TÓM tắt các bước CÔNG VIỆC của 1 NGƯỜI làm kế TOÁN THÌ TRẢI QUA NHỮNG bước nào

=> Trả lời câu hỏi: Bước 1: Kế toán cầm trên tay bộ chứng từ gốc đã được xét duyệt của những người có liên quan Đại đa số là nghiệp vụ kinh tế phát sinh là có chứng từ gốc, tuy nhiên c

TÓM TẮT CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC CỦA 1 NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN THÌ TRẢI QUA NHỮNG BƯỚC NÀO?

Câu hỏi: CÓ THỂ TÓM TẮT LẠI CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC CỦA 1 NGƯỜI LÀM KẾ

TOÁN THÌ TRẢI QUA NHỮNG BƯỚC NÀO?

=> Trả lời câu hỏi:

Bước 1: Kế toán cầm trên tay bộ chứng từ gốc đã được xét duyệt của những người có

liên quan (Đại đa số là nghiệp vụ kinh tế phát sinh là có chứng từ gốc, tuy nhiên cũng có nhiều trường hợp không có chứng từ gốc trường hợp này mà kế toán lập ngay chứng từ

kế toán luôn, ví dụ như các nghiệp vụ kết chuyển chi phí và doanh thu vào tài khoản loại

9 để xác định kết quả kinh doanh, hoặc có )

Bước 2: Kế toán tiến hành kiểm tra bộ chứng từ gốc (Hợp pháp, hợp lệ và hợp lý) dựa

trên những quy định nội bộ của Công ty cũng như những căn cứ, quy định của thông tư

hướng dẫn về thuế => Từ đó tiến hành lập chứng từ kế toán và sau đó kẹp chứng từ gốc

vào phía sau chứng từ kế toán để trở thành Bộ chứng từ kế toán (Lưu ý: Chứng từ gốc được sắp xếp theo trình tự thời gian)

Bước 3: Kế toán phân tích bộ chứng từ gốc đó ảnh đến những tài khoản nào trong danh

mục hệ thống tài khoản theo TT200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 từ tài

khoản loại 1 cho đến tài khoản loại 9 (Các bạn lưu ý tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty bạn chỉ ảnh hưởng từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 9 Do đó, các bạn muốn làm kế toán bắt buộc các bạn phải học thuộc danh mục hệ thống tài khoản).

Lưu ý: 1 nghiệp vụ ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản (Tức là nếu ảnh hưởng 3 tài khoản cũng không sao) và luôn nhớ là trong đó có 1 tài khoản GHI NỢ và 1 tài khoản GHI CÓ.Và Tổng số tiến bên nợ phải bằng tổng số tiền bên có Đây gọi là nguyên tắc kế toán kép Nguyên tắc hạch toán kế toán kép: một khi ghi nợ một tài khoản này thì sẽ phải

ghi có một tài khoản khác (Tức không được ghi đơn một tài khoản) Tổng số tiền ghi bên

nợ phải bằng tổng số tiền ghi bên có

Bước 4: Sau khi xác định ảnh hưởng đến những tài khoản nào rồi thì xác định tài khoản

đó là tài khoản loại mấy (Từ loại 1 đến loại 9) để biết tính chất của tài khoản mà sẽ ghi

nợ hay ghi có cho đúng Vậy là bắt buộc các bạn phải học thuộc danh mục hệ thống tài khoản và thuộc tính chất của từng tài khoản Thì các bạn mới phân tích đúng được.

Và sau khi xác định tài khoản nợ và tài khoản có rồi thì tiến hành Ghi nợ và Ghi

có trên CHỨNG TỪ KẾ TOÁN do kế toán lập để ghi sổ.

Bước 5: Sau đó, các bạn dựa vào CHỨNG TỪ KẾ TOÁN do kế toán lập có định khoản

NỢ và định khoản CÓ trên đó để tiến hành ghi vào sổ sách kế toán theo thứ tự sau:

 Sổ nhật ký chung (Ghi đầu tiên)

 Sau đó ghi vào Sổ cái các tài khoản mà ảnh hưởng đến nghiệp vụ đó (Dựa vào sổ nhật ký chung ảnh hưởng đến tài khoản nào thì ghi vào sổ cái của tài khoản đó).

 Nếu sổ cái của 1 tài khoản mà có liên quan đến Công nợ (Công nợ phải thu hoặc công nợ phải trả) Hoặc sổ cái của 1 tài khoản mà có liên quan đến hàng tồn kho tức

là liên quan đến số lượng thì tiến hành ghi vào sổ chi tiết theo dõi công nợ hoặc sổ

chi tiết theo dõi số lượng hàng tồn kho

Các bạn lưu ý là có 2 loại chứng từ cần phải phân biệt rõ trong kế toán thì mới hiểu hết ý nghĩa của Chứng từ:

1 Chứng từ thứ nhất: Chứng từ gốc là chứng từ ban đầu, chứng từ chứng minh cho

nghiệp vụ kinh tế phát sinh Có chứng từ gốc mới lập được chứng từ kế toán

2 Chứng từ thứ hai: Là chứng từ kế toán là do kế toán lập dùng để ghi sổ Và chứng từ

kế toán này được lập dựa vào CHỨNG TỪ GỐC

Bước 6: Lưu chứng từ vào trong File, nhớ là lưu chứng từ vào trong File để sau này có

thề tìm kiếm chứng từ dễ dàng Các bạn lưu file chứng từ kế toán theo SỐ HIỆU

CHỨNG TỪ (Ký hiệu chứng từ) mà các bạn đã đánh ký hiệu trong Sổ nhật ký chung; Sổ

cái và sổ chi tiết

Ví dụ:

• Bạn ký hiệu PC1501001 (Phiếu chi số 01 của tháng 1 năm 2015)=> Vậy bạn phải có 1

file Phiếu chi của tháng 1/2015.=> 1 năm 12 tháng => Bạn phải có 12 file Phiếu chi

• Bạn ký hiệu GBCVCB1501001(Giấy báo có của Ngân hàng VCB số 01 tháng 01 năm 2015)=> Vậy bạn phải có 1 file GBC của tháng 1/2015 => 1 năm 12 tháng => Bạn phải

có 12 file lưu giấy báo có của Ngân hàng VCB hoặc là đối với ngân hàng thì các bạn có thể tạo file lưu chứng từ theo từng tên ngân hàng

Như vậy với nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên trên thì kế toán cần làm những công việc gì

để ghi vào sổ sách những tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ trên

Giải (Các bạn tham khảo):

Bước 1: Kế toán tại công ty sẽ biết bản chất của nghiệp vụ góp vốn vào công ty, không

có chứng từ gốc phát sinh tại nghiệp vụ này (nếu có chứng từ gốc thì trước đó các

thành viên đã có cuộc họp để thống nhất về thời điểm góp vốn và được lập thành Biên bản xác định thời hạn góp vốn của các thành viên)

Bước 2:Kế toán dựa vào số tiền mặt Mr A đưa trực tiếp cho thủ quỹ.Kế toán lập chứng từ

kế toán trong trường hợp này là phiếu thu tiền mặt gồm ít nhất là 3 liên, kế toán giữ 1

liên, thủ quỹ giữ 1 liên, và người nhận vốn góp giữ 1 liên.(Vui lòng xem Phiếu thu tại bước 3) và tiến hành Ghi nợ và ghi có trên Phiếu thu (Xem phiếu thu tại Bước 3)

Bước 3:Sau đó kế toán căn cứ vào phiếu thu, Kế toán sẽ phân tích nghiệp vụ kinh tế phát

sinh xem ảnh hưởng đến những tài khoản kế toán nào?

 Tiền mặt nộp cho Thủ quỹ nên Tiền mặt tăng => Tiền là Tài khoản số 1111, thuộc Tài khoản loại 1, tăng ghi bên Nợ

 Nguồn vốn kinh doanh tăng => Nguồn vốn kinh doanh là TK 4111, thuộc Tài khoản loại 4, tăng ghi bên Có

=> Như vậy nghiệp vụ trên ảnh hưởng đến 2 tài khoản (TK 1111 và TK 4111) Và đã xác định được tài khoản nào ghi nợ và tài khoản nào ghi có thì kế toán tiến hành ghi NỢ và ghi CÓ trên phiếu thu, cụ thể ghi trên phiếu thu như sau:

Bước 4: Sau đó, kế toán dựa vào chứng từ mà kế toán lập (Phiếu thu) kèm theo chứng từ

gốc và đã có định khoản trên đó cũng như đã có đánh ký hiệu PT1501001 (Cánh đánh ký hiệu này các bạn xem phần trên đã hướng dẫn) Dựa vào đây, tiến hành ghi tuần tự các sổ

như sau:

• Đầu tiên ghi sổ nhật ký chung

 Tiếp theo ghi vào Sổ cái 1111 và Sổ cái 4111

 Vì sổ cái không có liên quan đến những tài khoản mà tôi đã nêu bên trên => Sổ chitiết chúng ta không cần phải ghi Nhưng có bạn lại hỏi là cũng có chi tiết góp vốn cho mỗi thành viên tại sao lại không ghi (Vì mỗi thành viên góp vốn đã được cấp cho 1 Giấy xác nhận vốn góp hoặc là sổ góp vốn của mỗi thành viên rồi) Hoặc nếu các bạn

kế toán cẩn thận thì các bạn có thể mở chi tiết tài khoản như sau: 411111: Vốn góp chủ sở hữu là Mr A; 411112: Vốn góp chủ sở hữu là Mr B để khi ghi sổ thì ghi chi tiết từng tài khoản lúc này cũng đã theo dõi chi tiết rồi

Ví dụ 3: (Các bạn tham khảo cho các bạn làm quen trước khi qua ví dụ mới thực hành): Công ty TNHH Kế toán An Tâm là công ty thương mại bán Laptop (82 Ngô Gia

Tự, Phường 6, Quận 3, Tp.HCM) Ngày 5/1/2015, công ty có mua của Công ty Phong Vũ

2 chiếc máy laptop chưa trả tiền và được Công ty Phong Vũ xuất với hóa đơn GTGT và

kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa như sau:

Như vậy với nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên trên thì kế toán cần làm những công việc để ghi sổ kế toán nghiệp vụ trên?

Giải (Các bạn tham khảo)

Bước 1: Kế toán kho căn cứ trên hóa đơn tài chính và biên bản bàn giao hàng hóa mà

nhân viên mua hàng về bàn giao, tiến hành đối chiếu lại 1 lần nữa giữa hóa đơn với biên bản bàn giao và kiểm hàng thực tế => tiến hành lập tối thiểu 2 liên phiếu nhập kho, và

chuyển cho thủ kho 1 liên để thủ kho ghi sổ Xem mẫu phiếu nhập kho đã lập như sau:

Lưu ý: Về cột Mã số (Cột C) trên phiếu nhập các bạn xem cách đánh ký hiệu tại đây.

Bước 2: Kế toán kho tiến hành phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp, dựa vào bộ chứng từ gốc là Hóa đơn GTGT kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa

như trên Đây là hóa đơn đầu vào (tức là Công ty chắc chắn 100% phải bỏ tiền ra để mua 1 cái gì đó) Khi các bạn đi làm thì luôn luôn có 2 loại chứng từ mà các bạn quan tâm Vì 2 loại chứng từ này không thể thiếu khi quyết toán thuế với Cơ quan thuế (Ngoài

các chứng từ gốc khác là hợp đồng kinh tế, Biên bản bàn giao, Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) Hai loại chứng từ đó là:

 Chứng từ thứ nhất: Là hóa đơn GTGT đầu vào Tức là chắc chắn 100% anh chị

phải bỏ tiền ra để có 1 dịch vụ, hàng hóa nào đó thì Anh chị yêu cầu bên bán xuất cho Công ty của các anh chị 1 tờ hóa đơn GTGT đầu vào Nếu là hóa đơn GTGT đầu vào thì chắc chắn 100% các bạn sẽ Ghi Nợ 133 (1 hoặc 2: Thuế GTGT đầu vào được khấutrừ

 Chứng từ thứ hai: Là hóa đơn GTGT đầu ra Tức là chắc chắn 100% anh chị phải

thu tiền về Tức là khi anh chị bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì Công ty phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra cho khách hàng Nếu là hóa đơn GTGT đầu

ra thì chắc chắn 100% các bạn sẽ Ghi Có 33311 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp)

 Máy lenovo và máy Dell (gọi là Hàng tồn kho)tăng thuộc tài khoản loại 1=>Tăng Ghi bên Nợ 1561 (Hàng hóa)

 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ(thể hiện tại dòng thuế suất thuế GTGT) tăng thuộc tài khoản loại 1=>Tăng Ghi bên Nợ TK 133 (Thuế GTGT)

 Phải trả cho người bán tăng do chưa trả tiền thuộc tài khoản loại

3=>Tăng Ghi bên CóTK 331 (Phải trả nhà cung cấp)

=> Trong trường hợp này, nghiệp vụ này ảnh hưởng đến 3 tài khoản là 1561;1331 và

331 Trong này có 2 tài khoản ghi Nợ và 1 tài khoản ghi Có Và số tiền bên nợ phải bằng

số tiền bên có

Bước 3: Sau khi đã xác định tăng giảm của từng loại tài khoản, kế toán tiến hành tuần tự

ghi vào các loại sổ kế toán như sau:

 Đầu tiên ghi sổ nhật ký chung (Vui lòng xem Sổ nhật ký chung bên dưới)

 Sau đó ghi Sổ cái của từng tài khoảnTK 331; TK 1331; TK 1561 (Vui lòng xem

Sổ cái bên dưới)

 Tiếp theo ghi vào Sổ chi tiết của hàng Tồn kho (Lenovo Z400 và Dell), Sổ chi

tiết công nợ phải trả Phong Vũ Xem chi tiết sổ chi tiết bên dưới

Quy định đặt mã nhà cung cấp thì các bạn xem phần hướng dẫn đặt mã nhà cung

cấp, cũng như mã khách hàng bên dưới

Ví dụ 4: (CÁC BẠN THỰC HÀNH tiếp theo ví dụ 1)

 Ngày 5/1/2015, Mr Tuấn đã đi công tác xong và tiến hành làm Giấy đề nghị hoàn ứng với những chi phí được liệt kê bên dưới và kèm theo chứng từ gốc của những khoản chi phí này như sau:

 Sau đó ngày 5/1/2015 Mr Tuấn, đem Bộ chứng từ gồm {Giấy đề nghị hoàn ứng kèm theo Bộ chứng từ gốc (Hóa đơn tài chính, Giấy công tác, biên lai taxi lên phòng

kế toán} gặp Kế toán thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra chứng từ đã

phù hợp chưa (Ví dụ như kiểm tra hóa đơn đúng MST, địa chỉ , tên công ty chưa, số tiền, đơn giá và thành tiền đúng chưa…)? và nếu đúng thì lập chứng từ kế toán là

“PHIẾU KẾ TOÁN HOÀN TẠM ỨNG” để giảm khoản hoàn ứng lại và tiếp tục lập chứng từ kế toán là “PHIẾU THU” để thu lại số tiền ứng dư là 2.000.000

-1.360.000=640.000 đồng Nếu kiểm tra mà thấy bộ chứng từ gốc kèm theo có sai sót

(Ví dụ như sai mã số thuế, sai tên công ty, sai địa chỉ không phù hợp thì yêu cầu Mr Tuấn hoàn thiện lại bộ hồ sơ)

Yêu cầu 1: Hãy lập chứng từ của nghiệp vụ kinh tế trên

 Các bạn đứng vai trò là Mr Tuấn và Kế toán thanh toán hãy lập tất cả chứng từ trên

+ Lập Giấy đề nghị hoàn ứng(Mr Tuấn lập xong, kèm theo chứng từ gốc để chuyển cho

kế toán Kế toán thanh toán dựa vào Bộ chứng từ mà Mr Tuấn lập tiến hành lập chứng từ

kế toán như sau):

 Một là lập PHIẾU THU(Kế toán thanh toán lập chứng từ này) Lập xong phiếu thu, kế toán kẹp chứng từ của nghiệp vụ này theo thứ tự như sau:1.Phiếu thu ;

2.Bảng photo giấy đề nghị hoàn ứng.

 Hai là lập PHIẾU KẾ TOÁN HOÀN ỨNG(Kế toán thanh toán lập chứng từ này) Lập xong, kế toán thanh toán kẹp PHIẾU KẾ TOÁN HOÀN ỨNG kèm theo

các chứng từ gốc là (Giấy đề nghị hoàn ứng, Hóa đơn khách sạn, biên lai taxi, Giấy công tác ) theo thứ tự của bộ chứng từ gốc như sau: 1 Phiếu kế toán hoàn ứng;2.Giấy

đề nghị hoàn ứng;3 Giấy công tác;4 Hóa đơn khách sạn;5 Biên lai taxi;)

Lưu ý: Về cách đánh ký hiệu chứng từ như thế nào các bạn xem trang cuối cùng của

chương này các bạn sẽ thấy

Yêu cầu 2: Dựa vào bộ chứng từ kế toán vừa lập xong, kế toán tiến hành ghi vào sổ

sách kế toán có liên quan (Sổ nhật ký chung+Sổ cái và Sổ chi tiết).

Biết rằng số dư đầu tháng 1/2015 của tiền mặt tài khoản 1111 là 3 triệu Giả sử rằng

trong tháng 1/2015 chỉ có bấy nhiêu nghiệp vụ trên Các bạn hãy khóa sổ (Tức là xác định số dư cuối tháng)tháng 1/2015 của các sổ cái và sổ chi tiết có liên quan

Giải (Các bạn thực hành)

Tôi sẽ hướng dẫn tiếp cho bạn 1 trường hợp này, kể từ các chương tiếp theo các bạn sẽ tự động nghiên cứu và phân tích theo tuần tự các bước mà đã hướng dẫn bên trên để từ đó tiến hành làm tương tự

Bước 1: Phân tích nghiệp vụ, phân tích đề bài đề nắm tổng quát bản chất của vấn đề (Sau

này đi làm thì các bạn cầm trên tay bộ chứng từ gốc và lúc đó phân tích) Sở dĩ tôi cho đề

bài dài là tôiviết dưới dạng quy trình làm việc và quy trình luân chuyển chứng từ để cho các bạn dễ hình dung sau này đi làm thì quá trình luân chuyển chứng từ sẽ tương tự như vậy

Là đọc đề bài và phân tích bản chất của đề bài để nắm Đây là trường hợp Mr Tuấn đã đi

công tác về và hoàn ứng lại số tiền đã ứng trước của ví dụ 1 là đã ứng 2.000.000 đ Và bây giờ Mr Tuấn về sẽ đưa lại cho Kế toán MỘT SỐ CHỨNG TỪ như sau:

Cụ thể bằng chứng từ bằng hình ảnh mà Mr Tuấn sẽ mang về và chuyển cho phòng kế toán:

 Bước 2 (Các bạn thực hành): Sau đó Mr Tuấn sẽ làm hồ sơ đề nghị hoàn ứng

gồm Giấy đề nghị hoàn ứng, kèm theo các chứng từ gốc mà được liệt kê bên trên (Gồm hoá đơn khách sạn, Biên lai Taxi, Giấy công tác đã có con dấu của nơi đến) và chuyển cho những người có liên quan ký trước khi chuyển phòng kế toán.

Giấy đề nghị hoàn ứng (Các bạn thực hành)

Bài giải Giấy đề nghị hoàn ứng (Các bạn tham khảo)

 Bước 3: Sau đó Mr Tuấn sẽ đem bộ chứng từ gốc đó chuyển cho phòng kế toán, Phòng kế toán tiến hành kiểm tra Bộ chứng từ gốc (Hợp pháp, Hợp lệ, hợp lý) theo

Quy chế công tác phí của Công ty đưa ra cũng như quy định về mặt chứng từ theo quy

định của Luật kế toán và Luật thuế (tức là chứng từ phải ghi đầy đủ và không được tẩy xóa, không dùng MỰC ĐỎ để viết cũng như không được viết bằng bút chì) Sau

đó nếu mà Kế toán chấp thuận thì kế toán sẽ tiến hành lập chứng từ kế toán ĐỂ GHI

SỔ Nếu mà chứng từ gốc bị sai, không hợp pháp, hợp lệ, hợp lý thì kế toán sẽ chuyển

trả lại cho Mr Tuấn để hoàn thiện chứng từ gốc.

Với nghiệp vụ này, kế toán kiểm tra (Hợp pháp, hợp lý, hợp lệ) tuần tự chứng từ gốc như sau:

o Hóa đơn tiền khách sạn: đã viết đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST, Số lượng, đơn giá, thành tiền và đúng quy chế công tác phí của Công ty là 1 ngày không quá

300.000 đồng

o Biên lai TAXI, phù hợp theo đoạn đường đi từ chỗ làm đến khách sạn và ngược lại chưa?

o Tiền ăn lập đề nghị 1 ngày là 200.000 đồng

o Giấy công tác đã có chữ ký xác nhận của nơi đi công tác (Chi nhánh Công ty ABC tại Hà Nội)

⇒ Tất cả chứng từ gốc trên đều HỢP PHÁP, HỢP LỆ VÀ HỢP LÝ=> Kế toán chuyển

sang Bước 4 LÀ LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN để ghi sổ sách.

 Bước 4: Vậy là Mr Tuấn đang giữ tiền mặt 640.000 theo như Giấy đề nghị hoàn

ứng đã lập (2.000.000-1.360.000=640.000) và bộ chứng từ gốc (Hóa đơn khách sạn, Biên lai taxi; Giấy công tác)là 1.360.000 Vậy, với tình huống này thì xảy ra 2 nghiệp

vụ (Nghiệp vụ 1: trả lại tiền dư đã ứng 640.000 và Nghiệp vụ 2: Mr Tuấn trả lại bộ chứng từ gốc là 1.360.000) Kế toán tiến hành lập 2 chứng từ kế toán để ghi sổ như sau

o Chứng từ kế toán thứ nhất là Lập phiếu thu để thu lại số tiền 640.000

(Lập tối thiểu 2 liên, 1 liên thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ và 1 liên là dành cho kế toán

để ghi sổ kế toán) Sau khi lập xong thì kẹp chung với Giấy đề nghị hoàn ứng Bộ

chứng từ kế toán được kẹp theo tuần tự như sau:

1 Mẫu phiếu thu (Các bạn thực hành)