Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các tập đoàn kinh tế việt nam

Mặc khác, do cơ cấu tổ chức và phạm vi hoạt động của các TĐKTNN lớn và rộng nên tác giả tập trung khảo sát sâu ở các Tập đoàn hoạt động trong các lĩnh vực: Dầu khí, Điện lực, Than - Khoá

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

2 TS Nguyễn Thị Liên Hương

HÀ NỘI - 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của cá nhân tôi Các tài liệu sử dụng trong luận án đều được trích dẫn rõ ràng Các kết luận khoa học trong luận án chưa từng được công bố trong bất

kỳ công trình nào của người khác

Tác giả

Nguyễn Thị Kim Bình

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DNNN Doanh nghiệp nhà nước

EVN Tập đoàn Điện lực Việt Nam

HĐTT-ĐGTW Hội đồng thẩm tra – Đánh giá trung ương

KHKT Khoa học kỹ thuật

LBN Liên bang Nga

PAC Trung tâm Lưu trữ Dầu khí

PNVTW Phòng Nghiệp vụ Trung ương

PVN Tập đoàn Dầu khí Việt Nam

TTLTQG Trung tâm lưu trữ quốc gia

VNPT Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam

VRG Tập đoàn Công nghiệp cao su Việt Nam

VINACOMIN Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam VINACHEM Tập đoàn Hóa chất Việt Nam

VINATEX Tập đoàn Dệt may Việt Nam

VINASHIN Tập đoàn Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ NHỮNG

VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN

1.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu đã được thực hiện ở nước

ngoài liên quan đến đề tài luận án

14

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu đã được thực hiện ở Việt

Nam liên quan đến đề tài luận án

18

1.3 Những vấn đề luận án cần tập trung giải quyết 28

Chương 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH

TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ

NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

2.1.1 Khái niệm TĐKT và TĐKTNN 30

2.1.2 Khái niệm tổ chức, quản lý, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 31

2.2 Tổng quan về TĐKTNN Việt Nam 36

2.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của các TĐKTNN Việt Nam 36

2.2.2 Đặc điểm của TĐKTNN Việt Nam 38

2.2.3 Vai trò của các TĐKTNN đối với nền kinh tế đất nước 43

2.3 Thành phần, nội dung, tính đặc thù và giá trị của TLLT các TĐKTNN 45

2.3.1 Thành phần, nội dung của TLLT 45

2

2.3.2 Tính đặc thù của TLLT 50

2.3.3 Giá trị, ý nghĩa của TLLT 54

Chương 3 THỰC TẾ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU

TRỮ CỦA CÁC TĐKTNN VIỆT NAM VÀ KINH NGHIỆM LƯU

TRỮ DOANH NGHIỆP MỘT SỐ NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI

3.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ của các TĐKTN 61

3.1.1 Tổ chức bộ phận lưu trữ 61

3.1.2 Nhân sự thực hiện công tác lưu trữ 62

3.1.3 Nơi bảo quản tài liệu, thiết bị phục vụ công tác lưu trữ của các Tập

đoàn

65

3.2 Tình hình quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN 66

3.2.1 Quản lý Nhà nước công tác lưu trữ của các TĐKTNN 66

3.2.1.1 Ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ 66

3.2.1.2 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ 69

3.2.1.3 Chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ 70

3.2.1.4 Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ 70

3.2.2 Tình hình quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN 71

3.2.2.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ 71

3.2.2.3 Kiểm tra, hướng dẫn và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ 80

3.3 Đánh giá chung về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các

TĐKTNN

81

3.3.1 Những kết quả đạt được 81

3.4 Lưu trữ doanh nghiệp, TĐKT một số nước trên thế giới và

kinh nghiệm cho Việt Nam

95

3.4.1 Lưu trữ TĐKT của Liên bang Nga 95

3.4.2 Lưu trữ doanh nghiệp, TĐKT của một số nước khác 99

3.4.3 Một số kinh nghiệm cho Việt Nam 102

Chương 4 GIẢI PHÁP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC

LƯU TRỮ CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

4.1 Nguyên tắc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các

TĐKTNN

106

4.1.1 Phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động và xu hướng phát triển 106

3

của các ĐKTNN

4.1.2 Phù hợp với đặc thù TLLT của các Tập đoàn 108

4.1.3 Phục vụ có hiệu quả cho hoạt động của các Tập đoàn 110

4.2 Các giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các

4.2.1.1 Nghiên cứu xác định rõ nội hàm một số khái niệm về lưu trữ học 112

4.2.1.2.Nghiên cứu và vận dụng phù hợp lý luận về xác định giá

trị tài liệu theo yêu cầu mới

115

4.2.2 Hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ 117

4.2.2.1 Điều chỉnh một số khái niệm trong Luật Lưu trữ, giới hạn quy định

về chỉnh lý tài liệu lưu trữ và bổ sung quy định về ký gửi tài liệu lưu trữ

4.2.3 Đổi mới cơ chế tổ chức thẩm tra – đánh giá TLLT trong cơ quan

quản lý nhà nước về lưu trữ

4.2.4.2 Quản lý TLLT của các Công ty mẹ và doanh nghiệp thành viên

thuộc sở hữu 100% vốn nhà nước

126

4.2.4.3 Quản lý tài liệu của các doanh nghiệp thành viên còn lại 129

4.2.4.4 Quản lý TLLT của các đơn vị sự nghiệp hạch toán độc lập và

đơn vị sự nghiệp trực thuộc Công ty mẹ

131

4.2.4.5 Ban hành chính sách của nhà nước để quản lý tài liệu của các

TĐKTNN hiện nay

132

4.2.5 Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của các TĐKTNN trong

tương lai - khi hoàn thành tái cơ cấu

4

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngay từ năm 2005, hội nghị lần thứ tư Ban chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII) đã xác định nhiệm vụ: “Tổng kết mô hình tổng công ty nhà nước, trên cơ sở đó xây dựng các tổng công ty thực sự trở thành những tập đoàn kinh tế mạnh, có hiệu quả và sức cạnh tranh cao, thực sự là xương sống của nền kinh tế” [47,71] Hiện thực hóa chủ trương trên, ngày 23/3/2005 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 58/2005/QĐ-TTg phê duyệt đề án thí điểm hình thành Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam (gọi tắt

là VNPT) Đây cũng chính là thời điểm khởi đầu cho sự ra đời hàng loạt các Tập đoàn kinh tế Nhà nước (TĐKTNN) sau một thời gian dài các doanh nghiệp nhà nước (DNNN) hoạt động theo mô hình Tổng công ty (TCT) Ngoài 10 TĐKTNN (không tính Tập đoàn Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam - VINASHIN đã phá sản), Việt Nam còn có nhiều Tập đoàn kinh tế (TĐKT) thuộc các thành phần kinh tế phi nhà nước Trong đó, phần lớn các TĐKTNN Việt Nam (7/10) được hình thành trên cơ sở tổ chức, sắp xếp lại các TCT 91 được thành lập theo Quyết định số 91/TTg ngày 07/3/1994 của Thủ tướng Chính phủ về việc thí điểm thành lập các tập đoàn kinh doanh Tất cả các TĐKT Việt Nam đều hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các TĐKT đã sản sinh khối lượng lớn tài liệu lưu trữ (TLLT) Những tài liệu này cần được tổ chức khoa học theo lý luận công tác lưu trữ và pháp luật của nhà nước để phục vụ tốt hơn cho hoạt động của các Tập đoàn Việc tổ chức công tác lưu trữ của các TĐKT đang đặt ra cho cơ quan quản lý, các nhà nghiên cứu và chính các Tập đoàn nhiều câu hỏi: TLLT của các TĐKT có giá trị và ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp và đối với quốc gia? tình hình công tác lưu trữ của các Tập đoàn hiện nay như thế nào? tổ chức và quản lý như thế nào để có thể phục vụ khai thác sử dụng hiệu quả? có cần thiết tập trung TLLT của các Tập đoàn để bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia hay lựa chọn hình thức lưu trữ nào khác cho phù hợp thực tiễn của Tập đoàn và đặc điểm của tài liệu? …Trả lời được những câu hỏi trên là điều hết sức

có ý nghĩa trong tình hình hiện nay bởi các lý do sau:

- Thứ nhất, TĐKT là những doanh nghiệp có quy mô lớn về vốn và cơ cấu tổ chức, sản xuất kinh doanh ở những ngành, lĩnh vực kinh tế then chốt của nền kinh tế quốc dân như: dầu khí, viễn thông, điện, tài nguyên, khoáng sản… Tài liệu do các Tập đoàn sản sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh có giá trị thực tiễn cao, chúng cần được tổ chức quản lý tốt để khai thác sử dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của các Tập đoàn Về lâu dài, đây là nguồn tài liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử đất nước dưới góc độ kinh tế, khoa học công nghệ, khoa học quản lý, hội nhập kinh tế thế

5

giới Chúng cũng có giá trị để nghiên cứu lịch sử phát triển các ngành, lĩnh vực kinh tế mũi nhọn của đất nước nói riêng và lịch sử phát triển kinh tế đất nước nói chung Tuy nhiên, thực trạng công tác lưu trữ của các doanh nghiệp này còn nhiều bất cập trong tổ chức và quản lý Nếu không nghiên cứu để có giải pháp khắc phục kịp thời các bất cập đó thì không chỉ các Tập đoàn, mà quốc gia sẽ mất đi nhiều TLLT có giá trị về nhiều mặt Trong bối cảnh nhà nước đang tiến hành tái cấu trúc nền kinh tế, trong đó, tái cơ cấu các DNNN là nhiệm vụ trọng tâm thì đây là cơ hội để lưu trữ các TĐKTNN chấn chỉnh lại hoạt động của mình Từ đó, ngành lưu trữ cũng có thể đưa ra những hành động phù hợp nhằm cải thiện tình hình, củng cố và nâng cao vị trí, uy tín của mình đối với xã hội

- Thứ hai, nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT

để tổng kết, đánh giá lại lý luận lưu trữ học đã được vận dụng vào thực tế tại các Tập đoàn trong thời gian vừa qua Thời gian qua, lý luận lưu trữ học Việt Nam được xây dựng, hoàn thiện trên cơ sở thực tiễn đất nước và kế thừa lý luận lưu trữ học của nhiều nước như: Nga, Pháp, Trung quốc… đã có những đóng góp nhất định cho sự nghiệp phát triển chung của dân tộc Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau, hệ thống lý luận này đã bộc lộ một số bất cập, từ các khái niệm, nghiệp vụ đến việc nghiên cứu xây dựng các công cụ giúp lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng Điều này có thể nhận thấy qua chất lượng TLLT hiện đang được bảo quản trong các kho lưu trữ, hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu chưa cao, không tương xứng với những chi phí đã bỏ ra và giá trị tiềm ẩn của TLLT

- Thứ ba, thực tiễn công tác lưu trữ là tấm gương phản chiếu trung thực sự tuân thủ, vận dụng những quy định của pháp luật vào thực tế đời sống Vì vậy, nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT còn để tổng kết, đánh giá lại hệ thống các văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ Trên cơ sở đó mới có thể nghiên cứu các biện pháp để hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ, giúp các TĐKT thực hiện tốt hoạt động này

Những phân tích trên đã khẳng định ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn đề tài: “Tổ

chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam” mà chúng tôi chọn

nghiên cứu để làm luận án tiến sĩ của mình

2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Về đối tượng và khách thể nghiên cứu: Hiện nay, có nhiều TĐKT thuộc các thành

phần kinh tế khác nhau đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam Tuy nhiên, đề tài của

chúng tôi chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của

một số TĐKTNN được hình thành trên cở sở tổ chức, sắp xếp lại các TCT 91 như: Tập

đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Quốc gia Việt Nam, Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam, Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt

6

Nam, Tập đoàn Dệt - May Việt Nam Mặc khác, do cơ cấu tổ chức và phạm vi hoạt động của các TĐKTNN lớn và rộng nên tác giả tập trung khảo sát sâu ở các Tập đoàn hoạt động trong các lĩnh vực: Dầu khí, Điện lực, Than - Khoáng sản, Bưu chính - Viễn thông

- Về thời gian nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý

công tác lưu trữ của các TĐKTNN từ khi được chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình TĐKT (từ năm 2005) cho đến hiện nay Tuy nhiên, đề tài có nghiên cứu, đưa ra giải pháp quản lý khối tài liệu hình thành từ khi các TĐ còn hoạt động dưới tên gọi TCT 91, đồng thời dự báo xu hướng phát triển và đề xuất giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN sau khi tái cơ cấu

- Về nội dung nghiên cứu: Do điều kiện thời gian và một số điều kiện khác, đề tài

nghiên cứu chỉ tập trung giải quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việc đi sâu nghiên cứu các vấn đề mang tính nghiệp vụ công tác lưu trữ của các Tập đoàn không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này

3 Giả thuyết nghiên cứu

Kết quả nghiên cứu tổ chức, hoạt động và khảo sát thực tế công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam cho thấy, tài liệu lưu trữ của các TĐKTNN có những đặc thù xuất phát từ đặc điểm tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp này Đồng thời, cách thức tổ chức và quản lý hiện nay chưa thể phát huy tối đa giá trị nhiều mặt của TLLT, đặc biệt là giá trị thực tiễn của khối tài liệu khoa học kỹ thuật Yêu cầu này càng cấp thiết khi các TĐKTNN Việt Nam hoàn thành việc tái cơ cấu để hội nhập với xu thế phát triển kinh tế của đất nước và thế giới Do đó, cần có những giải pháp tổ chức và quản lý phù hợp với đặc thù TLLT, với đặc điểm tổ chức, hoạt động hiện nay và xu thế phát triển trong tương lai của các TĐ nhằm khai thác sử dụng tối đa giá trị TLLT của các TĐKTNN Việt Nam

4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được các mục tiêu sau:

- Một là, nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hình thực tiễn về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN; tìm hiểu nguyên nhân gây nên những bất cập trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn hiện nay

- Hai là, trên cơ sở kết quả của nghiên cứu trên, xây dựng các nguyên tắc và đề xuất các giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN phù hợp với đặc thù TLLT, đặc điểm tổ chức, hoạt động của các Tập đoàn hiện nay và trong thời gian 5 - 10 năm tới

- Ba là đề xuất giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT phù hợp với xu hướng phát triển trong tương lai, khi các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn, kể cả Công

ty mẹ hoàn thành cổ phần hóa theo đề án tái cơ cấu DNNN

5 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt mục tiêu đã đề ra, chúng tôi tiến hành thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

7

- Thứ nhất, khái quát về tổ chức, hoạt động, vai trò của các TĐKTNN đối với nền kinh tế đất nước Đồng thời phân tích thành phần, nội dung, ý nghĩa và nêu bật đặc thù TLLT hình thành trong quá trình sản xuất kinh doanh của các tổ hợp doanh nghiệp này

- Thứ hai, khảo sát và mô tả thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của một

số TĐKTNN; phân tích các nguyên nhân của những bất cập trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn hiện nay

- Thứ ba, từ thực tiễn công tác lưu trữ của các TĐKTNN, trên cơ sở lý luận lưu trữ học, cơ sở pháp luật về lưu trữ và các pháp luật có liên quan, đề tài nghiên cứu xây dựng các nguyên tắc, đề xuất các giải pháp để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ phù hợp đặc điểm tổ chức, hoạt động, xu hướng phát triển của các Tập đoàn Các giải pháp được đề xuất không chỉ đáp ứng mục đích bảo quản an toàn TLLT, đảm bảo sự toàn vẹn, thống nhất Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam mà quan trọng hơn là khai thác được các giá trị thực tiễn cao của TLLT phục vụ cho hoạt động của các doanh nghiệp một cách thuận tiện, hiệu quả

6 Phương pháp nghiên cứu

Luận án được hoàn thành trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử và các phương pháp luận của lưu trữ học là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Những phương pháp này giúp tác giả luận án định hướng rõ quá trình nhận thức và giải quyết các vấn đề thực tiễn công tác lưu trữ của các TĐKTNN một cách khoa học

Bên cạnh đó, các phương pháp cụ thể khác cũng đã được sử dụng trong quá trình thực hiện luận án là phương pháp lịch sử; phương pháp hệ thống; phương pháp logich; phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp so sánh; phương pháp toàn diện; phương pháp khảo sát; phương pháp phỏng vấn, lấy ý kiến chuyên gia và phương pháp dự báo Cụ thể:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp được chúng tôi sử dụng thường xuyên trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài Trong chương tổng quan những công trình liên quan đến đề tài luận án đã được nghiên cứu trong nước và nước ngoài, phương pháp phân tích, tổng hợp được sử dụng để tìm hiểu các vấn đề được các tác giả quan tâm nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau; nắm bắt được ý tưởng, quan điểm về các vấn đề được nghiên cứu Các phương pháp này còn được sử dụng để phân tích vai trò, thành tựu và những hạn chế trong tổ chức, điều hành và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các Tập đoàn; phân tích vai trò và các đặc điểm của các Tập đoàn; đặc điểm và giá trị TLLT của các Tập đoàn; thực tiễn công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN từ góc độ trách nhiệm của doanh nghiệp và trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền; phân tích các nguyên nhân đưa đến thực trạng còn nhiều bất cập của công tác này Việc phân tích sâu, đầy đủ các vấn đề trên

91 để thấy sự khác nhau giữa chúng, những ưu điểm của Tập đoàn so với TCT 91… Phương pháp so sánh còn được sử dụng để đối chiếu thực trạng công tác lưu trữ của các TĐKTNN so với yêu cầu cần có về mặt lý luận cũng như quy định của pháp luật, so sánh giữa kết quả thu được so với các nguồn lực đã đầu tư vào công tác lưu trữ của các Tập đoàn, so sánh giữa thực tế với các báo cáo của chính các doanh nghiệp trong Tập đoàn và báo cáo của cơ quan chức năng để có thể rút ra những nhận xét xác đáng Đồng thời, phương pháp so sánh được sử dụng để đối chiếu giữa điều kiện thực tiễn của các TĐKTNN Việt Nam với điều kiện của các TĐKT nước ngoài trong việc nghiên cứu, vận dụng kinh nghiệm công tác lưu trữ của các TĐKT một số nước

- Để có được bức tranh toàn diện về công tác lưu trữ của các TĐKTNN, chúng tôi đã

sử dụng phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu của các TĐKTNN

Kết quả khảo sát đã giúp tác giả luận án có được những thông tin, số liệu xác thực về công tác lưu trữ của các Tập đoàn từ nhân sự đến tình hình thực hiện các nghiệp vụ, thực trạng tài liệu Chúng tôi đã khảo sát sâu tại một số TĐ như: Dầu khí, Điện lực, Than - Khoáng sản, Bưu chính - Viễn thông Do số lượng đơn vị thành viên lớn, có trụ sở ở khắp địa bàn cả nước nên chúng tôi sử dụng phương pháp khảo sát trực tiếp và phương pháp khảo sát gián tiếp Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, chúng tôi đã tiếp xúc với nhiều tài liệu khác nhau như các quy chế, quy định về công tác lưu trữ từ các TĐKTNN, các báo cáo từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Nhờ đó, chúng tôi đã có được các thông tin đa dạng về tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN từ cả hai phía: Tập đoàn và cơ quan quản lý có thẩm quyền Bên cạnh đó, chúng tôi còn khảo sát thực tế tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III (TTLTQG III) để nắm rõ tình hình giao nộp và bảo quản tài liệu của các TĐKTNN tại đây Kết quả khảo sát đã cho phép chúng tôi đưa ra những kết luận, nhận xét xác đáng về công tác lưu trữ của các TĐKTNN

Phương pháp phỏng vấn cũng đã cung cấp cho chúng tôi nhiều thông tin quan trọng phục vụ cho việc hoàn thành đề tài nghiên cứu Đối tượng phỏng vấn của chúng tôi bao gồm: cán bộ của phòng Nghiệp vụ Trung ương (PNVTW) thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, cán bộ phòng Thu thập của TTLTQG III, các cán bộ phụ trách phòng Văn thư –

9

Lưu trữ và cán bộ lưu trữ của một số TĐKTNN Thông qua phương pháp phỏng vấn, chúng tôi thu thập được nhiều thông tin mang tính khách quan của những người có liên quan trực tiếp đến công tác lưu trữ của các Tập đoàn Ví dụ: về những thuận lợi, khó khăn của cơ quan có thẩm quyền, của chính cán bộ PNVTW khi triển khai các nghiệp vụ quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN; đánh giá của người chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ của Tập đoàn về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ Tập đoàn của cơ quan có thẩm quyền, của chính Tập đoàn; quan điểm của giới chuyên môn về việc giao nộp TLLT của các TĐKTNN vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (TTLTQG), về hình thức tổ chức và quản

lý công tác lưu trữ mới do tác giả dự kiến đề xuất trong phần giải pháp

Một phần kết quả của việc sử dụng phương pháp khảo sát được dùng để so sánh, đối chiếu với những thông tin thu được từ các phương pháp khác như: nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn nhằm đảm bảo độ xác thực của thông tin được nêu trong luận án Quan trọng hơn, kết quả khảo sát đã cho chúng tôi nhiều ví dụ mình họa thực tế về công tác lưu trữ của các TĐKTNN

- Phương pháp hệ thống cũng có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu của chúng tôi Xem xét công tác lưu trữ trong hệ thống của Tập đoàn và của ngành lưu trữ nói chung cho thấy vai trò quan trọng của việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn trong tổng thể các vấn đề của xã hội Cụ thể hơn, chúng tôi đã vận dụng khái niệm hệ thống, tính trồi của hệ thống để nghiên cứu khái niệm về TĐKTNN, về hệ thống pháp luật quy định về công tác lưu trữ… Từ đó cho thấy, mỗi doanh nghiệp trong tập đoàn là một pháp nhân, được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật Vì vậy, tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của mình theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan là quyền và trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp Nhà nước quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp thuộc tập đoàn trên cơ sở pháp luật, phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động của các TĐ, với đặc thù của TLLT và xu hướng phát triển của các TĐ trong tương lai Đây cũng chính là cơ

sở quan trọng để chúng tôi nghiên cứu đề xuất các nguyên tắc, giải pháp tổ chức và quản lý công lưu trữ của các TĐKTNN đảm bảo tính khoa học, đồng bộ, thống nhất, phù hợp với điều kiện thực tiễn của các Tập đoàn, đáp ứng quy định của pháp luật

- Để hạn chế những kết luận chủ quan và tranh thủ ý tưởng khoa học, chúng tôi đã

sử dụng phương pháp xin ý kiến chuyên gia bằng hình thức trao đổi trực tiếp Các chuyên gia được xin ý kiến là những nhà quản lý đã từng đảm nhận trách nhiệm đứng đầu cơ quan quản lý ngành hoặc lãnh đạo phụ trách lĩnh lưu trữ thuộc Bộ Nội vụ, những nhà khoa học nhiều kinh nghiệm, tâm huyết trong lĩnh vực lưu trữ học Sau khi tham vấn, tác giả luận án đã nhận được ý kiến của các chuyên gia liên quan đến một số khái

- Do các TĐKTNNN đang trong thời ký tái cấu trúc nên tác giả luận án đã sử dụng phương pháp dự báo trong việc xác định thời gian các TĐ có thể hoàn thành tái cơ cấu; cơ cấu tổ chức của các TĐKTNN sau khi tái cơ cấu; tình hình thay đổi tỷ lệ vốn của nhà nước trong từng TĐ; cơ hội và thách thức đối với các TĐ sau khi tái cơ cấu; nhu cầu sử dụng TLLT phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh khi phải cạnh tranh lành mạnh trên thị trường… Từ kết quả của việc sử dụng phương pháp dự bảo, có thể khẳng định rằng, mô hình tổ chức và hoạt động của các TĐKTNN luôn hướng tới sự hoàn thiện, phù hợp với môi trường kinh doanh trong nước và quốc tế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Vì vậy, các giải pháp đề xuất trong luận án không chỉ cho hiện tại mà còn phải đáp ứng với

xu thế phát triển của các Tập đoàn trong tương lai

7 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng nhiều nguồn tài liệu tham khảo khác nhau, bao gồm:

- Các công trình nghiên cứu được trình bày trong chương Tổng quan tình hình nghiên cứu là nguồn tư liệu quý giá để chúng tôi tham khảo có tính kế thừa phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài

- Sách tham khảo về mô hình TĐKT các nước trên thế giới và mô hình TĐKTNN Việt Nam, các kỷ yếu hội thảo trong nước về lý luận và thực tiễn TĐKTNN; các bài viết liên quan đến TĐKTNN;

- Các sách về lý thuyết tổ chức

- Các sách về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ , Lưu trữ học, Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của lưu trữ cơ quan, Lưu trữ học: Lý luận và phương pháp… Bằng tiếng Việt và tiếng Nga

- Các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp như các Văn kiện đại hội và các Nghị quyết của Đảng, Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán; các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập, phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của các TĐKTNN và hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Tất

cả những văn bản pháp luật này được tác giả luận án khai thác từ các nguồn tin cậy như:

11

Trang thông tin Chính phủ điện tử (http://vanban.chinhphu.vn/), Cơ sở dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tư pháp (http://moj.gov.vn/vbpq/), website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (www.archives.gov.vn/), …

- Các Quy chế, quy định, hướng dẫn, báo cáo, thống kê về công tác lưu trữ do các TĐKTNN ban hành

- Các báo cáo kết quả nghiên cứu của một số đề tài khoa học, nhiều bài viết khác đăng trên các báo và tạp chí chuyên ngành

- Luật Lưu trữ một số nước như Hàn Quốc, Canada, Pháp, Trung quốc, Malaysia

do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức dịch

+ Hệ thống lại cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ để thấy được những bất cập khi được vận dụng vào thực tiễn công tác lưu trữ của các TĐKTNN Đóng góp quan trọng của luận án là xây dựng giải pháp nhằm quản lý TLLT của các TĐKT trong giai đoạn hiện nay cho đến 5 – 10 năm tới và cả cho tương lai, khi các TĐ hoàn thành đề án tài

cơ cấu, trọng tâm là cổ phần hóa

Bên cạnh đó, luận án còn có đóng góp nhất định về mặt lý luận bằng việc đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện cơ sở khoa học lưu trữ như: điều chỉnh một số khái niệm cơ bản; giới hạn phạm vi chỉnh lý TLLT; bổ sung quy định về ký gửi tài liệu trữ và quy định về việc bảo quản tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam tại nơi sản sinh ra tài liệu,… Giải pháp đồng bộ, thống nhất quy định về lưu trữ trong hệ thống văn bản pháp luật điều chỉnh mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp và giải pháp xây dựng chế tài xử lý hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ từ kinh nghiệm của các nước trên thế giới cũng là đóng góp quan trọng của luận án

- Về thực tiễn

12

+ Đánh giá một cách toàn diện thực tế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN để có hướng khắc phục, hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, của

xã hội trong bối cảnh hiện đại

+ Thông qua việc đề xuất một số giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN, tác giả mong muốn kết quả nghiên cứu của luận án có thể trở thành tài liệu tham khảo cho các Tập đoàn và các cơ quan chức năng, đặc biệt là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Nếu các giải pháp được triển khai thực hiện đồng bộ sẽ có thể giúp cơ quan quản lý trong quá trình giải quyết các nhiệm vụ liên quan đến lưu trữ doanh nghiệp

và công tác lưu trữ nói chung Đồng thời, giúp các TĐKTNN bảo quản an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả TLLT phục vụ cho hoạt động của chính doanh nghiệp Luận án còn có giá trị tham khảo phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy của các trường đại học có đào tạo chuyên ngành lưu trữ học; các lớp bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ của các cơ quan quản lý ngành và của các TĐKTNN

bố dưới nhiều loại hình khác nhau

Chương 2 Tổ chức bộ máy và tài liệu hình thành trong hoạt động của các TĐKTNN

Nội dung đầu của chương 2 chúng tôi trình bày kết quả nghiên cứu về những khái niệm cơ bản liên quan trược tiếp đến đề tài luận án Nội dung cơ bản sẽ là kết quả nghiên cứu về lịch sử hình thành, vị trí, vai trò và đặc điểm tổ chức, hoạt động của các TĐKTNN Với tính chất là dẫn luận, mục đích của nghiên cứu trên giúp chúng tôi tìm hiểu về thành phần, nội dung, đặc điểm của TLLT các Tập đoàn ở phần tiếp theo Đồng thời nghiên cứu này sẽ là một phần cơ sở cho việc xây dựng các nguyên tắc và giải pháp

tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn ở chương cuối của luận án Đặc biệt, từ

vị trí, vai trò quan trọng của các TĐKTNN trong nền kinh tế quốc dân chúng ta sẽ có cơ

sở để khẳng định giá trị, ý nghĩa của TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các

13

TĐKTNN dưới các góc độ khác nhau Điều này chứng minh cho sự cần thiết phải tổ chức

và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN một cách khoa học và hiệu quả

Chương 3 Thực tế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN và kinh nghiệm lưu trữ doanh nghiệp một số nước trên thế giới

Chương này trình bày kết quả khảo sát tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN từ phía cơ quan quản lý ngành và từ phía các Tập đoàn Từ kết quả khảo sát, chúng tôi tập trung đánh giá thực trạng công tác lưu trữ của các TĐKTNN để làm cơ

sở cho việc xây dựng các nguyên tắc và các giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các tổ hợp doanh nghiệp đặc biệt này Phần cuối của chương 3 chúng tôi giới thiệu kết quả nghiên cứu kinh nghiệm tổ chức công tác lưu trữ của các TĐKT một số nước trên thế giới và một số gợi mở cho công tác lưu trữ các TĐKTNN Việt Nam

Chương 4 Các giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam

Để định hướng cho tổ chức công tác lưu trữ của các TĐKTNN, chương này đưa ra một số nguyên tắc trong việc tổ chức công tác lưu trữ của các Tập đoàn Nội dung thứ hai của chương này, chúng tôi dành đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn cho giai đoạn hiện tại và trong tương lai Các nguyên tắc và giải pháp được đề xuất phải đáp ứng yêu cầu thực tiễn và phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức, hoạt động của các chủ thể sản sinh ra tài liệu Chương 4 được xem là đóng góp quan trọng nhất của luận án

Để thực hiện nghiên cứu đề tài của luận án, tác giả đã gặp không ít khó khăn khi tiến hành khảo sát tại một số TĐKTNN Đây cũng là trở ngại chung của nhiều đối tượng khi muốn tiếp cận với tài liệu của các doanh nghiệp Tuy nhiên, nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của một số lãnh đạo Văn phòng, cán bộ phụ trách công tác Văn thư Lưu trữ , cán bộ lưu trữ của các Tập đoàn như: VNPT, PVN, VINACOMIN, EVN và Phòng Nghiệp vụ Trung ương thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, chúng tôi đã có những thông tin, số liệu, tài liệu quý báu để hoàn thành nhiệm vụ của mình Do trình độ và kinh nghiệm bản thân tác giả còn nhiều hạn chế, nên mặc dù đã rất cố gắng nhưng chắc chắn luận án còn có nhiều thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, của bạn bè và những ai quan tâm đến vấn đề này với hy vọng các công trình nghiên cứu tiếp theo sẽ đạt được chất lượng cao hơn

Luận án được thực hiện với sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS Nguyễn Liên Hương, sự giúp đỡ tận tình của một số Thầy/Cô cùng nhiều cá nhân khác Nhân đây, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Thầy, cô và các cá nhân đã giúp đỡ tôi hoàn thành nhiệm vụ

14

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ

LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN 1.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu đã được thực hiện ở nước ngoài liên

quan đến đề tài luận án

Việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá các công trình nghiên cứu của các nước trên

thế giới liên quan đến đề tài luận án tiến sĩ là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả những

người nghiên cứu để mở rộng tư duy, học tập kinh nghiệm, từ đó có cơ sở vận dụng, đề

xuất hoàn thiện vấn đề nghiên cứu cho phù hợp với thực tiễn của ngành, lĩnh vực và của

đất nước Trong phạm vi khả năng tiếp cận của bản thân, có thể kết luận ngoài một số

giáo trình do các nhà khoa học Nga biên soạn, vấn đề công tác lưu trữ doanh nghiệp nói

chung, công tác lưu trữ của các TĐKT nói riêng ít được đề cập nghiên cứu Chính vì

vậy, tác giả chưa tìm thấy một công trình nghiên cứu có tính hàn lâm, ở dạng xuất bản

phẩm, kể cả luận án tiến sĩ ( ví dụ qua dữ liệu lưu trữ thư viện Liên Bang Nga) về vấn

đề này Kết quả tìm kiếm của tác giả về các công trình nghiên cứu liên quan đến công

tác lưu trữ doanh nghiệp thường được thể hiện qua một số bài viết được đăng trên các

tạp chí trong nước (đã được dịch) và ngoài nước (nguyên bản tiếng nước ngoài)

- Là đất nước có ngành lưu trữ phát triển so với nhiều nước trên thế giới nên Liên

bang Xô Viết (trước đây) và Liên bang Nga (hiện nay) đã xuất bản nhiều giáo trình về lưu

trữ học như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên xô” của các tác giả F.I Dolgich,

K.I.Rudensol do nhà xuất bản Trường trung học ấn hành năm 1980; “Lý Luận và phương

pháp Lưu trữ học” của tác giả Е.М.Burova do nhà xuất bản trường Đại học Năng lượng

Mat-xcơ-va ấn hành năm 2012… Tuy không trực tiếp bàn về công tác lưu trữ của các

doanh nghiệp nhưng các giáo trình đã đề cập đến toàn bộ các vấn đề lý luận thuộc lĩnh vực

lưu trữ nói chung Đặc biệt, giáo trình: “Lý luận và phương pháp lưu trữ học” của

Е.М.Burova (2012) đã bổ sung lý luận về phân loại TLLT phù hợp với bối cảnh của xã hội

hiện đại Cụ thể, ngoài các đặc trưng phân loại như: đặc trưng thời kỳ lịch sử, đặc trưng ý

nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu, đặc trưng lãnh thổ hành chính…tác giả

bổ sung đặc trưng tính sở hữu TLLT khi nền kinh tế xuất hiện thêm thành phần kinh tế tư

nhân và tư bản nước ngoài Trên cơ sở đó, nhà nước LBN thừa nhận sở hữu tư đối với

TLLT, cho phép hình thành các kho lưu trữ tư nhân hoặc cho phép các tổ chức, doanh

nghiệp phi nhà nước và cá nhân có quyền ký gửi tài liệu vào các lưu trữ nhà nước theo thỏa

thuận hợp đồng Kết quả nghiên cứu các giáo trình giúp tác giả luận án vận dụng lý luận

phân loại tài liệu lưu trữ vào việc nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của

các TĐKTNN Việt Nam

và hành động của ngành lưu trữ mỗi nước Điều chúng ta cần nghiên cứu, tham khảo là một số nước phân biệt rất rõ giữa sở hữu công và sở hữu tư đối với TLLT Pháp luật thừa nhận và bảo vệ quyền sở hữu tư nhân đối với TLLT Lưu trữ nhà nước sẽ đăng ký thống kê, sao chụp và sử dụng, đóng góp tài chính để bảo quản tài liệu khi cần thiết (Hungari, Italia, Nga)

- Bài: “500 doanh nghiệp lớn trên thế giới quản lý tài liệu lưu trữ của mình như thế nào?” do Vũ Thị Thu Hiền dịch từ nguồn “Báo Lưu trữ Trung Quốc” ngày 10 tháng 3

năm 2011, kỳ thứ 2125 được công bố trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

có giá trị tham khảo quan trọng đối với tác giả nghiên cứu đề tài luận án Nội dung bài viết giới thiệu mô hình lưu trữ của hai Tập đoàn kinh doanh thực phẩm có thương hiệu nổi tiếng của Mỹ là Mc Donald’s và Kraft Không chỉ giới thiệu mô hình lưu trữ độc đáo, bài viết còn cho chúng ta thấy tư duy khoa học của những chủ sở hữu Tập đoàn, của những lãnh đạo các chi nhánh và của những người làm công tác lưu trữ của Tập đoàn Mc Donald’s và Kraft Đối với Mc Donald’s, kho lưu trữ không chỉ là nơi đơn thuần bảo quản an toàn TLLT mà là còn nơi trưng bày hiện vật, tài liệu góp phần khuếch trương biểu tượng, biểu hiện niềm tự hào của một thương hiệu nổi tiếng với kiến trúc độc đáo,

với cách bày trí thân thiện trong một không gian văn hóa gồm “các tài liệu lưu trữ, các biểu tượng may mắn, quà tặng liên quan đến lịch sử hình thành, văn hóa, các sự kiện lịch

sử chính yếu, các hoạt động trọng đại của công ty …” Bài viết còn cho thấy vị trí,

vai trò quan trọng của cán bộ lưu trữ đối hoạt động của Tập đoàn vì họ “thể hiện vai trò

là những người gìn giữ lịch sử, khai thác tài nguyên, tạo lập nên thương hiệu, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp mình”

- Về công tác của lưu trữ của một số TĐKT của Pháp, chúng tôi có nghiên cứu bài

viết: “Ví dụ điển hình về thực tiễn công tác lưu trữ của SNCF và Société Générale”

16

(“Лучшие примеры архивной практики: SNCF и Société Générale”) đăng trên website:

http://naar.ru - nguyên gốc tiếng Nga

SNCF là DNNN điều hành đường sắt của Pháp được thành lập ngày 01/9/1937 trên

cơ sở hợp nhất 6 công ty đường sắt Năm 1983, SNCF chính thức trở thành doanh nghiệp thuộc sở hữu nhà nước Qua bài viết cho thấy, hiện tại, SNCF có 3 website lưu trữ, gồm: + Trang lưu trữ quốc tế

+ Trang lưu trữ hồ sơ cá nhân;

+ Trang lưu trữ kết nối các lưu trữ thuộc các lĩnh vực khác

Tại trụ sở chính và các chi nhánh khu vực thành lập lưu trữ riêng để giảm tải việc xử

lý văn bản Sau một vài năm, số lượng lưu trữ thành viên tại các khu vực tăng từ 70 lên

150 Tác giả bài báo cũng dự báo, trong tương lai, để đáp ứng việc phủ khắp mạng lưới của SNCF, dự đoán lưu trữ thành viên của Tập đoàn sẽ tăng lên 400

Phần thứ hai bài viết giới thiệu về lưu trữ của Tập đoàn Société Générale Société Générale (Сосьете Женераль) là một trong những Tập đoàn kinh doanh tài chính lớn nhất của Pháp, được thành lập vào năm 1864 và có trụ sở tại Paris Hiện Tập đoàn có 4 website đảm bảo tất cả hoạt động lưu trữ của Tập đoàn và kết nối tất cả các bộ phận Các website lưu trữ đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng thông qua một ứng dụng không phụ thuộc người sử dụng ở điểm nào Ngoài ra, Tập đoàn còn các kho lưu trữ giấy bảo quản hai loại tài liệu:

+ Kho lưu trữ tài liệu hoạt động sản xuất kinh doanh chiếm đến 80% tổng khối lượng TLLT, gồm: các hợp đồng, các thỏa thuận thương mại, tài liệu tài chính kế toán liên quan đến đầu tư

+ Kho lưu trữ tài liệu điều hành chiếm 20% khối lượng còn lại

Bài viết không chỉ cho thấy mô hình lưu trữ năng động, hiệu quả của một số Tập đoàn kinh doanh của Pháp mà còn cho thấy nhận thức và sự đánh giá rất cao vai trò của lưu trữ đối với hoạt động của các doanh nghiệp

- Về vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ của các doanh nghiệp

thuộc Liên bang Nga (LBN) được đề cập trong hai bài viết Đó là bài: “Công nghệ thông tin cho phép giảm chi phí trong bảo quản, trao đổi và quản trị thông tin” của Marina

Poliakova – Giám đốc bộ phận thông tin của công ty “Truyền thông Nga” (“Ростелеком”)

đăng trên website http://www.osp.ru/cw và bài “Lưu trữ của Tập đoàn công nghiệp Dầu khí”(Газпрома) đăng trên website: http://www.osp.ru/cio/ Tác giả bài báo thứ nhất cho

17

rằng, ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ là rất cần thiết, bởi trong quá trình hoạt động, nhiều TLLT như: tài chính, khoa học kỹ thuật… cần cung cấp phục vụ cho công tác không chỉ cho chính bộ phận đã sản sinh ra tài liệu mà còn cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp Với công ty “Truyền thông Nga” (“Ростелеком”) hoạt động trên địa bàn vô cùng rộng, giám sát 800 cơ quan, hàng tháng sản sinh hơn 1 triệu tài liệu tài chính kế toán thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ là lựa chọn tối ưu Cùng kinh nghiệm

về ứng đụng công nghệ thông tin trong lưu trữ còn có Tập đoàn công nghiệp Dầu khí (Газпрома) Là Tập đoàn kinh tế lớn của Nga, Tập đoàn công nghiệp Dầu khí (Газпрома) chuyên khai thác, vận chuyển, bảo quản, chế biến dầu khí và ga Bài viết thứ hai giới thiệu cách Tập đoàn công nghiệp Dầu khí lưu trữ khối tài liệu xây dựng hình thành rất lớn - hàng trăm công trình mỗi năm Song song với lưu trữ truyền thống, tài liệu xây dựng sau khi tiến hành xác định giá trị tài liệu được lưu dưới dạng điện tử Lưu trữ điện tử tài liệu xây dựng đảm bảo bảo quản tập trung và sử dụng dưới dạng điện tử các bản thiết kế, các tài liệu khoa học kỹ thuật để tái thiết, hiện đại hóa hoặc nâng cấp các công trình

- Lưu trữ doanh nghiệp là đề tài được các nhà nghiên cứu Trung Quốc quan tâm

Tiêu biểu có hai bài viết: “Xác định và phân tích nhận định về quyền sở hữu tài sản tài liệu lưu trữ doanh nghiệp” của tác giả Lý Kiến Trung - Tập đoàn Xây dựng công nghiệp An Dương, tỉnh Hà Nam đăng trên Tạp chí “Lưu trữ Bắc Kinh”, kỳ 2/2013 và bài “Bàn về việc quản lý và phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ các dự án đầu tư của DNNN ở

Trung Quốc” đăng trên website http://www.12edu.cn Bài viết của tác giả Lý Kiến

Trung bàn về vấn đề liên quan đến quyền sở hữu TLLT Tác giả cho rằng, TLLT là một loại tài sản đặc biệt, luôn theo sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ ngày bắt đầu thành lập và đây cũng là đặc điểm của tài sản TLLT so với các loại tài sản khác của doanh nghiệp Tuy nhiên, trong quá trình thẩm định tài sản doanh doanh nghiệp phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, TLLT vẫn chưa được chú trọng, chưa có được những cơ

sở chính xác và các quy định của cơ quan có thẩm quyền Ở phần thứ hai bài viết, tác giả nêu khái niệm về quyền sở hữu theo pháp luật Trung Quốc, là “quyền lợi mà người chủ sở hữu sự vật tiến hành chiếm hữu, sử dụng, giao dịch và xử lý đối với sự vật đó…., người có quyền sở hữu có quyền lợi trong việc chiếm hữu, sử dụng, thu lợi và xử lý đối với bất động sản hoặc động sản của mình” Tuy nhiên, những nội dung được mong đợi

như trong đề bài viết là xác định và phân tích nhận định về quyền sở hữu tài sản tài liệu lưu trữ doanh nghiệp không đáp ứng được người đọc

Nội dung bài viết thứ hai giới thiệu tài liệu các dự án đầu tư, vai trò quan trọng của việc quản lý TLLT về dự án đầu tư và quy trình quản lý TLLT các dự án đầu tư của các

Các công trình nghiên cứu của nước ngoài về công tác lưu trữ tuy có phong phú nhưng ít bài viết liên quan trực tiếp đến đề tài nghiên cứu của luận án Theo nhận định chủ quan bản thân tác giả, có thể công tác lưu trữ doanh nghiệp của một số nước có ngành lưu trữ phát triển ổn định mặc nhiên được xem là sự tất yếu, không có sự khác biệt so với các đối tượng khác trong xã hội Thực trạng công tác này không đặt ra vấn

đề cấp thiết cho việc nghiên cứu hoàn thiện Kết quả nghiên cứu những công trình công

bố của nước ngoài đã cho tác giả luận án hiểu được quan điểm của chính quyền một số nước về TLLT của doanh nghiệp thuộc các quyền sở hữu khác nhau; về sự đồng bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật điều chỉnh công tác lưu trữ, về chế tài xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ; tham khảo được mô hình tổ chức, công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, kết quả công tác lưu trữ… một số TĐKT của một số nước trên thế giới Đây cũng chính là những kinh nghiệm giúp chúng tôi nghiên cứu vận dụng trong việc xây dựng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam phù hợp với điều kiện thực tiễn của các Tập đoàn và của quốc gia

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện ở Việt Nam liên quan đến đề tài luận án

Nghiên cứu về công tác công văn giấy tờ của doanh nghiệp Việt Nam nói chung, về

tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN nói riêng là lĩnh vực được các nhà nghiên cứu về lưu trữ học quan tâm Các công trình nghiên cứu đã được công bố dưới nhiều hình thức khác nhau như đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, các bài báo đăng trên tạp chí chuyên ngành Tuy nhiên, do nhiều lý do khác nhau, việc nghiên cứu thuộc phạm vi hẹp này gặp một số khó khăn nhất định, đặc biệt là điều kiện tiếp cận doanh nghiệp để khảo sát Vì vậy, so với các công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ các cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan Đảng, số lượng công trình nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ của các doanh nghiệp không nhiều, chưa có tính

hệ thống, toàn diện Dưới đây sẽ là tổng quan các công trình đã được thực hiện để chúng ta

có cái nhìn toàn diện về tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận án

19

- Được xem là công cụ quan trọng phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống văn bản được ban hành trong quá trình hoạt động có liên hệ mật thiết với hiệu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời, hệ thống văn bản này là sản phẩm tất yếu, phản ánh đầy đủ, chân thực mọi hoạt động của doanh nghiệp Vì vậy, nghiên cứu hệ thống văn bản của các doanh nghiệp đã được một số tác giả quan tâm tìm hiểu Tiêu biểu có các công

trình như: “Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản của các doanh nghiệp nhà nước” là đề tài khoa học cấp Bộ của nhóm các nhà nghiên cứu thuộc Học Viện Hành chính quốc gia do PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm chủ nhiệm và hoàn thành vào năm 2003, “Hệ thống văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của một số loại hình doanh nghiệp” là

đề tài cấp Đại học Quốc gia do TS Vũ Thị Phụng chủ trì, nghiệm thu vào tháng 5/2003 Các đề tài đã đi sâu tìm hiểu được tác dụng, nội dung của từng loại hình văn bản được doanh nghiệp sử dụng trong quá trình hoạt động, nêu được đặc điểm về thể thức, văn phong văn bản quản lý của doanh nghiệp Việt Nam Đồng thời, các tác giả đã nghiên cứu thực trạng ban hành và sử dụng văn bản của các doanh nghiệp, phân tích nguyên nhân của những hạn chế trong công tác này và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản và thủ tục hành chính trong điều hành hoạt động của các doanh nghiệp này Trên

cơ sở của lý thuyết hệ thống, văn bản của các doanh nghiệp được nghiên cứu trong mối liên

hệ chặt chẽ với các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản của doanh nghiệp chính là tạo nên một công cụ khoa học, hữu hiệu để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn

Cùng nhóm đề tài nghiên cứu khoa học còn có đề tài cấp Bộ: “Lý luận và thực tiễn về

tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” do PGS Vương Đình Quyền làm chủ

nhiệm cùng một số cộng sự và được nghiệm thu vào năm 1990 Nội dung đề tài nghiên cứu

về lịch sử, thực trạng, lý luận tổ chức mạng lưới kho lưu trữ Nội dung và cũng là đóng góp quan trọng của đề tài nghiên cứu là xây dựng dự án về tổ chức mạng lưới kho lưu trữ trên

cơ sở vận dụng lý luận phân loại TLLT và thực tiễn tổ chức hệ thống kho lưu trữ của Việt Nam thời kỳ đó Mặc dù đề tài được triển khai thực hiện khi các TĐKTNN chưa hình thành nhưng kết quả nghiên cứu lý luận về đặc trưng phân loại TLLT dựa vào phương pháp và kỹ thuật chế tác tài liệu đã cung cấp cho chúng tôi cơ sở lý luận cần thiết Những kiến thức này đã giúp chúng tôi trong việc nghiên cứu đề xuất giải pháp, hình thức tổ chức lưu trữ khối TLLT chuyên môn mang đặc thù ngành nghề của một số TĐKT như: Dầu khí, Điện lực, Viễn thông, Than - khoáng sản

Dưới góc công tác văn thư, tác giả Nguyễn Hồng Duy chọn đề tài “Nghiên cứu chuẩn hóa thể thức văn bản của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh” để hoàn thành luận văn

20

Thạc sĩ của mình Ưu điểm nổi bật của công trình nghiên cứu là làm rõ được sự khác biệt

trong việc thể hiện một số yếu tố thể thức của văn bản doanh nghiệp phi nhà nước so với cách trình bày truyền thống theo quy định của nhà nước Việt Nam Đặc biệt, tác giả đã lý giải được nguyên nhân của sự khác biệt đó Đề tài nghiên cứu đã tìm thấy được những mặt tích cực, tính phù hợp trong sự khác biệt về thể thức văn bản nếu đặt chúng trong môi trường, bối cảnh và điều kiện hoạt động cụ thể của các doanh nghiệp này Ví dụ: việc đưa logo, địa chỉ liên lạc (cả địa chỉ Email và địa chỉ Website) vào văn bản; một số văn bản không cần đưa quốc hiệu hoặc không cần đóng dấu…

Kết quả nghiên cứu của các đề tài đã giúp chúng ta nhìn nhận sự khác biệt dưới một vài góc độ của hệ thống văn bản quản lý của các doanh nghiệp so với hệ thống văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước như: về loại hình, về thể thức, về quy trình soạn thảo… Do công tác văn thư có mối quan hệ chặt chẽ với công tác lưu trữ nên kết quả nghiên cứu của các đề tài trên có thể gợi mở ra nhiều hướng nghiên cứu thuộc lĩnh vực lưu trữ của các doanh nghiệp

- Công tác lưu trữ các DNNN đã được các nhà khoa học và sinh viên ngành Lưu trữ học - Quản trị văn phòng quan tâm nghiên cứu trong thời gian gần đây Tiêu biểu cho nhóm nghiên cứu này có hai luận văn đã được bảo vệ tại Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội (trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN)

Đó là luận văn: “Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các Tổng công ty 100% vốn nhà nước” của tác giả Lã Thị Hồng do PGS.TSKH Nguyễn văn Thâm hướng dẫn, bảo vệ năm 2002 và luận văn: “Tổ chức quản lý công tác

lưu trữ của các Tổng công ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình do PGS.TSKH

Nguyễn Văn Thâm hướng dẫn, bảo vệ năm 2005 Các công trình nghiên cứu trên đề cập trực tiếp đến công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, trong đó có công tác lưu trữ của tiền thân các TĐKTNN - các TCT 91 Đối tượng nghiên cứu chung của các đề tài là công tác lưu trữ của các TCT 100% vốn nhà nước Theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp này là những cơ quan thuộc danh mục số 1 nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy công tác lưu trữ của những DNNN có quy

mô lớn này vẫn còn nhiều bất cập ở góc độ này hay góc độ khác như: tổ chức bộ phận

và bố trí nhân sự chưa phù hợp với yêu cầu công việc; tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan

là tài liệu bó gói (hầu hết chưa được lập hồ sơ); công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện không dựa trên cơ sở khoa học, chưa tuân thủ đầy đủ các quy định của nhà nước; cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu bảo quản TLLT về diện tích và thiết bị…

21

Đóng góp quan trọng của tác giả Lã Thị Hồng là đã xây dựng được “Bảng kê thành phần tài liệu hành chính của các Tổng công ty 100% vốn nhà nước cần được bảo quản vĩnh viễn” Mặc dù còn mang tính chủ quan cá nhân, cần phải được nghiên cứu,

thẩm định của các chuyên gia và phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền nếu được đưa vào áp dụng chính thức, nhưng Bảng kê trên có thể làm cơ sở để các doanh nghiệp tham khảo khi nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và thực hiện xác định giá trị TLLT hành chính của doanh nghiệp mình

Trên cơ sở phân tích các nguyên nhân của thực tiễn công tác lưu trữ các TCT 91,

chương 3 của công trình nghiên cứu: “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công

ty 91” đã đưa ra một số các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ của các doanh

nghiệp này Đặc biệt, giải pháp hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp được tác giả đề xuất có tính đến việc các TCT 91 sẽ chuyển sang hoạt động theo mô hình TĐKT Dựa trên các cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn, tác giả xây dựng mô hình Trung tâm lưu trữ Kinh tế quốc gia được tổ chức và hoạt động theo cơ chế của một doanh nghiệp Mặc dù mô hình này chưa được cơ quan chức năng nghiên cứu và đưa vào thực tiễn nhưng dưới góc độ nghiên cứu, đây chính là đóng góp quan trọng của đề tài Cho đến thời điểm này, ý tưởng về việc xây dựng một trung tâm lưu trữ lịch sử dành riêng cho tài liệu của các doanh nghiệp vẫn được một số nhà nghiên cứu quan tâm và đề xuất trong các công trình nghiên cứu của mình

Chuyển đổi hình thức sở hữu DNNN đã phát sinh vấn đề cấp bách là phải quản lý chặt chẽ TLLL của các doanh nghiệp này Đó là lý do để tác giả Nguyễn Thị Kim Bình

thực hiện đề tài nghiên cứu cấp cơ sở, trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN: “Quản lý tài liệu lưu trữ khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp ở đơn vị thành viên của các Tập

đoàn kinh tế nhà nước” và đã bảo vệ năm 2009 Kết quả nghiên cứu của đề tài đã phản ánh

tình hình quản lý TLLT của các doanh nghiệp là đơn vị thành viên của các TĐKTNN khi chuyển đổi hình thức sở hữu theo chủ trương sắp xếp, đổi mới DNNN của Đảng và Nhà nước trong thời gian qua Kết quả nghiên cứu đề tài cho thấy cơ sở pháp lý để điều chỉnh việc quản lý TLLT khi chuyển đổi hình thức sở hữu DNNN vừa thiếu, vừa chậm, vừa không có tính thống nhất Đây là một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến thực trạng quản lý TLLT được chúng tôi phân tích rất kỹ trong đề tài nghiên cứu Trên cơ sở thực trạng và phân tích nguyên nhân, chúng tôi đã đưa ra một số kiến nghị như: cần đánh giá đúng giá trị TLLT của các doanh nghiệp và sự cấp bách của việc quản lý TLLT khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; hoàn thiện cơ sở pháp về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung và về quản lý TLLT khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh

- Các bài viết về công tác lưu trữ doanh nghiệp đã được các nhà nghiên cứu công

bố trên tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trư Khởi đầu cho nghiên cứu về công tác lưu

trữ và TLLT doanh nghiệp là các viết như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên đăng trên Tạp chí Lưu

trữ Việt Nam số 3/2000 Bài viết đã có gợi ý bước đầu về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp khi kinh tế đất nước chuyển sang cơ chế thị trường, có sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế, kể cả kinh tế tư bản nước ngoài Cùng với quá trình cổ phần hóa DNNN đã hình thành nên nhu cầu tất nhiên phải thay đổi tư duy, cách thức tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp để phù hợp với môi trường kinh doanh mới Đề xuất thành lập Trung tâm lưu trữ doanh nghiệp, nơi lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế được xem là phát ngôn đầu tiên cho ý tưởng của nhiều nhà nghiên cứu đối với TLLT của các doanh nghiệp vào thời điểm đó

Về công tác lưu trữ tài liệu tài chính, kế toán, tác giả Nguyễn Thị Huệ có bài “Vài nét về việc áp dụng “Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán” mới vào các DNNN hiện nay” -

Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5/2001 Bài viết giới thiệu những quy định quan trọng trong “Chế độ Lưu trữ tài liệu kế toán” được ban hành kèm theo Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29-12-2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Ngoài ra, bài viết còn khẳng định tính chất quan trọng và sự cần thiết khi ban hành “Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán” của nhà nước nhằm giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc lưu trữ và sử dụng khối tài liệu phản ánh việc sử dụng nguồn lực tài chính, được xem là yếu tố quyết định sự thành bại, sống còn của mỗi doanh nghiệp Dưới góc nhìn của người có chuyên môn về tài chính kế toán, tác giả xác nhận tính bất cập của việc quy định thời hạn bảo quản 20 năm đối với quá nhiều tài liệu kế toán áp dụng cụ thể của từng loại hình doanh nghiệp khác nhau Có lẽ, đây cũng là ý kiến có tác dụng tham khảo quan trọng cho các

cơ quan thẩm quyền, cho các nhà làm luật khi soạn thảo và ban hành Luật Kế toán năm

23

2003 Bài viết cũng đưa lại cho tác giả luận án những suy nghĩ về giá trị của TLLT tài chính kế toán và vai trò của công tác lưu trữ tài liệu tài chính kế toán nhằm giúp các cơ quan có thẩm quyền quản lý chặt chẽ khối lượng tài sản khổng lồ đang luân chuyển trong nội bộ các TĐKTNN Việt Nam trong bối cảnh cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động của các TĐ còn chưa đầy đủ, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính

Đi sâu vào nghiệp vụ thu thập TLLT của các doanh nghiệp, TS Vũ Thị Phụng có bài

viết: “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ - thực trạng và giải pháp” công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5 tháng 10/2004 Kết quả khảo

sát công tác thu thập tài liệu của các doanh nghiệp ở nhiều tỉnh thành trên cả nước được tác giả đánh giá không mấy khả quan từ việc chỉ đạo đến tổ chức thực hiện Trong bài viết này, tác giả đã đưa ra kết quả thu thập tài liệu của các doanh nghiệp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nhưng cũng chỉ của một số ít các TCT 91 như TCT Dầu khí, TCT Điện lực Theo tác giả bài viết, giải pháp cấp thiết vào thời điểm này là cần ban hành danh mục các doanh nghiệp là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và nghiên cứu xây dựng để ban hành Danh mục thành phần tài liệu chủ yếu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của các doanh nghiệp

ở trung ương cũng như ở địa phương

Trong bối cảnh các doanh nghiệp chưa nhận thức và quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ, cơ quan quản lý ngành còn chưa kịp bắt nhịp với việc quản lý công tác này của hàng trăm nghìn doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau, tác giả Nguyễn Thị Kim

Bình đã công bố bài viết: “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp” trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam - số 5

tháng 10/2004 Bài viết đề cập đến 2 vấn đề chính: tình hình công tác lưu trữ của các doanh nghiệp và biện pháp quản lý của nhà nước, trong đó có cả biện pháp hỗ trợ của nhà nước đối với doanh nghiệp trong việc tổ chức công tác lưu trữ của doanh nghiệp mình Bằng việc dẫn chứng và phân tích các quy định của pháp luật, tác giả đã trả lời các câu hỏi: TLLT của các doanh nghiệp có thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam hay không? Nhà nước

có quyền quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ của các doanh nghiệp hay không? để khẳng định

sự tất yếu và cần thiết của quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp Đây là nghiên cứu đầu tiên của tác giả luận án về công tác lưu trữ của doanh nghiệp nên chỉ đạt ở mức độ đưa ra một số biện pháp còn mang tính khái quát

Từ sự hình thành và những dự báo về xu hướng phát triển các TĐKTNN, tác giả luận

án này đã công bố bài viết: “Những vấn đề cần xem xét trong quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT Việt Nam” trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 4/2008 Nội dung bài viết

24

tập trung phân tích quá trình chuyển đổi hình thái tổ chức, hoạt động từ TCT sang Tập đoàn của các TCT 91 và tìm hiểu những tác động của sự chuyển đổi này đến quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn Trên cơ sở đó, tác giả khuyến nghị cơ quan quản lý nhà nước hoàn thiện hệ thống pháp luật quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn cho phù hợp với hoàn cảnh mới Những vấn đề tác giả nêu ra trong bài viết này là một phần trong các câu hỏi mà đề tài luận án cần phải giải quyết

Quá trình chuyển đổi hình thức sở hữu DNNN vẫn đang diễn ra nhưng cũng chỉ mang tính thời kỳ Vấn đề cấp thiết đặt là là phải có hành động kịp thời để bảo vệ nhiều TLLT có nguy cơ thất thoát, tiêu hủy Trên cơ sở đề tài khoa học cấp cơ sở đã thực

hiện, tác giả luận án công bố bài: “Cơ sở pháp lý của việc quản lý tài liệu lưu trữ khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp ở đơn vị thành viên các TĐKT Việt Nam” và bài: “Vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước” trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6/2009 và số 4/2012 nhằm góp phần

giải quyết vấn đề cấp thiết trên

- Các Hội thảo khoa học về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ là diễn đàn để các nhà khoa học và các nhà quản lý gặp gỡ, trao đổi và thể hiện quan điểm của mình về một vấn

đề thuộc lĩnh vực chuyên ngành cần giải quyết do yêu cầu thực tiễn đặt ra Kết quả là nhiều công trình nghiên cứu được công bố dưới dạng các báo cáo tham luận tại hội thảo Đầu

tiên, có thể đề cập đến các báo cáo: “TLLT của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn

đề khoa học cần nghiên cứu” của TS Vũ Thị Phụng và bài “Một số vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ ở các doanh nghiệp ngoài quốc doanh” của tác giả TS Hồ Văn Quýnh đăng

trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nhân kỷ niệm 5 năm thành lập Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam Các bài viết đã nêu lên được tính cấp thiết của việc nghiên cứu công tác công văn giấy tờ, đặc biệt

là công tác lưu trữ của các doanh nghiệp trong cơ chế của nền kinh tế thị trường Tuy nhiên, các tác giả cũng chỉ mới gợi mở các vấn đề để hướng sự nghiên cứu của những ai quan tâm

Để lý giải và củng cố cho lý do sự cần thiết phải tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung, các TĐKTNN nói riêng, tác giả luận án đã công bố bài:

“Giá trị tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp phục vụ nghiên cứu sự phát triển kinh tế - xã hội

ở Việt Nam thời kỳ đổi mới” trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học: Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu Khoa học Xã hội và Nhân Văn và bài: “Giá trị của tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp tư nhân và giải pháp lưu trữ” trong Kỷ

25

yếu Hội thảo khoa học Quốc tế: Phát huy gía trị tài liệu lưu trữ nhân dân do trường

ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN tổ chức năm 2009 và tháng 12/ 2012 Nội dung hai bài viết trên đi sâu phân tích các giá trị, ý nghĩa nhiều mặt của TLLT của các doanh nghiệp như: phục vụ nghiên cứu điều chỉnh chính sách phát triển kinh tế vĩ mô; giúp nhà nước quy hoạch phát triển ngành, lĩnh vực nền kinh tế đất nước; phục vụ nghiên cứu thách thức, rủi

ro đối với kinh tế Việt Nam trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế giúp doanh nghiệp bảo

vệ quyền lợi chính đáng trong các vụ tranh chấp… Đồng thời, các bài viết chỉ ra cách nhìn nhận chưa đúng của xã hội và của lãnh đạo/chủ sơ hữu doanh nghiệp về những giá trị, ý nghĩa TLLT vốn là tài sản đặc biệt của các doanh nghiệp dẫn đến việc chưa quan tâm và đầu tư cho công tác lưu trữ Để khắc phục tình hình này, giải pháp chúng tôi đưa ra là cần

có sự hợp tác giữa các bên: lãnh đạo/chủ sở hữu doanh nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước

và các nhà nghiên cứu, tùy vào chức năng, nhiệm vụ của mình cần nhận thức, nghiên cứu,

đề xuất hoàn thiện chính sách và có những hành động thiết thực nhằm bảo đảm an toàn và khai thác có hiệu quả khối tài liệu quý giá của doanh nghiệp trước mắt cũng như lâu dài Thực tiễn công tác lưu trữ của các doanh nghiệp Việt Nam đang đặt ra nhiều vấn đề nghiên cứu đối với chúng ta như một nhu cầu khách quan khi hoạt động của các doanh nghiệp đã và đang hình thành một khối lượng tài liệu rất lớn, có giá trị về nhiều mặt và cần được lựa chọn để đưa vào lưu trữ và khai thác sử dụng có hiệu quả Vấn đề này càng cấp thiết hơn khi đất nước triển khai đề án tái cấu trúc nền kinh tế, trong đó, tái cơ cấu doanh nghiệp là nhiệm vụ cốt lõi, trọng tâm là các TĐKT và các TCT nhà nước Hội thảo khoa

học: “Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái cấu trúc” do Hội Văn thư - Lưu trữ

Việt Nam và Hội các nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam đồng tổ chức vào tháng 12/2013, nhằm thảo luận, đánh giá thực trạng và tìm kiếm các giải pháp để thực hiện tốt công tác lưu trữ của các doanh nghiệp trong bối cảnh hiện nay Mục tiêu trước mắt là phát huy vai trò của công tác lưu trữ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, củng cố và tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp Mục tiêu lâu dài

là nhằm lựa chọn, bảo quản một khối lượng tài liệu có giá trị về nhiều mặt, góp phần làm phong phú Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, làm giàu di sản vô giá cho thế hệ mai sau

Các tham luận của các tác giả: PGS Vương Đình Quyền: “Nhìn lại quy định và hướng dẫn của nhà nước về lưu trữ doanh nghiệp và những vấn đề đặt ra”; GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm: “Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường: yêu cầu và những vấn đề đặt ra hiện nay”; PGS Nguyễn Văn Hàm: “Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp: giá trị và vấn đề quản lý”… đã cho thấy có rất

nhiều vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ và TLLT của các doanh nghiệp cần được

26

nghiên cứu và giải quyết Cụ thể như: về khối lượng, thành phần và nội dung TLLT của các doanh nghiệp nói chung, từng loại hình doanh nghiệp nói riêng, đặc biệt là của các TĐKT và TCT nhà nước; về vấn đề sở hữu đối với TLLT của các doanh nghiệp thuộc các loại hình và nguồn gốc sở hữu vốn khác nhau; quy định của nhà nước về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp; về tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo quản ở lưu trữ doanh nghiệp, lưu trữ nhà nước và các nghiệp vụ khác đối với TLLT doanh nghiệp;

về các yêu cầu của tổ chức công tác lưu trữ của doanh nghiệp…

Dựa vào mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh và trên cơ sở khảo sát, đánh giá tình hình công tác lưu trữ của một số TĐKTNN, TCT 90, 91, GS.TSKH Nguyễn Văn

Thâm đưa ra phương châm: “Lựa chọn và bảo quản tài liệu của các doanh nghiệp trước hết phải hướng tới mục tiêu giúp các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh có lợi hơn” và yêu cầu là “các tài liệu được lựa chọn và tổ chức bảo quản, dù bất cứ ở đâu cũng phải mang giá trị cốt lõi đối với các doanh nghiệp” Từ phương châm và yêu cầu

trên, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đã đưa ra các tiêu chí thu thập TLLT có giá trị tham khảo đối với các doanh nghiệp

Cùng quan điểm với GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, nội dung các bài viết của PGS Vương Đình Quyền và PGS Nguyễn Văn Hàm xác nhận TLLT doanh nghiệp có giá trị nhiều mặt không chỉ đối với chính doanh nghiệp mà còn đối với quốc gia Tuy nhiên, PGS Vương Đình Quyền còn phân vân là “phải chăng tài liệu lưu trữ của các loại hình doanh nghiệp ngoài nhà nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đều thuộc thành phần Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam?” Câu hỏi này đáng lẽ phải được các nhà quản lý, các nhà khoa học đặt ra từ rất lâu, khi nền kinh tế đất nước có sự tham gia của nhiều thành phần (chậm nhất là từ khi Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được ban hành năm 2001) để có chính sách

và hành động phù hợp với quy định của pháp luật Bởi thực tế chứng minh, cho đến thời điểm này, chúng ta chưa có động thái nào chứng tỏ vai trò, trách nhiệm đối với TLLT của doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

PGS Vương Đình Quyền và PGS Nguyễn Văn Hàm đều quan tâm đến tính sở hữu của TLLT khi cho rằng có sự khác nhau trong vấn đề sở hữu đối với TLLT của các loại hình doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau: thành phần kinh tế Nhà nước, thành phần kinh tế tư nhân, thành phần kinh tế tư bản nước ngoài và cần phải xem xét kĩ hình thức sở hữu của nó, để có thể đưa ra các phương thức tổ chức quản lý phù hợp với mỗi loại hình doanh nghiệp Vấn đề này sẽ được chúng tôi phân tích kỹ trong nội dung luận

án khi vận dụng vào công tác lưu trữ của các TĐKTNN - tổ hợp phức tạp các loại hình

27

doanh nghiệp thuộc sở hữu nhiều thành phần kinh tế nói trên sau khi hệ thống, nghiên cứu các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ liên quan đến doanh nghiệp Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của đề tài luận án là nghiên cứu, xây dựng mô hình quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam cũng được PGS Vương Đình quyền đề cập đến trong phần kiến nghị của báo cáo Điều này càng khẳng định thêm tính cấp thiết của đề tài chúng tôi lựa chọn nghiên cứu

Như vậy, thông qua các công trình nghiên cứu trên, các tác giả đã giải quyết được nhiều vấn đề thuộc lĩnh vực công tác công văn giấy tờ của các doanh nghiệp Việt Nam Dưới góc độ công tác văn thư, các nghiên cứu cho thấy văn bản không chỉ là sản phẩm hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp mà còn là công cụ hữu ích phục vụ cho quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp So với hệ thống văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước, hệ thống văn bản của các doanh nghiệp phong phú hơn về loại hình, nội dung, thể thức trình bày bởi sự đa dạng của chính các loại hình doanh nghiệp Sự đa dạng này đòi hỏi cơ quan quản lý ngành, các nhà nghiên cứu phải có cách tiếp cận đối tượng quản lý, đối tượng nghiên cứu dưới các góc nhìn đa chiều

để đưa ra những kết luận xác đáng phục vụ cho mục tiêu của riêng mình Một phần tài liệu này đã và sẽ trở thành TLLT có giá trị về nhiều mặt, trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ

có hiệu quả cho việc đạt mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nếu chúng được

tổ chức lưu trữ khoa học Ở góc độ khác, một số công trình nghiên cứu phần nào phản ánh được thực tiễn công tác lưu trữ của các doanh nghiệp còn nhiều bất cập Những bất cập trong công tác lưu trữ của các doanh nghiệp cần được giải quyết bằng nhiều giải pháp mang tính hệ thống, đồng bộ đã được các tác giả đề xuất trong nghiên cứu của mình Tuy nhiên, phần lớn các nghiên cứu chỉ mới quan tâm đến công tác lưu trữ của các DNNN riêng lẽ hoặc tổ hợp DNNN Chủ sở hữu duy nhất đối với TLLT của các doanh nghiệp này chính là nhà nước Vì vậy, các nghiên cứu trong nước hiện nay chưa bắt kịp với xu thế thay đổi cơ cấu của nền kinh tế, dẫn đến hình thành các tổ hợp doanh nghiệp thuộc đa hình thức sở hữu để có những giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ phù hợp Các TĐKTNN Việt Nam là đại diện tiêu biểu cho loại hình này

Qua đây có thể khẳng định được rằng, vấn đề đi sâu nghiên cứu công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN để đưa ra hình thức tổ chức quản lý phù hợp nhằm bảo quản và khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu này chưa được nghiên cứu và công bố dưới các hình thức khác nhau Vì vậy, đề tài luận án “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ các TĐKT nhà nước Việt Nam” không trùng với bất kỳ nghiên cứu nào đi trước và là

đề tài nghiên cứu hoàn toàn mới

28

Bên cạnh đó, các công trình nghiên cứu lý thuyết về tổ chức, về quản lý và về mô

hình tổ chức và hoạt động của TĐKTNN Việt Nam như: “Khoa học tổ chức và quản lý –

Một số vấn đề lý luận và thực tiễn” của tác giả Đặng Quốc Bảo do Nhà xuất bản Thống kê

ấn hành năm 1999, “Lý thuyết tổ chức” của tác giả Nguyễn Hữu Tri – nhà xuất bản Chính trị Quốc gia tái bản lần thứ 2, năm 2013, “Mô hình Tập đoàn kinh tế nhà nước Việt Nam

đến năm 2020” của tập thể các nhà nghiên cứu do GS.TS Phạm Quang Trung chủ biên,

xuất bản năm 2013… có giá trị tham cao đối với tác giả luận án

Ngoài ra, rất nhiều quan điểm, ý kiến của các nhà nghiên cứu, các nhà kinh tế và nhà quản lý xung quanh TĐKTNN như: về việc thí điểm hình thành ồ ạt TĐKTNN; về

cơ sở pháp lý quản lý và điều hành các Tập đoàn; về hiệu quả sản xuất kinh doanh, về những thua lỗ và về lỗ hổng trong quản lý tài chính của các Tập đoàn; về việc nên giảm bớt số lượng các TĐKTNN… được công bố trong các kỷ yếu “Diễn đàn kinh tế mùa Xuân 2012” “Diễn đàn kinh tế mùa Xuân 2013”, “Diễn đàn kinh tế mùa Xuân 2014”; các Báo cáo kinh tế vĩ mô của các năm 2012, 2013 và bằng nhiều bài viết khác nhau trên các website Các công trình nghiên cứu này đã cung cấp cho tác giả luận án cái nhìn đa chiều về các TĐKTNN Đồng thời, các bài viết này còn cho chúng tôi bức tranh toàn diện về TĐKTNN để có thể vận dụng vào việc nghiên cứu đề xuất hình thức quản

lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp này cho phù hợp điều kiện thực tiễn, đảm bảo

giữ gìn và phát huy tối đa giá trị TLLT của các Tập đoàn

1.3 Những vấn đề luận án cần tập trung giải quyết

Dưới nhiều góc độ khác nhau, tất cả công trình nghiên cứu được thực hiện trong nước và ở nước ngoài được giới thiệu trên đã làm sáng tỏ một số vấn đề thuộc công tác văn thư, lưu trữ của các TĐKTNN Những công trình nghiên cứu trên có giá trị tham khảo quan trọng đối với tác giả luận án Tuy nhiên, cho đến thời điểm này, các vấn đề liên quan đến tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam chưa được các nhà khoa học quan tâm nghiên cứu một cách đầy đủ và toàn diện Trong khi đó, ở lĩnh vực lưu trữ, thực tiễn hoạt động của các TĐKTNN thời gian qua đang đặt ra nhiều vấn đề cần phải có sự khảo sát, nghiên cứu sâu để đáp ứng yêu cầu của lưu trữ doanh nghiệp và của ngành lưu trữ Việt Nam nói chung Những vấn đề đặt ra đối với công tác lưu trữ của các TĐKTNN cũng chính là những vấn đề luận án cần tập trung giải quyết

Cụ thể là các vấn đề sau:

- Củng cố và làm sáng tỏ cơ sở lý luận để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN trong thời kỳ mới

29

Trên cở sở lý luận chung về công tác lưu trữ, luận án cần bổ sung, phân tích

và chứng minh để làm sáng tỏ cơ sở lý luận và sự vận dụng để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN Để thực hiện nhiệm vụ này, tác giả cần nêu bật

vị trí, vai trò của các TĐKTNN đối với nền kinh tế ở các mặt khác nhau; phân tích

và chứng minh giá trị, ý nghĩa của TLLT của các Tập đoàn; sự cần thiết phải tổ chức

và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn Tuy nhiên, trước tiên cần tìm hiểu về đặc điểm tổ chức, hoạt động của TĐKTNN Việt Nam và đặc điểm TLLT của các Tập đoàn Bởi lẽ, chỉ trên cơ sở hiểu biết cụ thể về các Tập đoàn và tài liệu của chúng mới có thể nghiên cứu, đề xuất cách thức tổ chức và quản lý công tác lưu trữ phù hợp với thực tế không chỉ hiện tại mà cả trong tương lai của các tổ chức đặc biệt này Đồng thời, tác giả luận án còn phải làm rõ các khái niệm cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu đề tài luận án như các khái niệm: tổ chức, quản lý, công tác lưu trữ,

tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam

- Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN

Việc khảo sát thực tế công tác lưu trữ của các TĐKTNN để có cơ sở thực tiễn chứng minh cho sự cần thiết phải tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp làm cho TLLT của chúng được bảo quản an toàn và được khai thác sử dụng

có hiệu quả Kết quả khảo sát thực tế sẽ cho phép nhìn nhận, đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn trong thời gian qua, từ đó sẽ có cơ sở để đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ của các TĐKTNN

- Nghiên cứu đề xuất các giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN

Kết quả nghiên cứu những vấn đề trên sẽ là cơ sở để chúng tôi giải quyết vấn đề quan trọng của luận án là nghiên cứu đề xuất một số giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN phù hợp với điều kiện thực tiễn và yêu cầu của doanh nghiệp, của xã hội Các giải pháp đưa ra trong luận án phải không chỉ trên cơ

sở thực tiễn công tác lưu trữ, đặc điểm tổ chức, hoạt động và đặc điểm TLLT của các TĐKTNN mà còn trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp luật của nhà nước Để các giải pháp có giá trị thực tiễn, mang lại hiệu quả trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn, đòi hỏi tác giả luận án phải thể hiện tính logich, hệ thống trong cách giải quyết vấn đề Quan trọng hơn, các giải pháp được đề xuất phải đáp ứng những thay đổi trong xu hướng phát triển của các Tập đoàn, đặc biệt khi nhà nước giảm tỷ lệ vốn góp trong cơ cấu vốn điều lệ của nhiều doanh nghiệp trong Tập đoàn

30

Chương 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 2.1 Các khái niệm cơ bản

“Consortium”, “Corporation”… Các công ty trong liên minh cùng thỏa thuận tuân thủ một

số nguyên tắc điều chỉnh chung như phối hợp chiến lược, góp vốn, cung ứng sản phẩm, phân chia chiếm lĩnh thị trường, thống nhất phương thức, nguyên tắc kiểm soát nội bộ Quan trọng nhất là trong liên minh có một công ty đóng vai trò trung tâm và có khả năng chi phối, hỗ trợ các công ty trong cùng liên minh trong quá trình cạnh tranh, tránh khỏi nguy cơ bị chèn ép, thôn tính… Sự hình thành các liên minh giữa các công ty là sản phẩm tất yếu, khách quan của quy luật tích lũy, tích tụ tập trung vốn nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh và tối đa lợi nhuận Tất cả những liên minh dưới những tên gọi khác nhau như trên khi dịch sang tiếng Việt đều được gọi chung là “Tập đoàn” Ngày nay, mỗi quốc gia có tên gọi khác nhau để chỉ Tập đoàn Ví dụ: tại Mỹ, Tập đoàn được gọi là Conglomerate; Nhật Bản gọi là Keiretsu hay Zeibatsu, Hàn Quốc gọi là Chaelbol, Nga gọi là Corporation… Tuy nhiên, tên gọi chung của Tập đoàn trong các giao dịch quốc tế theo tiếng Anh là business group, hoặc là corporate group, hoặc là group companies Mỗi Tập đoàn (liên minh) của từng nước có hình thức tổ chức khác nhau phù hợp với mối liên kết giữa các doanh nghiệp trong Tập đoàn [97, 9-10]

Không có khái niệm TĐKT chung cho tất cả các quốc gia Tùy theo nguyên tắc liên minh, tổ chức kiểm soát nội bộ và cách tiếp cận khác nhau mà mỗi quốc gia, khu vực có khái niệm khác nhau về TĐKT Mặc dù không có khái niệm thống nhất giữa các quốc gia

về TĐKT nhưng có thể tìm thấy quan điểm chung về TĐKT: là tổ hợp các doanh nghiệp

có chung lợi ích, gắn bó với nhau thông qua các mối quan hệ về vốn, nguồn nhân lực, nguồn cung ứng nguyên liệu, công nghệ, thương hiệu, thị trường tiêu thụ sản phẩm…, bao gồm Công ty mẹ là hạt nhân của Tập đoàn làm đầu mối liên kết giữa Công ty mẹ với các công ty con và doanh nghiệp liên kết khác

Tại Việt Nam, tên gọi TĐKT được đề cập đầu tiên trong Quyết định số 91/TTg ngày 07/3/1994 của Thủ tướng Chính phủ về việc thí điểm thành lập Tập đoàn kinh doanh (Quyết định số 91) Đây cũng chính là cơ sở pháp lý cho việc ra đời của các TCT

91 – tiền thân của các TĐKTNN hiện nay Khái niệm đầu tiên về TĐKT được đưa ra

31

trong Luật Doanh nghiệp 2005 Theo đó, “TĐKT là tập hợp các công ty có mối quan hệ gắn bó lâu dài với nhau về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và các dịch vụ kinh doanh khác” (Điều 146) Điều 38 Nghị định số 102/2010/NĐ-CP ngày 01/10/2010 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều Luật Doanh nghiệp quy đinh: TĐKT bao gồm nhóm các công ty có quy mô lớn, có tư cách pháp nhân độc lập, được hình thành trên cơ sở tập hợp, liên kết thông qua đầu tư, góp vốn, sáp nhập, mua lại, tổ chức lại hoặc các hình thức liên kết khác, gắn bó lâu dài với nhau về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và các dịch vụ kinh doanh khác tạo thành tổ hợp kinh doanh có từ hai cấp doanh nghiệp trở lên dưới hình thức Công ty mẹ - công ty con

Trên cơ sở khái niệm TĐKT nêu trên, Điều 4 Nghị định số 101/2009/NĐ-CP ngày 05/11/2009 của Chính phủ về thí điểm thành lập, tổ chức, hoạt động và quản lý TĐKTNN

(Nghị định số 101) đưa ra khái niệm TĐKTNN như sau: “TĐKTNN là nhóm công ty có quy mô lớn liên kết dưới hình thức Công ty mẹ - công ty con và các hình thức khác, tạo thành tổ hợp các doanh nghiệp gắn bó chặt chẽ và lâu dài với nhau về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và các dịch vụ kinh doanh khác” Để phù hợp với điều kiện thực tiễn phát

triển kinh tế của đất nước trong giai đoạn mới, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho sự hình thành và hoạt động của các TĐKTNN, ngày 15/7/2014, Chính phủ ban hành Nghị định số 69/2014/NĐ-CP về Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty nhà nước (Nghị định 69), thay thế cho Nghị định 101 Điều 4 Nghị định 69 quy định TĐKT là nhóm công ty, gồm Công ty mẹ, các doanh nghiệp thành viên và công ty liên kết, đáp ứng một số điều kiện theo quy định của pháp luật

2.1.2 Khái niệm tổ chức, quản lý, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

- Khái niệm tổ chức

Từ tổ chức thường được nhìn nhận dưới hai nghĩa: danh từ và động từ

Dưới nghĩa danh từ, tổ chức được định nghĩa khác nhau Theo nghĩa rộng, tổ chức là

cơ cấu tồn tại của sự vật Điều này có nghĩa, sự vật không thể tồn tại mà không có hình thức tổ chức liên kết các yếu tố nội tại theo cách nhất định Vì vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, bao gồm cả tự nhiên và xã hội [95, 9]

Cũng với nghĩa đơn giản nhất, tổ chức được xem là sự kết hợp của những cá thể độc lập có cùng mục đích [139]

Trang Web Giáo dục Glavsprav cũng có khái niệm tương tự về tổ chức Theo đó,

“tổ chức là một nhóm người tương tác với nhau nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra với

sự giúp đỡ về điều kiện vật chất, kinh tế, pháp luật và các điều kiện khác” [140]

Theo các cách hiểu trên, tổ chức có các đặc điểm sau:

Một, kết hợp các nỗ lực của các thành viên;

Như vậy, dù dưới nghĩa đơn giản hay đầy đủ, ta thấy điều kiện để hình thành tổ chức là khi một số cá nhân có nhu cầu phối hợp để thực hiện một hoặc một số hoạt động

mà nếu thực hiện đơn lẻ sẽ không có kết quả Tổ chức là công cụ để đạt được mục tiêu, giúp con người phối hợp hoàn thành những điều mà họ không thể hoàn thành được nếu hoạt động riêng lẻ

Dưới nghĩa động từ, tổ chức là sự “sắp xếp các bộ phận cho phối hợp với nhau

để toàn bộ trở thành một cơ cấu nhất định” [109, 1097] Có thể tìm thấy khái niệm

khác với nội hàm tương tự như sau “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất” [99, 1296] Mặc dù

không nêu rõ nhưng khái niệm cho thấy phải có chủ thể thực hiện công việc sắp xếp, bố trí các bộ phận thành một chỉnh thể thống nhất, có cơ cấu ổn định để phối hợp thực hiện một hoặc một số chức năng nhằm đạt được mục tiêu nhất định Chủ thể có thể là một cá nhân, một tổ chức; chỉnh thể có thể là lĩnh vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức, hay cỗ máy, công trình và mỗi chỉnh thể được vận hành để đạt mục tiêu do chủ thể đặt ra Các khái niệm trên cho thấy, tổ chức là hoạt động thường xuyên Tùy thuộc vào điều kiện, bối cảnh xã hội của từng giai đoạn, thời điểm, chủ thể có thể thực hiện việc tổ chức để đạt mục tiêu của mình Trong phạm vi luận án này, tổ chức được nghiên cứu với nội dung bao gồm tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự, kho tàng và thiết bị để thực hiện công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam

- Khái niệm quản lý

Quản lý là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học xã hội và khoa học tự

nhiên Vì vậy, thuật ngữ “quản lý” thường được hiểu theo những cách khác nhau tuỳ theo

góc nhìn khác nhau cũng như cách tiếp cận của người nghiên cứu Mỗi lĩnh vực khoa học

có định nghĩa về quản lý dưới góc độ riêng của mình và nó phát triển ngày càng sâu rộng trong mọi hoạt động của đời sống xã hội

Theo nghĩa rộng, “quản lý là sự tác động có mục tiêu lên đối tượng xác định nhằm mục đích ổn định hoặc thay đổi trạng thái của đối tượng đó để đạt mục tiêu đã đặt ra” [143]

Các Mác - nhà tư tưởng, nhà kinh tế chính trị cũng chỉ dừng lại ở mức độ trên khi

nói về quản lý: “Bất kỳ lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào đó mà được tiến hành tuân theo một quy mô tương đối lớn đều cần có sự quản lý ở mức độ nhiều hay ít nhằm phối hợp những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung Một nhạc công tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc phải có nhạc trưởng” [26, 23]

Tuy nhiên, Peter Ferdinand Drucker - một trong những nhà lý luận hàng đầu thế giới

về quản lý và tổ chức của thế kỷ XX lại cho rằng quản lý phải có trước tổ chức khi đưa ra

định nghĩa sau: “Quản lý là hoạt động đặc biệt để biến một đám đông không có tổ chức thành một nhóm hoạt động có hiệu quả và mục tiêu” [142]

Dưới góc độ quản trị, Fayol cho rằng “quản lý tức là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra” [108, 59] Ngược với các quan điểm trên, Fayol xem trọng cách thức

tiến hành hoạt động quản lý vì có lẽ ông tin tưởng, nếu có cách thức quản lý tốt chắc chắn

sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn

Dưới góc độ chính trị, “quản lý được xem là phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu chung của một nhóm người, một tổ chức, một cơ quan, hay nói rộng hơn là một nhà nước” [67, 176]

Từ những phân tích trên cho thấy chưa có một khái niệm đầy đủ về quản lý, trong

đó bao hàm bối cảnh cần phải có quản lý, phương thức tiến hành quản lý và môi trường của hoạt động quản lý Trên cơ sở kế thừa những thành quả nghiên cứu của các công trình

nghiên cứu trên, chúng tôi đưa ra khái niệm quản lý như sau: Quản lý là sự tác động có

mục tiêu của chủ thể đến khách thể bằng nhiều phương thức thông qua việc sử dụng hợp lý các nguồn lực khác nhau Mỗi chủ thể tương ứng với khách thể và mục tiêu đưa

ra khác nhau sẽ có phương thức quản lý khác nhau Ngoài ra, bối cảnh xã hội và mức độ đầy đủ của các nguồn lực cũng là các yếu tố chi phối đến hoạt động quản lý

- Khái niệm tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

Về công tác lưu trữ, có thể xem định nghĩa sau đây là khá đầy đủ: “Công tác lưu trữ được xem là lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm các vấn đề chính trị, khoa học, pháp lý và thực tiễn về tổ chức tài liệu lưu trữ và hoạt động của các cơ quan lưu trữ” [116, 4]

34

Trong ГОСТ P 51141-98 của Liên bang Nga (LBN): “Công tác văn thư và công tác

lưu trữ Thuật ngữ và khái niệm”, công tác lưu trữ được xem “là lĩnh vực hoạt động đảm

bảo tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” [114] Đây được xem là khái

niệm đơn giản nhất về công tác lưu trữ của LBN Tuy nhiên, nếu nhìn vào thực tiễn công tác lưu trữ, khái niệm này chưa đề cập đến nhiều nghiệp vụ quan trọng khác mang tính quyết định đối với việc bảo quản, khai thác sử dụng TLLT Trên cơ sở khái niệm này, hai chức năng cơ bản của công tác lưu trữ được xác định là:

- Bảo quản thông tin quá khứ cần thiết cho xã hội;

- Đảm bảo nhu cầu thông tin quá khứ của xã hội [116, 21]

Điều 3 Luật số 125- FZ ngày 22/10/2004: về “Công tác lưu trữ của Liên Bang Nga”

đã mở rộng khái niệm đang nói và xem đây là “hoạt động của các cơ quan nhà nước, các chính quyền địa phương, các tổ chức và công dân trong lĩnh vực bảo quản, thu thập, thống

kê và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác” Đây được xem là cơ sở pháp lý chi phối công tác lưu trữ của Liên bang Nga hiện

nay mặc dù nội hàm khái niệm không đầy đủ so với khái niệm trong giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên bang Xô Viết” trước đây

Tại Việt Nam, khái niệm công tác lưu trữ được đưa ra đầu tiên trong giáo trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn văn Hàm,

Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền Theo các tác giả trên, “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [45, 15]

Trong bài viết: “Xây dựng Luật lưu trữ để phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với đời sống” đăng trên Tạp chí Nghiên cứu lập pháp điện tử, PGS.TS Văn Tất Thu

cũng cho rằng: “Công tác lưu trữ theo nghĩa rộng là một lĩnh vực trong hoạt động của Nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” Như vậy, khái niệm công tác lưu trữ được đưa ra trong các

công trình nghiên cứu tiêu biểu của Việt Nam về cơ bản có sự thống nhất với nhau

Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 đưa ra khái niệm về hoạt động lưu trữ và định nghĩa

rằng đây “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” Khái niệm này chỉ đề cập đến các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ và rõ ràng hẹp hơn khái niệm công tác lưu trữ nói chung Theo chúng tôi, hoạt động lưu trữ chỉ

là một phần nội dung thuộc công tác lưu trữ

Trên cơ sở nghiên cứu và kế thừa quan điểm từ một số khái niệm về công tác lưu trữ

của các nhà nghiên cứu, chúng tôi quan niệm về công tác lưu trữ như sau: Công tác lưu trữ

là lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế

sự chi phối của Nhà nước và có nghĩa vụ tuân thủ các quy định pháp luật của nhà nước trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ Đó là các pháp nhân, thể nhân có sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động của mình hoặc tham gia cung cấp các dịch vụ về lưu trữ Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn TLLT và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của xã hội

Vì là lĩnh vực hoạt động của xã hội nên công tác này phải được tổ chức và quản lý

nhằm đảm bảo sự thống nhất, phát triển, hiệu quả… Đây là tổng thể các hoạt động và

biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khai thực hiện và áp dụng trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý nhằm bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả TLLT Đối tượng của tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

chính là TLLT sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Nội dung quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan chức năng là ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của mình Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động của mình, tùy thuộc vào loại hình pháp nhân hay thể nhân có thể thực hiện một/một số hoặc các biện pháp sau đây để tổ chức và quản lý TLLT của mình: ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ

Cùng với việc bảo quản TLLT, công tác lưu trữ còn có nhiệm vụ quan trọng là đáp ứng nhu cầu thông tin cho xã hội và cho người dân Lưu trữ có vai trò quan trọng như là trung tâm thông tin, đảm bảo việc tiếp cận thông tin quá khứ Các lưu trữ phối hợp giải quyết nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, điều hành nhà nước hiệu quả cũng như nhận thức quá khứ một cách khoa học “Lưu trữ - là mức độ tiến bộ của văn minh loài