nghiên cứu về hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán của việt nam

Với những thông tin thu thập, thống kê được qua nghiên cứu, khảo sátmột số phần mềm kế toán đang được sử dụng trong các đơn vị hành chính sựnghiệp, công ty xây lắp, công ty thương mại, d

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu của luận văn 2

3 Phương pháp nghiên cứu 3

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

5 Kết cấu luận văn 4

Chương 1: Một số vấn đề về phần mềm kế toán 5

và chất lượng phần mềm kế toán 5

1.1 Phần mềm kế toán và tổ chức dữ liệu kế toán 5

1.1.1 Phần mềm kế toán và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán 5

1.1.1.1 Khái niệm và phân loại phần mềm kếtoán 5

1.1.1.3 Tính ưu việt và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán 6

1.1.2 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán 9

1.2 Chất lượng phần mềm kế toán 11

1.2.1 Chất lượng 11

1.2.1.1 Khái niệm 11

1.2.1.2 Đặc điểm của chất lượng 11

1.2.2 Đánh giá chất lượng 12

1.2.3 Chất lượng phần mềm kế toán 12

1.3 Các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán việt nam 14

1.3.1 Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán 14

1.3.1.1 Đảm bảo điều kiện kỹ thuật 14

1.3.1.2 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán 15

1.3.1.3 Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán 16

1.3.2 Điều kiện của phần mềm kế toán 16

1.3.3 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán 16

1.3.3.1 Tuân thủ các quy định của nhà nước về chế độ kế toán 17

1.3.3.2 Đảm bảo khả năng năng cấp sửa đổi 18

1.3.3.3 Đảm bảo tự động xử lý thông tin 19

1.3.3.4 Đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu 19

1.4 Chức năng cơ bản của phần mềm kế toán 20

1.4.1 Quản lý tài chính 20

1.4.1.1 Kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi NH, tiền vay) 20

1.4.1.2 Kế toán công nợ phải thu 20

1.4.1.3.Kế toán công nợ phải trả 20

1.4.1.4 Kế toán tổng hợp 21

1.4.1.5 Báo cáo thuế (mới nhất) 21

1.4.1.6 Báo cáo tài chính (mới nhất) 21

1.4.2 Kế toán chi phí và tính giá thành 21

1.4.3 Quản lý mua hàng 22

1.4.4 Quản lý bán hàng 22

1.4.5 Quản lý hàng tồn kho 22

1.4.6 Quản lý tài sản cố định – công cụ dụng cụ 22

1.4.7.Quản trị hệ thống 23

Chương 2: Thực trạng về việc sử dụng cũng như chất lượng của một số phần mềm kế toán 24

2.1 Một số đánh giá về các chức năng phần mềm kế toán ở Việt Nam hiện nay24 2.1.1 Nhận xét 24

2.1.2 Một số lỗi thường gặp trong các PMKT hiện nay 26

2.1.2.1.Các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay 26

2.1.2.2.Một số lỗi thường gặp 26

2.1.3 Một số chức năng mà người sử dụng mong muốn đối với PMKT 27

2.2 Một số phần mềm kế toán được sử dụng nhiều hiện nay 27

2.2.1.Phần mềm kế toán trong nước 27

2.2.1.1.Phần mềm kế toán Fast 27

2.2.1.2.Phần mềm kế toán Misa 29

2.2.1.3.Phần mềm kế toán Acsoft 31

2.2.2 Phần mềm nước ngoàì 32

2.3 Những ưu điểm và tồn tại của phần mềm kế toán Việt Nam hiện nay 34

2.3.1 Phần mềm kế toán trong nước 34

2.3.2 Phần mềm kế toán nước ngoài 35

Ưu điểm: 35

Nhược điểm: 36

Chương 3: Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán 37

3.1 Tuân thủ các quy định về chế độ kế toán của Việt Nam 37

3.2 Đảm bảo tính khoa học trong quá trình quản lý đối tượng kế toán (tính quản trị) 38

3.3 Tính chính xác 39

3.4 Tính mở 39

3.5 Mức độ tự động hóa cao 40

3.6 Dễ sử dụng 40

3.7 Tính bảo mật, chi tiết 40

3.8 An toàn dữ liệu 41

3.9 Tính tương thích với các phần mềm khác 42

3.10 Khả năng bảo trì, nâng cấp 42

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 44

Chương 4 : Tình hình ứng dụng của các tiêu chí đánh giá phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp hiện nay 45

4.1 Tính động đáp ứng được yêu cầu đặc thù 45

4.2 Tính dễ sử dụng 46

4.3 Tính quản trị 47

4.4 Tính tự động cao 47

4.5 Tính liên kết, liên hoàn 48

4.6 Tính chi tiết, bảo mật 48

4.7 Khảo sát nhà cung cấp và khách hàng của họ 49

4.8 Về giá cả 50

4.9 Tính công khai của phần mềm 50

Chương 5: Các giải pháp đề xuất về việc lựa chọn sử dụng, thiết kế phần mềm kế toán 51

5.1 Các giải pháp đề xuất về việc lựa chọn phần mềm kế toán đối với các doanh nghiệp sử dụng 515.2 Các giải pháp đề xuất đối với doanh nghiệp sản xuất phần mềm kế toán 53KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

– PMKT: phần mềm kế toán

– GTGT: thuế giá trị gia tang

– VAT: thuế giá trị gia tăng

-LỜI MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

- Trong nền kinh tế hiện nay, công nghệ thông tin rất phát triển, là mộttrong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển Chỉ thị số 58-CT/TƯ ngày

17/10/2000 của Bộ Chính Trị đã khẳng định : “Công nghệ thông tin là một trong

các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại”.

- Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính được cácchuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực Trong đó,lĩnh vực kếtoán là một trong các lĩnh vực thông thường được ưu tiên để tin học hóa nhiềunhất

- Kế toán là một công cụ rất quan trong, không thể thiếu đối với một tổ chức.Người kế toán là người nắm giữ và phân tích hoạt động tài chính của doanhnghiệp

-Sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho kế toán viên chuyển dần

từ cập nhật thủ công sang sử dụng tin học hóa công tác kế toán, và hiện nay phổbiến là thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán, giảm thiểu chi phí đem lại lợinhuận cao hơn cho doanh nghiệp

- Phần mềm kế toán là sản phẩm của ứng dụng công nghệ thông tin, giúpviệc xử lý công việc của kế toán được nhanh chóng, từ đó cho ra các báo cáo kếtoán cần thiết đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý một cách chính xác

- Phần mềm kế toán không chỉ giải quyết về mặt phương pháp kế toán màcòn giải quyết liên quan hàng loạt vấn đề như thu thập, xử lý, kiểm soát, bảo mật,tuân thủ các quy định Nhà nước

-Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm của các hãng sản xuất khácnhau, cả trong nước và nước ngoài Do thiếu định hướng nên không ít nhà sản xuấtphần mềm lúng túng không chọn lựa được chiến lược phát triển phù hợp, đối vớidoanh nghiệp sử dụng phần mềm thì không tìm được phần mềm thích hợp phục vụcho nhu cầu thông tin quản lý

Nguyên nhân: Từ trước tới nay do chưa có những quy định để thẩmđịnh chất lượng sản phẩm phần mềm kế toán, vấn đề này cũng chưa có cơ quannào đứng ra để kiểm chứng thông tin đó Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tiêuchuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam hiện nay là vấn đề cầnthiết nhằm thiết kế, xây dựng và lựa chọn phần mềm kế toán Ngoài ra, nó còncung cấp một cơ sở lý luận quan trọng cho việc phát triển và tổ chức sử dụng phầnmềm kế toán, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình phát triển nềnkinh tế

2 Mục đích nghiên cứu của luận văn

Mục đích của luận văn là nghiên cứu về hệ thống tiêu chí đánh giáchất lượng phần mềm kế toán của Việt Nam, để từ đó giúp cho các doanh nghiệpViệt Nam có được những căn cứ để lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán phù hợpvới mục đích sử dụng cũng như nhu cầu của doanh nghiệp mình Đồng thời luậnvăn đề xuất ra một số biện pháp tổ chức thiết kế, xây dựng PMKT để giúp chonhững doanh nghiệp sản xuất PMKT có được những lý luận cơ bản để sản xuất ranhững PMKT có chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng

Với mục đích trên, phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào nhữngvấn đề:

triển của phần mềm kế toán

nghiệp tại Việt Nam

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi chỉ đề cập đến lý luận,phương pháp tổ chức khảo sát, phân tích, thiết kế phần mềm kế toán, không đề cậpđến giải thuật, thuật toán hay lập trình phần mềm kế toán

3 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu chủ yếu là vận dụng phương pháp thống kê,

so sánh, phân tích và tổng hợp Thu thập các thông tin liên quan đến đề tài trên cơ

sở lý thuyết gắn liền với thực tiễn

Với những thông tin thu thập, thống kê được qua nghiên cứu, khảo sátmột số phần mềm kế toán đang được sử dụng trong các đơn vị hành chính sựnghiệp, công ty xây lắp, công ty thương mại, dịch vụ…Sử dụng các tiêu chí đánhgiá kinh tế, hiệu lực, hiệu quả để tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng về tìnhhình chất lượng của các loại phần mềm kế toán đang được sử dụng trên thị trường

Từ đó chỉ ra những hạn chế còn tồn tại, thảo luận và đề xuất những giải pháp hoànthiện hơn

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Luận văn đã cung cấp những lý luận khoa học về hệ thống tiêu chuẩnđánh giá chất lượng phần mềm kế toán và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giáchất lượng phần mềm kế toán áp dụng trong thực tế bao gồm:

toán đã được thiết kế và sử dụng trên thị trường Việt Nam

và so sánh với Việt Nam

Việt Nam

Ngoài ra, luận văn còn cung cấp cho các chuyên gia tin học những cơ sở lýluận về kế toán cần thiết để hiểu biết về kế toán và quản lý toàn diện hệ thống đốivới người làm kế toán, các nhà quản lý doanh nghiệp…

5 Kết cấu luận văn

Chương 1 : Tổng quan về phần mềm kế toán

Chương 2 : Thực trạng về việc sử dụng cũng như chất lượng của một sốphần mềm kế toán

Chương 3 : Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán

Chương 4 : Tình hình ứng dụng của các tiêu chí đánh giá phần mềm kế toántrong các doanh nghiệp hiện nay

Chương 5 : Các giải pháp đề xuất về việc lựa chọn sử dụng, thiết kế phầnmềm kế toán

Chương 1: Một số vấn đề về phần mềm kế toán và chất

lượng phần mềm kế toán

1.1 Phần mềm kế toán và tổ chức dữ liệu kế toán

1.1.1 Phần mềm kế toán và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

1.1.1.1 Khái niệm và phân loại phần mềm kếtoán

a Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin

kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ,

xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra

sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

Phần mềm kế toán có thể được phát triển, thiết lập ngay chính công ty hay

tổ chức sử dụng nó, có thể được mua từ một bên thứ ba, hoặc có thể là một sự kếthợp của một gói phần mềm của bên thứ ba với yêu cầu sửa đổi của tổ chức, cánhân sử dụng Có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau về độ phức tạp và chi phícủa nó

b Phân loại phần mềm kế toán

Hình thức của sản phẩm phần mềm được chào bán trên thị trường bởi nhàcung cấp phần mềm, người ta có thể chia phần mềm kế toán làm 2 loại:

 Phần mềm đóng gói:

- Khái niệm: Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp

thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn càiđặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm Phần mềm kế toán dạng này thường đượcbán rộng rãi và phổ biến

- Ưu điểm, nhược điểm:

 Ưu điểm:

+ Giá thành rẻ

+ Tính ổn định cao

+ Nâng cấp, cập nhật nhanh

+ Chi phí triển khai rẻ

+ Thời gian triển khai ngắn, dễ dàng

 Phần mềm đặt hàng:

cấp phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanhnghiệp trong cùng một tập đoàn và hệ thống theo đơn đặt hàng Trong trường hợpnày nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấpdịch vụ phát triển sản phẩm trên những yêu cầu cụ thể Đặc điểm chung của loạiphần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao

1.1.1.3 Tính ưu việt và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

a Tính ưu việt của phần mềm kế toán

- Tính chính xác :

+ Do dữ liệu tính toán để kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồnduy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phầnmềm kế toán mang tính nhất quán cao

+ Với sự hỗ trợ của của phần mềm kế toán thì người sử dụng có thểgiảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách , báo cáo từ vàingày xuống chỉ còn vài phút.

- Tính hiệu quả :

+ Với khả năng cung cấp thông tin kế toán tài chính và quản trị một cách đachiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanhhơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn

+ Phần mềm kế toán do tự động hoá hoàn thành các công đoạn lưu trữ, tínhtoán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian , chínhđiều này đã tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp

- Tính chuyên nghiệp:

+ Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán , toàn bộ hệ thống báo cáo, sổ sách

kế toán của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xoá), đẹp và nhất quántheo các chuẩn mực quy định Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tínhchuyên nghiệp của mình với khách hàng , đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính ,

xây dựng một thương hiệu cho riêng mình

- Tính cộng tác :

+ Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kếtoán từ mua hàng, bán hàng , thu, chi,… cho tới lương, tài sản cố định và cho phépnhiều người làm kế toán cùng làm việc này với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán

+ Trong môi trường làm việc trên thì số liệu đầu ra của người này có thể là

số liệu đầu vào của người kia và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ramột môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hoá làm việc cộng tác

và cũng biến đổi cả văn hoá làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyênnghiệp và tích cực hơn

b Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

Với đặc điểm nhanh chóng, kịp thời và có thểkiết xuất sốliệu một cách chínhxác nhanh chóng ở bất kỳlúc nào có yêu cầu,phần mềm kế toán đã hoàn toàn khắcphục yếu điểm so với kếtoán thủcông trước kia, đáp ứng yêu cầu ngày càng caocho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo và hoạt động của đơn vị Đồng thời,phần mềm kếtoán có thểloại bỏ hầu hết những sai sót do chủ quan của con ngườitrong quá trình ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, do đó nó phản ánh đượcnhững số liệu kế toán khách quan và trung thực hơn

Các nghiệp vụ kế toán ngày càng đa dạng phong phú và phức tạp hơn,nhưng với phần mềm kế toán, việc phát sinh các nghiệp vụ mới, các hạch toánphức tạp đều được giải quyết một cách dễ dàng, chuẩn xác

Các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trìhoạt động cho “bộnão tài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để phục vụcác nhu cầu quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết và chính xác,báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danh sách khách hàng vàcác mối quan hệ với công ty…

Lợi ích của phần mềm kế toán:

+ Đối với kế toán viên:

vững những quy trình hạch toán kế toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác.Điều này rất hữu ích với kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm vềnghiệp vụ kế toán

+ Đối với kế toán trưởng:

sách,báo cáo kế toán

 Cung cấp tức thì được bất kì số liệu và báo cáo kế toán nào, tại bất kìthời điểm nào cho người quản lí khi được yêu cầu.

+ Đối với giám đốc tài chính:

nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng

một ách chính xác và nhanh chóng

+ Đối với giám đốc điều hành:

cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuấtkinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả

của đội ngũ nhân sự, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng

và nhà đầu tư

- Đối với cơ quan thuế, kiểm toán: Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng

từ, sổ sách kế toán tại các doanh nghiệp

1.1.2 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán

Trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác hạch toán kế toán tạidoanh nghiệp, thì việc tổ chức dữ liệu kế toán có những điểm khác biệt so với hạchtoán thủ công

a Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào

Đây là bước thu thập ban đầu về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Trong công đoạn này, từ các chứng từ gốc đã kiểm tra xong, người sửdụng tiến hành phân tích, phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạtđộng kinh tế sau đó nhập liệu vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm

cụ thể Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trongmáy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu

b Công đoạn 2: Xử lý

Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thôngtin tài chính kết oán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn

1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau

Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng

từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành tríchlọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan,đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đốicủa từng tài khoản

c Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tựđộng kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phântích, Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,…

để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệthống phần mềm khác

Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từngphần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáonhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị

nhau Trong dự thảo DIS 9000:2000, Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đãđưa ra định nghĩa sau:

“Chất lượng là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ

thống hay qúa trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan".

1.2.1.2 Đặc điểm của chất lượng

- Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu Nếu một sản phầm vì lý donào đó mà không được nhu cầu chấp nhận thì phải bị coi là có chất lượng kém, cho

dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể rất hiện đại Đây là một kếtluận then chốt và là cơ sở để các nhà chất lượng định ra chính sách, chiến lượckinh doanh của mình

- Do chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn luônbiến động nên chất lượng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, không gian,điều kiện sử dụng

- Khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, ta phải xét và chỉ xét đến mọiđặc tính của đối tượng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể Cácnhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan, ví dụnhư các yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội

- Nhu cầu có thể được công bố rõ ràng dưới dạng các qui định, tiêu chuẩnnhưng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng chỉ có thểcảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện được trong chúng trong quá trình sửdụng

- Chất lượng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà ta vẫnhiểu hàng ngày Chất lượng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá trình

1.2.2 Đánh giá chất lượng

Hiện nay , tại Việt Nam, cả nhà sản xuất lẫn người tiêu dùng đều thiếuthông tin và kiến thức về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nói chung và chất lượngphần mềm nói riêng Vì vậy , việc sản xuất định giá và tiêu thụ sản phẩm đều thiếutính khoa học, gây ảnh hưởng đến việc sản xuất cũng như đầu tư ứng dụng Mặtkhác, nhiều nhà đầu tư nước ngoài cũng rất phân vân khi mua hay đặt hàng doanhnghiệp Việt Nam gia công phần mềm vì không an tâm về chất lượng sản phẩm

Để đánh giá được chất lượng thì cần phải xây dựng các tiêu chí về chấtlượng cho chính sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cần đánh giá Căn cứ vào các tiêuchí đề ra người ta xác định chất lượng theo từng mức độ , từng cấp bậc

1.2.3 Chất lượng phần mềm kế toán

Chất lượng phần mềm đang là vấn đề làm đau đầu cả giới sản xuất vàứng dụng Cùng với sự tăng trưởng mạnh của ngành phần mềm Việt Nam thì chấtlượng phần mềm cần dành được sự quan tâm đặc biệt

Một phần mềm có chất lượng là phần mềm thỏa mãn được yêu cầu củangười dùng Chất lượng phần mềm nói chung là một khái niệm trừu tượng baogồm sự mong đợi của con người

Các yêu cầu cho chất lượng sản phẩm phần mềm sẽ bao gồm các tiêuchí đánh giá chất lượng trong, chất lượng ngoài và chất lượng sử dụng, để đáp ứngyêu cầu của người sử dụng, người bảo dưỡng, tổ chức sử dụng và người dùng cuối

Chuẩn ISO 9126 (tiêu chuẩn quốc tế đánh giá phần mềm) được đưa ravào năm 1991 quy định các đặc tính về chất lượng phần mềm Có 6 đặc tính lớn vàđược thể hiện thông qua 21 đặc tính con Phần mềm kế toán cũng là một phần mềmnói chung, nên về cơ bản phần mềm kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu sauđây để làm căn cứ đánh giá:

-Tính năng : Một chuỗi các tính năng mà có liên quan đến sự tồn tại của

hàng loạt các chức năng và những thuộc tính cụ thể của nó Những chức năng nàylàm thoả mãn cả nhưng nhu cầu đã xác định hoặc tiềm năng:

-Độ tin cậy: Một chuỗi các tính năng có liên quan đến khả năng duy trì mức

độ thực hiện của phần mềm trong những điều kiện đã định trong một khoảng thờigian nhất định:

-Sự tiện lợi: Một chuỗi các tính năng có liên quan đến những nỗ lực cần

thiết cho việc sử dụng và có liên quan đến những đánh giá mang tính cá nhân đốivới việc sử dụng của hàng loạt người dùng đã định hay tiềm năng:

-Tính hiệu quả: Những tính năng mà có liên quan đến mối quan hệ giữa

mức độ thực hiện của phần mềm và khối lượng tài nguyên được sử dụng trongnhững điều kiện nhất định:

-Khả năng bảo hành bảo trì: Những tính năng mà có liên quan đến những

nỗ lực cần thiết cho việc tạo ra những biến đổi cụ thể

 Có khả năng thay đổi phù hợp.

-Tính khả chuyển: Những tính năng mà có liên quan đến khả năng chuyển

rời phần mềm từ nơi này đến nơi khác:

1.3 Các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán việt nam

1.3.1 Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán

Điều kiện áp dụng là những yêu cầu về cơ sở vật chất, quy chế kiểm soát, bộmáy tổ chức, con người để thực hiện công việc kế toán bằng phần mềm kể toán tạiđơn vị

Các đơn vị sử dụng và sản xuất phần mềm kế toán, phải đảm bảo các điềukiện tiêu chuẩn theo quy định tại thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài Chính ,hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kếtoán như sau:

1.3.1.1 Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

Đơn vị kế toán phả căn cứ vào tổ chức hoạt động sản xuất , kinh doanh vàyêu cầu quản lý chung, từng phần hành, từng bộ phận cụ thể của đơn vị mình đểlựa chon phần mềm kế toán phù hợp Phần mềm được lựa chọn phải đảm bảo tiêuchuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị

Đơn vị kế toán phải trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêucầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kếtoán

Đơn vị kế toán được vận hành thử nghiệm trước khi áp dụng chính thứcphần mềm kế toán nhưng việc thử nghiệm phải được tiến hành song song với việc

ghi sổ bằng tay( trường hợp đơn vị chưa áp dụng phần mềm kế toán) hoặc thựchiện song song với phần mềm kế toán mà đơn vị đang áp dụng ( trường hợp đơn vị

đã áp dụng phần mềm kế toán) Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toánđáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thìđơn vị mới triển khai áp dụng chính thức

Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy

vi tính theo các yêu cầu: quản lý máy chủ ( nếu có ); quản lý dữ liệu; kiểm tra,kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao, lưu dữliệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu; phân định chứcnăng của từng người trong bộ máy kế toán

1.3.1.2 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

Đơn vị kế toán phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình

độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, trình độ sử dụng máy vi tính đáp ứng yêu cầu

sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính

Đơn vị kế toán phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu trong côngviệc: lập chứng từ cho máy; kiểm tra việc nhập số liệu cho máy; thực hiện các thaotác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kếtoán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán

Đơn vị kế toán phải quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trênmáy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hànhquy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quyđịnh danh mục thông tin không được phép lưu chuyển

1.3.1.3 Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc ( Công ty, Tổngcông ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính

hợp nhất cần chỉ đạo các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán đảmbảo thuận tiện cho việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.

1.3.2 Điều kiện của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh

rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán

Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thểkèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơngiản

Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phảiđược bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành côngviệc kế toán của một năm tài chính

1.3.3 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán

Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộchoặc hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sởcho các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuấtphần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán

1.3.3.1 Tuân thủ các quy định của nhà nước về chế độ kế toán

Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêu cầucủa pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:

Đối với chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm kế toánphải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán

và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiệnhành Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toánđược lập trên máy vi tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ

kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng mẫu quy định Chứng từ kế toán điện tử được

sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định vềchứng từ kế toán và các quy định riêng về chứng từ điện tử

Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán:

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựngtrong phần mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hànhphù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị Việc mã hóa các tàikhoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thốngnhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tincủa ngành và đơn vị

Đối với hệ thống sổ kế toán:

Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đảm bảocác yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toánvới nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nộidung chủ yếu theo quy định về sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; sốliệu được phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đãđược truy cập; đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác.Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầuquản lý của đơn vị

Đối với báo cáo tài chính:

Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phảiđúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu theo quy định củachế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực Việc mã hoá các chỉ tiêu báocáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữacác đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan

Chữ số và chữ viết trong kế toán:

Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao diện của phần mềm và khi in ra

phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán Trường hợp đơn vị kế toán cần sửdụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặcphiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bảntiếng Việt Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm

In và lưu trữ tài liệu kế toán:

Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp

lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và

số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ Thờihạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy định về thời hạn lưutrữ tài liệu kế toán hiện hành Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảocác điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ

1.3.3.2 Đảm bảo khả năng năng cấp sửa đổi

Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổsung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một

số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏ bớt các chứng

từ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạchtoán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống Có thể bỏ bớt các tàikhoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung,cách ghi chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảotính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác Có thể loại bỏ bớt sổ kế toánkhông sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bàybáo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏ bớt báo cáo tàichính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

1.3.3.3 Đảm bảo tự động xử lý thông tin

Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toáncũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy địnhhiện hành

Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán

Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữliệu và quá trình xử lý thông tin kế toán

1.3.3.4 Đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm: Kếtoán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán Mỗi vị trí được phâncông có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không cótrách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kếtoán của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệm đồng ý

Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức, như: Thờigian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào

hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó,

Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu

kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương phápsửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới đượcquyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệthống

Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trườnghợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng

1.4 Chức năng cơ bản của phần mềm kế toán

1.4.1 Quản lý tài chính

1.4.1.1 Kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi NH, tiền vay)

Theo dõi thu, chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tạicác ngân hàng theo nhiều loại tiền tệ VNĐ, USD, EUR, JPY, Lập và in phiếuthu, phiếu chi, ủy nhiệm chi từ máy tính Tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷgiá ngoại tệ Thanh toán chi tiết cho các hóa đơn mua hàng, thu tiền hàng, đối trừcông nợ

1.4.1.2 Kế toán công nợ phải thu

Nhận số liệu phát sinh công nợ phải thu từ phân hệ quản lý bán hàng Quản

lý công nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, nhóm khách hàng, từng hóa đơn,thương vụ, hợp đồng, theo cán bộ kinh doanh quản lý Quản lý công nợ phải thutheo hạn thanh toán, quy định và quản lý công nợ theo hạn mức về giá trị và thờigian nợ

1.4.1.3.Kế toán công nợ phải trả

Nhận số liệu phát sinh công nợ phải trả từ phân hệ quản lý mua hàng Quản

lý công nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng hóa đơn, thương vụ, hợpđồng Quản lý công nợ phải trả theo hạn thanh toán,

1.4.1.4 Kế toán tổng hợp

Liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ kế toán chi tiết: Vốn bằng tiền, công nợphải thu, công nợ phải trả, chi phí giá thành, tài sản cố định, bán hàng, mua hàng,tồn kho Là nơi tập hợp các dữ liệu để lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính,báo cáo thuế

Ngoài các dữ liệu nhận từ các phân hệ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp còntạo ra các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh tự động, bút toán khóa sổ để lêncác sổ sách, báo cáo theo chế độ kế toán

1.4.1.5 Báo cáo thuế (mới nhất)

Tính và theo dõi các khoản thuế và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.Chương trình tự động kê khai thuế đầu vào, đầu ra ngay khi lập chứng từ tại cácphân hệ kế toán, đồng thời có chức năng kê khai bổ sung và điều chỉnh thuế đầuvào, đầu ra 3S Accounting luôn cập nhật các chính sách và biểu mẫu thuế mớinhất

1.4.1.6 Báo cáo tài chính (mới nhất)

Bảng cân đối phát sinh các tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quảkinh doanh: Lãi/lỗi, Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước; ThuếGTGT được khấu trừ, hoàn lại, miễn giảm; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo pptrực tiếp & gián tiếp), Thuyết minh báo cáo tài chính

1.4.2 Kế toán chi phí và tính giá thành

Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho từng sản phẩm, công trình hoặc nhómsản phẩm, nhóm công trình, theo từng giai đoạn

Khai báo giá thành kế hoạch, giá thành định mức, so sánh giá thành thực tếvới giá thành kế hoạch, giá thành định mức để từ đó có được những phân tích sắcbén làm cơ sở để đề ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quảhơn

Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí Cho phép phân bổ chi phí chung theonhiều tiêu thức

Tính giá thành theo nhiều phương pháp: Phương pháp trực tiếp, định mức,

hệ số, hoàn nguyên, phân bước, hỗn hợp

1.4.3 Quản lý mua hàng

Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số lượng, giá trị hàng nhập, hàngxuất trả lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho

từng mặt hàng Kê khai và theo dõi thuế GTGT đầu vào, thuế nhập khẩu trên hóađơn mua hàng.

1.4.4 Quản lý bán hàng

Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lượng và giá trị, cho phép inhóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn VAT trực tiếp từ máy tính Cho phép quản lý và hạchtoán thuận lợi hàng bán bị trả lại

Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu

ra cũng như các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều cáchkhác nhau

1.4.5 Quản lý hàng tồn kho

Quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư cả về số lượng và giá trị đồngthời nhận số liệu từ phân hệ quản lý mua hàng và quản lý bán hàng từ đó đưa rathông tin chính xác để kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho, mức tồn kho tối thiểu, tối

đa và tồn theo từng phiếu nhập

1.4.6 Quản lý tài sản cố định – công cụ dụng cụ

Theo dõi tăng giảm tài sản theo từng nhóm, bộ phận sử dụng, nguồn vốnhình thành, đối tượng sử dụng, quá trình luân chuyển tài sản qua các thời kỳ

Tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục đích sửdụng, bộ phận sử dụng Cho phép điều chỉnh giá trị khấu hao một cách linh độngcho phù hợp với yêu cầu quản lý, sản xuất

Cho phép tính khấu hao theo đường thẳng và giảm dần Hỗ trợ kiểm kê chitiết tài sản theo từng nhóm, loại và đối tượng sử dụng

Cho phép quản lý và phân bổ dần giá trị CCDC vào chi phí từ tài khoản 142,

242 và báo cáo về tình hình phân bổ

1.4.7.Quản trị hệ thống

Là phân hệ khai báo và quản lý các tham số hệ thống, quản lý và bảo trì sốliệu, khai báo và quản lý người sử dụng Cho phép dễ dàng khai báo, thiết lập cáctham số hệ thống của phần mềm cho phù hợp với yêu cầu Tính năng bảo mật chophép khai báo và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng, danh mục,chức từ, từng thao tác trên chứng từ cho từng người sử dụng

Chức năng Bảo trì và kiểm tra số liệu tự động tìm kiếm và sửa lỗi dữ liệugiúp cho người dùng khắc phục được những sai sót trong quá trình thao tác

Cho phép kết xuất dữ liệu vào/ra, truyền/nhận và tổng hợp số liệu từ các chinhánh, đơn vị thành viên với số liệu tại Trụ sở chính để lên báo cáo tổng hợp chotoàn Công ty

Tự động sao lưu dữ liệu theo lịch, kết xuất dữ liệu ra Excel, Word, file DBF

và nhiều tiện ích khác

Chương 2: Thực trạng về việc sử dụng cũng như chất

lượng của một số phần mềm kế toán.

2.1 Một số đánh giá về các chức năng phần mềm kế toán ở Việt Nam hiện nay

2.1.1 Nhận xét

Qua kết quả nghiên cứu và khảo sát các ý kiến đánh giá tại một số đơn vị đã

và đang sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam dựa trên các chức năng cơ bản củaphần mềm kế toán như đã đề cập ở trên, sau đây là đánh giá khái quát về phầnmềm kế toán Việt Nam:

- Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam đều đã hiểu được tầm quan trọng vàhiệu quả của việc ứng dụng công nghệ vào việc điều hành quản lí và pháttriển doanh nghiệp Theo kết quả phiếu điều tra thu được thì tới 65,5%doanh nghiệp đã sử dụng PMKT được 2 tới 5 năm, 24,1% doanh nghiệp sửdụng PMKT lớn hơn 5 năm và chỉ có 10,4% doanh nghiệp là đã sử dụngPMKT khoảng dưới 1 năm trở lại đây

- Những con số trên cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam đã đang số hóa dầntoàn bộ hệ thống doanh nghiệp Không chỉ áp dụng công nghệ vào dâychuyền sản xuất mà còn áp dụng vào cả quản lí doanh nghiệp

- Chọn phần mềm đóng gói hay sẽ đặt hàng? Đây là một trong những vướngmắc thường xuất hiện khi doanh nghiệp đặt ra nhu cầu tin học hóa hay ứngđụng phần mềm phục vụ công tác quản lý, điều hành Cả hai đều có nhữngđiểm mạnh, điểm yếu riêng vì thế sẽ có những tác động khác nhau đối vớidoanh nghiệp Theo kết quả phiếu điều tra thì PMKT đóng gói được cáccông ty lựa chọn nhiều nhất chiếm 75,9% trong tổng lượng phiếu điều tra.Chi phí bỏ ra của phần mềm đặt hàng cao hơn so với phần mềm đóng gói

hiện nay thì doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn phần mềm đóng gói nhiềuhơn

- Theo đánh giá cuả các doanh nghiệp hiện nay thì PMKT mà doanh nghiệpđang sử dụng đều đáp ứng khá tốt yêu cầu cuả doanh nghiệp Phần mềm dễdàng sử dụng

- Giao diện nhập liệu: Giao diện cuả phần mềm kế toán hiện nay được đánhgiá là bình thường chiếm tới 72,4%, Các công ty thiết kế phần mềm chưaquan tâm nhiều đến giao diện của phần mềm do đó chưa nhận được đánh giácao của các doanh nghiệp Phần lớn các doanh nghiệp đều muốn giao diệncủa PMKT thân thiện, dễ nhìn, thao tác nhanh gọn hơn

- Chức năng tổng hợp:

+ Báo cáo kế toán: Một số phần mềm cho phép người sử dụng thiết kế mẫubáo cáo tài chính theo các mức độ chi tiết khác nhau của các chỉ tiêu Cácphần mềm đều lập được báo cáo tài chính theo yêu cầu của chế độ kế toánhiện hành.Mẫu biểu báo cáo được phần mềm thiết kế và cài đặt sẵn côngthức, người sử dụng chỉ việc nhấp chuột để thực hiện in báo cáo theo yêucầu

+ Báo cáo quản trị: Khả năng lập các báo cáo liên quan kế toán quản trị thìhầu hết được đánh giá là bình thường( chiếm 55,1%).Các doanh nghiệpthiết kế phần mềm cần quan tâm nhiều hơn đến việc xuất ra báo cáo phục vụcho công tác quản trị

+ Bảo mật và kết xuất dữ liệu:

Tính bảo mật của phần mềm kế toán hiện nay được đánh giá là tốt chiếm58,6%, bình thường chiếm 37,9%, kém chiếm 3,5% Cho thấy các công tythiết kế cũng đã quan tâm đến tính bảo mật của phần mềm

Khả năng sao lưu dữ liệu tự động của phần mềm đều được đánh giá tốt

2.1.2 Một số lỗi thường gặp trong các PMKT hiện nay

2.1.2.1.Các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay

Thông qua việc điều tra thực tế, những PMKT mà doanh nghiệp thường sửdụng hiện nay bao gồm:

– Không tương thích với các phần mềm khác trong máy

– Dung lượng lớn nên trong quá trình làm việc máy bị treo.

– Tốc độ xử lý chậm

– Mất dữ liệu

– Không cập nhật dữ liệu hoặc cập nhật chậm

– Khả năng tự tổng hợp phân tích kém

2.1.3 Một số chức năng mà người sử dụng mong muốn đối với PMKT

Thông qua kết quả điều tra thực tế xin đưa ra một số chức năng còn thiếusót của PMKT mà người sử dụng đã đề ra như sau:

1 Xem được số liệu chi tiết từ những báo cáo tổng hợp

2 Khả năng tự tổng hợp, kết chuyển cuối kỳ

3 Tự động cập nhật các thông tư, văn bản mới

4 Có thể mở nhiều ứng dụng trong cùng một lúc

5 Giao diện đẹp hơn

6 Có thể chỉnh sửa theo ý muốn

7 Có khả năng phân tích lãi, lỗ….

2.2 Một số phần mềm kế toán được sử dụng nhiều hiện nay

2.2.1.Phần mềm kế toán trong nước

2.2.1.1.Phần mềm kế toán Fast

Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp - FAST (Fast SoftwareCompany, tên viết tắt FAST) được thành lập vào ngày 11/6/1997 với trụ sở chínhđặt tại Hà Nội và các văn phòng khác tại Tp.Hồ Chí Minh và Đà Nẵng FAST làcông ty chuyên sâu trong lĩnh vực phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng phầnmềm và giải pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ thông tin

Sau gần 17 năm phát triển, thương hiệu phần mềm FAST đã tạo ra điểmnhấn trên thị trường các nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản lý tại Việt Namvới hơn 10.000 khách hàng là các doanh nghiệp trên toàn quốc Từ những bước điban đầu với phần mềm kế toán, FAST đã tiến từng bước với những phần mềm

quản lý như ERP, HRM, CRM Trong năm 2013 FAST lại là một trong nhữngdoanh nghiệp tại Việt Nam đi tiên phong về phát triển các ứng dụng cho doanhnghiệp trên nền điện toán đám mây.

Với sứ mệnh phát triển và tư vấn ứng dụng phần mềm cho doanh nghiệp,nhằm tự động hóa các công việc thủ công nhàm chán, hỗ trợ làm việc sáng tạo,thông minh FAST đã và đang thực hiện chiến lược kinh doanh là một đối tác lâudài, bạn hàng tin cậy của các doanh nghiệp, tạo ra những sản phẩm thông minhhơn, nhanh hơn, có tính cạnh tranh cao và đáp ứng được yêu cầu sử dụng củakhách hàng

Các sản phẩm chính gồm:

+ Giải pháp cho doanh nghiệp vừa và lớn:

Fast Business Online: giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện trên nền tảng WebFast Business(ERP): Giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện(ERP)

Fast Financial: phần mềm quản trị tài chính kế toán

Fast HRM: phần mềm quản trị nhân sự

+ Giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

Fast Accounting Online: phần mềm kế toán trên điện toán đám mây

Fast Accounting: phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ

Fast Book: Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập

Fast Invoice: phần mềm tự tạo và in hóa đơn

Đặc điểm của phần mềm kế toán Fast:

Ưu điểm:

+ Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng

+ Có đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo chuẩn của bộ tài chính

+ Cung cấp đầy đủ và kịp thời các báo cáo cần thiết cho nhà quản trị

+ Tốc độ xử lý nhanh

+ Cập nhật dữ liệu từ file excel và ngược lại từ chương trình ra excel Mẫu biểuđẹp

+ Có thể đáp ứng được các nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp

+ Khả năng bảo mật cao

+ Có thể truy xuất tới chứng từ gốc khi đang xem báo cáo nhờ kỹ thuật Drill –Down

+ Sử dụng làm việc mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị, không cần cài đặt trên máychủ hay các phần mềm hỗ trợ khác

Nhược điểm

+ Dung lượng lớn, người dùng khó phân biệt được data

+ Thỉnh thoảng trong thao tác thường xảy ra lỗi nhỏ

Thực trạng: Hiện nay có hơn 10.000 doanh nghiệp đã tin tưởng lựa chọn vàhơn 45.000 người hàng ngày đang sử dụng sản phẩm của Fast

Công ty đã đạt được 2 gải BIT Cup, 6 gải Sao Khê và 18 huy chương cùngcác giải khác Ngoài ra năm 2013 công ty đã lọt vào top 5 doanh nghiệp phần mềmlớn nhất Việt Nam

2.2.1.2.Phần mềm kế toán Misa

Trải qua 20 năm hình thành và phát triển, đến nay MISA có 01 trụ sở chính,

01 Trung tâm Phát triển Phần mềm, 01 Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng,

05 văn phòng đại diện tại: Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuột, Tp.Hồ Chí Minh,Cần Thơ Với hơn 100.000 khách hàng (trong đó có khoảng 50.000 doanh nghiệp,hơn 40.000 đơn vị HCSN và gần 10.000 xã/phường)

MISA tự hào là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong việc xây dựng

và triển khai các giải pháp phần mềm ứng dụng