Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại quốc tế (ICT)

Việc tuyển được những người lao động thoả mãn đầy đủ các tiêu chuẩn nghề nghiệp chuyên môn và các yêu cầu cần thiết khác để đảm bảo thực hiện thành công các mục tiêu, kế hoạch đặt ra là

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ PHƯỢNG ANH

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ (ICT)

Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh

Mã số : 60.34.05

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS VÕ XUÂN TIẾN

Đà Nẵng - Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Phượng Anh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN 7

1.1 KHÁI QUÁT VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN 7

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 7

1.1.2 Ý nghĩa của công tác tuyển dụng nhân viên 8

1.1.3 Yêu cầu của công tác tuyển dụng nhân viên 8

1.2 NỘI DUNG CỦA TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN 9

1.2.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng và mô tả công việc 9

1.2.2 Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng 13

1.2.3 Phương pháp tuyển chọn 15

1.2.4 Thông báo tuyển dụng 22

1.2.5 Hội đồng tuyển dụng 24

1.2.6 Hồ sơ tuyển dụng 24

1.2.7 Tiếp nhận ứng viên và phỏng vấn sơ bộ 25

1.2.8 Quyết định tuyển dụng 26

1.2.9 Hoàn tất quá trình tuyển dụng 27

1.3 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN 28

1.3.1 Nhân tố thuộc về môi trường 28

1.3.2 Nhân tố liên quan đến doanh nghiệp 30

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 33

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ (ICT) 34

2.1 TÌNH HÌNH CƠ BẢN CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN 34

2.1.1 Đặc điểm về công tác tổ chức 34

2.1.2 Đặc điểm nguồn lực của Công ty 37

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty thời gian qua 44

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY THỜI GIAN QUA 47

2.2.1 Thực trạng xác định nhu cầu tuyển dụng và mô tả công việc 47

2.2.2 Thực trạng của việc xác định tiêu chí tuyển dụng 50

2.2.3 Phương pháp tuyển chọn 53

2.2.4 Thông báo tuyển dụng 55

2.2.5 Hội đồng tuyển dụng 58

2.2.6 Hồ sơ tuyển dụng 59

2.2.7 Tiếp nhận ứng viên và phỏng vấn sơ bộ 60

2.2.8 Quyết định tuyển dụng 62

2.2.9 Hoàn tất quá trình tuyển dụng 63

2.3 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY ICT 63

2.3.1 Nhận xét chung công tác tuyển dụng tại Công ty ICT 63

2.3.2 Nguyên nhân của các hạn chế 66

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 67

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ 68

3.1 CĂN CỨ CHO ĐỀ XUẤT, GIẢI PHÁP 68

3.1.1 Căn cứ vào môi trường kinh doanh 68

3.1.2 Căn cứ vào chiến lược hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian đến 69

3.1.3 Các quan điểm có tính nguyên tắc khi xây dựng giải pháp 69

3.1.4 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của Công ICT 70

3.2 CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ 72

3.2.1 Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu tuyển dụng và bản mô tả công việc 72

3.2.2 Hoàn thiện việc xác định tiêu chí tuyển dụng 73

3.2.3 Hoàn thiện phương pháp tuyển chọn 76

3.2.4 Hoàn thiện thông báo tuyển dụng 80

3.2.5 Cải tiến hồ sơ tuyển dụng 81

3.2.6 Hoàn thiện khâu tiếp nhận ứng viên và phỏng vấn sơ bộ 81

3.2.7 Cải tiến việc ra quyết định tuyển dụng 82

3.2.8 Biện pháp khác 82

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 92

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 94

KẾT LUẬN 95

TÀI LIỆU THAM KHẢO 96 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

2.3 Số lượng lao động theo giới tính, độ tuổi 40

2.8 Số lượng nhân viên tham gia khảo sát 47 2.9 Nhu cầu tuyển dụng của công ty qua các năm 48 2.10 Kết quả khảo sát về nhu cầu tuyển dụng 49 2.11 Kết quả khảo sát về tiêu chí tuyển dụng 53 2.12 Kết quả khảo sát về nội dung thông báo TD 55 2.13 Kết quả khảo sát về hình thức TBTD 57 2.14 Kết quả khảo sát về hội đồng tuyển dụng 58 2.15 Kết quả khảo sát về hồ sơ tuyển dụng 60

3.3 Bảng tiêu chí và cách thức đánh giá 75

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Số hiệu

2.1 Biểu đồ tăng trưởng nhân sự của ICT 38

2.7 Tình hình biến động hoạt động kinh doanh 45

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu

2.1 Thông tin yêu cầu tuyển dụng của ICT 56

3.1 Căn cứ xây dựng tiêu chí tuyển dụng 74

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với xu hướng chung của sự phát triển, Việt Nam cũng từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới Khi bước chân vào sân chơi mới các doanh nghiệp của chúng ta phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt Để

có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải có các chiến lược đúng đắn như: cải tiến mẫu mã sản phẩm, thay đổi chiến lược kinh doanh…đặc biệt là chiến lược đầu tư cho con người Trong các yếu tố làm nên thành công của một doanh nghiệp thì con người luôn được đánh giá là yếu tố trung tâm, yếu

tố quyết định nhất Các doanh nghiệp rất quan tâm đến việc xây dựng được một đội ngũ nhân viên có đủ năng lực và trình độ chuyên môn, có thể đáp ứng mọi yêu cầu của công việc Muốn làm được điều đó thì trước hết doanh nghiệp phải tìm được đúng người, làm đúng vị trí

Việc tuyển được những người lao động thoả mãn đầy đủ các tiêu chuẩn nghề nghiệp chuyên môn và các yêu cầu cần thiết khác để đảm bảo thực hiện thành công các mục tiêu, kế hoạch đặt ra là nhiệm vụ hết sức quan trọng của công tác quản trị nhân sự trong mọi tổ chức,doanh nghiệp Để làm tốt nhiệm

vụ này, mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp phải có một kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn rõ ràng, một qui trình tuyển dụng hợp lý mới có thể thu hút được những người có trình độ cao, phù hợp với tính chất công việc

Thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Quốc tế (ICT) đã rất chú trọng đến công tác tuyển dụng nhân viên, quy trình tuyển chọn tại Công ty đã được xây dựng khá hoàn chỉnh nhưng trên thực tế vẫn còn nhiều bất cập tồn đọng Hơn nữa, các quan điểm quản trị theo thời gian cũng có sự thay đổi để phù hợp với thực tế chính vì thế theo điều kiện của mình mà từng doanh nghiệp có sự thay đổi và điều chỉnh sao cho hợp lý nhất

2

Nhận thức được vai trò quan trọng của tuyển mộ, tuyển chọn và bố trí

nhân viên trong doanh nghiệp, em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện

công tác tuyển dụng nhân viên tại C u ư xâ dựng và

T ươ mại Quốc tế làm đề tài của mình với mong muốn góp một phần

vào công tác tuyển dụng nhân viên của Công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến tuyển dụng nhân viên

- Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng nhân viên tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế (ICT) thời gian qua

- Đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế (ICT)

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối ượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến tuyển dụng nhân viên

- Phạm vi về mặt thời gian: Các giải pháp được đề xuất trong luận văn

có ý nghĩa từ nay đến năm 2020

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu trên luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp nghiên cứu thực dụng

3

- Phương pháp phân tích chuẩn tắc

- Phương pháp điều tra, khảo sát, chuyên gia

- Phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh, khái quát hóa

- Các phương pháp khác

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mục lục, mở đầu , kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phục lục luận văn chuyển tải thành 3 chương :

Chương 1: Các vấn đề lý luận về tuyển dụng nhân viên

Chương 2: Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế (ICT)

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế (ICT) thời gian đến

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Một trong những nhận thức rõ ràng về lý luận cũng như từ thực tế rằng nguồn nhân lực là tài sản quý báu nhất, quan trọng nhất trong quá trình phát triển của các doanh nghiệp Nhưng khi nói nguồn nhân lực là tài sản quý báu nhất, quan trọng nhất thì cần phải hiểu đó là những con người có tri thức, sáng tạo, đầy nhiệt huyết, tận tâm, và có trách nhiệm cho việc đạt tới tầm nhìn, sứ mạng của doanh nghiệp chứ không phải con người chung chung Không phải doanh nghiệp nào cũng sở hữu khối tài sản quý báu đó,đương nhiên nó cũng không phải tự nhiên doanh nghiệp có được Giá trị to lớn mang lại từ khối tài sản đó là kết quả của quá trình đầu tư của doanh nghiệp ở tất cả các khâu từ hoạch định nguồn nhân lực,tuyển mộ, tuyển chọn,tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực … Nhưng trong đó một vấn đề quan trọng nhất mà các chuyên gia quản trị nguồn nhân lực không thể bỏ qua là công tác tuyển dụng nhân viên vì công tác này có vai trò quan trọng cho sự phát triển cũng như tồn tại của doanh nghiệp ở mọi quy mô

4

Hiện nay, doanh nghiệp ngày càng thấy được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng nhân sự Chính vì thế các doanh nghiệp bắt đầu đặt trọng tâm vào công tác tuyển dụng và ngày càng hoàn thiện nó để đảm bảo cho tương

lai của doanh nghiệp.Tuyển dụng theo cách của Steve Jobs "Nắm bắt thông tin,-Quản lý thời gian hiện tại để đạt được thành tích tốt nhất-Tái tạo tương lai" nguồn từ http://www.ere.net Ông đã đưa ra công thức bí mật của mình

để tuyển dụng nhân tài là: Tu ể dụ à c = N uồ ứ viê iỏi

cộ với quá rì u ể dụ iỏi Ông khẳng định nếu bạn áp dụng theo

công thức này của ông bạn sẽ có thể tìm thấy và tuyển dụng được những người rất giỏi Ông đã đưa ra một số ý tưởng để có thể sáng tạo lại tương lai cho tuyển dụng

Công tác tuyển dụng của các nhà quản trị tại Việt Nam đang đứng trước những khó khăn nhất định Thật không dễ dàng để tìm ra được người phù hợp với từng vị trí công việc.Công ty chuyên về tuyển dụng Robert Walter Global vừa công bố khảo sát nhu cầu tuyển dụng và thu nhập trong một số lĩnh vực chính tại Việt Nam năm 2011 và dự báo năm 2012 Việt Nam vẫn thiếu nhân sự có trình độ, trong khi đó số lượng sinh viên ra trường rất lớn thách thức các nhà quản trị làm công tác tuyển dụng phải có cái nhìn toàn cảnh về nhiệm vụ được giao, nâng cao kỹ năng nhằm biết tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả tìm kiếm nhân tài

Đứng trước lợi ích kinh tế của doanh nghiệp khi có một nguồn lực thích hợp cho từng vị trí buộc doanh nghiệp phải có những quan điểm quản trị thay đổi Có nhiều bài báo viết quản trị nguồn nhân lực như tầm quan trọng của công tác tuyển dụng trong doanh nghiệp nhưng hay một số quan điểm mới các nhà quản trị nên thay đổi cho phù hợp, các kinh nghiệm trong công tác tuyển dụng… nó chỉ dừng lại ở một phần trong công tác tuyển dụng Công tác tuyển dụng là một quy trình được vận hành một cách hài hòa ở tất cả các

5

phòng ban trong doanh nghiệp Như quy trình đó không phải doanh nghiệp nào cũng giống nhau, tùy thuộc vào loại hình, quy mô của doanh nghiệp nhà quản trị tài năng sẽ căn nhắc quy trình phù hợp nhất đối với doanh nghiệp của mình Một số bài báo và nghiên cứu như:

Có nghiên cứu về tuyển dụng của TS Vũ Thế Dũng –Trần Thanh Tòng (Khoa Quản Lý Công Nghiệp – Đại Học Bách Khoa Tp.HCM) với phương pháp phân tích nội dung với hơn 300 mẫu quảng cáo tuyển dụng của các doanh nghiệp Việt Nam trên các báo tuyển dụng đối với ứng viên mới tốt nghiệp đại học để tìm hiểu yêu cầu của nhà tuyển dụng với nhóm ứng viên này Kết quả nghiên cứu chỉ có thể sử dụng cho các sinh viên, các nhà quản

lý trường học, trung tâm huấn luyện và đào tạo

Thu hút, tìm kiếm và lựa chọn nguồn nhân lực- Th.s Vũ Văn Tuấn ( Nhà xuất bản trẻ) nằm trong tủ sách doanh nhân tự học Cuốn sách đã xác định một trong những trách nhiệm chính của quản lý nguồn nhân lực là tìm ra đúng người, đúng số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn của doanh nghiệp và của nhân viên mới Cuốn sách này tập trung vào công tác tuyển dụng và phát triển các phương tiện hiệu quả để tuyển đúng người cho một công việc cụ thể

Nằm trong chương trình đào tạo của trường doanh nhân PACE có đưa

ra để giải quyết vấn đề đang được quan tâm là “ Làm thế nào để tuyển dụng được đúng người vào đúng vị trí theo đúng tiêu chuẩn của công việc mà không phải tốn nhiều thời gian và chi phí Quy trình phỏng vấn nhân viên của tập đoàn Microsofl theo nguyên tắc chủ yếu Hippocrate trong khâu phỏng vấn Với nguyên tắc nổi tiếng Hippocrate là “Không gây hại mục đích của tập đoàn là ngăn chặn mọi khả năng tuyển nhằm phải những ứng viên tồi, thậm chí nếu điều đó đôi khi có thể đồng nghĩa với việc tuột mất những ứng viên phù hợp Chính vì nguyên tắc này mà rất ít khi nhân viên Microsoft phải

- Tác giả Nguyễn Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân – Giáo trình Quản

trị nhân lực – NXB ĐH Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2007 Tuyển dụng nhân

sự bao gồm tuyển mộ và tuyển chọn, tại từng khâu có quy trình riêng và khá chi tiết Việc phân chia nhỏ các bước tại từng khâu về thực tế khó áp dụng

-Tác giả Hà Văn Hội – Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp – NXB

Bưu Điện, Hà Nội, 2007 Tuyển dụng lao động là một quá trình thu hút,

nghiên cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của

tổ chức Với quy trình tuyển dụng gồm 5 bước đã không nêu rõ việc thông báo tuyển dụng cũng như không phân định rõ việc thực hiện như thế nào

Trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề lý luận, kinh nghiệm tiên tiến trên

thế giới và thực trạng quản trị nguồn nhân lực ở Việt Nam Quả rị uồ

â lực- PGS.TS Trần Kim Dung ,NXB Tổng Hợp,2011đã mang đến những

kiến thức, tư tưởng và kỹ năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực Tác giả so sánh sự khác biệt của quản trị nguồn nhân lực với quản trị nhân sự hiện nay ở Việt Nam

Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên tại doanh nghiệp ở Việt Nam trở nên cực kỳ cấp bách, nhưng tại Trường đại học Kinh tế Đà Nẵng nghiên cứu về tuyển dụng trong các luận văn Thạc sĩ vẫn còn bỏ ngỏ

7

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG

NHÂN VIÊN

1.1 KHÁI QUÁT VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

a K ái iệm về â viê

Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học 2002 cho rằng:

“Nhân viên là người làm việc cho một cơ quan, tổ chức, phân biệt với thủ

trưởng của cơ quan, tổ chức đó [11,tr.711]

Còn trong Từ điển Tiếng Việt của Thái Xuân Đệ và Lê Dân 2007:

“Nhân viên là người làm việc cho công sở hay tư sở [12]

Từ các ý kiến trên, Nhân viên được hiểu là một con người cụ thể đang

làm việc cho một tổ chức

b K ái iệm về u ể dụ

Nói đến tuyển dụng có rất nhiều cách nhìn nhận khác nhau từ nhiều

khía cạnh mà có thể đề cập đến một số khái niệm sau:

“Tuyển dụng là chọn và nhận vào làm việc ở cơ quan, xí nghiệp [11]

“Tuyển dụng nhân sự là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để

thoả mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng lao động

cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp [4]

“Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều

nguồn khác nhau những nhân viên đủ khả năng đảm nhiệm những vị trí mà

doanh nghiệp cần tuyển [18]

Đó là những cách nhìn nhận khác nhau về tuyển dụng nhân sự Nhưng

với bất kỳ khái niệm nào cũng có chung một nghĩa là tuyển dụng là đi tìm, lựa

8

chọn nguồn nhân lực cho doanh nghiệp theo những đòi hỏi, phù hợp với yêu cầu công việc

1.1.2 Ý nghĩa của công tác tuyển dụng nhân viên

- Tuyển dụng là điều kiện trung tâm cho sự thắng lợi của tổ chức Hoạt động tuyển dụng được thực hiện tốt thì trong tương lại tổ chức sẽ có một đội ngũ lao động có chuyên môn cao, đáp ứng được yêu cầu công việc, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổ chức Đồng thời, tuyển dụng tốt sẽ tạo cho tổ chức có một lợi thế cạnh tranh về nguồn nhân lực so với các tổ chức khác trong cùng lĩnh vực, ngành nghề

- Tuyển dụng được những ứng viên phù hợp sẽ giúp tổ chức tránh được những thiệt hại và rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh như không mất chi phí cho đào tạo lai, tuyển dụng lại, tránh được những tai nạn lao động trong quá trình thực hiện công việc,…

- Tuyển dụng tốt còn là điều kiện để thực hiện hiệu quả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác như: đánh giá thực hiện công việc, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, quan hệ lao động,…

- Công tác tuyển dụng được thực hiện tốt sẽ giúp những người lao động được nhận vào làm việc ở những vị trí công việc phù hợp với khả năng, trình

độ, sở trường và tính cách của mình Điều này góp phần tạo ra sự thoả mãn trong lao động, tạo động lực làm việc cho người lao động và nâng cao năng suất lao động Từ đó, người lao động sẽ tin tưởng, gắn bó trung thành với tổ chức, làm việc tốt hơn khiến hoạt động của tổ chức luôn đạt hiệu quả cao Như vậy, có thể nói tuyển dụng là dấu hiệu đầu tiên cho sự thành công của tổ chức

1.1.3 Yêu cầu của công tác tuyển dụng nhân viên

Để công tác tuyển dụng thành công phải bảo đảm:

- Tuyển dụng những người đảm bảo về trách nhiệm có kỷ luật trung thực với đồng nghiệp cũng như cấp trên và phải luôn xác định gắn bó với doanh nghiệp

- Tuyển dụng những người đảm bảo về sức khỏe có thể là việc lâu dài với doanh nghiệp nhằm hoàn thành tốt công việc

1.2 NỘI DUNG CỦA TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN

1.2.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng và mô tả công việc

a Xác ị u c u u ể dụ

Xác định nhu cầu tuyển dụng là việc thẩm định xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển nhân viên không, tuyển bao nhiêu người, tuyển người để làm những việc gì và cần tuyển người có những tiêu chuẩn như thế nào

Việc xác định nhu cầu tuyển dụng là rất cần thiết, nếu không xác định được nhu cầu một cách cụ thể, rõ ràng sẽ dẫn đến: Tiêu chí tuyển dụng không phù hợp, Phương pháp tuyển chọn không hợp lý, Kết quả tuyển dụng không phục vụ được cho các quyết định của công tác quản trị, Gây thất thoát lớn nguồn lực của doanh nghiệp

Ta có các nhu cầu tuyển dụng sắp xếp theo thứ tự mức độ quan trọng

và cấp thiết giảm dần như sau:

+Tuyển dụng thay thế:

Thay thế nhân viên xin thôi việc, bị sa thải,… hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo tính liên tục của công việc Do thường có sức ép từ cấp trên đòi hỏi có ngay nhân viên thay thế, phòng quản

10

lý nhân lực dễ có nguy cơ không đảm bảo chất lượng tuyển dụng

Thay thế tạm thời nhân viên đi vắng, bị bệnh,… với một hợp đồng lao động có thời hạn (thường là ngắn) Hoạt động này cũng phải được thực hiện gấp rút để đảm bảo tính liên tục của công việc

Thay thế nhân viên được thăng chức, thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu,… Hoạt động này cần phải được chuẩn bị trước một khoảng thời gian, tốt nhất là trước khi nhân viên cũ rởi khỏi chức vụ vì nhân viên cũ có thể giúp đỡ, hướng dẫn nhân viên mới trong việc hòa nhập với môi trường công tác

+Tuyển dụng ứng phó: hoạt động này thường diễn ra khi doanh nghiệp nhận được khối lượng công việc lớn trong một khoảng thời gian nhất định Để đảm bào tiến độ sản xuất, doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụng lao động trong khoảng thời gian đó Cũng có thể tuyển dụng ứng phó trong trường hợp doanh nghiệp cần một vị trí nhân viên tạm thời, ví dụ nhân viên tiếp thị trong giai đoạn đầu sản phẩm mới tung ra thị trường,… Hình thức này cũng chứa đựng rủi ro vì nhân viên sẽ thiếu động lực làm việc cũng như có thể thiếu trình độ chuyên môn đảm bảo cho năng lực cạnh tranh của toàn doanh nghiệp

+Tuyển dụng ngẫu nhiên: hoạt động này thường xuất phát từ một yêu cầu xin việc của một ứng viên có tiềm năng lớn, của một nhân viên đang làm việc cho đối thủ cạnh tranh, cho khách hàng, cho nhà cung cấp,… Đôi khi nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp lại ngẫu nhiên trùng hợp với yêu cầu xin việc

+Tuyển dụng dự án: hoạt động này đi đôi với một dự án hay một chương trình của doanh nghiệp tạo ra nhu cầu lao động Ví dụ một kế hoạch tiếp thị sang thị trường nước ngoài hay một dự án công nghệ cao

+Tuyển dụng thường niên: hoạt động này phụ thuộc vào ngân sách và

kế hoạch quản lý dự trù nguồn nhân lực Ở một số tập đoàn lớn, thường lượng ngân sách giữa các giám đốc khu vực và tổng giám đốc thường bao gồm cả

11

dự trù nhân lực và chi phí nhân lực Kế hoạch này được thiết lập trên cơ sở

các hoạt động trong năm tiếp theo, ước tính lượng nhân viên sẽ thôi việc, số

vắng mặt,…

Xác định nhu cầu tuyển dụng chính là quá trình nghiên cứu tìm kiếm sự

phù hợp giữa yêu cầu của từng vị trí công việc với những khả năng của người

lao động, nhằm đạt đến đích cuối cùng là người phù hợp với công việc

Để xác định mục tiêu tuyển dụng cần căn cứ vào:

- Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu

nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện chương trình, hoạt động

bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng

phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao [3, tr.43]

Như vậy, hoạch định nguồn nhân lực giúp ta xác định được vị trí công

việc và có kế hoạch đảm bảo nguồn nhân lực cho tổ chức

- Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một

cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ

thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc Đó là việc nghiên

cứu các công việc để làm rõ: ở từng công việc cụ thể, người lao động có

những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao

phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những máy móc, thiết bị, công cụ

nào được sử dụng, những mối quan hệ nào được thực hiện, các điều kiện làm

việc cụ thể, cũng như những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các khả năng

mà người lao động cần phải có để thực hiện công việc.[5,tr.48]

Phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt động

quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả Phân tích công việc là cơ

sở để nhà quản trị đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên các tiêu thức có liên

quan đến công việc chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ và

Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:

- Phần xác định công việc: tên công việc, mã số công việc, tên bộ phận thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương Phần này cũng còn thường bao gồm một vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc

- Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc:là phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó

- Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.[5, tr.49]

Các thông tin trong bản mô tả công việc được sử dụng rất nhiều trong các chức năng nguồn nhân lực như: tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo, thiết kế lại công việc

Bảng mô tả công việc giúp hiều được bản chất của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.Nếu không mô tả công

13

việc thì nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, không thể đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc của nhân nhiên và không tuyển dụng đúng người phù hợp với công việc

1.2.2 Xây dựng tiêu chí tuyển dụng

Lựa chọn ứng viên là quá trình so sánh nhiều ứng viên khác nhau với các tiêu chuẩn tuyển dụng để xác định ứng viên đáp ứng tốt nhất So sánh các ứng viên là một việc khó, nhất là khi tổ chức có rất nhiều các ứng viên Vì vậy, trước khi tiến hành đánh giá ứng viên tổ chức cần xác định được quy trình và các tiêu chuẩn đánh giá cùng một phương pháp thống nhất để so sánh nhằm tìm ra ứng viên phù hợp nhất

Tiêu chí tuyển dụng là một hệ thống các chỉ tiêu giúp ta nhận diện được các yêu cầu mà mục tiêu tuyển dụng đã xác định.Nói cách khác thì tiêu chí tuyển dụng là hệ thống các tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc

Tùy vào tường mục tiêu tuyển dụng ta sẽ xây dựng các hệ thống tiêu chí tuyển dụng tương ứng, thông thường các tiêu chí thường được chọn bao gồm:

- Trình độ chuyên môn

- Kinh nghiệm

- Kết quả thực hiện công việc

- Năng lực thực hiện công việc

- Trình độ ngoại ngữ

- Ngoại hình, phong cách

- Tuổi đời

Xét một cách tổng quát, nếu công ty muốn tuyển ứng viên vào các chức

vụ càng cao bao nhiêu càng đòi hỏi ứng viên phải có kỹ năng quản trị rộng và

14

bao quát bấy nhiêu Ngược lại, ứng viên muốn ứng cử vào chức vụ càng thấp càng đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng kỹ thuật, nghiệp vụ chuyên sâu Kỹ năng quản trị bao gồm kỹ năng tư duy và kỹ năng giao tế

Mức độ yêu cầu về các tiêu chí tuyển dụng thay đổi tùy thuộc vào từng

vị trí Riêng đối với các cấp quản trị, các tiêu chí tuyển dụng cao hơn.Chẳng hạn như vị trí tuyển dụng là trưởng phòng đối ngoại của một doanh nghiệp thì phải hội đủ các tiêu chuẩn sau:

- Khả năng lãnh đạo: đưa ra mục tiêu, giải quyết vấn đề

- Khả năng chuyên môn tri thức chuyên môn, có cái nhìn tổng quát

- Khả năng giao tế: là người hướng dẫn, người hỗ trợ, xã giao tốt

- Khả năng cá nhân: hiếu học, liêm chính

Để đạt được kết quả như mong muốn thì trên thực tế doanh nghiệp cần phải kết hợp nhiều loại tiêu chí để chúng hỗ trợ lẫn nhau đưa đến kết quả đáng tin cậy và hữu ích nhất

Yêu cầu khi xây dựng tiêu chí tuyển dụng cần là:

- Cụ thể: Tiêu chí tuyển dụng phải gắn liền với mục tiêu của tổ chức, phải thể hiện được những gì người lao động cần làm trong công việc và cần làm tốt đến mức nào

- Có thể đo lường được: tiêu chí tuyển dụng được xác định một cách cụ thể và có thể đo lường theo các mức độ

- Có thể đạt được:Tiêu chí phải phản ánh được một cách hợp lý các mức độ yêu cầu về số lượng và chất lượng của thực hiện công việc, phù hợp với đặc điểm của từng công việc

- Hợp lý: tiêu chí tuyển dụng phải bao quát toàn bộ những nhiệm vụ đặt

ra đối với nhân viên và không thể bị đồng nhất vì có những nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của nhân viên và ảnh hưởng đến kết quả đạt được của họ

- Có hạn định về thời gian: tiêu chí cũng phải phản ánh được thời gian

Trong trắc nghiệm nhân sự có nhiều loại trắc nghiệm, có thể chia ra thành các loại sau đây:

- Trắc nghiệm thành tích: là loại trắc nghiệm được áp dụng rộng rãi

trong lĩnh vực như giáo dục, thực hiện công việc v.v , đánh giá xem các cá nhân nắm vững nghề nghiệp, hiểu biết đến mức nào, thành tích họ đạt cao hay thấp như thời gian hoàn thành công việc điểm bài thi, bài kiểm tra v.v Tùy theo từng nghề và từng công việc mà xây dựng các bài trắc nghiệp phù hợp

- Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng: là khả năng được dùng chủ

yếu để chỉ ra xem cá nhân nào đã học tốt trong đào tạo, sẽ thực hiện tốt công việc trong tương lai, tiếp thu tốt các kiến thức mới Loại trắc nghiệm này được nhóm thành 3 loại là : Khả năng thần kinh, khả năng thuộc bản năng, khả năng vận động tâm lý

+Khả năng thần kinh: là trắc nghiệm về trí thông minh nó được thể

hiện thông qua sự tranh luận bằng lời, sự nói năng lưu loát, tốc độ nhận biết

và một số đặc trưng khác

16

+ Khả năng bản năng: là trắc nghiệm liên quan đến khả năng nhận biết

của cá nhân liên quan đến sự nhận biết các mối quan hệ thuộc bản năng

+ Khả năng vận động tâm lý: là trắc nghiệm liên quan đến các kỹ năng

cá nhân trong việc thực hiện các hoạt động khác nhau của cơ thể con người, như kiểm soát sự chính xác, điều phối các cảm nhận, thời gian của các phản ứng, tốc độ các hoạt động của tay, sự kéo léo của tay

Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng thường được kết hợp thành một loạt các trắc nghiệm và sau đó được sử dụng để dự đoán các công việc trong tổ chức

- Trắc nghiệm về tính cách và sở thích: là loại trắc nghiệm nhằm phát

hiện ra các đặc điểm tâm lý cá nhân người lao động như các loại khí độc, những ước mơ, nguyện vọng của các ứng viên, những ước muốn, đề nghị v.v Trong thực tế có nhiều loại người có khí chất khác nhau như: Khí chất sôi nổ, khí chất linh hoạt, khí chất điềm tĩnh, khí chất ưu tư, tương được với các khí chất này sẽ có các thuộc tính tâm lý khác nhau như tốc độ của phản ứng, tính kích thích, tính thăng bằng, tính cảm xúc, tính cứng rắn, tính kiên trì, quá trình hưng phấn hay ức chế Đây là những tính cách cần thiết cho mỗi công việc, do đó phương pháp trắc nghiệm này sẽ cho chúng ta có thể nắm rõ được trạng thái tâm sinh lý của từng người để sử dụng vào công việc cho hợp

lý

- Trắc nghiệm về tính trung thực: Tính trung thực là rất cần thiết trong

việc sử dụng lao động và trong tất cả các công việc của công tác nhân sự Trắc nghiệm tâm lý thường được dùng để đánh giá tính trung thực Những trắc nghiệm này thường gồm những câu hỏi đề cập đến nhiều khía cạnh như việc chấp hành kỷ luật lao động khi không có sự giám sát của các nhà quản trị, thái độ của cá nhân đối với vấn đề ăn cắp, sự tham ô tiền bạc, sự không thật thà trong công việc v.v Tất cả các trắc nghiệm này giúp ta dự đoán

17

được các hành vi không trung thực trong tương lai của người dự tuyển

- Trắc nghiệm y học: Trong trương hợp đặc biệt để đánh giá các phẩm

chất sinh lý của các ứng viên chúng ta có thể dùng các trắc nghiệm y học để phát hiện các bệnh xã hội Hiện nay các trắc nghiệm này thường sử dụng phân tích các mẫu nước tiểu, phân tích mẫu máu.v.v

b ươ p áp p ỏ vấ

Phỏng vấn tuyển dụng là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những nhà tuyển dụng và người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển dụng Phương pháp phỏng vấn giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc và kiểm tra không xem xét hết được

Phỏng vấn tuyển dụng có những mục đích chính như sau: Để xác định liệu ứng viên có phù hợp công việc không; xác định liệu công việc có phù hợp cho ứng viên; để đánh giá ứng viên; để nhận được thông tin về ứng viên

và cung cấp thông tin về doanh nghiệp; để tìm hiểu động cơ làm việc của ứng viên Phỏng vấn tuyển dụng ở bước này là phỏng vấn đánh giá và lựa chọn tức là để đánh giá, lựa chọn và ra quyết định tuyển dụng Vì phỏng vấn tốn nhiều thời gian và công sức nên số lượng ứng viên cho phỏng vấn đánh giá và lựa chọn thường hạn chế Bởi vậy, phỏng vấn thường được thực hiện sau phỏng vấn sơ tuyển, sàng lọc hồ sơ và kiểm tra, trắc nghiệm

- Phỏng vấn tuyển dụng thường có một số hình thức cơ bản sau:

+ Phỏng vấn theo mẫu: là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi được

thiết kế sẵn từ trước theo yêu cầu công việc, phỏng vấn theo mẫu là hình thức các câu hỏi đều được chuẩn bị kỹ để người đi phỏng vấn hỏi và các câu trả lời của người xin việc Quán trình phỏng vấn: Người phỏng vấn đọc to các câu hỏi và các câu trả lời để người xin việc lựa chọn và xác định câu trả lời đúng

18

nhất của mình

Phỏng vấn theo mẫu có ưu điểm là xác định được các nội dụng chủ yếu các thông tin cần nắm nhưng nhược điểm của nó là tính phong phú của thông tin bị hạn chế

+ Phỏng vấn theo tình huống: là quá trình người hỏi yêu cầu các ứng

viên phải trả lời về ứng xử hay cách thực hiện, xử lý các công việc theo tình huống giả định hoặc các tình huống có thật trong thực tế, mà người phỏng vấn đặt ra

Đối với phương pháp này thì vấn đề quan trọng là đưa ra được các tình huống đại diện và điển hình, các tình huống này phải dựa trên cơ sở phân tích công việc một cách chi tiết để xác định các đặc trưng cơ bản và các kỹ năng chủ yếu thực hiện công việc

+ Phỏng vấn theo mục tiêu: Phỏng vấn theo loại này là cuộc phỏng vấn

dựa vào công việc cụ thể mà yêu cầu các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu xác định từ trước Các câu hỏi cũng dựa vào sự phân tích công việc một cách kỹ lưỡng để xác định các mục tiêu cho các vị trí việc làm Phương pháp phỏng vấn theo mục tiêu là phương pháp cho ta độ tin cậy cao và đúng đắn nhất

+ Phỏng vấn không có hướng dẫn: Là cuộc phỏng vấn mà người đi

phỏng vấn không chuẩn bị trước nội dung các câu hỏi, mà để cho các ứng viên trao đổi một cách thoải mái xung quanh công việc, người hỏi chỉ có định hướng cho cuộc thảo luận

Hình thức phỏng vấn này giúp cho việc thu thập thông tin đa dạng, và ở nhiều lĩnh vực, xong muốn cho đạt hiệu quả cao thì cần phải chú ý một số vấn

đề sau:

Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc và hiểu công việc của các

vị trí cần tuyển người một cách chi tiết

19

Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc các kỹ năng phỏng vấn Quá trình phỏng vấn nên chú ý nghe, không được cắt ngang câu trả lời, không thay đổi chủ đề đột ngột, không đi vào lĩnh vực quá xa với công việc cần tuyển

+ Phỏng vấn căng thẳng: là hình thức phỏng vấn mà trong đó người

phỏng vấn đưa ra các câu hỏi có tính nặng nề, mang nhiều nét của sự chất vấn, hoặc cường độ hỏi dồn dập, cách phỏng vấn này nhằm tìm kiếm ở các ứng viên lòng vị tha, sự ứng xử công việc trong thời gian hạn hẹp Nó giúp tìm ra được những người để bố trí vào những vị trí việc làm căng thẳng như công việc bán vào các dịp lễ tết, thanh quyết toán cuối quý hay cuối năm v.v

+ Phỏng vấn theo nhóm: là hình thức phỏng vấn mà một người hỏi

cùng lúc đối với nhiều người Loại phỏng vấn này giúp ta có thể thu thập được nhiều thông tin hay tránh được các thông tin trùng lắp mà các ứng viên đều có, mà ta không cần hỏi riêng từng người

+ Phỏng vấn hội đồng: là hình thức phỏng vấn của nhiều người đối với

một ứng viên Loại phỏng vấn này thích hợp trong trường hợp bố trí các ứng viên vào các vị trí quan trọng mà cần có sự tán đồng của nhiều người Nó tránh được tính chủ quan khi chỉ có một người phỏng vấn và nó tạo ra tính linh hoạt và khả năng phản ứng đồng thời của các ứng viên

Độ tin cậy và tính đúng đắn của các cuộc phỏng vấn:

Phỏng vấn là công cụ giúp cho các nhà tuyển dụng đánh giá đúng được nhiều khía cạnh của các ứng viên, tuy nhiên độ tin cậy và tính đúng đắn của các thông tin thu được từ cuộc phỏng vấn còn gây nhiều tranh luận Qua nghiên cứu về kiểm tra tính tin cậy và đúng đắn của các thông tin thu thập của các cuộc phỏng vấn cho một số kết luận sau:

+ Tính tin cậy tương quan khá thấp khi hai người cùng phỏng vấn một người mà lại cho kết quả không đồng nhất

+ Các cuộc phỏng vấn theo mẫu, chuẩn bị kỹ thì cho kết quả đáng tin cậy hơn

+ Các thông tin thu được qua phỏng vấn không phải là yếu tố duy nhất

dự đoán chính xác về kết quả thực hiện công việc

Kết quả của cuộc phỏng vấn còn phụ thuộc vào thái độ, tâm trạng, cảm xúc, điều kiện thể lực của người phỏng vấn và ứng viên

Quá trình phỏng vấn chia thành các bước như sau:

+ Chuẩn bị bao gồm: Nghiên cứu hồ sơ ứng viên; Lập hội đồng phỏng

vấn; Chuẩn bị câu hỏi Ngoài ra, những việc quan trọng khác để chuẩn bị cho phỏng vấn là xem lại bản mô tả công việc và bản yêu cầu ứng viên để đảm bảo có sự hiểu biết hoàn chỉnh về vị trí cần tuyển, sắp xếp nơi phỏng vấn và lịch phỏng vấn với ứng viên

+ Tiến hành phỏng vấn tuyển dụng

+ Ra quyết định lựa chọn ứng viên

- Kỹ thuật đặt câu hỏi có thể ảnh hưởng đáng kể đến loại và thông tin đạt được Các câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng có thể được hình dung qua hình Hình 1.5

Kết thúc quá trình phỏng vấn, tổ chức đã có thể xác định được một danh sách chọn lọc bao gồm một số ít những ứng viên phù hợp nhất Các ứng viên này đều đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp, vấn đề chọn ai lúc này phụ thuộc vào sự phù hợp giữa doanh nghiệp và ứng viên trên nhiều phương diện (kỳ vọng của ứng viên và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp,

 Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì

 Tại sao bạn rời bỏ công việc gần đây của bạn

 Tại sao chúng tôi nên tuyển dụng bạn

 Điều gì quan trọng nhất đối với bạn trong

một công việc

 Câu hỏi bạn muốn đưa ra

CÂU HỎI VỀ ĐỘNG CƠ

 Điều gì bạn đã làm thể hiện sáng kiến

 Những mục tiêu nghề nghiệp nào đã đạt được

 Bạn đo lường sự thành công thế nào

 Phần thưởng nào c ý nghĩa nhất đối với bạn

 Những dự án nào làm bạn hứng thú

CÁC CHỈ BÁO VỀ SỰ TRUNG THỰC

 Bạn hãy kể một trường hợp bạn không trung thực

 Bạn sẽ phản ứng thế nào nếu bạn được yêu cầu làm điều gì đó vô đạo đức

 Nếu bạn thấy một đồng nghiệp làm điều gì đó không trung thực, bạn sẽ làm gì

 Tình huống gần đây nhất bạn phá vỡ một quy tắc

 Khi tôi điện thoại cho cơ quan tuyển dụng trước đây của bạn, họ sẽ nói gì về bạn

LÀM VIỆC VỚI NGƯỜI

đã đối mặt và giải quyết

 Phương pháp tiếp cận giải quyết vấn đề làm việc hiệu quả nhất đối với bạn là gì

 Mô tả một thương vụ bạn có thể không thực hiện, và giải thích

lý do tại sao

PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG

22

c Điều tra xác minh

Điều tra xác minh hay còn gọi là thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển dụng Thực hiện bước này để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển dụng như: Xác định có đúng là ứng viên có những kinh nghiệm như họ nói không; biết ứng viên có trung thực, chấp hành nội quy, kỷ luật không; tìm hiểu thêm về những vấn đề chưa được làm sáng tỏ trong quá trình phỏng vấn Có nhiều cách để thẩm tra các thông tin như trao đổi với các tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, đã khai trong đơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ Điều tra xác minh thường do bộ phận nhân sự đảm nhiệm

Có 2 hình thức xác minh chính là kiểm tra bằng điện thoại và kiểm ra bằng biểu mẫu:

- Xác minh bằng điện thoại: Đây là dạng thức tập trung việc xác minh

thực tế về thông tin đưa ra bởi từng ứng viên, như thời gian làm việc, mức lương trước đây, loại trách nhiệm công việc, nguyên nhân rời bỏ công việc trước đây, cách thức làm việc của ứng viên với cấp trên và đồng nghiệp

- Xác minh bằng biểu mẫu: Đây là hình thức gởi các biểu mẫu xác

minh được in sẵn đến các các nhân đưa ra tham chiếu về các ứng viên

1.2.4.Thông báo tuyển dụng

Thông báo thông báo tuyển dụng là một hệ thống theo đó tổ chức cung cấp thông báo về các chỗ làm việc trong tổ chức và ứng viên hồi đáp bằng việc nộp đơn vào các vị trí cụ thể

Khi có nhu cầu tuyển dụng, tổ chức có thể tiến hành lựa chọn một hoặc kết hợp một số hình thức thông báo sau: Trên các kênh của đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác , nội dung một quảng cáo tốt nên bao gồm các phần sau:

- Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông(truyền hình, truyền

23

thanh, báo chí), internet

+ Ưu điểm: có tác động mạnh và trên diện rộng, đây là hình thức thu hút ứng viên hữu hiệu

+ Nhược điểm: tổ chức e ngại phản ứng của ứng viên khi họ biết tổ chức đang rất cần người, nhất là ngành nghề đòi hỏi kỹ năng cao Hậu quả là năng suất lao động sẽ giảm, tổ chức cần phải tạo dư luận trước khi thông báo

- Thông qua các trung tâm xúc tiến việc làm

+ Ưu điểm: giảm thời gian tìm kiếm, phỏng vấn, lựa chọn ứng viên và thường áp dụng trong các trường hợp: tổ chức không có phòng nhân sự, hoặc gặp khó khăn và thực hiện không có hiệu quả việc tuyển dụng nhân viên

+ Nhược điểm: tốn kém

- Niêm yết trước cổng cơ quan, doanh nghiệp

+ Ưu điểm: chi phí thấp

+ Nhược điểm: phạm vi tác động hẹp, ít ứng viên biết thông tin

Nội dung của thông báo tuyển dụng cần nêu ngắn gọn nhưng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên và đảm bảo các thông tin cần thể hiện:

- Yêu cầu cơ bản của công việc: các trách nhiệm, nhiệm vụ chính của công việc để ứng viên có thể hình dung được công việc họ định ứng tuyển

- Các tiêu chuẩn ứng viên cần đáp ứng: chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm

- Quyền lợi của ứng viên khi được nhân vào làm việc: lương, các khóa đào tạo, cơ hội thăng tiến, tiền thưởng, môi trường làm việc

- Các hướng dẫn về thủ tục, hồ sơ, cách thức liên hệ với tổ chức

Tần suất thông báo: số lần lặp lại của các thông báo tuyển dụng trên các hình thức thông báo tuyển dụng được lựa chọn

Kinh phí dành cho thông báo: phải đảm bảo nguồn kinh phí thích hợp

- Chủ tịch hội đồng tuyển dụng: là người đứng đầu tổ chức hoặc người được người đứng đầu tổ chức ủy quyền, có thẩm quyền ra các quyết định cuối cùng

- Thành viên:

+ Đại diện phòng nhân sự chịu trách nhiệm về công việc liên quan đến việc triển khai kế hoạch tuyển dụng, nghiệp vụ nhân sự…

+ Đại diện phòng, ban nghiệp vụ cần tuyển nhân viên chịu trách nhiệm

về các vấn đề chuyên môn, nghiệp vụ của ứng viên…

+ Thư ký chịu trách nhiệm tổng hợp điểm và giải thích các thủ tục… + Những thành phần khác do Chủ tịch hội đồng quyết định như tổ trưởng tổ ra đề thi, tổ trưởng tổ chấm thi…

1.2.6 Hồ sơ tuyển dụng

Hồ sơ xin việc thường được các tổ chức thiết kế theo mẫu, người xin việc có trách nhiệm làm hồ sơ xin việc theo yêu cầu mà các nhà tuyển dụng lao động đề ra Các mẫu hồ sơ xin việc được thiết kế một cách khoa học và hợp lý có thể được coi là một công cụ quan trọng để tuyển dụng một cách chính xác người xin việc, vì hồ sơ xin việc cung cấp các thông tin đáng tin cậy về các hành vi hoạt động trong quá khứ cũng như các kỹ năng, kinh

25

nghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm về tâm lý cá nhân, các kỳ vọng, ước muốn và các khả năng đặc biệt khác Hồ sơ xin việc là cơ sở cho các phương pháp tuyển dụng khác như phương pháp phỏng vấn

- Hồ sơ tuyển dụng thông thường bao gồm:

+ Đơn xin tuyển dụng

+ Bản khai lý lịch có chứng thức của Ủy ban nhân dân hoặc xã, phường + Giấy chứng nhận sức khỏe do y, bác sĩ của cơ quan y tế có thẩm quyền

+ Giấy chứng nhận trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ kỹ thuật

Đối với các công ty liên doanh hoặc các doanh nghiệp của nước ngoài thường trong đơn xin dự tuyển còn yêu cầu trình bày chi tiết về các công việc, kinh nghiệm công tác, các chức vụ và thành tích đã đạt được trước đây, các khóa đào tạo, huấn luyện đã tham gia, nội dung và kết quả đào tạo

Nhìn chung lại thì một bộ hồ sơ phải thể hiện được các yêu cầu chủ yếu sau:

- Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác

- Sự tiến bộ trong nghề nghiệp

- Tính ổn định trong công việc

- Khả năng thành công của ứng viên ( khả năng tri thức, sức khỏe, mức

độ khéo léo, tính tình, nguyên vọng)

Căn cứ vào các thông tin trên, người thực hiện công tác tuyển dụng có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chí công việc, không cần làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng, giảm bớt chi phí

1.2.7 Tiếp nhận ứng viên và phỏng vấn sơ bộ

Đây là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá và lựa chọn ứng viên, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển dụng với các ứng viên Đây đồng thời cũng là bước tiếp nhận hồ sơ của ứng viên Bước này nhằm xác lập mối quan

26

hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không Quá trình phỏng vấn ở bước này nếu phát hiện được các ứng viên không có khả năng phù hợp với công việc thì cần loại bỏ ngay Những lý do chính để loại bỏ các ứng viên ở bước này là họ chưa đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc như trong bản thông báo tuyển dụng hoặc trái nghề, không đầy đủ các văn bằng chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quá yếu về nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chưa đạt yêu cầu,… Bước này, thường các tổ chức sử dụng ít, bởi kết quả nó mang lại chưa chính xác Tùy vào trường hợp, thời điểm và công việc cụ thể mà các tổ chức có thể sử dụng

1.2.8 Quyết định tuyển dụng

Lựa chọn ứng viên là quá trình so sánh nhiều ứng viên khác nhau với các tiêu chuẩn tuyển dụng để xác định ứng viên đáp ứng tốt nhất So sánh các ứng viên là một việc khó, nhất là khi tổ chức có rất nhiều các ứng viên

Có 2 phương pháp thường dùng để so sánh các ứng viên là xếp hạng và chấm điểm:

a ươ p áp xếp ạ : Ứng viên được xếp hạng theo các tiêu

chuẩn tuyển dụng

Nhược điểm: Phải xác định được mức độ quan trọng của mỗi tiêu

chuẩn trong đánh giá tổng thể Việc xếp hạng không thể tiến hành được cho đến khi đã đánh giá xong tất cả các ứng viên Nếu có nhiều ứng viên thì thật khó có thể nhớ chính xác thông tin của mỗi ứng viên

b ươ p áp c ấm iểm: Để so sánh các ứng viên cần chấm điểm

từng ứng viên theo các tiêu chuẩn xét tuyển Điểm cho mỗi tiêu chuẩn cần được quy định cụ thể

27

Ví dụ, người ta có thể sử dụng một thang điểm đơn giản từ 1 đến 6 cho tất cả các tiêu chuẩn tuyển dụng như sau:

Yếu Trung bình Trung bình khá Khá Tốt Xuất sắc

1 (Yếu): Không đạt yêu cầu

2 (Trung bình): Chưa đạt yêu cầu ở một số mặt, cần cố gắng

3 (Trung bình khá): Đạt yêu cầu

4 (Khá): Vượt yêu cầu ở một số mặt, có những thể hiện và thành tích đáng khích lệ ở công ty cũ và có thể phát huy tại tổ chức mới

5 (Tốt): vượt yêu cầu về mọi mặt, có những thể hiện và thành tích tốt tại công ty cũ và có thể phát huy tại tổ chức mới

6 (Xuất sắc): vượt yêu cầu và mong đợi về mọi mặt, có những thể hiện

và thành tích xuất sắc tại công ty cũ và có khả năng đóng góp vượt trội tại tổ chức mới

Không có phương pháp nào là hoàn hảo và tất cả chúng ta đều có thể cho điểm những ứng viên mà chúng ta thích cao hơn so với những ứng viên

mà chúng ta không thích Không phải dễ dàng có được sự đánh giá hoàn toàn khách quan Bởi vậy, tổ chức phải linh hoạt áp dụng phương pháp so sánh ứng viên phù hợp với phương pháp tuyển dụng

1.2.9 Hoàn tất quá trình tuyển dụng

Các thủ tục hoàn tất quá trình tuyển dụng thường do bộ phận nhân sự thực hiện, bao gồm các hoạt động sau:

- Mời ứng viên trúng tuyển nhận việc và thử việc: Tổ chức cần thông báo cho ứng viên trúng tuyển một cách chính thức bằng cách gửi thư mời nhận việc hoặc mời ứng viên đến trao đổi trực tiếp Thư mời nhận việc nên bắt đầu bằng lời chúc mừng và nội dung thư cần thể hiện rõ các điều kiện làm

28

việc (tiền lương, ngày bắt đầu làm việc, thời gian làm việc, thời gian thử việc, các phúc lợi, ) Sau khi mời ứng viên nhận việc là bắt đầu thời gian thử việc trong đó có hướng dẫn hội nhập, đây có thể coi là một phần trong quy trình tuyển dụng, cũng có thể coi là giai đoạn tiếp nối của quy trình tuyển dụng

- Cập nhật dữ liệu ứng viên: Để tạo thuận lợi cho việc tuyển dụng, doanh nghiệp nên xây dựng một dữ liệu ứng viên Dữ liệu ứng viên thường được hình thành từ nguồn ứng viên tự do - những người nộp hồ sơ khi doanh nghiệp chưa có nhu cầu và các ứng viên không được chọn từ các lần tuyển dụng trước Doanh nghiệp nên chọn ra các ứng viên tốt, những người mà có thể phù hợp cho các vị trí khác trong doanh nghiệp để đưa vào dữ liệu ứng viên

- Chuẩn bị hợp đồng lao động: Cần đảm bảo các nội dụng ghi trong hợp đồng không trái với quy định của luật lao động Nếu cần thiết doanh nghiệp có thể sử dụng một văn bản kèm theo hợp đồng lao động để thể hiện chi tiết hơn về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và các quyền lợi của nhân viên

- Lập hồ sơ nhân viên: Để đảm bảo thủ tục quản lý của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lập hồ sơ nhân viên cho nhân viên mới Tuỳ theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, hồ sơ có thể bao gồm: Lý lịch nhân viên; kết quả các bài kiểm tra, phỏng vấn; Các bằng cấp và chứng chỉ đào tạo; các tài liệu chứng minh thông tin cá nhân khác

1.3 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN

1.3.1 Nhân tố thuộc về môi trường

a ác iều kiệ về ị rườ lao ộ

Điều kiện về thị trường lao động có ảnh hưởng rất lớn đến công tác tuyển dụng của tổ chức Thị trường lao động được thể hiện qua cung và cầu

29

lao động Khi cung lao động lớn hơn cầu lao động thì việc tuyển dụng của tổ chức là thuận lợi và ngược lại Khi đó, tổ chức không chỉ tuyển được đủ số lượng lao động theo chỉ tiêu mà cơ hội tuyển được những ứng viên tiềm năng

là rất lớn Mặt khác, khi nói đến thị trường lao động không thể không nói đến chất lượng lao động cung ứng, nếu chất lượng lao động trên thị trường là cao

và dồi dào thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng tuyển dụng Như vậy, xét về

cả quy mô và chất lượng của cung cầu lao động trên thị trường lao động đều đồng thời ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến tuyển dụng nhân lực của tổ chức

b Sự cạ ra của các doa iệp k ác

Thực tế thời đại thông tin và toàn cầu hoá, cạnh tranh của doanh nghiệp hiện đại đã chuyển từ cạnh tranh sản phẩm thành cạnh tranh con người Quan niệm này đã được rất nhiều doanh nghiệp nhận thức được Hiện nay cạnh tranh giữa các doanh nghiệp triển khai xoay quanh việc thu hút, chiêu mộ nhân tài Công tác bồi dưỡng huấn luyện nhân viên đã được nhiều doanh nghiệp thành công hoặc đang phát triển coi trọng Trong một chừng mực nào

đó, cạnh tranh của doanh nghiệp là cạnh tranh nhân tài, mấu chốt của cạnh tranh nhân tài chính là cạnh tranh trong việc tuyển dụng và bồi dưỡng huấn luyện nhân viên Như vậy, nếu doanh nghiệp hoạt động trong môi trường cạnh tranh gay gắt thì công tác tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ rất được chú trọng và cân nhắc

c Luậ p áp

Các doanh nghiệp đang chịu sự chi phối bởi những quy định pháp luật nghiêm ngặt Đặc biệt, Luật lao động có ảnh hưởng nhiều nhất tới công tác tuyển dụng , khi Luật lao động có những sửa đổi, bổ sung thì công tác tuyển dụng nhân lực phải được điều chỉnh cho phù hợp với những quy định của Luật lao động, đảm bảo chấp hành đúng quy định của Luật lao động; một

30

trong số những quy định của Luật lao động ảnh hưởng lớn tới công tác tuyển dụng đó là quy định về tiền lương tối thiểu, khi có những quy định mới về tiền lương tối thiểu, các doanh nghiệp phải xây dựng, điều chỉnh lại thang bảng lương sao cho phù hợp với quy định về tiền lương tối thiểu mới đảm bảo thực hiện đúng quy định của Luật lao động

1.3.2 Nhân tố liên quan đến doanh nghiệp

a.Hì ả và u í của c ức

Đây là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng trong việc thu hút người xin việc và ảnh hưởng tới chất lượng công tác tuyển dụng Bởi tên tuổi của nhà tuyển dụng chính là tài sản quý giá đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút ứng viên và đồng thời góp phần tiết kiệm chi phí tuyển dụng Bên cạnh đó, khi tổ chức thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng thì khả năng lựa chọn được người phù hợp với công việc là cao hơn Thực tế đã cho thấy rằng các công ty

có tên tuổi khi đăng quảng cáo tuyển dụng thì lượng đơn xin việc của các ứng viên có chất lượng cao sẽ cao hơn nhiều lần so với việc quảng cáo tuyển dụng cùng một vị trí của một công ty bình thường khác

b Sự u ư c o c ác u ể dụ

Sự đầu tư cho tuyển dụng bao gồm cả đầu tư về tài chính, nhân lực, thời gian, cơ sở vật chất và sự quan tâm của ban lãnh đạo doanh nghiệp Một khi tất cả các yếu tố này đều được thực hiện tốt và đồng đều thì hiệu quả hay chất lượng của công tác tuyển dụng sẽ rất cao Chi phí tuyển dụng bao gồm chi phí tài chính và thời gian, nếu chi phí dành cho tuyển dụng là hợp lý thì sẽ đảm bảo cho việc đầu tư lớn và có hiệu quả trong công tác thu hút những ứng viên tài năng còn nếu chi phí dành cho tuyển dụng không đảm bảo mức thực thi chiến lược tuyển dụng tối ưu thì hiệu quả công tác tuyển dụng sẽ kém hơn

vì không có điều kiện sử dụng và khai thác các kênh tuyển dụng có tiềm năng Bên cạnh đó, việc đầu tư cho cán bộ tuyển dụng cả về chi phí trong quá trình

31

tuyển dụng và đào tạo nâng cao trình độ là rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến công tác tuyển dụng Bởi suy cho cùng thì kết quả tuyển dụng phụ thuộc chủ yếu vào trình độ của cán bộ tuyển dụng Chính vì vậy đòi hỏi cán bộ tuyền dụng phải giỏi, nhiều kinh nghiệm, công tư phân minh, lên kế hoạch và chuẩn

bị kỹ lưỡng cho từng bước tuyển dụng Sự đầu tư cơ sở vật chất cho quá trình tuyển dụng cũng có vai trò hết sức quan trọng đối với công tác tuyển dụng bởi

sự đầu tư này sẽ giúp cán bộ tuyển dụng thực hiện việc tuyển dụng được tốt hơn và đối với con mắt của ứng viên thì đây cũng giống như sự đầu tư trang thiết bị cho việc thực hiện công việc của nhân viên và như vậy nếu đầu tư đúng đắn sẽ đem đến cho ứng viên cái nhìn thiện cảm về tổ chức Có thể nói rằng, sự đầu tư cả về chi phí, cơ sở vật chất và cán bộ tuyển dụng là điều kiện

đủ của công tác tuyển dụng nhân lực và như vậy nó có tác động rất lớn tới công tác tuyển dụng

c í sác u ể dụ của c ức

Hầu hết các doanh nghiệp lớn đều có những quy định cụ thể về việc tuyển nhân viên Bản chất của các quy định đó phụ thuộc vào giai đoạn phát triển của doanh nghiệp Những quy định đó bao gồm các nguyên tắc bắt buộc khi tuyển nhân viên Chẳng hạn như bắt buộc phải quảng cáo trên báo cho một số vị trí, một số vị trí khác thì chỉ tuyển nội bộ Họ cũng thường có các

kế hoạch tuyển và đào tạo những người chưa có những kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết

Các doanh nghiệp nhỏ thường linh hoạt hơn, đôi khi việc tuyển dụng có thể chỉ đơn giản là “Bạn có biết ai có thể ? một quy trình rất đơn giản trong

đó người ta sử dụng các mối quan hệ cá nhân để tìm ra những người có kỹ năng và phẩm chất phù hợp với doanh nghiệp mình

Tuy nhiên, dù áp dụng một chính sách tuyển dụng linh hoạt hay cứng nhắc, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về

32

tuyển dụng lao động

Mục tiêu của tuyển dụng là chiêu mộ được nhân viên có kiến thức, kỹ năng, năng lực và động cơ phù hợp với các yêu cầu của công việc và các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp Để đạt được kết quả tốt nhất, doanh nghiệp không những phải xem xét yêu cầu của vị trí cần tuyển mà còn phải xác định nhu cầu tương lai, không chỉ đánh giá năng lực hiện tại của ứng viên mà phải quan tâm đến cả những tiềm năng của họ Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải có chính sách tuyển dụng rõ ràng với quy trình tuyển dụng hợp lý