Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê

Công tác văn phòng có vai trò hết sức quan trọng, đóng vai trò là then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong thời đại thông tin như hiện nay. Tuy nhiên, còn nhiều cơ quan, tổ chức chưa hiểu sâu và khai thác hết các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, dẫn đến việc chưa đạt được hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.Công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng giữ vai trò định hướng cho hoạt động của văn phòng, đồng thời rất cần thiết để nhà quản trị văn phòng hình thành một bộ máy làm việc được vận hành thông suốt, hiệu quả. Em đã liên hệ một buổi khảo sát thực tế công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng để tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng, từ đó có nhận định sơ bộ về hiệu quả của hoạt động văn phòng chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ.

HOẠCH ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN

NHÂN DÂN QUẬN THANH KHÊ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng Giảng viên giảng dạy: ThS Lâm Thu Hằng

Mã phách: ………

QUẢNG NAM - 2017

Mã phách

Họ và tên sinh viên: LÊ BẢO TRÂN Ngày sinh: 08/7/1996

Mã sinh viên: 1405QTVD-MT046

Tên Tiểu luận: Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê

Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng

Giảng viên phụ trách: ThS Lâm Thu Hằng

Sinh viên

Lê Bảo Trân

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài tiểu luận này, em nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình, vìthế em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô giáo, bạn bè và đặc biệt là côLâm Thu Hằng đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ em hoàn thành đềtài này

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng em, mọi số liệu và nộidung đều trung thực, khách quan, không sao chép của người khác Em xin chịutrách nhiệm về bài tiểu luận của mình

Người cam đoan

Lê Bảo Trân

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 4

LỜI CAM ĐOAN 5

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 6

MỞ ĐẦU 10

1 Lý do chọn đề tài 10

2 Lịch sử nghiên cứu 10

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 10

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 11

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 11

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 11

7 Cấu trúc của đề tài 12

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 13

1.1 Tìm hiểu về văn phòng 13

1.1.1 Khái niệm “Văn phòng” 13

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng 14

1.1.2.1 Vị trí của văn phòng 14

1.1.2.2 Vai trò của văn phòng 15

1.2 Tìm hiểu về hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 15

1.2.1 Khái niệm 15

1.2.2 Căn cứ hoạch định 16

1.3 Khái quát chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê, thanh phố Đà Nẵng 16

1.3.1 Chức năng 16

1.3.2 Nhiệm vụ 16

1.3.3 Cơ cấu tổ chức 17

1.4 Khái quát về Văn phòng UBND quận Thanh Khê 18

1.4.1 Vị trí, chức năng 18

1.4.2 Chức năng 18

1.4.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 18

1.4.4 Cơ cấu tổ chức 19

1.4.5 Nhận xét 19

CHƯƠNG 2 HOẠCH ĐỊNH VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN THANH KHÊ 21

2.1 Hoạch định về chức năng 21

2.1.1 Chức năng tổng hợp – tham mưu 21

2.1.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 22

2.1.3 Chức năng hậu cần 22

2.2 Hoạch định về nhiệm vụ và quyền hạn 23

2.2.1 Nhiệm vụ và quyền hạn tổng quát 23

2.2.1.1 Nhóm nhiệm vụ hành chính 23

2.2.1.2 Các nhiệm vụ tổng hợp – tham mưu 24

2.2.1.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo .25

2.2.1.4 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 26

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể 27

2.2.2.1 Chánh Văn phòng 27

2.2.2.2 Phó Chánh Văn phòng 27

2.2.2.3 Các chuyên viên 28

2.2.3 Hoạch định về chế độ làm việc của Văn phòng 31

2.2.3.1 Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng 31

2.2.3.2 Các bộ phận trực thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về mọi hoạt động của bộ phận mình theo chức năng nhiệm vụ tại Quy định này và các nhiệm vụ cụ thể do Lãnh đạo Văn phòng giao 32

2.2.3.3 Chuyên viên làm việc theo sự chỉ đạo, giao việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Thường trực HĐND quận theo sự quản lý chuyên môn của Lãnh đạo Văn phòng quận trong công tác tổ chức xử lý thông tin, tổng hợp tình hình kinh tế - phường hội 32

2.2.3.4 Chế độ ban hành văn bản của UBND quận 32

2.2.3.5 Chế độ sinh hoạt Văn phòng 32

2.2.4 Hoạch định về quan hệ công tác 33

2.2.4.1 Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Quận ủy 33

2.2.4.2 Quan hệ giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận và UBND các phường 33

2.2.4.3 Quan hệ giữa Văn phòng UBND với Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND thành phố 33

2.3 Hoạch định về cơ cấu tổ chức 34

2.3.1 Văn phòng có Chánh Văn phòng, không quá 03 Phó Chánh Văn phòng và các công chức khác 34

2.3.2 Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ nêu trên, đặc điểm tình hình cụ thể đơn vị, trình độ, năng lực công chức, Văn phòng tổ chức thành các bộ phận gồm 34

2.3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 35

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36

3.1 Đánh giá chung 36

3.1.1 Ưu điểm 36

3.1.2 Hạn chế 37

3.1.3 Nguyên nhân 37

3.2 Các giải pháp 38

3.2.1 Đối với công tác tham mưu – tổng hợp 38

3.2.2 Đối với các công tác quản trị - hành chính 39

3.2.3 Đối với công tác thực hiện chức năng hậu cần 40

3.2.4 Giải pháp về nhân sự 40

KẾT LUẬN 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn phòng có vai trò hết sức quan trọng, đóng vai trò là thenchốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan, tổchức, đặc biệt là trong thời đại thông tin như hiện nay Tuy nhiên, còn nhiều cơquan, tổ chức chưa hiểu sâu và khai thác hết các chức năng, nhiệm vụ của vănphòng, dẫn đến việc chưa đạt được hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan, tổchức

Công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa văn phòng giữ vai trò định hướng cho hoạt động của văn phòng, đồng thờirất cần thiết để nhà quản trị văn phòng hình thành một bộ máy làm việc đượcvận hành thông suốt, hiệu quả Em đã liên hệ một buổi khảo sát thực tế công tácvăn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng

để tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của vănphòng, từ đó có nhận định sơ bộ về hiệu quả của hoạt động văn phòng chưa phùhợp với chức năng, nhiệm vụ Vì vậy, em xin được trình bày bàu tiểu luận với

đề tài “Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vănphòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê”

2 Lịch sử nghiên cứu

Đã có rất nhiều đề tài của sinh viên nghiên cứu về công tác văn phòng tạiUBND quận Thanh Khê Tuy nhiên chưa có đề tài nào đề cập đến công táchoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng.Trong đề tài này, em sẽ đi sâu tìm hiểu và hoạch định lại chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận Thanh Khê, thành phố

Đà Nẵng

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Văn phòng

Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà

Nẵng

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Nắm được chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vănphòng UBND cấp quận, cụ thể là UBND quận Thanh Khê

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của văn phòng UBNDquận nhằm nghiên cứu công tác văn phòng, hoạch định chức năng, nhiệm vụquyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng; tăng cường hoàn thiện công tácvăn phòng trong UNBD quận, nâng cao hiệu quả quản lý; làm tư liệu tham khảo,phục vụ cho nghiên cứu các học phần chuyên ngành sau này

Đánh giá trung thực, khách quan những ưu nhược điểm về thực trạng tổchức quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác văn phòng, từ đó đưa ra một số đềxuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng củaVăn phòng UBND quận

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Cơ sở phương pháp luận: Căn cứ vào các văn bản quy định chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND cấp quận; các tàiliệu liên quan và tình hình thực tiễn của cơ quan

Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp mô tả

- Phương pháp phân tích – tổng hợp

- Phương pháp điều tra – khảo sát

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài được thể hiện mang tính thiết thực, gắn liền với thực tế Bài viết bố cục rõràng, dễ hiểu, phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu của cán bộ, công chức

làm công tác văn phòng tại các UBND cấp quận (huyện) và sinh viên chuyênngành quản trị văn phòng các khóa.

7 Cấu trúc của đề tài

Nội dung đề tài gồm 03 chương:

Chương 1: Khái quát chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân quậnThanh Khê

Chương 2: Hoạch định về chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân quậnThanh Khê

Chương 3: Đánh giá chung và đề xuất kiến nghị

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Tìm hiểu về văn phòng

Văn phòng là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức Trong một thời giandài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việcgiấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ vànhững người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngàynay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thìvăn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là

bộ mặt của tổ chức Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết nhữngcông việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý donào đó không thể làm được ở những đơn vị khác thì hiện nay văn phòng là bộphận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, tổ chức Đó là: bộ máyđiều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý thông tin; thựchiện, đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho sự điềuhành, chỉ đạo của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, tổ chức Chính vì thế vănphòng được coi là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong cơ quan, tổchức

1.1.1 Khái niệm “Văn phòng”

Với những cách tiếp cận khác nhau sẽ có những định nghĩa khác nhau vềvăn phòng, tuy nhiên đều dựa trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu kháchquan của văn phòng:

- Tiếp cận theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thànhcủa tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức

- Tiếp cận theo chức năng tổ chức: văn phòng là một thực thể tồn tại đểthực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của cácnhà quản trị tổ chức

- Tiếp cận theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại đểthực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị.

Có thể thấy cách tiếp cận theo chức năng là bao quát nhất, vì thế kháiniệm văn phòng được hiểu khái quát như sau:

“Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”.

Vì vậy có thể hiểu văn phòng UBND quận Thanh Khê là nơi tham mưu,giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợcông tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả cácnhiệm vụ chung của cơ quan

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng

1.1.2.1 Vị trí của văn phòng

- Trong hoạt động quản lý hành chính của UBND quận Thanh Khê luôn cónhững mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch.Mỗi năm số lượng văn bản đến trung bình trên 8.500 văn bản, số lượng vănbản đi trung bình trên 20.000 văn bản Với lượng văn bản nhiều như vậy nhấtthiết phải có văn phòng để thực hiện việc quản lý và lưu chuyển các văn bảnnày Tương tự như vậy các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cần cho côngtác quản trị cũng do văn phòng đảm nhiệm

- Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo UBNDtrong mọi hoạt động Do văn phòng trợ giúp cho lãnh đạo về công tác thôngtin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thườngxuyên Mối quan hệ này một phần quan trọng xuất phát từ đặc điểm của quản

lý thông tin, phần khác là do việc cunng cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuậtphục vụ cho quấ trình quản lý điều hành tổ chức

- Là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan hệ trong quản

lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức Đây là hoạtđộng diễn ra thường xuyên và rất phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ

giao cho văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà cónhiều việc lãnh đạo ủy nhiệm cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyếttheo yêu cầu của lãnh đạo

- Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổchức Văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, quản lý và cungcấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định điều hành tổ chức, mà còn cung cấpcác điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quát trình quản lý, nên hoạtđộng của văn phòng cũng phải gắn liền liên tục với hoạt động quản trị tổchức

Qua đó có thể thấy rằng văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nốihoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức

1.1.2.2 Vai trò của văn phòng

Sự tồn tại của văn phòng, từ nguyên lý cho đến thực tế, là không thể thiếutrong quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức Kẳng định như vậy vìvăn phòng có những vai trò to lớn đối với các nhà lãnh đạo như sau:

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành tổ chức

- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại

- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo

- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức

- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức

- Là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung và cácnhà lãnh đạo nói riêng

1.2 Tìm hiểu về hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

1.2.1 Khái niệm

Hoạch định là quá trình ấn định mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất

để thực hiện mục tiêu đó

Như vây, có thể hiểu hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Văn phòng là quá trình ấn định các mục tiêu về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng và xác định biện pháp tốtnhất để hoạt động của văn phòng được hiệu quả, chất lượng, hướng tới thực hiệnmục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.

1.2.2 Căn cứ hoạch định

- Quy mô, đặc điểm hoạt động của cơ quan;

- Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng theo quy định;

UBND quận Thanh Khê chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật vàcác văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Phường hội, củng cố Quốc phòng an ninh,thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND quận thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ trung ương tới cơ sở

ngân sách quận, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợpcần thiết, quyết toán ngân sách địa phương, quyết định, chủ trương đầu tưchương trình, dự án trên địa bàn quận trong phạm vi được phân quyền; đề racác biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên phâncấp, và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND quận.

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND quận

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp vàpháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chínhsách phường hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toànphường hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạnkhác theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,

ủy quyền

- Phân cấp, ủy quyền cho UBND phường, cơ quan, tổ chức khác thực hiệncác nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận

1.3.3 Cơ cấu tổ chức

1.4 Khái quát về Văn phòng UBND quận Thanh Khê

1.4.2 Chức năng

Văn phòng UBND quận Thanh Khê có chức năng tham mưu, tổng hợpcho UBND về hoạt động của UBND quận; tham mưu, giúp UBND quận quản lýnhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ; lĩnh vực dân tộc; văn thư, lưu trữ nhà nước;tham mưu cho lãnh đạo UBND về chỉ đạo, điều hành; cung cấp thông tin phục

vụ quản lý và hoạt động UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm

cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND

Thường trực Quận uỷ, UBMTTQ Việt Nam thành phố và các tổ chức đoàn thể của

thành phố

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ

đạo điều hành UBND và Chủ tịch UBND quận theo quy định của pháp luật

Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động của UBND

quận

Trình UBND thành phố các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức

thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng

UBND thành phố

Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm

quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống

lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận

1.4.4 Cơ cấu tổ chức

1.4.5 Nhận xét

CHÁNH VĂN PHÒNG

01 PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Tổ Văn thư – Lưu trữ

Tổ Kế toán

Tổ Bảo vệ

Quận Thanh Khê là một trong những quận trung tâm của thành phố ĐàNẵng, số lượng công việc lớn và yêu cầu đặt ra cho công việc cao hơn so vớinhững quận khác trong địa bàn Về cơ bản, Văn phòng UBND quận Thanh Khê

đã thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và nhiều năm liền đạt thànhtích xuất sắc Tuy nhiên, những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền han và

cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận chưa đáp ứng được với sự phát triểncủa kinh tế - xã hội hiện nay

Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định khá chung chung, không cụthể rõ ràng, dễ dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc, đùn đẩy trách nhiệmcho nhau, hiệu quả công việc giảm sút, không đảm bảo được chất lượng củacông việc

Về cơ cấu tổ chức cũng còn những bất cập như là số lượng công việcnhiều nhưng chỉ có một Phó Chánh Văn phòng hỗ trợ cho Chánh Văn phòng,việc phân chia các bộ phận cũng chưa hợp lý, chưa phát huy được hết các chứcnăng, nhiệm vụ của văn phòng

Vì vậy, việc hoạch định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Văn phòng là điều rất cần thiết để cấu trúc lại toàn bộ hệ thống vănphòng một cách khoa học, hợp lý, mang lại hiệu quả cao trong công việc, gópphần tăng năng suất cho hoạt động của UBND quận Thanh Khê

CHƯƠNG 2 HOẠCH ĐỊNH VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN THANH KHÊ

2.1 Hoạch định về chức năng

2.1.1 Chức năng tổng hợp – tham mưu

Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và thammưu:

Tổng hợp: Văn phòng UBND quận Thanh Khê là đơn vị chịu trách nhiệm

chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạtđộng của cơ quan Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như cácbiện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt

và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan theo Quy chế hoạtđộng và yêu cầu của lãnh đạo Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra,đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vịtheo Quy chế hoạt động các nguồn tin Thông qua các thông tin của văn phòngcung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quancũng như các thông tin bên ngoài phường hội có liên quan, từ đó có những biệnpháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý

Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo

UBND quận nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạotrong việc quản lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan Trên cơ sởthông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; vănphòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuấtcác biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành cácquyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lýtrong công tác quản lý và điều hành

Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, khôngthể tách rời Tổng hợp là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt,

không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời,không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạtđộng tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt độngnắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xáchơn.

2.1.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong nhữngchức năng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủtrương của lãnh đạo cơ quan, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xâydựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương,chính sách, quyết định đó trong cơ quan trên thực tế Trong quá trình tổ chứcthực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòngthực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõisát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quátrình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bêncạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ sở vậtchất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thựchiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất

2.1.3 Chức năng hậu cần

Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ

sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo cáctrang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện côngviệc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạchmua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sảnkhác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảocông tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà vănphòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt độngUBND quận