Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh thái nguyên

Nhìn chung toàn bộ hệ thống văn bản của Đảng và Nhà nước hướng dẫn, chỉ đạo về công tác Lưu trữ được áp dụng trong các cơ quan, tổ chức là cơ sở quan trọng góp phần thúc đẩy công tác lưu

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình

và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Hệ thống thông tin kinh tế lời cảm ơn chân thành đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thạc sĩ Nguyễn Thị Hằng và Thạc sĩ Trần Thu Phương đã đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình em viết khóa luận tốt nghiệp Không những thế, trong quá trình thực tập cô

đã chỉ bảo và hướng dẫn tận tình cho em những kiến thức lý thuyết, cũng như các kỹ năng nghiệp vụ quan trọng

Em gửi lời cảm ơn chân thành đến Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành khóa luận thực tập tốt nghiệp

Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính Ban lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Thị Xuân

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài khóa luận của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ khóa luận nào khác Tôi cam đoan về nội dung khóa luận không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa luận khác và sản phẩm của khóa luận là của chính bản thân tôi nghiên cứu xây dựng

Tôi xin cam đoan rằng các thông tin trích dẫn trong báo cáo đã được chỉ rõ nguồn gốc

Người viết cam đoan

Nguyễn Thị Xuân

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 4

1.1 Khái quát chung về quản lý hồ sơ 4

1.1.1 Khái niệm quản lý hồ sơ 4

1.1.2 Quy trình quản lý hồ sơ 4

1.2 Nội dung của công tác lưu trữ 15

1.2.1 Khái niệm 15

1.2.2 Vị trí của công tác lưu trữ 15

1.2.3 Tính chất của công tác lưu trữ 16

1.2.4 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ 17

1.2.5 Nội dung của công tác lưu trữ 18

1.2.6 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ 20

1.2.7 Quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 21

1.3 Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel 21

Chương 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH THÁI NGUYÊN 25

2.1 Khái quát chung về Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 25

2.1.1 Tên, địa chỉ, số điện thoại, email 25

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 25

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 27 2.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 29

2.1.5 Mối quan hệ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ 31

2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 32

2.2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ 32

2.2.2 Thực trạng công tác tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

tỉnh Thái Nguyên 36

2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 42

2.3.1 Ưu điểm 42

2.3.2 Tồn tại 43

2.2.3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả 44

2.4 Quy trình quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 46

2.4.1 Quy trình quản lý hồ sơ lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 46

2.4.2 Quy trình tra tìm tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 50 Chương 3 TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH THÁI NGUYÊN 54

3.1 Đặt vấn đề bài toán 54

3.2 Giải quyết bài toán 57

3.2.1 Quản lý hồ sơ lưu trữ bằng phần mềm Microsoft Excel 57

3.2.2 Công tác tra tìm tài liệu lưu trữ 60

3.3 Đánh giá kết quả ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu lưu trữ 65

3.3.1 Kết quả đạt được 65

3.3.2 Tồn tại 65

3.3.3 Phương hướng phát triển 66

KẾT LUẬN 68

TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Bìa hồ sơ 11

Hình 1.2: Mẫu từ chứng từ kết thúc 14

Hình 1.3: Giao diện của phần mềm excel 22

Hình 1.4: Các lệnh trong thực đơn Office 23

Hình 1.5: Thanh công cụ của excel 23

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 30

Hình 2.2: Quy trình quản lý hồ sơ lưu trữ 46

Hình 2.3: Quy trình tra tìm tài liệu lưu trữ 50

Hình 3.1: Giao diện đăng nhập 57

Hình 3.2: Bảng mã code trong giao diện đăng nhập 58

Hình 3.3: Giao diện trang chủ quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu lưu trữ 58

Hình 3.4: bảng mã code trong phím “Thoát chương trình” 59

Hình 3.5: Mục lục nội dung tìm kiếm sở Nội vụ 59

Hình 3.6: Mục lục hồ sơ sở Nội Vụ 60

Hình 3.7: Giao diện tra tìm tài liệu lưu trữ 61

Hình 3.8: Giao diện tìm kiếm dữ liệu 61

Hình 3.9: Kết quả tìm kiếm trên Form dữ liệu 62

Hình 3.10: Báo chọn tiêu đề 62

Hình 3.11: Giao diện nhập dữ liệu lưu trữ 63

Hình 3.12: Hồ sơ gốc sau khi được cán bộ phòng đọc tra tìm 64

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Mẫu mục lục văn bản 13 Bảng 2.1: Biểu mẫu quy trình quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ 49 Bảng 2.2: Biểu mẫu quy trình tra tìm tài liệu lưu trữ 53

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, đất nước ta dần đổi mới và bước vào thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá, vừa xây dựng cơ sở vật chất, kĩ thuật vừa phát triển nền kinh tế đất nước Ngành công nghệ thông tin không thể thiếu và có vai trò rất quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước

Hiện nay công nghệ phát triển nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu còn khá xa vời khiến khối lượng sổ sách thường khổng lồ ở các đơn vị

cơ quan Khối lượng sổ sách đó có thể được thay thế chỉ bằng nhưng chiếc đĩa lưu thông tin sẽ rất tiện lợi và gọn nhẹ Lưu trữ được nhiều thông tin hơn nhiều so với việc ghi sổ sách

Nhìn chung toàn bộ hệ thống văn bản của Đảng và Nhà nước hướng dẫn, chỉ đạo về công tác Lưu trữ được áp dụng trong các cơ quan, tổ chức là cơ sở quan trọng góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ ngày càng phát triển và đi vào nề nếp Từ đây tài liệu lưu trữ được bảo vệ an toàn và phát huy giá trị thông tin vốn có của tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội

Trên cơ sở quy chế làm việc của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên đã tiến hành xây dựng quy chế làm việc riêng cho cơ quan trong đó công tác lưu trữ chiếm đa phần các chương trong quy chế Quy chế quy định cụ thể các công tác chuyên môn lưu trữ như: phân loại, xác định giá trị, thu thập - bổ sung, chỉnh

lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là yêu cầu chỉ đạo quan trọng theo Chỉ thị của Thủ tướng phủ và Chủ tịch UBND Tỉnh, đồng thời cũng là yêu cầu cấp thiết của toàn xã hội

Do đó, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị từng bước đã phát huy được hiệu quả, kịp thời phục vụ cho các hoạt động của các cơ quan cũng như của xã hội

Xuất phát từ những lý do trên nên em đã chọn đề tài: Tin học hóa công tác quản lý

hồ sơ và tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên

2 Mục đích nghiên cứu

Hiểu được các tính năng của excel, các thao tác, các hàm thông dụng, các hàm tìm kiếm và xây dựng được chương trình quản lý khai thác tài liệu tại Chi cục

3 Phương pháp nghiên cứu

- Khảo sát hiện trạng

- Khái quát và phân tích chi tiết bài toán

- Xây dựng, cài đặt và chạy thử nghiệm chương trình

5 Ý nghĩa của đề tài

Như chúng ta đã biết,công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã được ứng dụng trong nhiều ngành Kinh tế – xã hội khác nhau và đem lại những lợi ích vô cùng to lớn Đã có rất nhiều quốc gia trên thế giới coi công nghệ thông tin là ngành kinh tế mũi nhọn để phát triển, thực hiện công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, đưa đất nước thoát khỏi tình trạng đói nghèo, lạc hậu Chiếc máy tính cá nhân ngày nay không còn xa lạ với con người nữa mà đã trở nên rất quen thuộc và không thể thiếu được trong bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào Mọi hoạt động của con người đều được tiến hành một cách thủ công gây nhiều sai xót, nhầm lẫn, hiệu quả công việc không cao Ngày nay cùng với máy tính thì các chương trình phần mềm đã được ứng dụng trong rất nhiều ngành kinh tế – xã hội khác nhau và đem lại những lợi ích vô cùng to lớn, tăng năng suất và chất lượng, giảm những chi phí không đáng có

Trong hoạt động quản lý, Đảng và Nhà nước đã có nhiều chính sách để tạo cơ chế pháp lý, giải quyết các thủ tục nhanh gọn giảm thời gian ra quyết định cũng như ban hành văn bản Chính vì vậy, các chương trình phần mềm ứng dụng trong các cơ quan luôn được bảo trì, đổi mới để phù hợp để phục vụ tốt hơn trong hoạt động quản

lý nhất là một loạt các chương trình nhằm làm hiện đại hoá công tác văn phòng trong

đó chương trình quản lý công văn đến là một chương trình điển hình Nhận thức được yêu cầu quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin, trước những điều kiện thuận lợi đó, thì em đã xác định cần thiết phải xây dựng và triển khai ứng dụng với

mục tiêu rõ ràng, giải pháp kỹ thuật phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị và kế hoạch triển khai khả thi là một yếu tố đảm bảo cho sự thành công lâu dài của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý Văn thư và đồng thời cũng làm căn cứ bảo đảm hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông vào quản lý Văn Thư

6 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu lưu trữ

Chương 2: Phân tích quy trình quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên

Chương 3: Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi

cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên

Thái Nguyên, ngày 20 tháng 04 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Xuân

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1 Khái quát chung về quản lý hồ sơ

1.1.1 Khái niệm quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

1.1.2 Quy trình quản lý hồ sơ

1.1.2.1 Lập hồ sơ

 Khái niệm

Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

 Tác dụng của việc lập hồ sơ

- Đối với cá nhân: Giúp mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học, quản lý chặt chẽ tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ý kiến và nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học

- Đối với cơ quan:

+ Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, mang lại hiệu quả;

+ Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan;

+ Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan; + Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát;

+ Là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước;

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt và về sau;

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;

+ Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu

 Ý nghĩa của lập hồ sơ công việc

- Giúp cán bộ, công chức nắm chắc thành phần, nội dung, khối lượng văn bản

hình thành trong quá trình giải quyết công việc, từ đó biết được phải xây dựng, ban hành các văn bản nào và các bước triển khai để giải quyết công việc được giao;

- Giúp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian và công sức tra tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu về một vấn đề được hệ thống và trọn vẹn

 Yêu cầu của việc lập hồ sơ

Đề hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu về nghiên cứu sử dụng

và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đó Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng nhiệm vụ nhất định do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao Do đó, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn

vị nào, tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó Nói cách khá, những phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể

- Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản

Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau

Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với vấn đề, sự viêc Còn các hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại hay thời gian ban hành thì không thể thực hiện được mối liên hệ này

- Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị

Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều Trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý

thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản đó đã được giải quyết Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau

- Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản

Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thể thức văn bản, nhất là đối với văn bản do các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội ban hành Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản

do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định Chẳng hạn, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước ban hành phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý.Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ

- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác

Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ

sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ sơ hiện hành cũng như lập hồ sơ trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính xác, Đặc biệt là đối với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn

- Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư, cán bộ được theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng

 Phương pháp lập hồ sơ

- Phương pháp lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ: là bảng kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị lập ra trong năm

có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập

Danh mục hồ sơ được xây dựng cho từng năm, thường lập vào cuối năm trước

để kịp sử dụng vào đầu năm

- Lập hồ sơ trong trường hợp không có Danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau : Phân loại hồ sơ- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ- Đánh số tờ -Viết Mục lục văn bản- Viết chứng từ kết thúc- Viết bìa hồ sơ

 Phân loại hồ sơ

Phân loại hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ được lập Hồ sơ được phân loại hợp lý thì về

cơ bản đã đảm bảo được bốn trong năm yêu cầu lập hồ sơ Lập hồ sơ là một khái niệm

về phân loại nên khi phân loại hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của văn bản, như các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa lý Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu Sau đây là cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ

+ Đặc trưng vấn đề

Khi phân loại hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề cập làm

cơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản Tất cả những văn bản có nội dung liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ được tập hợp thành một hồ sơ Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và đảm bảo đầy đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ Trong thực tế, người ta thường nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh

+ Đặc trưng tên loại văn bản

Tên loại văn bản là tên loại cụ thể của văn bản Lập hồ sơ theo đặc trưng này

+ Đặc trưng tác giả

Tác giả là cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Lập hồ sơ theo đặc trưng này tức

là đem các văn bản của cùng một tác giả vào một hồ sơ cho dù những văn bản đó có thể khác nhau về nội dung, về thể loại

+ Đặc trưng cơ quan giao dịch

Cơ quan giao dịch tức là cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan Nếu lập hồ sơ theo đặc trưng này tức là đem tất cả các văn bản trao đổi với nhau trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc vào

đó lập thành một hồ sơ, cho dù nội dung của chúng đề cập đến các vấn đề khác nhau Tuy nhiên lập như vậy sẽ không thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu Do vậy đặc trưng này thường được vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề và được xem là một đặc trưng phụ

+ Đặc trưng thời gian

Trong một văn bản có thể có 2 loại thời gian: thời gian giới hạn năm tháng của vấn đề sự việc và nội dung của văn bản đề cập (kế hoạch thu chi ngân sách năm 2010, báo cáo tình hình giá cả thị trường quý I (năm 2011) và thời gian ban hành văn bản

Về thời gian ban hành văn bản thì bất cứ văn bản nào cũng cần phải có

Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là đem tất cả các văn bản có nội dung và thời gian đề cập giống nhau hoặc các văn bản có cùng thời gian ban hành lập thành một hồ sơ

+ Đặc trưng địa lý

Trong lập hồ sơ có khi người ta còn đem những văn bản của các tác giả cùng trong một khu vực hoặc các văn bản có nội dung liên quan đến một khu vực, một đơ vị hành chính (tỉnh, thành phố, huyện, xã…) lập thành một hồ sơ

 Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi Tuỳ theo nội dung và các đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những cách sắp xếp dưới đây:

+ Sắp xếp theo trình tự thời gian

Bằng cách sắp xếp này, văn bản có ngày tháng ban hành sớm sẽ được xếp lên trên, các văn bản có ngày tháng ban hành muộn hơn sẽ lần lượt được xếp dưới Cách

sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề theo trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả

+ Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc

Cách sắp xếp này theo một trình tự mà các văn bản hình thành trong vấn đề giải quyết vấn đề, sự việc Có nghĩa là văn bản nào hình thành trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới

Thường được áp dụng cho các hồ sơ có quá trình giải quyết công việc liên tục như hồ sơ vụ án, hồ sơ hội nghị…

+ Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả

Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng sắp xếp trước, loại ít quan trọng sắp xếp sau (như Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định, chỉ thị…)

Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả nào quan trọng sắp xếp trước, ít quan trọng hơn sắp xếp sau (như Chính phủ xếp trước các Bộ; các tỉnh xếp trước trước các huyện…)

+ Mỗi tờ của văn bản được đánh một số vào góc phải phía trên bằng bút chì Sở

dĩ đánh số bằng bút chì mà không dùng các loại bút mực khác là giữ được độ bền màu lâu hơn

+ Không đánh số vào những tờ giấy trắng

+ Trường hợp hồ sơ có phong bì kèm theo văn bản thì mỗi phong bì được đánh một số riêng

+Khi đánh số cần hết sức cẩn thận, không được bỏ sót hoặc đánh trùng số

 Biên mục hồ sơ

Biên mục hồ sơ là ghi chép bìa hồ sơ và tờ mục lục văn bản thành phần, nội dung và những thông tin cần thiết khác của văn bản trong hồ sơ để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu và sử dụng thuận lợi Biên mục hồ sơ được tiến hành trong lập hồ

sơ hiện hành, đồng thời cũng được thực hiện ở lưu trữ cơ quan và các lưu trữ lịch sử khác trong trường hợp tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc đã lập nhưng chưa đáp ứng yêu cầu, nên phải lập hoặc bổ sung, điều chỉnh

Yêu cầu của biên mục hồ sơ là phải thực hiện chính xác thành phần, nội dung

và các yếu tố thông tin cần thiết khác của hồ sơ Để đảm bảo yêu cầu này, cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của cơ quan hình thành hồ sơ, nội dung của các văn bản trong hồ sơ

Nội dung biên mục hồ sơ gồm hai phần: Biên mục ngoài bìa hồ sơ và mục lục văn bản trong hồ sơ

+ Biên mục ngoài bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ được cấu thành bởi các thành phần dưới đây:

Tên cơ quan, tên đơn vị tổ chức, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu

và kết thúc, số lượng tờ, thời hạn bảo quản, số lưu trữ

Khi biên mục ngoài bìa hồ sơ, không những phải thực hiện chính xác các thành phần nói trên mà còn phải chú ý về kỹ thuật trình bày, sao cho rõ ràng, mỹ quan và làm nổi bật được nhưng yếu tố thông tin chủ yếu

Dưới đây sẽ lần lượt trình bày về cách thể hiện các thành phần của bìa hồ sơ

TÊN CƠ QUAN………

gồm…tờ Phông số……

Mục lục số… Thời hạn bảo quản

Hồ sơ số…… …………

Hình 1.1: Bìa hồ sơ Hướng dẫn cách ghi bìa hồ sơ

- Ghi tên cơ quan chủ quản ( nếu có)

- Ghi tên cơ quan, đơn vị lập hồ sơ

- Ghi tiêu đề của hồ sơ ( phải viết tên của hồ sơ):

+ Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc: ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu sớm nhất và ngày, tháng, năm của văn bả, tài liệu muộn nhất trong hồ sơ

+ Số lượng tờ: Ghi theo số lượng tờ trong đơn vị bảo quản( không kể tờ mục lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc)

+ Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn hoặc có thời hạn

+ Phông số, mục lục, hồ sơ số do cán bộ lưu trữ ghi

Tên cơ quan

Tên cơ quan là tên của cơ quan đã hình thành hồ sơ đó (trong lưu trữ gọi đơn vị hình thành phông) Cần viết tên gọi chính thức của cơ quan và phải viết hoàn chỉnh Chỉ được viết tắt đối với những tên cơ quan đã dùng phổ biến Trong trường hợp cần thiết, tên gọi tắt có thể viết trong ngoặc đơn sau khi đã nêu nêu tên chính thức của cơ quan đó

hồ sơ được nhanh chóng Trường hợp tên đơn vị tổ chưc có sự thay đổi cũng sẽ xử lý như trường hợp thay đổi tên cơ quan

Tiêu đề hồ sơ

Tiêu đề hồ sơ còn được gọi là tên của hồ sơ Viết tiêu đề hồ sơ tức là ghi chép khái quát thành phần, nội dung và những thông tin cần thiết khác của các văn bản trong hồ sơ lên bìa hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu

Tiêu đề hồ sơ là thành phần quan trọng và chủ yếu nhất của bìa hồ sơ, nó cung cấp những thông tin chủ yếu về hồ sơ đó cho người nghiên cứu, đồng thời là căn cứ quan trọng khi xây dựng các công cụ tra cứu khoa học trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử như mục lục hồ sơ, bộ thẻ hệ thống, thẻ chuyên đề …Bởi vậy, viết tiêu đề

hồ sơ là một phần việc quan trọng của cán bộ văn thư lưu trữ trong lập hồ sơ nói chung, biên mục hồ sơ nói riêng

Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ bao gồm:

Tên loại văn bản, tác giả văn bản, cơ quan giao dịch, nội dung văn bản, thời gian, địa điểm Tuy nhiên, không phải hồ sơ nào cũng phải thể hiện đầy đủ các yếu tố thông tin nói trên, mà tuy thuộc bởi các đặc trưng vận dụng để lập hồ sơ và tình hình

cụ thể của các văn bản trong hồ sơ đó Cách thể hiện các yếu tố thông tin trong tiêu đề như sau:

Tên loại văn bản

Nêu ở tiêu đề hồ sơ nhằm giới thiệu trong hồ sơ đó gồm có những loại văn bản

gì - nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, thông báo…tên loại văn bản nêu ở tiêu đề hồ sơ còn

có tác dụng phản ánh tính chất và tầm quan trọng của hồ sơ đó Do vậy, tên loại văn bản là một yếu tố thông tin cần được thể hiện chính xác ở tiêu đề

 Viết mục lục văn bản trong hồ sơ

Mục lục văn bản trong hồ sơ có tác dụng giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung và các thông tin cần thiết khác của từng loại văn bản và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ để tra cứu được thuận lợi Ngoài ra còn nhằm mục đích thống

kê và cố định thứ tự sắp xếp văn bản của hồ sơ

Mục lục văn bản được ghi vào mặt trong của bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ riêng

và xếp trước các văn bản của hồ sơ Thông thường, chỉ những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thì mới cần lập mục lục này Mục lục văn bản trong hồ sơ gồm có các yếu tố thông tin: Số thứ tự, số ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm của văn bản, tác giả văn bản, trích yếu nội dung văn bản, số tờ, ghi chú

Số TT

Số, ký hiệu văn

bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại

và trích yếu nội dung văn bản

Tác giả văn bản Tờ số Ghi chú

Bảng 1.1: Mẫu mục lục văn bản Hướng dẫn cách ghi các cột:

(1) Ghi số thứ tự của văn bản từ 1 đến hết

(2) Ghi số và ký hiệu của văn bản (nếu không có số và ký hiệu thì không ghi mà ghi vào cột ghi chú)

(3) Ghi ngày tháng trong văn bản ( nếu không có ngày tháng thì không ghi mà ghi vào cột ghi chú)

(4) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản

(5) Ghi tên cơ quan ban hành văn bản

(6) Ghi tờ số: tức là tờ đầu của văn bản là số mấy thì ghi số đó vào (ví dụ: đây

là văn bản tập số 3, có 4 tờ, tờ đầu tiên của văn bản là tờ số 10, ghi là 10-14)

(7) Ghi một số điều cần thiết khác: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật…

Khi viết mục lục văn bản trong hồ sơ, các yếu tố thông tin cần được thể hiện đúng theo văn bản, không được tuỳ tiện thêm bớt hoặc sửa đổi

Những yếu tố thông tin nào mà văn bản không có thì để trống Nếu một yếu tố thông tin nào đó mà văn bản không có nhưng người biên mục xác minh được thì có thể ghi vào nhưng phải đặt trong dấu móc vuông [ ] hoặc chú thích ở cột ghi chú

-Viết chứng từ kết thúc

- Chứng từ kết thúc là bản thống kê số lượng các tờ, bản trong hồ sơ, đồng thời cũng nêu được chất lượng, trạng thái vật lý của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ Chứng từ kết thúc để vào cuối đơn vị bảo quản

- Mục đích là kiểm tra, quản lý, bảo quản văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được văn bản, tài liệu để

có biện pháp bảo quản phục chế kịp thời

Người lập hồ sơ, viết chứng từ kết thúc phải ký nhận và ghi rõ họ, tên vào cuối chứng từ kết thúc Chứng từ kết thúc được in sẵn hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (

210 mm x 297 mm) theo mẫu thống nhất

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Đơn vị bảo quản này gồm có … (1)….(2)…tờ Mục lục văn bản có….(1)…(2)….tờ

Đặc điểm và trạng thái của tài liệu…

……….………

… ……….………

………

Ngày…tháng …năm

Người lập hồ sơ

(Ký tên và ghi rõ tên)

Hình 1.2: Mẫu từ chứng từ kết thúc

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị,

cá nhân trong cơ quan Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và khi có nhu cầu nghiên cứu,

sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm

1.2 Nội dung của công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế về thể thức, về tổ chức quản lý, về khoa học, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ

1.2.2 Vị trí của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ – một bộ phận tài sản quan trọng của các cơ quan chính trị của nhà nước,

có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi kinh tế, chính trị của quốc gia, của dân tộc

Trong đời sống xã hội: quản lý tốt tài liệu lưu trữ sẽ làm căn cứ để giải quyết các vấn đề xã hội, đảm bảo ổn định trật tự xã hội, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của công dân

Hiện nay, công tác lưu trữ được Đảng và nhà nước đặc biệt quan tâm, đầu tư, đã xây dựng được một mạng lưới cơ quan lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu tữ

1.2.3 Tính chất của công tác lưu trữ

 Tính chất khoa học

Tính chất khoa học của công tác lưu trữ thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và phương pháp khoa học để thực hiện nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ: thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, bảo quản tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công nghệ thông tin

Mỗi nghiệp vụ trên đều được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khoa học nhưng với từng loại tài liệu lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau

Khoa học lưu trữ nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của ngành toán học, sinh học, tin học…trong tổ chức khoa học, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ cần được nghiên cứu một cách đầy đủ và biện pháp thích hợp với công tác lưu trữ nước ta

 Tính chất cơ mật

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc nên có giá trị như một minh chứng lịch

sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ và được giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác nên tài liệu lưu trữ cần được chia ra để phục vụ chúng

Công tác lưu trữ phải thực hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ những nội dung cơ mật đối với cán bộ làm công tác lưu trữ và các độc giả phải tuân thủ theo quy định của pháp luật

 Tính chất xã hội

Tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu lịch sử, hoạt động chính trị, quản lý nhà nước, ngoại giao, truy bắt tội phạm… nên cần nghiên cứu ra hình thức khai thác, sử dụng đáp ứng nhu cầu xã hội

Tài liệu lưu trữ làm sáng tỏ các mối quan hệ xã hội và tác động đến một tầng lớp xã hội nhất định nên hoạt động lưu trữ có quan hệ xã hội chặt chẽ với các ngành khoa học khác

1.2.4 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ

 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Là tổng hợp các khâu nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học, phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho đến công tác tra tìm tài liệu

Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị, chính lí tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành có liên quan

Tổ chức khoa học tài liệu được thực hiện tại các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan, lưu trữ cá nhân, gia đình và dòng họ nên phải tổ chức khoa học tài liệu

Tổ chức khoa học tài liệu phải căn cứ vào quy định, hướng dẫn cụ thể và sự thống nhất trong các lưu trữ hiện hành của nhà nước trong công tác lưu trữ

 Bảo quản an toàn tài liệu

Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp trong

đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kĩ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai

Bảo quản an toàn tài liệu nhằm có nhiệm vụ: nghiên cứu nguyên nhân dẫn đến

sự hư hỏng, mất mát tài liệu để tìm ra biện pháp bảo vệ có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Bảo quản không mất mát, hư hỏng:cần chú ý kho tàng, các trang thiết bị, điều

kiện ổn định, đáp ứng công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu

Bảo quản an toàn thông tin: chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của bộ phận làm công tác lưu trữ, chú ý độc giả để khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ nhiều mục đích

 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả

Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ nhằm đảm bảo công tác khai thác và sử dụng tài liệu hiệu quả cao cần nghiên cứu: nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, phân loại đối tượng độc giả, xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu

Nhà nước cần có những quy định về khai thác, sử dụng tài liệu, nâng cao trình độ cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng khoa học hiện đại đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin

Các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu phổ biến:

- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng học

- Công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng

- Biên soạn và xuất bản sách

- Tổ chức triển lãm và trưng bày tài liệu

- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ

- Cung cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

- Làm phim tuyên truyền, giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

1.2.5 Nội dung của công tác lưu trữ

 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức: Trong một quốc

gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phận chuyên trách làm công tác đó Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc: Xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về lĩnh vực chuyên môn, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, đề xuất các giải pháp thực

hiện trong thời gian tới…

Bộ phận lưu trữ tư vấn, tham mưu trong việc: Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn Công tác lưu trữ; soạn thảo văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ cơ quan; thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ ở từng cơ quan là khác nhau: tại các

cơ quan trung ương thì bộ phận phụ trách về công tác lưu trữ là một phòng, ban riêng biệt chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng Tại cơ quan có quy mô nhỏ hoặc cấp địa phương: bộ phận làm công tác lưu trữ được bố trí trực thuộc văn phòng của tổ chức

Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ: Cán bộ làm công tác lưu trữ cần có

nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ Cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ Các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu

sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cơ quan

Tổ chức bộ phận chuyên trách công tác lưu trữ và biên chế cán bộ công tác lưu trữ cơ quan nhà nước thực hiện theo hướng dẫn của các văn bản pháp luật.Cơ quan, tổ

chức tùy thuộc vào mức độ công việcđể bố trí nhân sự phù hợp, đảm bảo việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý

 Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn

về công tác lưu trữ

Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia, tạo hành lang pháp lý để triển khai thực hiện chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ Đồng thời, hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc

Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản đầy

đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Văn bản có giá trị cao nhất là Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi

tiết một số điều của Luật lưu trữ

 Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:

- Thu thập, bổ sung tài liệu;

- Phân loại tài liệu;

- Xác định giá trị tài liệu;

- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;

- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;

- Chỉnh lý tài liệu;Tổ chức bảo quản tài liệu;

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ;

- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ Các nghiệp vụ trên được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

 Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ

Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo một thời gian thực hiện nhất định

Cách thức kiểm tra đánh giá: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản

Nội dung kiểm tra công tác lưu trữ gồm: kiểm tracông tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước

Bộ phận kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ là bộ phận thanh tra pháp chế hoặc lãnh đạo quy định

1.2.6 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ do nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống nhất được thể hiện:

Thứ nhất: Toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành phông lưu trữ quốc gia Việt

Nam và được đưa vào bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu trữ từ trung ương đến địa phương (Trung tâm lưu trữ quốc gia và trung tâm lưu trữ tỉnh) do nhà nước thống nhất quản lý

Thành phần của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm: phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam

Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức Đảng cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của đảng, các tổ chức công tác xã hội, các nhân vật lịch sử tiêu biểu của đảng, tổ chức tiền thân

của đảng, các tổ chức công tác xã hội

Phông lưu trữ nhà nước việt nam là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức công tác xã hội – nghề nghiệp, tổ chức

xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác hình thành qua các thời kì lịch sử

của đất nước

Thứ hai: Hệ thống các cơ quan lưu trữ, bao gồm cơ quan quản lý nhà nước về

lưu trữ, các kho lưu trữ bảo quản tài liệu được thành lập để quản lý và chỉ đạo, hướng

dẫn thống nhất về nghiệp vụ

Bộ nội vụ là cơ quan trung ương quản lý đầu ngành về công tác Văn thư - Lưu trữ có chức năng giúp chính phủ quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ, cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ có chức năng giúp bộ trưởng tổ chức quản lý nhà nước về Văn thư - Lưu trữ

Việc quản lý nhà nước về công tác văn thư-lưu trữ cấp tỉnh giao cho chi cục văn thư-lưu trữ trực thuộc bộ nội vụ

Đối với cấp huyện, tùy vào khối lượng công việc mà bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nghiệm làm ctlưu trữ thuộc văn phòng ủy ban Cấp xã: bố trí nhân sự thuộc văn phòng kiêm nghiệm thực hiện công tác văn thư-lưu trữ

Dưới chế độ xã hội chủ nghĩa, quản lý công tác lưu trữ theo nguyên tắc này là một tất yếu khách quan do bản chất chế độ xã hộicn quy định để giữ giàn an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữvới sự nghiệp chủ nghĩa xã hội

1.2.7 Quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Giữa công tác văn thư và ctlưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau, cụ thể: Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận để bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu văn thư Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho lưu trữ

Tài liệu đảm bảo đúng thể thức, đúng thể loại văn bản khi giải quyết xong cần lập hồ sơ đầy đủ và giao nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác

Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư được thực hiện tốt thì tài liệu tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý nên không mất thời gian khôi phục và lập hồ sơ

1.3 Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel

Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng

dụng, mà khi chạyr chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

 Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

 Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

 Vẽ đồ thị và các sơ đồ

 Tự động hóa các công việc bằng các macro

 Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau

Hình 1.3: Giao diện của phần mềm excel

Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở

tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó Nút lệnh Office gi ng như th c đơn File của các phiên bản trước

Hình 1.4: Các lệnh trong thực đơn Office

Thanh công cụ của excl bao gồm nhiều lệnh để thực hiện các tính năng excel

Hình 1.5: Thanh công cụ của excel

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị,

ký hiệu, …

Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn

Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel

Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các

ô, các thi t lập bảo vệ bảng tính

View: Thiết lập các ch độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …

Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu bi t về VBA

Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon

Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

 Người dùng thông thường làm việc với các đối tượng cơ bản của Excel

- Bảng (Table): lưu trữ dữ liệu

- Truy vấn (Query): xử lý dữ liệu

- Biểu mẫu (Forms): hiển thị dữ liệu từ bảng/truy vấn dưới dạng giao diện đồ họa để tương tác với người sử dụng

- Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết và kết xuất dữ liệu từ bảng/truy vấn

 Các thành phần cơ bản của Excel

- Bảng (Table): lưu trữ dữ liệu

- Truy vấn (Query): xử lý dữ liệu

- Biểu mẫu (Forms): hiển thị dữ liệu từ bảng/truy vấn dưới dạng giao diện đồ họa để tương tác với người sử dụng

- Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết và kết xuất dữ liệu từ bảng/truy vấn

Chương 2

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH THÁI NGUYÊN 2.1 Khái quát chung về Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên

2.1.1 Tên, địa chỉ, số điện thoại, email

Tên đơn vị: Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên

Địa chỉ: số 17, đường Đội Cấn, phường Trưng Vương, thành phố Thái Nguyên

Mã số thuế: 4600413165

Số điện thoại: 02803.655.269 Fax: 02803.655269

Email: ccvtlưu trữ@thainguyen.gov.Việt Nam

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên (trước đây là Trung tâm lưu trữ tỉnh Thái Nguyên), tiền thân là Phòng Văn thư – Lưu trữ của Sở Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ giúp Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên được thành lập từ năm 1998 Với chức năng, nhiệm vụ được giao, Trung tâm đã chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

Nhằm quản lý tập trung, thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp; quy định “ Thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ Tỉnh”

Ngày 07 tháng 7 năm 2010, Chủ tịch UBND Tỉnh đã ban hành Quyết định số 1556/QĐ-UBND về việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Thái Nguyên, có Trụ sở tại số 17, đường Đội Cấn, phường Trưng Vương, Thành phố Thái Nguyên Nơi làm việc của Chi cục được bố trí ở nơi yên tĩnh, thoáng mát có giao thông thuận lợi Qua quá trình hình thành, phát triển, Chi cục đã có nhiều đóng góp quan trọng trong việc xây dựng đường

nghiệp nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển kinh tế, kinh

tế, văn hóa, khoa học – kỹ thuật và công nghệ… phục vụ cho sự nghiệp Công Nghiệp Hóa – Hiện Đại Hóa đất nước, quê hương

Nhìn chung toàn bộ hệ thống văn bản của Đảng và Nhà nước hướng dẫn, chỉ đạo về công tác Lưu trữ được áp dụng trong các cơ quan, tổ chức là cơ sở quan trọng góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ ngày càng phát triển và đi vào nề nếp Từ đây tài liệu lưu trữ được bảo vệ an toàn và phát huy giá trị thông tin vốn có của tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội

Trên cơ sở quy chế làm việc của UBND Tỉnh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên đã tiến hành xây dựng quy chế làm việc riêng cho cơ quan trong đó công tác lưu trữ chiếm đa phần các chương trong quy chế Quy chế quy định cụ thể các công tác chuyên môn lưu trữ như: phân loại, xác định giá trị, thu thập - bổ sung, chỉnh

lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Lãnh đạo cơ quan rất quan tâm đến việc bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đặc biệt là chuyên môn về công tác Văn thư - Lưu trữ Hàng năm cán

bộ văn thư, cán bộ lưu trữ đều được lãnh đạo cử đi tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn, lớp tập huấn nghiệp vụ do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức, được đi tham quan mô hình tổ chức công tác văn thư - lưu trữ ở các Tỉnh, Thành phố và Trung ương Lãnh đạo cơ quan luôn tạo điều kiện để cán bộ, nhân viên trong Chi cục được học tập, nâng cao trình độ nghiệp vụ; chuyên môn giúp cơ quan hoạt động hiệu quả Đặc biệt lãnh đạo cơ quan cho đặt Tạp chí Văn thư - Lưu trữ cho riêng Chi cục Văn thư -Lưu trữ để cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan tham khảo, học tập và nắm bắt tình hình thực tế của ngành để nghiên cứu và áp dụng, vận dụng

Lãnh đạo Chi cục luôn quan tâm đến cơ sở vật chất, điều kiện làm việc của công chức, viên chức của cơ quan Các phòng làm việc được trang bị tương đối đầy đủ như: máy điều hòa, máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu, giá để tài liệu Văn phòng phẩm phục vụ đầy đủ như: Sổ, bìa hồ sơ, hộp, bút, ghim, cặp đựng tài liệu…

Công tác Văn thư - Lưu trữ của Chi cục chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Sở Nội vụ Tỉnh nên Lãnh đạo Sở, Chi cục, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp cơ quan thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ thực

hiện đúng chức năng, nhiệm vụ quản lý văn bản theo quy định của Nhà nước một cách khoa học và đầy đủ nhất

Hàng tháng, quý, năm Chi cục tổ chức sơ kết, tổng kết công tác của cơ quan để đánh giá những thành quả đạt được và chưa đạt được từ đó trao đổi kinh nghiệm, rút ra bài học và học hỏi lẫn nhau đưa ra giải pháp cho các năm tiếp theo, khắc phục các nhược điểm và các vấn đề chưa đạt được Qua đó nhằm thực hiện công việc được hiệu quả hơn, đồng thời đánh giá, xếp loại thi đua công tác của cơ quan, trong đó công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá thi đua, khen thưởng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên mới được thành lập ngày 07/7/2010 nhưng đã bố trí được 32 cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách có trình

độ chuyên môn từ Trung cấp đến Đại học ngành văn thư - lưu trữ Đội ngũ công chức, viên chức tại đây đều là những người có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm trong công tác nghiệp vụ Đây là nhân tố quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ trong thời kỳ hội nhập và phát triển nhằm nâng cao vị thế của ngành lưu trữ trong sự phát triển của xã hội nói chung và của tỉnh Thái Nguyên nói riêng

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên

Chi cục Văn thư – Lưu trữ được thành lập với chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ,

có chức năng giúp Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, kinh phí hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp theo quy định của pháp luật Chi cục giúp Giám đốc Sở Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các nhiệm vụ sau:

- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

- Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

Chi cục giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử của tỉnh bao gồm:

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội

vụ quy định;

- Quản lý tài chính, tài sản của Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo quy định của Pháp luật

Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội

vụ, đồng thời chịu sự hướng về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên được thành lập với vai trò là cơ quan giúp Sở Nội vụ trong việc quản lý Nhà nước về lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ; đồng thời là cơ quan lưu trữ cố định để bảo quản tài liệu có giá trị lịch sử tại tỉnh

2.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên là cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ, có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chính sách và pháp luật hiện hành của Nhà nước Chi cục Văn thư – Lưu trữ bao gồm toàn bộ hệ thống các phòng ban được tổ chức theo cơ cấu:

- Phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Kho lưu trữ chuyên dụng

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ

* Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị

Chi cục Trưởng là lãnh đạo, quản lý đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội Vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ

Phó chi cục Trưởng là lãnh đạo, quản lý giúp việc cho Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công

Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên có 05 phòng ban chuyên môn, mỗi phòng có Trưởng phòng và 02 Phó phòng gồm:

Phòng Quản

lý Văn thư – Lưu trữ

Phòng tổ chức sử dụng TLLƯU TRỮ

Kho lưu trữ chuyên dụng

- Phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Kho lưu trữ chuyên dụng

Các phòng chuyên môn trực thuộc Chi cục được hoạt động theo chức năng, nhiệm

vụ được giao đồng thời giúp việc cho Chi cục trưởng và các Phó Chi cục trưởng

2.1.5 Mối quan hệ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh chịu sự hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Chi cục có trách nhiệm báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất và những thông tin cần thiết khác

về tình hình công tác lưu trữ của tỉnh với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Với Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên: Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan

giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp đến các cấp, các ngành trong toàn tỉnh về công tác lưu trữ, góp phần đưa công tác này ngày càng chuyên sâu, phục vụ đắc lực công tác chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành của chính quyền tỉnh

Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh còn tham mưu xây dựng kế hoạch kiểm tra hàng năm trình UBND tỉnh, Sở Nội vụ ban hành Căn cứ nội dung kế hoạch đã được UBND tỉnh phê duyệt, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã phối hợp với các phòng chuyên môn của Sở Nội vụ tổ chức kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan đơn vị trên địa bàn thi hành các quy định của Nhà nước và tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ

Với Sở Nội vụ: Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị hành chính, sự nghiệp trực

thuộc Sở Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước trực tiếp của Sở Nội vụ; chịu sự chỉ đạo toàn diện của Giám đốc Sở về tổ chức, biên chế và công tác Giám đốc Sở Nội vụ sẽ

phê duyệt quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm của Chi cục

Với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ

kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc, giám sát các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thực hiện việc nộp lưu của cơ quan, tổ chức mình theo đúng quy định

Với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu: Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ

chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức Song song với đó, Chi cục còn tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức