thất bại trong quản trị phần lớn là do buông lỏng kiểm soát mà ra

Tầm quan trọng của kiểm soátMối quan hệ với các chức năng quản trị Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm soát Phát hiện kịp thời, đề ra biện pháp điều chỉnh t

CHUYÊN ĐỀ

THẤT BẠI TRONG QUẢN TRỊ

PHẦN LỚN LÀ DO BUÔNG LỎNG KIỂM SOÁT MÀ RA

GVHD:

TS PHAN THỊ MINH CHÂU

Kiểm soát

Quá trình đo, lường kết quả thực tế với tiêu chuẩn

Các hoạt động: sắp, đang và đã xảy ra

Khái niệm

Kiểm soát với từng cấp bậc quản trị

Bảo đảm kết quả phù hợp mục tiêu

Bảo đảm nguồn lực được sử dụng

Tầm quan trọng của kiểm soát

Mối quan hệ với các chức năng quản trị

Hoạch định

Tổ chức Lãnh đạo

Hoạch định

Tổ chức Lãnh đạo

Kiểm soát

Phát hiện kịp thời,

đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp

Hoạch định: đưa ra những

quy chuẩn để đối chiếu

Hoạch định: đưa ra những

quy chuẩn để đối chiếu

Tổ chức: dựa và quy chuẩn

kiểm soát để thực hiện, nhằm

tổ chức công việc đúng

Tổ chức: dựa và quy chuẩn

kiểm soát để thực hiện, nhằm

tổ chức công việc đúng

Lãnh đạo: tốt giúp hoạt động

kiểm soát thuận lợi hơn.

Lãnh đạo: tốt giúp hoạt động

kiểm soát thuận lợi hơn.

Gạt bỏ định kiến có sẵn  Đảm bảo kết quả & kết luận được chính xác

Phát hiện kịp thời sai lệnh

& tiến hành điều chỉnh trên

thực tế  KS hiệu quả

Cân nhắc giữa chi phí &

hiệu quả để thực hiện

KS phù hợp

Tùy thuộc vào văn hóa,

phong cách lãnh đạo để xây

dựng quy trình KS phù hợp

Hỗ trợ cho Tổ chức & Lãnh đạo

Lựa chọn, xác định phạm vi cần tập trung KS – những khâu quyết định sự tồn tại của TC

•Kế hoạch: đối tượng – cơ sở của KS

•Cấp bậc & đối tượng khác nhau

Giúp NQT nắm bắt được vấn

đề đang xảy ra mà họ quan tâm  Cung cấp thông tin phù hợp

Kế hoạch hoạt động Cấp bậc của đối tượng

Yêu cầu của NQT

Tại các khâu trọng yếu

Phải khách quan

Phù hợp với văn hóa DN

Tiết kiệm

&

Hiệu quả

Đưa đến hành động

Dựa trên nền tảng của Hoạch định

Các nguyên tắc xây dựng cơ bản cơ chế Kiểm Tra

Tiến trình kiểm soát

Các mục

tiêu chuẩnTiêu

So sánh kết quả thực tế với các chỉ tiêu

Đo lường kết quả thực tế

Tiêu chuẩn

có được thực hiện không

Sai lêch có chấp nhận được không

Tiêu chuẩn

có hợp lý không

Điều chỉnh tiêu chuẩn Điều chỉnh hoạt động

Xác định nguyên nhân sai lệch

Không làm gì

Không làm gì

K K K

C C C

Các loại hình kiểm soát

Kiểm soát dự phòng

Kiểm soát hiện hành

Kiểm soát phản hồi

Dạng kiểm soát theo thời gian

Ví dụ hoạt động kiểm soát

ở cửa hàng cà phê

• Tập trung kiểm soát vào những điểm quan

trọng  phát hiện được những sai sót với chi phí thấp nhất và công việc kiểm soát bớt phức tạp hơn

• Ví dụ: Một DN vừa sản xuất TV (80%) và Tủ

lạnh(20%)  Tăng cường kiểm soát hoạt động

sx TV nhiều hơn hoạt động sx tủ lạnh

• Tập trung kiểm soát vào những điểm quan

trọng  phát hiện được những sai sót với chi phí thấp nhất và công việc kiểm soát bớt phức tạp hơn

• Ví dụ: Một DN vừa sản xuất TV (80%) và Tủ

lạnh(20%)  Tăng cường kiểm soát hoạt động

sx TV nhiều hơn hoạt động sx tủ lạnh

KIỂM SOÁT ĐIỂM TRỌNG YẾU

KS điều khiển

• Có khả năng tự điều chỉnh khi

hoạt động, có thể theo dõi

tình huống và đưa ra các hành

động điều chỉnh khi cần thiết

• Vd: một hệ thống đốt nóng với

máy điều nhiệt là một hệ

thống điều khiển Khi được

thiết lập, hệ thống tự điều

chỉnh giữ nhiệt độ tại mức

thiết lập mà không cần sự can

thiệp của con người

• Có khả năng tự điều chỉnh khi

hoạt động, có thể theo dõi

tình huống và đưa ra các hành

động điều chỉnh khi cần thiết

• Vd: một hệ thống đốt nóng với

máy điều nhiệt là một hệ

thống điều khiển Khi được

thiết lập, hệ thống tự điều

chỉnh giữ nhiệt độ tại mức

thiết lập mà không cần sự can

thiệp của con người

KS phi điều khiển

• Phụ thuộc vào sự can thiệp của con người như một phần của quá trình

• Vd: Kiểm kê hàng tồn kho vào cuối năm cần phải có con người làm việc

• Phụ thuộc vào sự can thiệp của con người như một phần của quá trình

• Vd: Kiểm kê hàng tồn kho vào cuối năm cần phải có con người làm việc

KIỂM SOÁT ĐIỀU KHIỂN VÀ PHI ĐIỀUKHIỂN

Công cụ kiểm soát

C

Nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn công cụ kiểm soát

N

Y Yêu cầu khi lựa chọn công cụ kiểm

soát.

L Lựa chọn công cụ kiểm soát.

CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT CƠ BẢN

“Công cụ kiểm soát "

Là những công cụ hỗ trợ cho kiểm soát viên kiểm tra, giám sát được hoạt động của các bộ phận nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã được xác định.

CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT CƠ BẢN

Mục tiêu của doanh nghiệp.

Loại hình sản xuất của DN

Tầm quan trọng của hoạt động.

Nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn công cụ kiểm soát

CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT CƠ BẢN

Năng lực của nhân viên.

2 Đảm bảo tính linh hoạt.

3 Tính hiệu quả.

4 Tính hợp pháp.

Phù hợp với đối tượng kiểm soát.

YÊU CẦU KHI LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

Công cụ định lượng

là các công cụ sử dụng

kỹ thuật phân tích số

liệu với sự trợ giúp của

mô hình toán và máy

tính để tìm ra các sai

lệch.

Kiểm tra ngân quỹ.

Kiểm tra số liệu

và số liệu đo lường thực tế.

Báo cáo.

Thanh tra

Phân tích xu hướng.

Công cụ định tính

dùng các quan sát mang tính chủ

quan và nhận diện theo kinh nghiệm của nhà quản trị

Quan sát

Phản hồi hành vi

LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

Mai Linh

một đại gia ngành vận tải hành khách bị vỡ nợ.

Từng là một doanh nghiệp hùng mạnh trong lĩnh vực vận tải, bỗng dưng đứng trước nguy cơ vỡ nợ, hàng chục nghìn lao động của doanh nghiệp này đứng trước nguy cơ trắng tay Đâu là nguyên nhân khiến một doanh nghiệp như Mai Linh “ngã ngựa”?

Có thể nói, đây là một bài học lớn đối với quản trị điều hành doanh nghiệp.

Không phải bởi bất động sản,Không phải bởi chứng khoán,

Và cũng không nằm trong ngành nghề chịu ảnh hưởng quá nhiều bởi sự khó khăn của nền kinh tế

Sao Mai Linh vẫn gục ngã?

Sai lầm

do đâu?

Được thành lập từ năm 1993, sau hơn 20 năm phát triển, Mai Linh vượt lên là doanh nghiệp hàng đầu về vận tải ở Việt Nam Tuy nhiên, một điều khiến dư luận không khỏi bất ngờ, từ một người khổng lồ, hiện nay Mai Linh đang “ôm” nợ gần 600 tỷ đồng, chậm lương, nợ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của người lao động, đặc biệt, vốn vay từ các đối tác khác, khó có khả năng trả nợ

Liên quan đến nguy cơ vỡ nợ, phá

sản, ông Hồ Huy thẳng thắn thừa

nhận: “Đã có những sai lầm trong

việc đầu tư của Mai Linh”

Có thể nhận định rằng, sai lầm lớn

nhất của tập đoàn Mai Linh chính

là buông lỏng trong kiểm soát đầu

tư và kiểm soát tài chính.

Những sai lầm trong việc buông lỏng kiểm soát đầu tư

và kiểm soát tài chính.

Sai lầm trong kiểm soát đầu tư Sai lầm trong kiểm soát tài chính

Tham vọng phát triển bùng nổ,

đầu tư dàn trãi, đa ngành nghề mà

thiếu cơ chế kiểm soát hiệu quả

Không cân đối được nợ ngắn hạn, dài hạn nên dẫn đến tình trạng lấy vốn ngắn hạn để đầu tư cho dài hạn

Việc thành lập mô hình công ty

mẹ - con cũng là bước đi sai lầm,

vì như thế sẽ phát sinh chi phí

quản lý cao và bộ máy cồng kềnh

Không kiểm soát hiệu quả đồng vốn đầu tư và không dự báo trước được dòng tiền dẫn đến mất cân đối thanh khoản

Những sai lầm trong việc buông lỏng kiểm soát đầu tư

và kiểm soát tài chính (tt)

Sai lầm trong kiểm soát đầu tư Sai lầm trong kiểm soát tài chính

Không tiếc tiền làm thương hiệu

và đầu tư khắp 54 tỉnh, thành

trong cả nước trong khi nguồn lực

còn rất hạn chế và vốn đầu tư chủ

yếu là nợ vay với lãi suất rất cao

Đi vay vốn cán bộ công nhân viên

và người dân với lãi suất cao Trong khi đó không dự báo trước được rũi ro và không kiểm soát được tình hình tài chính

Bỏ ngỏ thị trường đầy tiềm năng

như Hà Nội và TP HCM để các

đối thủ cạnh tranh vượt mặt

Các chỉ số tài chính các năm trước cho thấy tình hình tài chính rất rủi

ro nhưng Mai Linh vẫn không hề

có giải pháp khắc phục

Đáng lẽ Mai Linh phải nhìn thấy những rủi ro này để tái cấu trúc từ nhiều năm trước.

Để vực dậy được Mai Linh cần phải:

Kiểm soát toàn diện và có

hiệu quả các hoạt động đầu

tư, giảm đầu tư dàn trải và

chỉ tập trung vào thị trường

tư duy lãnh đạo.

Như vậy, bài học về sự sai lầm

của Công ty Mai Linh cho

chúng ta thấy rõ thất bại trong

quản trị phần lớn là do buông

lỏng kiểm soát mà ra

Sau đây là một ví dụ nhỏ

để cho thấy phần lớn các doanh nghệp thành công một phần cũng là nhờ kiểm soát tốt

Được thành lập năm 1995, trong xu hướng hội nhập và tham vọng phát triển, Viettel Telecom kinh doanh đa dịch vụ trong lĩnh vực viễn thông.

Thành công của Viettel đến từ việc chọn đúng chiến lược phát triển và có cơ chế kiểm soát hiệu quả.

Điều đáng nói là qua những lần khủng hoảng, Viettel luôn rút ra cho mình được những bài học kinh nghiệm, nhận thức ra được vấn đề sai sót để kịp thời chấn chỉnh.

Có thể nói rằng, kiểm soát là một tất yếu và cần thiết để Viettel thành công, vươn lên thành nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu ở nước ta, Nhờ kiểm soát có hiệu quả giúp cho Viettel:

Xác định, dự đoán được những biến động trong môi trường kinh doanh

Phát hiện và điều chỉnh chính xác, kịp thời những sai xót sảy ra

Tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng khác

Đúc rút kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý

Giám sát được các hoạt động của nhân viên

Đo lường, mức độ chính xác, phù hợp của các quyết định kinh doanh

Như vậy, qua hai ví dụ trên phần nào cho chúng

ta thấy rằng, bên cạnh những yếu tố như Hoạch

định, Tổ chức, Điều khiển và Kiểm soát, thì

Kiểm soát giữ một vai trò quan trọng, vì nó

xuyên suốt toàn bộ các hoạt động của các

doanh nghiệp và nó quyết định chính sự thành

bại của các doanh nghiệp

Không là quá khi nói rằng, trong môi trường cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt như hiện nay Doanh nghiệp nào có hoạt động kiểm soát Tài chính, kiểm soát đầu tư, kiểm soát sản xuất, kiểm soát chất lượng, kiểm soát thị trường tốt…, thì phần thắng sẽ dành cho doanh nghiệp đó

Thank you

for your listening !