các chứng từ thường dùng trong kinh doanh quốc tế

Tuy nhiên, trong thực tế, các rủi ro trong thanh toán là điều không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cũng không ít trường hợp nguyên nhân xuất phát từ bộ chứng t

MỤC LỤC

CÁC CHỮ VIẾT TẮT 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1: CÁC CHỨNG TỪ THƯỜNG DÙNG TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ 1 Tờ khai hải quan (Customs Declaration) 6

1.1 Khái niệm 6

1.2 Công dụng 7

1.3 Yêu cầu về nội dung 7

1.4 Những sai sót thường gặp 7

1.5 Cách khắc phục sai sót 9

2 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I) 10

2.1 Khái niệm 10

2.2 Công dụng của hóa đơn thương mại 10

2.3 Phân loại hóa đơn 11

2.4 Yêu cầu về nội dung của hóa đơn thương mại 12

2.5 Những sai sót thường gặp khi lập hóa đơn thương mại 13

2.6 Cách khắc phục sai sót 16

3 Vận đơn đường biển (Bill of Landing – B/L) 16

3.1 Khái niệm 16

3.2 Công dụng của vận đơn đường biển 17

3.3 Phân loại vân đương đường biển 17

3.4 Yêu cầu về nội dung của vận đơn đường biển 19

3.5 Những sai sót thường gặp khi lập vận đơn đường biển 21

3.6 Cách khắc phục sai sót 24

4 Chứng từ bảo hiểm 25

4.1 Khái niệm 25

4.2 Chức năng của chứng từ bảo hiểm 25

4.3 Phân loại chứng từ bảo hiểm 26

4.4 Yêu cầu về nội dung của chứng từ bảo hiểm 26

4.5 Những sai sót thường gặp khi lập chứng từ bảo hiểm 27

4.6 Cách khắc phục sai sót 27

5 Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng (Certificate of Quantity, Quality, Weight) 28

5.1 Khái niệm 28

5.2 Chức năng của giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng 28

5.3 Những sai sót thường gặp khi lập 30

5.4 Cách khắc phụ sai sót: 31

6 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) 32

6.1 Khái niệm 32

6.2 Công dụng của giấy chứng nhận xuất xứ: 32

6.3 Phân loại giấy chứng nhận xuất xứ 32

6.4 Yêu cầu về nội dung của giấy chứng nhận xuất xứ 33

6.5 Những sai sót thường gặp khi lập giấy chứng nhận xuất xứ 35

6.6 Cách khắc phục sai sót 36

7 Giấy chứng nhận kiểm dịch 36

7.1 Khái niệm 36

7.2 Chức năng của giấy chứng nhận kiểm dịch 36

7.3 Phân loại và yêu cầu về nội dung 36

7.4 Những sai sót thường gặp khi lập giấy chứng nhận kiểm dịch 37

7.5 Cách khắc phục sai sót: 37

8 Phiếu đóng gói (Packing list) 37

8.2 Công dụng của phiếu đóng gói 37

8.3 Phân loại phiếu đóng gói 38

8.4 Yêu cầu về nội dung của phiếu đóng gói 38

8.5 Những sai sót thường gặp khi lập phiếu đóng gói 39

8.6 Cách khắc phục sai sót 39

CHƯƠNG 2: TÓM TẮT CÁC CHƯNG TỪ THƯỜNG DÙNG TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ BẢNG TÓM TẮT CÁC LOẠI CHƯNG TỪ THƯỜNG DÙNG TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ 41

CHƯƠNG 3: HỎI - ĐÁP HỎI – ĐÁP VỀ CÁC CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN QUỐC TẾ 51

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

PHỤ LỤC 1 (Tờ khai hải quan) 172

PHỤ LỤC 2 (Hóa đơn thương mại) 173

PHỤ LỤC 3 (Vận đơn đường biển) 174

PHỤ LỤC 4 (Đơn bảo hiểm hàng hóa) 175

PHỤ LỤC 5 (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) 176

PHỤ LỤC 6 (Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa) 177

PHỤ LỤC 7 (Giấy chứng nhận số lượng và trọng lượng hàng hóa) 178

PHỤ LỤC 8 (Giấy chứng nhận kiểm dịch) 179

PHỤ LỤC 9 (Phiếu đóng gói hàng hóa) 180

PHỤC LỤC 10 (Quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại) 181

CÁC CHỮ VIẾT TẮT

B/L : Bill of Landing – Vận đơn đường biển

C/I : Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại

C/O : Certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ

LỜI MỞ ĐẦU

Hội nhập kinh tế quốc tế là xu hướng tất yếu và là một yêu cầu khách quan đối với bất kỳ quốc gia nào trên thế giới trong quá trình phát triển của mình Xu hướng này ngày càng hình thành rõ rệt và nổi bật với hàng loạt các sự kiện mang các quốc gia lại gần nhau hơn ASEAN đã có đủ con số 10 thành viên, trong khi đó Nga cũng đã chính thức gia nhập WTO, Eurozone ngày càng chứng tỏ sức mạnh của mình trên trường quốc tế, hay APEC đã có những cái bắt tay chặt hơn trong các kỳ hội nghị thượng đỉnh,… tất cả đã và đang trở thành một sân chơi chung cho tất cả các nước Trong nhiều năm qua, Việt Nam cùng với chính sách mở cửa nền kinh tế cũng đã từng bước đi hoà nhập vào nền kinh tế toàn cầu Vì thế, các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng thiết lập được nhiều hơn các mối quan hệ với các doanh nghiệp khác trong khu vực và trên thế giới, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại phát triển mạnh mẽ

và đa dạng

Là yếu tố quan trọng không thể thiếu được cho sự phát triển thương mại quốc tế, thanh toán quốc tế đã không ngừng được đổi mới và hoàn thiện với các phương thức thanh toán ngày càng an toàn và hiệu quả, đặc biệt là các phương thức thanh toán có

sử dụng bộ chứng từ Tuy nhiên, trong thực tế, các rủi ro trong thanh toán là điều không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cũng không ít trường hợp nguyên nhân xuất phát từ bộ chứng từ thanh toán không hoàn thiện, không trung thực, giả mạo Xác định được tầm quan trọng của bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu, việc hoàn thiện công tác thiết lập và xuất trình bộ chứng từ để phòng ngừa, hạn chế những rủi ro trong thanh toán đã trở nên nhu cầu bức thiết trong bối cảnh hiện nay không chỉ đối với các doanh nghiệp mà còn cả đối với các tổ chức ngân hàng – người trung gian giữa người mua và người bán

Xuất phát từ sự quan tâm đó, nhóm quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu về các chứng từ thường dùng trong kinh doanh quốc tế” làm đề tài nghiên cứu Với lòng

say mê học hỏi cùng những kiến thức và sự hướng dẫn của tận tình của GS.TS Võ Thanh Thu – Giảng viên bộ môn Nghiệp vụ ngoại thương của lớp, nhóm mong muốn trình bày một cái nhìn tổng thể về các chứng từ thường dùng trong hoạt động kinh doanh quốc tế hiện nay Tuy nhóm đã nỗ lực và cố gắng hết mình để hoàn thành tốt đề tài này, nhưng do hạn chế về thời gian, tài liệu cũng như kiến thức nên đề tài sẽ khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định Mong nhận được sự quan tâm và đóng góp ý kiến của cô cùng tất cả các bạn

NHÓM SINH VIÊN THỰC HIỆN

Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định Trước đây viết tay theo mẫu in sẵn Nay hầu hết các Chi cục đã chuyển sang khai và nộp tờ khai theo hình thức hải quan điện tử

Tờ khai hải quan sẽ gồm cả phụ lục (nếu có nhiều mục hàng cần khai báo), và tờ khai trị giá tính thuế (với hàng nhập khẩu bị phân luồng Vàng hoặc Đỏ)

Đến đầu năm 2014, về cơ bản, chủ yếu đang sử dụng tờ khai hải quan điện tử theo mẫu in trực tiếp từ phần mềm hải quan

Với tờ khai hàng phi mậu dịch, hiện vẫn đang sử dụng cách truyền thống Người khai phải mua tờ khai giấy tại chi cục hải quan, sau đó điền bằng tay vào các ô liên quan để làm thủ tục

Theo thông tư số 128/2013/BT-TTC có hiệu lực từ ngày 01/11/2013 quy định chi tiết về địa điểm đăng ký tờ khai, điều kiện và thời điểm đăng ký tờ khai hải quan Theo đó, địa điểm đăng ký tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được đăng ký tờ khai tại trụ sở chi cục hải quan hoặc chi cục hải quan ngoài cửa khẩu, cụ thể:

 Đối với hàng hóa không được chuyển cửa khẩu thì phải đăng ký tờ khai hải quan tại chi cục hải quan quản lý địa điểm lưu giữ hàng hoá tại cửa khẩu, cảng đích

 Đối với hàng hóa được chuyển cửa khẩu thì được đăng ký tờ khai hải quan tại chi cục hải quan quản lý địa điểm lưu giữ hàng hóa tại cửa khẩu hoặc chi cục hải quan nơi hàng hóa được chuyển cửa khẩu đến

 Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo một số loại hình cụ thể thì địa điểm đăng ký tờ khai thực hiện theo từng loại hình tương ứng được hướng dẫn Thông

tư này

Thời hạn khai báo và nộp tờ khai hải quan:

 Hàng hoá nhập khẩu được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hoá đến cửa khẩu

 Hàng hoá xuất khẩu được thực hiện chậm nhất là 8 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh

1.2 Công dụng

Giúp cơ quan hải quan sử dụng để kiểm tra giấy tờ và hàng hóa xuất nhập khẩu

1.3 Yêu cầu về nội dung

Tờ khai hải quan thường là mẫu in sẵn của cơ quan hải quan, nội dung của tờ khai hải quan gồm 2 mặt:

 Mặt trước:

- Tên cơ quan xuất

- Hình thức xuất

- Cửa khẩu

- Phương tiện vận tải

- Số hiệu và ngày tháng của giấy phép xuất nhập khẩu

- Các giấy tờ đính kèm

- Chi tiết về hàng hóa

- Số liệu của thống kê hải quan

 Mặt sau:

- Tình hình và kết quả kiểm tra hàng hóa

- Tình hình xếp hàng lên phương tiện vận tải

- Hàng thực tế qua biên giới

1.4 Những sai sót thường gặp

 Sai sót trong khai báo

 Đối với hàng gia công, sản xuất xuất khẩu khi doanh nghiệp khai báo điện tử thường khai sai một số thông tin về loại hình tờ khai, phương thức thanh toán, tên hàng, trọng lượng… dẫn đến mất nhiều thời gian cho cả cơ quan Hải quan và DN trong việc sửa chữa tờ khai Đặc biệt, những trường hợp không thể sửa được trên hệ thống, DN lại phải thực hiện khai báo lại, ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa

 Bên cạnh đó, khi nộp hồ sơ đăng kí tờ khai NK, DN thường nộp vận đơn chỉ có chữ kí của DN, không có chữ kí của người vận chuyển hoặc thuyền trưởng hoặc người đại diện khác có thẩm quyền của người vận chuyển theo quy định tại Điều 87 Luật Hàng hải

 Các DN XK hàng qua đường hàng không hết sức lưu ý về trọng lượng hàng Trong thời qua, nhiều DN khi làm thủ tục XK hàng thường bị sai về trọng lượng giữa khai báo và số lượng thực xuất, khi làm thủ tục tính phí với hãng tàu mới phát hiện được, DN phải quay lại Hải quan nơi mở tờ khai để điều chỉnh, ảnh hưởng đến thời gian thông quan hàng hóa

 Lỗi DN thường gặp nhất trong thời gian qua là thông báo mã nguyên liệu không đúng quy định, dẫn đến phát sinh vướng mắc về thanh khoản, chuyển tiếp nguyên phụ liệu sang hợp đồng gia công mới…

 Lỗi khi thanh khoản hàng gia công

 Theo lãnh đạo Chi cục Hải quan quản lí hàng đầu tư, nhiều DN khi nộp hồ sơ thanh khoản theo kiểu nộp cho đúng ngày, nhưng hồ sơ thiếu rất nhiều chứng từ không thể thanh khoản được Khi nộp hồ sơ thanh khoản hàng gia công, DN phải nộp đủ các bảng biểu quy định theo điều 21 Thông tư 117/TT-BTC của Bộ Tài chính và kèm cả phương án giải quyết nguyên phụ liệu dư thừa

 Trên thực tế, phần lớn các DN có vốn đầu tư nước ngoài thuê dịch vụ thanh khoản hợp đồng gia công, do vậy giám đốc DN thường giao khoán toàn bộ cho nhân viên làm dịch vụ thanh khoản, mà không theo dõi công việc thực hiện thanh khoản của người được thuê có đúng thời gian qui định không? Do đó khi có các phát sinh điều chỉnh do số liệu không khớp giữa hồ sơ giấy DN nộp và hệ thống dữ liệu, như: đăng

ký nhầm định mức, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, thường xử lý không kịp thời, mất nhiều thời gian

 Về phía nhân viên được thuê do nhận hồ sơ thanh khoản cùng lúc nhiều hợp đồng của nhiều DN, nên đôi lúc thực hiện thanh khoản chậm trễ, kéo dài thời gian thanh khoản Chính vì thế, để đảm bảo tránh sai sót, chủ DN cần quan tâm và có chọn lọc hơn khi giao hồ sơ cho nhân viên dịch vụ thanh khoản hợp đồng gia công, nhất là

 Đối với việc thanh khoản, DN không để ý đến ngày chốt số liệu trên bảng thanh khoản khi mở tờ khai chuyển tiếp nguyên phụ liệu dư và máy móc thiết bị hoặc đóng thuế thường quá hạn 30 ngày, nên phải lập biên bản vi phạm Việc thanh khoản không đúng thời gian qui định không chỉ gây phiền phức cho DN do bị lập biên bản vi phạm

vì thanh khoản trẽ hạn, mà còn gây thêm việc cho cơ quan Hải quan vì phải đôn đốc nhắc nhở DN nhiều lần, phải đi xác minh hoặc ấn định thuế

 Chính vì vậy, lãnh đạo các DN cần quan tâm và chọn lọc đại lí khai thuê và nhân viên giao nhận khi giao hồ sơ cho họ phụ trách khâu thanh khoản hợp đồng gia công, nhất là khâu xử lí nguyên phụ liệu dư để hoàn tất thanh khoản hợp đồng đúng thời gian quy định

1.5 Cách khắc phục sai sót

Khi gặp phải sai sót, các cá nhận doanh nghiệp cần tiến hành lập thủ tục sửa chữa

tờ khai, khai bổ sung hồ sơ hải quan

 Thực hiện bằng phương thức thủ công:

(1) Khai chính xác, trung thực, đầy đủ các yếu tố, căn cứ khai bổ sung trong văn bản khai bổ sung

(2) Tính số tiền thuế khai bổ sung, số tiền phạt chậm nộp (nếu có) phải nộp do khai bổ sung

(3) Nộp đủ hồ sơ cho cơ quan hải quan trong thời hạn được sửa chữa, khai bổ sung theo quy định tại Điều 34 Luật Quản lý thuế, khoản 2 Điều 22 Luật Hải quan (4) Thực hiện thông báo của cơ quan hải quan trên văn bản sửa chữa, khai bổ sung

(5) Trường hợp khai bổ sung làm tăng số tiền thuế phải nộp, người nộp thuế phải nộp đầy đủ, đúng thời hạn số tiền thuế, tiền phạt chậm nộp (nếu có) theo đúng quy định

(6) Trường hợp khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp, người nộp thuế có quyền đề nghị cơ quan hải quan nơi khai bổ sung xử lý số tiền nộp thừa theo hướng dẫn tại Điều 24 Thông tư 194/2010/TT-BTC

 II Thực hiện bằng phương thức điện tử:

(1) Khi sửa chữa, khai bổ sung, người khai hải quan tạo thông tin sửa chữa, bổ sung trên Tờ khai hải quan điện tử, nêu rõ lý do sửa chữa, bổ sung

(2) Gửi đến cơ quan hải quan

(3) Nhận “Thông báo hướng dẫn làm thủ tục hải quan điện tử” và thực hiện các yêu cầu tại thông báo hướng dẫn thủ tục hải quan

(4) Trường hợp phải xuất trình, nộp bản giấy theo yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền, tờ khai hải quan điện tử và một số chứng từ được in ra giấy theo mẫu quy định, gồm:

- Tờ khai hải quan điện tử, Phụ lục tờ khai hải quan điện tử (nếu có), Bản kê (nếu có)

- Tờ khai hải quan điện tử bổ sung trong trường hợp cơ quan hải quan đã xác nhận “Hàng đã qua khu vực giám sát hải quan” hoặc “Thông quan” hoặc

“Giải phóng hàng” hoặc “Đưa hàng hoá về bảo quản” hoặc “Hàng chuyển cửa khẩu”

2 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I)

2.1 Khái niệm

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ cơ bản trong các chứng

từ hàng hóa Hóa đơn thương mại do người bán, nhà xuất khẩu phát hành xuất trình cho người mua để chứng minh thật sự việc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng Hóa đơn thương mại còn là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải…

Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảohiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật

2.2 Công dụng của hóa đơn thương mại

Có thể kể đến 5 tác dụng chủ yếu của hoá đơn thương mại như sau:

 Đóng vai trò trung tâm của bộ chứng từ thanh toán Trong bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, qua hóa đơn người mua có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong hối phiếu, khi không có hối phiếu thì hoá đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi và trả tiền

 Trong việc khai báo hải quan, hoá đơn nói lên giá trị của hàng hoávà là bằng chứng của sự mua bán, trên cơ sở đó, người ta tiến hành giám sát, quản lý và tính tiền

 Hoá đơn cung cấp những chi tiết cần thiết về hàng hoá cho việc thống kê, đối chiếu hàng hoá với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng Trong một số trường hợp nhất định bản sao hoá đơn thương mại được dùng làm như một thông báo của kết quả giao hàng để người mua nhận hàng và trả tiền

 Trong nghiệp vụ tín dụng: Hóa đơn thương mại với chữ ký chấp nhận trả tiền

có thể đóng vai trò của một chứng từ đảm bảo cho việc vay mượn

 Ngoài ra, hoá đơn thương mại còn được dùng để xin giấy chứng nhận xuất xứ, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, xuất trình cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu xin cấp ngoại tệ,

2.3 Phân loại hóa đơn

Ngoài hoá đơn thương mại, trong thực tế ta còn thường gặp các loại hoá đơn sau:

 Hoá đơn tạm thời (Provisional Invoice):

Là hoá đơn dùng để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp :

 Giá hàng mới là giá tạm tính

 Thanh toán từng phần hàng hoá (trong trường hợp giao hàng từng phần) Ngoài tác dụng dùng để thanh toán như trên, hoá đơn tạm thời còn được dùng như là một tài liệu ghi nhớ khi thương lượng mua bán hoặc dùng để làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, nếu cần Trong những trường hợp này, trên hóa đơn tạm phải luôn ghi một mệnh đề: “không dùng cho mục đích thuế quan” (not for custom purposes)

 Hoá đơn chính thức (Final Invoice):

Là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng

 Hoá đơn chi tiết (Detailed Invoice):

Là hoá đơn có tác dụng nêu chi tiết các bộ phận và đơn giá hàng từng loại (như phụ tùng máy nhiều loại)

 Hoá đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):

Là loại chứng từ có hình thức giống như hoá đơn, không có tác dụng thanh toán

vì nó không phải là một yêu cầu đòi tiền, được lập trước khi bán hàng Nó được sử dụng làm:

 Đơn chào hàng

 Khai giá trị hàng đem đi hội chợ triển lãm tại nước ngoài, bán đấu giá, gửi kho,

Chứng từ phục vụ khai báo hải quan để xin giấy phép xuất nhập khẩu

 Hoá đơn trung lập (Neutral Invoice):

Được sử dụng khi người mua có yêu cầu và được ngân hàng chấp nhận nhằm để người mua sau khi mua có thể sử dụng chính hoá đơn này để bán hàng cho người khác

 Hoá đơn xác nhận (Certified Invoice):

Là hoá đơn có chữ ký của Phòng Thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất

xứ của hàng hoá Nhiều khi hoá đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ

 Hoá đơn hải quan (Custom’s Invoice):

Là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan Hoá đơn này ít quan trọng trong lưu thông

 Hoá đơn lãnh sự (Consular Invoice):

Là hóa đơn có xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán Hoá đơn này có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ

2.4 Yêu cầu về nội dung của hóa đơn thương mại

Mẫu hóa đơn thương mại thường do các công ty lựa chọn và soạn thảo Nó được

sử dụng phổ biến trong các phương thức thanh toán, và là chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất trình thanh toán Đặc biệt trong phương thức tín dụng chứng từ, nội dung hóa đơn được quy định khắt khe và chặt chẽ nhất, cụ thể là phải thể hiện đầy

đủ các mục sau:

 Mục Shipper / Exporter: tên và địa chỉ của người bán, người xuất khẩu Mục này phải thể hiện đầy đủ những yêu cầu như L/C quy định và phải phù hợp với vận đơn

 Mục Consignee: tên và địa chỉ người nhận hàng Mục này phải phù hợp với yêu cầu của L/C mà thông thường là người mà hối phiếu thương mại ký phát

 Mục Invoice No và Date: số và ngày lập hóa đơn Ngày này phải trùng hoặc trước với ngày ký B/L

 Mục L/C No.và Date: Số và ngày phát hành L/C

 Mục Notify party: Tên và địa chỉ của người được thông báo

 Mục L/C issuing bank: Tên Ngân hàng phát hành tín dụng thư

 Mục Port of loading, Port of discharge: Tên cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng

 Mục Carrier: Tên phương tiện vận chuyển

 Mục Sailing on or about: Ngày tàu (phương tiện vận chuyển) đi

 Phần các mục No of carton, Description of goods, quantity: phải ghi rõ số lượng thùng carton, quy cách phẩm chất của hàng hoá (tên hàng hoá, ký mã hiệu của hàng hoá), số lượng hàng hóa

 Mục Unit Price: Ghi đơn giá của hàng hoá, loại tiền

 Mục Amount: ghi tổng trị giá của đơn hàng, loại tiền

 Mục In say: ghi tổng trị giá của đơn hàng bằng chữ Số này phải trùng khớp với phần ghi bằng số ở trên

 Ngoài ra, trên hoá đơn phải thể hiện điều kiện cơ sở giao hàng

 Nếu L/C yêu cầu phải ghi những ghi chú bổ sung vào hoá đơn thì ghi vào phần cuối cùng bên trái của hoá đơn

 Ngoài ra, cần lưu ý những điểm sau khi lập hoá đơn thương mại theo L/C

 Hoá đơn người bán cấp phải là hoá đơn thương mại đã ký “signed commercial invoice” Có khi L/C còn yêu cầu phải ghi số giấy phép nhập khẩu “indication import licence No.” vào hóa đơn và cách tính của hoá đơn như chiết giá (discount) hay trừ hoa hồng (commission)

 Nếu giao hàng theo điều kiện FOB thì chỉ cần hoá đơn thương mại chung (commercial invoice)

2.5 Những sai sót thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

Những sai biệt thường gặp trong khi lập hoá đơn thương mại là:

 Tên và địa chỉ của các bên có liên quan được ghi trên hoá đơn thương mại khác với L/C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng) và các chứng từ khác

 Số bản và loại hóa đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C

Ví dụ, L/C có quy định: “Signed commercial invoice in duplicated and one copy” Nhưng khi lập bộ chứng từ xuất trình thanh toán thì chỉ thấy có 2 bản chính và không có bản sao nào cả

 Sai sót về số bản Invoice cần xuất trình:

Ví dụ: trong L/C có quy định rằng “Original and two coppies commercial

invoice” nhưng khi lập hoá đơn, các công ty xuất khẩu lại lập các bản giống hệt nhau, không có dấu quy định nên không thể phân biệt đâu là bản chính, đâu là bản sao Do

đó vô tình tạo nên sự không phù hợp của chứng từ so với L/C

 Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hoá, đơn giá, tổng trị giá, đơn vị tiền tệ, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá không chính xác với nội dung của L/C hoặc không khớp với các chứng từ khác, những phụ phí khác không quy định trong L/C nhưng lại được tính trong hóa đơn thương mại Đây là phần mà các công ty xuất nhập khẩu Việt Nam hay bị sai sót nhất

 Sai sót về ngày ký hoá đơn: Ngày ký lập hóa đơn phải trước ngày ký lập vận tải đơn (B/L) Nếu ngày ký hoá đơn sau ngày ký B/L thì đây là một sai sót nặng nề, chắc chắn ngân hàng mở L/C không thanh toán

Ngoài ra, còn có các trường hợp sau: ngày ký hoá đơn trùng với ngày hết hạn L/C, sau ngày hết hạn L/C, hoặc trước ngày hết hạn L/C nhưng không còn đủ thời gian chuyển bộ chứng từ sang xuất trình tại ngân hàng mở L/C trong trường hợp L/C yêu cầu xuất trình tại ngân hàng mở L/C

 Sai sót về người lập hoá đơn: Nếu L/C không quy định gì thì người lập hóa đơn

là người thụ hưởng L/C Trường hợp ngược lại thì người lập hoá đơn là người được L/C cho phép Trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác, nếu có sự đồng ý của hai bên mua bán trên L/C sẽ có điều khoản cho phép người lập L/C khác với người thụ hưởng L/C

 Các dữ kiện về vận tải hàng hoá (ví dụ, tên cảng xếp hàng, dỡ hàng) không phù hợp với quy định của L/C

 Sai sót do thiếu hoặc sai những ký hiệu bắt buộc:

 Mục tên tàu: thiếu ký hiệu M/V hoặc M/S trước tên tàu (M/V: Name of ocean vessel; M/S: Name of ocean ship)

 Thiếu những ghi chú bắt buộc theo quy định của L/C

Ví dụ: Trên L/C ghi: “The number and date of the credit and name of our bank must be quoted on all drafts and invoices” (Số thư tín dụng, ngày mở và tên của ngân hàng chúng tôi, phải được nêu lên trên tất cả các bản hối phiếu và hóa đơn)

 Mục số vận tải đơn không ghi rõ

 Tẩy xoá, sửa chữa không được ký tắt

Ví dụ: Trường hợp tranh chấp sau đây xảy ra do lập hoá đơn thương mại bị sai

sót:

Công ty Hachimex, Hải Phòng có nhập khẩu một lô hàng hóa chất từ công ty Tienjin chemicals, Trung Quốc Công ty Hachimex có mở một thư tín dụng trị giá 30.000 USD (CIF Hải Phòng) không huỷ ngang tuân thủ UCP 500 qua Ngân hàng Vietincombank Hải Phòng và ngân hàng đòi tiền là Bank of China Tianjin

Theo quy định của thư tín dụng, mô tả hàng hóa phải như sau:

Mã hàng: 160-4609 và 270-3210

Khi bộ chứng từ được gửi đến Vietinbank Hải Phòng hoá đơn thương mạ có ghi

ba mã hàng như sau:

160-4609 đơn giá 41,00 USD/ kg

270-3210 đơn giá 32,50 USD/ kg

511-74: miễn phí

Điều kiện giao hàng: CIF không ghi trên hoá đơn thương mại

Hachimex từ chối thanh toán với lý do mô tả hàng hoá không đúng theo quy định của thư tín dụng (thừa mặt hàng thứ ba và thiếu điều kiện giao hàng)

Người hưởng lợi Tienjin Chemicals và Ngân hàng đòi tiền Bank of China Tienjin trả lời là không chấp nhận lý do từ chối thanh toán trên và đưa ra quan điểm của mình như sau:

Mặt hàng thứ ba được mô tả trên hoá đơn không có trong thư tín dụng thì điều 37 UCP 500 không cấm Hơn nữa trị giá hoá đơn cũng không vì thế mà bị ảnh hưởng

Về vấn đề thiếu điều kiện giao hàng thì ngân hàng đòi tiền cho rằng đây không là sai sót chứng từ (theo điều 37 (b) của UCP 500) vì điều kiện giao hàng không phải là phần mô tả hàng hoá mà thuộc về các điều khoản không liên quan đến các chứng từ Tuy nhiên khi dẫn chiếu đến UCP 500 thì thấy cả hai bên đều không áp dụng đúng, cụ thể:

Điều 13 (c) UCP 500 quy định nếu một L/C có một số điều khoản mà không yêu cầu những chứng từ tương ứng chứng minh phải xuất trình thì ngân hàng sẽ bỏ qua không xem xét đến những điều khoản này (vì là các điều khoản không liên quan đến các chứng từ) Nhưng các bên liên quan tới giao dịch L/C cũng phải cân nhắc tới sự liên hệ hoặc thống nhất giữa các chứng từ được xuất trình theo yêu câù Do vậy mà những điều khoản như “điều kiện giao hàng CIF Hải Phòng” mặc dù không được quy định là phải có một chứng từ riêng nào để chứng từ thì cũng phải được nêu ra và thoả mãn trong các chứng từ xuất trình

Trong trường hợp này thư tín dụng đặt CIF Hải Phòng sau tổng số tiền thì không phải là một phần của mô tả hàng hóa Hơn nữa, trong bộ chứng từ đòi tiền của Tienjin

Chemicals có giấy chứng nhận bảo hiểm (hoàn hảo) nên đã đáp ứng được yêu cầu là

có thể hiện điều kiện giao hàng trong một chứng từ nào đó

Như vậy, mô tả hàng hoá trên hoá đơn thương mại là đúng Ví dụ này đã chỉ ra rằng chỉ một sai sót trong việc lập hóa đơn cũng có thể dẫn tới tranh chấp, gây tốn kém thời gian và tiền của của của hai bên

2.6 Cách khắc phục sai sót

 Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C không?

 Kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại ) so với nội dung của L/C quy định có phù hợp không?

 Kiểm tra xem hoá đơn có chữ ký xác nhận của người thụ hưởng hay không? (Lưu ý theo UCP-500, nếu L/C không quy định thêm thì hoá đơn không cần ký tên) Nếu hoá đơn không phải do người thụ hưởng lập thì hoá đơn được coi là hợp lệ khi L/C có quy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập: commercial invoice issued by third party is acceptable hay third party acceptable

 Kiểm tra xem mô tả trên hoá đơn có đúng quy định của L/C hay không?

 Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có mâu thuẫn với các chứng từ khác như phiếu đóng gói, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không

 Kiểm tra hoá đơn về các dữ kiện mà ngân hàng đã đề cập trong L/C, hợp đồng, quota, giấy phép xuất nhập khẩu và các thông tin khác ghi trên hoá đơn: số L/C, loại

và ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ hàng, số và ngày lập hoá đơn có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không?

3 Vận đơn đường biển (Bill of Landing – B/L)

Có thể nói vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng

từ thanh toán ngoại thương Căn cứ vào từng phương thức vận chuyển mà vận đơn cũng có nhiều loại: vận đơn đường biển, vận đơn đường sông, vận đơn đường sắt, vận đơn hàng không, vận đơn liên hợp, Tuy nhiên, trong các phương thức vận tải được sử dụng ngày nay, vận tải đường biển ra đời sớm nhất và đóng vai trò quan trọng nhất trong việc vận chuyển hàng hoá ngoại thương Khối lượng hàng hoá buôn bán đường biển không ngừng tăng qua các năm với giá trị luôn chiếm hơn 80% tổng lượng giá trị buôn bán xuất nhập khẩu trên toàn thế giới Chính vì lẽ đó mà vận đơn đường biển trở nên phổ biến và quan trọng đối với mọi nhà kinh doanh xuất nhập khẩu

3.1 Khái niệm

Vận đơn đường biển là một chứng từ chứng minh cho một hợp đồng vận tải

này, người chuyên chở cam kết sẽ giao hàng khi xuất trình nó Từ khái niệm trên ta thấy người cấp vận đơn là người chuyên chở, chủ tàu hoặc người được họ uỷ quyền, khi hàng đã được xếp lên tàu hay khi nhận để xếp

3.2 Công dụng của vận đơn đường biển

Theo điều 81 Bộ Luật hàng hải Việt Nam 2005, vận đơn đường biển có 3 chức năng cơ bản:

 Là "bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu số hàng hoá với số lượng, chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng" Thực hiện chức năng này, vận đơn là biên lai nhận hàng của người chuyên chở cấp cho người xếp hàng Nếu không có ghi chú gì trên vận đơn thì những hàng hoá ghi trong đó đương nhiên được thừa nhận có "Tình trạng bên ngoài thích hợp" (In apperent good order and condition) Điều này cũng có nghĩa là người bán (người xuất khẩu) đã giao hàng cho người mua (người nhập khẩu) thông qua người chuyên chở và người chuyên chở nhận hàng hoá như thế nào thì phải giao cho người cầm vận đơn gốc một cách hợp pháp như đã ghi trên vận đơn ở cảng dỡ hàng

 "Vận đơn gốc là chứng từ có giá trị, dùng để định đoạt và nhận hàng" hay nói đơn giản hơn vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hoá ghi trong vận đơn

Vì vậy, vận đơn có thể mua bán, chuyển nhượng được Việc mua bán, chuyển nhượng

có thể được thực hiện nhiều lần trước khi hàng hoá được giao Cứ mỗi lần chuyển nhượng như vậy, người cầm vận đơn gốc trong tay là chủ của hàng hoá ghi trong vận đơn, có quyền đòi người chuyên chở giao hàng cho mình theo điều kiện đã quy định trong vận đơn tại cảng đến

 Là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường biển đã được ký kết giữa 2 bên

Về công dụng

Từ các chức năng kể trên, B/L có thể được dùng để:

 Làm căn cứ khai hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa;

 Làm tài liệu về hàng hóa kèm theo trong bộ chứng từ thương mại người bán gửi cho người mua hoặc ngân hàng để nhận tiền thanh toán;

 Làm chứng từ để mua bán, cầm cố và chuyển nhượng hàng hóa;

 Làm căn cứ xác định số lượng hàng đã được người bán gửi cho người mua, dựa vào đó người ta ghi sổ, thông kê, theo dõi việc thực hiện hợp đồng

3.3 Phân loại vân đương đường biển

Có nhiều cách phân loại vận đơn:

 Xét theo dấu hiệu trên vận đơn có ghi chú xấu về hàng hoá hay không thì có 2 loại:

 Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L): là vân đơn không có thêm điều khoản hay ghi chú rõ ràng điều kiện khiếm khuyết của hàng hoá, của bao bì

 Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L): là loại vận đơn trên đó người chuyên chở có ghi những ghi chú xấu về tình trạng hàng hoá hay bao bì Ví dụ: “thùng bị vỡ”,

“Đựng trong những bao rách hay đã sử dụng rồi” Thông thường, những vận đơn có ghi chú xấu thì ngân hàng từ chối thanh toán, trừ khi có quy định riêng

 Xét theo dấu hiệu người vận tải nhận hàng khi hàng đã được xếp lên tàu hay chưa thì có hai loại vận đơn:

 Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board B/L): là vận đơn được cấp khi hàng đã nằm trên tàu

 Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L): là vận đơn được cấp trước khi hàng hoá được xếp lên tàu Trên vận đơn không ghi rõ ngày, tháng được xếp xuống tàu Sau khi xếp hàng xuống tàu, người gửi hàng có thể đổi lấy vận đơn đã xếp hàng

 Xét theo dấu hiệu quy định người nhận hàng thì có 3 loại vận đơn sau:

 Vận đơn theo lệnh (B/L to order): là vận đơn theo đó người chuyên chở sẽ giao hàng theo lệnh của người gửi hàng, ngân hàng hoặc người nhận hàng

 Vận đơn đích danh (B/L to a named person or Straight B/L): là vận đơn trong

đó ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng, do đó hàng chỉ có thể giao được cho người

có tên trong vận đơn

 Vận đơn xuất trình (Bearer B/L): còn có tên gọi là vận đơn vô danh, là vận đơn trong đó không ghi rõ tên người nhận hàng, cũng không ghi rõ theo lệnh của ai Người chuyên chở sẽ giao hàng cho người cầm vận đơn và xuất trình cho họ Vận đơn này thường được chuyển nhượng bằng cách trao tay

 Xét theo dấu hiệu hàng hoá được vận chuyển bằng một hay nhiều tàu thì có 3 loại vận đơn sau:

 Vận đơn đi thẳng (Direct B/L): cấp cho hàng hoá được chuyên chở bằng một con tàu đi từ cảng xếp đến cảng đích, nghĩa là tàu chở đi thẳng từ cảng đến cảng

 Vận đơn suốt (Through B/L): là vận đơn dùng trong trường hợp chuyên chở hàng hoá giữa các cảng bằng hai hoặc nhiều tàu thuộc hai hay nhiều chủ khác nhau

Người cấp vận đơn đi suốt phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trên chặng đường từ cảng xếp đến cảng dỡ cuối cùng

 Vận đơn địa hạt (Local B/L): là vận đơn do các tàu tham gia chuyên chở cấp, loại vận đơn này chỉ có chức năng là biên lai nhận hàng hoá mà thôi

Ngoài ra còn có thể kể đến một số loại vận đơn khác như:

 Vận đơn chở container (Container B/L)

 Vận đơn do người giao nhận cấp (Forwarder’s B/L hay House B/L)

 Vận đơn tập hợp (Groupage B/L)

 Vận đơn rút gọn (Short form B/L)

Trong trường hợp một lô hàng được giao cho nhiều người nhận hàng khác nhau, vận đơn dùng vào việc chia lẻ hàng như vậy mang tên là “lệnh giao hàng” (Delivery order)

3.4 Yêu cầu về nội dung của vận đơn đường biển

Không có mẫu B/L thống nhất ở các công ty vận tải Nhưng nhìn chung các B/L tối thiều phải thể hiện được hai phần với những nội dung chính như sau:

 Phần một (mặt trước của vận đơn): phần này có các mục mà người gửi hàng tự khai như ghi tên người gửi, tên tàu, số liệu chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng bao bì, tên người nhận, tình hình trả cước, xếp hàng, số bản gốc được lập và ngày thàng cấp vận đơn

Sau đây là một số chi tiết chủ yếu liên quan đến tàu và hàng thể hiện ở mặt trước của B/L:

(1) Tên, địa chỉ của hãng tàu, đại lý tàu biển

(2) Shipper: Tên, địa chỉ người gửi hàng

(3) Consignee: Tên, địa chỉ người nhận hàng hoặc theo lệnh “to order”

(4) Notify party: Tên, địa chỉ người được thông báo

(5) Vessel: Tên tàu

(6) Port of loading: Tên cảng xếp hàng

(7) Port of discharge: Tên cảng dỡ hàng

(8) Place of delivery: Tên cảng dỡ cuối cùng (khi hàng có chuyển tải)

(9) Mark and Number: Ký mã hiệu ghi trên bao bì (nếu có)

(10) Number of Containers or pkgs: Số lượng container hoặc số lượng kiện (11) Kind of packages; description of goods: hình thức đóng gói và mô tả hàng hoá

(12) Gross weight: Trọng lượng cả bì (MT hoặc KG)

(13) Measurement: thể tích lô hàng (M3)

(14) Freight and charges: Cước phí và phụ phí

(15) Place of issue, Date: địa điểm, ngày tháng phát hành vận đơn

(16) Number of original B/L: số lượng vận đơn gốc phát hành

 Phần hai (mặt sau của vận đơn): in sẵn các điều khoản được áp dụng bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

Trách nhiệm và nghĩa vụ của người chuyên chở (responsibility clause):

Điều 3 công ước Brusels 1924 quy định 3 trách nhiệm như sau:

 Trước khi và bắt đầu hành trình, người chuyên chở phải có sự cần mẫn hợp lý

để tàu có đủ khả năng đi biển Tức là: tàu phải bền chắc để chịu được sóng gió bình thường như các tàu khác; tàu phải được trang bị, cung ứng đầy đủ về các mặt, tàu phải được tu sửa tốt, các hầm tàu phải bảo đảm việc chứa hàng, nhận hàng, bảo quản hàng hoá

 Người chuyên chở phải tiến hành một cách thích hợp và cẩn thận việc xếp hàng, sắp đặt hàng hoá, vận chuyển, bảo quản và dỡ hàng Trách nhiệm này gọi là trách nhiệm thương mại của người chuyên chở Nó được bắt đầu từ khi cần cẩu móc vào hàng ở cảng xếp hàng cho đến khi cần cẩu dời khỏi hàng ở cảng dỡ hàng

 Khi đã nhận xong hàng hoá, người chuyên chở, thuyền trưởng hay đại lý của họ phải cấp cho người gửi hàng- theo yêu cầu của họ- một bộ vận đơn (full set of B/L)- thông thường gồm 3 bản chính và một số bản phụ tuỳ ý

Miễn trách của người chuyên chở (immunity liability clause)

Điều 4 công ước Brusels 1924 quy đinh 17 trường hợp và nguyên nhân làm căn

cứ miễn trách cho người chuyên chở đối với mất mát, hư hỏng của hàng hoá

Ngoài ra trong vận tải đơn còn có điều khoản về thể thức tố tụng, quy định các tranh chấp sẽ được giải quyết tại cơ quan trọng tài hàng hải và theo luật của nước chủ tàu, điều khoản hai tàu đâm va cùng có lỗi

Vận đơn là một chứng từ vận tải không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất trình thanh toán nếu hàng hoá được vận chuyển bằng đường biển Trong mọi phương thức thanh toán, kể cả các phương thức thanh toán không kèm chứng từ như chuyển tiền, ghi sổ, người mua luôn đòi hỏi người bán phải giao cho mình vận đơn cùng các chứng

từ khác để làm cơ sở nhận hàng Đặc biệt, trong các phương thức thanh toán như nhờ thu kèm chứng từ và tín dụng chứng từ, người bán thường phải xuất trình 3 bản chính vận đơn và nếu là phương thức tín dụng chứng từ thì cần phải lưu ý một số điểm sau:

 Thư tín dụng thường yêu cầu B/L là “A full set clean shipped on board” ocean

bill of lading (một bộ vận tải đơn đường biển hoàn hảo, đã xếp hàng lên tàu) Còn vận tải đơn trao cho người nhận hàng (consignee) theo lệnh của ai thì hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa người bán và người mua Cụ thể sự thoả thuận thể hiện trong L/C như sau:

 “Made out to order of shipper and endorsed in blank” tức là “làm theo lệnh của người gửi hàng và ký hậu để trống” thì trên vận đơn phải ghi rõ “to order of shipper” và người gửi hàng phải ký hậu để trống trên B/L

 “Made out to order of issuing bank” tức là “làm theo lệnh của ngân hàng

mở L/C” thì trên B/L phải ghi rõ “to order of issuing bank” là đủ

 “Made out to order of issuing bank and endorsed in blank” tức là “làm theo lệnh của ngân hàng mở L/C và ký hậu để trống” thì trên B/L ghi “to order

of issuing bank” và người gửi hàng phải ký hậu để trống trên B/L

 “Made out to order and endorsed in bank” tức là “làm theo lệnh và ký hậu cho Ngân hàng” thì trên B/L ghi “to order” và mặt sau của B/L người gửi hàng ghi câu “delivery to the order of issuing bank” và ký tên (giao hàng

theo lệnh của ngân hàng)

 Vận tải đơn thường thông báo cho người nhận hàng, “notify accountee” (thông

báo cho người mua)

3.5 Những sai sót thường gặp khi lập vận đơn đường biển

Đây là một chứng từ hết sức quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán, tuy nhiên cũng rất hay xảy ra những sai sót trong công tác lập, đặc biệt là đối với phương thức thanh toán bằng L/C:

 Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù hợp với các quy định của L/C

Thông thường vận đơn được giao cho các công ty xuất khẩu để tự mình điền vào các phần có liên quan đến hàng hoá, người gửi hàng, người nhận hàng Thuyền trưởng hoặc đại lý xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn Do vậy, khi lập vận đơn, các

công ty xuất khẩu thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập chứng từ Phần thường bị sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của người nhận hàng (consignee) vì phần này thường được quy định khác nhau trên từng L/C Có một số công ty lý luận đơn giản rằng “Phần người nhận hàng thì phải ghi tên người mở L/C (người mua)” nhưng thật ra không phải thế vì trong buôn bán quốc tế có thể nói người nào cầm được vận đơn thì người đó có quyền định đoạt đối với hàng hoá Ngân hàng mở L/C thường giành lấy quyền này để tránh rủi ro người mua không chịu thanh toán Tuy nhiên, việc ngân hàng có khống chế chứng từ vận tải hay không còn tuỳ thuộc vào sự tín nhiệm của ngân hàng đối với khách hàng của mình và tuỳ thuộc vào tỷ lệ ký quỹ đối với nó Vì vậy, trong vận đơn ở chỗ consignee thường đa dạng và những sai sót ở phần này dễ làm cho ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán

 Cảng bốc và cảng dỡ không khớp với quy định trong L/C Điều này chủ yếu do người lập vận đơn không nắm vững L/C

Ví dụ: L/C quy định “shipment from Hochiminh Port to Pusan Port” Thực tế

không tồn tại cảng Hochiminh nhưng vì trong L/C quy định thế mà người bán không yêu cầu tu chỉnh nên khi lập B/L, phần “loading port” phải ghi là “Hochiminh Port” như L/C quy định Nhiều nhân viên lập chứng từ không chú ý đến quy định trong L/C nên đã ghi sai tên cảng bốc hàng là “Saigon Port” Sai sót này cũng có thể là do người mua thuê tàu không đúng theo hành trình trong L/C quy định Khi bán hàng với giá FOB, người mua sẽ chủ động thuê tàu Nhưng thay vì thuê tàu theo đúng hành trình như trong L/C quy định, nghĩa là tàu phải bốc hàng tại “Hochiminh Port” và dỡ hàng tại “Pusan Port”, người mua lại thuê tàu theo hành trình của nó là dỡ hàng tại một cảng khác với cảng quy định trong L/C Trong trường hợp này, người bán có thể từ chối giao hàng cho người mua với lý do người mua thuê tàu có hành trình không phù hợp L/C (có thể là không phù hợp với cả hợp đồng) Nhưng do người bán đã lỡ tập kết hàng tại kho hoặc tại cảng nên việc từ chối giao hàng gây thiệt hại đáng kể cho người bán, mặt khác do muốn giữ quan hệ bạn hàng tốt đẹp với người mua, người bán chấp nhận giao hàng với điều kiện người mua phải làm bản cam kết sẽ chấp nhận hợp lệ về

“cảng dỡ hàng” của B/L so với L/C Tuy nhiên, đứng về phía ngân hàng thì dù có cam kết chấp nhận bất hợp lệ trên, ngân hàng vẫn xem điều đó là bất hợp lệ và vẫn có thể

từ chối việc chiết khấu hoặc thanh toán bộ chứng từ có B/L như nêu trên

 B/L xuất trình cho ngân hàng trễ hơn 21 ngày sau ngày lập vận đơn, hoặc xuất trình khi L/C đã hết thời hạn có hiệu lực (trừ trường hợp L/C quy định khác)

 Là vận đơn lập theo hợp đồng thuê tàu (charter party Bill of Lading) (Nếu L/C cho phép thì loại vận đơn này sẽ được chấp nhận)

 Trên vận đơn ghi hàng đã xếp lên boong tàu (on deck cargo) thay vì đúng ra phải ghi hàng đã để trong hầm tàu (on board)

 B/L xuất trình không phải là vận đơn hoàn hảo (unclear Bill of Lading) nghĩa là chủ tàu có ghi trên vận đơn về sự khiếm khuyết của hàng giao: hàng bị bể, bao bì bị rách,

 Ghi những nội dung trên vận đơn không đúng với quy định của L/C: số L/C, ngày mở L/C không chính xác, các điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa không đúng theo L/C,

 Ký hậu chuyển nhượng L/C không đúng

 Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của người lập (chữ ký và con dấu)

 Vận đơn thiếu tính chính xác thực do người lập vận đơn không nêu rõ tư cách pháp lý đối với trách nhiệm chuyên chở lô hàng này

 Số hiệu container hay lô hàng không khớp với các chứng từ khác như chứng từ bảo hiểm, hoá đơn,

Có thể lấy các ví dụ sau để minh hoạ cho việc lập vận đơn sai sẽ ảnh hưởng tới việc thanh toán giữa các bên:

Ví dụ 1: Ngân hàng mở thư tín dụng không huỷ ngang là Vietcombank Hà Nội,

người xin mở là Daewoo Corp, Triều Tiên, mặt hàng là Tivi Daewoo, giao hàng làm

ba chuyến vào mỗi tháng 6,7,8 năm 1994 Yêu cầu về chứng từ gồm bộ vận đơn đường biển sạch, đầy đủ (3/3) cùng một số chứng từ khác

 Daewoo giao hàng cả ba chuyến rồi xuất trình chứng từ nhờ Ngân hàng Firstbank Seoul đòi tiền

 Tuy nhiên, Vietcombank kiểm tra bộ chứng từ thấy có sai sót về vận đơn như sau: vận đơn “nhận hàng để chở” và ghi chú “giao hàng lên tàu” không đề ngày như quy định của UCP 500 (điều 23a (ii)) Như vây, Vietcom bank có quyền từ chối thanh toán cho bộ chứng từ này

Ví dụ 2:

 Công ty Haneco, Việt Nam có nhập khẩu một lô hàng từ công ty Chemie AG Weg, CHLB Đức Thư tín dụng do Haneco mở có yêu cầu vận đơn đường biển phải sạch, đã xếp hàng và giao hàng từ cảng Châu Âu tới Hải Phòng va không cho phép chuyển tải

 Thực tế, công ty Chemie xuất trình bộ chứng từ có vận đơn chỉ ra: nơi nhận hàng để gửi là Antwerp CFS và cảng xếp hàng là Rotterdam

 Công ty Haneco cho rằng vận đơn này là không đáp ứng yêu cầu của L/C và từ chối thanh toán Họ đưa ra lý lẽ là Antwerp CFS là một địa điểm nằm sẵn trong lục địa nên đây là một vận đơn vận tải đa phương thức, nhận hàng để chở và có chuyển tải (từ Antwerp tới Rotterdam)

Ví dụ 3:

 Công ty A nhập khẩu một lô hàng của công ty B và mở thư tín dụng có quy định công ty B phải xuất trình một bộ vận đơn đường biển đã xếp hàng lên tàu Tuy nhiên công ty B lại đưa ra một bộ vận đơn có ghi “vân đơn vận tải hỗn hợp hoặc từ cảng tới cảng” nhưng lại có ghi chú như sau:

Nếu chỉ có vậy thì rõ ràng vận đơn này không đáp ứng yêu cầu của L/C và công

ty A có quyền từ chối thanh toán Nhưng trên vận đơn có thêm một ghi chú như sau:

“Hàng đã giao M/V Hung Vuong tại Pusan ngày 11/02/1995” (“shipped on board M/V Hung Vuong at Pusan, 11st Feb 1995”)

Như vậy vận đơn đường biển này vẫn đáp ứng được yêu cầu của L/C

3.6 Cách khắc phục sai sót

 Kiểm tra số bản chính được xuất trình

 Kiểm tra loại vận đơn:

 Vận đơn có nhiều loại như vận đơn đường biển, vận đơn đường thuỷ, vận đơn

đa phương thức Căn cứ vào quy định của L/C, cần kiểm tra xem loại vận đơn có phù hợp không?

 Kiểm tra tính xác thực của vận đơn:

 Nhà nhập khẩu phải kiểm tra vận đơn có chữ ký của người chuyên chở (hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý Nếu chỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc không nêu đầy đủ các chi tiết liên quan tư cách pháplý của người đó thì chứng từ sẽ không được ngân hàng thanh toán

 Kiểm tra mục người gửi hàng Tuy nhiên, ngân hàng vẫn chấp nhận một chứng

từ vận tải mà trên đó bên thứ ba được đề cập cho dù trong L/C không quy định như

 Kiểm tra mục người nhận hàng: đây là mục quan trọng trên B/L và luôn được quy định rõ trong L/C nên người lập vận đơn phải tuân thủ quy định này một cách nghiêm ngặt

 Kiểm tra mục thông báo (Notify): Mục Notify trên B/L sẽ ghi tên và địa chỉ đầy

đủ của người làm đơn xin mở L/C

 Kiểm tra tên cảng xếp hàng (port of loading) và cảng dỡ hàng (port of discharge) có phù hợp với quy định của L/C hay không?

 Kiểm tra điều kiện chuyển tải: Nếu L/C quy định không cho phép chuyển tải (transhipment prohibited), trên B/L không được thể hiện bất cứ bằng chứng nào về sự chuyển tải Nếu việc chuyển tải xảy ra, ngân hàng chỉ chấp nhận chứng từ này khi tên cảng chuyển tải, tên tàu và tuyến đường phải được nêu trên cùng một vận đơn

 Kiểm tra nội dung hàng hoá được nêu trên B/L có phù hợp với quy định trong L/C và các chứng từ khác hay không? Nội dung này bao gồm: tên hàng hoá, ký mã hiệu hàng hoá, số lượng, số kiện hàng hoá, tổng trọng lượng hàng hoá., đặc biệt ngân hàng thường chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hoá ghi trên thùng hàng, số hiệu container hoặc số hiệu lô hàng được gửi trên tàu với nội dung L/C và Packing List

 Kiểm tra đặc điểm của vận đơn: có thể là vận đơn đã xếp hàng (shipped on board B/L) hoặc v ận đơn nhận hàng để xếp (received for shipment B/L)- loại vận đơn này không được ngân hàng chấp nhận và từ chối thanh toán trừ khi có sự chấp nhận của người nhập khẩu

 Kiểm tra mục cước phí: có phù hợp với quy định của L/C hay không?

 Cần lưu ý các sửa đổi bổ sung trên B/L phải được xác nhận bằng chữ ký và con dấu đồng thời kiểm tra các thông tin như số L/C và ngày mở, các dẫn chiếu các chứng

từ khác như hoá đơn, hợp đồng Nhà nhập khẩu phải kiểm tra ngày ký phát vận đơn

4.2 Chức năng của chứng từ bảo hiểm

 Chứng nhận cho một lô hàng đã được bảo hiểm góp phần giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận tải quốc tế

 Giảm thiểu thiệt hại trong quá trình vận tải đường biển theo nguyên tắc phân tán rủi ro theo nguyên lý cộng đồng

4.3 Phân loại chứng từ bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng có hai loại sau:

 Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, nhằm hợp thức hoá hợp đồng này Ðơn bảo hiểm gồm có:

 Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm

 Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, tên phương tiện chở hàng v.v ) và việc tính toán phí bảo hiểm

 Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hoá bảo hiểm theo điều kiện của hợp đồng

Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thỏa thuận

4.4 Yêu cầu về nội dung của chứng từ bảo hiểm

 Đơn bảo hiểm có những nội dung chủ yếu sau:

 Các điều khoản chung và có tính thường xuyên, trong đó người ta quy định

rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm theo từng điều kiện bảo hiểm

 Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm: bao gồm: đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, phương tiện chuyên chở), giá trị bảo hiểm (mức bảo hiểm tối thiểu là 110% trị giá hàng hoá và phải thể hiện bằng đồng tiền ghi trên hợp đồng hoặc L/C), điều kiện bảo hiểm theo như thoả thuận, tổng chi phí bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm

 Giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ có những nội dung chủ yếu như các điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm

và điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận

Chứng từ bảo hiểm thường dùng phổ biến trong các phương thức tín dụng chứng

từ và nhờ thu kèm chứng từ hoặc thường được lập khi người mua có yêu cầu Nếu là chứng từ bảo hiểm lập theo L/C thì cần lưu ý một số điểm sau:

 Nếu bảo hiểm do người mua chịu (CFR) thì L/C ghi “insurance covered by buyer under policy No the shipper must notify ”, người bán phải kiểm tra xem nội dung cần thông báo là gì? có chấp nhận được không?

 L/C quy định những điều kiện bảo hiểm là gì, ví dụ “I/P covering FPA claim payable on (cơ quan nào) in (tiền tệ nào) one original to be filed at (ngân hàng nào)

 Trừ khi L/C quy định khác, số tiền bảo hiểm tối thiểu là 110% trị giá CIP hoặc 110% trị giá CIF

4.5 Những sai sót thường gặp khi lập chứng từ bảo hiểm

 Số bản chính được xuất trình không đủ theo yêu cầu của L/C

 Tên hoặc địa chỉ của các bên liên quan đến chứng từ bảo hiểm không chính xác

 Chứng từ bảo hiểm không ký hậu chuyển quyền sở hữu bảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu

 Mô tả hàng hoá và những thông tin khác không khớp với L/C hoặc các chứng

từ khác

 Mua bảo hiểm sau khi giao hàng lêm tàu hoặc không nêu ngày lập chứng từ bảo hiểm

 Không nêu số lượng bản chính được phát hành

 Không nêu hoặc nêu không đầy đủ các điều kiện bảo hiểm

4.6 Cách khắc phục sai sót

 Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng quy định hay không: chứng thư bảo hiểm (Insurance Policy) hay chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

 Kiểm tra số lượng bản chính được xuất trình theo quy định của L/C

 Kiểm tra tính xác thực của chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm có được ký xác nhận của người có trách nhiệm hay không?

 Kiểm tra loại tiền và số tiền trên chứng từ bảo hiểm

 Trong thực tế các L/C đều quy định giá trị bảo hiểm bằng 110% trị giá hoá đơn

Do vậy thanh toán viên sẽ đối chiếu số tiền trên chứng từ bảo hiểm và hoá đơn theo quy định của L/C

 Kiểm tra tên và địa chỉ của người được bảo hiểm có đúng theo quy định của L/C hay không? đồng thời kiểm tra việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hóa có hợp lệ hay không? Ngoại trừ có quy định khác, tên và địa chỉ của người được bảo hiểm phải là nhà xuất khẩu (người thụ hưởng) và việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu phải được thể hiện bằng hình thức ký hậu để trắng (blank endorsed) tương tự như trường hợp chuyển quyền sở hữu đối với chứng từ vận tải

 Kiểm tra ngày lập chứng từ bảo hiểm: Căn cứ theo điều 34e UCP-500 chứng từ bảo hiểm phải được lập trước hoặc trùng với ngày B/L Nếu ngày lập chứng từ bảo hiểm sau ngày lập vận đơn, ngân hàng sẽ từ chối thanh toán

 Kiểm tra nội dung hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: các mô tả về hàng hoá và

số liệu khác phải phù hợp với L/C và các chứng từ khác Theo điều 37c UCP-500, việc

mô tả hàng hoá có thể chung chung nhưng không được mâu thuẫn với L/C

 Kiểm tra các dữ kiện về vận chuyển hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng có phù hợp với L/C hay không?

 Kiểm tra các cơ quan giám định tổn thất và nơi khiếu nại, bồi thường phải phù hợp với quy định của L/C

 Kiểm tra phí bảo hiểm đã được thanh toán hay chưa? (đối với trường hợp L/C quy định phải ghi rõ)

 Kiểm tra các điều kiện bảo hiểm có phù hợp với yêu cầu của L/C hay không?

5 Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng (Certificate of Quantity, Quality, Weight – C/Q)

5.1 Khái niệm

Là chứng từ xác nhận chất lượng và số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng thực giao, chứng minh phẩm chất, số lượng hàng phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu cấp, tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên mua bán

5.2 Chức năng của giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng

Đối với bên cung cấp (bán) - Xuất khẩu: Đó là điều vô giá để có thể chứng minh với thị trường rằng: Mình đang áp dụng và điều hành một hệ thống hữu hiệu, đã qua kiểm tra và được chấp nhận bởi bên thứ ba độc lập và có uy tín, một hệ thống chứng tỏ

sẽ đáp ứng được mọi yêu cầu của hợp đồng

Đối với bên mua (nhập khẩu): Chứng nhận hệ thống chất lượng cho phép tin chắc rằng bên cung cấp có một tổ chức quản lý chặt chẽ về chất lượng sản phẩm và dịch vụ Việc đó cho phép bên mua giảm bớt được sự can thiệp của mình vào quá trình sản xuất, giảm bớt được sự can thiệp của mình vào quá trình sản xuất, giảm bớt được chi phí cho việc kiểm tra, đánh giá hệ thống chất lượng của bên cung cấp, do sự tín nhiệm của giấy chứng nhận

Đối với Cơ quan quản lý: Hàng hóa được chứng nhận đáp ứng yêu cầu quản lý

về bảo vệ an toàn/ sức khỏe cho người tiêu dùng, bảo vệ môi trường Hàng hóa được chứng nhận giúp cho các cơ quan quản lý dễ dàng hơn khi vận dụng các hình thức miễn hay giảm kiểm tra theo quy định

5.3 Phân loại và yêu cầu về nội dung

 Trường hợp C/Q do một cơ quan Nhà nước có trách nhiệm lập:

Ở Việt Nam, cơ quan giám định số lượng, chất lượng thường do Trung Tâm giám định hoặc Vina Control cấp Khi đó, trên C/Q có những nội dung chủ yếu sau:

 Tên người giao hàng (Shipper)

 Tên người nhận hàng (Consignee)

 Tên người được thông báo (Notify party)

 Loại hàng hoá giao (Commodity)

 Số lượng, khối lượng, trọng lượng hàng hoá

 Tên tàu, số B/L, ngày tàu đi, cảng đi, cảng đến

 Kết quả kiểm tra (Results of Inspection) phải thể hiện đầy đủ những kết quả và nội dung mà L/C yêu cầu (nếu có) như:

 Chất lượng hàng hoá kiểm tra: các chỉ tiêu chất lượng hàng hoá

 Nơi kiểm tra

 Ngày kiểm tra

 Chữ ký xác nhận của cơ quan kiểm tra

 Trường hợp C/Q do người bán lập: Trên C/Q có những nội dung chủ yếu sau:

 Tên người bán, địa chỉ

 Loại hàng, ký mã hiệu

 Số lượng, khối lượng, trọng lượng của hàng hoá

 Chất lượng hàng hoá: người bán phải nêu rõ chất lượng hàng hoá, những thông

số kỹ thuật, tiêu chuẩn hàng hóa

 Lời cam kết của người bán về loại hàng này

Ví dụ: “We hereby certify that the following mentioned goods are in good order

and condition The quantity is true and correct as per invoice”

Nếu L/C chỉ yêu cầu “The quanlity corresponds with contract” thì người bán không cần một công ty kiểm nghiệm để kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa Nhà xuất khẩu chỉ cần lập một giấy chứng nhận “ Certificate of Beneficiary”

We hereby certify that all terms of (tên hàng hoá) L/C No correspond with contract và tự ký tên và đóng dấu

5.4 Những sai sót thường gặp khi lập

Các sai biệt chứng từ thường gặp đối với chứng từ bảo hiểm mà khi xảy ra thì các Ngân hàng sẽ từ chối thanh toán:

 Ghi sai tên người mua bảo hiểm, các yếu tố về tàu và hành trình như tên tàu, số vận đơn, cảng bốc hàng, số lượng, trọng lượng, số tiền, loại tiền trên bản hợp đồng,

 Sai số trên băng số và băng chữ

 Mua bảo hiểm sau ngày giao hàng, sau ngày ký tên trên vận đơn hoặc không nêu ngày lập chứng từ bảo hiểm

Ví dụ: Ngày ký vận đơn “Clean on board” là 20/3/2002 nhưng ngày ký bản hợp

đồng lại ghi là 21/3/2002 Bất hợp lý này xảy ra do người lập chứng từ không nắm rõ các luật lệ liên quan đến phương thức thanh toán bằng L/C và hoạt động bảo hiểm

 Người mua bảo hiểm không ký hậu hay ký hậu không hợp lệ Dù người bán hàng mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình nhưng khi bán hàng hóa lại cho người mua thì quyền sở hữu hàng hoá sẽ chuyển từ người bán sang người mua

Do đó, người bán sẽ chuyển quyền được bảo hiểm hàng hoá sang cho người mua hàng hóa bằng cách ký hậu vào bản hợp đồng bảo hiểm

 Số bản chính được xuất trình không đủ theo yêu cầu của L/C

 Không nêu số lượng bản chính được phát hành

 Không nêu hoặc nêu không đầy đủ các điều kiện bảo hiểm

 Không nêu tổ chức giám định hàng hoá hoặc nơi khiếu nại, bồi thường theo quy

 Mức mua bảo hiểm không đúng theo quy định của L/C Ví dụ, L/C quy định mức bảo hiểm là 110% trị giá của CIF, nếu người xuất khẩu thậm chí xuất trình chứng

từ bảo hiểm 120% hoặc 125% trị giá của CIF thì cũng sẽ không được Ngân hàng chấp nhận

 Các chứng từ bảo hiểm do các nhà môi giới bảo hiểm cấp cũng sẽ bị Ngân hàng

từ chối thanh toán

Ví dụ: Sau đây minh hoạ cho tranh chấp do lập chứng từ bảo hiểm có sai sót:

 Công ty Savahn, Lào có mua một lô hàng gồm 20 xe ô tô (đã qua sử dụng) từ công ty Daimler Benz Corp., CHLB Đức Người trung gian là Sovico, Việt Nam, ngân hàng mở thư tín dụng gốc là Vietcombank Hochiminh, ngân hàng mở L/C giáp lưng là Laocombank, Vietiane

 Thư tín dụng quy định điều kiện giao hàng là CIP Vietiane Chứng từ bảo hiểm lập theo lệnh, ký hậu để trắng, điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro, trị giá bảo hiểm 110% trị giá hoá đơn, tính bằng USD, trả đền bù tại Việt Nam

 Sovico ký hợp đồng mua hàng của Daimler-Benz Corp rồi bán lại cho Savahn

và mở thư tín dụng giáp lưng lại Vietcombank HCM cho Daimler hưởng, đơn giá

36500 USD/ chiếc Savahn mở thư tín dụng gốc tại Laocombank cho Sovico hưởng với đơn giá 38300 USD/chiếc

 Bộ chứng từ đòi tiền của Daimler trị giá 730000USD, trị giá bảo hiểm 730000 x 110% = 803000 USD được gửi tới Vietcombank vào ngày 11/09/1995 Sovico thay thế hoá đơn mới gửi sang Laocombank để đòi tiền với trị giá hóa đơn mới là: 38300 x 20

= 766000 USD

 Bốn ngày sau khi gửi chứng từ, Sovico nhận được thông báo từ chối thanh toán qua Vietcombank với lý do trị giá bảo hiểm 803000USD < 110% x 766000 = 842600 USD

5.5 Cách khắc phụ sai sót:

 Cơ quan cấp giấy chứng nhận số lượng, chất lượng có phải là nơi được chỉ định trong L/C hay không? (Có thể giấy chứng nhận số lượng, chất lượng riêng, có thể chứng nhận chung, có thể do chính người bán/người sản xuất cấp hoặc cũng có thể do một cơ quan kiểm nghiệm giám định cấp tùy theo yêu cầu L/C)

 Các yếu tố về người giao hàng,người mua,các phụ chú *(số L/C,số hóa đơn,…)

có đúng với L/C và các chứng từ khác không?

 Các chứng nhân ghi rõ rang loại hàng đã được kiểm thấy tốt,phù hợp với tiêu chuẩn kiểm nghiệm của nơi cấp chứng nhận Xác nhận đúng về quy cách đặt hàng

Xác nhận đủ số lượng,ghi chú về trọng lượng tịnh,trọng lượng cả bao bì Giấy chứng nhận có được ký không?

6 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

6.1 Khái niệm

Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan thẩm quyền, thường là Phòng thương mại / Bộ Thương mại cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hoá

6.2 Công dụng của giấy chứng nhận xuất xứ:

 Tạo điều kiện cho hải quan nước nhập khẩu vận dụng chính sách thuế vào việc tính thuế

 Bảo đảm phẩm chất hàng hoá, đặc biệt là hàng thổ sản, đặc sản

6.3 Phân loại giấy chứng nhận xuất xứ

C/O có nhiều loại như sau:

 FORM A: dùng cho các mặt hàng xuất khẩu từ các nước chậm và đang phát triển sang các nước công nghiệp phát triển (24 nước thuộc khối OECD) để được hưởng ưu đãi thuế quan (mức thuế suất rất thấp, chỉ từ 0 đến 3%) trong khuôn khổ Hiệp định ưu đãi thuế quan phổ cập GSP (Generalized system of preferences) để thành lập khu vực thương mại tự do AFTA Giấy chứng nhận xuất xứ FORM A phải được khai bằng tiếng Anh và đánh máy Nội dung khai phải phù hợp với quy định của hợp đồng hay thư tín dụng và các chứng từ khác như vận đơn, hoá đơn thương mại

 FORM B: dùng cho các sản phẩm xuất khẩu sang mọi nước trên thế giới

 FORM T: dùng cho các sản phẩm dệt may xuất khẩu sang các nước EU

 FORM O: dùng cho việc xuất khẩu cafe sang các nước thành viên của Hiệp hội cafe thế giới ICO Giấy chứng nhận xuất xứ FORM O phải được khai bằng tiếng Anh

và đánh máy Nội dung khai phải phù hợp với quy định của hợp đồng hay thư tín dụng

và các chứng từ khác như hoá đơn thương mại, vận đơn

 FORM X: dùng cho các mặt hàng cafe xuất khẩu sang các nước không phải là thành viên của ICO

 FORM D: là loại C/O dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang các nước thuộc khối ASEAN để được hưởng chế độ thuế ưu đãi có hiệu lực chung (CEPT- Common Effective Preferential Tariff) Giấy chứng nhận xuất xứ

 FORM D phải được khai bằng tiếng Anh và đánh máy Nội dung khai phải phù hợp với tờ khai hải quan đã được thanh khoản và các chứng từ khác như vận đơn, hoá

xuất khẩu (trong trường hợp có yêu cầu kiểm tra) ở Việt Nam, cơ quan cấp giấy chứng nhận xuất xứ FORM D là Bộ thương mại

6.4 Yêu cầu về nội dung của giấy chứng nhận xuất xứ

Sau đây là nội dung của giấy chứng nhận xuất xứ FORM D, loại giấy chứng nhận xuất xứ phổ biến nhất đối với Việt Nam hiện nay:

 Ô số 1: Tên giao dịch của người xuất hàng + địa chỉ + tên nước (Việt Nam)

 Ô số 2: Tên người nhận hàng + địa chỉ + tên nước (phù hợp với tờ khai hải quan

đã được thanh khoản)

 Ô trên cùng bên phải: do phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực ghi Số tham chiếu gồm 12 ký tự, chia làm 5 nhóm, chi tiết cách ghi như sau:

 Nhóm 1: 02 ký tự VN (Viết in) là viết tắt của hai chữ Việt Nam

 Nhóm 2: 02 ký tự (Viết in) là viết tắt tên nước nhập khẩu, quy định các chữ viết tắt như sau:

PL: Philippines SG: Singapore TL: Thailand

 Nhóm 3: 02 ký tự biểu hiện năm cấp giấy chứng nhận

 Nhóm 4: 01 ký tự thể hiện tên phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực cấp giấy chứng nhận mẫu D theo quy định sau:

Số 1: Hà Nội Số3: Đà Nẵng Số 5:TP Hồ Chí Minh

Số 2: Hải Phòng Số 4: Nha Trang Số 6: Cần Thơ

 Nhóm 5: gồm 05 ký tự biểu hiện số thứ tự của giấy chứng nhận mẫu D Giữa nhóm 3 và 4 cũng như giữa nhóm 4 và 5 có dấu gạch chéo "/"

Ví dụ: Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Hà Nội cấp giấy chứng nhận xuất

xứ mẫu D mang số thứ 6 cho một lô hàng xuất khâủ sang Singapore trong năm 2002 thì các ghi số tham chiếu của giấy chứng nhận mẫu D này sẽ như sau: VN- SG 02/1/00006

 Ô số 3: Tên phương tiện vận tải (nếu gửi bằng máy bay thì đánh "by air", nếu gửi bằng đường biển thì đánh tên tàu) + từ cảng nào tới cảng nào?

 Ô số 4: Để trống (sau khi nhập khẩu hàng hóa, cơ quan hải quan tại cảng hoặc địa điểm nhập khẩu sẽ đánh dấu thích hợp trước khi gửi lại cho Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực đã cấp giấy chứng nhận mẫu D này)

 Ô số 5: Danh mục hàng hoá (01 mặt hàng, 01 lô hàng, đi 01 nước trong một thời gian)

 Ô số 6: Ký mã và số hiệu của kiện hàng

 Ô số 7: Số, loại kiện hàng, mô tả hàng hoá (bao gồm số lượng và số HS của nước nhập khẩu)

 Ô số 8: Hướng dẫn cụ thể như sau:

 Trường hợp hàng hoá/ sản phẩm có xuất xứ toàn bộ tại Việt Nam (không sử dụng nguyên phụ liệu nhập khẩu) thì đánh chữ "X"

 Trường hợp hàng hoá không được sản xuất hay khai thác toàn bộ tại Việt Nam như quy tắc 3 của quy chế xuất xứ thì khai rõ số phần trăm trị giá đã được tính theo giá FOB của hàng hoá được sản xuất hay khai thác tại Việt Nam, ví dụ 40%

 Trường hợp hàng hóa có xuất xứ cộng gộp như quy tắc 4 của quy chế xuất

xứ thì ghi rõ số phần trăm của hàm lượng có xuất xứ cộng gộp ASEAN, ví

dụ 40%

 Ô số 9: Trọng lượng cả bì hoặc số lượng và giá trị khác (giá FOB)

 Ô số 10: Số và ngày của hoá đơn thương mại

 Ô số 11: Dòng thứ 1: ghi chữ Việt Nam

Dòng thứ 2: ghi đầy đủ tên nước nhập khẩu Dòng thứ 3: ghi địa điểm, ngày tháng năm và chữ ký

 Ô số 12: Để trống:

Trường hợp cấp sau thì ghi "issued retroactively"

Trường hợp cấp lại thì ghi "Certified true copy"

Thông thường giấy chứng nhận xuất xứ là cần thiết đối với bộ chứng từ xuất trình trong các phương thức thanh toán, đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ Nếu là giấy chứng nhận xuất xứ lập theo L/C thì nên lưu ý một số điểm sau:

 Nếu L/C quy định nơi xuất xứ thì giấy chứng nhận xuất xứ phải xác nhận

 Các dữ liệu như mô tả hàng hoá, số kiện, phải phù hợp với các chứng từ khác và quy định của L/C

 Ngân hàng sẽ không chấp nhận một chứng từ do người thụ hưởng phát hành nếu L/C yêu cầu người phát hành chứng từ là “hàng đầu”, “địa phương”,

“nổi tiếng”,

 Người ký phát hành phải như L/C quy định, nếu L/C không quy định thì có thể chấp nhận chứng từ do người hưởng phát hành

6.5 Những sai sót thường gặp khi lập giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ xuất trình kèm theo bộ chứng từ thường có những sai sót chủ yếu sau:

 Loại C/O không đúng đòi hỏi của L/C

Ví dụ: Có 2 loại C/O là loại thường và loại ưu đãi

Các quốc gia thuộc hệ thống ưu đãi phổ cập sẽ áp dụng chính sách ưu đãi cho hàng của một số nước và trong L/C sẽ yêu cầu loại C/O FORM A như sau: “Certificate

of Origin, form A.” Nếu C/O không lập đúng loại thì hàng hoá sẽ không được hưởng các quy chế ưu đãi tại nước xuất khẩu, và bộ chứng từ thanh toán xuất trình lên Ngân hàng sẽ bị coi là sai biệt chứng từ

 Tên người gửi hàng, nhận hàng, tên cảng bốc, cảng dỡ không được ghi đúng theo L/C, B/L

 Phần mô tả hàng hoá có thiếu sót: các điều trình bày trên C/O về hàng hoá như: tên hàng, số hiệu, trọng lượng bao bì, không khớp với L/C và các chứng từ khác

 Người chứng thực L/C không hợp lệ:

Đối với C/O thì phần chứng nhận này là rất quan trọng, đòi hỏi phải theo đúng yêu cầu của L/C Có những L/C quy định rõ ràng C/O phải do ai chứng thực

Ví dụ:

“Certificate of Origin of Vietnam issued by the chamber of commerce of

Vietnam” thì trường hợp này người ký nhận C/O là Phòng thương mại Việt Nam

“Certificate of Origin, country of Origin: Vietnam” thì người sản xuất hoặc người thụ hưởng L/C có thể đứng ra tự lập C/O và tự mình chứng thực vào đó

Thường trên L/C không ghi ai là người phải ký chứng nhận mà chỉ ghi loại C/O

được yêu cầu Tại Việt Nam, có quy định như sau:

 C/O FORM A do người xuất khẩu kê khai ký chứng nhận

 C/O FORM B do ICC lập và ký chứng nhận

 C/O FORM O, FORM X, FORM T do ICC lập và ký xác nhận

 Ngày ký lập C/O sai: ngày này không được lập sau ngày giao hàng hay ngày ký vận đơn

 Thiếu sót các yêu cầu mà L/C yêu cầu phải bổ sung

6.6 Cách khắc phục sai sót

 Cơ quan cấp giấ chứng nhận xuất xứ có phải nơi được chỉ định trong L/C ( do nhà xuất khẩu cấp hay do cơ quan có thẩm quyền của nước người bán như Phòng Thương mại cấp ) hay không?

 Các nội dung như tên, địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo, tên con tàu, nơi xuất xứ, nơi đến,tên loại hàng,qui cách hàng hóa, trọng lượng hàng hóa, ký mã hiệu, các phụ chú khác ( số L/C, số invoice,…) có đúng với L/C và nhất quán với các chứng từ khác hay không?

 Người cấp giấy chứng nhận có ký không?

7 Giấy chứng nhận kiểm dịch

7.1 Khái niệm

Là những chứng từ do cơ quan Nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hoá

đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc,

7.2 Chức năng của giấy chứng nhận kiểm dịch

7.3 Phân loại và yêu cầu về nội dung

 Giấy chứng nhận vệ sinh: là chứng từ xác minh tình trạng độc hại của hàng hoá đến người tiêu thụ Nội dung gồm có: Phần ghi tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, phương tiện chuyên chở, ngày xuất khẩu, người gửi hàng, người nhận hàng, cảng đi, cảng đến và phần ghi kết quả kiểm tra

 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Là chứng từ xác nhận hàng hoá là thực vật hoặc sản phẩm thực vật là không có nấm độc, sâu bọ hoặc cỏ dại có thể gây dịch bệnh cho cây cối trên đường đi của hàng hoá hoặc ở nơi hàng đến

Nội dung gồm có: Phần ghi tên hàng, số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, người gửi hàng, người nhận hàng, số hợp đồng, số vận đơn, phương tiện vận tải và phần nhận xét của cơ quan kiểm dịch thực vật

 Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật: là chứng từ do cơ quan thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận là hàng hoá không có vi trùng gây bệnh dịch

Nội dung gồm có: phần ghi loại động vật, người gửi hàng, người nhận hàng, số lượng, chất lượng, trọng lượng, nơi đến, nơi gửi hàng, phương tiện chuyên chở, ngày kiểm dịch, hiệu lực của giấy và chứng thực của bác sĩ thú y

7.4 Những sai sót thường gặp khi lập giấy chứng nhận kiểm dịch

Những sai sót thường gặp nhất là:

 Cơ quan cấp không phù hợp với yêu cầu của L/C

 Ngày cấp giấy chứng nhận sau ngày giao hàng

7.5 Cách khắc phục sai sót:

 Cần được các cơ quan có thẩm quyền cấp

 Cần kiểm tra kĩ các thông tin xem có đúng với L/C hay không?

 Cần kiểm tra xem ngày cấp có đúng với qui định hay không?

8 Phiếu đóng gói (Packing list)

8.1 Khái niệm

Là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong kiện hàng (thùng hàng, hòm, kiện, container, ), chỉ ra vật liệu đóng gói được sử dụng và ký hiệu hàng hoá được ghi ở phía ngoài Một số còn bao gồm cả kích thước và trọng lượng của hàng hoá Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hoá Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì

8.2 Công dụng của phiếu đóng gói

Liệt kê tất cả những mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong từng kiện hàng (thùng hàng, container,…) và toàn bộ lô hàng được giao

Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hoá trong mỗi kiện Phiếu đóng gói thường được lập thành 03 bản: Mỗi bản có tác dụng cụ thể như sau:

 Một bản để trong kiện hàng để cho người nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi cần Nó là chứng từ để đối chiếu hàng hoá thực tế với hàng hóa mà người bán gửi đi

 Một bản được tập hợp cùng với các phiếu đóng gói khác tạo thành một bộ và được xếp vào kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa của người nhận hàng

 Một bản còn lại cũng được lập thành một bộ, kèm theo hoá đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng

8.3 Phân loại phiếu đóng gói

Ngoài loại phiếu đóng gói thông thường, còn có các loại sau:

 Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing list):

Là phiếu đóng gói có nội dung liệt kê tỉ mỉ hàng hóa trong kiện hàng Đôi khi nội dung không có gì khác biệt so phiếu đóng gói thông thường, nhưng nếu nó có tiêu đề

là phiếu đóng gói chi tiết thì nó trở thành phiếu đóng gói chi tiết

 Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing list):

Là phiếu đóng gói trong đó không ghi tên người bán và người mua nhằm để người mua có thể sử dụng phiếu này bán lại hàng hoá cho người thứ ba

Ngoài phiếu đóng gói còn có một loại chứng từ tương tự đó là bản kê chi tiết hàng hoá (Specification): là bản thống kê toàn bộ hàng hoá của lô hàng được phân bổ trong các kiện Đơn giản hoá đó là bản tổng hợp của các phiếu đóng gói Nó được dùng trong các trường hợp hàng hoá phức tạp (như phụ tùng, dụng cụ, hoá chất thí nghiệm )

8.4 Yêu cầu về nội dung của phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói là một trong các chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất trình thanh toán Nó chính là chứng từ thể hiện chi tiết lô hàng, là căn cứ để người mua xác nhận việc giao hàng của người bán có đúng hợp đồng hay không và là cơ sở để người bán làm bằng chứng từ đã giao hàng đúng quy định Mẫu phiếu đóng gói cũng

có thể có nhiều mẫu khác nhau, tuỳ thuộc từng doanh nghiệp Tuy nhiên, phiếu đóng gói sử dụng trong phương thức tín dụng chứng từ không thể thiếu các nội dung chủ yếu sau:

 Tên người bán, người mua: Phải phù hợp với quy định của L/C

 Tên hàng và mô tả hàng hoá phải phù hợp với L/C

 Số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng hóa đựng trong kiện hàng, trọng lượng hàng hoá đó, thể tích của kiện hàng

 Số lượng container và số container

 Ngoài ra, phiếu đóng gói đôi khi còn ghi rõ tên xí nghiệp, tên người đóng gói và tên người kiểm tra kỹ thuật

8.5 Những sai sót thường gặp khi lập phiếu đóng gói

Thông thường, công tác lập phiếu đóng gói thường gặp những sai sót chủ yếu sau:

 Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định của L/C

 Thông tin về các bên liên quan không đầy đủ và chính xác

 Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hoá không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng

 Mô tả hàng hoá trong phiếu đóng gói không phù hợp với L/C và các chứng từ khác trong bộ chứng từ

Ví dụ: Công ty Packexim, Việt Nam có xuất khẩu một lô hàng áo dài lụa cho

công ty Jet Tide Trading Co., Ngân hàng mở L/C là Hongbank, Hồng Kông, Ngân hàng thông báo là Vietcombank Hà Nội, có quy định như sau:

Mặt hàng: 600 chiếc áo dài nữ, 100% lụa - Kiểu LD 4060 Đơn giá: 6,300 USD/chiếc; Trị giá hoá đơn: 3780 USD Tuy nhiên, trong phiếu đóng gói của Packexim chỉ ghi trọng lượng, số lượng hàng hoá, mã hàng và số hoá đơn thương mại tương ứng mà không có mô tả hàng hóa Điều này dẫn đến tranh chấp là Jet Tide Trading Co., từ chối thanh toán do phiếu đóng gói không phù hợp với các chứng từ khác và không đáp ứng được với yêu cầu của L/C Mặc dù là xét theo UCP 500 (điều 37c) thì phiếu đóng gói này vẫn hợp lệ (mô tả hàng hoá chỉ cần không mâu thuẫn với L/C chứ không nhất thiết phải giống chi tiết từng chữ) nhưng cũng gây chậm chễ thanh toán cho Packexim

8.6 Cách khắc phục sai sót

 Kiểm tra mô tả hàng hoá, số lượng, trọng lượng hàng trên một đơn vị bao gói

có phù hợp với quy định của L/C hay không?

 Kiểm tra xem điều kiện đóng gói có được nêu chính xác hay không?

 Kiểm tra và đảm bào các thông tin khác không được mâu thuẫn với nội dung của L/C và các chứng từ khác

 Ngoài những chứng từ cơ bản thường có trong các bộ chừng từ giao hàng nêu trên,trong hoạt động ngoại thương còn có các chừng từ khác như : Giấy phép xuất nhập khẩu,tờ khai hải quan,hàng kê chi tiết,các vận đơn đường sắt,hàng không,…