Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND phường thịnh đán – TP thái nguyên – tỉnh thái nguyên

Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của luật công chứng 2014 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của UBND Phường Thịnh Đán – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên đã cũng cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn

Thái Nguyên, ngày tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Mè Việt Huy

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan nội dung nghiên cứu trong khóa luận tốt nghiệp này là

do em nghiên cứu từ các tài liệu tham khảo cùng quá trình khảo sát thực và đi đến việc xây dựng chương trình với các chức năng đã khảo sát và phân tích thiết

kế hệ thống trong bài khóa luận

Các số liệu, bảng biểu và kết quả trong khóa luận là trung thực, các nhận xét xuất pháp từ thực tiễn và kinh nghiệm hiện có

Sinh viên

Mè Việt Huy

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH vi

Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỒ SƠ VÀ HỒ SƠ CHỨNG THỰC 4

1.1 Khái niệm hồ sơ 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Chức năng của hồ sơ 4

1.1.3 Phân loại hồ sơ 5

1.2 Hồ sơ chứng thực 7

1.2.1 Giới thiệu chung về công tác chứng thực 7

1.2.2 Các loại hồ sơ chứng thực 9

1.2.3 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực 9

1.3 Thủ tục chứng thực 11

1.3.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 11

1.3.2 Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực 11

1.3.3 Nghĩa vụ và quyền của chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND xã (phường) 12

1.3.4 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 12

1.3.5 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính 13

1.3.6 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính 13

1.3.7 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính 13

1.4 Thủ tục chứng thực chữ ký, hồ sơ hợp đồng, văn bản đã được soạn sẵn 13

1.4.1 Thủ tục chứng thực chữ ký và thời hạn chứng thực chữ ký 14

1.4.2 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản quyền của người sử dụng đất 14 1.4.3 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn 15

1.4.4 Hồ sơ trình tự chứng thực và ký chứng thực 16

1.4.5 Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc và sửa lỗi kỹ thuật 19

1.4.6 Chứng thực hợp đồng, văn bản đo người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp và chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng 19

1.5 Chế độ lưu trữ và báo cáo, giải quyết khiếu nại 20

1.5.1 Chế độ lưu trữ 20

1.5.2 Chế độ báo cáo 20

1.5.3 Giải quyết khiếu nại 21

Chương 2.THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN –THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN – TỈNH THÁI NGUYÊN 23

2.1 Tình hình chung về UBND phường Thịnh Đán 23

2.1.1 Vị trí 23

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 23

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ vủa UBND phường 24

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của công chức tư pháp – hộ tịch 27

2.2 Thực trạng về công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán 29 2.2.1 Tình hình về hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán 29

2.2.2 Tình hình về công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND phường Thịnh Đán 29

2.2.3 Quy trình quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND phường Thịnh Đán 33

2.2.3 Một số quy định về quản lý hồ sơ chứng thực 35

2.2.4 Một số biểu mẫu của hồ sơ chứng thực 39

2.2.5 Kết quả đạt được 48

2.3 Đánh giá chung 49

2.3.1 Ưu điểm 49

2.3.2 Hạn chế 50

2.4 Một số kiến nghị liên quan đến hoạt động chứng thực 51

2.4.1 Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực còn chưa phù hợp 51

2.4.2 Đề xuất một số giải pháp 53

Chương 3.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN – TP THÁI NGUYÊN – TỈNH THÁI NGUYÊN 55

3.1 Giới thiệu về phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực 55

3.1.1 Giới thiệu chung về phần mềm 55

3.1.2 Lợi ích mà phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực mang lại 55

3.1.3 Điều kiện cài đặt sử dụng phần mềm 56

3.1.4 Các chức năng chính của phần mềm 56

3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực vào thực tế quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán 57

3.2.1 Hồ sơ chứng thực 57

3.2.2 Chức năng quản lý công dân chứng thực 59

3.2.3 Chức năng quản lý phòng ban 60

3.2.4 Chức năng quản lý các lĩnh vực chứng thực 61

3.2.5 Chức năng quản lý thông tin người ký chứng thực 62

3.2.6 Chức năng quản lý phân quyền quản lý người dùng 63

3.2.7 Chứng năng lưu trữ phục hồi và bảo vệ dữ liệu 64

3.3 Đề xuất triển khai phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực 64

3.3.1 Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo về quản lý hồ sơ chứng thực 64

3.3.2 Tăng cường hạ tầng cơ sở công nghệ 64

3.3.3 Đảm bào tài chính 65

3.3.4 Nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên 65

KẾT LUẬN 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức UBND Phường Thịnh Đán 23

Hình 2.3 Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ chứng thựctại UBND Phường Thịnh Đán 33

Hình 2.4 Danh mục thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền UBND Phường Thịnh Đán 36

Hình 2.5 Danh mục thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền UBND Phường Thịnh Đán 37

Hình 2.4 Bảng niêm yết công khai mức thu lệ phí chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán 38

Hình 2.5 Biên lai thu lệ phí chứng thực 39

Hình 2.6 Biểu mẫu bìa sổ chứng thực bản sao từ bản chính 43

Hình 2.7 biểu mẫu bìa sổ chứng thực chữ ký / chứng thực điểm chỉ 44

Hình 2.8 Biểu mẫu bìa sổ chứng thực hợp đồng giao dịch 45

Hình 2.9 Biểu mẫu sổ chứng thực bản sao từ bản chính 46

Hình 2.10 Biểu mẫu sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ 47

Hình 2.11 Biểu mẫu sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch 48

Hình 3.1 Giao diện đăng nhập của phần mềm 55

Hình 3.2 Sơ đồ chức năng của chương trình quản lý hồ sơ chứng thực 56

Hình 3.3 Giao diện chức năng nhập hồ sơ chứng 57

Hình 3.4 Giao diện form nhập dữ liệu hồ sơ chứng thực 58

Hình 3.5 Chức năng tìm kiếm hồ sơ chứng thực 58

Hình 3.6 Giao diện chức năng quản lý công dân chứng thực 59

Hình 3.7 Giao diện Form nhập thêm công dân chứng thực 59

Hình 3.8 Giao diện chức năng quản lý phòng ban 60

Hình 3.9 Giao diện Form nhập thông tin phòng ban 60

Hình 3.10 Giao diện chức năng quản lý lĩnh vực chứng thực 61

Hình 3.11 Giao diện Form nhập thông tin lĩnh vực chứng thực 61

Hình 3.12 Giao diện chức năng quản lý thông người ký chứng thực 62

Hình 3.13 Giao diện Form nhập thông tin người ký chứng thực 62

Hình 3.14 Giao diện chức năng phân quyền 63

Hình 3.15 Giao diện Form nhập thông tin người dùng và phân quyền 63

Hình 3.16 Giao diện chức năng lưu trữ phục hồi dữ liệu 64

BẢNG KÝ TỰ VIẾT TẮT

STT KÝ TỰ VIẾT TẮT DỊCH NGHĨA

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Nghị định 75 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng

và UBND huyện Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và được thay thế bởi nghị định Số 23/2015/NĐ-CP Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của luật công chứng 2014 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp phường đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có phòng công chứng và UBND cấp huyện như Nghị định số 75 trước đây

Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số Số 23/2015/NĐ-CP chứng thực được giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp xã, phường, vì không được trang bị các công cụ hỗ trợ

để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện

Qua thời gian học tập tại Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông, chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi đã phần nào hiểu được yêu cầu của công tác quản lý cũng như vai trò của tin học trong công tác quản lý và những ứng dụng cụ thể trong từng công việc Trên cơ sở bài báo cáo thực tập tốt nghiệp,

trong khóa luận tốt nghiệp này, tôi thực hiện đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán –

TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên” Bên cạnh những nội dung đã có, tôi sẽ đi sâu hơn vào việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán Với kinh nghiệm thực tế trong công việc và được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Phạm Thị Bích Hải, tôi đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp theo đúng thời gian quy định Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành khóa luận, mặc dù đã rất nỗ lực và cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiến thức còn hạn chế, sự tìm hiểu chưa được sâu nên không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô và các bạn để đề tài của tôi có thể hoàn thiện hơn

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán – TP.Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán – TP.Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu làm rõ lý luận về hoạt động chứng thực

- Tình hình hoạt động chứng thực và thực trạng quản lý nhà nước về hoạtđộng chứng thực ở UBND Phường Thịnh Đán – TP.Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên

- Những giải pháp nhằm đổi mới để nâng cao chất lượng hiệu quả của hoạt động chứng thực

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

- Nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp quan sát khoa học

- Phương pháo thu thập

- Phương pháp phân tích

- Phương pháp đánh giá tổng hợp

6 Dự kiến đóng góp của đề tài

- Làm rõ nội dung quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực và thực trạng của công tác này hiện nay ở UBND cấp Phường

- Đề xuất các giải pháp nhằm đổi mới để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực

- Là tài liệu để giúp cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực trong thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực tại các UBND cấp xã (phường)

7 Tài liệu nghiên cứu của đề tài

- Luật chứng thực, luật đất đai

- Thông tư liên tịch của bộ Tư pháp – Tài chính liên quan đến công tác chứng thực

- Nghị định, văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công tác chứng thực

8 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đề tài chia thành 3 chương:

- Chương 1 Cơ sở lý thuyết chung về hồ sơ và hồ sơ chứng thực

- Chương 2 Thực trạng và quy trình quản lý hồ sơ chứng thực tại UBNDPhường Thịnh Đán tại UBND Phường Thịnh Đán –TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên

- Chương 3 Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý

hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỒ SƠ VÀ HỒ SƠ CHỨNG THỰC

1.1 Khái niệm hồ sơ

Theo Khoản 10, Điều 2, Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”

1.1.2 Chức năng của hồ sơ

1.1.2.1 Nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, viên chức

Trong một cơ quan, đơn vị nếu các văn bản sau khi giải quyết xong được lập thành hồ sơ theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và của từng đơn vị, sẽ giúp cho cán bộ, viên chức và thủ trưởng cơ quan khi cần tìm được nhanh chóng và đầy đủ; nghiên cứu vấn đề có hệ thống và trọn vẹn;

đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng, kịp thời và tiết kiệm được thời gian Như vậy, sẽ góp phần nâng cao năng suất công tác của các cán

bộ, viên chức Từ đó nâng cao chất lượng làm việc của cả cơ quan, đơn vị

1.1.2.2 Giúp cho cơ quan, đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ

Khi văn bản đã được tập hợp đầy đủ và lập thành hồ sơ, sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý có thể nắm chắc được thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình; xác định được hồ sơ, tài liệu nào quan trọng, có giá trị cần được bảo quản chu đáo; phát hiện những văn bản bị phân tán, thất lạc do mượn tùy tiện; giữ gìn được bí mật quốc gia, bí mật của cơ quan, tổ chức

1.1.2.3 Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Theo quy định của pháp luật, sau khi các văn bản ban hành hết hiệu lực, sau một năm kể từ năm công việc đó kết thúc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành) Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải các tài liệu rời lẻ Đối với lưu trữ cơ quan, nếu hoạt động lập hồ sơ ở văn thư được thực hiện tốt, sẽ tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác Nhờ vậy sẽ nâng cao được hiệu suất công tác và chất lượng tài liệu lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cán bộ cơ quan, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý, sản xuất và nghiên cứu của cơ quan

1.1.3 Phân loại hồ sơ

Tính chất của hổ sơ được xác định trên cơ sở tính quy phạm pháp luật của các văn bản có trong hồ sơ Sự phân loại trên cơ sở tiêu chí này sẽ giúp cho người sử dụng hồ sơ chủ động trong việc lập, sử dụng, lưu trữ và tổ chức nộp lưu

hổ sơ một cách chính xác Thông thường, trong một cơ quan, đơn vị thường có

03 loại hồ sơ chính: Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơ nhân sự

Nghị định số 128-CP ngày 8/9/1968 của Hội đồng Chính phủ quy định

“Các đơn vị công tác phải thường xuyên tập hợp và sắp xếp theo thứ tự, ngày tháng tất cả những văn bản, giải thích, hướng dẫn thi hành các chính sách, chế

độ, thể lệ có liên quan tới từng mặt nghiệp vụ của mình lập thành hồ sơ nguyên tắc để giúp cho việc tra cứu, tìm hiểu luật lệ trong công việc hàng ngày được dễ dàng, nhanh chóng”

Ví dụ: Hồ sơ nguyên tắc của một cán bộ tư pháp quản lý chứng thực phải

có một số văn bản sau:

1 Luật thi công chứng số Số: 53/2014/QH13, ban hành ngày ngày 20 tháng 06 năm 2014

2 Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP của chính phủ ban hành ngày 16 tháng

02 năm 2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

3 Thông tư liên tịch số:158/2015/TTLT-BTC-BTP của Bộ Tài Chính –

Bộ Tư Pháp ban hành ngày 12 tháng 10 năm 2015 quy định mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch

4.Thông tư 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 về việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

5 Thông tư liên tịch số: 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư Pháp ban hành ngày

29 tháng 12 năm 2015 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của nghị đinh số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

1.1.3.2 Hồ sơ công việc

Hồ sơ công việc là hồ sơ được lập ở các cơ quan, tổ chức chủ yếu là các văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc

Ví dụ: Hồ sơ chứng thực mua bán xe máy:

+ Chứng minh thư người mua và người bán

+ Giấy xác nhận mua bán cho tặng xe

+ Giấy tờ xe có liên quan

1.1.3.3Hồ sơ nhân sự

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức còn hình thành nên loại hồ sơ

về một cá nhân cụ thể - Hồ sơ nhân sự Hồ sơ nhân sự thường được lập ở đơn vị,

bộ phận phụ trách công tác tổ chức cán bộ (Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Hành

chính – Tổ chức, Phòng Hành chính) nhằm phục vụ cho viêc quản lý và sử dụng cán bộ của cơ quan, thường gồm các văn bản như:

Khái niệm:Hồ sơ chứng thực là một tập văn bản sao chụp từ bản gốc của

các văn bản giấy tờ đã được ký của các cá nhân tổ chức có thẩm quyền hoặc các

tổ chức cá nhân được cấp phép theo quy định của pháp luật Hồ sơ chứng thực có

giá trị như bản chính và được các cơ quan tổ chức có thẩm quyền chứng thực

1.2.1 Giới thiệu chung về công tác chứng thực

1.2.1.1 Khái niệm chung về công tác chứng thực

Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuật ngữ như sau:

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩmquyền theo quy định căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn

cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng,

giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập

có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy

đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc

“Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp

“Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của Nghị định này

“Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

1.2.1.2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực

đã ký chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ văn bản

-Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

-Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

-Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

-Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

-Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

-Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ

ký người dịch;

-Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

-Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhàở;

tiếng nước ngoài (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài )

- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng việt và tiếng nước ngoài)

Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:

Theo Luật Đất đai năm 2013 thì:

+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải

có chứng thức của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của phòng công chứng theo quy định của nhà nước

+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn nơi có đất

+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn nơi có đất

+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà nước

+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn nơi có đất

+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất của

hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp phường, thị trấn nơi có đất

1.2.3.2 Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường

Công chức Tư pháp - Hộ tịch phường, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực Công chức Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực

1.3 Thủ tục chứng thực

1.3.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Tuy nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:

+ Bản chính cấp lần đầu;

+ Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;

+ Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính

Chứng thực bản sạo từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm

2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

1.3.2 Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực

- Có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phòng

Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp phường hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực

- Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu không đồng ý với lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà

họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực

1.3.3 Nghĩa vụ và quyền của chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND xã (phường)

Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác, đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực

- Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo, phối hợp với

cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo

- Trong trường hợp từ chối chứng thực, Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực, nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp phường đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực Khi chứng thực bản sao từ bản chính Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp

phường phải ghi rõ "chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp phường

Chú ý: Trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tô lại nhưng không làm thay đổi nội dung thì cũng được chứng thực

Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

1.3.5 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính

Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp phường Uỷ ban nhân dân cấp phường phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức

Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp phường phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực

1.3.6 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;

- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật;

- Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao

1.3.7 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 02 ngày làm việc

1.4 Thủ tục chứng thực chữ ký, hồ sơ hợp đồng, văn bản đã được soạn sẵn

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy

tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

1.4.1 Thủ tục chứng thực chữ ký và thời hạn chứng thực chữ ký

1.4.1.1 Thủ tục chứng thực chữ ký

Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ là của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;

- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch

Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường

Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp phường phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực; số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp phường

1.4.1.2 Thời hạn chứng thực chữ ký

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sang hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó, trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 03 ngày làm việc

1.4.2 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản quyền của người sử dụng đất

1.4.2.1 Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản

Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về: + Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;

+ Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của pháp luật về dân sự

Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn phải chịu trách nhiệm về:

+ Thời điểm, địa điểm chứng thực;

+ Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại thời điểm chứng thực;

+ Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức phường hội;

+ Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản

Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp: + Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;

+ Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp

1.4.3 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn

1.4.3.1 Thủ tục chứng thực

Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:

- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản;

- Bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

- Bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của luật đất đai năm 2013

- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người

sử dụng đất đối với một phần thửa để;

- Bản sao giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan

hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng

di sản theo pháp luật;

- Bản sao di chúc, giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người;

- Bản sao giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan

hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất;

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định;

- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được nhà nước giao đất có thu tiền

sử dụng đất; tổ chức kinh tế được nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được nhà nước cho thuê đất mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít nhất là 5 năm;

- Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư

Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên

1.4.4 Hồ sơ trình tự chứng thực và ký chứng thực

1.4.4.1 Hồ sơ trình tự chứng thực

- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu, cán bộ Tư pháp -

Hộ tịch phường, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực

- Trường hợp người có bất động sản không có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 điều 50 của luật đất đai hoặc có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong giấy chứng nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính phường, phường, thị trấn phải

xác nhận các thông tin về thửa đất Trường hợp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân phường, phường, thị trấn gửi phiếu yêu cầu đến văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn chứng thực

- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phường thị trấn ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT)

và trình Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn thực hiện

ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phường, thị trấn ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực

- Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phường, thị trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực

- Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực

- Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí

1.4.4.2 Ký chứng thực

Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ nghe Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng thì ký tắt

vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện công chứng, chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng

Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh

số thứ tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai

Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký

Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;

+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ xuất trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực; người yêu cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực

Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào

Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm chứng

Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, bản chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực đã xuất trình các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có Mỗi hồ sớ phải được đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu

1.4.5 Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc và sửa lỗi kỹ thuật

1.4.5.1 Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc

Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan chứng thực

Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện chứng thực ký vào văn bản chứng thực

1.4.5.2 Việc sửa lỗi kỹ thuật

Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực được sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực hiện, với điều kiện việc sửa đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết

Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản chứng thực Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực

Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chú, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của cơ quan

Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là người đã thực hiện việc chứng thực đó Trong trường hợp người đã thực hiện việc chứng thực không còn làm công tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó

1.4.6 Chứng thực hợp đồng, văn bản đo người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp và chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng

1.4.6.1 Chứng thực hợp đồng, văn bản đo người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp

Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng

Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng thực Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung

mà người yêu cầu chứng thực đã nêu, việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính, nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực

đã nêu; nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng

1.4.6.2 Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng

Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của phòng công chứng

Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên giao kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bỏ hợp đồng đó

1.5 Chế độ lưu trữ và báo cáo, giải quyết khiếu nại

đã chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan Việc đối chiếu bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ

1.5.2 Chế độ báo cáo

Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số liệu về chứng thực định kỳ 6 tháng và hàng năm

Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc và kết quả hoạt động chứng thực tại địa phương mình, đồng thời nêu rõ những khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có)

Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực Số liệu thống

kê kèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng 3 của năm báo cáo, số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo

1.5.3 Giải quyết khiếu nại

Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực không đúng với quy định của pháp luật

Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn như sau:

+ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại

+ Người yêu cầu chứng thức không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, TP Thái Nguyên thuộc tỉnh Thái Nguyên Trong trường hợp khiếu nại tiếp, người yêu cầu chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết

Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao

quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh, phường, phường, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, phường, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết Quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là quyết định cuối cùng

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN –

THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN – TỈNH THÁI NGUYÊN

2.1 Tình hình chung về UBND phường Thịnh Đán

lộ 260 nối giữa trung tâm thành phố Thái Nguyên và huyện Đại Từ chạy qua Ngoài ra, còn có tuyến tỉnh lộ 263 nối với xã Tân Cương và xã Phúc Trìu, kéo dài đến đập Hồ Núi Cốc thuộc thành phố Thái Nguyên Tuyến đường tránh thành phố Thái Nguyên cũng đi qua địa bàn phường

Trên địa bàn phường Thịnh Đán có một số cơ sở giáo dục và y tế như bệnh viện A Thái Nguyên, bệnh viện y học cổ truyền, bệnh viện tâm thần, cao đẳng sư phạm, cao đẳng y tế Thái Nguyên

an

Kế toán - tài chính

Tài nguyên môi trường

Văn hoá

xã hội

Văn phòng thống

kê

PHÓ CHỦ TỊCH VĂN HOÁ - XÃ HỘI

P

Tư pháp

hộ tịch

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ vủa UBND phường

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

4 Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;

5 Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

2 Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương;

3 Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật;

4 Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề mới

Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;

2 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

3 Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

4 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

2 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

3 Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

4 Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch

sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

5 Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

6 Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách

ở địa phương theo quy định của pháp luật;

7 Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa

ở địa phương

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

2 Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

3 Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

4 Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân

ở địa phương theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền;

3 Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ chức HĐND & UBND và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;

2 Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật;

3 Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của pháp luật;

4 Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của công chức tư pháp – hộ tịch

Theo điều 7, thông tư liên tịch số Số: 01/2009/TTLT-BTP- BNVngày 28 tháng 04 năm 2009 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Phòng Tư pháp thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện và Công tác Tư pháp của Ủy ban nhân dân cấp xã như sau:

1 Ban hành và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, quyết định, chỉ thị về công tác tư pháp ở cấp xã; theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền quyết định hoặc phê duyệt

2 Tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, pháp lệnh theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp huyện và cơ quan Tư pháp cấp trên

3 Tổ chức thực hiện việc tự kiểm tra các quyết định, chỉ thị do Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; rà soát văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng quy ước, hương ước thôn, tổ dân phố phù hợp với quy định pháp luật hiện hành

4 Theo dõi, báo cáo tình hình thi hành văn bản quy phạm pháp luật, phát hiện, đề xuất biện pháp giải quyết những khó khăn vướng mắc trong thi hành văn bản quy phạm pháp luật ở cấp xã với Phòng Tư pháp cấp huyện

5 Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý, khai thác, sử dụng Tủ sách pháp luật ở cấp xã

6 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động hòa giải ở cơ sở, bồi dưỡng, cung cấp tài liệu nghiệp vụ cho tổ viên Tổ hoà giải trên địa bàn theo sự hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên

7 Thực hiện việc đăng ký, đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi; thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi và bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi; đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn theo quy định của pháp luật; quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch

8 Thực hiện một số việc về quốc tịch thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật

9 Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật

10 Phối hợp với cơ quan thi hành án dân sự trong thi hành án dân sự trên địa bàn theo quy định của pháp luật

11 Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác tư pháp được giao với Ủy ban nhân dân cấp huyện và Phòng Tư pháp

12 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao

2.2 Thực trạng về công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán

2.2.1 Tình hình về hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán

Trong những năm qua, hoạt động chứng thực đã thể hiện vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế xã hộ của đất nước, góp phần thúc đẩy nền kinh tế, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, tinh tế của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước

Luật công chứng có hiệu lực ngày 01/01/2015 Luật công chứng cũng có một số điểm mới như tách chức năng chứng thực ra khỏi chức năng công chứng

Giao việc chứng thực, xác nhận chữ ký cho UBND cấp phường và được thực hiện theo nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

Nghị Định 23/2015/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính một cách mạnh mẽ đáp ứng được mong mỏi của nhân dân trong vấn đề bản sao Nghị định này được đưa về UBND cấp phường, tuy nhiên mỗi nơi có một cách thực hiện khác nhau, cách làm khác nhau

2.2.2 Tình hình về công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND phường Thịnh Đán

Hiện nay, tại UBND phường Thịnh Đán, người chịu trách nhiệm thực hiện

và quản lý hồ sơ chứng thực là Cán bộ Dương Thị Châm

Mọi vấn đề liên quan đến công tác chứng thực và quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND phường Thịnh Đán đều thực hiện theo những văn bản Quy phạm pháp luật sau:

- Luật thi công chứng số Số: 53/2014/QH13, ban hành ngày ngày 20 tháng

06 năm 2014

- Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP của chính phủ ban hành ngày 16 tháng 02 năm 2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Thông tư liên tịch số:158/2015/TTLT-BTC-BTP của Bộ Tài Chính – Bộ

Tư Pháp ban hành ngày 12 tháng 10 năm 2015 quy định mức thu, chế độ thu, nộp

và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Thông tư 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 về việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Thông tư liên tịch số: 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư Pháp ban hành ngày

29 tháng 12 năm 2015 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của nghị đinh số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Thông tư liên tịch số số: 01/2009/TTLT-BTP- BNV của Bộ Tư Pháp –

Bộ Nội Vụ ban hành ngày 28 tháng 04 năm 2009 Hướng dẫn chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Phòng Tư pháp thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện và Công tác Tư pháp của Ủy ban nhân dân cấp xã

2.2.2.1 Thực trạng về quản lý hồ sơ chứng thực cấp bản sao từ sổ gốc

UBND Phường Thịnh Đán là một cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực hiện việc cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch Khi tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thì theo quy định của pháp luật phải thực hiện đúng thời hạn cấp bản sao trong ngày khi tiếp nhận yêu cầu Trên thực tế tại UBND Phường Thịnh Đán thì việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật Cán bộ tư pháp đảm bảo được nhiệm vụ của mình Tuy nhiên bên cạnh những mặt đã đạt được thì đôi lúc vẫn còn những vướng mắc bởi trên thực tế có khi Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND phường bận họp không có mặt tại trụ sở làm việc để

ký giấy tờ hộ tịch do tư pháp phường thực hiện tiếp nhận nên không thể giải quyết những yêu cầu của người dân ngay được mà phải hẹn lại sang ngày hôm sau mới giải quyết Bên cạnh đó thì đội ngũ cán bộ Tư pháp phường có 01 người nên có lúc không thể giải quyết kịp thời được những công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng của nhân dân