hoàn thiện tổ chức cung ứng và dự trữ một số loại vật tư chủ yếu của công ty cổ phần than vàng danh năm 2010

Trong cơ chế thị trờng cung ứng vật t là quá trình mua sắm và dự trữ các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất nh nguyên nhiên vật liệu, động lực, thiết bị máy mócnhỏ lẻ, các loại phụ tù

Ch¬ng 3

Tæ chøc cung øng qu¶n lý vµ dù tr÷ mét sè lo¹i vËt t chñ yÕu cña C«ng ty

cæ phÇn than Vµng Danh n¨m 2010

3.1 Căn cứ lựa chọn chuyên đề.

3.1.1 Lí do chọn chuyên đề.

Vật t kỹ thuật đợc hiểu là tất cả các loại nguyên, nhiên, vật liệu, động lực, phụtùng, công cụ, thiết bị máy móc nhỏ lẻ không thuộc tài sản cố định đợc tiêu hao trựctiếp hoặc đợc sử dụng trong quá trình sản xuất tại các doanh nghiệp

Trong cơ chế thị trờng cung ứng vật t là quá trình mua sắm và dự trữ các yếu tố

đầu vào của quá trình sản xuất nh nguyên nhiên vật liệu, động lực, thiết bị máy mócnhỏ lẻ, các loại phụ tùng chi tiết cho dự trữ thay thế và sửa chữa

Dự trữ vật t là lợng vật t lu kho cần thiết đợc quy định trong kỳ kế hoạch để kịpthời cấp phát cho sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục và bìnhthờng, đồng thời phải đảm bảo mức chi phí hợp lý về vốn và kho tàng

Quản trị vật t là một chức năng thờng xuyên bao gồm các nhiệm vụ từ đặthàng, mua hàng, vận chuyển, nhập kho, bảo quản, cấp phát sử dụng hớng tới mục tiêukhông chỉ đảm bảo tính liên tục của sản xuất mà còn góp phần làm giảm vốn lu độngtrong dự trữ, giảm giá thành sản phẩm

Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với quá trìnhcung ứng, dự trữ, sử dụng và quản lý vật t Đây là một khâu có ảnh hởng trực tiếp tớikết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quá trình cung ứng, dự trữ, sử dụng và quản lý vật t đợc nhịp nhàng, đáp ứng

đủ kịp thời cho nhu cầu sản xuất là một yêu cầu hết sức quan trọng đòi hỏi các nhàquản lý, tổ chức phải có kế hoạch dựa trên cơ sở hiện trạng thực tại của doanh nghiệp,

để từ đó đa ra đợc một phơng án cung ứng, dự trữ, sử dụng và quản lý vật t tốt nhất,nhằm tiết kiệm đợc vốn lu động và đem lại hiệu quả kinh tế

Từ những lý do trên, tác giả đa ra đề tài: “Hoàn thiện tổ chức cung ứng và dự

trữ một số loại vật t chủ yếu của công ty cổ phần than Vàng Danh năm 2010”.

3.1.2 Mục đích của đề tài

Đề tài đợc xây dựng dựa trên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tếtại Công ty cổ phần than Vàng Danh, với phơng án chuyên đề đa ra giải quyết một sốtình trạng bất cập còn tồn tại của Công ty về tình hình cung ứng và quản lý sử dụngvật t nh tình trạng tồn đọng vật t gây ứ đọng vốn, tình trạng thiếu vật t do cung cấpcha kịp thời, trên cơ sở đó tác giả đa ra biện pháp hoàn thiện tổ chức của công tácnày góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế trong quá trình sản xuất kinh doanh củaCông ty

3.1.3 Đối tợng nghiên cứu.

Đối tợng nghiên cứu của đề tài là những vật t chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn trongtổng giá trị vật t có yêu cầu sử dụng lớn nh: Sắt thép, gỗ chống lò, nhiên liệu,…

3.1.4 Nhiệm vụ nghiên cứu.

- Phân tích tình hình cung ứng và quản lý vật t của Công ty cổ phần than VàngDanh.

- Phân tích tình hình dự trữ vật t của Công ty cổ phần than Vàng Danh

- Hoàn thiện tổ chức cung ứng và dự trữ một số loại vật t chủ yếu của Công ty

cổ phần than Vàng Danh năm 2010

- Xác định hiệu quả kinh tế của biện pháp khi tổ chức lại

- Tổ chức kiến nghị thực hiện đề tài

3.1.5 Phơng pháp nghiên cứu của đề tài

Chuyên đề đã nghiên cứu lý thuyết tổ chức cung ứng, dự trữ, quản trị vật t vàkhảo sát thực tế

Chuyên đề đợc nghiên cứu với các phơng pháp sau:

Khái niệm

* Cung ứng và dự trữ vật t kỹ thuật có 2 chức năng mua và dự trữ

Nhiệm vụ của tổ chức cung ứng dự trữ vật t:

Đảm bảo đủ về số lợng, đúng về chủng loại, chất lợng vật t kỹ thuật đa vào sảnxuất

Đảm bảo thời gian cung ứng và dự trữ để quá trình sản xuất đợc liên tục vànhịp nhàng

Đảm bảo chi phí về mua sắm và dự trữ vật t kỹ thuật nhỏ nhất

* Quá trình mua vật t sẽ xảy ra 2 khả năng: hoặc là quá nhiều hoặc là quá ít

- Nếu quá nhiều sẽ:

+ Thiếu vốn và phải huy động một lợng vốn lu động

+ Xảy ra tùnh trạng ứ đọng vốn

+ Tăng các chi phí có liên quan đến dự trữ nh chi phí lu kho

- Nếu quá ít:

+ Sản xuất bị gián đoạn, sẽ phát sinh chi phí thiệt hại do ngừng sản xuất

+ Chi phí vận chuyển tính cho một đơn vị hàng hoá cung ứng sẽ cao

+ Giảm khối lợng sản xuất

+ Chi phí đặt hàng tính cho một đơn vị hàng hoá cung ứng cao

+ Chịu ảnh hởng nhiều của sự biến động giá cả

* Về quan điểm cung ứng vật t kỹ thuật:

Về mặt thời gian: Khi nào cần và cần bao nhiêu thì mua bấy nhiêu Muộn làxấu nhng sớm cũng không phải là tốt

Về khối lợng dự trữ: Lợng dữ trữ là nhỏ nhất Muốn vậy, công việc cung ứngphải làm thờng xuyên, lợng cung ứng mỗi lần nhỏ dần

Lựa chọn vật t u tiên trong cung cấp

Phải u tiên cho vật t rất cần cho sản xuất mà không thể thay thế đợc

- Có những vật t có thể dự trữ lâu dài đợc, có một số vật t khác có thời hạn dựtrữ nhất định, quá thời hạn đó có thể bị hỏng

- Về giá: Có những vật t rất đắt, có vật t rất rẻ, có những vật t giá cả biến độngthất thờng Do đó, cần u tiên cho những vật t đắt, giá cả biến động

- Những vật t quý hiếm cần đợc u tiên

- Biểu hiện nhu cầu

Đó là sự phát ra thông tin về nhu cầu mua để ngời mua và ngời bán gặp nhauthoả thuận

Nhu cầu vật t của doanh nghiệp đợc thông tin cho các bộ phận chức năng cónhiệm vụ mua vật t

- Tìm chọn ngời cung ứng

Qua các phơng tiện thông tin đại chúng, qua các hội chợ, triển lãm… hoặc thông quacông tác điều tra thị trờng của các nhân viên đợc giao nhiệm vụ và các nguồn tin khác họ sẽtìm đợc ngời cung ứng trong số những ngời cung ứng tiềm năng

- Thơng lợng và đặt hàng

Công việc thơng lợng mua hàng đợc doanh nghiệp giao cho các nhân viênchức năng

Nội dung của các cuộc thơng lợng là thoả thuận các vấn đề nh:

Tiêu chuẩn về chất lợng vật t, phơng tiện và phơng thức kiểm tra chất lợng vậtt

Giá cả, trong đó có cả các chính sách điều chỉnh giá

Hình thức giao nhận, phơng tiện vận chuyển và địa điểm giao hàng

Biểu hiện nhu

cầu Tìm chọn ng ời cung ứng

Đặt mua hàng

Đánh giá

Giao nhận

Hình thức thanh toán (séc, tiền mặt, ngân phiếu…)

Thời gian giao hàng, khối lợng mỗi đợt giao và hình phạt khi giao hàng chậm.Các điều khoản ghi rõ trách nhiệm của mỗi bên nếu vi phạm hợp đồng

- Đặt hàng:

Doanh nghiệp mua và bán vật t ký kết hợp đồng đặt hàng trong đó khẳng địnhviệc mua hàng trên cơ sở thơng lợng

- Giao nhận và kiểm tra

Việc giao nhận đợc tiến hành phù hợp với thoả thuận giữa doanh nghiệp vànhà cung ứng Mặc dù đã có hợp đồng cung ứng song để tránh những rủi ro cácdoanh nghiệp thờng thực hiện trớc một công việc là nhắc nhở thúc giục nhà cung ứngnhằm sớm phát hiện trục trặc có thể xảy ra và có biện pháp khắc phục kịp thời

Trong khi giao nhận hàng cần chú trọng khâu kiểm tra toàn diện theo các thoảthuận của hợp đồng, ghi nhận các sai lệch để có biện pháp giải quyết Kết thúc việcgiao hàng phải kiểm tra lại các thủ tục về hóa đơn chứng từ và hoàn thành công tácthanh toán

- Phải biết rõ doanh nghiệp mình cần gì, có thể lựa chọn trong những phạm vinào

- Có khả năng giao tiếp và biết cách làm việc với bên ngoài

- Có phẩm chất, đáng tin cậy để có thể giao phó và uỷ nhiệm quyết định tronggiới hạn phân công

- Có đầu óc kinh doanh trong đánh giá tình thế, trong phân tích kinh tế để lợidụng tốt cơ hội mua

- Có khả năng xử trí linh hoạt và ra các quyết định đúng đắn trong các tình thếkhi mua hàng

Tổ chức kho vật t

Việc tổ chức kho hàng phải phù hợp với loại doanh nghiệp là doanh nghiệp sảnxuất công nghiệp hay doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ Riêng đối với các doanh nghiệpcông nghiệp ngời ta thờng tổ chức các kho theo chức năng vật t nh: kho nguyên liệu,kho nhiên liệu, kho phụ tùng chi tiết, kho dụng cụ đồ nghề

Những yêu cầu chung đối với công tác tổ chức kho hàng là:

- Bảo vệ hàng hoá trong kho khỏi tác động của môi trờng

- Đảm bảo điều kiện vệ sinh công nghiệp

- Đảm bảo an ninh

- Thuận lợi cho việc quản lý, công tác vận chuyển, xuất nhập và kiểm kê vật t.Một trong những vấn đề quan trọng nhất của tổ chức kho là phải lựa chọn ph-

ơng pháp sắp xếp vật t trong kho Có các phơng pháp sau đây:

+ Phơng pháp định vị: mỗi chỗ một vật và mỗi vật ở đúng chỗ của nó Phơngpháp này dễ tìm, dễ kiểm tra thống kê, đánh giá bao quát kho vật t và nhanh chóngbiết đợc vật t nào gần hết song nhợc điểm là không tiết kiệm chỗ trong kho

+ Phơng pháp phổ quát vị trí (phơng pháp lấp chỗ trống): Phơng pháp này chophép tận dụng tối đa chỗ để trong kho, bất cứ cái gì thấy chỗ nào trống thì để Nh ngvì sắp xếp lộn xộn gây khó khăn cho công tác xuất kho kiểm kê

+ Phơng pháp u tiên: Vật t nào hay xuất hay nhập nhất đợc u tiên để chỗ thuậnlợi nhất

+ Phơng pháp hai kho: Kho vật t của doanh nghiệp đợc chia ra làm 2 kho: 1kho chuyên để nhập vào, 1 kho để xuất ra Vì vậy sẽ có sự chuyển giao giữa 2 kho.Loại này thờng dùng cho doanh nghiệp có quy mô lớn, diện sản xuất phân tán

+ Phơng pháp vào trớc ra trớc: Vật t nào nhập trớc đợc xuất ra trớc và ngợc lại.Phơng pháp này phù hợp với những vật t có thời hạn sử dụng nhất định

Quản lý dự trữ về mặt hiện vật và giá trị

Quản lý về mặt hiện vật (về số lợng)

Có hai bớc công việc cụ thể:

+ Lập các phiếu kho: Đó là bảng ghi rõ sự vận động của hàng hoá dự trữ.Nguyên tắc cơ bản của phiếu kho là phản ánh lợng tồn tại của vật t tại bất kỳ thời

điểm nào thông qua công thức sau:

Tồn kho cuối kỳ = Tồn kho đầu kỳ + Lợng nhập trong kỳ - lợng xuất trong kỳ

+ Kiểm kê:

Kiểm kê nhằm thấy đợc sự hao hụt mất mát, h hỏng của vật t dự trữ so vớiphiếu kho Đó là kiểm kê ngoài kế toán Công việc cụ thể là cân đo, đong, đếm vật t

dự trữ trong kho tại thời điểm nhất định để có số liệu so sánh với sổ sách

Tuỳ theo tính chất quan trọng của vật t cũng nh các yêu cầu của công tác quản

lý mà ngời ta có thể áp dụng những hình thức kiểm kê thích hợp: Kiểm kê định kỳhàng năm, hàng tháng, kiểm kê thờng xuyên hay kiểm kê bất thờng (kiểm kê đột

* Quản lý về mặt giá trị

Quản lý giá trị vật t dự trữ của Công ty đợc xác định qua việc sử dụng cácphiếu kho để ghi chép, theo dõi sự vận động của hàng hoá và tính toán lợng vật t tồnkho đợc xác định theo công thức :

Dự trữ cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳThủ kho dựa vào các phiếu xuất kho của những ngời tiếp liệu để tiến hành cấp phátvật t

- Dự trữ theo phơng pháp xuất hết các lô:

Hàng hoá vật t nhập vào kho ở cùng một thời điểm hay một khoảng thời giannào đó sẽ đợc coi là một lô hàng và những hàng hoá vật t đó sẽ đợc liên tiếp xuất hếtcác lô này cho đến các lô kế tiếp Theo phơng pháp này thì không đánh giá hết giá trịthực của vật t dự trữ

- Phơng pháp bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này thì hàng hoá nhập vào dùgiá trị nhập vào nh thế nào, đã đợc dự trữ thì đều có cùng một giá trị bình quân đợc tính giaquyền theo số lợng

Giá bình quân = Giá trị tồn kho + giá trị nhập vào

Lợng vật t tồn kho + Lợng vật t nhập vào kho

- Phơng pháp giá tiêu chuẩn:

Theo phơng pháp này thì việc kế toán đợc tính theo giá doanh nghiệp đặt ra từtrớc, trên cơ sở giá mua thực tế và kết quả phân tích sự biến động về giá trong kỳ tới

Hiện nay tại Công ty cổ phần than Vàng Danh đang thực hiện phơng phápquản lý giá trị dự trữ theo phơng pháp này Ưu điểm của nó là đơn giản, dễ tính, nhngmỗi kỳ kế hoạch phải điều chỉnh giữa các tiêu chuẩn và giá thực tế

* Quản lý dự trữ về mặt kinh tế

Yêu cầu của dự trữ là:

Đảm bảo sản xuất liên tục, nhịp nhàng, tiết kiệm vốn

Lợng dự trữ (T)

A

A/2 Dự trữ trung bình

Thời gian

Ngoài dự trữ cho nhu cầu sử dụng thờng xuyên doanh nghiệp còn cần một lợng

dự trữ nữa gọi là dự trữ bảo hiểm

+ Dự trữ bảo hiểm

Là lợng dự trữ để đảm bảo an toàn cho sản xuất kỹ thuật khi xảy ra những ờng hợp:

tr-Lợng dự trữ (T)

Quá trình tiêu dùngvật t

Vật t thiếu

Giao hàng thực tếGiao hàng thực tế

Thời gian Thời gian Thờigian

Đặt hàng Hình a Giao hàng chậm Hình b Do sản xuất gia tăng

- Thuê kho: (nếu không phải đầu t xây dựng kho)

- Khai thác: Lợng công nhân viên chức vận hành bảo quản, sử dụng máy thiết

bị, điện nớc…

c) Chi phí do sụt hàng hoá trong kho

- Hàng hoá bị giảm giá do thiết bị kỹ thuật

- Do h hỏng, hao hụt, mất mát

d) Chi phí ký kết để có đơn đặt hàng

Bao gồm:

- Chi phí cho công tác quản trị, công tác phí, điện tín

- Chi phí liên quan đến công tác kiểm tra, giao nhận hàng

e) Những chi phí do gián đoạn sản xuất

Là những chi phí do phát sinh do dự trữ không đủ, sản xuất bị gián đoạn “Chi

phí ngừng sản xuất” Nghĩa là:

Vì sản lợng giảm doanh thu giảm lợi nhuận giảm

Ngoài ra còn các chi phí cố định khi ngừng sản xuất vẫn phải chi nh khấu hao

máy móc thiết bị, chi phí quản lý

Tối u hoá quá trình cung ứng

Tối u hoá quá trình cung ứng là việc lựa chọn lợng đặt hàng và thời gian cung

ứng để cực tiểu hoá các chi phí liên quan đến cung ứng và dự trữ

Coi tổng chi phí cho cung ứng và dự trữ là Ct bao gồm hai loại chi phí chủyếu là: Chi phí đặt hàng (Cđh) và chi phí lu kho dự trữ (Clk)

Ct = Cđh+Clk (3-1)

Khi lợng đặt hàng mỗi lần càng cao thì Cđh càng thấp và ngợc lại Clk càng cao

sẽ có một lợng đặt hàng tối u cho Ct là nhỏ nhất

3.2.2 Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và quản lý sử dụng vật t năm

2009 của Công ty cổ phần than Vàng Danh

3.2.2.1 Phân tích tình hình cung ứng.

a Phân tích tình hình thu mua

Quá trình thu mua là khâu đầu tiên của quá trình tổ chức cung ứng, hiện tạiCông ty cổ phần than Vàng Danh đang thực hiện cả hai hình thức thu mua là:

Thu mua theo mặt hàng

Thu mua theo chức năng

Để phân tích tình hình thu mua của tất cả các loại vật t của Công ty xét bảng

số liệu sau:

Thời gian mua vật t kỹ thuật của Công ty than Vàng Danh bảng 3-1

Thành Thành Thành Thành

Quý I 41 95.466.405.031 45 120.921.337.747 4 25.454.932.716 109,76 126,66 Quý II 49 114.069.606.012 56 123.035.492.307 7 8.965.886.295 11 4,29 107,86 Quý III 33 84.863.204.049 38 92.666.941.208 5 7.803.737.159 11 5,15 109,20 Quý IV 40 105.016.004.908 43 111 991.578.738 3 6.975.573.830 107,50 106,64

SS tuyệt đối năm 2009/2008(+/-)

b Phân tích chủng loại và chất lợng vật t.

Vật t kỹ thuật phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thanVàng Danh chủ yếu bao gồm các loại vật t nh: Sắt thép chống lò, nhiên liệu, độnglực, gỗ chống lò, gỗ thìu, thuốc nổ,… Trong số những vật t đó thì có những loại cóthể thay thế đợc cho nhau, nhng cũng có những loại vật t không thể thay thế đợc chonhau Chính vì vậy để phục vụ cho quá trình sản xuất đợc diễn ra nhịp nhàng, liên tụcthì việc cung ứng vật t phải đảm bảo sao cho đáp ứng đợc cả về kích cỡ nhằm làmtăng hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp

Tuy nhiên, trong thực tế thì quá trình thu mua và kiểm định chất lợng của vật

t đôi khi còn phức tạp và phải qua thời gian dài Đây cũng là một trong những nguyênnhân gây gián đoạn cho sản xuất do vật t cung ứng chậm và ảnh hởng tới hiệu quả sảnxuất Để phân tích về chủng loại và chất lợng vật t có thể xét bảng sau:

Tình hình chủng loại vật t chủ yếu nhập vào trong năm 2009 của Công ty

Bảng 3-2

Tỷ trọn

2009 đều tăng so với năm 2008 Phụ tùng thiết bị tăng cao chứng tỏ năm 2009 cácphụ tùng, thiết bị trong máy móc của Công ty bị h hỏng nhiều lên phải thay thế Với

tỷ trọng và giá trị thay đổi nh vậy, với điều kiện đặc thù của ngành khai thác than nhCông ty cổ phần than Vàng Danh là hợp lý, tuy nhiên trong quá trình sử dụng vật tdoanh nghiệp cần có các biện pháp tiết kiệm, sử dụng hợp lý tránh tổn thất lãng phídẫn tới hiệu quả sản xuất không cao Việc cung ứng vật t năm 2009 có chiều hớngtăng so với năm 2008 nguyên nhân chính là do sản lợng than khai thác năm 2009tăng từ đó dẫn tới nhu cầu về vật t tăng, ngoài ra với chỉ số giá cả vật liệu trên thị tr-ờng thờng có biến động với xu hớng tăng

Tình hình thị trờng phức tạp nh hiện nay thì Công ty cần có kế hoạch cụ thểtrong quá trình tổ chức cung ứng, dự trữ và quản lí sao cho phù hợp với điều kiện thực

tế của Công ty nh hiện nay Do đó Công ty phải dự trữ mức tối thiểu đủ để cung cấpcho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, không đợc để tồn kho nhiều, để thúc

đẩy quá trình quay vòng vốn của Công ty

c Phân tích tình hình thu mua theo nguồn

Hiện nay quá trình cung ứng vật t của các doanh nghiệp mỏ trong Tập đoànTKV chủ yếu là do các Công ty vật t cung cấp, họ bị khống chế bởi Tập đoàn Khicác Công ty than yêu cầu, họ chỉ cần Fax hoặc gọi điện báo nhu cầu là lập tức cóngay, chỉ khi nào các doanh nghiệp trong tập đoàn không thể cung cấp thì họ mới đ -

ợc mua ở các đơn vị ngoài Tập đoàn Điều này có những thuận lợi đó là Công tykhông phải tập trung quá nhiều vào việc lo dự trữ vật t, việc dự trữ mang tính chuyênmôn hoá cao

Tuy nhiên để hoạt động sản xuất kinh doanh đợc diễn ra liên tục, nhịp nhàngthì quá trình cung ứng vật t phải đợc thực hiện đầy đủ, kịp thời dựa trên kế hoạch vềnhu cầu vật t.

Căn cứ vào nhu cầu vật t đã đợc lập và duyệt, Công ty tiến hành liên hệ với cácnguồn hàng Nguồn nhập của Công ty chủ yếu là mua ngoài từ các bạn hàng nh:mua nhiên liệu, dầu mỡ phụ của Công ty CP sản xuất và thơng mại dịch vụ Uông Bí,vật liệu nổ của Công ty hoá chất mỏ Bạch Thái Bởi, sản phẩm vì chống lò,gông ,thanh giằng,chèn các loại của Công ty CP CK& TB áp lực VVMI, một sốthiết bị điện thì mua ở Công ty cổ phần Cơ Điện Uông Bí Ngoài ra vật t còn đợcnhập từ gia công do tự Công ty gia công nhng chiếm số lợng nhỏ không nhiều.Sau khi xác định đợc nguồn cung ứng, Công ty yêu cầu các đối tác phải báogiá chào hàng Sau khi trình hội đồng them định giá, Công ty duyệt giá, quyết địnhgiá cả phù hợp, phòng vật t tiến hành ký kết hợp đồng mua bán và tiến hành thựchiện theo hợp đồng Căn cứ vào hợp đồng mua bán vật t, nhân viên làm thủ tục nhậpkho, trớc khi nhập hàng điều quan trọng nhất là tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợnghàng hoá (do hội đồng kiểm tra chất lợng thực hiện)

Nhờ sự phối hợp đồng bộ giữa các khâu nên khả năng đáp ứng nhu cầu sảnxuất của Công ty luôn đợc đảm bảo

Tình hình cung ứng một số loại vật t chủ yếu năm 2009

và lới thép B40 là thực hiện mua giảm so với kế hoạch Nh vậy, trong năm 2009 Công

ty đã không thực hiện đợc tiết kiệm chi phí đây cũng là mấu chốt của nguyên nhânlàm cho giá thành sản phẩm của Công ty tăng cao hơn so với năm 2008 Chứng tỏtình hình thu mua vật t của Công ty thực hiện là cha hợp lý, đã làm cho quá trình sảnxuất của Công ty cha đạt đợc hiệu quả kinh tế cao nhất

Cơ chế cung cấp

Căn cứ vào định mức tiêu hao vật t của Công ty than Uông Bí giao và căn cứvào nhu cầu sử dụng vật t, kế hoạch chuẩn bị sản xuất, Phòng Kế hoạch giao cho tổchuyên môn lập kế hoạch cung ứng vật t cho Công ty, sau đó trình Giám đốc và cácphòng ban có chức năng xem xét Khi kế hoạch đợc thông qua và phê duyệt, từ đóphòng Kế hoạch lập hế hoạch cho từng quý, tháng và giao cho các đơn vị sản xuất.Việc mua bán vật t đều do Phòng Vật t thực hiện Khi hợp đồng đợc ký kết phải baogồm: Hội đồng duyệt giá, ban kiểm định chất lợng,… Trong hợp đồng quy định rõthời gian giao hàng, phơng thức giao hàng, thanh toán, vận chuyển và thời gian bảohành chất lợng đối với mỗi loại sản phẩm

Hàng mua về nhập kho vật t và căn cứ vào nhu cầu sản xuất và yêu cầu củacác đơn vị sản xuất mà cấp phát vật t theo đúng chủng loại và thời gian yêu cầu

Từ cơ chế trên cho thấy những thuận lợi và khó khăn trong việc cung ứng và

dự trữ vật t tại Công ty cổ phần than Vàng Danh nh sau:

- Ưu điểm :

+ Do phần lớn lợng hàng hoá mua đợc từ Công ty CP Cơ khí Ô tô, Công ty Cổphần SX và Thơng mại than Uông Bí cho nên Công ty cũng phần nào giảm đợc một

số chi phí không cần thiết Mặt khác do cùng nằm trong Công ty than Uông Bí nênviệc mua bán thuận lợi hơn rất nhiều, có thể chiếm dụng vốn của các Công ty bạn

đồng thời trong phơng thức thanh toán có nhiều điểm thuận lợi hơn so với các Công

ty ngoài

+ Gần nơi cung cấp, thuận lợi cho quá trình vận chuyển hàng hoá

+ Đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất

- Nhợc điểm :

+ Giảm có tính chủ động trong quá trình cung ứng vật t

+ Giá mua vật t luôn cao hơn thị trờng bên ngoài làm cho chi phí sản xuất tăngcao

Để khắc phục các nhợc điểm trên Công ty cổ phần than Vàng Danh cần phảilựa chọn thêm các nhà cung cấp khác nhằm :

Tạo tính cạnh tranh nên giá mua giảm trong khi chất lợng tăng

An toàn, phân tán các rủi ro

Tránh chịu ơn một ngời

Bù trừ đợc sai lệch về thời gian cung ứng

Đa dạng hoá sản phẩm cung ứng

d Phân tích nhu cầu sử dụng vật t

Nhu cầu sử dụng vật t của Công ty cổ phần than Vàng Danh đợc căn cứ vào

định mức tiêu hao và khối lợng công tác của Công ty

Để phân tích nhu cầu sử dụng vật t của Công ty cổ phần than Vàng Danh năm

2009 có thể dựa vào bảng số liệu 3- 4 và 3-5

Kế hoạch sử dụng một số loại vật t chủ yếu năm 2009

mức

Để đánh giá chính xác mức tăng nhu cầu sử dụng vật t nh thế đã hợp lý cha và

nó ảnh hởng nh thế nào đến giá thành sản phẩm sản xuất thì phải đi tìm hiểu quá trìnhtiêu hao một số vật t thực tế năm 2009 qua bảng số liệu 3-5 sau

Mức tiêu hao thực tế một số loại vật t chủ yếu năm 2009

11 Mũi khoan than C/m 5,2 122.564,000 4038,46 21.000 2.573.844.000

12 Mũi khoan đá cho HL C/m 1,65 173.349 4572,73 7545 1.307.918.205

13 Choòng khoan than C/1000T 2,78 339.545 3361,51 9.345 3.173.048.025

14 Choòng khoan đá cho HL C/m 1 201.000 3575,00 3575 718.575.000

Đơn giá K/l ợng

công việc Nhu cầu

Từ 2 bảng trên dễ dàng lập đợc bảng so sánh mức tiêu hao thực tế một số vật t

kỹ thuật chủ yếu với kế hoạch năm 2009

So sánh mức tiêu hao thực tế một số loại vật t chủ yếu

So sánh

T ơng đối (%) Tuyệt đối(+/-)

Mức tiêu hao theo thực tế (đồng)

Qua các bảng số liệu cho thấy mức tiêu hao thực tế một số loại vật t chủ yếucủa Công ty cổ phần than Vàng Danh đều tăng so với kế hoạch, cụ thể là: Nguyên vậtliệu tăng 6,54% chủ yếu là thuốc nổ và thép tăng mạnh Nguyên, nhiên liệu tăng gần3% do trong năm 2009 giá cả các loại hàng hoá hầu nh là tăng so với năm 2008, đặcbiệt là giá nhiên liệu tăngn cao Nguyên nhân khác nữa là do Công ty cha thực hiện đ-

ợc tiết kiệm chi phí vận chuyển, đầu t các phụ tùng thiết bị mới thay thế cho các phụtùng thiết bị cũ lâu năm thì cha đồng bộ Công ty cha tận thu tái sử dụng các thiết bị

nh vì chống bằng sắt, thép, các đờng ray thu hồi để sử dụng

3.2.2.2 Phân tích tình hình dự trữ vật t kỹ thuật của Công ty cổ phần than Vàng Danh

a Cơ sở để dự trữ.

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp đợc liêntục và nhịp nhàng, thì Công ty phải có một lợng dự trữ cần thiết hợp lý để phục vụquá trình sản xuất Mục đích của các nhà quản lý là làm sao tính toán để xác định l -ợng vật t dự trữ này ở mức tối u nhất, nghĩa là vừa đảm bảo đợc cho quá trình sản xuất

đợc nhịp nhàng liên tục, vừa đảm bảo không lãng phí những chi phí ảnh hởng tớinguồn vốn lu động

Dự trữ thờng xuyên là lợng dự trữ đảm bảo cho nhu cầu sản xuất đợc bình ờng, nó đợc tính toán trên cơ sở cờng độ sản xuất, mức tiêu hao vật t và thời giancung ứng nhất định

th-Vật t dự trữ thờng xuyên của Công ty cổ phần than Vàng Danh hiện nay gồm:Dầu máy, Xăng A92, vật t sửa chữa thờng xuyên các thiết bị xe, máy móc,…

Dự trữ bảo hiểm là dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành đ ợcliên tục khi xảy ra những gián đoạn về cung ứng vật t

Nhìn chung, lợng vật t dự trữ của Công ty cổ phần than Vàng Danh bao gồm:Vật liệu, nhiên liệu, động lực Xác định cơ sở để dự trữ sao cho hợp lý đợc căn cứ vàolợng vật t tồn cuối kỳ trớc và nhu cầu của năm sản xuất (năm phân tích), để từ đó tínhtoán sao cho có đợc lợng vật t cung ứng hợp lý, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gâylãng phí và ứ đọng vốn, dự trữ quá ít thì khi cung ứng không kịp sẽ gây gián đoạn choquá trình sản xuất Chính vì vậy dự trữ phải đảm bảo đợc 2 yêu cầu sau:

- Đảm bảo an toàn cho sản xuất

- Đảm bảo mục tiêu tài chính

Dự trữ vật t bao gồm: Lợng dự trữ và thời gian dự trữ

Để phân tích về lợng dự trữ vật t kỹ thuật của Công ty cổ phần than VàngDanh năm 2009 có thể phân tích qua bảng số liệu sau:

Tình hình xuất, nhập, tồn vật t kỹ thuật của Công ty cổ phân than Vàng Danh

Bảng 3-7

Số liệu cho thấy lợng vật t dự trữ năm 2009 tăng cao so với năm 2008 ở tất cảcác chỉ tiêu Tồn đầu năm 2009 là của tồn cuối năm 2008 chuyển sang, lợng nhậptrong năm 2009 tăng cao mà Công ty lại không sử dụng hết, do đó dẫn tới lợng tồncuối năm 2009 tăng tới 22,303% so với lợng tồn cuối năm 2008 Chênh lệch của lợngtồn cuối kì với đầu kì năm 2009 và lợng tồn cuối kì với đầu kì năm 2008 đã tăng lêntới 130,220% tăng rất cao Chỉ tính một cách đơn giản với lãi vay bình quân năm

2009 là 15% thì lợng tồn kho ở cuối năm 2009 đó đã làm Công ty mất đi 1 lợng tiền

lu động là 21.230.505.000*0,15 = 3.184.575.750đồng, làm chậm đi khả năng quayvòng vốn ngắn hạn, mà với tình trạng vốn vào thời điểm cuối năm 2009 của Công tyquan trọng hơn bao giờ hết đối với tình hình tài chính của Công ty Nh vậy lợng vật t

dự trữ của Công ty là cha sát với thực tế ngày càng thể hiện tính yếu kém Vì thế lợngvật t dự trữ của Công ty năm 2009 tăng 18.865.520.000 đồng Theo kinh nghiệm củacác nhà quản lý vật t thì lợng vật t dự trữ nh trên là cha hợp lí gây ứ đọng vốn củadoanh nghiệp làm hệ số sinh lời cũng nh số vòng quay vốn nhỏ Mà hiệu quả kinh tếcủa hoạt động sản xuất kinh doanh không cao, do đó Công ty cần có biện pháp tổchức lại tránh tình trạng này kéo dài

Tình hình dự trữ vật t kỹ thuật của Công ty theo thời gian

So sánh Tuyệt đối (+/-)

Qua bảng 3-8 dễ dàng nhận thấy tình hình dự trữ của Công ty theo thời gian làkhông đồng đều giữ các quý Điều này là không tốt ở những quý dùng nhiều vật t thìCông ty nhập ít, còn quý dùng vật t ít thì Công ty lại nhập nhiều nh thế sẽ làm tăngchi phí lu kho Tồn cuối kì ngày càng tăng điều này nói lên rằng Công ty lập kế hoạchxuất, nhập vật t không sát với thực tế Cuối năm 2009 lẽ ra lợng tồn phải giảm vìCông ty phải dự đoán đợc thị trờng than sản xuất giảm do đó phải giảm lợng cungứng, thực tế lợng tồn cuối năm 2009 là tơng đối cao

b Phân tích hệ thống kho tàng

Công ty cổ phần than Vàng Danh là một đơn vị trực thuộc tập đoàn côngnghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam Hệ thống kho tàng của Công ty gồm 1 khochính đó là kho Công ty Ngoài ra Công ty còn có các kho nhập lại (kho trung gian)

đó là: Kho cơ khí nhập lại, kho phân xởng xây dựng nhập lại, kho các phân xởng hầm

lò nhập lại,…

Hệ thống kho tàng của Công ty cổ phần than Vàng Danh bao gồm :

- Kho gỗ

- Kho chứa nhiên liệu, dầu mỡ phụ

- Kho chứa phụ tùng phục vụ sửa chữa

- Kho chứa văn phòng phẩm và vật liệu xây dựng

- Kho mìn

Tình hình cấp phát vật t :

* Đối với các phòng ban: Hằng tháng Công ty giao kế hoạch sản xuất cho các

đơn vị trên cơ sở kế hoạch sản lợng Các phòng ban chức năng tham mu cho Giám

đốc duyệt kế hoạch vật t cho các đơn vị dựa trên định mức tiêu hao vật t của tập đoàn.Căn cứ vào kế hoạch sử dụng vật t của các phân xởng phòng kế hoạch - vật t viếtphiếu xuất kho nội bộ Trên phiếu xuất kho phải thể hiện rõ nội dung sử dụng để rễhạch toán Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và kiểm tra đầy đủ thủ tục theo quy

định mới đợc cấp phát hàng cho đơn vị

* Đối với phân xởng: Dựa trên kế hoạch sản xuất đã đợc duyệt, thống kê phânxởng có nhiệm vụ viết giấy xin cấp vật t trong đó ghi rõ số lợng, chủng loại, quy

cách, nội dung dùng vào công việc gì và trên giấy đề nghị cấp vật t phải có chữ kýcủa Thủ trởng đơn vị (ký ghi rõ họ tên) Sau khi Giám đốc duyệt và viết phiếu xuấtkho cho đơn vị, cán bộ tiếp liệu cầm phiếu xuống kho cho thủ kho và chắp mối vớiphòng điều hành sản xuất điều xe vận chuyển và lấy đầy đủ vật t về phân xởng đảmbảo an toàn và nhập kho phân xởng

Việc sử dụng và quản lý vật t của Công ty cổ phần than Vàng Danh còn nhiềuhạn chế:

- Cha tiết kiệm vật t, nguyên nhiên liệu trong sản xuất

- Sử dụng vật t quá mức quy định, mức kế hoạch

- Thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc

Từ trớc đến nay tình trạng sử dụng lãng phí vật t vẫn thờng xuyên xảy ra vìCông ty cha có một quy chế thởng, phạt nghiêm minh, ngời làm tốt cũng nh ngời làmkhông tốt nên dẫn đến tình trạng ỉ lại trong công việc, không có ý thức tiết kiệm khi

sử dụng vật t, vì vậy Công ty cần thiết lập ngay một cơ chế thởng, phạt rõ ràng nhằmnâng cao năng xuất, chất lợng hiệu quả công việc

Dự trữ và quản lý vật t kỹ thuật của Công ty có những thuận lợi và khó khăn sau:Thuận lợi :

- Tính chất phục vụ sản xuất luôn kịp thời, đảm bảo tính liên tục và nhịp nhàngcủa sản xuất

- Đủ đảm bảo đợc vật t, hàng hoá cho kỳ sản xuất sau

- Lợng mua vật t một lần nhiều, chi phí mua hàng và ký kết đơn giản

Khó khăn :

- Dự trữ nhiều gây ra ứ đọng vốn

- Thờng phải sử dụng vật t kém phẩm chất do tồn đọng lâu dài cho nên tiêuhao vật t tăng

- Nếu khi cần sử dụng ngay vật t thì mới đi mua có thể sẽ xảy ra tình trạng vật

t mua không kịp đáp ứng cho quá trình sản xuất gây nên gián đoạn quá trình sản xuất

Mà thị trờng năm 2009 vừa qua lại rất phức tạp

- Thủ tục cấp phát vật t còn rờm rà qua nhiều khâu phòng ban gây lãng phí thờigian và trì trệ trong sản xuất

Tóm lai:

Qua phân tích tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng và quản lý vật t của Công ty

cổ phần than Vàng Danh có thể rút ra nhận xét sau:

u điểm :

- Công ty thuận lợi trong quá trình cung ứng vật t

- Chi phí thu mua giảm

- Đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất

- Hệ thống kho tàng ít, tập trung

Khó khăn :

- Vật t tập trung nên phức tạp trong quá trình vận chuyển và cấp phát

- Trong một số vật t mua về, lớn hơn nhiều so với lợng vật t cần sử dụng chosản xuất, đã dẫn đến việc làm tăng lợng tồn kho cuối kỳ Việc tồn kho cuối kỳ lớn đãgây ra tình trạng ứ đọng vốn lu động, làm ảnh hởng đến tình hình tài chính của Công

ty Lợng tồn kho nhiều làm phát sinh các khoản chi phí bảo quản, thời gian dự trữ lâugây nên tình trạng vật t bị hỏng, kém phẩm chất Nguyên nhân của việc tồn kho cuối

kỳ lớn nh vậy là do việc lập kế hoạch của Công ty cha sát với thực tế do nhập mộtlần, dẫn đến tốn nhiều chi phí cho việc dự trữ

- Mức tiêu hao vật t cho quá trình sản xuất lớn do sử dụng vật t kém phẩm chất

do tồn kho ứ đọng

- Cơ cấu tổ chức quản lý ở các kho và cấp phát cha đợc hợp lý

- Quá trình sử dụng vật t còn lãng phí nhiều

3.3 Hoàn thiện tổ chức cung ứng và dự trữ một số loại vật t chủ yếu của Công ty cổ phần than Vàng Danh năm 2010.

Đứng trớc tình hình khó khăn của Công ty, xuất phát từ những bất cập đã đợcphân tích, chỉ ra ở những phần trên, cũng nh Công ty đang đứng trớc tình hình thị tr-ờng phức tạp nh hiện nay, để thực hiện đợc kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2010,

đặc biệt là việc giảm giá thành sản xuất và phải kinh doanh có lãi của Công ty cổphần than Vàng Danh Do đó tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chứccung ứng và dự trữ một số loại vật t chủ yếu, để đảm bảo đợc lợng vật t sử dụng vàquản lí ở mức hợp lý, tránh ứ đọng vốn đó là việc làm rất cần thiết nâng cao hiệu quảsản xuất kinh doanh của Công ty

3.3.1 Xác định nhu cầu một số vật t kỹ thuật chủ yếu năm 2010 của Công

ty cổ phần than Vàng Danh.

Cơ sở dữ liệu của đề tài

- Dựa vào nhu cầu sử dụng vật t của năm 2009 và nhu cầu sử dụng vật t theo kếhoạch năm 2010 của Công ty cổ phần than Vàng Danh.

- Kế hoạch sản xuất của Công ty

- Nhu cầu vật t cần dùng trong năm kế hoạch đợc xác định theo công thức :

Nvt = i

n

i i i

G M

 ; đồng (3-3)Trong đó :

Qi : Khối lợng công tác loại i trong kì, ĐVT: tấn, m, m3,…

Mi : Định mức tiêu hao vật t loại i : Kg/103t, Kg/103m3,…

Gi : Giá của vật t loại i, đồng, triệu đồng

n : Chỉ số loại vật t

Nhu cầu vật t tính theo phơng pháp của Công ty dựa vào định mức tiêu hao vật

t do tập đoàn than-khoáng sản phê duyệt, kế hoạch sản xuất, kế hoạch XDCB và Sửachữa lớn

- Nhu cầu vật t trong năm:

Nvt = Nsxsc + Nxdcb + Nkh mới (3-4)Trong đó :

Nsxsc : Nhu cầu vật t dùng cho sản xuất và sửa chữa, đồng

Nxdcb : Nhu cầu vật t cho xây dựng cơ bản, đồng

Nkh mới : Nhu cầu vật t dùng vào việc ứng dụng khoa học kỹ thuật mới,

đồng

Nhu cầu sử dụng vật t trong năm theo kế hoạch của Công ty và theo đề xuấtcủa tác giả đợc thể hiện trong bảng (3-9) và (3-10)