Ứng dụng essentinal PIM vào công tác quản lý lịch việc tại UBND xã khánh an, huyện yên khánh, tỉnh ninh bình

Theo Henry Fayol 1886-1925: là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận – hiện đại tới nay thì : Q

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp là do chính tôi thực iện, số liệu

và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được sử dụng

để bảo vệ một học vị nào Nhờ sự giúp đỡ của Ủy Ban Nhân Dân xã Khánh An và thầy cô hướng dẫn tôi chỉ tham khảo và không hề sao chép bài báo cáo nào dưới mọi hình thức, các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và được phép công bố

Xin chân thành cảm ơn !

Thái Nguyên, ngày….tháng… năm 2017

Sinh viên thực hiện Bùi Thị Huyền

LỜI CẢM ƠN

Qua 4 năm học tập và rèn luyện tại trường Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Thái Nguyên được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của quý thầy cô, đặc biệt là quý thầy cô khoa Hệ thống thông tin Kinh Tế đã truyền đạt cho em những kiến thức về lý thuyết và thực hành trong suốt thời gian học ở trường Trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp em cũng đã được UBND xã Khánh An giúp

đỡ và có cơ hội áp dụng những kiến thức học ở trường vào thực tế, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế tại văn phòng UBND xã Cùng với sự nổ lực của bản thân, em đã hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp của mình

Từ những kết quả đạt được Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô ở Khoa Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế – Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Thái Nguyên đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Và đặc biệt, trong khóa luận tốt nghiệp này em xin gửi cám ơn chân thành nhất đến hai giảng viên là Thạc sĩ Lê Triệu Tuấn và Thạc sĩ Phan Thị Thanh Huyền đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp

Đồng thời cảm ơn các lãnh đạo, văn phòng Uỷ Ban và toàn thể UBND xã Khánh An đã giúp em số liệu tham khảo để thực hiện tốt bài Khóa Luận

Do kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu, lỗi trình bày Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để bài Khóa luận tốt nghiệp cuả em đạt được kết quả tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày….tháng… năm 2017

Sinh viên thực hiện

Bùi Thị Huyền

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vi

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 3

1.1 Khái quát chung về lý thuyết lịch làm việc 3

1.1.1 Khái quát chung về quản lý 3

1.1.2 Khái niệm, vai trò và đặc điểm về chương trình, kế hoạch công tác 12

1.1.3 Lịch làm việc 14

1.1.4 Quản lý lịch làm việc và ứng dụng phần mềm để quản lý lịch làm việc 19

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI UBND XÃ KHÁNH AN 21

2.1 Giới thiệu tổng quan về UBND xã Khánh An 21

2.1.1 Lịch sử của xã 21

2.1.2.Cơ cấu tổ chức 23

2.2 Thực trạng quản lý lịch làm việc tại UBND xã Khánh An 28

2.2.1 Xây dựng kế hoạch lịch làm việc của UBND xã 28

2.2.2 Phân tích mô phỏng quy trình quản lý lịch làm việc 29

2.2.3 Đánh giá thực trạng quản lý lịch làm việc tại xã 37

CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG ESSENTIALPIM TRONG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TẠI UBND XÃ KHÁNH AN, HUYỆN YÊN KHÁNH, TỈNH NINH BÌNH 38

3.1 Đặt vấn đề 38

3.2 Giải quyết vấn đề 38

3.3 Giới thiệu về EssentialPIM 38

3.3.1 Tính năng 40

3.3.2 Giao diện và chức năng, hướng dẫn sử dụng 42

3.3.3 Trên thanh hành động 43

3.3.4 Các chức năng hiển thị chính 47

3.4 Ứng dụng EssentialPIM vào quy trình quản lý công việc cho UBND xã Khánh An 56 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Sơ đồ xã Khán An 21

Hình 2.2: Khánh An trong mùa vụ 22

Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức xã 23

Hình 2.4: Trường cấp 2 Khánh An 28

Hình 2.5: Lập lịch biểu dựa vào mục tiêu công việc 29

Hình 2.6: Quy trình làm việc của UBND xã Khánh An 31

Hình 3.1: Giao diện tổng quan của Essentinal PIM 39

Hình 3.2: Cửa sổ giao diện của EssentinalPI 42

Hình 3.3: Cửa sổ giao diện của cuộc hẹn mới 44

Hình 3.4: Cửa sổ giao diện của Việc làm mới 45

Hình 3.5: Cửa sổ giao diện của Liên hệ mới 46

Hình 3.6: Cửa sổ giao diện mật khẩu mới 47

Hình 3.7: Giao diện tổng quan của EPIM Today 48

Hình 3.8: Giao diện của thẻ lịch 49

Hình 3.9: Cửa sổ giao diện của Việc cần làm 50

Hình 3.10: Cửa sổ giao diện của ghi chú 51

Hình 3.11: Cửa sổ giao diện của liên hệ 52

Hình 3.12: Cửa sổ giao diện của Mail 53

Hình 3.13: Cửa sổ giao diện của Mật khẩu 54

Hình 3.14: Cửa sổ giao diện của rác 55

Hình 3.15: Giao diện ban đầu khi mở 56

Hình 3.16: Cửa sổ xuất hiện khi muốn đặt lịch mới 57

Hình 3.17: Bảng phân công việc trong tuần của lãnh đạo xã Khánh An 58

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc đổi mới đất nước, cùng sự hội nhập và phát triển của nền kinh

tế, các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trên mô hình hiện đại như ngày nay Sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, các

kỹ thuật tiên tiến, các sáng chế thông minh để áp dụng vận hành công việc thì chúng ta cần quản lý một quỹ thời gian nhằm duy trì, xác lập và hoàn thiện công việc của mình một cách ổn định và xuất sắc Việc quản lý thời gian cho các công việc không chồng chéo lên nhau là một vấn đề đáng được quan tâm trong thời đại hiện nay

Để quản lý thời gian cho công việc một cách hợp lý của chính bản thân nói chung và cho đơn vị công tác của mình nói riêng thì chúng ta cần có những phương pháp quản lý công việc, sắp xếp lịch trình làm việc một cách khoa học và hiện đại nhất nhằm đáp ứng được nhu cầu về kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, khả năng trình

độ, có thể thích nghi trong mọi điều kiện hòan cảnh để hoàn thành xuất sắc công việc

mà mình đảm nhận

Trong văn phòng cũng thế, việc quản lý, sắp xếp hay lên những lịch trình công tác đó là một quy trình đòi hỏi sự hợp lý Trên cương vị của một sinh viên trong ngành quản trị văn phòng đã được tham gia học tập tại trường trong suốt thời gian qua , đứng trên địa vị của một người thư lý, một trợ lý, nhân viên văn phòng tương lai và được tham gia kì thực tập cơ sở trong chuyên nghành quản trị văn phòng của khoa hệ thống thông tin kinh tế Để tham gia vào việc nghiên cứu tìm hiểu chuyên ngành các kiên

thức phục vụ cho quá trình học tập và vận dụng vào công việc sau này thì đề tài “ Ứng dụng Essentinal PIM vào công tác quản lý lịch việc tại UBND xã Khánh An, huyện Yên Khánh, tỉnh Ninh Bình” như một trải nghiệm thực tế tìm hiểu về quy

trình nghiệp vụ quản lý lịch làm việc trong một bộ phận cơ quan nhỏ của xã Từ đó có

cơ sở giúp ta hình dung, sắp xếp, sử dụng và giải quyết công việc trong một quỹ thời gian nhất định và hợp lý nhất

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở tìm hiểu về thực trạng công tác quản lý lịch làm việc tại UBND xã Khánh An, việc nghiên cứu đề tài trên nhằm mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin (EssentinalPIM) vào quản lý lịch làm viêc tại UBND xã, đề ra được giải pháp nhằm

nâng cao hiệu quả quản lý của công tác quản lý lịch làm việc của xã nói riêng và công tác công việc nói chung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: UBND xã Khánh An, huyện Yên Khánh, tỉnh Ninh Bình

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Những quy trình nghiệp vụ quản lý lịch làm việc tại UBND xã

+ Thiết kế chương trình ứng dụng phần mềm Essentinal trong việc quản lý lịch công tác và quản lý làm việc thay cho việc quản lý bằng văn bản ghi chép tay thông thường

4 Phương pháp nghiên cứu

+ Khảo sát thực trạng quản lý lịch việc tại UBND xã Khánh An

+ Thu thập dữ liệu, thông tin về công việc,lịch công tác lãnh đạo trong toàn xã,

từ đó đánh giá, phân tích vấn đề, xây dựng giải pháp

+ Tìm hiểu phần mềm Essentinal để phục vụ đề tài

5 Nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bài thực tập chuyên ngành gồm 3 chương:

- Chương 1: Tổng quan về quản lý lịch làm việc

- Chương 2: Khảo sát quy trình quản lý lịch làm việc ở UBND xã Khánh An

- Chương 3: Ứng dụng Essentinal PIM vào quản lý lịch làm việc tại UBND xã Khánh An

Mặc dù đã rất cố gắng đề hoàn thiện đề tài nhưng vì còn hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức nên việc tìm hiểu về những ứng dụng của phần mềm EssentinalPIM còn nhiều thiếu sót Vì vậy, em rất mong thầy cô và các bạn thông cảm

và đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC

1.1 Khái quát chung về lý thuyết lịch làm việc

1.1.1 Khái quát chung về quản lý

 Khái niệm quản lý

Quản lý (thuật ngữ tiếng Anh là Management [ mæn d m nt], tiếng lat manum

agere - điều khiển bằng tay) đặc trưng cho quá trình điều khiển và dẫn hướng

tất cả các bộ phận của một tổ chức, thường là tổ chức kinh tế, thông qua việc thành lập và thay đổi các nguồn tài nguyên (nhân lực, tài chính, vật tư, trí

thực và giá trị vô hình)

“Quản lý là gì” chắc hẳn là câu hỏi mà bất cứ người học quản lý ban đầu nào cũng cần hiểu và mong muốn lý giải.Vậy suy cho cùng quản lý thời gian là gì? Xét trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì hay phụ trách một

công việc nào đó

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tôt chưc để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động

Bản thân khái niệm quản lý đã có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt giữa nghĩa rộng và nghĩa hẹp.Hơn nữa, do sự khác biệt về thời đại, xa hội, chế độ, nghề nghiệp nên có nhiều giải thích, lý giải khác nhau Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hóa sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt.Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau có rất nhiều quan điểm và nhận định về quản lý khác nhau Xuất hiện các trường phái quan niệm như sau:

Theo F.W TayLor (1856-1915): là một trong những người đầu tiên khai sinh ra khoa học quản lý và là “ ông tổ” của trường phái “ quản lý theo khoa học”, tiếp cận dưới góc độ kinh tế- kỹ thuật đã cho rằng: Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác à biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất

Theo Henry Fayol (1886-1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận – hiện đại tới nay thì : Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâu: lập kế hoạch ,

tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra

J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: Quản lý là một quá trình do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được

Stephan Robbins quan niệm: Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo

và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra

Từ những cách tiếp cận khác nhau, có nhiều khái niệm khác nhau về quản

lý như:

- Quản lý là nghệ thuật nhằm đạt mục đích thông qua nỗ lực của người khác

- Quản lý là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm đưa ra các quyết định

- Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự trong cùng một tổ chức

- Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được những mục đích của tổ chức Hoặc đơn giản hơn nữa, quản lý là sự có trách nhiệm về một cái gì đó…

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tôt chưc để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động

Theo cách tiếp cận hệ thống, mọi tổ chức, (cơ quan quản lý nhà nước đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp…) đều có thể được xem như một hệ thống gồm hai phân hệ là: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý.Mỗi hệ thống bao giờ cũng hoạt động trong môi trường nhất định

 Đặc điểm của quản lý

- Quản lý là sự tác động có mục đích đã được đề ra theo đúng ý chí của chủ thể quản lý đối với chính đối tượng chịu sự quản lý

- Quản lý muốn thự hiện được phải dựa trên cơ sở tổ chức và quyền uy

- Quản lý xuât hiện ở bất cứ nơi nào có hoạt động chung của con người

- Quản lý hoạt động mang tính tất yếu

- Quản lý là hoạt động để phối hợp các nguồn lực

 Mục tiêu của quản lý

Mục tiêu của quản lý là trạng thái tương lai mà chủ thể mong muốn đạt được trong quá trình vận động của hệ thống tại thời gian và không gian xác định Nó là tiêu đích mà mọi hoạt động của hệ thống hướng tới, nó định hướng và chi phối sự vận động của toàn bộ hệ thống quản lý Mục tiêu quản lý phải được xác định trước để chi phối, dẫn dắt cả chủ thể và đối tượng quản lý trong toàn bộ quá trình hoạt động Việc xác định mục tiêu trong quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của toàn bộ hệ thống quản lý bởi vì nếu xác định mục tiêu sai, mọi hoạt động của hệ thống sẽ trở thành vô nghĩa, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng

 Các cách tiếp cận quản lý

Từ những năm 1950 trở lại đây, do vai trò đặc biệt quan trọng của quản lý đối với

sự phát triển kinh tế, đã xuất hiện rất nhiều công trình nghiên cứu về lý thuyết và thực

hành quản lý với nhiều cách tiếp cận khác nhau Có thể nêu ra một số cách như sau:

- Tiếp cận theo kinh nghiệm

Cách tiếp cận này phân tích quản lý bằng cách nghiên cứu kinh nghiệm, mà thông thường là thông qua các trường hợp cụ thể Những người theo cách tiếp cận này chi rằng, thông qua việc nghiên cứu sẽ hiểu được phải làm như thế nào để quản lý một cách hiệu quả trong trường hợp tương tự

- Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân

Cách tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân dựa trên lý tưởng cho rằng quản lý

là làm cho công việc được hoàn thành thông qua con người và do đó, việc nghiên cứu

nó nên tập trung vào các mối liên hệ giữa người với người

- Tiếp cận theo lý thuyết quyết định

Cách tiếp cận theo lý thuyết quyết định trong quản lý dựa trên quan điểm cho rằng, người quản lý là người đưa ra quyết định, vì vậy cần phải tập trung vào việc ra quyết định, vì vậy cần phải tập chung vào việc ra quyết định Sau đó là việc xây dựng

lý luận xung quanh việc ra quyết định của người quản lý

 Nội dung của quản lý

Để quản lý tốt tất cả các công việc , đạt được hiệu quả tốt nhất thì cần phải có các bước chuẩn bị , đặc biệt quản lý cần có quy trình và có phương pháp quản lý khoa

học thì hiệu suất sẽ tăng cao Theo nghiên cứu, muốn quản lý cần phải chuẩn bị đúng quy trình sau:

- Lập kế hoạch

- Tổ chức

- Lãnh đạo, điều hành

- Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh

Để hiểu được bản chất của quy trình quản lý , chúng ta cùng đi tìm hiểu từng bước của quy trình quản lý công việc

 Lập kế hoạch

 Khái niệm

- Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ đuchức

về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý là các nguồn lực được chương trình hóa

- Từ kế hoạch có thể hiểu lập kế hoạch là : tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán- dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức

 Vai trò của kế hoạch

Việc lập kế hoạch có tầm quan trọng đặc biệt đối với công việc quản lý Nó là chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý Các kế hoạch được xây dựng ra một cách hiệu quả sẽ đóng những vai trò cơ bản như sau:

- Kế hoạch là cơ sở cho các chức năng khác của quản lý

- Giúp tổ chức ứng phó với sự thay đổi của môi trường

- Kế hoạch chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt mục tiêu

- Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức

- Là cơ sở cho chức năng kiểm tra

 Yêu cầu của lập kế hoạch

+ Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt: ưu tiên về mặt nhân lực, vật lực, tài lực và mặt thời gian

+ Lập kế hoạch phải mang tính khách quan

+ Kế hoạch phải mang tính kế thừa

+ Kế hoạch phải mang tính khả thi

+ Kế hoạch phải mang tính hiệu quả

+ Quá trình lập kế hoạch phải đảm bảo tính dân chủ

- Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý

 Nội dung chức năng của tổ chức

Chức năng của tổ chức bao gồm có nhiều nội dung phong phú và đa dạng và tổ chức thì có 3 nội dung sau:

 Thiết kế bộ máy: thiết kế cơ cấu tổ chức

Khái niệm cơ cấu tổ chức: là tổng hợp các bộ phận được chuyê môn hóa, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo mọt cách thức nhất định và có mối quan hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng nhiệm vụ

đã định trước

 Phân công công việc

- Mục tiêu phân công công việc

Các nghiên cứu đều khẳng định, thiết kế và phân công công việc khoa học là một phương pháp nâng cao lao động và hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong tổ chức Trong đó cần phải thỏa mãn những yêu cầu sau:

+ Chia nhiệm vụ thành những nhiệm vụ đơn giản hơn

+ Có khả năng tác nghiệp và quy trình hóa việc thực hiện các nhiệm vụ

+ Tạo sự hấp dẫn, hứng thú trong khi thực hiện công vệc

+ Nâng cao được chất lượng công việc và tiết kiệm được chi phí lao động

- Cơ sở phân công công việc:

+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung ( mục tiêu chung )

+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể ( mục tiêu bộ phận )

+ Căn cứ vào công việc của từng vị trí

+ Căn cứ vào đặc điểm, năng lực của từng cá nhân

- Các yêu cầu khi phân công công việc:

Để phân công công việc được hiệu quả nhà quản lý cần phải thực hiện yêu cầu: + Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp

+ Tập hợp các công việc tương tự vào cùng một nhóm

+ Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của mỗi bộ phận

+ Cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực thi công việc

+ Trao quyền tương xúng cho chủ thể phụ trách các bộ phận

- Các nguyên tắc kiểm soát chất lượng hoạt động thiết kế và phân công công việc trong tổ chức:

+ Chuyên môn hóa công việc

+ Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và các nguồn lực, vật chất

kỹ thuật hiện có

+ Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động

+ Công việc có tính phong phú, hấp dẫn

+ Phát huy được tính độc lập, tự chủ, sáng tạo của người lao động.v.v

 Lãnh đạo, điều hành

 Khái niệm

Lãnh đạo là tác động bằng nghệ thuật và khoa học để duy trì kỷ luật, kỷ cương của tổ chức và hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên nhằm phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của họ hướng tới thực hiện mục tiêu của tổ chức

 Đặc trưng của lãnh đạo

- Là một chức năng của quy trình quản lý gắn với chủ thể quản lý

- Chức năng lãnh đạo có 2 phương diện cơ bản: Duy trì kỉ cương, kỷ luật và động viên, khích lệ nhân viên

- Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì thế đòi hỏi chủ thể quản

lý phải vận dụng các tri thức của nhiều khoa học

 Vai trò của lãnh đạo

- Duy trì kỷ luật, kỷ cương nhằm ổn định tỏ chức

- Hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên để phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của nhân viên nhằm phát triển tổ chức

- Phối hợp các cố gắng riêng lẻ thành cố gắng chung

- Xây dựng văn hóa tổ chức

 Nội dung của lãnh đạo

- Tác động quyền lực trong việc duy trì kỷ luật, kỷ cương đối với nhân viên

- Hướng dẫn, thuyết phục và khích lệ nhân viên

- Lựa chọn một mô hình và phong cách quản lý phù hợp

 Những yêu cầu nhằm nâng cao hiệu quả của lãnh đạo

- Những yêu cầu để có nội dung tác động hiệu quả tới nhân viên

+ Những nội dung, quy chế của tổ chức phải phù hợp với pháp luật của nhà nước và điều kiện của đơn vị

+ Việc xây dựng và thực thi nó phải đảm bảo tính dân chủ: Nó là sản phẩm của trí tuệ tập thể chứ không phải là sự áp đặt ý muốn chủ quan của chủ thể quản lý

+ Để động viên khích lệ nhân viên, nhiệt tình phát huy tối đa tiềm năng và năng lực của họ , nhà quản lý phải nhận thức được các lý thuyết về động cơ thúc đẩy và vận dụng sáng tạo vào điều kiện của tổ chức

- Những yêu cầu để có phương thức tác động hiệu quả

+ Chủ thể quản lý phải có năng lực, phẩm chất nhất định

+ Chủ thể quản lý phải biết vận dụng linh hoạt và sáng tạo hệ thống phương pháp quản lý

+ Chủ thể quản lý phải lựa chọn phong cách quản lý phù hợp

+ Chủ thể quản lý phải tạo lập và hoàn thiện nghệ thuật quản lý

 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh

 Khái niệm

- Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu

 Đặc điểm

+ Kiểm tra là một quá trình

+ Kiểm tra là một chức năng của quy trình quản lý

+ Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý đối với hiệu lực

và hiệu quả của tổ chức

+ Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi

 Vai trò

+ Thông qua kiểm tra nhà quản lý nắm được nhịp độ, tiến và mức độ thực hiện công việc của các thành viên, nắm và kiểm soát được chất lượng các công việc được hoàn thành

+ Kiểm tra cung cấp các căn cứ cụ thể để hoàn thiện các quyết định quản lý Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết được quyết định, mệnh lệnh được ban hành có phù hợp hay không, từ đó có sự điều chỉnh

+ Kiểm tra giúp đảm bảo thực thi quyền lực của chủ thể quản lý Người quản lý biết thái độ, trách nhiệm của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, nhằm duy trì trật

tự của tổ chức

+ Thông qua kiểm tra, người quản lý nâng cao trách nhiệm của mình đối với công việc của mình đối với công việc được phân công và đảm bảo thực thi hiệu lực của quyết định đã được ban hành

+ Kiểm tra giúp cho tổ chức n thiện và theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường

+ Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hòan thiện và đổi mới tổ chức

 Một số công cụ kiểm tra

+ Bảng tiêu chuẩn công việc

+ Nội quy, quy chế, pháp luật

+ Các công cụ kĩ thuật: Biểu đồ Gantt, PERT…

 Một số cách kiểm tra

+ Kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp

+ Kiểm tra khâu trọng điểm

+ Kiểm tra chéo giữa các bộ phận

+ Kiểm tra ngẫu nhiên và kiểm tra mặc nhiên

+ Kiểm tra toàn bộ với kiểm tra bộ phận

Các nội dung cơ bản của quản lý: Lập kế hoạch – Tổ chức – Lãnh đạo, điều hành – Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cho nhau Cần xác định chính xác công việc của một người quản lý phải làm để đạt được các mục tiêu của tổ chức, cùng với và thông qua các cá nhân

1.1.2 Khái niệm, vai trò và đặc điểm về chương trình, kế hoạch công tác

 Khái niệm

- Khái niệm chương trình

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc

- Khái niệm kế hoạch

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý)

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một

cơ quan, đơn vị

 Vai trò

- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân

+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho

cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc

+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu

đã đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một

kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan

+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

 Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác

a) Yêu cầu của chương trình công tác

- Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước

- Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian

– Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của cơ quan Trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc

- Tính đúng thẩm quyền: Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết định Đối với các nội dung công việc trong chương trình phải xác định rõ cơ quan, đơn

vị chịu trách nhiệm chủ trì và cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp

- Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian thực hiện Tránh đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất

- Đảm bảo tính hệ thống: tất cả các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và UBND phải xây dựng chương trình công tác của mình phù hợp với chương trình công tác của Chính phủ Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trình của cấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình của cơ quan Bảo đảm tính hệ thống giữa chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần

b) Yêu cầu của kế hoạch công tác

- Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức

- Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên

- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc

- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống (tất cả các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân phải xây dựng kế hoạch công tác năm, 6 tháng, quý và tháng của mình phù hợp với chương trình công tác của Chính phủ), có trọng tâm, trọng điểm

- Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau

- Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều công việc

1.1.3 Lịch làm việc

 Khái niệm và vai trò lịch làm việc

Lịch làm việc là sự sắp xếp thời gian để tiến hành công việc của một hay một

số cá thể nào đó, thường được bố trí dưới dạng bảng Đối với một người nào đó, lịch làm việc có thể là việc bố trí công việc theo thời gian hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng Đối với một tổ chức lịch làm việc có thể là sự bố trí công việc cho từng người theo thời gian Đối với máy móc thiết bị cũng có thể có lịch làm việc theo thời gian

Lịch làm việc được tạo ra nhằm giúp người tạo ra nó hoàn thành các mục tiêu một cách tốt nhất trong khoảng thời gian cố định

Lịch làm việc là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc được sắp xếp theo trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó để mọi người cùng thực hiện

Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả Lịch làm việc của cá nhân

sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả

Lịch làm việc giúp người sử dụng thưc hiện công việc theo đúng kế hoạch, dễ dàng kiểm soát các đầu công việc, xử lý có hệ thống, theo mức độ quan trọng

Lịch làm việc giúp lãnh đạo biết các công việc của cấp dưới đang thực hiện, sẽ thực hiện và từ đó kiểm tra tiến độ, cũng như chỉnh lại kế hoạch của cấp dưới hay của của mình trong trường hợp chậm kế hoạch

 Chức năng

Cung cấp chức năng quản lý lịch họp, lịch công tác Xây dựng kế hoạch làm

việc chung của cơ quan, phòng ban theo tuần, tháng, quý, năm…

Tạo sự đồng bộ, thống nhất trong hoạt động của các phòng ban, đảm bảo sự phối hợp ăn khớp của các thành viên, phòng ban trong xử lý công việc, tránh xung đột,

xử lý công việc trùng lặp, từ đó tăng hiệu suất chất lượng công việc, giảm chi phí về con người và thời gian

 Yêu cầu của lịch làm việc

- Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: chính xác tên công việc; chính xác ngày, giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; chính xác tên người thực hiện

- Đảm bảo không có sự trùng lặp: không trùng lặp thời gian, địa điểm, con người khi thực hiện các công việc

- Đảm bảo không bỏ sót: không bỏ sót việc; không bỏ sót một trong các yếu tố: thời gian, địa điểm, thành phần…

- Đảm bảo tính khả thi: khi xây dựng lịch phải tính toán, dự phòng thật sát thực tế Tránh tối đa sự thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc Tuy nhiên, trong những trường hợp bất khả kháng vẫn phải có sự điều chỉnh lịch Nhưng khi điều chỉnh cần có

sự tính toán đến các yếu tố đảm bảo thực hiện được như thời gian, con người

- Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: ngay từ khi xây dựng lịch cần tính đến các yếu tố ưu tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cần thiết

để ưu tiên bố trí con người, địa điểm và thời gian, …Đồng thời, để đảm bảo khâu thực

hiện được hiệu quả, ngay từ khi xây dựng lịch cũng cần tính đến các yếu tố dự phòng:

dự phòng về thời gian, địa điểm, nhân sự…

 Phân loại lịch làm việc

a) Theo chủ thể hoạt động

- Lịch làm việc của cơ quan, đơn vị

Là lịch công tác chung của cả một cơ quan, đơn vị do bộ phận văn phòng lên kế hoạch để các cán bộ biết được công việc nào làm trước, công việc nào làm sau Xây dựng lịch làm việc của cơ quan, đơn vị đảm bảo tính khoa học cũng như hiệu quả công việc chung được nâng cao, góp phần vào hoạt động phát triển chung của toàn cơ quan, đơn vị

- Lịch làm việc của cá nhân

Là lịch của riêng của một cá nhân trong cơ quan, đơn vị như lịch làm việc của Giám đốc cơ quan, chủ tịch UBND xã cũng được bộ phận văn phòng dựa vào những công việc của họ hằng ngày hay những kế hoạch từ cơ quan cấp trên chỉ đạo lên lịch công tác một cách hợp lý Đảm bảo công việc không bị chồng chéo, xáo trộn ảnh hưởng đến hoạt động của cả cơ quan, đơn vị

b) Theo thời gian

- Lịch làm việc một tuần (lịch công tác tuần): bao gồm công việc trong một tuần mà cơ quan, đơn vị hay cá nhân phải thực hiện trong tuần đó

- Lịch làm việc hàng ngày: thường chỉ áp dụng cho cá nhân một người, bao gồm công việc buổi sáng, buổi chiều được sắp xếp thời gian hợp lý, để công việc không bị bỏ sót hay không thể giải quyết được

- Thời gian mà hoạt động đó bắt đầu diễn ra và kết thúc

- Địa điểm là nơi hoạt động đó được thực hiện (khu vực địa lý, hội trường, phòng họp)

- Con người tham gia vào hoạt động đó

- Nếu các hoạt động này bị trùng lặp hai trong ba yếu tố trên thì một trong số các hoạt động đó sẽ không thể tiến hành được

- Nguyên tắc ưu tiên

- Khi sắp xếp các chương trình làm việc của Cơ quan cũng như lịch làm việc của người lãnh đạo, cần phải tính đến tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của hoạt động đó Đối với những hoạt động quan trọng, không thể trì hoãn được thì cần ưu tiên sắp xếp vào khoảng thời gian phù hợp và có thể đẩy các hoạt động khác vào thời gian trước hoặc sau Đối với các hoạt động có số lượng thành phần tham gia đông cần được

ưu tiên về mặt địa điểm thuận lợi cho việc đi lại, nghỉ ngơi Nhưng nếu số lượng ít, lại

là những người có quan hệ đặc biệt với Cơ quan đơn vị hoặc người lãnh đạo thì nên bố trí lại các phòng họp nhỏ, không gần nơi đi lại của nhiều người và có các trang thiết bị tốt về âm thanh, ánh sáng

- Để thực hiện được nguyên tắc này, văn phòng cần yêu cầu các Cơ quan đơn vị hoặc các bộ phận phải thông báo dự kiến các hoạt động của mình lên văn phòng trước

đó để văn phòng có kế hoạch sắp xếp và bố trí Mặt khác, văn phòng cũng cần đề nghị các Cơ quan đơn vị khi đưa lịch cần cho biết hoạt động nào không thể trì hoãn, hoạt động nào có thể xếp lui lại hoặc sớm hơn để khi cần văn phòng có thể điều chỉnh cho phù hợp Đồng thời, để thực hiện các hoạt động này, các Cơ quan đơn vị phải cung cấp đầy đủ cho văn phòng các thông tin cần thiết như: Thành phần than dự, thời gian dự kiến, yêu cầu về địa điểm, kinh phí và trang thiết bị…

- Tuy nhiên, thông thường các Đơn vị đều muốn hoạt động hoặc yêu cầu của mình được đáp ứng, vì thế để thực hiện nguyên tắc ưu tiên khi sắp xếp lịch, cần nắm vững chức năng, nhiệm vụ của các Cơ quan đơn vị cũng như chức trách của bộ phận lãnh đạo, cần có sự nhạy cảm và sự phán đoán cần thiết Cần lưu ý rằng, khi thực hiện nguyên tắc ưu tiên, văn phòng nên có sự trao đổi với người lãnh đạo và các bộ phận có liên quan hoặc cần giải thích lý do khi cần thiết

- Nguyên tắc dự phòng

- Nguyên tắc này đòi hỏi khi sắp xếp lịch cần phải có các phương án dự phòng, bởi lẽ trong thực tế không phải mọi hoạt động đều diễn ra như đã định

- Nguyên tắc dự phòng còn được hiểu là khi xếp lịch, nhất là xếp lịch cho các hoạt động của người lãnh đạo, cần bố trí thời gian để họ có thể nghỉ ngơi hoặc kịp thời di chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác.Thời gian đó được gọi là thời gian dự phòng

- Nguyên tắc điều chỉnh lịch

- Về cơ bản, lịch đã sắp xếp thì cần hạn chế tối đa việc thay đổi, nhưng cũng không có nghĩa là mọi chương trình, kế hoạch đều là bất biến Vì vậy, khi có những tình huống đột xuất xảy ra, hoặc vì một điều kiện, một lý do nào đó, cần nhanh chóng xem xét và có thể quyết định điều chỉnh lại các hoạt động đã định (có thể điều chỉnh

về mặt thời gian, địa điểm, nhân sự) Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc điều chỉnh lịch phải được hạn chế tối đa vì sự điều chỉnh đó sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của Cơ quan đơn vị cũng như hoạt động của người lãnh đạo, thậm chí gây ra những hậu quả khó lường hoặc gây lãng phí về thời gian, công sức và tiền của

- Do vậy, chỉ điều chỉnh và thay đổi lịch trong những điều kiện sau đây:

- Nếu thay đổi về thời gian thì phải có khả năng kịp thời báo cho nhân sự (thành phần mời tham dự)

- Nếu thay đổi về địa điểm thì phải đảm bảo khoảng cách giữa hai địa điểm không quá xa, không gây khó khan cho việc đi lại của người tham dự, không làm tăng thêm chi phí lớn về kinh tế

- Nếu thay đổi về nhân sự thì phải được báo trước và đảm bảo không ảnh hưởng đến mục đích cơ bản của hoạt động đó

 Bố cục lịch công tác

- Đảm bảo nội dung thể hiện được các yếu tố chính sau:

+ Tên công việc: cần ghi chính xác tên công việc

+ Thời gian thực hiện: cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút

+ Địa điểm thực hiện: chính xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà

+ Nhân sự: ghi chính xác thành phần

- Bố cục lịch làm việc của đơn vị và của cá nhân hàng tuần Đảm bảo nội dung thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn vị, cá nhân

liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần; người chủ trì, cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…

1.1.4 Quản lý lịch làm việc và ứng dụng phần mềm để quản lý lịch làm việc

 Khái niệm quản lý lịch làm việc

Từ khái niệm của “quản lý” và khái niệm “ lịch làm viêc” ta có thể thấy được:

“Quản lý lịch làm việc là quá trình sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, chúng ta sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình.”

 Vấn đề thường gặptrong quản lý lịch làm việc

- Khó khăn trong việc lên lịch cho các buổi họp mà tất cả mọi người đều có thể tham gia

- Không thể xem nhanh những lịch trình cho từng ngày

- Các nhân viên không thể xem lịch làm việc của cá nhân và lịch làm việc của toàn công ty trong cùng một thời điểm, hoặc họ phải sử dụng chương trình bên ngoài

để quản lý lịch làm việc của bản thân

- Đơn vị, cơ quan muốn có một lịch làm việc chung được phổ biến để mọi

người đều biết và sắp xếp công việc theo lịch đó?

- Không biết sự kiện nào đã diễn ra và sắp diễn ra của đơn vị, cơ quan mình?

- Muốn tìm kiếm một sự kiện của đơn vị, cơ quan đã diễn ra nhưng không nhớ chính xác ngày?

- Muốn biết lịch làm việc của sếp và đồng nghiệp của mình để sắp xếp lịch hẹn

và công việc cho hợp lý?

- Vì khối lượng công việc nhiều nên nhiều lúc hay bị quên những việc nhỏ?

Để quản lý được công việc của đơn vị, cơ quan hay cá nhân được tốt thì phải biết sắp xếp thời gian làm việc hợp lý, tránh bị quên việc làm ảnh hưởng đến công việc của cả đơn vị Ngoài ra quản lý được thời gian của mình chính là cách bản thể hiện trách

nhiệm của mình đối với công việc và đời sống hàng này

 Ứng dụng phần mềm để quản lý lịch làm việc

Ứng dụng phần mềm là sử dụng một chương trình có khả năng làm cho máy tính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó mà người dùng muốn thực hiện

Ứng dụng phần mềm để quản lý lịch làm việc là việc cài đặt một phần mềm nào

đó thực hiện được chức năng quản lý lịch làm việc của cá nhân, tổ chức thông qua cách con người sử dụng phần mềm để thực hiện cập nhật thông tin, sắp xếp, xử lý, và nhắc nhở công việc cần làm đúng thời gian nhằm phục vụ nhu cầu, lợi ích của người dùng

Việc sử dụng phần mềm có tác dụng đảm bảo công việc được quản lý một cách khoa học, hiệu quả, tiết kiệm thời gian nhờ đảm bảo về trình tự, thời gian, địa điểm Ngoài ra còn có sự thông báo trước của phần mềm giúp người dùng có thời gian

và điều kiện chuẩn bị cho công việc cần làm được hoàn thành tốt

Essential PIM Free là một người trợ lý hiệu quả trong mọi dự định, kế hoạch công việc hiện tại cũng như tương lai sắp tới của bạn.Vì vậy, bạn sẽ không cần phải

sự dụng bất kỳ một phần mềm hỗ trợ nào, tất cả mọi công việc sẽ nhanh chóng được giải quyết

Essential PIM Free là một phần mềm giúp bạn quản lý các cơ sở thông tin và lịch làm việc một cách đơn giản và hiệu quả Chỉ cần một thao tác nhỏ của bạn, bạn đã

có trong tay một trợ lý đắc lực trong việc phân chia và quản lý thời gian cho công việc của mình

Cũng giống như phần mềm quản lý cá nhân khác, Essential PIM Free mang đến cho bạn một sự tiện nghi tối đa bằng cách phân chia rõ ràng các mục cụ thể tùy theo thời gian hoặc màu sắc với giao diện gần gũi quen thuộc Ngoài ra bởi chức năng đồng bộ hóa với các chương trình khác như Outlook, Windows Mobile devices… chương trình sẽ giúp bạn thiết lập một lịch làm việc cực kỳ hiệu quả

Bên cạnh đó, Essential PIM Free còn cho phép bạn cài đặt password để đảm bảo tính bảo mật hay lưu lại file giữ liệu lên mỗi lịch làm việc của bạn

Ứng dụng phần mềm trong quản lý lịch làm việc của cá nhân, tỏ chức thông qua cách con người tác động vào phần mềm để phần mềm sắp xếp, xử lý và nhắc nhở công việc cần làm đúng thời gian nhằm phục vụ nhu cầu, lợi ích của người dùng

CHƯƠNG 2

KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI

UBND XÃ KHÁNH AN 2.1 Giới thiệu tổng quan về UBND xã Khánh An

2.1.1 Lịch sử của xã

Khánh An là một xã nằm ở huyện Yên Khánh tỉnh Ninh Bình, có đường quốc

lộ 10 nối thành phố Ninh Bình với thị trấn Phát Diệm Trụ sở xã nằm ở thôn Phú Thượng cách trung tâm thành phố Ninh Bình 8 km Dưới thời Lê, ở Thạch Lỗ ngũ thôn, nay là các xã Khánh Dương, Khánh An, Khánh Thịnh thuộc 2 huyện Yên Khánh, Yên Mô các hậu duệ Tạ Đại Lang, Tạ Đại Thanh là Tạ Nhân Thọ, Tạ Nhân Niên, Tạ Nhân Khả đều có công lớn và được phong công hầu khanh tướng

bằng tương đối bằng phẳng, không có núi non, mạng lưới sông ngòi phân bố tương đối đều Với phía đông với sông đáy chảy qua và phía tây giáp với sông vạc, thuận lợi cho việc tưới tiêu phục vụ sản xuất và đời sống

Theo Quyết định số: 2179/ QĐ-UBND ngày 17 tháng 9 năm 2007 của UBND tỉnh Ninh Bình V/v phê duyệt Quy hoạch giao thông đường thủy nội địa tỉnh Ninh Bình hướng đến phát triển năm 2012 thì Khánh An có cảng Khánh An tại phía hữu sông đáy, và các bến đò đường thủy như bến Khánh An sông Vạc

Cơ cấu hạ tầng đã được đổi mới , 100% giao thông trục xã được bê tông hóa, thuận tiện cho qua lại , cơ sở vật chất của xã cũng đã được tu sử khang trang và đầy

đủ Cơ sở hạ tầng được đầu tư phát triển; văn hóa xã hội có nhiều tiến bộ; bộ mặt nông thôn có nhiều đổi mới, xã được công nhận đạt chuẩn nông thôn mới năm 2013; đời sống nhân dân không ngừng được cải thiện; an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội,

công tác quân sự được đảm bảo; hệ thống chính trị nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động, giữ vững danh hiệu trong sạch vững mạnh nhiều năm liền

Cảng Khánh An

Theo Quyết định Số: 2179/ QĐ-ủy ban nhân dân của tỉnh Ninh Bình ngày 17 tháng 9 năm 2007 V/v phê duyệt Quy hoạch giao thông đường thuỷ nội địa tỉnh Ninh Bình đến năm 2015 và định hướng phát triển đến năm 2020 thì Cảng Khánh An tại phía hữu sông Đáy, thuộc xã Khánh An huyện Yên Khánh; cách thành phố Ninh Bình khoảng 8,0 km về đường sông

Chức năng của Cảng:

Xếp dỡ hàng hoá tổng hợp, vật tư, nguyên liệu phục vụ nhu cầu chế biến hàng nông sản xuất khẩu, lương thực và vật liệu xây dựng của vùng Hàng hoá cho khu vực…

Dự kiến xây dựng các hạng mục công trình:

Công trình bến cảng, kho bãi

Bộ phận tài chính

kế toán

Bộ phận địa chính xây dựng

Bộ phận

tư pháp

hộ tịch

Bộ phận văn hóa

xã hội

Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức xã

Chủ tịch UBND xã

Phó Chủ Tịch UBND xã

Thẩm quyền chung: Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của Ủy

ban nhân dân xã; tham dự đầy đủ các phiên họp Ủy ban nhân dân, cùng tập thể quyết định và chịu trách nhiệm về các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã; tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước; kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng xóm hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương, chính sách đang thi hành tại cơ sở; Không được nói và làm trái các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân xã và văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên Trường hợp có ý kiến khác thì vẫn phải chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với Ủy ban nhân dân,

Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã

Thẩm quyền chuyên môn Chủ tịch Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân

là người lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình cùng với tập thể Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân cấp

xã và trước cơ quan nhà nước cấp trên

Chủ tịch Ủy ban nhân dân có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: Lãnh đạo công tác của Ủy ban nhân dân, các thành viên của Ủy ban nhân dân, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Đôn đốc, kiểm tra công tác của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình và Uỷ ban nhân dân cấp dưới trong việc thực hiện Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Hội đồng nhân dân và quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân cùng cấp; Áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc; quản lý và điều hành bộ máy hành chính hoạt động có hiệu quả; ngăn ngừa và đấu tranh chống các biểu hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương Tổ chức việc tiếp dân, xét

và giải quyết kiến nghị, tố cáo, khiếu nại của nhân dân theo quy định của pháp luật Triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Ủy ban nhân dân Chỉ đạo và áp dụng các biện pháp để giải quyết công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, cháy, nổ, dịch bệnh, an ninh, trật tự và báo cáo Ủy ban nhân dân trong phiên họp gần nhất Ra

quyết định, chỉ thị để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình Đình chỉ việc thi hành nghị quyết trái pháp luật của Hội đồng nhân dân cấp dưới trực tiếp và đề nghị Hội đồng nhân dân cấp mình bãi bỏ Phê chuẩn kết quả bầu các thành viên của Uỷ ban nhân dân cấp dưới trực tiếp; điều động, đình chỉ công tác, miễn nhiệm, cách chức Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp dưới trực tiếp; phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên của Uỷ ban nhân dân cấp dưới trực tiếp; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách chức, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức nhà nước theo sự phân cấp quản lý Chủ tài khoản của đơn vị, trực tiếp điều hành ngân sách của xã theo phân

bổ của huyện

Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân xã: Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy

chế làm việc và sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao; cùng với Chủ tịch và các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về những vấn đề Ủy ban nhân dân xã quyết định; Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn; được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã khi giải quyết các vấn

đề thuộc lĩnh vực được giao Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết định; Khi giải quyết công việc, nếu

có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm giải quyết công việc của thành viên

Ủy ban nhân dân khác thì chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân

xã quyết định; Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng khu phố và Tổ trưởng Tổ dân phố thực hiện các chủ trương, chính sách, công việc thuộc lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật Thay mặt Chủ tịch điều hành hoạt động của Ủy ban nhân dân

xã khi Chủ tịch đi công tác

Bộ phận chuyên trách công an: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban

nhân dân về thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân huyện Phụ trách công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc, phòng cháy chữa cháy, lập lại trật tự an toàn giao

thông, đẩy mạnh công tác phòng chống các tệ nạn xã hội, giáo dục, cảm hóa các đối tượng thuộc ngành quản lý Xây dựng kế hoạch bảo vệ tốt các ngày lễ, tết, phòng chống bạo loạn và một số công tác quản lý hành chính khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Trực tiếp phụ trách đơn vị công an xã, có trách nhiệm tổ chức quản lý xây dựng đơn vị vững mạnh về mọi mặt

Bộ phận chuyên trách quân sự: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban

nhân dân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã được giao, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Phụ trách công tác quân sự địa phương, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã trong công tác xây dựng kế hoạch phòng thủ, quản lý quân dự bị, xây dựng lực lượng dân quân tự vệ rộng rãi Được phân công

là Thường trực Hội đồng nghĩa vụ quân sự, tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã tổ chức tốt việc đăng ký quản lý thanh niên trong độ tuổi nghĩa vụ quân sư, điều động khám sức khỏe, thực hiện Pháp lệnh gọi thanh niên nhập ngũ hàng năm theo quy định Trực tiếp phụ trách đơn vị xã đội, có trách nhiệm tổ chức, xây dựng và quản lý đơn vị về mọi mặt

Bộ phận chuyên trách văn phòng: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban

nhân dân xã về chế độ quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước Bao gồm các công việc sau: Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại văn bản đi và đến, trình Chủ tịch kiểm tra, chuyển đến các bộ phận có liên quan và thực hiện lưu trữ theo quy định Quản lý ngày, giờ công, chế độ đi công tác, đi học, nghỉ phép của cán bộ, nhân viên cơ quan, phối hợp với Ban Chấp hành Công đoàn xã trong công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật

Bộ phận chuyên trách địa chính – xây dựng: Giúp Thường trực ủy ban nhân

dân xã theo dõi, quản lý và giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực địa chính và xây dựng: Tổ chức việc thực hiện xây dựng, duy tu, sửa chữa các công trình công cộng trong xã theo phân cấp (điện, nước, cống rãnh, hẻm, các khu vực trên địa bàn xã,…), kiểm tra quản lý và đề xuất cấp phép sửa chữa theo nguyện vọng các công trình nhà ở của công dân, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng, ngăn chặn và đề xuất biện pháp xử lý vi phạm theo quy định Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu

Bộ phận chuyên trách tài chính – kế toán: Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân xã

trong công tác theo dõi, quản lý tình hình thu chi ngân sách Lên kế hoạch dự toán và báo cáo ngân sách hàng tháng, quý, năm, bảo đảm chế độ tài chính cho đơn vị Chịu trách nhiệm lập dự toán và phương án phân bổ ngân sách, điều chỉnh ngân sách và quyết toán ngân sách của xã theo luật định Theo dõi và đôn đốc tiến độ vận động và

sử dụng các quỹ trong nhân dân, đảm bảo và vượt chỉ tiêu hàng năm, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo đọt xuất theo yêu cầu

Bộ phận chuyên trách tư pháp – hộ tịch: Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân xã

quản lý và giải quyết các hồ sơ về công tác tư pháp và hộ tịch (đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử…) Tham mưu cho Thường trực Ủy ban nhân dân xã xây dựng các kế hoạch tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật Giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật Lên lịch tiếp dân, giái quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền

Tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án,

tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu

Bộ phận chuyên trách văn hóa – xã hội: Giúp Thường trực Ủy ban nhân dân

xã theo dõi, quản lý và tổ chức thực hiện các mặt công tác thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội: Thực hiện chính sách chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với cách mạng, hoạt động từ thiện nhân đạo Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, tổ chức các lễ hội, kiểm tra và đề xuất biện pháp xử lý các sai phạm trong lĩnh vực kinh doanh văn hóa Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu