Tìm hiểu về phần mềm perfect HRM và những ứng dụng trong quản trị nguồn nhân lực

Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu hết được tính năng hay sử dụnghết chức năng của các phần mềm quản trị nguồn nhân lực, chính vì vậy nhóm chúng emquyết định lựa chọn đề tài

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

KHOA KINH TẾ

TRONG DOANH NGHIỆP

Đề tài: Tìm hiểu về Phần mềm Perfect HRM và những ứng dụng

trong quản trị nguồn nhân lực

NHÓM CNTT 3.7

Hà Nội: 05/2016

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xã hội hiện đại, mỗi một quốc gia có những chiến lược phát triển kinh tế

-xã hội khác nhau, phụ thuộc vào những điều kiện và yếu tố riêng biệt Nhưng hơn bất kìnguồn nhân lực nào, con người vẫn chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong sự pháttriển ấy Vai trò của con người có tính quyết định Vì vậy, một tổ chức dù có nguồn lựcvật chất dồi dào nhưng nếu thiếu đi việc quản lý nguồn nhân lực hiệu quả thì khó có thểphát triển Điều đó cho thấy rằng, quản lý nguồn nhân lực là vô cùng cần thiết

Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu hết được tính năng hay sử dụnghết chức năng của các phần mềm quản trị nguồn nhân lực, chính vì vậy nhóm chúng emquyết định lựa chọn đề tài “ Tìm hiều phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệpViệt Nam hiện nay” và thực hiện nó thông qua việc tìm hiểu phần mềm Perfect HRM – làmột phần mềm nhận được nhiều giải thưởng trong lĩnh vực CNTT và hiện nay đang đượcnhiều công ty Việt Nam áp dụng

Trong số rất nhiều những doanh nghiệp sử đã và đang sử dụng phần mềm PerfectHRM, nhóm 3.7 đã lựa chọn và giới thiệu đến cô giáo cùng các bạn Công ty Cổ phầnPhát triển Tây Hà Nội Nội dung bài tiểu luận gồm 5 phần chính:

Phần 1: Khái niệm HRM – Quản trị nguồn nhân lực

Phần 2: Thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại một số doanh nghiệp Việt Nam Phần 3: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội

Phần 4: Ứng dụng phần mềm Perfect HRM vào Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội

Phần 5: Tổng kết

Vì kiến thức thực tế còn hạn chế nên bài tiểu luận của nhóm còn nhiều khuyếtđiểm Kính mong thầy cô giáo trong khoa đóng góp ý kiến để bài báo cáo của nhóm hoànthiện hơn

PHẦN 1 KHÁI NIỆM HRM – QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnhhưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp

Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người laođộng với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc và vào đúngthời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Như vậy, một câu hỏi đặt ra: ai phụtrách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? rõ ràng câu trả lời sẽ là: những nhàquản lý trong doanh nghiệp

Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vàođúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty

Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân

sự Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú,

hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biếthoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự

Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hóa của tổchức, tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng căng thẳngbất ổn định

Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị cănbản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

1 Phân tích công việc

2 Tuyển dụng nhân viên

3 Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên

4 Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vậtchất và tinh thần đối với nhân viên

Như vậy quản trị nhân sự gắn liền với việc tổ chức, bất kỳ doanh nghiệp nào hìnhthành và hoạt động thì đều phải có bộ phận tổ chức

PHẦN 2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI MỘT SỐ DOANH

NGHIỆP VIỆT NAM

Một số vấn đề các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam hiện nay đang phải đối mặtliên quan đến chức năng quản trị nhân sự.

- Gặp khó khăn trong việc xác định lương đúng, đủ cho người lao động

- Thường xuyên gặp những sự phàn nàn về chính sách lương

- Đôi khi dư thừa nguồn nhân lực hoặc có sự thiếu hụt nhân lực

- Không kiểm soát nổi chi phí lao động hoặc các chi phí quản lý

- Để cho chi phí lao động tăng hoặc giảm một cách không bình thường trong một thờigian ngắn

- Tỉ lệ luân chuyển lao động cao

- Gặp khó khăn trong việc xác định quỹ đào tạo và các quỹ khác cho các hoạt động quảntrị nhân sự

- Chi tiêu quá nhiều cho các hoạt động quản trị nhân sự

- Có các dấu hiệu nghiêm trọng về việc trì hoãn sản xuất, phải làm lại sản phẩm hay sự

từ chối và phàn nàn của khách hàng

- Năng suất lao động của công nhân thấp

- Tỉ lệ nghỉ việc và đi làm muộn cao

- Tỉ lệ người xin chuyển công tác ca

- Tỉ lệ luân chuyển lao động cao

- Gặp khó khăn trong việc bắt đầu hay thiết kế lại chương trình phát triển nghề nghiệpcho cán bộ công nhân viên của công ty

- Khó khăn trong việc tuyển dụng, cất nhắc và xắp xếp lại lao động

- Khó khăn trong việc xác định các hình thức phạt hay buộc phải điều chỉnh hoạt động

do vi phạm nội qui của công ty hay làm thiệt hại đến công ty

- Gặp khó khăn trong việc xác định một công việc là thành công hay thất bại

- Gặp khó khăn trong việc bảo vệ các quyết định trong quá trình tuyển dụng

PHẦN 3 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TÂY HÀ NỘI 3.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội

- Mã số thuế: 0100705187

- Ngày cấp: 29-12-1998

- Tên chính thức: Công Ty Cổ Phần Phát Triển Tây Hà Nội

- Tên giao dịch: HADECO.,JSC

- Nơi đăng ký quản lý: 10100 Cục Thuế Thành phố Hà Nội

- Trụ sở chính: Ngõ Máy kéo, khu Liên Cơ, thị trấn Cầu Diễn, huyện Từ Liêm, TP.HàNội

- Điện thoại: 2186301

- Fax: 7649572

- QĐTL/Ngày cấp: 2779QĐ-UB / 10-05-2005 C.Q ra quyết định: UBNN TP HN

- GPKD/Ngày cấp: 0100705187 / 20-06-2005 Cơ quan cấp: Thành phố Hà Nội

- Ngày bắt đầu hoạt động: 16-11-1992

- Vốn điều lệ: 25.100.000.000 đồng (Bằng chữ: Hai mươi năm tỷ một trăm triệu đồngchẵn)

- Hình thức hạch toán: Độc lập

Công ty Cổ phần phát triển tây Hà Nội tiền thân là Doanh nghiệp Nhà nước Công

ty Dịch vụ Nông nghiệp Từ Liêm được chuyển đổi sang Công ty Cổ phần theo Quyếtđịnh số 2779/QĐ-UB ngày 10 tháng 5 năm 2005 của UBND thành phố Hà Nội Công tyhoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty Cổ phần số 0103008263 doPhòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần đầungày 20 tháng 6 năm 2005, thay đổi đăng ký lần thứ 1 ngày 19 tháng 8 năm 2005, thayđổi lần thứ 2 ngày 24/1/2008, thay đổi lần 3 ngày 14/4/2008

Hoạt động chính của Công ty là:

- Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp

- Đầu tư phát triển nhà và văn phòng cho thuê

- Kinh doanh bất động sản

- Xây dựng, duy tu, bảo dưỡng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủylợi, cấp thoát nước, công trình bưu điện, cơ sở hạ tầng khu đô thị, khu công nghiệp

- San lấp mặt bằng, thi công nền móng công trình

- Ngoài ra Công ty còn có các hoạt động kinh doanh khác theo Giấy chứng nhận đăng kýkinh doanh

3.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty

(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)

3.3 Cơ cấu lao động và thu nhập bình quân

Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội luôn coi nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi

và là tài sản quý giá của Công ty Ban lãnh đạo Công ty ngay từ khi thành lập đã luônquan tâm đến vấn đề tuyển dụng, bồi dưỡng và đào tạo đội ngũ lao động trẻ có trình độ,năng động hăng hái trong công tác, cùng với kinh nghiệm của nhân viên đi trước đồnglòng nhất trí góp phần phát triển Công ty ngày một vững mạnh

Công ty hiện có 100 nhân viên thuộc các phòng ban và khoảng 300 nhân viênthuộc các đội xây dựng Do đặc thù công việc là xây dựng nên phần lớn Công ty là namgiới, chiếm tỷ lệ 60% Ngoài ra Công ty còn có cơ cấu thuê nhân công bên ngoài trongcác dự án lớn để kịp thời hạn thi công Vì thế số lượng lao động luôn thay đổi theo từngthời kỳ

Hầu hết nhân viên trong Công ty có trình độ từ Cao đẳng trở lên, chiếm khoảng50% trên tổng số cán bộ công nhân viên; tùy vào chức năng và bộ phận làm việc mà mức

Đại hội đồng Cổđông

Ban kiểm soátHội đồng quản trị

Ban Tổng giámđốc

Phòng kinh

tế kỹ thuật

Phòng kinhdoanh

Phòng tư vấnxây dựng

Phòng hànhchính - nhân sự

Phòng tài

chính kế toán

Đội thicông 3 Đội giám sátcông trình 2

Đội giám sátcông trình 1

Đội thicông 2Đội thi

công 1

độ trình độ cơ bản được nâng lên Mức lương do đó cũng khác nhau do trình độ học vấn

và chức vụ Trung bình mức lương tối thiểu của nhân viên trong Công ty là2.500.000VNĐ/người/tháng, đối với công nhân xây dựng thuê ngoài thì lương sẽ tínhtheo ca, theo giờ Mức lương này sẽ thay đổi phụ thuộc vào năng lực làm việc và độthăng tiến của nhân viên và công nhân

3.4 Công tác đào tạo và các chính sách phúc lợi

Luôn chú ý đẩy mạnh các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năngchuyên môn là phương châm của Công ty Tại các phòng chuyên môn nghiệp vụ Công tyluôn tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên ngành

về chế độ chính sách nhà nước, luôn cập nhật các thông tin về luật pháp để có thể ứng xửkịp thời khi có sự cố xảy ra

Với bộ phận thiết kế công trình, là những nhân lực quan trọng luôn đựơc tạo điềukiện tốt nhất để sáng tạo và phát triển các ý tưởng xây dựng mới, hiện đại Hằng năm,Công ty có tổ chức các sự kiện giao lưu với đội ngũ thiết kế của các công ty nước ngoàinhằm tạo cơ hội học hỏi chuyên sâu cho nhân viên của mình

Không những lo về vấn đề chuyên môn, Công ty còn lo về vấn đề đời sống côngnhân viên Các chính sách khám chữa bệnh định kỳ, khen thưởng vào cuối quý, lập quỹ

hỗ trợ các gia đình trong Công ty,…các hoạt động đoàn thể tạo sự gắn kết, nâng cao hiệuquả làm việc

3.5 Định hướng phát triển nhân sự

Nhân lực là nòng cốt, giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình xây dựng vàphát triển Vì thế Công ty luôn chú trọng thu hút nhân tài, những nhân viên có trình độchuyên môn cao Năm 2011, Công ty quyết định nâng quỹ lương, khen thưởng lên vàdành kinh phí lớn cho việc thu hút, đào tạo công nhân viên

Công ty có các chiến lược như sau:

- Xác định nguồn nhân lực chất lượng cao: nguồn nhân lực chất lượng cao không phải làtập hợp những người có học vị cao mà đó chính là những người giỏi về chuyên môn, cótính kỷ luật và ý thức chính trị cao trong từng công việc mà họ đảm nhiệm

- Hoạch định chính xác và xây dựng chiến lược phát triển hiệu quả: phải phân tích rất kỹ

về mục tiêu và định hướng phát triển của tổ chức, của nền kinh tế, của xã hội và của cảthế giới trong từng giai đoạn cụ thể, đặc biệt chú trọng đến việc phát triển các lĩnh vựcmới, hiện đại hoặc các lĩnh vực thế mạnh của Công ty; đánh giá về những yếu tố bêntrong, bên ngoài có tác động liên quan đến việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lựcchất lượng cao, …

- Phát triển hệ thống đào tạo

- Áp dụng nghệ thuật/chính sách dụng người hiệu quả

3.6 Giới thiệu quy trình nghiệp vụ trong quản trị nguồn nhân lực của Công ty

Nhằm đạt mục tiêu phát triển đội ngũ cán bộ nhân viên có đạo đức nghề nghiệp,

có trình độ chuyên môn, biết chia sẻ và đồng hành cùng với những giá trị cốt lõi mà Công

ty đã xây dựng, chúng tôi áp dụng một quy trình tuyển dụng rõ ràng, công bằng và minhbạch:

Quy trình tuyển dụng

1 Lựa chọn hồ sơ

Vòng lựa chọn hồ sơ nhằm xem xét tính phù hợp của các hồ sơ ứng viên so vớiyêu cầu của vị trí cần tuyển dụng Tất cả các ứng viên có hồ sơ được lựa chọn sẽ đượcthông báo lịch thi chuyên môn

Lưu ý: Hồ sơ dự tuyển bắt buộc có đầy đủ các giấy tờ sau:

- Đơn xin việc viết tay (ghi rõ vị trí ứng tuyển)

- Thông tin ứng viên theo mẫu của Công ty

- Bản sao các văn bằng/chứng chỉ/chứng nhận (có chứng thực)

- Sơ yếu lý lịch tự thuật (có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú trong thờihạn 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ)

- Giấy khai sinh (có chứng thực)

- Giấy khám sức khỏe (trong thời hạn 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ)

- Bản sao chứng minh thư, hộ khẩu (có chứng thực)

- 03 ảnh màu 4x6 (trong thời hạn 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ)

- Những giấy tờ liên quan có lợi cho các ứng viên

2 Kiểm tra chuyên môn

Chỉ những ứng viên vượt qua vòng lựa chọn hồ sơ mới được mời tham gia kiểmtra chuyên môn Kiểm tra chuyên môn bao gồm:

- IQ (Kiểm tra tư duy logic)

- Các bài thi chuyên môn có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của Công ty với hình thứckhác nhau tương ứng với vị trí dự tuyển

3 Phỏng vấn:

Tùy từng ứng viên và vị trí tuyển dụng, có thể có nhiều hơn một buổi phỏng vấn.Thông qua phỏng vấn, chúng tôi có thêm các thông tin để đánh giá xem ứng viên có thực

sự phù hợp với yêu cầu của công việc cần tuyển hay không

Một số vấn đề chính công ty thường xem xét đến như: Khả năng giao tiếp, khảnăng làm việc (độc lập hay theo nhóm), khả năng tổ chức công việc và lập kế hoạch, khảnăng tư duy và giải quyết vấn đề, đồng thời kiểm tra và đánh giá quá trình học tập, kinhnghiệm, kỹ năng của ứng viên Ban Lãnh Đạo của Công ty luôn quan tâm tới vấn đềnhân sự và thu hút nhân tài, những người không chỉ có năng lực chuyên môn mà còn theođuổi những giá trị phù hợp với mục tiêu chung của tập đoàn

Qua các buổi phỏng vấn, các ứng viên cũng có thể hỏi các vấn đề liên quan Ứngviên được lựa chọn sẽ nhận được thông báo kết quả bằng email/điện thoại (thông thườngtrong vòng 03 ngày kể từ ngày phỏng vấn).

4 Nhận việc:

Căn cứ vào các thỏa thuận, ứng viên trúng tuyển sẽ được tiếp nhận vào làm việc.Các thủ tục tiếp theo được thực hiện dưới sự hướng dẫn của cán bộ phụ trách trực tiếp vàcán bộ nhân sự

Quy trình nghiệp vụ chấm công và tính lương

Trong bất kỳ công ty nào, việc chấm công và tính lương cho đội ngũ lao động làviệc vô cùng cần thiết để đánh giá một cách chính xác nhất hiệu quả làm việc từ đó có thểchi trả công bằng cho từng người lao động Quy trình tính lương trong được tiến hànhqua các bước sau:

- Bước 1: Chấm công: công ty tiến hành chấm công cho từng nhân viên vào cuối giờchiều mỗi ngày Đến cuối tháng, nhân viên phụ trách chấm công sẽ chuyển bảng tínhlương, kèm phiếu khối lượng công việc hoàn thành cho ban Kế toán để phục vụ việc tínhtoán tiền lương

- Bước 2: Tính lương sơ bộ: căn cứ vào bảng tính lương, ban Kế toán tính toán số lươngcho từng nhân viên

- Bước 3: Kiểm tra, ký duyệt: bảng tính lương sơ bộ được trình lên cho trưởng ban Kếtoán hoặc người đứng đầu phụ trách kế toán tiền lương để kiểm tra tính hợp lý và kýduyệt Nếu chưa hợp lý thì sẽ được điều chỉnh lại cho phù hợp

- Bước 4: Thanh toán lương: sau khi đã được ký duyệt bảng tính lương sơ bộ, kế toán tiềnlương viết phiếu chi lương, sau đó tiến hành chi trả tiền lương cho nhân viên công tythông qua hệ thống thẻ ATM

- Bước 5: Lưu hồ sơ: bộ phận kế toán tiến hành ghi chép sổ sách kế toán và lưu giữ cácgiấy tờ có liên quan đến việc chi trả lương cho nhân viên

PHẦN 4 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PERFECT HRM VÀO CÔNG TY CỔ PHẦN

PHÁT TRIỂN TÂY HÀ NỘI 4.1 Giới thiệu Perfect HRM

Perfect HRM 2012 là một phần mềm quản lý nguồn nhân lực dành cho danhnghiệp được phát triển bởi Công ty TNHH MTV phần mềm Hoàn Hảo Cung cấp các giảipháp tổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân sự, tiền lương Phần mềm hỗ trợnhững tính năng mới như quản lý bảo hiểm xã hội, quản lý thuế thu nhập cánhân, quản lý thông tin đa cấp, đa ngành, phù hợp cho công ty có nhiều phòng ban,nhiều chi nhánh, hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động theo tất cả các chỉ tiêu cótrong cơ sở dữ liệu, lập các báo cáo thống kê nhanh theo các yêu cầu của lãnh đạo,giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hướng dẫn chi tiết trong từng chức năng của phầnmềm Hỗ trợ nhập dữ liệu các thông tin nhân sự từ excel và ngược lại, chấm công máy tựđộng, chính xác

Perfect HRM 2012 có thể chạy độc lập trên máy đơn hoặc thông quamạng LAN, mạng Internet để kết nối và chia sẽ dữ liệu dùng chung Đảm bảo các tínhnăng bảo mật tốt, tổ chức phân quyền sử dụng đến từng chức năng, nghiệp vụ củachương trình Theo dõi và kiểm soát toàn bộ quá trình thao tác dữ liệu của người dùngthông qua chức năng nhật ký hệ thống Phần mềm phù hợp cho đa số các doanh nghiệp

có nhu cầu phải xử lý các nghiệp vụ liên quan để quản lý và tuyển dụng nhân sự,chấm công, tính lương

Hệ thống Perfect HRM 2012 hoạt động tốt theo yêu cầu tối thiểu về phần mềm vàphần cứng sau:

- Các hệ điều hành: Microsoft® Windows® 2000, XP, NT4 (SP6), Vista, Windows 7,Windows 8

- PIII 800 MHz 32-bit (x86) / 64-bit (x64)

- 512MB RAM bộ nhớ hệ thống

- 200 MB dung lượng trống tối thiểu ổ đĩa cài đặt

- Màn hình các phần mềm và công cụ tiện ích yêu cầu: Microsoft SQL Server 2005 vàNet Framework 2.0

Khi cài đặt chương trình, nếu máy tính chưa được cài đặt các công cụ này, thìchương trình sẽ tự động cài đặt GA, độ phân giải tối thiểu 1024x768

4.2 Các chức năng của Perfect HRM

Thông tin về hồ sơ lý lịch:

- Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: Mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh,giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danhcông tác, chức danh nghề

- Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình

- Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, chính trị.

- Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động

- Quản lý chi tiết quá trình công tác của người lao động trước khi vào công ty cho đếnthời gian hiện tại

- Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật

- Theo dõi quá trình diễn biến lương của người lao động

Thông tin về hợp đồng lao động:

- Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng thửviệc, tập việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn

- Theo dõi gia hạn hợp đồng

- Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng

Thông tin về đào tạo:

- Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộ nhân viên củacông ty

- Theo dõi quá trình đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo

- Theo dõi việc tạm ứng và thanh toán chi phí đào tạo của từng nhân viên

Thông tin về tuyển dụng lao động:

- Quản lý chi tiết hồ sơ ứng viên dự tuyển

- Theo dõi chi tiết nội dung quá trình phỏng vấn các ứng viên

- Khi ứng viên được tuyển dụng, hồ sơ ứng viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viênchính thức của công ty một cách tự động, không phải nhập liệu nhiều lần

Thông tin về điều chuyển lao động:

- Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty

- Theo dõi được tại thời điểm bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào

- Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động:

+ Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế

+ Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản

Chức năng quản lý tiền lương

Các thông số đầu vào cho các công thức tính lương như: mức lương tối thiểu theothang bảng lương của nhà nước, tiền ăn trưa, ăn ca, lương hưởng khi tham gia học tập,đào tạo dài ngày, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, các hệ số điều chỉnhlương căn cứ vào kết quả kinh doanh của tháng tính lương sẽ được quản lý tập trungthống nhất cho các khối trả lương Dễ dàng thay đổi, điều chỉnh phù hợp với chính sáchquản lý lao động và trả lương của doanh nghiệp theo từng thời kỳ

- Quản lý tiền lương cho lao động gián tiếp:

+ Áp dụng tính lương cho các nhân viên văn phòng làm việc theo giờ hành chính

+ Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

+ Chương trình tự động tính các khoản lương, thưởng

- Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán doanh thu:

+ Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương theo tỷ lệ doanh thu do thực hiện hiệuquả trong công tác sản xuất kinh doanh

+ Cập nhật doanh thu phân bổ theo từng bộ phận

+ Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

+ Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ sốhưởng lương doanh thu của từng nhân viên

- Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm:

+ Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương theo chế độ khoán sản phẩm

+ Cập nhật giá trị tiền lương được hưởng căn cứ theo số lượng và đơn giá của sảnphẩm hoàn thành đã thực hiện được của từng bộ phận

+ Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

+ Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ sốcông việc của từng nhân viên

- Quản lý tiền lương cho lao động trực tiếp:

+ Áp dụng cho các bộ phận trực tiếp sản xuất, hưởng lương theo kết quả hoànthành trong từng công đoạn sản xuất

+ Cập nhật số lượng công đoạn đã hoàn thành cho từng nhân viên

+ Cập nhật ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

+ Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo sốlượng và đơn giá công đoạn tiền lương cho từng nhân viên

- Quản lý tiền lương cho bộ phận chỉ đạo sản xuất:

+ Áp dụng cho các bộ phận chỉ đạo, các chức danh quản lý trong dây chuyền sảnxuất

+ Cập nhật giá trị thanh toán tiền lương của bộ phân sản xuất

+ Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

+ Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo tỷ lệhưởng lương và hệ số công việc của từng nhân viên

- Quản lý các khoản thu nhập khác và nghĩa vụ của người lao động:

+ Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương

+ Quản lý các khoản thưởng đột xuất, Tết, Lễ

+ Quản lý phần trích nộp thuế thu nhập cá nhân

+ Quản lý phần trích nộp bảo hiểm xã hội

Chức năng quản lý hệ thống

- Quản lý danh mục dùng chung:

+ Danh mục được cập nhật một lần và dùng chung xuyên suốt cho toàn hệ thống.+ Danh mục dùng chung được phân quyền cập nhật tùy theo chức năng, vai tròcủa từng bộ phận nhằm thống nhất bộ mã danh mục dùng chung cho toàn đơn vị.

+ Các danh mục về quản lý nhân sự bao gồm: Danh mục đơn vị, phòng ban, tổ sảnxuất, chức danh, quan hệ gia đình, dân tộc, văn bằng chứng chỉ, trình độ chuyên môn,loại hợp đồng, đơn giá tiền lương

- Quản lý phân quyền bảo mật hệ thống:

+ Quản lý người dùng đăng nhập hệ thống

+ Quản lý người sử dụng, nhóm người sử dụng

+ Thay đổi mật khẩu người sử dụng

+ Phân quyền cập nhật dữ liệu cho từng nhóm, từng người sử dụng

+ Phân quyền khai thác chức năng chương trình cho từng nhóm, từng người sửdụng

Chức năng báo cáo

- Báo cáo quản lý nhân sự:

+ Sơ yếu lý lịch

+ Tờ kê hồ sơ của người lao động

+ Danh sách trích ngang nhân viên hiện tại

+ Danh sách nhân viên hiện đang thử việc

+ Danh sách nhân viên hiện chưa có sổ bảo hiểm

+ ………

- Báo cáo tình hình nghỉ phép

+ Kế hoạch đào tạo nhân viên

+ Phiếu theo dõi đào tạo nhân viên

+ Danh sách các ứng viên dự tuyển

+ Danh sách các ứng viên hẹn phỏng vấn lần 1, lần 2, lần 3

+ Danh sách các ứng viên được nhân vào làm việc chính thức

- Báo cáo chi tiết diễn biến lương của từng nhân viên

+ Thống kê nhân viên theo độ tuổi

+ Thống kê nhân viên theo chức danh

+ Thống kê trình độ nhân viên: Trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học

+ Thống kê tăng giảm nhân viên: Chi tiết, tổng hợp

- Báo cáo quản lý tiền lương:

+ Bảng thanh toán tiền lương

+ Bảng các khoản phụ cấp, thu nhập khác

+ Phiếu thu nhập của từng nhân viên

+ …………

4.3 Ứng dụng một số chức năng chính của Perfect HRM vào Công ty

Sơ đồ 4.1 Quá trình ứng dụng Perfect HRM vào Công ty

4.3.1 Quản lý nhân sự và tuyển dụng nhân sự

Khi sử dụng Perfect HRM lần đầu tiên, hệ thống sẽ hiện ra yêu cầu nhập thông tin

cơ bản của Công ty

Trước khi nhập Danh sách nhân viên, phải thiết lập các Danh mục: Danh mụcNhân sự, Cơ cấu tổ chức (Thiết lập đầy đủ theo đúng thứ tự từ trên xuống dưới) để tạo

ra các lựa chọn khi Thêm nhân viên

Đánhgiánhânviên

Khenthưởng, đãingộ

Thuế, bảohiểm

Tiềnlương

Quảnlýthờigian

Hợpđồng

Quả

n lýhồsơ

Tuyển

dụng

nhân

viên

- Bước 1: Thiết lập danh mục liên quan nhân sự:

+ Từ menu chính của chương trình chọn thẻ Danh sách chức năng =>

Danh mục => Danh mục nhân sự để mở phần quản lý danh mục

Thêm danh mục Bằng cấp

Thêm danh mục Chức vụ

Lần lượt thêm các danh mục khác như: Quốc tịch, Tin học, Kỹ năng,…

+ Danh sách chức năng => Danh mục => Cơ cấu tổ chức

Thêm danh mục Phòng ban

Thêm chi nhánh Công ty

- Bước 2: Thiết lập hồ sơ nhân viên

Có 2 cách lập hồ sơ nhân viên:

+ Với Công ty tư nhân vừa và nhỏ có thể tự nhập dữ liệu bằng tay

Danh sách chức năng => Danh sách nhân viên => Thêm nhân viên

Điền đầy đủ thông tin cho nhân viên theo các mục: Thông tin cá nhân, Thông tin côngviệc, Liên hệ xã hội,…