể trung gian.

là Mã trường

Với các thực thể thuộc loại giao dịch, các giao dịch là những sựkiện xảy ra với một đối tượng nào đó, lặp lại theo định kỳ tại một thờiđiểm nhất định nên nó thường có ít nhất 2 khoá: một khoá xác định đốitượng nhận sự kiện, khoá kia xác định thời điểm xảy ra sự kiện đó Với các thực thể thuộc loại thông tin cấu trúc hoá: khoá chính là cácthông tin xác định tính duy nhất của mỗi bản ghi trong tệp đó

+ Thuộc tính mô tả: xuất hiện ở mỗi kiểu thực thể,dùng mô tả cácđặc trưng của thực thể, đó là thuộc tính cố hữu (trong biểu đồ thể hiệnbằng ký hiệu @ )

+ Thuộc tính kết nối(còn gọi là khoá ngoài) : là thuộc tính thể hiệnvai trò kết nối giữa 2 kiểu thực thể Nó là thuộc tính khoá nhận diện củathực thể này đồng thời là thuộc tính mô tả ở thực thể khác

< >

*Mô hình thực thể liên kết chi tiết

Hồ sơ tuyển sinh

Chi tiết hộ khẩu Chi tiết trường

# Số hồ sơ

# Mã tỉnh,huyện > @ Mã trường < # Mã trường

Hộ khẩu t/trú Tên trường Tên trường

Mã khối Chi tiết ĐVĐK

Địa điểm thi # Phách

Môn Điểm

2.4 Lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình quan hệ:

Bảng chuẩn hoá quan hệ:

Mã trường

Mã ngành Tên ngành

Mã khối Tên khối Tên thí sinh Ngày sinh

Mã tỉnh, huyện

HK thường trú Đối tượng ƯT

Mã đối tượng Đơn vị ĐKDT

Mã đv ĐKDT

Số hồ sơ Môn SBD Phòng thi Địa điểm thi Phách Điểm thi Tổng điểm

Số hồ sơ Tên trường

Mã trường

Mã ngành Tên ngành

Mã khối Tên khối

Số hồ sơ Tên thí sinh Ngày sinh

Mã tỉnh, huyện

HK thường trú Đối tượng ƯT

Mã đối tượng Đơn vị ĐKDT

Mã đv ĐKDT

Tên thí sinh Ngày sinh SBD Phòng thi Địa điểm thi Phách

Số hồ sơ Tên trường

Mã trường

Mã ngành Tên ngành

Mã khối Tên khối

Số hồ sơ Tên thí sinh Ngày sinh

Mã tỉnh, huyện

HK thường trú Đối tượng ƯT

Mã đối tượng Đơn vị ĐKDT

Mã đv ĐKDT

SBD Tên thí sinh Ngày sinh Phòng Địa điểm thi

III.Xây dựng hệ thống

1.Thiết kế các tài liệu xuất:

Tài liệu xuất là những tài liệu chứa thông tin do hệ thống trả chongười dùng Có những hình thức tài liệu xuất như :

Hiển thị ra màn hình, các văn bản trên giấy hay các tệp trên đĩa.Tuy nhiên, chúng phụ thuộc vào 2 loại cơ bản :

- Tài liệu có cấu trúc: dạng biểu, mẫu báo cáo …

- Tài liệu không dịnh dạng: Thường trả lời theo yêu cầu

Các tài liệu xuất gồm có :

- Giấy báo thi

- Giấy báo điểm

2 Thiết kế các thông tin vào:

Phần này thiết kế các biểu mẫu thu nhập thông tin cho hệ thống và

mã hoá thông tin vào cần thiết

2.1.Thiết kế các biểu mẫu thu nhập thông tin

Các biểu mẫu thu nhập thông tin trước hết phải đảm bảo đầy đủ vàchính xác các thông tin cho hệ thống đồng thời phải dễ hiểu, tránh việcngười dùng nhập sai dữ liệu Các ràng buộc đối với dữ liệu nên đưa rakiểm tra trước ngay từ bước nhập này Với những trường mà dữ liệu làtập hữu hạn thì thiết kế ở dạng hộp chọn để tiện dùng, phần sinh mãcho các đối tượng có thể hiện bằng nhập hoặc tự tách mã

2.2.Mã hoá thông tin:

Để thuận tiện cho việc quản lý, mỗi đối tượng gán cho một mãtương ứng, đó là tên vắn tắt Việc mã hoá thông tin phải đảm bảo cácyêu cầu: xác định duy nhất đối tượng (tạo ánh xạ 1-1 giữa tập đối tượng

2.3 Thiết kế màn hình

Thiết kế màn hình nhằm tạo giao diện giữa người và máy nênphải đảm bảo các yêu cầu: thân thiện với người sử dụng - dễ nhìn, dễhiểu - và thực hiện chức năng giao tiếp thông tin một cách có hiệu quảnhất Màn hình được thiết kế theo dạng các cửa sổ Windows Các thànhphần của một cửa sổ gồm: các nút lệnh (command buttons), nút đài(radio button), checkbox, các hộp văn bản để nhập dữ liệu hoặc chỉ đểhiển thị…; các thành phần này có tên hoặc có biểu tượng mang tính gợi

ý thể hiện rõ chức năng của nó, nên có dòng chú thích (tool tip) đểngười dùng dễ hiểu Ngoài ra còn có một số hộp thoại để giao tiếp vớingười dùng trong các trường hợp đặc biệt như: hộp thoại giới thiệuchương trình, hộp thoại đăng nhập vào hệ thống, các hộp thoại báo lỗi

để nhắc nhở những hành động không được phép hay báo dữ liệu nhậpvào không hợp lệ Hệ thống các cửa sổ của chương trình được tổ chứcnhư sau:

Người sử dụng bắt đầu từ menu chính của chương trình, đi đếncác chức năng con bằng cách chọn trong các đơn chọn hoặc nhấn cácnút, trong các cửa sổ con sẽ có nút cho phép quay về menu chính

2.4 Thiết kế menu chính

Người dùng có thể đi đến các chức năng con bằng hai cách tươngđương là chọn trong các đơn chọn kéo xuống hoặc kích vào các nút trêncửa sổ; vì vậy ta phân nhóm các chức năng của hệ thống

Xét theo một cánh phân loại khác thì nó sẽ thuộc vào 3 loại:

- Loại chỉ đọc: dùng để hiển thị các thông tin đã có trong cơ sở dữliệu của hệ thống, người dùng chỉ được phép xem mà không dược phépnhập dữ liệu vào

- Loại nhập mới: Các thông tin hoàn toàn chưa có trong cơ sở dữliệu

- Loại cập nhật: Các thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu, ngườidùng có thể xem, sửa đổi hoặc xoá đi Các chức năng sửa đổi sẽ là nặng

nề nhất vì phải tìm kiếm bản ghi theo mô tả, thay đổi dữ liệu trong nó

và còn phải kiểm tra các điều kiện ràng buộc với những dữ liệu khácthuừa kế từ bản ghi cũ có còn đản bảo không

Việc thiết kế theo các phân loại trên sẽ thực hiện bằng việc đặtthuộc tính và điều khiển các nút lệnh, các hộp văn bản…Hơn nữa, việcphân loại các cửa sổ này sẽ phối hợp với việc quản lý các mức quyềntruy nhập tới hệ thống Chẳng hạn: với những người dùng chỉ có quyềnxem thì chỉ được phép mở những cửa sổ hiển thị thông tin chỉ đọc;những người sử dụng được phép ghi thì mới được phép mở những cửa

sổ khác, thậm chí nếu thiết kế kiểm soát sâu hơn, có thể phân nhỏ nhómngười dùng có quyền ghi theo nhóm công việc: chỉ những người quản

lý nhóm chức năng này mới có quyền mở các cửa sổ sửa đổi dữ liệutương ứng, với các nhóm dữ liệu khác họ chỉ có quyền xem

2.5 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Trong phần này ta tiến hành xây dựng một cơ sở dữ liệu cho hệthống dựa trên những phân tích về dữ liệu đã đưa ra trong phần II củachương 2 Mô hình quan hệ được chọn là mô hình chuẩn cho cơ sở dữliệu vì nó cho phép người sử dụng có thể đưa ra các yêu cầu về dữ liệu

mà không cần biết đến cấu trúc lưu trữ của cơ sở dữ liệu đó Tính trongsuốt của cấu trúc cơ sở dữ liệu sẽ giảm đi gánh nặng cho người lậptrình, đối với người dùng, nó làm tăng tính phổ dụng của chương trình.Thành phần cơ bản của mô hình quan hệ là các bảng 2 chiều, trong đócác cột thể hiện các đối tượng thông tin cùng những thuộc tính của nó(còn gọi là các trường của dữ liệu) còn các hàng của bảng (bản ghi)biểu diễn những thể hiện của đối tượng

Quá trình xây dựng các bảng như sau: mỗi thực thể dữ liệu của hệ