Tin học hóa công tác quản lý lịch làm vệc của công ty cổ phần công nghệ DKT – hà nội

Qua một thời gian phân tích tìm hiểu nghiên cứu bám sát thực tế công việc kết hợp với lý thuyết được học, với nhu cầu thực tế của chương trình, em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Tin học

LỜI CẢM ƠN

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin chân thành cảm ơn khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện cho chúng em thực hiện đề tài Khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa đã tận tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức cần thiết, những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình học tập tại trường

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Trần Thắng, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện đề tài

Cuối cùng, em cũng xin gửi lời cảm ơn Công ty cổ phần Công nghệ DKT đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu và học tập trong suốt quá trình thực hiện đề tài này

Mặc dù, đã cố gắng hoàn thành đề tài thực tập tốt nghiệp với tất cả cố gắng

và nỗ lực của bản thân, song chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự thông cảm, góp ý và tận tình chỉ bảo của các Thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày 10 tháng 02 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Phương Thanh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Tin học hóa công tác quản lý lịch làm vệc của Công ty cổ phần Công nghệ DKT – Hà Nội” là công

trình nghiên cứu của riêng cá nhân tôi, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu Các kết quả nghiên cứu và các số liệu trong bài báo cáo được sử dụng một cách trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của mình

Thái Nguyên, ngày 10 tháng 02 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Phương Thanh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC VIẾT TẮT vi

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 3

1.1 Khái quát về quản lý, lịch làm việc và công tác quản lý lịch làm việc 3

1.1.1 Khái quát về quản lý 3

1.1.2 Khái niệm lịch làm việc và quản lý tiến trình làm việc 6

1.1.3 Ứng dụng công nghệ phần mềm trong quản lý lịch làm việc 14

1.2 Nội dung của quản lý 15

1.2.1 Lập kế hoạch và kế hoạch 15

1.2.2 Tổ chức 17

1.2.3 Lãnh đạo, điều hành 18

1.2.4 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh 19

Chương 2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY 22

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Công nghệ DKT 22

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 22

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, lĩnh lực hoạt động của công ty 23

2.2 Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý lịch làm việc của Công ty Cổ phần công nghệ DKT 25

2.3 Ưu điểm, nhược điểm của hệ thống quản lý cá nhân Essential Pim 36

2.3.1 Ưu điểm 36

2.3.2 Nhược điểm 37

2.3.3 Giải pháp khắc phục 38

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM TRONG QUẢN LÝ

LỊCH LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT 39

3.1 Ứng dụng phần mềm Essential Pim trong quản lý lịch làm việc của nhân viên 39

3.1.1 Hệ thống quản lý cũ 39

3.1.2 Giới thiệu chung về phần mềm Essential Pim 40

3.1.2 Các tính năng của phần mềm Essential Pim 40

3.3 Các chức năng chính 44

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Sơ đồ quản lý thời gian, tiến trình làm việc 7

Hình 2.1 Công ty Cổ phần Công Nghệ DKT 22

Hình 2.2 Ứng dụng CNTT trong Công ty Cổ phần Công nghệ DKT 25

Hình 2.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty 27

Hình 3.1 Giao diên hệ thống quản lý công việc cũ 39

Hình 3.2 Cửa sổ giao diện của phần mềm 41

Hình 3.3 Cửa sổ cuộc hẹn mới 44

Hình 3.4 Họp giao ban 45

Hình 3.5 Tham gia chương trình Con đường thành công 45

Hình 3.6 Duyệt các khách hàng nâng cấp Website cao cấp 46

Hình 3.7 Soạn email trao đổi thông tin với khách hàng 46

Hình 3.8 Tập huấn các tính năng mới của Bizweb, Sapo 47

Hình 3.9 Ký hợp đồng với khách hàng 47

Hình 3.10 Họp đánh giá doanh thu Quý I 48

Hình 3.11 Công tác tại Thái Nguyên 49

Hình 3.12 Ký hợp đồng với khách hàng tại Hưng Yên 50

Hình 3.13 Kiểm tra về việc ứng dụng kỹ năng kinh doanh các phòng trong khối 51

Hình 3.14 Trao đổi thông tin dịch vụ với khách hàng 52

Hình 3.15 Duyệt khách hàng nâng cấp website lên cao cấp 53

Hình 3.16 Trao đổi thông tin dịch vụ với khách hàng 54

Hình 3.17 Họp tổng kết khối tuần 12 55

Hình 3.18 Lịch tuần 56

Hình 3.19 Lịch tháng 56

Hình 3.20 Bảng các công việc cần làm 57

Hình 3.21 Bảng Thông tin ghi chú 58

Hình 3.22 Bảng Liên hệ mới 59

Hình 3.23 Cửa sổ Mật khẩu mới 60

Hình 3.24 Cửa sổ EPIM hôm nay 61

Hình 3.25 Cửa sổ Thư 61

Hình 3.26 Cửa sổ hộp Rác 62

LỜI NÓI ĐẦU

Lý do chọn đề tài: Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hoá thì máy tính

không còn xa lạ với mỗi chúng ta Các ứng dụng tin học đã trở thành một nhu cầu cần thiết trong nhiều lĩnh vực như: Kinh tế, Y tế, Giáo dục…Việc ứng dụng của ngành công nghệ thông tin vào cuộc sống giúp cho chúng ta xử lý công việc nhanh hơn, thuận tiện hơn

Qua một thời gian phân tích tìm hiểu nghiên cứu bám sát thực tế công việc kết hợp với lý thuyết được học, với nhu cầu thực tế của chương trình, em đã quyết

định lựa chọn đề tài: “Tin học hóa công tác quản lý lịch làm vệc của Công ty cổ phần Công nghệ DKT – Hà Nội”

Mục đích của đề tài: Ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào công

tác quản lý lịch làm việc, giúp cho con người thuận tiện và dễ dàng hơn trong việc xem lịch công tác cá nhân

Để đạt được những điều kiện nói trên, cần nắm được những kiến thức cơ bản

về công tác quản lý, hiểu rõ về quy trình quản lý lịch làm việc, thực trạng cũng như giải pháp giải quyết những khó khăn còn tồn tại trong công tác quản lý lịch làm việc của công ty

Từ đó, xây dựng được quy trình quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên Công ty Cổ phần công nghệ DKT đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch làm việc

Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý lịch làm việc tại Công ty Cổ phần

Công nghệ DKT

Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý lịch làm việc tại Công ty Cổ phần Công

nghệ DKT

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu: Với kết quả đạt

được, đề tài có thể làm công cụ để phát triển tư duy cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng cũng như các ngành khác của Trường Đại học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông

Ứng dụng chương trình của đề tài vào thực tiễn công tác quản lý lịch làm việc tại công ty để nâng cao vai trò của công nghệ thông tin

Nội dung chính của bài Khóa luận tốt nghiệp gồm có 03 chương:

Chương 1 Tổng quan về tài liệu quản lý lịch làm việc

Chương 2 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Công nghệ DKT và công tác quản

lý lịch làm việc của công ty Cổ phần Công nghệ DKT

Chương 3 Ứng dụng phần mềm Essential Pim trong quản lý lịch làm việc tại

Công ty Cổ phần Công nghệ DKT

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC

1.1 Khái quát về quản lý, lịch làm việc và công tác quản lý lịch làm việc

1.1.1 Khái quát về quản lý

“Quản lý là gì?” là câu hỏi mà bất cứ người học quản lý bắt đầu nào cũng cần hiểu, muốn hiểu và mong muốn được lý giải Vậy suy cho cùng quản lý là gì? Xét trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì hay phụ trách một công việc nào đó

Bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt giữa nghĩa rộng và nghĩa hẹp Hơn nữa, do có sự khác biệt về thời đại, xã hội, chế độ, nghề nghiệp,… nên quản lý cũng có nhiều giải thích, lý giải cũng khác nhau Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hóa sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt

Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, rất nhiều học giả trong và ngoài nước đã đưa ra giải thích không giống nhau về quản lý Các trường phái quản

lý học đã đưa ra những định nghĩa về quản lý như sau:

Theo F.W Taylor (1856 - 1915): là một trong những người đầu tiên khai sinh

ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản lý dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật đã cho rằng: Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất

Theo Henry Fayol (1886 - 1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy trình và người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận – hiện đại tới nay, quan niệm rằng: Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu quả ngồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra

J.H Donnêlly, James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: Quản lý là một quá trình

do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những

người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được

Stephan Robbins quan niệm: Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất

cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

Đặc điểm của quản lý

Để làm rõ hơn bản chất của quản lý cần phải luận giải về đặc điểm của hoạt động quản lý Như vậy, hoạt động quản lý có những đặc điểm cơ bản như sau sau:

Thứ nhất: Quản lý là hoạt động mang tính tất yếu và phổ biến

Tính tất yếu và phổ biến của hoạt động quản lý biểu hiện ở chỗ: Bản chất của con người là tổng hòa các mối quan hệ xã hội Điều đó có nghĩa là con người không thể tồn tại và phát triển nếu không quan hệ và hoạt động với người khác Khi con người cùng tham gia hoạt động với nhau thì tất yếu phải có một “ý chí điều khiển” hay là phải có tác nhân quản lý nếu muốn đạt tới trật tự và hiệu quả Mặt khác, con người thông qua hoạt động để thỏa mãn nhu cầu mà thỏa mãn nhu cầu này lại phát sinh nhu cầu khác vì vậy con người phải tham dự vào nhiều hình thức hoạt động với nhiều loại hình tổ chức khác nhau Chính vì vậy, hoạt động quản lý tồn tại như một tất yếu ở mọi loại hình tổ chức khác nhau trong đó có tổ chức kinh tế chỉ là một trong những loại hình tổ chức cơ bản của con người

Thứ hai: Hoạt động quản lý biểu hiện mối quan hệ giữa con người với

con người

Thực chất của quan hệ giữa con người với con người trong quản lý là quan

hệ giữa chủ thể quản lý (người quản lý) và đối tượng quản lý (người bị quản lý)

Một trong những đặc trưng nổi bật của hoạt động quản lý so với các hoạt động khác ở chỗ là: Các hoạt động cụ thể của con người là biểu hiện của mối quan

hệ giữa chủ thể (con người) với đối tượng của nó (là lĩnh vực phi con người) Còn hoạt động quản lý dù ở bất kỳ lĩnh vực nào, cấp độ nào cũng là sự biểu hiện của mối quan hệ giữa con người với con người với nhau Vì vậy, tác động quản lý (mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý,…) có sự khác biệt so với các tác động của hoạt động khác

Thứ ba: Quản lý là tác động có ý thức

Chủ thể quản lý tác động tới đối tượng quản lý là những con người hiện thực

để điều khiển hành vi, phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của họ nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức Chính vì vậy, tác động quản lý (mục tiêu, nội dung, phương thức) của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý phải là tác động có ý thức, nghĩa là tác động bằng tình cảm (tâm lý), dựa trên cơ sở tri thức khoa học (khách quan, đúng đắn) và bằng ý chí (thể hiện bản lĩnh) Có như vậy chủ thể quản lý mới gây ảnh hưởng tích cực tới đối tượng quản lý

Thứ tư: Quản lý là tác động bằng quyền lực

Hoạt động quản lý được tiến hành tren cơ sở các công cụ, phương tiện và cách thức tác động nhất định Tuy nhiên, khác với các hoạt động khác, hoạt động quản lý chỉ có thể tồn tại nhờ yếu tó quyền lực (có thể coi quyền lực là một công cụ, phương tiện đặc biệt) với tư cách là sức mạnh được thừa nhận, quyền lực là nhân tố giúp cho chủ thể quản lý tác động tới đối tượng quản lý để điều khiển hành vi của

họ Quyền lực được biểu hiện thông qua các quyết định quản lý, các nguyên tắc quản lý, các chế độ, chính sách,… Nhờ có quyền lực mà chủ thể quản lý mới đảm trách được vai trò của mình là duy trì kỷ cương, kỷ luật và xác lập sự phát triển ổn định, bền vững của tổ chức Điều đáng lưu ý là cách thức sử dụng quyền lực của chủ thể quản lý có ý nghĩ quyết định tính chất, đặc điểm của hoạt động quản lý, của văn hóa quản lý, đặc bietsj phong cách quản lý

Thứ năm: Quản lý là tác động theo quy trình

Các hoạt động cụ thể thường được tiến hành trên cơ sở những kiến thức chuyên môn, những kỹ năng tác nghiệp của nó còn hoạt động quản lý được tiến hành theo một quy trình bao gồm: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Đó

là quy trình chung của mọi nhà quản lý và mọi lĩnh vực quản lý Nó được gọi là các chức năng cơ bản của quản lý và mang tính “kỹ thuật học” của hoạt động quản lý Với quy trình như vậy, hoạt động quản lý được coi là một dạng hoạt động mang tính gián tiếp và tổng hợp Nghĩa là nó không trực tiếp tạo ra sản phẩm mà nhờ thực hiện các vai trò định hướng, thiết kế, duy trì, thúc đẩy và điều chỉnh để từ đó gián tiếp tạo ra nhiều sản phẩm và hiệu quả cho tổ chức

1.1.2 Khái niệm lịch làm việc và quản lý tiến trình làm việc

1.1.2.1 Khái niệm

Lịch làm việc là một tập hợp những hoạt động, công việc được xắp xếp theo trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó (có thể tuần hoàn) để mọi người cùng người thực hiện

Quản lý lịch làm việc là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định

Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, người biết quản lý lịch làm việc khoa học sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình, nhờ đó tạo nên hiệu quả công việc cao

1.1.2.2 Quản lý tiến trình làm việc

Tiến trình làm việc là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó để mọi người cùng thực hiện

Quản lý tiến trình làm việc là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu tỏng khoản thời gian nhất định

Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc người ta quản lý lịch làm việc khoa học sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian cá nhân, nhờ đó tạo nên hiệu quả công việc cao

Hình 1.1 Sơ đồ quản lý thời gian, tiến trình làm việc

Trong đó:

1 Aware: Nhận biết để đề ra mục tiêu cho cá nhân và công việc, sau đó sắp xếp ưu tiên

2 Analyse: Điều cần làm

3 Attack: Đánh mất thời gian, loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian của mình

4 Assign: Lập thứ tự ưu tiên

5 Arrange: Hoàn thiện kỹ năng, lập kế hoạch

6 Save time, better use: Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt hơn

* Giải thích sơ đồ

1 Aware: Nhận biết

Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc, giai đoạn đầu tiên này giúp xác định được mục tiêu cụ thể các yếu tố trên Chúng ta phải coi trọng các yêu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gia, thói quen, tác phong, giao tiếp

và trách nhiệm công việc của chúng ta

2 Analyse: Phân tích điều cần làm

Để cải thiện thời gian chúng ta cần đào sâu chi tiết cách sử dụng thời gian hiện tại/ những điều làm mất thời gian Phân tích như vậy giúp chúng ta sẽ xác định được cần làm gì để tốt hơn

3 Attack: Đánh mất thời gian

Có nhiều điều làm mất thời gian của chúng ta, cần phải xác định rõ và loại bỏ chúng để có thể có lịch làm việc hiệu quả cao hơn

4 Assign: Lập thứ tự ưu tiên

Khi loại trù những tác nhân ảnh hưởng đến lịch làm việc cá nhân thì ta cần nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở, cần làm vệc này đều đặn

5 Arrange: Hoàn thiện kỹ năng, lập kế hoạch

Giai đoạn cuối cùng là chúng ta sắp xếp lịch làm việc có mục đích, định hướng rõ ràng Đồng thời đều đặn hoàn thiện các kỹ năng để có một lịch làm việc phù hợp, thông minh

1.1.2.3 Lợi ích của việc quản lý thời gian

Quản lý lịch làm việc bao gồm các nguyên tắc, thói quen, kỹ năng, công cụ

và hệ thống kết hợp cùng nhau nhằm giúp chúng ta thu lại nhiều hơn lượng thời gian mà chúng ta bỏ ra nhằm mục tiêu “Cải thiện chất lượng cuộc sống”

Thời gian luôn là thứ chúng ta cần thiết để thực hiện công việc, đạt được mục tiêu đề ra, dành thời gian cho những người ta yêu quý, tận hưởng tất cả mọi thứ tốt đẹp Benjamin Franklin từng nói: “Chúng ta có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là những viên gạch xây nên cuộc sống này”

Quản lý lịch làm việc là quản lý thời gian của cá nhân , đây là nguồn tài nguyên có một không hai, bởi ai cũng nhận được một khoảng thời gian như nhau Một khi quản lý thời gian lịch làm việc không hiệu quả thì công việc diễn ra không suôn xẻ, khiến ta cảm thấy khó khăn hơn trong việc quản lý và kiểm soát các thứ khác

 Thúc đẩy động lực làm việc và tăng sự hợp tác

Có nhiều công cụ trực quan dùng để theo dõi dự án như: phần mềm quản lý, biểu đồ, sơ đồ, bảng trắng, bảng kanban, Nhiệm vụ của nhà quản lý là tìm ra công

cụ trực quan tốt nhất để nắm được cấu trúc nhóm, nguồn nhân lực cũng như thời hạn hoàn thành dự án

Có nhiều công cụ trực quan được sử dụng để quản lý dự án Việc mã hóa chi tiết công việc của từng người bằng màu sắc cụ thể sẽ giúp họ dễ dàng nhìn thấy sự tiến bộ của bản thân, biết trước được công việc tiếp theo cần phải làm và đánh giá được mức độ ảnh hưởng của công việc riêng tới công việc chung hay của những người khác Đồng thời, công cụ trực quan còn giúp nhà quản lý kích thích sự sáng tạo, tăng động lực làm việc và khả năng phối hợp giữa các thành viên, bởi vì:

- Việc nhà quản lý nắm bắt tốt tình hình công việc/tình trạng của dự án sẽ giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng hơn về những hoạt động đang diễn ra trong công ty và cho phép cả hai nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề tắc nghẽn, kịp thời xử lý chúng

- Nhân viên sẽ có động lực hoàn thành nhiệm vụ và hiểu hơn về dự án nếu nhìn thấy sự tiến bộ của mình, đem so sánh nó với những đồng nghiệp khác

- Phương pháp quản lý trực quan cung cấp góc nhìn một chiều, giúp nhà quản lý nhanh chóng nhận ra công việc cần ưu tiên trước

- Nhà quản lý dễ xác định điểm tắc nghẽn trong quá trình sản xuất, giúp tái phân bổ nguồn lực một cách phù hợp, đảm bảo công việc chung được thực hiện đúng tiến độ và không làm tăng thêm chi phí dự trù

 Tăng hoạt động của não bộ

Thực tế, cách não bộ xử lý thông tin bằng phương pháp trực quan không giống như khi chúng xử lý âm thanh hoặc tiếp nhận thông tin bằng phương pháp thủ công (học thuộc lòng) mà đó là sự kết hợp của tất cả những cách học trên lại với nhau

Công cụ trực quan giúp kích thích khả năng suy luận, khiến não bộ linh hoạt hơn Khi đó chúng (não bộ) sẽ huy động một lượng lớn nơ-ron thần kinh dùng để

xử lý thông tin và tận dụng tối đa công suất hoạt động của các dây thần kinh này Điều này lý giải tại sao các công cụ trực quan lại kích thích sự sáng tạo của con người và khiến chúng ta trở nên năng động hơn, đó là vì:

- Khi suy nghĩ một cách trực quan, bạn sẽ dễ liên tưởng và nghĩ ra nhiều ý tưởng mới độc đáo

- Hình ảnh trực quan giúp kích thích khả năng suy luận, khiến não bộ trở nên linh hoạt hơn

- Thúc đẩy tiến trình ra quyết định

- Tăng khả năng trao đổi thông tin, suy nghĩ của bản thân với người khác

- Tăng khả năng tiếp nhận thông tin lên tới 80%

- Tạo các mối liên kết trực quan cho phép kết nối tới nhiều nơ-ron thần kinh, làm gia tăng khả năng ghi nhớ dữ liệu

 Đơn giản hóa mọi thứ

Bên cạnh hoạt động nhân sự, nhà quản lý còn là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ tiến trình diễn ra dự án, từ giai đoạn lên kế hoạch đến bắt tay vào làm, ra mắt dự án và đến khi dự án kết thúc Tất cả đều phải được thực hiện một cách trơn tru, hiệu quả nhằm tránh tình trạng quá tải hoặc dồn ứ công việc

Công cụ trực quan sẽ làm giảm bớt tính phức tạp của quá trình này xuống mức đơn giản nhất có thể Việc các nhân viên thống nhất cách làm việc với nhau, thể hiện nhiệm vụ công việc bằng hình ảnh đại diện cá nhân, sẽ khiến mọi thứ được

rõ ràng, dễ hình dung hơn là cách nhà quản lý yêu cầu cả nhóm phải liên tục cập nhật tình hình thông qua phần mềm quản lý, email hay gọi điện

Bởi vì:

- Phương pháp trực quan giúp công việc được vận hành dễ dàng hơn bởi mọi người đã có một cái nhìn rõ ràng về công việc của mình và nhà quản lý không phải cập nhật liên tục cho nhân viên về những việc họ cần làm

- Nhân viên sẽ hiểu sếp đang mong đợi gì ở mình, nhờ đó nhà quản lý sẽ tiết kiệm thời gian giải thích, và cả hai sẽ hợp tác "ăn ý" với nhau hơn

- Cho phép cả nhân viên và nhà quản lý tập trung vào các mục tiêu chung của

dự án thay vì yêu cầu từng người phải trình bày nhiệm vụ của mình, sa đà vào những tiểu tiết

- Xử lý được một lượng lớn dữ liệu theo cách đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng với nhiều người Điều này bao gồm mốc thời gian, các sự kiện quan trọng và thời gian hoàn thành dự án

- Việc xây dựng và duy trì “bảng điều khiển” dự án theo cách trực quan sẽ biến chúng trở thành phương tiện giao tiếp đặc biệt của nhà quản lý trong cuộc họp báo cáo tiến độ với ban quản trị của công ty

Đơn giản hóa những mô tả, mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ, phương thức giải quyết… của dự án

1.1.2.4.Mục tiêu và kế hoạch quản lý lịch làm việc

a) Mục tiêu của quản lý lịch làm việc

Để quản lý tốt lịch làm việc, chúng ta cần đề ra mục tiêu mà mình cần đạt được, chẳng hạn như:

- Nhận diện cách gia tăng hiệu suất và hiệu quả thông qua việc quản lý công việc tốt hơn

- Phân biệt được sự khác nhau giữa các công việc quan trọng cao và quan trọng thấp

- Biến nhiều mục tiêu của bản thân thành hiện thực bằng cách tận dụng thời gian hiệu quả

Quản lý lịch làm việc một cách khoa học, liên kế hoạch cụ thể, loại bỏ sự trì trệ, duy trì các mục tiêu và thực hiện kỹ năng tổ chức tốt, chúng ta sẽ được tôn trọng

và đánh giá cao trong công việc Thành công chỉ đến với những người chăm chỉ và quản lý công việc cá nhân một cách hiệu quả Do vậy, cần lên kế hoạch tỉ mỉ, duy trì mục tiêu của mình và sử dụng quỹ thời gian hoàn thành công việc một cách hữu hiệu nhất

b) Kế hoạch quản lý lịch làm việc

 Lên danh sách làm việc

Lập ra một danh sách ghi lại những việc cần làm và biến chúng trở thành thói quen thường ngày của chúng ta, bao gồm những mục khẩn cấp và không khẩn cấp với danh sách này, họ sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ điều gì Hãy luôn mang danh sách bên mình bằng cách có thể lưu trong một số thiết bị cầm tay như di động hay sổ kế hoạch làm việc Điều quan trọng là chúng ta nên cụ thể hóa các vấn đề, chương trình dài hơn hay trước mắt thành từng bước chi tiết, cụ thể, tránh ghi chung chung, đại khái

 Phân bố thời gian hợp lý

Phân bố thời gian hợp lý bao gồm một khung thời gian đã dự tính trước cho các hoạt động hay kỳ hạn mà ta hoàn thành công việc trong khoảng thời gian nhanh hơn dự kiến Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, chúng ta có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm các việc khác như đọc sách, lướt web, trau dồi kiến thức, tìm kiếm thông tin, …

 Đặt thời hạn và nghiêm túc thực hiện

Khi đặt ra những điểm báo hạn cho công việc của mình cần phải suy nghĩ, tính toán hết sức thực tiễn và nỗ lực bàng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn Bất

cứ việc gì cũng phải dành một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành Chúng ta

đã bao giờ để ý rằng mình có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng khi có

kế hoạch cụ thể chưa? Đã bao giờ phải đọc báo cáo cấp tốc hay là đưa ra quyết định công việc trước kỳ hạn hoặc là hoàn thành nhiệm vụ được giao Mặc dù chúng ta có

xu hướng làm việc hiệu quả hơn dưới áp lực công việc nhưng nó lại làm ta mệt mỏi

và căng thẳng Chúng ta đều biết rằng chúng ta đều có rất nhiều công việc phải làm

và chịu nhiều áp lực Nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hóa hơn trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình Hãy đặt ra lịch làm việc cụ thể để công việc của chúng ta trở nên chuyên nghiệp hơn và tránh lãng phí thời gian

1.1.2.5 Những lưu ý trong quản lý lịch làm việc

a) Cách tránh lãng phí thời gian

 Tận dụng thời gian theo cách thông minh nhất

Chỉ gửi và nhận Email và những giờ cố định trong ngày và dùng hộp thư Voice mail để nhận các cuộc họp thay vì mất vài tiếng gián đoạn khi đang làm việc Nếu có thể thì đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn mail bất

kỳ Đừng bao giờ mở mail khi chúng ta không có thời gian thực hiện các thao tác như xóa, lưu, trả lời hay chuyển tiếp ai đó,…

 Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp

Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà cả với file, các thư mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để ta có thể lấy ngay mọi thứ khi cần Rất nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tin dữ liệu đã mất trong máy tính của họ

 Tránh bị ngắt quãng công việc

Nếu phòng làm việc có cửa thì hãy chắc rằng cánh cửa luôn đóng để tránh sự phân tâm và giữ sự tập trung Nếu cứ thự hiện “Chính sách mở cửa với mọi người” thì có lúc ta sẽ không đủ thời gian để nghe những câu hỏi, thắc mắc của họ Nếu có

ai đó đến chỗ chúng ta lúc chúng ta bận thì đừng ngần ngại đề nghị với họ quay lại lúc khác, hay để lời nhắn ở cửa để tránh sự làm phiền

b) Cách đảm bảo tiến độ công việc

 Tránh những bước đi không cần thiết

Nếu chúng ta giao nhiệm vụ cho người khác thì hãy để họ tự hành động, đừng can thiệp và trừ khi chúng ta có nhiệm vụ giám sát người đó Trong cuộc sống

có không ít người đã phí thời gian của mình để nghe hay đọc báo cáo của người khác Nếu nghiên cứu đó ảnh hưởng đến công việc trong ngày, buổi thuyết trình hay các mục tiêu nghề nghiệp của mình, chúng ta chỉ nên thể hiện quan tâm của mình thông qua một cuộc nói chuyện mang tính ủng hộ

 Trì hoãn những buổi họp mang tính thủ tục

Hãy xác định xem liệu các cuộc họp đó có thật sự cần thiết không Nếu cần thiết thì hãy đặt ra một lịch trình cụ thể và làm theo thứ tự từ lúc bắt đầu đến lức kết thúc theo đúng thời gian đã định Nếu chúng ta không cần thiết có mặt trong cuộc họp thì nên đề nghị một cách riêng tư với sếp nếu ta muốn rời khỏi cuộc họp một cách sớm nhất

c) Cách duy trì mục tiêu

 Luôn tạo sự bận rộn

Chúng ta cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu dài cho bản thân mình

Có thể là hai hay nhiều thêm nữa thì tốt hơn Bằng cách nào đó chúng ta có cơ hội chuyển đổi công việc và tập trung vào nhiều thứ khác Hãy duy trì kỹ năng sắc sảo của mình bằng cách luôn sử dụng nó ít nhất một lần trong kế hoạch hoặc dự án của bản thân mình Cùng một lúc làm nhiều dự án khác nhau đảm bảo chúng ta luôn có việc phải làm Điều này sẽ giúp đầu óc chúng ta luôn hoạt động linh hoạt và năng động hơn

 Lựa chọn công việc tham gia

Hãy lựa chọn công việc thực sự có ích đối với chúng ta và luôn đảm bảo tận dụng tối đa các khả năng, kỹ năng Có nhiều lý do để chúng ta có thể từ chối một lời

đề nghị hay yêu cầu mà chúng ta cho là không cần thiết Chúng ta sẽ được tôn trọng nếu biết phối hợp với đồng nghiệp của mình Đa phần những người thành công trong sự nghiệp là những người biết nói “không” đúng lúc

 Đừng trì hoãn

Trì hoãn công việc vốn là bản tính của con người Để tránh điều này chúng ta làm những phần cảm thấy hứng thú bên cạnh phần kém hứng thú Chẳng hạn nếu chúng ta không thích những môn tính toán hãy sắp xếp nó vào buổi sáng, thời gian chúng ta cảm thấy minh mẫn nhất và sảng khoái nhất, ít cảm thấy nản lòng và khó chịu trước công việc Nếu chúng ta cứ trì hoãn công việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời gian đặt ra thì có lẽ chúng ta nên tự xem lại công việc hiện thời, các mục tiêu đặt ra, tình trạng sức khỏe hoặc mức độ quan tâm của chúng ta tới công việc Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thói quen là biểu hiện sự bất mãn, không hài lòng với thực tại

 Biết tự thưởng bản thân

Biết quản lý thời gian không chỉ quan trọng trong công việc, nó còn liên quan đến việc lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao Hãy biết

tự thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ Đơn giản là một món quà nhỏ hặc lập một kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi bên gia đình, bạn bè sau khi công việc được hoàn thành

1.1.3 Ứng dụng công nghệ phần mềm trong quản lý lịch làm việc

Ứng dụng phần mềm là sử dụng một loại chương trình có khả năng làm cho máy tính thực hiện trực tiếp một hay nhiều công việc nào đó mà người dùng muốn thực hiện

Ứng dụng phần mềm trong quản lý chương trình công tác là việc cài đặt, sử dụng phần mềm nào đó để thực hiện chức năng quản lí chương trình công tác của cá nhân, tổ chức thông qua cách con người tác động vào phần mềm để phần mềm sắp xếp, xử lí và nhắc nhở công việc cần làm đúng thời gian nhằm phục vụ nhu cầu, lợi ích của người dùng

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý

Việc sử dụng phần mềm có tác dụng hiệu quả trong công việc nhờ đảm bảo

về trình tự công việc, thời gian, địa điểm… Không những thế, còn có sự báo trước của phần mềm giúp người dùng có thời gian và điều kiện chuẩn bị cho công việc cần làm được hoàn thiện tốt nhất

1.2 Nội dung của quản lý

Để quản lý tốt tất cả các công việc, đạt được hiệu quả tốt nhất thì cần phải có các bước chuẩn bị , đặc biệt quản lý cần có quy trình và có phương pháp quản lý khoa học thì hiệu suất sẽ tăng cao Theo nghiên cứu, muốn quản lý cần phải chuẩn

bị đúng quy trình sau:

- Lập kế hoạch

- Tổ chức

- Lãnh đạo, điều hành

- Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh

Để hiểu được bản chất của quy trình quản lý , chúng ta cùng đi tìm hiểu từng bước của quy trình quản lý công việc

- Lập kế hoạch là biểu hiện bản chất hoạt động của con người Nghĩa là trước khi hoạt động, con người phải có ý thức về mục tiêu cần đạt được

- Lập kế hoạch bao gồm nhiều bước: đánh giá

Kế hoạch là sản phẩm của công tác lập kế hoạch Nó vừa là công cụ, vừa là mục tiêu của quản lý Chính vì vậy, người quản lý vừa phải biết sử dụng kế hoạch một cách hiệu quả, vừa phải biết tạo lập những kế hoạch mới để đáp ứng sự phát triển của tổ chức Việc tạo lập kế hoạch là vấn đề liên quan tới công việc của quản

lý chiến lược

- Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc trong tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý là các nguồn lực được chương trình hóa

- Từ kế hoạch có thể hiểu lập kế hoạch là : tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán - dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức

Vai trò của kế hoạch

Việc lập kế hoạch có tầm quan trọng đặc biệt đối với công việc quản lý Nó

là chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý Các kế hoạch được xây dựng ra một cách hiệu quả sẽ đóng những vai trò cơ bản như sau:

- Kế hoạch là cơ sở cho các chức năng khác của quản lý

- Giúp tổ chức ứng phó với sự thay đổi của môi trường

- Kế hoạch chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt mục tiêu

- Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức

- Là cơ sở cho chức năng kiểm tra

Yêu cầu của lập kế hoạch

+ Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt: ưu tiên về mặt nhân lực, vật lực, tài lực và mặt thời gian

+ Lập kế hoạch phải mang tính khách quan

+ Kế hoạch phải mang tính kế thừa

+ Kế hoạch phải mang tính khả thi

+ Kế hoạch phải mang tính hiệu quả

+ Quá trình lập kế hoạch phải đảm bảo tính dân chủ

- Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý

Nội dung chức năng của tổ chức

Chức năng của tổ chức bao gồm có nhiều nội dung phong phú và đa dạng và

tổ chức thì có 3 nội dung sau:

 Thiết kế bộ máy: thiết kế cơ cấu tổ chức

Khái niệm cơ cấu tổ chức: là tổng hợp các bộ phận được chuyê môn hóa, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo mọt cách thức nhất định và có mối quan hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng nhiệm vụ đã định trước

 Phân công công việc

- Mục tiêu phân công công việc

Các nghiên cứu đều khẳng định, thiết kế và phân công công việc khoa học là một phương pháp nâng cao lao động và hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong tổ chức Trong đó cần phải thỏa mãn những yêu cầu sau:

+ Chia nhiệm vụ thành những nhiệm vụ đơn giản hơn

+ Có khả năng tác nghiệp và quy trình hóa việc thực hiện các nhiệm vụ + Tạo sự hấp dẫn, hứng thú trong khi thực hiện công vệc

+ Nâng cao được chất lượng công việc và tiết kiệm được chi phí lao động

- Cơ sở phân công công việc

+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung ( mục tiêu chung )

+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể ( mục tiêu bộ phận )

+ Căn cứ vào công việc của từng vị trí

+ Căn cứ vào đặc điểm, năng lực của từng cá nhân

- Các yêu cầu khi phân công công việc

Để phân công công việc được hiệu quả nhà quản lý cần phải thực hiện yêu cầu: + Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp

+ Tập hợp các công việc tương tự vào cùng một nhóm

+ Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của mỗi bộ phận

+ Cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực thi công việc

+ Trao quyền tương xúng cho chủ thể phụ trách các bộ phận

- Các nguyên tắc kiểm soát chất lượng hoạt động thiết kế và phân công công việc trong tổ chức:

+ Chuyên môn hóa công việc

+ Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và các nguồn lực, vật chất kỹ thuật hiện có

+ Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động

+ Công việc có tính phong phú, hấp dẫn

+ Phát huy được tính độc lập, tự chủ, sáng tạo của người lao động.v.v

1.2.3 Lãnh đạo, điều hành

Khái niệm

Lãnh đạo là tác động bằng nghệ thuật và khoa học để duy trì kỷ luật, kỷ cương của tổ chức và hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên nhằm phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của họ hướng tới thực hiện mục tiêu của tổ chức

Đặc trưng của lãnh đạo

- Là một chức năng của quy trình quản lý gắn với chủ thể quản lý

- Chức năng lãnh đạo có 2 phương diện cơ bản: Duy trì kỉ cương, kỷ luật và động viên, khích lệ nhân viên

- Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì thế đòi hỏi chủ thể quản lý phải vận dụng các tri thức của nhiều khoa học

Vai trò của lãnh đạo

- Duy trì kỷ luật, kỷ cương nhằm ổn định tổ chức

- Hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên để phát huy cao nhất tiềm năng

và năng lực của nhân viên nhằm phát triển tổ chức

- Phối hợp các cố gắng riêng lẻ thành cố gắng chung

- Xây dựng văn hóa tổ chức

Nội dung của lãnh đạo

- Tác động quyền lực trong việc duy trì kỷ luật, kỷ cương đối với nhân viên

- Hướng dẫn, thuyết phục và khích lệ nhân viên

- Lựa chọn một mô hình và phong cách quản lý phù hợp

Những yêu cầu nhằm nâng cao hiệu quả của lãnh đạo

- Những yêu cầu để có nội dung tác động hiệu quả tới nhân viên

+ Những nội dung, quy chế của tổ chức phải phù hợp với pháp luật của nhà nước và điều kiện của đơn vị

+ Việc xây dựng và thực thi nó phải đảm bảo tính dân chủ: Là sản phẩm của trí tuệ tập thể chứ không phải là sự áp đặt ý muốn chủ quan của chủ thể quản lý

+ Để động viên khích lệ nhân viên, nhiệt tình phát huy tối đa tiềm năng và năng lực của họ, nhà quản lý phải nhận thức được các lý thuyết về động cơ thúc đẩy

và vận dụng sáng tạo vào điều kiện của tổ chức

- Những yêu cầu để có phương thức tác động hiệu quả

+ Chủ thể quản lý phải có năng lực, phẩm chất nhất định

+ Chủ thể quản lý phải biết vận dụng linh hoạt và sáng tạo hệ thống phương pháp quản lý

+ Chủ thể quản lý phải lựa chọn phong cách quản lý phù hợp

+ Chủ thể quản lý phải tạo lập và hoàn thiện nghệ thuật quản lý

1.2.4 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh

Khái niệm

Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu

Đặc điểm

+ Kiểm tra là một quá trình

+ Kiểm tra là một chức năng của quy trình quản lý

+ Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý đối với hiệu lực và hiệu quả của tổ chức

+ Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi

Vai trò

+ Thông qua kiểm tra nhà quản lý nắm được nhịp độ, tiến và mức độ thực hiện công việc của các thành viên, nắm và kiểm soát được chất lượng các công việc được hoàn thành

+ Kiểm tra cung cấp các căn cứ cụ thể để hoàn thiện các quyết định quản lý Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết được quyết định, mệnh lệnh được ban hành có phù hợp hay không, từ đó có sự điều chỉnh

+ Kiểm tra giúp đảm bảo thực thi quyền lực của chủ thể quản lý Người quản

lý biết thái độ, trách nhiệm của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, nhằm duy trì trật tự của tổ chức

+ Thông qua kiểm tra, người quản lý nâng cao trách nhiệm của mình đối với công việc của mình đối với công việc được phân công và đảm bảo thực thi hiệu lực của quyết định đã được ban hành

+ Kiểm tra giúp cho tổ chức n thiện và theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường

+ Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hòan thiện và đổi mới tổ chức

- Một số công cụ kiểm tra

+ Bảng tiêu chuẩn công việc

+ Nội quy, quy chế, pháp luật

+ Các công cụ kĩ thuật: Biểu đồ Gantt, PERT…

- Một số cách kiểm tra

+ Kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp

+ Kiểm tra khâu trọng điểm

+ Kiểm tra chéo giữa các bộ phận

+ Kiểm tra ngẫu nhiên và kiểm tra mặc nhiên

+ Kiểm tra toàn bộ với kiểm tra bộ phận

Các nội dung cơ bản của quản lý: Lập kế hoạch - Tổ chức - Lãnh đạo, điều hành

- Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cho nhau Cần xác định chính xác công việc của một người quản lý phải làm để đạt được các mục tiêu của tổ chức, cùng với và thông qua các cá nhân

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT

VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Công nghệ DKT

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Hình 2.1 Công ty Cổ phần Công Nghệ DKT

Tên pháp nhân: Công ty Cổ phần Công nghệ DKT

Địa chỉ: Trụ sở chính tầng 4 - Tòa nhà Hanoi Group - 442 Đội Cấn - Ba Đình

2011 và 2012 công ty đạt mức tăng trưởng doanh thu 300% trong 3 năm liên tiếp

Dự kiến, 2015 công ty sẽ đạt doanh thu 20 triệu USD trước khi chạm mức doanh thu 50 triệu USD vào năm 2017

Công ty Cổ phẩn Công nghệ DKT đã và đang khẳng định được vị trí hàng đầu trong lĩnh vực Thương mại điện tử Bizweb.vn là một sản phẩm tiêu biểu của DKT, đây là thương hiệu đang được đánh giá là Giải pháp bán hàng online số 1 Việt Nam Vào tháng 10/ 2014, DKT tiếp tục ra mắt phần mềm quản lý bán hàng thông minh Sapo.vn và đã đạt giải thưởng Sao Khuê2015 Đây hứa hẹn sẽ là một sản phẩm dẫn đầu về quản lý bán hàng tại Việt Nam

Quá trình hình thành và phát triền của công ty

+ 20/08/2008 Chính thức thành lập Công ty Cổ phần công nghệ DKT

+ 04/2010 DKT cho ra mắt giải pháp bán hàng trực tuyến Bizweb

+ Năm 2011 ra mắt trang thông tin điện tử Lamsao.vn

+ Năm 2012 Bizweb được trao tặng danh hiệu Sao khuê xếp hàng xuất sắc 4

sao trong lĩnh vực thương mại điện tử

+ Năm 2013 Bizweb đã ghi danh vào giải thưởng Nhân tài đất việt, đạt giải

+ 08/2015 Ra mắt phiên bản Bizweb sky

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, lĩnh lực hoạt động của công ty

* Mục tiêu của công ty

Hướng đến quyền lợi của khách hàng và của nhân viên trong Công ty Cổ phần Công nghệ DKT

* Sứ mệnh của công ty

Làm cho việc bán hàng trở nên dễ dàng và mua hàng trở thành niềm vui, và

dễ dàng hơn trong cuộc sống

* Tầm nhìn

DKT mong muốn sử dụng tri thức ứng dụng công nghệ, song hành với khát vọng phát triển không ngừng nhằm mang lại lợi ích chính đáng cho thành viên của mình và có đóng góp thiết thực cho xã hội

* Triết lý kinh doanh

- Lấy trung thực và đạo đức kinh doanh trong mọi phương diện, đặt chữ “ Tín” lên hàng đầu

- Lấy sự làm việc cởi mở, nhiệt tình và có trách nhiệm, không ngại khó khăn thất bại, liên tục cải tiến đổi mới liên tục để phát triển là tiêu chí để đánh giá nhân viên

- Lấy đào tạo, phát triển nguồn lực con người là nền tảng cho sự phát triển của hoạt động kinh doanh

- Lấy lợi ích của khách hàng, đối tác để ưu tiên cho bất kỳ quyết định nào của hoạt động kinh doanh

* Hệ thống giá trị cốt lõi của công ty

Khách hàng Là ông chủ duy nhất: Trong công ty, khách hàng là ông chủ duy nhất Khách hàng có thể đuổi việc bất kỳ ai trong công ty, kể cả giám đốc bằng cách sử dụng dịch vụ hoặc mua hàng của công ty khác Người DKT không phân biệt

bộ phận, vai trò, vị trí đều có nghĩa vụ, trách nhiệm mang lại lợi ích và làm hài lòng

khách hàng, mỗi ngày đều phải cố gắng làm tốt hơn

Tôn trọng cá nhân: Nhân viên luôn được trao cơ hội tối đa để phát huy năng lực, phát triển bản thân và thành công cùng công ty Luôn biết lắng nghe, không phân biệt vị trí cao thấp, dám đưa ra lời khuyên cho đồng nghiệp của mình Dám nói thẳng, chia sẻ mọi suy nghĩ, quan điểm của mình cho dù có người không muốn nghe trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau Công bằng và bình đẳng trong mọi tình huống

Tinh thần đồng đội: Có chung niềm tin và mục tiêu vì sự phát triển của công ty Không đố kỵ, nói xấu, dèm pha, bè phái Giúp đỡ, tương trợ, quan tâm lẫn nhau, đối xử như anh em một nhà

Lao động hết mình đam mê và trách nhiệm cao nhất: Luôn làm việc hết mình với trách nhiệm cao nhất có thể Khi bạn cảm thấy không thể làm với trách nhiệm cao nhất, hãy thay đổi ngay hoặc dừng lại Hãy lựa chọn công việc bạn đam

mê nhất và chắc chắn bạn luôn được tạo điều kiện tốt nhất để có được điều này trong công ty

Hành động ngay: Bắt tay vào làm ngay với sự nỗ lực, kiên trì cao nhất cho đến khi đạt được mục tiêu Dám thất bại, dũng cảm nhận sai và điều chỉnh liên tục cho phù hợp Nhìn thẳng vào thực tế, chấp nhận khó khăn và tìm mọi cách để vượt qua khó khăn với niềm tin vững chắc

Đổi mới liên tục: Không bao giờ hài lòng, thỏa mãn với kết quả đã đạt được Cải tiến liên tục để phát triển

- Sàn thương mại điện tử

- Quảng cáo trực tuyến

- Trang thông tin điện tử

- Email marketing

- Giải pháp quản lý bán hàng và quản lý kho trên nền điện toán đám mây

2.2 Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý lịch làm việc của Công

ty Cổ phần công nghệ DKT

Hình 2.2 Ứng dụng CNTT trong Công ty Cổ phần Công nghệ DKT

Được thành lập để hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, một ngành công nghệ hiện đại và có tốc độ tăng trưởng nhanh chóng, mạnh mẽ ở Việt Nam hiện nay, nên ngay từ khi mới thành lập, DKT đã được ban giám đốc đầu tư khá chu đáo cho việc ứng dụng CNTT tại doanh nghiệp Nhờ có hệ thống máy móc, thiết bị phần cứng hiện đại, được trang bị để phục vụ cho việc xây dựng, quản lý, vận hàng, bảo dưỡng, và khai thác mạng lưới các dịch vụ về điện tử , nên việc ứng dụng CNTT ở DKT được tiến hành khá thuận lợi Hầu hết các phòng của DKT đều sử dụng các phần mềm, hệ thống quản lý công việc từ buổi đầu hoạt động (2008), trong khi vào thời điểm đó đa số các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang làm thủ công

là chính, và lĩnh vực thương mại điện tử vẫn chưa phát triển mạnh ở Việt Nam Điều này cho thấy, DKT đã có một nền tảng vững chắc cho việc tiếp cận với công nghệ hiện đại và nâng cấp các ứng dụng CNTT trong quá trình hoạt động của mình

Tuy nhiên, việc quản lý lịch làm việc của cá nhân trong công ty đã được chú

ý nhưng chưa triệt để, những nhân viên trong công ty tự quản lý lịch làm việc của mình theo các thuận tiện và dễ dàng, chưa có sự thống nhất Một số cá nhân vẫn còn

tự quản lý thủ công qua giấy, số còn lại dùng điện thoại hoặc một số phần mềm Khi người thủ trưởng muốn quản lý, kiểm tra lịch làm việc của một cá nhân nào đó thì rất khó Đồng thời, thông tin dữ liệu có thể bị mất mát hoặc lộ thông tin Đôi khi công việc sắp xếp chồng chéo, không khoa học làm giảm năng suất công việc, và mức độ chuyên nghiệp chưa cao

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Công nghệ DKT:

Hình 2.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty

Quy trình mô phỏng lịch làm việc của Công ty Cổ phần Công nghệ DKT

Quy trình mô phỏng lịch làm việc của Ban giám đốc

Quy trình mô phỏng lịch làm việc của Trưởng Khối PR – Marketing

Thời gian: 9h – 12h

Chiều Công việc: Giải quyết công việc, hoàn thiện kế hoạch trong tuần

Thời gian: 13h30 – 17h30 Thứ

Thời gian: 8h – 12h

Chiều Công việc: Giải quyết công việc, hoàn thiện kế hoạch trong tuần

Thời gian: 13h30 – 17h30 Thứ

Thời gian: 8h – 12h

Chiều Công việc: Giải quyết công việc, hoàn thiện kế hoạch trong tuần

Thời gian: 8h – 11h Công việc: Họp tổng kết tuần, thảo luận các chương trình PR – Marketing, chỉ tiêu kế hoạch tuần tới

Thời gian: 11h– 12h Chiều Nghỉ

Quy trình mô phỏng lịch làm việc của Trưởng Khối kinh doanh Hà Nội

Công việc 3: Duyệt các khách hàng nâng cấp Website lên cao cấp Thời gian: 9h45 – 12h

Chiều Công việc: Soạn email trao đổi thông tin với khách hàng

tư

05/4

Sáng Công việc: Họp công ty đánh giá kết quả Quý I năm 2017

Thời gian: 8h – 12h Chiều Công việc: Đi công tác với Giám đốc tại Thái Nguyên

Thời gian: 13h30 – 17h30