BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUPER CARGO

LỜI CẢM ƠNĐể hoàn thành tốt bài báo cáo này, lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban giám hiệu nhà trường cùng toàn thể các Thầy Cô giáo đã tạo điều kiện thuận lợi và trang bị cho em những kiến thức trong những năm học qua. Đặc biệt là các Thầy Cô khoa Quản Trị Kinh Doanh của trường đại học Tôn Đức Thắng đã tận tình hướng dẫn, truyền dạy cho em những kiến thức chuyên môn cũng như những bài học bổ ích trong thời gian còn ngồi ghế nhà trường. Và em xin chân thành cảm ơn Cô Phạm Thị Ngân, Cô đã sắp xếp thời gian tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực hiện báo cáo và giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này.Và để có thể kết thúc tốt kỳ thực tập vừa rồi, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong Công ty Super Cargo Service. Đặc biệt là các anh chị ở phòng Logistics và phòng chứng từ đã hướng dẫn tận tình, chỉ dạy cho em những kinh nghiệm thực tế bổ ích và tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt báo cáo này.Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy Cô của trường dồi dào sức khỏe, chúc các anh chị của Công ty Super Cargo Service công tác tốt, hoàn thành tốt các công việc được giao và luôn thành công trong cuộc sống.Em xin chân thành cảm ơn TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng 04 năm 2016Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Thanh DuyLỜI MỞ ĐẦU—–Trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, cùng với những đổi mới cơ bản về cơ chế quản lý của Đảng và Nhà nước, nền kinh tế nước ta đã và đang hội nhập thành công với nền kinh tế khu vực và thế giới. Những năm gần đây, được xem như là cột mốc đánh dấu nhiều bước chuyển mình của nền kinh tế Việt Nam, nhất là khi gia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO đã tạo ra bước ngoặc lớn, làm tiền đề cho sự hội nhập thị trường thế giới. Trong năm 2016, Việt Nam đã gia nhập Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP), đây là cơ hội ngành logistics Việt Nam có điều kiện để phát triển và tham gia sâu hơn vào những trung tâm giao dịch vận tải thế giới. Với tốc độ tăng trưởng được dự báo từ nay cho đến năm 2020 là 12%năm và kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 623 tỷ USD vào năm 2020 (nguồn World Bank), Việt Nam đang là điểm đến của các nhà đầu tư. Hiện nay, Việt Nam đang trong giai đoạn phát triển rất mạnh ngành logistics (Giao nhận). Độ phục hồi kinh tế cộng hưởng với việc phát triển cơ sở hạ tầng nhanh. Đây sẽ là nền tảng tốt để nền công nghiệp logistisc Việt Nam phát triển trong tương lai. Thật vậy, nhiều doanh nghiệp sản xuất vẫn chọn xu hướng thuê công ty logistics thực hiện công việc hậu cần. Bởi vì, chi phí hậu cần chiếm khoảng 10 5% chi phí giá thành sản phẩm. Nhưng để đầu tư cả hệ thống thì chi phí cố định sẽ tăng lên đến 40 60%. Do đó, đây sẽ là thị phần cho các doanh nghiệp logistics trong nước. Theo thống kê từ Cục Hàng hải Việt Nam, lĩnh vực quan trọng nhất trong logistics là vận tải biển, có đến 90% hàng hóa xuất nhập khẩu được vận chuyển bằng đường biển. Tuy nhiên, các doanh nghiệp trong nước mới chỉ chuyên chở được 18% tổng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, phần còn lại đang bị chi phối bởi các doanh nghiệp nước ngoài. Với vốn ít, yếu về nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng kém, việc các doanh nghiệp trong nước nắm quyền chủ trong ngành logitics vẫn là điều tương đối khó khăn. Cùng với đó là chính sách Nhà nước với ngành logistics vẫn chưa được hoàn thiện, nhiều quy định ban hành chồng chéo, chưa có sự thống nhất, chưa rõ ràng, chưa tạo điều kiện hỗ trợ ngành logistics non trẻ phát triển. Bên cạnh đó, các quy trình, thủ tục, các quy định vẫn còn rườm rà; các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam vẫn còn đang bối rối và thiếu kiến thức nhiều về ngành logistics.Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, trong quá trình thực tập tại Công ty Super Cargo Service em đã chọn đề tài “PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUPER CARGO” để làm báo cáo thực tập. Đây là những kiến thức cơ bản nhất để sinh viên chúng em hiểu rõ hơn một phần nào đó của ngành logistics và có thể vững vàng để hòa nhập cùng xu thế đang phát triển như hiện nay.

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI

CÔNG TY SUPER CARGO

Giảng viên hướng dẫn: TS PHẠM THỊ NGÂN

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ THANH DUY

Để hoàn thành tốt bài báo cáo này, lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đếnBan giám hiệu nhà trường cùng toàn thể các Thầy Cô giáo đã tạo điều kiện thuận lợi

và trang bị cho em những kiến thức trong những năm học qua Đặc biệt là các Thầy

Cô khoa Quản Trị Kinh Doanh của trường đại học Tôn Đức Thắng đã tận tìnhhướng dẫn, truyền dạy cho em những kiến thức chuyên môn cũng như những bàihọc bổ ích trong thời gian còn ngồi ghế nhà trường Và em xin chân thành cảm ơn

Cô Phạm Thị Ngân, Cô đã sắp xếp thời gian tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trongsuốt thời gian thực hiện báo cáo và giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này

Và để có thể kết thúc tốt kỳ thực tập vừa rồi, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡnhiệt tình của các anh chị trong Công ty Super Cargo Service Đặc biệt là các anhchị ở phòng Logistics và phòng chứng từ đã hướng dẫn tận tình, chỉ dạy cho emnhững kinh nghiệm thực tế bổ ích và tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt báo cáonày

Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy Cô của trường dồi dào sức khỏe, chúc cácanh chị của Công ty Super Cargo Service công tác tốt, hoàn thành tốt các công việcđược giao và luôn thành công trong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn!

TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng 04 năm 2016

Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Thanh Duy

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP

Sinh viên: NGUYỄN THỊ THANH DUY MSSV: 71206021

XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP

(Ký tên và đóng dấu)

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Sinh viên: NGUYỄN THỊ THANH DUY MSSV: 71206021

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

Sinh viên: NGUYỄN THỊ THANH DUY MSSV: 71206021

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SUPER CARGO

SERVICE 1

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Super Cargo Service: 1

1.1.1 Khái quát chung về công ty: 1

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 1

1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty: 2

1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu chiến lược: 2

1.3.1 Tầm nhìn của công ty: 2

1.3.2 Sứ mệnh của công ty: 2

1.3.3 Mục tiêu chiến lược của công ty: 3

1.4 Cơ cấu tổ chức bộ mấy quản lý của công ty: 3

1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty: 3

1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: 4

1.4.2.1 Hội đồng quản trị: 4

1.4.2.2 Ban giám đốc: 4

1.4.2.3 Phó giám đốc: 4

1.4.2.4 Phòng kinh doanh: 4

1.4.2.5 Phòng giao nhận: 4

1.4.2.6 Phòng chứng từ: 4

1.4.2.7 Phòng kế toán: 5

1.4.2.8 Phòng chăm sóc khách hàng: 5

1.4.2.9 Bộ phận đại lý: 5

1.4.2.10 Nhận xét: 5

1.4.3 Tình hình nhân sự tại công ty: 6

1.5 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: 7

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẲNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUPER CARGO 10

2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty SCS……… 10

2.1.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình giao nhận hợp đồng xuất khẩu của công ty SCS (dựa theo hợp đồng số SI058/PL-2016 ngày 04/02/2016) 10

2.1.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

SCS: 12

2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty SCS:……… 13

2.2.1 Nhận thông tin từ khách hàng về lô hàng; hỏi giá, chào giá cho khách hàng và thỏa thuận hợp đồng: 13

2.2.2 Đặt chỗ với hãng tàu: 15

2.2.3 Kiểm tra và chuẩn bị chứng từ xuất khẩu: 15

2.2.4 Khai báo hải quan điện tử: 19

2.2.5 Tiến hành thông quan hàng hóa tại cảng: 24

2.2.6 Quyết toán và lưu hồ sơ: 26

2.3 Nhận xét quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty SCS… 26

2.3.1 Ưu điểm 26

2.3.2 Nhược điểm 27

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY 28 3.1 Phân tích SWOT 28

3.1.1 Điểm mạnh: 28

3.1.2 Điểm yếu: 29

3.1.3 Cơ hội: 29

3.1.4 Thách thức: 30

3.2 Một số đề xuất và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty SCS: 31

3.2.1 Một số đề xuất đối với công ty SCS 31

3.2.2 Kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty SCS 32

KẾT LUẬN 33

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

SCS Super Cargo Service (Công ty TNHH DV Hàng Hóa Phim

Chính)TNHH DVHH

Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ Hàng hóaĐKKD Đăng ký Kinh doanh

cont Container

C/O

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

CS Chăm sóc khách hàng (Customer Service)

Shipper Người gửi hàng, nhà xuất khẩu

MBL Master Bill of Lading

POL Cảng xếp hàng (Port of Loading)

POD Cảng dỡ hàng (Port of Discharge)

UBND Ủy ban nhân dân

VICT Cảng Container Quốc tế Việt Nam (Vietnam International

Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty SCS 12

Sơ đồ 2.3: Quy trình chứng từ hàng xuất bằng đường biển tại công ty SCS………16

LỜI MỞ ĐẦU



Trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, cùng với những đổi mới cơ bản về

cơ chế quản lý của Đảng và Nhà nước, nền kinh tế nước ta đã và đang hội nhậpthành công với nền kinh tế khu vực và thế giới Những năm gần đây, được xem như

là cột mốc đánh dấu nhiều bước chuyển mình của nền kinh tế Việt Nam, nhất là khigia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO đã tạo ra bước ngoặc lớn, làm tiền đềcho sự hội nhập thị trường thế giới Trong năm 2016, Việt Nam đã gia nhập Hiệpđịnh Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP), đây là cơ hội ngành logistics Việt Nam

có điều kiện để phát triển và tham gia sâu hơn vào những trung tâm giao dịch vậntải thế giới Với tốc độ tăng trưởng được dự báo từ nay cho đến năm 2020 là12%/năm và kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 623 tỷ USD vào năm 2020 (nguồnWorld Bank), Việt Nam đang là điểm đến của các nhà đầu tư Hiện nay, Việt Namđang trong giai đoạn phát triển rất mạnh ngành logistics (Giao nhận) Độ phục hồikinh tế cộng hưởng với việc phát triển cơ sở hạ tầng nhanh Đây sẽ là nền tảng tốt

để nền công nghiệp logistisc Việt Nam phát triển trong tương lai Thật vậy, nhiềudoanh nghiệp sản xuất vẫn chọn xu hướng thuê công ty logistics thực hiện công việchậu cần Bởi vì, chi phí hậu cần chiếm khoảng 10 - 5% chi phí giá thành sản phẩm.Nhưng để đầu tư cả hệ thống thì chi phí cố định sẽ tăng lên đến 40 - 60% Do đó,đây sẽ là thị phần cho các doanh nghiệp logistics trong nước Theo thống kê từ CụcHàng hải Việt Nam, lĩnh vực quan trọng nhất trong logistics là vận tải biển, có đến90% hàng hóa xuất nhập khẩu được vận chuyển bằng đường biển Tuy nhiên, cácdoanh nghiệp trong nước mới chỉ chuyên chở được 18% tổng lượng hàng hóa xuấtnhập khẩu, phần còn lại đang bị chi phối bởi các doanh nghiệp nước ngoài Với vốn

ít, yếu về nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng kém, việc các doanh nghiệp trong nướcnắm quyền chủ trong ngành logitics vẫn là điều tương đối khó khăn Cùng với đó làchính sách Nhà nước với ngành logistics vẫn chưa được hoàn thiện, nhiều quy địnhban hành chồng chéo, chưa có sự thống nhất, chưa rõ ràng, chưa tạo điều kiện hỗ trợngành logistics non trẻ phát triển Bên cạnh đó, các quy trình, thủ tục, các quy địnhvẫn còn rườm rà; các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam vẫn còn đang bối rối

và thiếu kiến thức nhiều về ngành logistics

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, trong quá trình thực tập tại Công ty

Super Cargo Service em đã chọn đề tài “PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO

NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUPER CARGO” để làm báo cáo thực tập Đây là những kiến thức cơ bản nhất để sinh

viên chúng em hiểu rõ hơn một phần nào đó của ngành logistics và có thể vữngvàng để hòa nhập cùng xu thế đang phát triển như hiện nay

KẾT CẤU BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP

Đề tài được chia thành ba phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận.Trong phần nội dung chính của đề tài sẽ trình bày thành ba chương như sau:

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SUPER CARGOSERVICE

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨUBẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUPER CARGO SERVICE

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP

VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SUPER

CARGO SERVICE

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Super Cargo Service:

1.1.1 Khái quát chung về công ty:

- Tên doanh nghiệp trong nước: Công ty TNHH DV Hàng Hóa Phim Chính

- Tên giao dịch bằng tiếng anh: SUPER CARGO SERVICE CO., LTD

- Tến viết tắt:SCS

- Logo công ty:

- Phương châm hoạt động:

- Loại hình công ty: Công ty TNHH gồm nhiều thành viên

- Trụ sở đặt tại: 3G Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP HCM

- Nơi cấp : Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.HCM

- Ngân hàng giao dịch : VIETCOMBANK Chi nhánh TP.HCM

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

- Tháng 8/2008: Công ty TNHH Hàng Hóa Phim Chính được thành lập theo quyết

định số 4102064344 được cấp bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.Hồ Chí Minh,vớivốn điều lệ 5 tỷ VND

- Tháng 4/2009: Trở thành hội viên chính thức của VIFFIS - Vietnam Freight

Forwarder Association

- Tháng 8/2009: Trở thành hội viên chính thức FIATA - International Federation of

Freight Forwarder Association

- Tháng 12/2009: Trở thành hội viên VCCI - Phòng Thương mại và công nghiệp

Việt Nam

- Tháng 1/2010: Đạt được Giấy chứng nhận ISO 9001:2000 do tổ chức SGS-UKAS

005 (Anh Quốc) cấp

- Tháng 3/2010: Trở thành hội viên chính thức HTFN-Hi Tech Forwarder Network.

- Tháng 6/2011: Tăng vốn đầu tư lên 7 tỷ đồng.

- Tháng 9/2011: Đạt danh hiệu Doanh nghiệp Việt Nam Uy Tín và Chất Lượng.

- Tháng 1/2012: Tăng vốn đầu tư lên thành 10 tỷ đồng.

- Hiện nay công ty đã có rất nhiều đại lý ở nhiều quốc gia trên thế giới như Mỹ, Úc,

Đức, Singapore,…

- Bên cạnh đó, công ty cũng đã có mối quan hệ rộng rãi với các hãng Logistics lớn

như: NYK, OOCL, APL, MOL,… một số hãng tàu như: HAIWAN, WANHAI,…

và một số hãng hàng không như: VIETNAM AIRLINE, AIR FRANCE, THAIAIRWAYS, CHINA AIRLINE,…

1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty:

Hoạt động kinh doanh của công ty chuyên về giao nhận vận tải đường biển vàđường hàng không

 Nhận hàng và đóng gói tại kho

 Làm thủ tục thông quan hàng hóa

 Vận chuyển hàng đến tận nơi.

1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu chiến lược:

1.3.1 Tầm nhìn của công ty:

Trở thành một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần hàng đầu tại Việt Nam

Hoạt động, phát triển và thành công trên cơ sở thành công của khách hàng, thànhcông của công ty và thành công của mỗi nhân viên

1.3.2 Sứ mệnh của công ty:

Cung cấp dịch vụ tốt nhất và các giải pháp gia tăng giá trị đáp ứng với sự hàilòng của khách hàng

Xây dựng và phát triển hệ thống dịch vụ giao nhận và vận tải chuyên nghiệp,thuận tiện, nhanh chóng, tiết kiệm tối đa chi phí cho khách hàng

Tạo cơ hội việc làm có ý nghĩa và đầy thử thách với sự hài lòng cao cho tất cảnhân viên

Mang đến một lợi ích chung và hợp tác bền vững giữa các cổ đông và quan hệđối tác của công ty

1.3.3 Mục tiêu chiến lược của công ty:

Trở thành một doanh nghiệp uy tín, khẳng định được thương hiệu trong thịtrường xuất nhập khẩu Việt Nam

Đầu tư mở rộng hệ thống cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu trên khắp các tỉnhthành, đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước

Từng bước vươn ra thị trường thế giới, xây dựng chuỗi cung ứng dịch vụ giaonhận và vận tải chuyên nghiệp ra khắp các quốc gia Đông Nam Á

1.4 Cơ cấu tổ chức bộ mấy quản lý của công ty:

1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

PHÒNG CHỨNG

TỪ

PHÒNG GIAO NHẬN

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

1.4.2.1 Hội đồng quản trị:

- Là cơ quan đứng đầu, điều hành hoạt động của công ty, quyết định phương hướng,

mục tiêu phát triển của công ty và kế hoạch, chỉ tiêu hàng năm của công ty

- Thảo luận và thông qua bảng tổng kết tài chính của năm.

1.4.2.2 Ban giám đốc:

- Quản lý điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty theo

điều lệ của công ty và quyết định của hội đồng quản trị

- Xây dựng và trình hội đồng quản trị cơ cấu, tổ chức quản lý, kế hoạch dài hạn

hàng năm và các dự án đầu tư hay liên doanh, liên kết

- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức tiền lương, tài chính và kế toán.

- Đưa ra chỉ tiêu và kế hoạch cụ thể cho hoạt động của công ty.

- Thay mặt hội đồng quản trị trong những quyết định kinh doanh cụ thể.

1.4.2.3 Phó giám đốc:

- Thay mặt giám đốc điều hành quản lý công ty khi giám đốc đi vắng.

- Nghiên cứu tập hợp các văn bản về luật, các Nghị định, Thông tư,… có liên quan

đến hoạt động của công ty đồng thời xây dựng các quy chế, định mức kinh tế, kỹluật, an toàn hoạt động, xây dựng các phương án, chiến lược phát triển thị trường,

mô hình đại lý, môi giới trong tình hình cạnh tranh trong nước và thế giới

- Nghiên cứu quy trình công nghệ, tiêu chuẩn hàng hóa dịch vụ của đại lý.

1.4.2.4 Phòng kinh doanh:

- Tìm kiếm khách hàng, chào hàng, báo giá, theo dõi cước tàu hỗ trợ thông tin giá

cả cho bộ phận chứng từ, cung cấp thông tin đến khách hàng cụ thể, phối hợp vớicác bộ phận chứng từ, các bộ phận khác để giải quyết nhanh chóng nếu có vấn đềxảy ra cho đơn hàng của khách hàng

- Gặp gỡ khách hàng định kỳ, duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài với các khách

hàng của công ty

1.4.2.5 Phòng giao nhận:

- Phụ trách về làm thủ tục hải quan, thông quan và giao nhận hàng hóa theo yêu cầu

của khách hàng, hoạt động tại sân bay, cảng là chủ yếu

- Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hoá, tài liệu hồ sơ

được giao đầy đủ, đúng thời hạn

1.4.2.6 Phòng chứng từ:

- Phụ trách chứng từ xuất nhập khẩu, nhận đặt chỗ (booking) của khách hàng,

chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ cho khách hàng để làm thủ tục khai báo hải quan,xin các chứng từ C/O (Certificate of Origin), kiểm dịch,…theo yêu cầu của côngtác thông quan xuất nhập khẩu và khách hàng đảm bảo cho bộ phận giao nhậnthực hiện tốt công việc

1.4.2.7 Phòng kế toán:

- Thực hiện công tác kế toán, quyết toán tài chính định kịp thời hàng năm hàng quý,

thu chi theo đúng nguyên tắc, lên báo cáo tài chính, kiểm soát về tài chính chocông ty và các hoạt động của công ty

- Liên hệ khách hàng, xuất hóa đơn, yêu cầu thanh toán, theo dõi yêu cầu khách

hàng thanh toán

1.4.2.8 Phòng chăm sóc khách hàng:

- Thường xuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng và gặp gỡ duy trì mối quan hệ

tốt với khách hàng

- Trợ giúp phòng Kinh doanh trong hoạt động marketing đồng thời chuẩn bị chứng

từ giao cho khách hàng, thường xuyên cập nhật cho khách hàng bảng báo giá cướcvận chuyển, phí làm dịch vụ giao nhận…

1.4.2.9 Bộ phận đại lý:

- Nhận booking của khách hàng, làm đại lý của các hãng tàu nước ngoài.

- Cập nhật thường xuyên cước tàu vận chuyển, hỗ trợ phòng kinh doanh về bảng

báo giá cước vận chuyển

1.4.2.10 Nhận xét:

Cơ cấu tổ chức của công ty có cấu trúc trực tuyến-chức năng (cấu trúc hỗn hợp)

Vì vậy, cơ cấu này có các ưu, nhược điểm sau:

Ưu điểm:

Các bộ phận chức năng không có quyền ra lệnh cho các bộ phận khác tuyến Vìvậy quyền hạn và trách nhiệm được phân định rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi đểcác nhà quản trị thể hiện khả năng của mình

Cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh của một cấp trên duy nhất, do đó một mặt tạo điềukiện thuận lợi cho cấp dưới thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, một mặt lại đảmbảo việc thực hiện nguyên tắc thống nhất của chỉ huy, một nguyên tắc quan trọngcủa quản trị

Các thông tin chỉ huy và thông tin phản hồi được truyền đi nhanh chóng, kịp thời

và chính xác Môi trường làm việc thân thiện, thoải mái, cấp trên quan tâm đếncấp dưới, cấp dưới tôn trọng và hỗ trợ cấp trên giảm áp lực cho nhân viên, tănghiệu quả công việc

Mỗi phòng ban có những trách nhiệm riêng tạo sự thống nhất với nhau, bên cạnh

đó các phòng ban hỗ trợ với nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất Ví

dụ như phòng kinh doanh, phòng chăm sóc khách hàng, phòng chứng từ và phònggiao nhận có mối quan hệ mật thiết với nhau, nhân viên giữa các phòng này phảiphối hợp một cách chặt chẽ và ăn ý với nhau để giải quyết công việc một cáchnhanh chóng và thuận lợi

Nhược điểm:

Sự bất đồng, sự tranh chấp nội bộ vẫn có thể xảy ra, làm cho khối lượng công việc

ở bộ phận lãnh đạo cấp cao nhất của Công ty tăng lên Vì vậy để khắc phục tìnhtrạng này, công ty nên có phân cấp quản lý cho phép các nhà lãnh đạo chức năng

có quyền thông tin trực tiếp với bộ phận khác tuyến trong khuôn khổ được quyđịnh trước.

1.4.3 Tình hình nhân sự tại công ty:

- Công ty có đội ngũ nhân viên tương đối trẻ và năng động, được học tập, tập huấn

qua các chương trình thực tập, thử việc bài bản trước khi bắt đầu làm việc tại công

ty Ngoài ra công ty thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo nhằm nâng caochuyên môn phục vụ tốt cho công việc

- Cơ cấu nhân sự của công ty TNHH TMDV Hàng Hóa Phim Chính (SCS):

Phòng ban Số nhân

viên

Trình độ chuyên mônĐại học Cao đẳng Trung cấp

(Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự công ty SCS)

Qua bảng số liệu ta có thể thấy trong tổng số nhân viên thì có trên 50% nhân viênđạt trình độ đại học trở lên, đây là một lực lượng có kiến thức vững chắc, có nănglực và chuyên môn cao, là một thế mạnh trong hoạt động của công ty Công ty cóđội ngũ nhân viên có đam mê, tinh thần làm việc và trách nhiệm cao, đội ngũ nhânviên trẻ, năng động, có tính chuyên môn cao, làm việc cẩn thận và luôn được đàotạo những kiến thức mới nhất Đây là một trong những yếu tố tạo nên sự thànhcông của công ty

Trong cơ cấu nhân sự của công ty, phòng giao nhận được tuyển nhân viên có trình

độ trung cấp (tỷ lệ 6,3%), số nhân viên này chủ yếu là nam và làm việc trong hoạtđộng giao nhận hàng hóa Đây là công việc không đòi hỏi quá nhiều kiến thứcchuyên môn, lại di chuyển nhiều nên ưu tiên tuyển dụng nam, có sức khỏe tốt vànhiệt tình trong công việc Đồng thời phòng giao nhận là phòng có đông nhân viênnhất (10 nhân viên), đây là lực lượng chủ yếu của công ty, tạo ra mức lợi nhuậnđáng kể cho công ty, chịu trách nhiệm giao và nhận hàng hóa từ khách hàng Đây

là một lực lượng không thể thiếu đối với những công ty logistics như Super CargoService

Đối với các phòng ban khác thì công ty ưu tiên tuyển dụng những nhân viên cótrình độ cao đẳng trở lên, được học tập và rèn luyện bài bản trong trường lớp, khảnăng học hỏi cao, trình độ chuyên môn cao, đáp ứng được nhu cầu và tính chấtcông việc

Ngoài ra, công ty luôn khuyến khích các nhân viên nâng cao trình độ học vấn, họctập bổ sung những kiến thức mới nhất Bên cạch đó, công ty luôn tạo điều kiệncho sinh viên các trường đại học thực tập, học hỏi kinh nghiệm tại công ty Đâycũng là cách để công ty có thể lựa chọn được những ứng cử viên phù hợp

1.5 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:

Bảng 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh từ năm 2013 đến năm 2015

Đơn vị: triệu đồngChỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015

Doanh thu 12.200 15.050 17.600

Chi phí 11.475 11.040 7.481

Lợi nhuận (trước thuế) 725 4.010 10.119

Lợi nhuận (sau thuế) 543,75 2.606,5 6.577,35

(Nguồn: Báo cáo quyết toán 2013, 2014, 2015, phòng Kế toán)

Bảng 1.3: Tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của công ty (từ năm 2013 đến năm 2015)

Chỉ tiêu Năm 2014 so với

năm 2013

Năm 2015 so vớinăm 2014

Năm 2015 so vớinăm 2013Doanh thu (lần) 1,23 1,17 1,44

Lợi nhuận (lần) 5,53 2,52 13,96

(Nguồn: Phòng kế toán)

Năm 2013 Năm 2014 Năm 20150

KẾT QUẢ KINH DOANH

Doanh thu Chi phíLợi nhuận ( trước thuế) Lợi nhuận ( sau thuế)

Hình 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2013, 2014 và 2015

 Nhận xét:

Căn cứ theo bảng số liệu ta thấy SCS đã chứng tỏ uy tín, chất lượng dịch vụ củamình trên thị trường Doanh thu qua mỗi năm đều tăng lên, điển hình năm 2013 lợinhuận của công ty đạt 725 triệu đồng nhưng đến năm 2014 lợi nhuận đạt được đến4.010 triệu đồng, chỉ trong một năm mà lợi nhuận của công ty đã tăng một cáchnhanh chóng Khởi đầu kinh doanh trong thời kì logistics Việt Nam còn khó khăn,bất cập nhưng SCS đã từng bước nâng cao các dịch vụ của mình Nhờ vào việc nắmbắt được cơ hội và nhu cầu của khách hàng, công ty đã hoạt động thành công trongnhững năm qua Sau hơn tám năm hoạt động, công ty đã tạo dựng được những mốiquan hệ hợp tác lâu dài, có những khách hàng đã hợp tác nhiều lần với công ty nên

sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí (như đi lại hay tìm kiếm khách hàng,…); đồng thời,với nhiều năm hoạt động công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm, khi gặp một

số rắc rối sẽ được nhân viên giải quyết kịp thời và nhanh chóng nên chi phí đượcgiảm hơn rất nhiều Cụ thể năm 2015, với mức doanh thu thu được rất lớn 17600triệu đồng, nhưng chi phí bỏ ra chỉ 7481 triệu đồng (năm 2014 là 11040 triệu đồng,giảm 3559 triệu đồng) Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận năm 2015 so với năm 2013 là

13,96%, chỉ với hai năm mà lợi nhuận tăng rất nhanh, chứng tỏ công ty đã phát triểnmột cách vượt bậc Như vậy, theo xu hướng đó thì hoạt động công ty SCS ngàycàng được mở rộng và phát triển, được nhiều khách hàng quan tâm và sử dụng dịch

vụ Tương lai công ty SCS sẽ ngày càng lớn mạnh theo thời gian

(1)

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT

KHẨU BẲNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUPER CARGO

2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty SCS

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển được viết dựa trên hợpđồng số SI058/PL-2016 ngày 04/02/2016 tại công ty SCS Đây là quy trình đượcviết thực tế cho lô hàng Để hiểu rõ hơn về các bước trong quy trình thì trướctiên chúng ta sẽ tìm hiểu sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan Đây là bước đểxác định vai trò của công ty SCS trong quá trình thực hiện lô hàng này và là cơ

sở cho quy trình giao nhận được thể hiện một cách rõ ràng và cụ thể

2.1.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình giao nhận hợp

đồng xuất khẩu của công ty SCS (dựa theo hợp đồng số

SI058/PL-2016 ngày 04/02/SI058/PL-2016)

Hình 2.1: Mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng

Ng ười xuất khẩu i xu t kh u ất khẩu ẩu

Công ty Penflex Viet Nam Co.,LTD

Ng ười xuất khẩu i nh p kh u ập khẩu ẩu

Công ty Penflex Corporation (USA)

Forwader

Công ty Super Cargo Service (VN)

ng ười xuất khẩu i XK

VID Pubic Bank – Dong Nai Branch

C c H i quan ục Hải quan ải quan

CK C ng Sài Gòn KVI ảng Sài Gòn KVI

(C ng Cát Lái) ảng Sài Gòn KVI

C quan hun trùng hàng ơ quan hun trùng hàng

hóa

Công ty C ph n giám ổ phần giám ần giám

đ nh Đ i Vi t – ịnh Đại Việt – ại Việt – ệt –

DAVICONTROL (DVC)

(3) (4)

(6)

(2)

 Qua sơ đồ mối liên hệ giữa các bên, ta thấy công ty Super Cargo Service (SCS)đứng vai trò là một Forwader cho nước người nhập khẩu (công ty PenflexCorporation), công ty SCS sẽ đóng vai trò là bên trung gian, nhận vận chuyểnhàng hóa của công ty Penflex Việt Nam xuất khẩu sang công ty PenfexCorporation (Mỹ) SCS sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm việc xuất nhập khẩu lô hàngnày (do điều khoản xuất khẩu là EXW nên toàn bộ quá trình từ khi nhận hàng tạikho công ty Penflex Việt Nam đến kho công ty Penflex Corporation (Mỹ) đều

do công ty SCS thực hiện với vai trò là một Forwarder) Tuy nhiên do vấn đề vềđịa lý nên công ty SCS sẽ liên hệ với đại lý của mình là công ty Samuel Shapiro

& Company để hoàn thành các thủ tục còn lại tại nước Mỹ (nước người nhậpkhẩu) Công ty SCS sẽ có trách nhiệm thuê hãng tàu để vận chuyển hàng theođúng lịch trình của khách hàng đồng thời thay thế chủ hàng nhập khẩu hoàn tấtcác hồ sơ thông quan và nộp thuế xuất nhập khẩu Ngoài ra SCS sẽ làm mọi thủtục liên quan đến chứng từ như vận đơn, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy huntrùng hàng hóa

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BÊN THEO SƠ ĐỒ:

(1) Công ty Penflex Việt Nam kí hợp đồng xuất khẩu hàng hóa với Công ty PenflexCorporation (Mỹ) Việc kí hợp đồng này được thực hiện giữa hai bên mà không

có sự can thiệp của công ty SCS

(2) Công ty Penflex Corporation (Mỹ) sẽ liên hệ và kí hợp đồng giao nhận với công

ty Super Cargo, đồng thời trao đổi những thông tin cần thiết đến lô hàng cầnxuất khẩu

(3) Công ty SCS sẽ liên hệ và đặt chỗ với hãng tàu K”Line Việt Nam theo đúng lịchtrình đã trao đổi với khách hàng Hãng tàu K’Line sẽ xác nhận với công ty SCS

về lịch trình tàu chạy theo yêu cầu

(4) (5) Công ty SCS sẽ liên hệ lấy container rỗng, làm thủ tục xuất khẩu, thông quanhàng hóa, đồng thời liên hệ để xin giấy hun trùng hàng hóa, giao hàng lên tàu…(6) Công ty SCS và công ty Samuel Shapiro & Company trao đổi những vấn đề về

lô hàng

Khai báo thủ tục hải quan điện tử

Trao đổi thông tin, hỏi giá, chào giá cho khách hàng và thỏa thuận hợp đồng

Kiểm tra và chuẩn bị chứng từ xuất khẩu

Đặt chỗ với Hãng tàu

Thông quan hàng hóa

Quyết toán và lưu hồ sơ

2.1.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

SCS:

(Sơ đồ 2.2:Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty SCS)