Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty cổ phần cấp thoát nước Quảng Nam.

Tuy nhiên, vấn đề về kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng của công ty còn nhiều khó khăn, bất cập và hạn chế chủ yếu là do: Giai đoạn đầu tiên của cổ phần hóa, cán bộ công nhân viên

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

ĐỒNG THỊ NGUYỆT NGA

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC

QUẢNG NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2013

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

ĐỒNG THỊ NGUYỆT NGA

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC

QUẢNG NAM

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng – Năm 2013

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các s ố liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công b ố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Đồng Thị Nguyệt Nga

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục của luận văn 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.2 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.1.3 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiếm soát nội bộ 11

1.1.4 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 17

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 18

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng 18

1.2.2 Tổ chức KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp 21

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 32

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM 33

NAM 33 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam 33 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 34 2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 35 2.2 THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM 38 2.2.1 Môi trường kiểm soát 38 2.2.2 Đặc điểm hệ thống kế toán tại công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam 45 2.2.3 Thực trạng KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công

ty CP cấp thoát nước Quảng Nam 49 2.2.4 Những tồn tại trong công tác KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam 62

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 66 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM 67

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY67 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG

TY 67 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 67

và tiền thu bán hàng tại công ty 71 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty 74 3.2.4 Hoàn thiện các thủ tục NSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng 78

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 86 KẾT LUẬN 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

PHỤ LỤC

BCTC : Báo cáo tài chính

CBCNV : Cán bộ công nhân viên

CP : Cổ phần

XN : Xí nghiệp

KH : Khách hàng

KSNB : Kiểm soát nội bộ

KTNB : Kiểm toán nội bộ

MTKS : Môi trường kiểm soát

Số hiệu

2.1 Dây chuyền công nghệ của nhà máy nước tại các XN 37 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 40 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại các XN cấp thoát nước 42 2.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 46 2.5 Sơ đồ hình thức kế toán tại Công ty 47 2.6 Quy trình KSNB đối với doanh thu tiêu thụ nước tại

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập như hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nhanh chóng thay đổi để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế của đất nước, hoà nhập vào nền kinh tế thế giới Mỗi doanh nghiệp phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, kiểm soát và tư vấn cho nhà quản lý để điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Một trong các bộ phận thực hiện chức năng này là bộ phận kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa những rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng quản lý vững chắc

Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam là một trong hai đơn vị thực hiện nhiệm vụ cung cấp nước sạch phục vụ cho nhu cầu sản xuất, sinh hoạt cho người dân tại tỉnh Quảng Nam có tiền thân là doanh nghiệp nhà nước, vừa thực hiện cổ phần hóa nên còn gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, điều hành

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh

tế đời sống của người dân ngày càng được nâng cao, vấn đề về bảo vệ sức khỏe con người ngày càng được chú trọng Vì vậy, nhu cầu về nước sạch ngày càng tăng, với sự tăng nhanh về nhu cầu nước sạch đã giúp cho nguồn thu của Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam không ngừng lớn mạnh Tuy nhiên, vấn đề về kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng của công ty còn nhiều khó khăn, bất cập và hạn chế chủ yếu là do: Giai đoạn đầu tiên của cổ phần hóa, cán bộ công nhân viên công ty chưa thực sự bắt nhịp với phong cách làm việc mới, trình độ chuyên môn chưa cao, sự trì trệ trong công việc vẫn còn tồn tại ở một số bộ phận Mạng lưới cung cấp nước sạch trải rộng trên toàn tỉnh với 13 đơn vị trực thuộc Mặc khác, các đơn vị trực thuộc này nằm ở

nhiều địa phận cách xa Công ty, có những đơn vị nằm ở vùng sâu, vùng xa của tỉnh Quảng Nam như XN cấp thoát nước Khâm Đức, XN cấp thoát nước Nam Giang…Vì vậy việc kiểm soát doanh thu và tiền thu tại các đơn vị này rất khó khăn

Do đó, để có thể cạnh tranh tốt trong nền kinh tế thị trường như hiện nay đòi hỏi đơn vị phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh Trong đó nổi bật là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và công tác thu tiền nước nhằm đáp ứng được yêu cầu của quản lý tài chính, đặc biệt là trong việc giám sát bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được chính xác và tránh được thất thoát trong việc thu tiền

Ngoài ra, việc kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá công tác sử dụng đồng vốn của doanh nghiệp và đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị

Xuất phát từ các yêu cầu cấp thiết trên, tôi chọn đề tài “Tăng cường

kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại doanh nghiệp

Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam, đánh giá những mặt đã đạt được cũng như nêu lên những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị Qua đó, luận văn đã đề xuất các giải pháp

cụ thể nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại đơn vị trong giai đoạn hiện nay

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong công tác kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu đối với lĩnh vực cung cấp nước sạch tại Công

ty CP cấp thoát nước Quảng Nam và các XN cấp thoát nước trực thuộc trên toàn tỉnh

Phạm vi nghiên cứu: Bao gồm văn phòng tổng Công ty và các XN cấp thoát nước trực thuộc

4 Phương pháp nghiên cứu

Đầu tiên đề tài hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua một số tài liệu được công bố, trên cơ sở lý luận chung đó tác giả tiến hành nghiên cứu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam thông qua quá trình trao đổi phỏng vấn cán bộ công nhân viên Công ty và khách hàng sử dụng nước của Công ty Ngoài ra còn sử dụng các phương pháp cụ thể bao gồm: Phương pháp điều tra phỏng vấn, phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh…các số liệu từ

tư liệu thực tế để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu

5 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam

Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trên thế giới thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” đã được đề cập chính thức trong một công bố của Cục Dự Trữ Liên Bang Hoa Kỳ vào năm 1929 Tuy

nhiên, đến năm 1992 báo cáo của COSO ra đời đã đưa ra định nghĩa về KSNB mang tính đầy đủ và hệ thống nhất Nền tảng lý luận chuẩn cơ bản về KSNB mà báo cáo COSO đã tạo dựng là cơ sở lý luận hoàn thiện Nhờ đó

mà đã có hàng loạt nghiên cứu mở rộng và phát triển trên nhiều lĩnh vực khác nhau

Đối với Việt Nam, hệ thống lý luận về KSNB gắn liền với sự ra đời và phát triển của hoạt động kiểm toán độc lập của Việt Nam trong thời gian qua Cuối những năm 1980, khi nhà nước từng bước chuyển nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đặc biệt là khi

có sự xuất hiện của các nhà đầu tư nước ngoài, hoạt động kiểm toán mới được chú trọng

Nhìn chung, ở Việt Nam lý luận về KSNB còn sơ sài và chưa được coi trọng KSNB chủ yếu vẫn chỉ được xem là công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm toán viên độc lập thực hiện kiểm toán Chức năng KSNB chưa thực sự tách rời hoàn toàn khỏi kiểm toán nội bộ và KSNB chưa được xem là công cụ hữu hiệu giúp ích cho quá trình quản lý hoạt động của doanh nghiệp

Với xu thế mở cửa và hội nhập như hiện nay, các hình thức kinh doanh ở nước ta ngày càng trở nên đa dạng, đặc biệt các nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp Chính vì vậy, một hệ thống KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu cấp thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của ban

lãnh đạo cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Với vai trò quan trọng đó, hiện nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu

về hệ thống KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng đối với doanh nghiệp ở những lĩnh vực khác nhau như: Viễn thông, điện lực, cung cấp nước sạch, sản xuất, xây dựng…và đã có những đóng góp to lớn, được áp dụng cho công tác thực tiễn tại đơn vị

Luận văn thạc sĩ “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng” của Thái Như Quỳnh (2008) [11] Tác giả đã khái quát được những cơ sở lý luận chung nhất

về hệ thống KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại doanh nghiệp Trên cơ sở sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: phân tích, tổng hợp, so sánh tác giả đã đi sâu phân tích làm rõ thực trạng về hệ thống KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại đơn vị với những nội dung chính sau: Chỉ

ra đặc điểm hoạt động SXKD của đơn vị nói riêng của ngành nói chung ảnh hưởng đến việc thiết lập và xây dựng hệ thống KSNB tại đơn vị Phân tích các nhân tố của môi trường kiểm soát, cách thức tổ chức thông tin để phục vụ cho công tác KSNB, nêu lên những mặt đạt được và những hạn chế đang tồn tại trong hệ thống KSNB tại đơn vị Đặc biệt, tác giả đã đề xuất những giải pháp

cụ thể, thiết thực trong từng giai đoạn, từng công việc để tăng cường công tác KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng cho đơn vị

Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV cấp thoát nước Phú Yên” của Lê Thị Khánh Như (2012) [10] Về mặt lý luận, luận văn đã khái quát những cơ sở lý luận chung nhất về KSNB đối với chi phí và doanh thu đối với doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp cung cấp nước sạch nói riêng Trên cơ sở lý luận

và thông qua thực tế công tác KSNB đối với chi phí và doanh thu luận văn đã đưa ra những giải pháp hoàn thiện KSNB chi phí và doanh thu hoàn chỉnh trên cả ba phương diện: Hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và hoàn thiện các thủ tục KSNB đối với chi phí và doanh thu tiền nước tại các XN cấp thoát nước và tại Công ty

Tiếp theo, tác giả Đặng Thị Cẩm Hà cũng đã nghiên cứu về việc “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp nước Đà Nẵng” (Luận văn thạc sĩ, 2012) [5] Về phần cơ sở

lý luận, tác giả đã hệ thống lại những vấn đề cơ bản về KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng đối với doanh nghiệp Thông qua thực hiện các thủ tục kiểm soát kết hợp với các phương pháp phỏng vấn, phân tích, tổng hợp tác giả phản ánh thực trạng công tác KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty TNHH MTV cấp nước Đà Nẵng Trên cơ sở tìm hiểu những đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành dịch vụ cung cấp nước, quy mô của công ty, thực trạng KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty và các chi nhánh cấp nước trực thuộc tác giả đã đề xuất những biện pháp cụ thể nhằm tăng cường công tác KSNB đối với doanh thu và tiền thu tại đơn vị, hạn chế thấp nhất những rủi ro và thất thoát doanh thu, tiền thu đảm bảo hiệu quả của việc kinh doanh

Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng ngành, từng lĩnh vực, quy mô hoạt động của từng đơn vị, triết lý kinh doanh của ban lãnh đạo từng doanh nghiệp khác nhau nên vấn đề thiết lập, xây dựng và vận hành hệ thống KSNB của họ mặt dù vẫn dựa trên nền tảng lý luận chung về

hệ thống KSNB nhưng vẫn có những nét đặc trưng riêng Vì vậy, để có thể xây dựng một hệ thống KSNB thật sự hữu hiệu thì không cách nào khác là mỗi doanh nghiệp phải tự nghiên cứu đặc điểm của đơn vị, đề ra những mục tiêu mong muốn đạt được để xây dựng một hệ thống KSNB riêng phù hợp và hiệu quả nhất

Trong quá trình nghiên cứu luận văn, bên cạnh tìm hiểu, kế thừa những

cơ sở lý luận chung về hệ thống KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp của các tác giả trên Tác giả tham khảo những nội dung về

hệ thống KSNB của báo cáo COSO (1992) [14], Bộ môn kiểm toán, Khoa kế toán – kiểm toán, Trường đại học kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh (2005),

Ki ểm toán, NXB Thống kê, TP Hồ Chí Minh [2], Nguyễn Quang Huynh (2001), Kiểm toán tài chính, NXB Tài chính, Hà Nội [7], nghiên cứu lý thuyết

về hệ thống KSNB trong chương trình giảng dạy của một số trường đại học khác trong nước, một số webside, chuẩn mực kiểm toán…

Để đi sâu phân tích thực trạng về hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần cấp thoát nước Quảng Nam tác giả đã tiến hành thu thập thông tin thông qua phỏng vấn nhân viên tại Công ty, nhân viên ghi thu tại các XN cấp thoát nước

về việc tổ chức hệ thống KSNB tại đơn vị, các thủ tục kiểm soát được áp dụng kết hợp với các phương pháp như: Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh… tác giả vẽ nên một bức tranh toàn diện nhất về hệ thống KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng từ văn phòng công ty đến các đơn vị trực thuộc Trên cơ sở đó luận văn đã đưa ra những hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường công tác KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm tra, kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, các nhà quản lý thường quan tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Từ đó, khái niệm KSNB đã được hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức, nó không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán viên mà còn liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp

Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ

thống gồm những chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu mong muốn:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không có hiệu quả

+ Cung cấp dữ liệu thông tin kế toán kịp thời, chính xác và đáng tin cậy

về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp

+ Đảm bảo tuân thủ đúng mức các quyết định và các chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp

+ Đánh giá hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết trong tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống

KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định

để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập BCTC trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị [4]

Theo báo cáo COSO [14]: KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người

quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

+ Sự tin cậy của báo cáo tài chính

+ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định

- KSNB là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt được các mục

QUÁ TRÌNH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hiệu lực, hiệu quả các hoạt động

Độ tin cậy các thông tin

Tuân thủ pháp luật

và các quy định

đơn vị đó Chính con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành

nó Một hệ thống KSNB tốt không chỉ được thiết kế tốt mà còn được vận hành tốt

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được vì khi vận hành hệ thống KSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người Một nguyên tắc cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát

* Từ các khái niệm trên có thể thấy hệ thống KSNB có những đặc điểm sau:

- Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp có hai phần: Thứ nhất, các cơ chế KSNB bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ, các quy trình, các cơ chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức như: phân công, phân nhiệm, phân cấp, ủy quyền, sắp xếp nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn Thứ hai, các bộ phận kiểm tra, giám sát, chuyên trách nhằm làm cho việc vận hành các cơ chế KSNB trên được thực hiện nghiêm, có hiệu quả

- Hệ thống KSNB sẽ luôn gắn kết với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp

vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB

và kiểm soát lẫn nhau

1.1.2 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB do chính nhà quản lý đơn vị thiết lập, xây dựng để phục

vụ cho mục đích quản lý của mình Khi thiết lập và vận hành một hệ thống KSNB, các nhà quản lý doanh nghiệp luôn hướng đến các mục đích đã vạch sẵn Kết hợp các quan điểm khác nhau, có thể thấy hệ thống KSNB có các chức năng và nhiệm vụ sau:

- Giúp cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả Từ

đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp

giải quyết

- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định, các chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và đồng thời giám sát mức độ hiệu quả của các quyết định và chế độ đó

- Phát hiện kịp thời những rắc rối, sai sót, rủi ro trong kinh doanh để hoạch định và điều chỉnh các biện pháp phù hợp

- Ngăn chặn và phát hiện các sai phạm, gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh phát sinh

- Đảm bảo việc lập BCTC kịp thời, chính xác và đảm bảo độ tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích

1.1.3 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiếm soát nội bộ

Theo báo cáo của COSO (1992) một hệ thống KSNB hoàn chỉnh, hoạt động hiệu quả thì phải bao gồm 5 thành phần đó là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát

a Môi trường kiểm soát

MTKS phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB.[1]

Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ, hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức và ngược lại nó lại ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên của tổ chức đó Các nhân tố có tính chất môi trường gồm:

Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Đây là nhân tố quan trọng của

MTKS, có tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB, chịu sự tác động của văn hóa tổ chức Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát Để đáp ứng được điều này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng các chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên

có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp

Cam kết về năng lực: Năng lực của nhân viên được phản ánh thông

qua kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định Một tổ chức chỉ có thể đạt được mục tiêu của mình nếu nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo kiến thức và kỹ năng cần thiết Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của CBCNV, khi thiếu yếu tố này các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ tới đâu cũng không được thực thi trong thực tế Vì thế, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên

Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý thể hiện qua quan

điểm, nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến MTKS và tác động đến mục tiêu của đơn vị

Cơ cấu tổ chức: Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ

phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ

tổ chức và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị Cơ cấu

tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra MTKS tốt

Chính sách nhân sự: Là bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và

chế độ của đơn vị liên quan đến nhân viên tại doanh nghiệp gồm: Chính sách đào tạo, chính sách tuyển dụng, chính sách tiền lương, chính sách khen thưởng, chính sách kỷ luật, chính sách sa thải, thôi việc

Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán: Hội đồng quản trị và ủy ban

kiểm toán hoạt động hữu hiệu hay không phụ thuộc vào sự độc của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán, kinh nghiệm và vị trí của các thành viên trong hội đồng quản trị, mức độ tham gia, mức độ giám sát và các hành động của hội đồng quản trị đối với hoạt động của công ty

Các nhân tố bên ngoài: Bao gồm các chính sách pháp luật đã ban hành,

chính sách của các chủ nợ đối với doanh nghiệp, trách nhiệm pháp lý hay sự kiểm tra giám sát của cơ quan nhà nước, đường lối phát triển của đất nước,

các cơ quan hữu quan như: Cơ quan thuế, kho bạc, ngân hàng…

b Đánh giá rủi ro

Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên

ngoài Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Đánh giá rủi ro

là quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này [1]

Các b ước của đánh giá rủi ro bao gồm:

Bước 1: Xác định mục tiêu;

Bước 2: Nhận dạng rủi ro;

Bước 3: Phân tích rủi ro;

Mục tiêu: Là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro, rủi ro ở đây được

xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được Các mục tiêu của một tổ chức nhìn chung là đa dạng, phức tạp

nhưng có thể phân thành 3 loại:

- M ục tiêu hoạt động: Liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt

động trong đơn vị

- M ục tiêu báo cáo tài chính: Liên quan đến việc công bố BCTC đáng tin

cậy, bao gồm việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận trong việc soạn thảo BCTC

- M ục tiêu tuân thủ: Liên quan đến sự tôn trọng những luật lệ và quy

định trong môi trường kinh doanh và pháp lý mà đơn vị đang hoạt động

Nhận dạng rủi ro: Nhận dạng rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại và

thường nằm trong quá trình lập kế hoạch của một đơn vị Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh ta có thể phân loại rủi ro như sau:

+ Rủi ro từ môi trường bên ngoài hay còn gọi là rủi ro kinh doanh

+ Rủi ro từ môi trường bên trong: Bao gồm rủi ro hoạt động và rủi ro tuân thủ

Phân tích rủi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định

lượng Sau khi đơn vị nhận dạng được rủi ro ở mức độ hoạt động, cần tiến hành phân tích rủi ro Có nhiều phương pháp phân tích rủi ro, tuy nhiên quá trình phân tích nhìn chung thường bao gồm các bước sau:

+ Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro

+ Đánh giá khả năng (hay xác suất) rủi ro có thể xảy ra

+ Xem xét phương pháp quản trị rủi ro

c Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị [1]

Hoạt động kiểm soát bao gồm hai yếu tố: Chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát Còn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát

* Một số thủ tục kiểm soát phổ biến:

+ Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị + Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

+ Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

+ Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

+ Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán

+ Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

+ So sánh, đối chiếu, kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán + Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản và các tài liệu kế toán

+ Phân tích so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

* Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:

Nguyên t ắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, người quản lý

đơn vị không thể giải quyết mọi công việc trong đơn vị mà phải ủy quyền cho cấp dưới thay mặt người quản lý đơn vị quyết định một số công việc trong phạm vi nhất định Tuy nhiên, người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm

về công việc đó và phải duy trì một sự kiểm tra nhất định

Nguyên t ắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và

công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong

bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, ít xảy ra sai sót và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, các nhân viên với nhau

Nguyên t ắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự tách biệt thích

hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai

phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi

sổ tài sản và bảo quản tài sản

d Hệ thống thông tin và truyền thông

Theo từ điển tiếng Việt “Thông tin là truyền tin cho nhau để biết” Thông tin có thể được tiếp nhận qua việc thu thập và xử lý dữ liệu, trao đổi, phân tích, truyền thụ và cảm nhận…giúp tăng thêm sự nhận thức và hiểu biết của con người về một sự việc, hiện tượng nào đó

Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ giúp cho nhà quản

lý điều hành hay quản lý doanh nghiệp Một hệ thống thông tin tốt cần có các đặc điểm sau:

+ Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh

+ Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược

+ Tích hợp với hoạt động kinh doanh

+ Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ

+ Chất lượng thông tin

Truyền thông là thuộc tính của thông tin, là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong và ngoài doanh nghiệp Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: Truyền thông bên trong và bên ngoài

Để đảm bảo truyền thông bên trong được thông suốt thì các kênh thông tin từ trên xuống dưới hay từ dưới lên trên phải được thiết lập để những người

có trách nhiệm quan trọng về tài chính và kinh doanh cần nhận được các thông báo ngắn gọn từ người quản lý cao cấp để thực hiện công việc và ngược lại người quản lý cao cấp nhất phải phản hồi ý kiến đối với những góp ý, đề xuất của thuộc cấp

Song song với truyền thông bên trong thì truyền thông bên ngoài cũng cần được quan tâm, các thông tin từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng cũng cần được thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp doanh nghiệp có cách thức ứng xử kịp thời

Giám sát định kỳ thường được thực hiện định kỳ hay trong các tình huống đặc biệt như: có sự thay đổi người quản lý hay thay đổi chiến lược kinh doanh, khi có sự sáp nhập hay sắp xếp lại nhân sự, thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanh hay trong phương pháp xử lý thông tin tài chính Mức độ thường xuyên của giám sát định kỳ phụ thuộc vào đánh giá rủi ro, phạm vi và mức độ của giám sát thường xuyên [1]

1.1.4 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB của doanh nghiệp cho dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra bởi vì

hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người Hệ thống KSNB không thể bảo đảm hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý là do hạn chế tiềm tàng của hệ thống như:

+ Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống KSNB không vượt quá những lợi ích mà nó mang lại

+ Sai sót bởi con người do thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc

+ Khả năng hệ thống KSNB không phát hiện được sự thông đồng của các thành viên trong ban quản lý với người khác trong hay ngoài công ty

+ Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng đặc quyền của mình

+ Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho thủ tục kiểm soát bị hạn chế hoặc bị vi phạm [4]

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng

a Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền:

Sản xuất sản phẩm được người tiêu dùng chấp nhận là mục tiêu phấn đấu của doanh nghiệp vì sản phẩm được tiêu thụ thì mới tạo ra doanh thu Đó là điều kiện cần để tái sản xuất và mở rộng quy mô doanh nghiệp Do đó, để sản phẩm tiêu thụ được cần trãi qua quá trình sau:

- Tìm kiếm thị trường và khách hàng: Đây là hoạt động cơ bản của quá trình tiêu thụ Doanh nghiệp cần biết thị trường nào sẽ chấp nhận sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và loại đối tượng nào sẽ tiêu thụ sản phẩm đó Qua

đó doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, tiền của để giữ vững thị thường truyền thống và tìm kiếm thị trường tiềm năng để có kế hoạch SXKD hợp lý

- Quảng cáo và khuyến mãi: Đây là công cụ hỗ trợ cho việc tiêu thụ sản phẩm Thông qua quảng cáo và các chính sách khuyến mãi sẽ thu hút khách hàng biết đến sản phẩm của doanh nghiệp

- Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng: Thông qua hoạt động quảng cáo doanh nghiệp sẽ nhận được các đơn đặt hàng từ khách hàng có nhu cầu sử

dụng sản phẩm của doanh nghiệp

- Ký kết hợp đồng với khách hàng: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, doanh nghiệp tiến hành xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu về chất lượng, chủng loại, giá cả, số lượng Sau khi các điều kiện mua bán được thỏa thuận, doanh nghiệp sẽ ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng

- Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã

ký, doanh nghiệp tiến hành giao hàng cho khách hàng theo điều kiện đã ký kết trong hợp đồng

- Nhận tiền thanh toán của khách hàng: Doanh nghiệp cần khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng nhanh bằng các chính sách chiết khấu, giảm giá phù hợp nhằm tránh các rủi ro trong thu hồi công nợ

Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền:

Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước và hiệu quả của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Đồng thời phản ánh khả năng

bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất của doanh nghiệp

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển đổi hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng Đây là một chu trình quan trọng, hiệu quả hoạt động của đơn vị chịu ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của đơn vị

Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền thường phức tạp nó liên quan đến nhiều chỉ tiêu: số lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm trừ…nên nó cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban trong đơn vị Do đó, quá trình bán hàng và thu tiền cần có sự kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ ở tất cả các giai đoạn để việc bán hàng và thu tiền đạt hiệu quả cao

b Các chức năng chính của chu trình bán hàng thu tiền

Ở những doanh nghiệp sản xuất lớn chủ yếu là bán buôn thì chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền là: Xử lý đơn đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập hóa đơn; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và tiền thu bán hàng; xóa sổ các khoản không thu được; lập dự phòng nợ khó đòi Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nói chung và kinh doanh nước nói riêng chủ yếu là bán hàng nhận tiền ngay nên hầu như không xảy ra việc bán chịu

- Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đây là điểm bắt đầu của chu trình, yêu cầu về hàng hóa của người mua được biểu hiện thông qua các đơn đặt hàng Thông qua đó, bộ phận bán hàng sau khi xem xét khả năng cung ứng của doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định bán hàng Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nước sạch, để đảm bảo tất cả người dân đều được sử dụng nước sạch theo chương trình mục tiêu quốc gia, hầu hết các đơn đặt hàng (đơn yêu cầu sử dụng nước sạch) đều được chấp thuận

- Xét duyệt bán chịu: Sau khi doanh nghiệp quyết định bán thì cần xem xét và quyết định bán một phần hay toàn bộ lô hàng Quyết định bán chịu sẽ được thể hiện rõ ở điều kiện mua bán trong hợp đồng kinh tế Đối với dịch vụ cung cấp nước thì hầu như không xảy ra việc xét duyệt bán chịu

- Chuyển giao hàng hóa: Căn cứ vào phiếu giao hàng đã được duyệt, hàng hóa sẽ được chuyển giao cho khách hàng thông qua các nhà vận chuyển như đường bộ, đường thủy, đường hàng không…Các công ty vận chuyển phải phát hành hóa đơn vận chuyển ghi rõ khách hàng và địa chỉ giao hàng Lúc này, vận đơn và hóa đơn bán hàng sẽ được lập và chuyển cho khách hàng Đối với ngành dịch vụ cung cấp nước sạch hàng hóa được chuyển giao khi lắp đặt xong hệ thống dẫn nước và đồng hồ

- Lập hóa đơn bán hàng: Các hóa đơn được lập khi chuyển giao hàng hóa

cho khách hàng Hóa đơn được lập gồm có 3 liên và là chứng từ chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán, đồng thời là căn cứ ghi sổ nghiệp vụ bán hàng và các khoản phải thu Số liệu trên hóa đơn phải trùng với

số lượng, giá bán hàng hóa đã được duyệt trong đơn đặt hàng Đối với ngành dịch vụ cung cấp nước sạch hóa đơn được lập vào cuối kỳ khi hoàn thành việc ghi chữ số nước tiêu thụ hằng tháng

- Xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và các khoản thu tiền: Sau khi chuyển giao hàng hóa và lập hóa đơn cho khách hàng, kế toán ghi sổ nghiệp

vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu Lúc này kế toán công nợ thực hiện tiếp chức năng thu tiền và theo dõi các khoản phải thu của khách hàng

- Xóa sổ các khoản phải thu không thu được: Khi khách hàng không chịu thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán thì bộ phận có trách nhiệm sẽ lập hồ

sơ xem xét để xin ban lãnh đạo cho phép xóa sổ các khoản nợ trên

- Lập dự phòng nợ khó đòi: Dự phòng nợ khó đòi là khoản ước tính đối với khoản phải thu khách hàng có khả năng không thu hồi được Để được đưa vào dự phòng nợ khó đòi thì đơn vị phải có bằng chứng đáng tin cậy và có cơ

sở pháp lý về khoản nợ phải thu khó đòi như khách hàng bị chết, phá sản,…không thu hồi được [2]

1.2.2 Tổ chức KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp

a Mục tiêu KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng

Việc đặt ra các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền là nhằm hạn chế tối đa những sai phạm xảy ra trong quá trình này, giúp doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu chung Đó là:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Tuân thủ pháp luật và các quy định

Trong công tác KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng thì yêu cầu quan trọng của nhà quản lý là phải đạt được mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình thông qua các thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu đó

Đối với doanh thu bán hàng:

- Doanh thu bán hàng đã ghi sổ là phải có căn cứ hợp lý, dựa vào các chứng từ như: Chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán được đánh số và được theo dõi chặt chẽ

- Các nghiệp vụ tiêu thụ phải được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn Sự phê chuẩn được thể hiện thông qua: Phê chuẩn phương thức trước khi giao hàng, gửi hàng, giá bán, phương thức thanh toán, chi phí vận chuyển và

tỷ lệ chiết khấu

- Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ) Các chứng

từ vận chuyển, hóa đơn, phiếu xuất kho đều được đánh số theo thứ tự và ghi chép đầy đủ nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ bị bỏ sót không ghi vào sổ sách

- Doanh thu đã được tính toán đúng và ghi sổ chính xác (sự đánh giá) Thông qua kiểm soát độc lập quy trình lập hóa đơn, quy trình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá của từng loại hàng hóa tại thời điểm bán Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi sổ và phê duyệt nhằm tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ các nghiệp vụ

- Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn (sự phân loại) Quá trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của doanh nghiệp, thể hiện trên sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng Cơ cấu KSNB đối chiếu ngay trên chứng từ được thể hiện trên sổ nhật ký, đảm bảo cho BCTC được trình bày đúng đắn

- Doanh thu được ghi sổ đúng lúc (tính kịp thời) Cần phải có quy định

về việc tính tiền và vào sổ doanh thu hằng ngày, đặc biệt là trước và sau kỳ

khóa sổ kế toán Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán theo thời gian

Đối với tiền thu bán hàng:

- Phải đảm bảo cho các khoản tiền đã ghi sổ là thực tế nhận được (tính có thật) Căn cứ vào nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản phải thu, thường xuyên đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân hàng Đồng thời xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu được như phiếu thu, giấy báo Có

- Chắc chắn tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền (tính đầy đủ) KSNB kiểm tra việc phân định trách nhiệm với người giữ tiền và người ghi sổ, trực tiếp xác nhận séc thu tiền Sử dụng giấy báo nhận tiền hay bảng kê tiền mặt được đánh số trước

- Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn) Thông qua nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, cách thức duyệt các khoản chiết khấu Bộ phận kiểm soát đối chiếu chứng từ gốc với phiếu thu

- Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá bán hàng (sự đánh giá) Theo dõi chi tiết các khoản phải thu và đối chiếu với chứng từ bán hàng thu tiền, đối chiếu với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng

- Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng (sự phân loại) Rà soát, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý các điều khoản đặc biệt Quy định cụ thể các quan hệ đối ứng về thu tiền

- Các khoản thu tiền ghi đúng thời hạn (tính kịp thời) Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và vào sổ Kiểm soát nội bộ độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ

b Các sai phạm chủ yếu xảy ra đối với doanh thu và tiền thu bán hàng

Do đặc điểm của chu trình là trãi qua nhiều khâu, liên quan nhiều đến nhiều tài sản của đơn vị: hàng hóa, nợ phải thu khách hàng, tiền…mà những

đối tượng này thường dễ bị tham ô, chiếm dụng Vì vậy, trong quá trình này

có thể xảy ra sai phạm nhiều với những mức độ khác nhau

Giai đoạn Các sai phạm có thể xảy ra

Xử lý đơn

đặt hàng

Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt Doanh nghiệp đồng ý bán nhưng không có khả năng cung ứng Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá, một

số điều khoản bán hàng hay nhầm lẫn các khách hàng với nhau

Giao hàng

Chuyển giao hàng hóa trước khi có yêu cầu hoặc đồng ý chuyển giao, chuyển hàng không đúng địa điểm và không đúng khách hàng

Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng…

Hàng có thể bị thất thoát trong quá trình bị giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm

Lập hóa

đơn

Bán hàng không lập hóa đơn hoặc sai sót nhầm lẫn khi lập hóa đơn Lập hóa đơn nhưng ghi sai về giá trị, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

Ghi chép

doanh thu

Ghi nhận sai đối tượng khách hàng, thời gian thanh toán Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng Ghi sai số tiền, lên doanh thu trùng hóa hơn hay sót hóa đơn Theo dõi

c Tổ chức thông tin phục vụ KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng

Muốn kiểm soát được thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực khách quan thì phải tổ chức tốt hệ thống các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền Các chứng từ và sổ kế toán phải thực hiện theo đúng nội dung phương pháp lập, ký chứng từ theo đúng quy định của luật kế toán và các văn bản quy phạm hiện hành

Tổ chức thông tin phục vụ KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng bao gồm:

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán là minh chứng bằng giấy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ kế toán có nhiều loại khác nhau, mỗi loại phản ánh các chỉ tiêu khác nhau Do đó cần tổ chức hệ thống chứng từ để đảm bảo cơ sở pháp lý và lựa chọn các chứng từ phù hợp với các đặc thù riêng của đơn vị Nội dung các chứng từ phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh Vì vậy trên chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay thêm bớt, đồng thời trên chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan Các chứng từ được sử dụng trong chu trình này bao gồm:

+ Đơn đặt hàng;

+ Hợp đồng kinh tế;

+ Lệnh xuất hàng;

+ Hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Hóa đơn vận chuyển;

+ Phiếu thu, giấy báo Có,…

Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán:

Chứng từ kế toán sau khi được lập, sẽ được phân loại và tổng hợp theo từng nội dung kinh tế, từ đó làm cơ sở cho việc ghi chép vào sổ sách kế toán

Tùy thuộc vào nhu cầu theo dõi của mình mà kế toán mở các tài khoản và các

sổ sách cho phù hợp với từng đối tượng theo dõi Tùy từng hình thức kế toán

sử dụng tại đơn vị mà mở các loại sổ kế toán tổng hợp cho tương thích

Các sổ sách được sử dụng trong chu trình bao gồm:

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết theo dõi doanh thu, sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết công nợ phải thu, sổ chi tiết doanh thu, giá vốn, công nợ

- Sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại đơn

vị mà có những sổ tổng hợp phù hợp

Tổ chức báo cáo kế toán:

Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định Các báo cáo kế toán phải được lập theo mẫu quy định, phải đảm bảo phán ánh trung thực, chính xác, khách quan tình hình thực tế của doanh nghiệp

Các báo cáo sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền bao gồm:

+ Báo cáo tổng hợp doanh thu

+ Báo cáo công nợ phải thu

+ Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn…

d Các thủ tục KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng

Hệ thống KSNB được thiết kế nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các rủi ro, sai sót và gian lận có thể xảy ra Một hệ thống KSNB hữu hiệu đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm công việc một cách hợp lý Do

đó, mỗi đơn vị thường có một cơ cấu tổ chức KSNB riêng về chu trình bán hàng và thu tiền

Kiểm tra tiếp nhận, xử lý đơn hàng và xét duyệt bán chịu: Đây là

khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng thu tiền, những sai phạm ở khâu này sẽ

ảnh hưởng đến các bước còn lại Vì vậy, đơn vị cần có những thủ tục kiểm

soát chặt chẽ ngay từ khâu này

M ục tiêu của doanh nghiệp: Tất cả các đơn đặt hàng đều được xử lý kịp

thời, không bỏ sót Các thông tin trên đơn hàng phải được kiểm tra kỹ, xác minh, xét duyệt trước khi giao hàng

Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng thu nợ

Để đạt được mục tiêu, doanh nghiệp thiết lập các thủ tục kiểm soát cụ thể sau:

Xác minh ng ười mua: Ngoại trừ những khách hàng quen thuộc, mua

hàng nhiều lần của đơn vị các khách hàng còn lại khi nhận đơn đặt hàng đơn

vị yêu cầu đầy đủ thông tin như: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, mặt hàng cần mua, thời hạn và địa điểm giao hàng dự kiến và ký tên vào đơn đặt hàng Sau khi thông tin được ghi nhận đầy đủ đơn vị cần có một bộ phận kiểm tra độc lập liên hệ với khách hàng để xác nhận lại tính chính xác của thông tin trước khi chấp nhận đơn đặt hàng và ký hợp đồng Điều này sẽ tránh được trường hợp khách hàng giả mạo, giao hàng không đúng nơi quy định

Ki ểm tra đơn giá bán hàng: Đối chiếu giữa đơn giá trên đơn đặt hàng của

khách hàng với giá bán chính thức của đơn vị, nếu có khác biệt nhân viên bán hàng cần liên hệ ngay với khách hàng yêu cầu gửi lại đơn đặt hàng mới Đơn giá có sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và giá bán của đơn vị có thể do sai sót khách quan của nhân viên như: Sự biến động của giá cả thị trường và chính sách bán hàng của đơn vị, chỉ tính giá của hàng mà chưa tính đến chi phí vận chuyển nhưng cũng có trường hợp là do nhân viên có ý móc nối với khách hàng tính đơn giá thấp để hưởng lợi Những sai sót trong việc xác định giá có ảnh hưởng đến việc xác định doanh thu và số tiền phải thu từ khách hàng

Xác nh ận khả năng cung ứng: Nhân viên bán hàng xác nhận khả năng

cung ứng của đơn vị bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có được thông tin về hàng tồn kho Việc xác nhận khả năng cung ứng sẽ giúp đơn vị xác định lượng hàng có của mình để trách được trường hợp đồng ý bán cho khách hàng nhưng đơn vị lại không có khả năng cung ứng, điều này sẽ dẫn đến rủi ro cho doanh nghiệp là sẽ bị vi phạm điều khoản của hợp đồng và làm mất uy tín của đơn vị

L ập lệnh bán hàng: Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên

bán hàng phải ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng Cần có nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp thông tin giữa đơn đặt hàng và lệnh bán hàng Trong điều kiện tin học hóa cần thiết kế phần mềm

để các thông tin trên đơn đặt hàng được tự động chuyển vào lệnh bán hàng để hạn chế sai sót do việc lập lệnh bán hàng thủ công Tất cả các lệnh bán hàng phải gửi cho bộ phận xét duyệt bán chịu

Xét duy ệt bán chịu: Dựa vào chính sách bán chịu của đơn vị, bộ phận xét

duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán chịu trên lệnh bán hàng Việc xác định đối tượng bán chịu, hạn mức bán chịu không hợp lý sẽ ảnh hưởng lớn đến việc thu nợ, luồng tiền của doanh nghiệp Vì vậy, để hạn chế rủi ro xảy ra trong khâu này, đơn vị phải có bộ phận xét duyệt bán chịu độc lập với bộ phận bán hàng, đơn vị phải xây dựng một chính sách bán chịu thích hợp và có một hệ thống kiểm tra về tín dụng khách hàng Khi phê chuẩn bộ phận xét duyệt bán chịu cần ký đóng dấu lên lệnh bán hàng

Đối với doanh nghiệp phân phối và kinh doanh nước, việc xét duyệt bán chịu hầu như không xảy ra, bởi đặc điểm của ngành dịch vụ cung cấp nước sạch là đến đâu tiêu thụ đến đó Nếu đến kỳ nộp tiền mà khách hàng không thanh toán thì khi quá thời hạn quy định thông báo nhắc nhở thì đơn vị có quyền tạm ngừng cung cấp nước theo điều khoản đã ghi trong hợp đồng

Kiểm soát quá trình giao hàng, lập hóa đơn, và ghi nhận doanh thu:

- Đối với chuyển giao hàng hóa:

M ục tiêu của doanh nghiệp: Giao hàng đúng số lượng, chất lượng, thời

gian, địa điểm được đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai bên

Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền Bảo vệ hàng hóa tránh hư hỏng, mất phẩm chất trong quá trình giao hàng

Th ủ tục kiểm soát: Kiểm tra đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng và

lệnh bán hàng về: Số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm nhận hàng, xác định phương thức nhận hàng, địa điểm nhận hàng

Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê duyệt bộ phận giao hàng lập phiếu xuất kho để xuất hàng đi, phiếu xuất kho phải đánh số thứ tự, khi nhận hàng

từ kho nhân viên giao hàng so sánh, kiểm tra kỹ mặt hàng thực với mặt hàng xuất ghi trên phiếu xuất kho Nếu có chênh lệch, cần thông báo cho bộ phận

xử lý đơn đặt hàng để kịp thời xử lý Chứng từ vận chuyển sẽ ghi rõ số lượng, quy cách chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông tin cần thiết khác về khách hàng để bộ phận giao hàng có thể giao hàng đúng, tránh tình trạng sai

về số lượng, chất lượng hoặc quy cách khiến cho khách hàng không chấp nhận hoặc phát sinh chi phí phụ thêm

Ở các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cung cấp nước sạch việc chuyển giao hàng hóa được bắt đầu khi doanh nghiệp lắp đặt công tơ nước cho khách hàng và hàng hóa được bán tức doanh nghiệp phải đưa nước đến tận nơi tiêu thụ thông qua mạng lưới cấp nước

- Đối với việc lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu:

M ục tiêu của doanh nghiệp: Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phải được lập hóa đơn, ghi sổ đầy đủ, chính xác Doanh thu phải được ghi nhận hợp lý, đầy

đủ, đúng lúc

Th ủ tục kiểm soát: Bộ phận lập hóa đơn, khi nhận được các chứng từ bộ

phận khác gửi đến, như đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển có trách nhiệm lập đầy đủ, chính xác Mục đích lập hóa đơn để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là cơ

sở để yêu cầu khách hàng thanh toán Hóa đơn sau khi lập cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thông tin ghi trên hóa đơn để tránh sai sót

Tất cả hóa đơn đều được đánh số thứ tự, được theo dõi và ghi chép đúng đắn Doanh thu phải được tính và ghi sổ ngay khi hàng đã được chuyển giao,

để tránh sự vô ý bỏ sót, không ghi chép nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách Để đảm bảo doanh thu được ghi sổ đúng kỳ cần so sánh ngày trên hóa đơn với ngày trên sổ nhật ký bán hàng và các sổ khác liên quan

Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng

M ục đích kiểm soát: Nhằm thu đúng đối tượng, thu đủ số tiền nợ và thu

kịp thời nợ phải thu khách hàng để bảo vệ tài sản của đơn vị

Th ủ tục kiểm soát

Đối với bán hàng thu tiền mặt: Cách ly trách nhiệm giữa nhân viên thu

tiền với nhân viên ghi sổ

Không để lượng tiền mặt tồn quỹ cao

Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn, điều này nhằm xác định việc bán hàng, số tiền phải thu, tránh được rủi ro thực tế có bán hàng nhưng không thu tiền hoặc thu tiền trễ hạn

Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền

mà thủ quỹ ghi chép lại hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền, máy phát hành hóa đơn

Đối với phương thức bán chịu: Xây dựng chính sách bán chịu hợp lý, các

đối tượng khách hàng bán chịu phải được xét duyệt của cấp có thẩm quyền

Sử dụng sổ kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ

nợ phải thu của từng khách hàng, cung cấp dữ liệu về nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích hợp

Đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng hằng tháng, hằng quý hoặc theo định kỳ

Xử lý nghiêm những trường hợp nhân viên thu hồi nợ của khách hàng

mà cố tình chiếm dụng không nộp về công ty

Kiểm soát đối với việc thẩm định và xóa sổ các khoản nợ phải thu

không thu h ồi được:

Trong quá trình kinh doanh có thể xảy ra trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán Bộ phận bán hàng có trách nhiệm thẩm định và trình lãnh đạo phê duyệt các khoản phải thu mất khả năng thanh toán bằng văn bản và các chứng từ liên quan theo quy định Sau khi thẩm định không còn khả năng thu hồi được thì các cấp quản lý sẽ đồng ý việc xóa sổ các khoản nợ phải thu này Việc xóa sổ các khoản nợ phải thu không thu hồi được phải tuân thủ đúng trình tự quy định của pháp luật và thông tư của Bộ tài chính

Đối với các đơn vị kinh doanh cung cấp dịch vụ như ngành nước thì chính sách bán chịu hầu như không xảy ra nhưng việc ghi nhận doanh thu và thu tiền sau khi khách hàng đã sử dụng nước nên có thể xảy ra trường hợp khách hàng dùng xong nhưng không chịu thanh toán hoặc thay đổi địa chỉ khác mà nhân viên thu tiền không thể tìm được Đối với những trường hợp này doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục cần thiết và yêu cầu pháp luật can thiệp

Tuy nhiên trên thực tế cũng xảy ra nhiều trường hợp nhân viên thu tiền