Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản tại sở nội vụ tỉnh thái nguyên

- Chương trình cũng giúp quản lý tốt hơn những công văn và các loại văn bản khác của các cơ quan Nhà nước cấp trên và của các cơ quan trực thuộc Bộ  Kết cấu của đề tài Trong quá trình

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới ThS.Nguyễn Thị Hằng và ThS Trần Thu Phương (Khoa hệ thống thông tin kinh tế) đã từng bước hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập và hoàn thiện thực tập khóa luận tốt nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh

tế - trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, đã chỉ bảo về kiến thức chuyên môn và tinh thần học tập độc lập, sáng tạo để tôi có được những kiến thức thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, cán bộ phòng Hành chính-Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Thái Nguyên đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi rất nhiều trong quá trình hoàn thiện khóa luận của mình

Bên cạnh đó, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn

bè - những người luôn sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để tôi có thể thực hiện

đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

Trong quá trình thực hiện đề tài tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng

do thời gian và khả năng có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, rất mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế khi ra trường, cần tới sự miệt mài của bản thân và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo Tôi đã tổng hợp các kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế nhằm hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Tôi xin cam đoan: Nội dung của khóa luận không sao chép của bất kỳ khóa luận nào và là sản phẩm của chính bản thân tôi nghiên cứu thực tế xây dựng lên Mọi thông tin và nội dung sai lệch tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ

Thái Nguyên, tháng 4 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Ánh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ SỞ NỘI VỤ TỈNH THÁI NGUYÊN 4

1.1 Giới thiệu về văn bản 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý 4

1.1.3 Yêu cầu đối với công tác quản lý văn bản 6

1.1.4 Phân loại văn bản 7

1.1.5 Một số quy định về soạn thảo, ban hành văn bản 9

1.2 Khái quát chung về Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên 14

1.2.1 Tên, địa chỉ, số điện thoại, email 14

1.2.2 Qúa trình hình thành và phát triển 14

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ chung 16

1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 16

1.2.5 Phương hướng hoạt động trong thời gian tới 19

1.2.6 Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực 20

Chương 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ NỘI VỤ23 TỈNH THÁI NGUYÊN 23

2.1.Thực trạng quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên 23

2.2 Khảo sát thực trạng giải quyết công việc tại bộ phận hành chính- văn phòng, Sở nội vụ Tỉnh Thái Nguyên 25

2.2.1 Thực trạng công tác hành chính tại Sở Nội Vụ tỉnh Thái Nguyên Với trình tự quản lý văn bản đến như sau: 25

2.2.2 Thực trạng giải quyết công việc tại bộ phận văn thư 34

2.3 Quy trình quản lý văn bản đi- đến tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên 36

2.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi 36

2.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến 39

2.4 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên 42

2.4.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên 42

2.4.2 Giải pháp, phương thức ứng dụng phần mềm 42

2.4.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 43

2.4.4 Nâng cấp, thay thế các trang thiết bị đã cũ và lạc hậu 43

Chương 3 KẾT QUẢ ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH THÁI NGUYÊN NĂM 2017 44

3.1 Giới thiệu về Microsoft Excel 44

3.1.1 Tìm hiểu về phần mềm Microsoft Excel 44

3.2 Xây dựng chương trình và kết quả quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên năm 2017 48

KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở nội vụ 17

Hình 2.1: Sổ chuyển giao văn bản đến 28

Hình 2.2: Quy trình quản lý văn bản đi 36

Hình 2.3: Mẫu sổ quản lý văn bản đi 37

Hình 2.4 Quy trình quản lý văn bản đến 39

Hình 2.5 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 40

Hình 3.1: Các thành phần của workbook 45

Hình 3.2: Giao diện Excel 45

Hình 3.3: Các lệnh trong thực đơn office 46

Hình 3.4: Thanh công cụ Ribbon 47

Hình 3.5: Ảnh chụp giao diện để đăng nhập chương trình 49

Hình 3.6: Ảnh chụp giao diện chương trình quản lý văn bản đi năm 2017 tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên 49

Hình 3.7:Ảnh chụp giao diện quản lý vản bản đi tháng 1 50

Hình 3.8: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu tờ trình của quản lý văn bản đi 50

Hình 3.9: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu quyết định của quản lý văn bản đi 51

Hình 3.10: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu thông báo của quản lý văn bản đi 51 Hình 3.11: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu báo cáo của quản lý văn bản đi 52

Hình 3.12: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu các văn bản khác của quản lý văn bản đi 52

Hình 3.13 Ảnh chụp giao diện chương trình quản lý văn bản đến tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên năm 2017 53

Hình 3.14: Ảnh chụp giao diện hệ thống quản lý văn bản đến tháng 1 53

Hình 3.15: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu tờ trình của quản lý văn bản đến 54

Hình 3.16 Ảnh chụp giao diện nội dung lưu quyết định của quản lý văn bản đến 54

Hình 3.17: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu thông báo của quản lý văn bản đến 55

Hình 3.18: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu báo cáo của quản lý văn bản đến 55

Hình 3.19: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu các văn bản khác của quản lý văn bản đến 56

Hình 3.20: Ảnh chụp cửa sổ chương trình quản lý văn bản với biểu tượng Insert Hyperlink 57

LỜI MỞ ĐẦU

 Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế do đó cũng không tránh khỏi những xu hướng toàn cầu Tin học hóa trong mọi lĩnh vực đang là mối quan tâm và là mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc biệt là các nước đang phát triển như Việt Nam

Hiện nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng mang tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại Đã có rất

nhiều bộ phần mềm nổi tiếng như Microsoft Office, Excel, Access…vv đã trở

nên không thể thiếu trong các văn phòng hiện đại Nhưng trong thực tế đặt ra là phải có những phần mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng tiếng việt làm cho người dùng dễ thao tác, đem lại hiệu quả công việc cao, công tác văn thư không nằm ngoài thực tế đó Các nghiệp vụ văn thư ở đây nói chung

là vẫn còn nhiều khâu mang tính thủ công nhất là trong công tác quản lý và lưu trữ văn thư và tìm kiếm công văn theo các tiêu chí được yêu cầu như: tìm theo nội dung công văn, tìm theo tên công văn Bên cạnh đó thì việc lưu trữ công văn thủ công rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc công văn và không biết chính xác về các văn bản lưu trữ

Để hoàn thành nội dung bài báo cáo mà nhà trường đã đề ra, qua thời gian 3 tháng tìm hiểu và lý do tôi đã lựa chọn đề tài này Qua nghiên cứu hoạt động tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên nói chung đặc biệt là hoạt động của bộ phận tiếp hành chính- văn phòng tỉnh Thái Nguyên nói riêng tôi nhận thấy: Trước đây việc quản

lý các văn bản còn gặp nhiều khó khăn Nay với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản trở nên dễ dàng hơn, góp phần chống tệ quan liêu, cửa quyền, tham nhũng của một bộ phận cán bộ, công chức và nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần, thái độ phục vụ tổ chức, công dân của đội ngũ cán bộ, công chức Nâng cao chất lượng công vụ; hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước Làm rõ thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong giải quyết công việc liên quan đến tổ chức, công dân

Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản tại Sở nội vụ Tỉnh Thái Nguyên”

 Phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài

-Phương pháp thu thập thông tin

+ Quan sát ;

+ Nghiên cứu tài liệu

- Công cụ để thực hiện đề tài

Phần mềm Micosoft Excel

 Mục đích nghiên cứu

Chương trình quản lý văn bản giúp quản lý các loại văn bản một cách khoa học và hiệu quả Chương trình quản lý được toàn bộ nội dung văn bản cũng như các quy trình sử lý văn bản Các loại văn bản được quản lý trong chương trình bao gồm: công văn đi, đến, nội bộ, báo cáo, việc cập nhập thông tin văn bản được chương trình hỗ trợ giúp giảm thiểu thao tác của nhân viên văn thư- lưu trữ Chương trình quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, thông tin về văn bản được bảo quản trong đơn vị

Chương trình còn cung cấp một kho dữ liệu thống nhất, cho phép người sử dụng có thể tra cứu, tìm kiếm các văn bản cần thiết một cách nhanh chóng theo nhiều tiêu chí khác nhau Chương trình cũng đưa ra một hệ thống quản lý văn bản trong đơn vị phòng ban của mình một cách thuận tiện và nhanh chóng Em

hy vọng hệ thống này khi đi vào sử dụng có thể phát huy đầy đủ ý nghĩa thực tiễn

to lớn của nó trên các phương diện sau đây:

- Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý, tạo dựng môi trường bảo quản thông tin trong nội bộ cơ quan

- Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của cơ quan thông qua việc quản lý công văn, tài liệu, các văn bản cũng như quy trình xử lý văn bản của văn thư các bộ phận phòng ban và các chuyên viên trong đơn vị; lưu trữ, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo, các nghiệp vụ chuyên môn của các chuyên viên

- Nâng cao năng suất lao động

- Chương trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành, nhờ vậy mà tạo được sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản, thuận tiện trong sử dụng

- Chương trình cũng giúp quản lý tốt hơn những công văn và các loại văn bản khác của các cơ quan Nhà nước cấp trên và của các cơ quan trực thuộc Bộ

 Kết cấu của đề tài

Trong quá trình thực tập tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên nói chung và Phòng Hành chính –văn phòng nói riêng, thực tập tốt nghiệp được sự giúp đỡ nhiệt tình của tập thể cán bộ, cùng với sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, tôi đã hoàn thành bài thực tập khóa luận tốt nghiệp của mình với các nội dung chính sau:

Chương 1: Khái quát về quản lý văn bản và Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên Chương 2: Phân tích quy trình quản lý văn bản tại Sở nội vụ Tỉnh Thái Nguyên Chương 3: Kết quả ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý văn bản tại Sở

nội vụ tỉnh Thái Nguyên năm 2017

 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Đề tài sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2005, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong xây dựng ứng dụng quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên có ý nghĩa rất lớn cho ta cách nhìn tổng quan và chi tiết về chức năng của hệ thống này Đồng thời, kết quả của

đề tài là cơ sở khoa học giúp cho cơ quan có thể quản lý, nắm bắt kịp thời thông tin về quá trình thực hiện quy trình quản lý văn bản và đề tài giúp cho bản thân

em tổng hợp được những kiến thức được học trên lớp và sự tìm hiểu bên ngoài thực tế

Do trình độ hiểu biết và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cáo không thể tránh khỏi thiếu sót Em rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp của các thầy cô giáo

để báo cáo của em được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn

Chương 1

KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ

SỞ NỘI VỤ TỈNH THÁI NGUYÊN 1.1 Giới thiệu về văn bản

1.1.1 Khái niệm

Nghĩa hẹp: Văn bản là các tài liệu, giấy tờ… được hình thành trong quá

trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức) Bao gồm các chỉ thị, thông tư, Nghị quyết,nghị định, đề án công tác, báo cá , đơn từ…

Nghĩa rộng: Văn bản là một vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng

ngôn ngữ, ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỷ thuật, công văn giấy tờ, khẩ hiệu, băng ghi âm… ở các cơ quan doanh nghiệp

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu ) nhất định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau

Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác

1.1.2 Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý

Tầm quan trong của công tác quản lý văn bản

Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý văn bản là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung công

tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt

sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu

có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tác quản lý văn bản và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh

tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ

tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua

đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư

và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước

và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi

cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị

1.1.3 Yêu cầu đối với công tác quản lý văn bản

Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến phải đảm đảo các yêu cầu sau:

- Thống nhất: có nghĩ là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự thủ tục tiếp nhận chuyển giao văn bản đi đến, về mẫu các loai sổ đăng ký văn bản và các ghi chép về quản lý văn bản tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung của cơ quan có thẩm quyền không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình

- Chính xác: Yêu cầu được thể hiện trong việc tiếp nhận chuyển giao vào

sổ văn bản đi đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thưc hiện chuẩn xác, không thể sai xót nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả số ký hiệu và ngày tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành đây là một yêu cầu có nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung việc quản lý văn bản đi đến nói riêng

- Nhanh chóng, kịp thời:Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng trong đó có hoạt động quản lý cần được tiến hành đồng bộ khẩn chương và đạt hiệu quả cao,

có nghĩa là phải chạy đua với thời gian tranh thủ từng giờ từng phut không để lãng phí Công văn giấy tờ là giấy tờ quan trọng trong hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Đặc biệt đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhât định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ công việc sẽ gây nen tổn thất cho nhà nước đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của các bộ, công dân Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không dược để chậm trễ, nhât là đối với các văn bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc, đối với văn bản đến việc chu chuyển văn bản trong cơ quan phải được thực hiện theo con dường ngắn và hợp lý nhất

- An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ

bí mật Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận, chuyển giao, và lưu trữ văn bản Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về đảm bảo an toàn văn bản, tài liệu Những quy định đó cần được cơ quan tổ chức

cụ thể hóa và thực hiện nghiêm túc

1.1.4 Phân loại văn bản

 Các loại văn bản có tính pháp quy

- Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác

những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về đường lối, chủ trương, chính sách,kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản

- Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bản hành chính cá biệt)

Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức, ban hành chế độ, điều lệ, quy chế … kèm theo

- Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế

 Các văn bản hành chính thông thường

- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan

- Phân loại:Văn bản hành chính thông thường gồm:

+ Văn bản không có tên loại: Công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp,…)

+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,…

- Một số văn bản hành chính thông thường

+ Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các

quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết

+ Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn

đề, một việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn

đề nêu ra

+ Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó

+ Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,… để cấp trên xem xét, quyết định

+ Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt

+ Công văn: Là văn bản không có tên loại dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp hướng dẫn thực hiện các văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,

+ Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy

ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại

Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị

 Các loại giấy tờ hành chính

Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định Ví dụ: Giấy đề nghị vay vốn kiêm khế nước nhận nợ, giấy gia hạn nợ, giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,…

1.1.5 Một số quy định về soạn thảo, ban hành văn bản

- Văn bản hành chính

Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình,

kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;

- Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

 Thể thức văn bản

- Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

+ Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

 Quốc hiệu;

 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

 Số, ký hiệu của văn bản;

 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

 Nội dung văn bản;

 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

 Dấu của cơ quan, tổ chức;

 Nơi nhận;

 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật) + Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định

- Thể thức văn bản chuyên ngành

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ

- Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế

 Soạn thảo văn bản

- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002

- Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

+ Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

+ Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

 Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

 Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

 Soạn thảo văn bản;

 Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

 Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

 Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

-Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định

 Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

- Nhân bản đúng số lượng quy định;

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

- Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

và ủy ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

 Ký văn bản

- Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

+ Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này

- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

- Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai

 Bản sao văn bản

- Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục

- Thể thức bản sao được quy định như sau:

Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan,

tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức

vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận

- Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính

- Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo

1.2 Khái quát chung về Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên

1.2.1 Tên, địa chỉ, số điện thoại, email

Tên đơn vị: Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên

Địa chỉ: số 17, đường Đội Cấn, Phường Trưng Vương, Thành phố Thái Nguyên Email: sonoivu@thainguyen.gov.vn

Ðiện thoại:0280.3856.474 - Fax: 0280.3856.474

Weside: www.sonv.thainguyen.gov.vn

1.2.2 Qúa trình hình thành và phát triển

Cùng với tên gọi của ngành Nội vụ qua các thời kỳ lịch sử, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên cũng thay đổi các tên gọi khác nhau qua các quá trình phát triển của từng thời kỳ:

Trước năm 1963 cơ quan làm công tác Tổ chức nhà nước là Phòng Tổ chức cán bộ thuộc Uỷ ban hành chính tỉnh Thái Nguyên

Năm 1965, sau khi sáp nhập tỉnh Thái Nguyên và tỉnh Bắc Kạn, tên gọi là Ban Tổ chức dân chính tỉnh Bắc Thái

Năm 1968, Ban Tổ chức và Dân chính tỉnh Bắc Thái tách thành Ban Tổ chức chính quyền và Ban Thương binh an toàn xã hội

Tổ chức bộ máy, trước năm 1980 Ban Tổ chức chính quyền có 4 bộ phận, gồm có 2 phòng (Phòng Tuyển sinh, Phòng Chính quyền địa phương; 2 tổ (Tổ Hành chính, Tổ Cán bộ) Tháng 7 năm 1980 Trường Hành chính được sáp nhập vào Ban Tổ chức chính quyền Ban Tổ chức chính quyền có 5 bộ phận, gồm có 2 phòng (Phòng Tuyển sinh, Phòng Chính quyền địa phương; 2 tổ (Tổ Hành chính,

Tổ Cán bộ) và Trường Hành chính

Năm 1983 thành lập Ban Giáo dục chuyên nghiệp trực thuộc UBND tỉnh, nên công tác tuyển sinh được chuyển về Ban Giáo dục chuyên nghiệp Ban Tổ chức chính quyền có 4 bộ phận, gồm có Phòng Chính quyền địa phương; Tổ Hành chính, Tổ Cán bộ và Trường Hành chính

Năm 1985 Trường Hành chính được tách khỏi Ban Tổ chức chính quyền

Ban Tổ chức chính quyền có 3 bộ phận, gồm có Phòng Chính quyền địa phương,

Tổ Hành chính, Tổ Cán bộ

Năm 1988, thực hiện Quyết định số 227-HĐBT ngày 29/12/1987 của Hội đồng Bộ trưởng về việc sắp xếp lại tổ chức, tinh giản biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Bắc Thái đã thực hiện sắp xếp, kiện toàn lại tổ chức bộ máy, gồm có 3 phòng: Phòng Chính quyền địa phương, Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Tổng hợp

Năm 1993, Ban Tổ chức Chính quyền được bổ sung thêm nhiệm vụ theo dõi công tác tiền lương khu vực hành chính sự nghiệp tỉnh

Năm 1997, sau khi tách tỉnh Bắc Thái thành tỉnh Thái Nguyên và tỉnh Bắc Kạn, tên gọi là Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Thái Nguyên

Thực hiện Quyết định số 3523/QĐ-UBND ngày 29/12/2003 của UBND tỉnh Thái Nguyên, Ban Tổ chức Chính quyền được đổi tên thành Sở Nội vụ trực thuộc UBND tỉnh, từ ngày 01/01/2004

Thực hiện Quyết định 2955/QĐ-UB ngày 26/11/2004 của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên có 5 phòng chuyên môn và tương đương gồm: Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Chính quyền địa phương, Phòng Tổ chức-biên chế và quản lý Hội, Phòng Cán bộ, công chức, viên chức; Bộ phận Cải cách hành chính

Thực hiện Quyết định 1868/QĐ-UBND ngày 27/7/2016 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội

vụ, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên có 5 phòng chuyên môn và tương đương gồm: Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Xây dựng Chính quyền và công tác thanh niên, Phòng Tổ chứcbiên chế và Tổ chức phi Chính phủ, Phòng Công chức, viên chức; Phòng Cải cách hành chính

Qua quá trình hình thành và phát triển hơn 70 năm qua, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên đã đạt được nhiều thành tích, được các cấp, các ngành ghi nhận và tặng nhiều Giấy khen, Bằng khen, Cờ thi đua; đặc biệt đã được Chủ tịch nước

CHXHCN Việt Nam quyết định tặng Huân chương Lao động hạng ba vào năm

2005 (Quyết định số: 954/2005/QĐ-CTN ngày 26/8/2005 của Chủ tịch nước) và

Huân Chương Lao động hạng nhì năm 2011 (Quyết định số 731/QĐ-CTN ngày

18/5/2011 của Chủ tịch nước)

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ chung

Thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ

và các Thông tư hướng dẫn về chức năng nhiệm vụ liên quan của Bộ Nội vụ,Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDtỉnh có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác thanh niên

Trình UBND và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa bàn tỉnh

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,

đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

 Cơ cấu tổ chức của Sở hiện này gồm có:

Ban lãnh đạo gồm: giám đốc và 4 phó giám đốc

Các phòng ban chuyên môn thuộc Sở: Văn phòng Sở; Thanh tra; phòng Cán bộ, công chức; phòng Tổ chức bộ máy và Đào tạo, bồi dưỡng; phòng Chính quyền địa phương; phòng Công tác thanh niên- Cải cách hành chính;

Các đơn vị trực thuộc Sở: Ban Thi đua- Khen thưởng, Ban Tôn giáo, Chi

cục Văn thư- Lưu trữ

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên:

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở nội vụ

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

CÁC PHÒNG BAN

CHUYÊN MÔN

CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

BAN THI ĐUA KHEN - THƯỞNG

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

Nhìn chung, các phòng đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nhất định riêng, được xác lập đầy đủ theo quy định về số lượng cũng như chất lượng cán bộ, công chức, viên chức trong mỗi phòng Theo Quyết định số: 469/QĐ-SNV, ngày 22/07/2013 Về việc ban hành Quy định chức năng, niệm vụ và quyền hạn của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ; Thanh tra Sở ; Cơ quan Văn phòng Sở Nội vụ, Quy định:

Phòng Công chức, viên chức: Đảm nhiệm chức năng giúp Giám đốc sở

thực hiện chức năng quản lý nhà nước tronng công tác quản lý biên chế hành chính, sự nghiệp, hợp đồng theo nghị định 68/2000/NĐ-CP; tuyển dụng công chức, viên chức; quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và các chức danh trong doanh nghiệp nhà nước…Nhiệm vụ: tham mưu giúp Giám đốc sở về quản

lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp; Quản lý và sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; và thực hiện một số nhiệm vụ do Giám đốc Sở giao

Phòng Xây dựng chính quyền và Công tác thanh niên: Có chức năng tham

mưu , giúp Giám đốc sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực hoạt: tổ chức hoạt động của chính quyền các cấp; địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính; cán bộ, công chức cơ sở; tổ chức và hoạt động của xóm, tổ dân phố…Nhiệm vụ và quyền hạn về: Tổ chức chính quyền; Công tác quản lý địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính; về cán bộ, công chức sở…

Phòng Cải cách hành chính: Có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc sở

quản lý nhà nước và tổ chức triển khai các nhiệm vụ về công tác thanh niên và công tác cải cách hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh và làm cơ quan thường trực công tác thanh niên cải cách hành chính của tỉnh Nhiệm vụ và quyền hạn: Tham mưu, giúp Giám đốc sở về: Công tác thanh niên; Công tác cải cách hành chính; Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc Sở giao

Phòng tổ chức bộ máy và đào tạo, bồi dưỡng: Có chức năng tham mưu,

giúp Giám đốc sở quả lý nhà nước về tổ chức, bộ máy; đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; quản lý, tiếp nhận, bố trí học sinh, sinh viên cử tuyển…Nhiệm vụ và quyền hạn về Tổ chức bộ máy: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,

công chức, viên chức; xây dựng và phát triển nguồn nhân lực; Thi nâng ngạch công chức, viên chức…

Văn phòng Sở: Có chức năng về tham mưu, giúp Giám đốc Sở trong công

tác: Tài chính, kế toán; kế hoạch, tổng hợp; hành chính-quản trị; tổ chức cán bộ; thi đua khen thưởng; phòng cháy, chữa cháy; Cải cách hành chính, tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”

Thanh tra Sở: Thực hiên chức năng tham mưu, giúp giám đốc sởtwhcj

hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, tiêu cực; thực hành tiết kiệm, chỗng lãng phí và xử lý các vi phạm pháp luật

Ngoài ra, tổ chức các cơ quan thuộc Sở Nội vụ như Chi cục Văn thư - Lưu trữ cũng có vai trò hết sức quan trọng trong việc giúp Giám đốc Sở tham mưu cho UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về văn thư - lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định củ pháp luật; ban Thi đua - Khen thưởng thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan…

1.2.5 Phương hướng hoạt động trong thời gian tới

Năm 2016 là năm diễn ra Đại hội toàn quốc lần thứ XII của Đảng và Cuộc bầu

cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và đại biểu HĐND các cấp nhiệm kỳ 2016- 2021

Ngoài việc hoàn thành tốt các công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ, Sở Nội vụ tỉnh còn có trách nhiệm thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm

cụ thể như sau:

Tham mưu, trình UBND tỉnh Đề án tinh giản biên chế hành chính, sự nghiệp tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2016-2021 theo Nghị định 108/2014/NĐ-CP của Chính phủ về Chính sách tinh giản biên chế

Tham mưu UBND tỉnh triển khai thực hiện, cụ thể hóa chương trình, kế hoạch cải cải hành chính của tỉnh giai đoạn 2016-2020 và chỉ đạo thực hiện kế hoạch cải cách hành chính nhà nước năm 2016, nhằm tiếp tục tạo chuyển biến rõ rệt trong công tác cải cách hành chính nhà nước trên địa bàn, đáp ứng yêu cầu thực tiễn của xã hội

Tham mưu thực hiện tốt Nghị định 26/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chế độ, chính sách đối với cán bộ không đủ điều kiện về tuổi tái cử, tái bổ nhiệm giữ các chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn tỉnh; tham mưu

bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức, viên chức sau Đại hội Đảng bộ các cấp nhiệm

kỳ 2015-2020 và sau cuộc bầu cử đại biểu HĐND các cấp nhiệm kỳ 2016-2021

Tham mưu tổ chức, thực hiện tốt cuộc bầu cử Đại biểu Quốc hội khóa XIV và đại biểu ĐND các cấp nhiệm kỳ 2016-2021 Tham mưu chỉ đạo, chuẩn bị các điều kiện tổ chức Kỳ họp thứ nhất HĐND cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã các địa phương trên địa bàn để bầu các chức danh chủ chốt HĐND, UBND và thực hiện quy trình, thủ tục phê chuẩn kết quả bầu các chức danh theo quy định

Cải tiến toàn bộ chương trình các lớp bồi dưỡng năm 2016 và những năm tiếp theo theo hướng thiết thực và hiệu quả Tham mưu, phối hợp tổ chức các lớp bồi dưỡng đại biểu HĐND các cấp sau bầu cử đại biểu HĐND cấp tỉnh, cấp huyện

và cấp xã nhiệm kỳ 2016-2021

Tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện Chương trình phát triển thanh niên tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2016-2020 có hiệu quả, thiết thực, gắn chặt chẽ với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các cấp, các ngành Tiếp tục giải quyết chế độ, chính sách cho các trường hợp Cựu thanh niên xung phong đã hoàn thành nhiệm vụ trong kháng chiến chưa được giải quyết chế độ theo quy định

1.2.6 Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực

 Công tác hoạch định nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là cơ sở cho sự thành công của công tác quản

lý nguồn nhân lực và cuối cùng là thành công của Sở Qúa trình hoạch định là dự đoán trước những nhu cầu nhân lực của Sở trong thời gian nhất định Tại Sở Nội

vụ tỉnh Thái Nguyên thực hiện công tác này khá cẩn thận và chặt chẽ Sở luôn theo dõi và đánh giá thực trạng nguồn nhân lực sát sao qua từng năm về: Cơ cấu

số lượng, độ tuổi, giới tính, dân tộc, cơ cấu chất lượng và đề bạt các chỉ tiêu, kế hoạch thực hiện phát triển nhân lực của Sở Nội vụ từ nay đến năm 2020 Sau đó, kiến nghị và đề xuất với UBND tỉnh và Bộ Nội vụ để quan tâm, tổ chức và sắp

xếp đúng thực trạng nhân lực của Sở hiện nay

 Công tác phân tích công việc

Công tác này được Sở chú ý và lên kế hoạch rất kỹ nhất là việc xây dựng nội dung và trình tự của phân tích công việc Việc phân tích trên cơ sở xây dựng

“bảng mô tả công việc”, “bảng tiêu chuẩn công việc” và “bảng yêu cầu công việc với người thực hiện” Qua đó Sở sẽ lựa chọn và sắp xếp được đúng người, đúng việc, mang lại hiệu quả cao hơn và giảm bớt sự chồng chéo trong công việc

 Công tác tuyển dụng nhân lực

Là công tác rất quan trọng để tìm và thu hút những người có đủ trình độ thích hợp về làm việc cho các bộ phận chuyên môn

Tháng 4 năm 2016 tại Sở Nội vụ Thái Nguyên sẽ tổ chức thi công chức để

bù đắp sự thiếu hụt nhân lực trong những năm qua

Sở tổ chức thi tuyển theo đề án vị trí việc làm mà cơ quan Sở vừa hoàn thành, mỗi vị trí việc làm cần tuyển sắp tới đều tuyển dụng theo đúng chuyên ngành, ngành nghề và tiêu chuẩn mà Sở đã đặt ra Công tác tác này đang được thực hiện cẩn thận và chặt chẽ ngay từ khâu tuyển mộ và nhận hồ sơ

 Công tác sắp xếp, bố trí nhân lực cho các vị trí

Sắp xếp, ổn định nhân sự, bảo đảm bố trí nhân sự đúng người, đúng việc Cải tiến phương thức làm việc , giảm thiểu các công đoạn không làm giá trị tăng thêm, đảm bảo tính chuyên nghiệp, cạnh tranh cao trong môi trường làm việc

 Công tác đào tạo và phát triển nhân lực

Chức năng đào tạo và phát triển nhân lực là một hoạt động thiết yếu của

Sở Trong nên thị trường luôn biến động như hiện nay, những tiến bộ kỹ thuật diễn ra nhanh chóng, nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực có chất lượng ngày càng cao Đào tạo được xem là quá trình liên tục và là nỗ lực hợp tác giữa công chức

và người lao động của Sở Sở đang phấn đấu tiêu chuẩn hóa những mục tiêu về chất lượng đội ngũ công chức hiện nay

 Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc

Sở sử dụng quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc theo thành tích của công chức và người lao động.Và đánh giá theo mục tiêu mà mỗi cá nhân

công chức và người lao động đặt ra, từ đó xác định các tiêu chuẩn nào chưa được đáp ứng, và tiêu chuẩn đã hoàn thành mục tiêu từ đó đưa ra hệ thống lương, thưởng xứng đáng Từ đó hướng đến việc tăng tiêu chuẩn hoạt động của mỗi cá nhân và kết quả được phản ánh bằng sự thành công của Sở

 Công tác trả lương cho người lao động

Thực hiện theo quy định của pháp luật , các chính sách tiền lương đã được Nhà nước quy định cụ thể Trả lương dựa trên tính chất, đặc thù công việc và mức độ ưu tiên đối với từng vị trí, chức danh trong Sở Theo mặt bằng lương chung của xã hội, của ngành và của khu vực Quy định cụ thể tại Nghị định số 204/2004/ NĐ-CP ngày14 tháng 12 năm 2004 của Chính Phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang

 Quan điểm và các chương trình phúc lợi cơ bản

Thông qua hệ thống phúc lợi nhằm tạo động lực làm việc cho đội ngũ công chức và người lao động trong Sở, nhằm thu hút, duy trì lực lượng lao động

và nâng cao hiệu quả lao động

Ngoài các chế độ phúc lợi cơ bản do Nhà nước quy định như: Bảo hiểm

xã hội, chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí…Sở còn có những chế độ phúc lợi đặc biệt khác như:

 Tổ chức khám chữa bệnh định kỳ hàng năm

 Tổ chức đi thăm quan, du lịch cho toàn công chức, viên chức, người lao động trong Sở vào dịp đầu năm và nghỉ mát vào mùa hè

 Quà tặng chúc mừng nhân ngày lễ, tết như: 8/3, 20/10, tổ chức cho con

em nhân ngày quốc tế thiếu nhi, Trung thu…

 Tham gia các phong trào văn hóa, văn nghệ của Sở và của công đoàn tổ chức

 Công tác giải quyết các quan hệ lao động

Các vấn đề tranh chấp lao động được giải quyết theo quy định của Bộ Luật lao động Việt Nam, Luật Cán bộ, công chức, viên chức và nội quy, quy định của Sở,…đã được thông qua khi cán bộ, công chức ký hợp đồng lao động với Sở

Chương 2

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ NỘI VỤ

TỈNH THÁI NGUYÊN 2.1.Thực trạng quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên

Thực trạng quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên với quy chế công tác văn thư, lưu trữ như sau:

 Những quy định chung

Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Sở

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Sở nội

vụ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu nhập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản,thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Sở nội vụ

Đối tượng áp dụng: Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và tổ chức tương đương thuộc Sở, các đơn vị trực thuộc Sở, công chức, viên chức, và người lao động

Sở nội vụ

Điều 2 Giải thích từ ngữ

- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật , văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành (kể cả bản fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Sở nội vụ

- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Sở nội vụ ban hành

- Bản thảo văn bản là bản được viết tắt hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản

- Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được

Sở nội vụ ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

- Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Sở nội vụ ban hành

- Bản saoy chính là bản đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính

- Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính

- Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản sao y bản chinh và trình bày theo thể thức quy định

- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của Sở nội vụ

- Lập hồ sơ là tập hợp , sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của Sở nội vụ, cá nhân hình thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

- Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

- Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở nội vụ

- Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị

Điều 3 Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

- Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trong công việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan

- Tổ chức, xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành;

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư , lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Sở, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền

- Chánh văn phòng Sở giúp Giám đốc Sở trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại Sở nội vụ

- Trưởng các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và tổ chức tương đương thuộc Sở, thủ trưởng các đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Sở nội vụ về văn thư, lưu trữ

- Mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Sở nội vụ phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Sở về văn thư, lưu trữ trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ

Điều 4 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Sở phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành và bảo vệ bí mật nhà nước giúp cho việc quản lý văn bản tại cơ quan tốt hơn

2.2 Khảo sát thực trạng giải quyết công việc tại bộ phận hành chính- văn phòng, Sở nội vụ Tỉnh Thái Nguyên

2.2.1 Thực trạng công tác hành chính tại Sở Nội Vụ tỉnh Thái Nguyên Với trình tự quản lý văn bản đến như sau:

Tất cả công văn tài liệu, kể cả đơn, thư gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

- Thu hồi văn bản đến khi đã giải quyết xong

 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản gửi đến cơ quan từ bất kỳ nguồn nào đều phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký đầy đủ các thông tin trên chương trình Xử lý công văn đến Đối với những văn bản đến

không được đăng ký số đến quản lý tại văn thư cơ quan thì các cơ quan, đơn vị,

cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Việc đăng ký quản lý văn bản đến được đăng ký số đến theo năm bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm

 Trình duyệt, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến phải được trình cho Người có thẩm quyền duyệt và phân phối, chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết kịp thời Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận văn bản

- Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Các đơn vị, cá nhân trong cơ quan sau khi nhận văn bản đến đã giải quyết xong muốn chuyển tiếp văn bản đó đến nơi khác trong hay ngoài cơ quan, đều phải chuyển qua văn thư cơ quan để làm thủ tục theo dõi việc luân chuyển văn bản Việc giao nhận văn bản đến đều phải đăng ký vào sổ và có ký nhận đầy đủ theo quy định

- Việc trình, duyệt, phân phối và chuyển giao văn bản đến phải hoàn thành trong ngày Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc phân phối, chuyển giao văn bản đến

Các văn bản đến cần sao lục phải được Người có thẩm quyền ký duyệt Sau khi sao lục văn thư cơ quan giữ lại bản chính để lưu hồ sơ

 Theo dõi, kiểm tra giải quyết văn bản đến

Thủ trưởng cơ quan có thể uỷ quyền cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính (sau đây gọi chung là Chánh văn phòng) thực hiện những công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo nội dung về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;

-Phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết;

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Định kỳ tháng một lần tổng hợp báo cáo lãnh đạo cơ quan tình hình giải quyết văn bản đến

 Văn thư cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký, quản lý văn

bản đến theo chương trình xử lý công văn đến Đối với một số văn bản quan trọng các nơi gửi đến không qua đường mạng cần tổ chức triển khai thực hiện và

phổ biến rộng trong cơ quan thì Scan file văn bản đính kèm gửi cho các đối tượng cần gửi

Định kỳ thời gian văn thư cơ quan có trách nhiệm vào công cụ in công văn đến

để in những văn bản đã đăng ký và đóng sổ đến theo trình tự thời gian theo năm

 Quy trình xử lý công văn đến

Bước 1: Văn thư

Văn thư Văn phòng Sở nội vụ tỉnh khi nhận được văn bản đến và thực hiện như sau:

- Đối với văn bản đến nhận qua hệ thống mạng, Văn thư chuyển sang CSDL văn bản đến sau đó tiến hành vào sổ văn bản đến chuyển lãnh đạo văn phòng duyệt

- Đối với văn bản đến theo đường bưu điện không theo đường mạng sau khi nhận được, Văn thư quét toàn bộ nội dung văn bản đó và sử dụng chương trình Vndoc 3.0 để chuyển về dạng văn bản Word lưu vào CSDL xử lý công văn

-Chuyển toàn bộ văn bản đến tới lãnh đạo văn phòng để phân phối xử lý văn bản

Bước 2: Lãnh đạo Văn phòng Sở nội vụ tỉnh.Khi nhận được văn bản đến

do Văn thư chuyển tới (theo đường giấy), Chánh Văn phòng duyệt phân phối các

văn bản và chuyển lại cho Văn thư, kèm theo ý kiến xử lý

Bước 3: Văn thư

- Nhập yêu cầu xử lý văn bản của Lãnh đạo Văn phòng, của Thường trực Tỉnh uỷ (nếu có), vào chương trình Xử lý công văn đến nhập ý kiến duyệt phân phối văn bản và ý kiến xử lý tới các cá nhân và đơn vị có trách nhiệm

Bước 4: Các phòng chuyên môn, các phòng ban giúp việc của VP Sở nội vụ

Thường xuyên mở CSDL văn bản đến của Chương trình quản lý công văn

để xử lý theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng sau khi xử lý xong các nội dung văn bản thì chuyên viên chuyển vào mục kết thúc Xử lý văn bản đến