Kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình 465

Bởi vì những lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đem ại cho doanh nghiệp như: Đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách, báo cáo tài chính, giảm b

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ MỸ DUNG

KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 465

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu luận văn 2

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7

1.1.1.Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.2.Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.2 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 8

1.2.1 Môi trường kiểm soát 8

1.2.2 Hệ thống kế toán 12

1.2.3.Các thủ tục kiểm soát 14

1.3 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP 16

1.3.1.Khái niệm chi phí xây lắp 16

1.3.2 Phân loại chi phí xây lắp 17

1.3.3 Đặc điểm sản phẩm xây lắp ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí sản xuất 19

1.4 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH XÂY LẮP 21

1.4.1 Môi trường kiểm soát 21

1.4.4 Các thủ tục kiểm soát sau đối với chi phí xây lắp: 30

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 37

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 465 38

2.1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CK VÀ XDCT 465 38

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: 38

2.1.2 Đặc điểm hoạt động của công ty cổ phần CK và XDGT 465 39

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 40

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty: 44

2.1.5 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty 45

2.2 GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI CÔNG TY 47

2.2.1 Đặc thù quản lý 47

2.2.2 Cơ cấu tổ chức 47

2.2.3 Chính sách nhân sự 47

2.2.4 Công tác kế hoạch 48

2.2.5 Kiểm toán nội bộ 48

2.2.6 Ban kiểm soát 49

2.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP 49

2.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin dự toán 49

2.3.2 Tổ chức hệ thống thông tin thực hiện 53

2.4 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 465 54

2.4.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 54

2.4.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung: 69

2.5 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 465 71

2.5.1 Ưu điểm 71

2.5.2 Nhược điểm 73

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 76

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CK& XDCT 465 77

3.1 HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 77

3.2 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT 79

3.2.1 Đối với chi ph ngu ên vật iệu trực tiếp 79

3.2.2 Đối với chi ph nh n công trực tiếp 81

3.2.3 Đối với chi ph sử ụng má thi công 81

3.2.4 Đối với chi ph sản uất chung 83

3.3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT 84

3.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 84

3.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 87

3.3.3 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 87

3.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 89

3.4 KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP QUA PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ 89

3.4.1 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 89

3.4.4 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung 93 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 94

KẾT LUẬN 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)

PHỤ LỤC

Số hiệu

Công ty

63

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong tình hình nền kinh tế của đất nước đang gặp nhiều khó khăn cũng như ảnh hưởng kinh tế toàn cầu đang bị khủng hoảng trầm trọng thì mỗi doanh nghiệp đều phải tìm mọi cách để chống thất thoát và giảm chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà vẫn bảo đảm chất ượng sản phẩm Muốn

àm điều này, các doanh nghiệp ngoài việc đầu tư n ng cao chất ượng công nghệ mới, nâng cao tay nghề của người ao động, trình độ tổ chức quản lý hoạt động kinh oanh …mà còn phải sử dụng các phương pháp mới để kiểm soát chi ph Đó à êu cầu cấp thiết nhất

Công ty Cổ phần Cơ kh và X ựng Công trình 465 là doanh nghiệp xây lắp Trong những năm qua, công t đã thi công nhiều công trình trọng điểm với giá trị lớn, các chủ đầu tư đánh giá cao về chất ượng, kỹ thuật cũng như tiến độ bàn giao công trình Trong điều kiện cơ chế đấu thầu cạnh tranh, công khai, để thắng thầu các công trình, Công ty cần phải có các bước chuẩn

bị kỹ ưỡng về mọi mặt, trong đó công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất hiệu quả, khắc phục tình trạng lãng phí trong quá trình thi công sẽ góp phần quan trọng để Công t đạt mục tiêu đã đề ra Việc kiểm soát tốt chi phí không những sẽ hạ giá thành, nâng cao khả năng cạnh tranh mà còn đóng góp tăng ợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty

Hiện nay, sự cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường ngày càng gay gắt, bắt buộc công t đưa ra giá ự đấu thầu phải thấp còn giá vật liệu thì biến động liên tục, khó kiểm soát Trong khi đó, Công t chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này nên dẫn đến công tác kiểm soát bộc lộ nhiều hạn chế như hệ thống sổ sách kế toán, biểu mẫu kế toán chưa phù hợp với thông tin dự toán, các thủ tục kiểm soát chưa chặt chẽ, công tác ph n t ch chi ph để kiểm soát sau khi thực hiện chưa được quan tâm Vấn đề này ảnh hưởng nhất định đến

mục tiêu hiệu quả hoạt động của Công ty nên tác giả đã chọn đề tài: “Kiểm

soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây dựng Công trình 465”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Về mặt ý uận: Luận văn tổng hợp những vấn đề ý uận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi ph sản uất tại oanh nghiệp

Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi ph sản uất tại công t cổ phần CK & XDCT 465 trong điều kiện sản uất hiện tại của Công ty

Qua đó phát hiện những hạn chế và đưa ra những biện pháp khắc phục trong công tác kiểm soát chi ph sản uất của Công t

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác kiểm soát chi ph sản uất tại Công t cổ phần CK & XDCT 465

Phạm vi nghiên cứu: Công t cổ phần CK & XDCT 465 chu ên về ĩnh vực cơ kh và ĩnh vực ắp nhưng uận văn tập trung nghiên cứu về vấn đề kiểm soát chi ph sản uất ắp tại Công t

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử ụng những phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: Phương pháp quan sát trực tiếp và nghiên cứu tài iệu, phương pháp ph n t ch, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh ý thu ết và thực tiễn kiểm soát chi ph sản uất Qua đó, su uận ogic để đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chi ph sản uất tại Công t cổ phần CK & XDCT 465

5 Kết cấu luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết uận, nội ung uận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở ý uận về kiểm soát chi ph sản uất trong oanh nghiệp

ắp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi ph sản uất tại Công t cổ phần CK

& XDCT 465

Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về chi

ph sản uất tại Công t cổ phần CK & XDCT 465

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Tất cả các doanh nghiệp đều phải hướng tới mục tiêu cuối cùng là thu lợi

để tái đầu tư cho tương ai, cạnh tranh, tồn tại và phát triển Để thỏa mãn những mục tiêu ấy thì các tổ chức kinh doanh, các doanh nghiệp, một quốc gia ù theo con đường phát triển nào thì cũng cần có một hệ thống kiểm soát chi phí hữu hiệu Bởi vì những lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đem ại cho doanh nghiệp như: Đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách, báo cáo tài chính, giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với nhân viên của công ty gây ra; Giảm bớt sai sót không

cố ý của nhân viên của công t g ra…

Thiết lập một hệ thống một hệ thống kiểm soát chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó nhà ãnh đạo doanh nghiệp không quản lý bằng lòng tin

mà bằng những qu định rõ ràng nhằm:

*Giảm bớt ngu cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh oanh như tăng giá thành, giảm chất ượng sản phẩm…

*Bảo vệ tài sản khỏi mất mát, hư hỏng…

*Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính

*Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công t cũng như các qu định của pháp luật

*Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra

*Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và g ựng òng tin đối với họ

Trên thực tế đã có một số công trình nghiên cứu như “Hoàn thiện công tác chi ph sản uất ắp tại Công t Cổ phần Đầu tư X ựng Công trình

Đô thị Đà Nẵng” của tác giả Ngu ễn Minh Toàn (2011), uận văn thạc sỹ quản trị kinh oanh, chu ên ngành kế toán – Đại học Đà nẵng; “Tăng cường kiểm soát chi ph ắp tại Công t Cổ phần Li ama 7” của tác giả Đoàn Thị Thu Trang (2012), uận văn thạc sỹ quản trị kinh oanh, chu ên ngành kế toán – Đại học Đà nẵng; “Tăng cường kiểm soát chi ph ắp tại Công t

X ựng 532 - Bộ quốc phòng” của tác giả Dương Thị Như V n (2012), uận văn thạc sỹ quản trị kinh oanh, chu ên ngành kế toán – Đại học Đà nẵng

“Hoàn thiện công tác chi ph sản uất ắp tại Công t Cổ phần Đầu

tư X ựng Công trình Đô thị Đà Nẵng” của tác giả Ngu ễn Minh Toàn (2011), uận văn thạc sỹ quản trị kinh oanh, chu ên ngành kế toán – Đại học

Đà nẵng Luận văn ứng ụng phương pháp uận u vật biện chứng, u vật ịch sử vào ph n t ch – tổng hợp, iễn ịch – qu nạp, so sánh, đối chiếu đồng thời sử ụng ý uận cơ bản của khoa học chu ên ngành kế toán, kiểm toán trong khảo sát thực tế để àm rõ vấn đề nghiên cứu Từ những ý uận chung

về hệ thống kiểm soát nội bộ và đặc thù riêng biệt của ngành sản uất ắp ảnh hưởng đến công tác quản ý và kiểm soát chi ph , uận văn đã đề uất mô hình kiểm soát nội bộ đối với chi ph sản uất ắp Đồng thời, uận văn nghiên cứu thực tế và ph n t ch, đánh giá hiện trạng công tác kiểm soát chi

ph sản uất ắp tại Công t CP Đầu tư X ựng Công trình Đô thị Đà Nẵng; Và từ đó đưa ra những giải pháp khả thi để hoàn thiện công tác kiểm soát chi ph ắp tại Công t CP Đầu tư X ựng Công trình Đô thị Đà Nẵng Điểm mới của uận văn nà so với các đề tài nghiên cứu trước đ đó

à trong việc ph n t ch biến động chi ph , ngoài ếu tố giá cả và hiệu quả hoạt động thì ếu tố chất ượng sản phẩm được tác giả em ét trong vai trò à một biến độc ập để ử ý tốt hơn các ngu ên nh n ẫn đến biến động chi ph

“Tăng cường kiểm soát chi ph ắp tại Công t Cổ phần Li ama 7” của tác giả Đoàn Thị Thu Trang (2012), uận văn thạc sỹ quản trị kinh oanh, chu ên ngành kế toán – Đại học Đà nẵng Luận văn đã ựa trên những ý uận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và đặc thù riêng biệt của ngành ựng

để đưa ra ý uận về kiểm soát nội bộ chi ph sản uất tại các oanh nghiệp

ắp bao gồm: kiểm soát chi ph ngu ên vật iệu trực tiếp, kiểm soát chi

ph nh n công trực tiếp, kiểm soát chi ph sử ụng má thi công và kiểm soát chi ph sản uất chung Luận văn cũng đã khẳng định: Một hệ thống kiểm soát nội bộ về chi ph sản uất hiệu quả thì cần phải có một môi trường kiểm soát tốt; hệ thống thông tin khoa học, inh hoạt và kịp thời; đồng thời, phải có các

ch nh sách kiểm soát hữu hiệu Bên cạnh việc giới thiệu về Công t Cổ phần Lilama 7, luận văn đã trình bà thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi

ph ắp tại Công t và đưa ra một số hướng giải qu ết nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về chi ph sản uất tại Công t nhằm giảm giá thành sản phẩm ắp

“Tăng cường kiểm soát chi ph ắp tại Công t X ựng 532 - Bộ quốc phòng” của tác giả Dương Thị Như V n (2012), uận văn thạc sỹ quản trị kinh oanh, chu ên ngành kế toán – Đại học Đà nẵng Luận văn đã hệ thống các vấn đề ý uận cũng như thực tiễn iên quan một cách ogic và bảo đảm t nh hệ thống, sử ụng các phương pháp ph n t ch số iệu, tổng hợp, kiểm chứng và su uận để trình bà một số vấn đề hạn chế về kiểm soát chi

ph ắp tại Công t X ựng 532-Bộ Quốc phòng như chưa qu định rõ trách nhiệm của từng cá nh n trong kh u sử ụng ngu ên vật iệu tại công trường; chưa có kế hoạch sử ụng ngu ên vật iệu trong ngắn hạn ẫn đến tình trạng phòng Vật tư- e má đôi úc bị động trong kh u cung ứng ngu ên vật iệu cho đội thi công; chưa thành ập Ban mua sắm nhằm kiểm soát chặt chẽ trong kh u kiểm soát giá, chất ượng vật tư úc mua; chưa có kế hoạch

bảo ưỡng thường u ên và định kỳ má thi công; thủ tục kiểm soát chi ph

nh n công chưa chặt chẽ, chỉ mang hình thức chưa năng suất ao động; công tác phân tích, rà soát c n đối chi ph thực tế và định mức nga sau khi hạng mục nhỏ công trình hoàn thành chưa được thực hiện Cuối cùng, bằng kiến thức đã nghiên cứu, tác giả đã ý giải sự cần thiết phải ựng và thực hiện việc ựng hệ thống kiểm soát chi ph ắp thiết thực phù hợp với thực trạng tại Công t X ựng 532-Bộ Quốc phòng

Điểm chung của các công trình nghiên cứu nà à đã ựng có hệ thống qu trình kiểm soát chi ph ắp từ kh u đầu đến kh u cuối:

Trước khi thi công: ựng định mức chi ph tiêu hao và hoạch định chi phí

Trong khi thi công: kiểm soát bằng các thủ tục để chi tiêu trong định mức

Sau khi thi công: ph n t ch sự biến động của chi ph thực tế so với định mức để tìm ra ngu ên nh n tăng, giảm chi ph mà có phương pháp điều chỉnh cho kỳ sau

Tuy nhiên, việc đi s u vào ph n t ch và kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Cơ kh và X ựng Công trình 465 thì chưa có một nghiên cứu nào được thực hiện Xuất phát từ tình hình đó, tác giả đã đi vào nghiên cứu công tác Kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần CK & XDCT

465 Trong quá trình thực hiện luận văn nà , tác giả có tham khảo và kế thừa những lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây lắp, một số cách thức hoàn thiện hệ thống kiểm soát tại các đơn vị từ những nội dung nghiên cứu của các đề tài trên, qua đó kết hợp vận dụng phù hợp với thực tế tại Công ty

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400:

Hệ thống kiểm soát nội bộ à các qu định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qu định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý

và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị [10, tr.24, “ Chuẩn mực 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” (đợt 3), Bộ Tài chính (2001)]

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn

vị, tổ chức và trên cơ sở ác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị

a Bảo vệ tài sản

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng

có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đ ch khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xả ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng…

b Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp à căn

cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản ý Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính

xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầ đủ và khách quan các nội dụng chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

c Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống hiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp ý iên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mực Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các ch nh sách có iên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như ử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầ đủ, khách quan Ch nh ác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

d Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa

sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động

và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản ý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản ý, điều hành cán bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.2 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1 Môi trường kiểm soát

những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của

hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị” [12, tr.24, “ Chuẩn mực 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” (đợt 3), Bộ Tài chính (2001)]

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có t nh môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý

dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

a Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản ý đề cập tới các quan điểm

khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ các qu định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản ý nà đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

- Quan điểm kinh oanh, phong cách ãnh đạo của người quản lý cấp cao

trong đơn vị Bao gồm những vấn đề như:

+ Khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh

+ Xem nhà quản lý doanh nghiệp có tuân thủ các nguyên tắc đạo đức kinh doanh không

+ Có duy trì mối quan hệ thường u ên đối với nhân viên cấp ưới không

+ Có thận trọng trong việc trình bày và công bố báo cáo tài chính không

- Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp (Việc phân bố quyền lực trong doanh nghiệp)

+ Nếu việc đưa ra qu ết định quản ý được tập trung và chi phối bởi một người thì kiểm soát viên cần tập trung chú ý dến phẩm chất và năng ực của người nắm quyền tập trung đó

+ Nếu như qu ền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản

lý thì kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của những người

phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này

+ Phương pháp ủy quyền: Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp ưới một cách chính thức Cần có những ủy quyền rõ ràng bằng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ àng và tránh được sự lạm dụng

Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát (Ủy ban kiểm toán)

sẽ àm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn o sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý

b Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp ý trong doanh

nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý bảo đảm một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống ưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận

và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các ĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc

Như vậ , để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót ĩnh vực nao, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: ử ý nghiệp vụ, ghi chép và bảo quản tài sản

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

c Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn

liền với đội ngũ nh n viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu nh n viên có năng ực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn bảo đảm được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế

và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ

nh n viên kém năng ực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả

Tóm lại, với những lý do trên các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng ực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

d Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế

hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước t nh c n đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương ai à những nhân

tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó

sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản

ý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân

tố ảnh hưởng

e Bộ phận kiểm toán nội bộ: Là nhân tố quan trọng môi trường kiểm

soát, chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên

về toang bộ hoạt động của đơn vị trong đó có hệ thống KSNB Bộ phận kiểm toán hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có cái nhìn kịp thời và chính xác về các hoạt động của đơn vị cũng như công tác kiểm soát, từ đó phát hiện ra những sai phạm, gian lận làm thất thoát tài sản, đề ra biện pháp cải tiến hoạt động

e Uỷ ban kiểm soát: Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ

máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu ĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

+ Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính

+ Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài

f Môi trường bên ngoài: Như uật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan

Nhà nước, ngân hàng, cổ đông, chủ nợ tuy không thuộc tầm kiểm soát của nhà quản ý nhưng ảnh hưởng rất lớn đến sự thiết kế và vận hành hệ thống Kiểm soát nội bộ

Mục đ ch của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết thu thập và phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp

vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị

- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp

Hệ thống kế toán thông qua việc quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụng trong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống chứng từ kế toán,

hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, c n đối kế toán Nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Mục đ ch của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự cần nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức

đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát:

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: ” Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục o Ban ãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể” [13, tr.24, “ Chuẩn mực 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” (đợt 3), Bộ Tài chính (2001)]

đ ch ch nh à giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang ha có thể gặp phải Các thủ tục kiểm soát do nhà quản ý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩln

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này trách nhiệm và

công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Mục đ ch à không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiếm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nh n viên nà được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện n ng cao chu ên môn và thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng ực của người đó

Điều quan trọng nhất trong sự phân chia công việc trong kế toán là khả năng ngăn chặn các sai sót, các mầm mống của gian lận và tiêu cực

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc nà qu định sự cách ý giải

thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Ví dụ trong tổ chức nhân sự

không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện

và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản…

Ở nước ta, để đảm bảo thực hiện nguyên tắc nà , điều 9 – Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước của Nghị định số 175 – CP ngà 28 tháng 10 năm

giữ kho và việc tiếp liệu.”

- Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của Nhà quản ý ,

các cấp ưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh

tế phải được phê chuẩn đúng đắn Nguyên tắc này bảo đảm cho hoạt động của đơn vị không bị ách tắc, mặt khác tạo điều kiện cho cấp ưới phát huy hết khả năng nhưng đồng thời cũng n ng cao trách nhiệm của từng cá nhân và giảm bớt sức ép cho nhà quản lý cấp cao

- Kiểm soát vật chất: Hoạt động nà được thực hiện cho các loại sổ sách

và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số từ trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và hồ sơ ữ liệu

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực

tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét các nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phí, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi

các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khu nh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ độc lập với đối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp ưới của người đã thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập với bất cứ lý do nào

- Phân tích soát xét lại việc thực hiện: Hoạt động này chính là xem xét

lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có iên quan như những thông tin không có tính chất tài ch nh; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản ly biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản ly có thể tha đổi kịp thời chiến ược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp

1.3 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Khái niệm chi phí xây lắp

Chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp (gọi tắt là chi phí xây lắp) là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các khoản hao phí về ao động sống và ao động vật hóa phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp của doanh nghiệp ở một thời kỳ nhất định và chi phí này cấu thành giá thành sản phẩm xây lắp

1.3.2 Phân loại chi phí xây lắp

Chi phí xây lắp có thể được phân loại theo nhiều cách như sau:

- Phân loại chi phí theo yếu tố chi phí

- Phân loại chi ph theo ĩnh vực hoạt động kinh doanh

- Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế

- Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi ph …

Trên góc độ phân loại chi phí nhằm mục đ ch để có thể kiểm soát được chi ph , người ta phân loại chi phí theo công dụng kinh tế hay theo khoản mục chi phí Theo cách phân loại này thì chi phí xây lắp được chia thành các khoản mục chi ph như sau:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là tất cả các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công xây lắp như:

+ Vật liệu xây dựng gồm: i măng, thép, cát, đá, gạch, gỗ, nhôm, kính, nhựa đường,…

+ Vật liệu điện gồm: điện các loại, bóng đèn, hệ thống quạt, hệ thống điều hòa, công tắc, ổ cắm,…

+ Vật tư nước gồm: ống nước các loại, vòi xả, bồn đựng, má bơm,… Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 55% - 70% giá trị công trình

- Chi phí nhân công trực tiếp: là khoản tiền ương, tiền công, các khoản khác phải trả cho nhân công trực tiếp thi công; khoản mục chi ph nà thường chiếm khoảng 20% - 30% giá trị công trình Đối với các công trình cải tạo thì chi phí nh n công thường chiếm tỷ trọng lớn hơn

Khoản mục này bao gồm; tiền ương ch nh của công nhân trực tiếp tham gia xây dựng công trình; tiền ương ch nh của công nhân vận chuyển vật liệu thi công, công nhân làm nhiệm vụ bảo ưỡng bê tông, công nhân dọn dẹp vật liệu trên công trường, công nhân ghép cốt pha,…Tiền ương ch nh của công

nhân khuân vác từ kho đến chỗ xây lắp, tiền ương phụ của công nhân, tiền ăn

ca của công nhân trực tiếp xây lắp

- Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí sử dụng máy thi công gồm toàn

bộ chi phí về vật tư, ao động, khấu hao và chi phí bằng tiền trực tiếp cho quá trình sử dụng máy thi công tại công trình xây dựng như: má đào, má ủi, xe

lu, xe cẩu, xe bê tông nhựa đường, cần cẩu cố định, xe trộn bê tông tươi, má tời,…Chi ph sử dụng máy thi công gồm các loại:

+ Chi phí tạm thời: là những chi ph có iên quan đến việc tháo lắp, chạy thử, vận chuyển,…má thi công và chi ph cho những công trình tạm thời phục vụ má thi công Chi ph nà được phân bổ dần theo thời gian máy ở công trường

+ Chi ph thường xuyên: là những chi phí hằng ngày cần thiết cho việc

sử dụng máy thi công, gồm: tiền khấu hao máy móc thiết bị, tiền thuê xe máy, ương ch nh của công nh n điều khiển và phục vụ máy, nhiên liệu, động lực khác dùng cho máy, phí tổn thất sửa chữa thường xuyên và các chi phí khác Trong chi phí sử dụng máy thi công không bao gồm các khoản mục: ương công nh n vận chuyển, phân phối vật liệu cho máy, chi phí trong thời gian máy ngừng sản xuất, chi phí lắp đặt lần đầu cho máy, chi phí sử dụng cho sản xuất phụ, các khoản tr ch theo ương của công nhân vận hành máy thi công

- Chi phí sản xuất chung: à các chi ph chung khác iên quan đến việc quản lý công trình trong phạm vi tổ (đội) sản xuất thi công xây lắp, bao gồm: chi phí về tiền ương và các khoản chi phí khác cho nhân viên quản lý tổ (đội) sản xuất, quản lý công trình, chi phí về vật liệu, dụng cụ dùng cho quản lý và các công trình, chi phí lán trại công trình,…các khoản tr ch theo ương của công nhân vận hành máy thi công, công nhân xây lắp

Ngoài ra, trong xây dựng thường phát sinh các thiệt hại: thiệt hại phá đi làm lại và thiệt hại về ngừng sản xuất, thiệt hại o thiên tai Đ à những khoản chi phí không có trong kế hoạch và dự toán, là một trong những nhân

tố àm tăng giá thành sản phẩm xây lắp

Theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam: “ Chi ph không được tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm: Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường; Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản qu định ở đoạn 06; Chi phí bán hàng; Chi phí quản lý doanh nghiệp ” [11, tr.05, Chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho (đợt 1), Bộ tài chính (2001)]

Đối với các khoản thiệt hại o thiên tai và phá đi àm ại o không đúng

kỹ thuật thiết kế vượt quá mức công suất bình thường thì không được tính vào chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp

1.3.3 Đặc điểm sản phẩm xây lắp ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí sản xuất

Xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay hiện đại hóa các công trình dân dụng, công nghiệp, đường sá,…nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống xã hội Việc tổ chức thi công các công trình có thể tự làm hay lựa chọn nhà thầu thi công thông qua phương thức đấu giá thầu hoặc chỉ định thầu

Cũng như các hoạt động khác, hoạt động kinh doanh xây lắp có những đặc điểm riêng ảnh hưởng đến quản lý và kiểm soát:

- Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc,…có qu mô, kết cấu phức tạp

+ Đối với công trình cầu, phải thi công trên mặt nước nên rất khó cho việc vận chuyển, sử dụng, bảo quản vật liệu, xe máy thi công chịu ảnh hưởng

của bão ũ Một phần của sản phẩm được nằm ưới mặt nước nên rất khó thi công, kiểm định chất ượng, kiểm soát số ượng và chất ượng nguyên vật liệu

đã sử dụng

+ Đối với công trình đường, đ à oại sản phẩm có chiều dài lớn, có công trình dài hàng chục km không thuận lợi cho việc tập kết vật tư, bảo quản vật tư, e má thi công và đặc biệt là kiểm soát chất ượng, số ượng vật liệu

sử dụng và xe máy thi công Một phần sản phẩm đường nằm ưới mặt đất, làm cho công tác kiểm định chất ượng tương ứng với ượng chi phí bỏ ra khó thực hiện Kết cấu của loại sản phẩm này bao gồm: móng, nền, mặt đường, cống, vỉa hè, biển báo,…Mỗi hạng mục công trình cầu, đường sử dụng loại nguyên vật liệu, nhân công, xe máy thi công khác nhau theo yêu cầu, đồng thời phải có các thủ tục và phương pháp kiểm soát phù hợp

+ Đối với các công trình nhà cửa, đ à sản phẩm có kết cấu phức tạp, mỗi công trình có thiết kế khác nhau, đa số là nhà cao tâng Vật tư đưa vào thi công nhiều chủng loại, nhiều phẩm cấp khác nhau Việc thi công cần phải có

sự hỗ trợ của các thiết bị thi công như: cẩu, e phun bê tông, má đầm,…Số ượng công nhân thi công lớn, có tay nghề khác nhau Vì vậy, việc kiểm soát nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác là rất khó khăn

+ Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài,

dễ ảnh hưởng đến môi trường sinh thái Những đặc điểm này làm cho việc tổ chức sản xuất và hoạch toán khác biệt với các ngành sản xuất khác: Chi phí sản xuất sản phẩm không chỉ phụ thuộc vào khối ượng xây lắp mà còn phụ thuộc vào tiến độ thi công, rủi ro xảy ra do thiên tai, mất mát vật tư,…Do đó, sản phẩm xây lắp phải lập dự toán; thực hiện thi công xây lắp công trình phải theo qu định về quản ý đầu tư và ựng o Nhà nước ban hành; tổ chức thi công theo đúng qu trình kỹ thuật, khối ượng, chất ượng thi công theo sơ

đồ thiết kế, dự toán được duyệt

- Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất (

xe máy thi công, thiết bị vật tư, người ao động…) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm

Đặc điểm này làm cho quá trình kiểm soát chất ượng, số ượng vật tư

đã uất cho quá trình thi công khó thực hiện, quá trình quản lý tài sản, vật tư,

ao động tại hiện trường thi công cũng như hoạch toán chi phí sản xuất phức tạp và chịu ảnh hưởng của môi trường, dễ tổn thất, hư hỏng,…

- Sản phẩm xây lắp được sử dụng lâu dài, chịu ảnh hưởng của môi trường sinh thái, cảnh quan Sau khi hoàn thành, sản phẩm xây lắp khó thay đổi Khi nghiệm thu, nếu không đạt chất ượng như thiết kế thì phải phá đi làm lại làm cho chi phí sản xuất tăng ên

Vì vậy, việc quản lý, giám sát quá trình thi công và hạch toán cần phải được tổ chức chặt chẽ, bảo đảm chất ượng công trình phù hợp dự toán thiết

kế

1.4 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH XÂY LẮP

1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát Vì vậ , để tổ chức kiểm soát chi phí trong các công trình xây dựng, cần sử dụng tổng hợp ảnh hưởng của các nhân

tố như: triết lý quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự,…ở mỗi công trình

Một trong những biện pháp quan trọng để phát triển một môi trường kiểm soát tốt ở các công trình xây dựng à đưa nội dung kiểm soát vào chương trình huấn luyện nhân viên ở từng công trình Mỗi nhân viên và công nhân ở công trình cần được giải thích về nội dung và ý nghĩa của việc phân chia trách nhiệm, về những trường hợp không được kiêm nhiệm trong công

trình Tất cả các nhân viên trong từng công trình từ cán bộ quản lý đến kế toán, kỹ thuật, công nh n thi công cũng cần được huấn luyện về trách nhiệm kiểm soát của họ trong công việc, ý nghĩa của sự kiểm soát này và những vấn

đề có thể nảy sinh trong khi thực hiện nhiệm vụ của họ

Bên cạnh đó, một hệ thống đánh giá công việc định kỳ: Tiến độ thi công vật liệu sử dụng, nhân công, chi phí, xe máy,khối ượng định kỳ,…ở mỗi công trình là một phương thức hữu hiệu giúp nhân viên hiểu biết về nghĩa kiểm soát Việc đánh giá công việc của từng cá nhân, từng bộ phận, tổ ( đội )

và chỉ ra hướng khắc phục trong tương ai à một biện pháp kiểm soát chi phí hữu hiệu

1.4.2 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp

Một hệ thống thông tin đầ đủ phục vụ kiểm soát tốt chi phí bao gồm: thông tin dự toán và thông tin thực hiện

a) Tổ chức thông tin dự toán

Hệ thống thông tin dự toán chính là hệ thống định mức cho các khoản mục chi phí gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung của từng công trình, hạng mục công trình

Để xây dựng định mức chi ph cho các công trình, chúng ta căn cứ vào

hệ thống định mức xây lắp do Bộ Xây dựng ban hành theo Qyết định 24/2005/QĐ-BXD, công văn số 1777/CV-BXD ngà 14/9/2006, thông tư 05/TT-BXD ngà 15/4/2009 qu định đơn giá vật liệu, đơn giá tiền ương và

hệ số nhân công

* Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm định mức về giá và định mức về ượng cho một đơn vị khối ượng thi công

Định mức về ượng cho một đơn vị khối ượng thi công trong các công trình xây dựng được ngành xây dựng ác định rất chuẩn ác trên cơ sở tính toán, thí nghiệm của các chuyên gia trong ngành

Định mức về giá cho một đơn vị ượng là mức giá niêm yết tại Sở Xây dựng và Sở Tài chính của địa phương mà công trình đang thi công tại thời điểm lập dự toán:

Vậ định mức chi phí NVL trực tiếp = Định mức về ượng Định mức

sư sẽ căn cứ vào số liệu các bản vẽ kỹ thuật của công trình và dự toán chi phí NVL trực tiếp bằng các phần mềm dự toán trong xây dựng

Chi phí NVL là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí xây dựng Trong dự toán chi phí NVL trực tiếp, ượng NVL rất ổn định nhưng giá NVL lại có sự biến động, bởi vì các công trình nà được thực hiện trong thời gian

ài, có công trình kéo ài đến vài năm Vì vậ , để dự toán các công trình xây dựng có tính thực tế và khả thi thì khi công trình hoàn thành cần có sự điều chỉnh giá nguyên vật liệu giữa thời điểm hoàn thành so với thời điểm lập dự toán để đảm bảo tính khách quan trong quá trình kiểm soát

* Xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp

Định mức chi phí nhân công trực tiếp bao gồm định mức giá và định mức ượng cho một khối ượng xây lắp

Định mức về giá cho một đơn vị thời gian ao động trực tiếp bao gồm tiền ương và các khoản phụ cấp ương iên quan đến ao động trực tiếp

Định mức về ượng thời gian cho phép để hoàn thành một đơn vị sản phẩm được qu định rõ trong các tiêu chuẩn xây dựng với một trình độ nhân công thích hợp Tu nhiên, định mức này chỉ có t nh tương đối bởi vì ượng cho chi phí nhân công còn phụ thuộc vào các yếu tố như: trình độ tay nghề, tâm ly công nhân, thời tiết

Định mức chi phí nhân công trực tiếp = Định mức ượng Định mức giá

Hay Tổng dự toán chi phí nhân công trực tiếp = Tổng ượng (ngày công) ao động Đơn giá ao động

* Xây dựng định mức chi phí sử dụng máy thi công

Định mức chi phí sử dụng máy thi công bao gồm định mức về tiền ương công nhân vận hành máy thi công, nhiên liệu, vật liệu chạy máy và khấu hao máy Tiền ương công nh n vận hành máy thi công, nhiên liệu, vật liệu chạy máy là những biến phí tha đổi theo số giờ (ca máy) hoạt động của má Định mức của các yếu tố chi phí này bao gồm định mức giá và ượng

Tổng dự toán biến phí sử dụng máy thi công = Tổng số giờ máy (ca máy) hoạt động Đơn giá

Khấu hao má thi công à định ph không tha đổi theo số giờ (ca máy) hoạt đọng mà tha đổi theo tiến độ thi công

Tổng dự toán định phí sử dụng máy thi công = Tổng chi phí khấu hao máy thi công sử dụng cho cả công trình

Tổng dự toán chi phí sử dụng máy thi công = Tổng dự toán biến phí sử dụng máy thi công + Tổng dự toán định phí sử dụng máy thi công

* Xây dựng định mức chi phí chung

Định mức chi phí chung trong công trình xây dựng bao gồm định mức yếu tố định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp

Định mức định phí: Tiền ương và các khoản trình theo ương của nhân viên quản ly công trình, chi phí lán trại, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận quản ly công trình

Định mức biến phí: các khoản tr ch theo ương của công nhân vận hành máy thi công, công nhân xây lắp trực tiếp

Định mức chi phí hỗn hợp có thể là: tiền điện, nước phục vụ cho xây dựng công trình

b) Tổ chức thông tin thực hiện

Tổ chức thông tin thực hiện chi phí xây lắp trong các doanh nghiệp là tổ chức hệ thống thông tin kế toán chi phí xây lắp thực tế phát sinh trong quá trình phát sinh công trình Hệ thống thông tin bao gồm nhiều phân hệ, trong

đó hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kỹ thuật nghiệp vụ là bộ phận quan trọng cho việc kiểm soát chi ph Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện ưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán Để thông tin trên báo cáo ch nh ác và đáng tin cậy cần phải chú ý đến các bộ phận quan trọng là chứng từ, sổ sách, báo cáo

kế toán

Chứng từ kế toán có chức năng thông tin và kiểm soát chi phí thực tế phát sinh qua các nghiệp vụ thi công Việc kiểm soát được thực hiện qua nội dung kinh tế từng nghiệp vụ và qua yếu tố: Số ượng và đơn giá từng loại chi phí phát sinh

Sổ chi tiết được mở theo chiều hướng: Theo loại chi phí, theo hạng mục

và từng công trình, theo đơn vị thực hiện thi công Qua đó thực hiện chức năng kiểm soát chi phí Sổ tổng hợp được mở cho từng tài khoản vừa đáp ứng yêu cầu của kế toán tài chính, vừa đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp Báo cáo kế toán bao gồm cả báo cáo kế toán tài chính và kế toán quản trị phục vụ yêu cầu kiểm soát từ bên trong và bên ngoài

Hệ thống thông tin kỹ thuật nghiệp vụ: Nhật ký công trình, tiến độ thi công, báo cáo khối ượng thi công hoàn thành

1.4.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí hiện hành

a) Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Trong các doanh nghiệp xây dựng, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm do vậy yêu cầu đặt

ra là phải tổ chức quản lý và hoạch toán nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao Để kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp các nhà quản lý phải tăng cường kiểm soát thông tin qua các thủ tục kiểm soát

* Khâu thu mua vật tư

- Phải có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận duyệt vật tư và bộ phận thu mua vật tư, giữa bộ phận nhập xuất vật tư với bộ phận kế toán vật tư

- Nên có sự so sánh và chọn lọc giữa các nhà cung ứng vật tư vì vật tư à yếu tố cấu tạo nên chất ượng công trình

- Yêu cầu khi mua vật tư phải có Giấ đề nghị mua vật tư và phải có sự phê duyệt đầ đủ, các chứng từ mua vật tư như: Hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp ly, hợp lệ và hợp pháp

- Quá trình nhận vật tư tại kho nhà cung cấp đến kho công ty và giao cho thủ kho phải có ký nhận, mọi mất mát, thiếu hụt đều do nhân viên mua vật tư chịu trách nhiệm

* Khâu nhập, xuất, tồn vật tư

- Nhập vật tư: Vật tư mua về phải có Biên bản bàn giao, thủ kho tiến hành kiểm tra số ượng, chủng loại có như trong hóa đơn không sau đó mới được phép nhập kho và ghi vào Phiếu nhập kho

- Xuất vật tư: Thủ kho chỉ xuất vật tư khi có Giấ đề nghị xuất vật tư và chi xuất theo đúng số ượng đã ghi trong Phiếu xuất kho và phải có chữ ký của các bộ phận có liên quan rồi gửi về phòng kế toán một bản để ưu

- Tồn kho vật tư: Thủ kho phải luôn theo dõi số ượng nhập- xuất- tồn vật tư và báo cáo tình hình nhập- xuất- tồn vật tư cho phòng vật tư e má để chủ động trong việc mua vật tư

* Khâu sử dụng vật tư

- Vật tư khi được sử dụng trực tiếp cho quá trình xây lắp phải được ban quản ý công trình theo dõi chặt chẽ vì đ à kh u ễ xảy ra gian lận nhiều nhất Vật tư có thể bị pha trộn không đúng theo định mức, dự toán sử dụng, không tiết kiệm hoặc mất cắp dẫn đến tăng chi ph cho công trình và giảm chất ượng công trình

- Vấn đề bảo quản vật tư cũng phải được coi trọng và ban quản lý phải thường xuyên kiểm kê vật tư em giữa số liệu trên sổ sách và thực tế có khớp nhau hay không

b) Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ mỗi nhân viên tuyển dụng phải có một bộ hồ sơ gốc ưu ở Phòng quản lý nhân sự bao gồm: quyết định phân công, mức ương, các khoản tr ch theo ương và phòng ao động tiền ương căn cứ vào hồ sơ nà để t nh ương cho công nh n viên

Thực hiện phân công phân nhiệm trong công tác về tiền ương giữa các

bộ phận, chức năng: theo õi nh n sự, theo dõi thời gian và khối ượng lao động, lập bảng ương, thanh toán ương và ghi chép tiền ương

- Thủ tục kiểm soát ngà công ao động: Việc chấm công sẽ được giao cho đội trưởng thi công và kỹ thuật thi công tiến hành độc lập và song song với nhau Định kỳ và đột xuất nhà quản lý đơn vị sẽ kiểm tra số ượng công nhân làm việc tại công trình Cuối tháng, kế toán sẽ đối chiếu với số liệu của đội trưởng và cán bộ kỹ thuật Nếu số liệu của đội trưởng và cán bộ kỹ thuật

giống nhau nhưng sai với số liệu kiểm tra thi đó à o có sự thông đồng giữa hai người này Khoản thiệt hại này sẽ do hai cá nhân trên cùng bồi thường

- Thủ tục kiểm soat năng suất ao động, định kỳ và cuối tháng kế toán dựa vào số ượng ngà công đã kiểm tra để tính ra chi phí nhân công phát sinh trong kỳ đồng thời kỹ thuật công trình sẽ thống kê khối ượng công việc hoàn thành tương ứng Trên cơ sở đó, kế toán sẽ t nh được năng suất ao động và đối chiếu với định mức chi phí nhân công trong hồ sơ ự toán Nếu có sự chênh lệch tăng chi ph sẽ tìm nguyên nhân xảy ra ở khâu kiểm soát ngày công hay kiểm soát năng suất mà khắc phục và qu định trách nhiệm của các

cá nhân có liên quan

c) Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công

Máy móc là một yếu tố quan trọng góp phần àm tăng năng suất, đẩy nhanh tiến độ thi công Đối với đơn vị xây lắp thì khoản chi ph nà tương đối lớn và cũng rất dễ xay ra sai sót và gian lận như khai khống thêm giờ công, số

ca máy, chi phí sửa chữa má thi công…Để kiểm soát tốt chi ph nà người quản ly cần tăng cường kiểm soát các khâu sau:

- Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận, chức năng iên quan đến máy móc thi công nhằm tạo sự kiểm soát ãn nhau như cức năng quản ly, chức năng vận hành máy, chức năng theo õi hoạt động thi công, chức năng bảo vệ máy, chức năng ghi chép sổ sách, t nh toán ương và cấp phát nhiên liệu để xe hoạt động Mọi hoạt động trên đều phải được tiến hành một cách độc lập

- Bộ phận quản y máy thi công phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra

má móc để ác định những hỏng hóc để có biện pháp kiểm soát kịp thời Ngoài ra phải giám sát chặt chẽ việc vận hành máy của công nh n để tránh tình trạng sử dụng máy sai mục đ ch, vận hành máy móc không hiệu quả

- Chức năng vận hành máy là trách nhiệm của người vận hành máy song máy chỉ được sử dụng khi có sự cho phép của bộ phận quản ly Khi phát hiện

hỏng hóc thì người vận hành máy phải báo ngay cho bộ phận quản để có biện pháp sửa chữa kịp thời bảo đảm cho tiến độ thi công công trình

- Bộ phận theo dõi hoạt động của máy có nhiệm vụ theo dõi ghi chép vận hành, theo dõi khối ượng xây lắp hoàn thành của nhân viên vận hành máy và cấp phát nhiên liệu cho máy khi yêu cầu của người vận hành máy là đúng

- Bộ phận ghi chép sổ sách: có nhiệm vụ tính toán, cập nhật dữ liệu cho

bộ phận quản ly, bộ phận theo dõi vận hành cung cấp để ác định số nhiên liệu xuất ùng, ương trả cho công nhân bộ phận nà …Việc phân bổ chi phí của bộ phận này phải có sự kiểm tra thường u ên để tránh gian lận và sai sót Bên cạnh đó người quản lý cũng phải thường xuyên kiểm kê máy móc thi công hạn chế việc lạm dụng, sử dụng máy thi công sai mục đ ch, kiểm tra tình trạng kỹ thuật của má để kịp thời nâng cấp bảo trì, bảo ưỡng phục vụ thi công công trình

d) Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh oanh nhưng không được tính trực tiếp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng má thi công Vì đ à khoản chi phí gồm nhiều loại và có những loại rất dễ gian lận như các khoản

về giao dịch, công tác ph , chi ph giao thông… o đó để quản lý tốt nhà quản

lý cần:

- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng iên quan đến chi phí sản xuất chung đồng thời tăng cường theo dõi, kiểm soát TSCĐ để kiểm soát được chi phi khấu hao TSCĐ

- Căn cứ vào bảng t nh ương và ph n bổ khấu hao TSCĐ kế toán tiến hành hoạch toán, ghi sổ và phân bổ cho ch nh ác cho đúng đối tượng chịu chi phí

- Công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần phải có chứng từ phân

bổ cụ thể

- Các khoản chi bằng tiền khác phải có chứng từ đầ đủ hợp lệ

- Căn cứ vào bảng t nh ương và ph n bổ khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành hoạch toán, ghi sổ và phân bố cho đúng đối tượng chịu chi phí

1.4.4 Các thủ tục kiểm soát sau đối với chi phí xây lắp:

Thực chất của thủ tục kiếm soát sau đối với chi phí xây lắp là phân tích

sự biến động chi phí xây lắp thông qua việc sử dụng phương pháp tha thế iên hoàn để tìm ra nhân tố ảnh hưởng

a) Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Bằng phương pháp tha thế liên hoàn, ta có thể ác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố sau:

Trong đó: CvL 1 , CvL k : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế, dự

toán của hạng mục công tác xây lắp

Q 1 : Khối ượng công tác xây lắp thi công thực tế trong kỳ

m 1j , m kj: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu j thực tế, dự toán cho một đơn vị khối ượng xây lắp

p 1j , p kj : Đơn giá thực tế, dự toán của vật liệu j

- Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố :

+ Ảnh hưởng của định mức nguyên vật liệu tiêu hao :

- Biến động về chất ượng công tác xây lắp: do sản phẩm xây lắp mang

t nh đơn chiếc, đặc thù, không sản phẩm nào giống sản phẩm nào, thời gian thi công hoàn thành sản phẩm tương đối dài và trải qua nhiều giai đoạn, nhiều hạng mục thi công khác nhau Chất ượng của các hạng mục xây lắp khi được hoàn thành đều phải chủ đầu tư tiến hành nghiệm thu chất ượng Nếu hạng mục nào không đạt được yêu cầu về chất ượng kỹ, mỹ thuật cũng như qu cách sản phẩm, bên thi công buộc phải sữa chữa, ha pha đi àm ại để đạt được chất ượng theo yêu cầu thiết kế Mọi chi ph phát sinh iên quan đến việc sữa chữa, ha phá đi àm ại, bên thi công đều hoàn toàn chịu trách nhiệm Vì vậy, sẽ àm tăng chi ph ắp sản xuất, công trình, giảm lợi nhuận doanh nghiệp Mọi nguyên nhân làm ảnh hưởng đến chất ượng hạng

mục xây lắp đều được đánh giá à không tốt, cần ác định rõ trách nhiệm của

cá nhân có liên quan Có thể nêu một số ngu ên nh n cơ bản sau:

+ Chất ượng vật liệu không tốt, vật liệu xuất kho thi công thấp hơn định mức cho phép, dẫn đến chất ượng công tác xây lắp không đạt chất ượng Cần ác định nguyên nhân do bộ phận nào? Nếu do chất ượng nguyên vật liệu thì trách nhiệm thuộc về bộ phận thu mua, nếu do vật liệu thi công thấp hơn định mức thì đội trưởng hay tổ trưởng sản xuất à người chịu trách nhiệm liên quan

+ Tay nghề của công nhân thấp nên sản phẩm không đạt chất ượng về mặt mỹ thuật, chẳng hạn: đúc bó vỉa hè mà bề mặt bê tông rỗ không đạt chất ượng thẩm mỹ; hố ga không đúng qu cách, bê tông không đạt yêu cầu, đổ không ngập dàn sắt đan…

+ Thời tiết thi công không thuận lợi, chẳng hạn: đổ bê tông xong thì trời mưa to, u nền đường đất đỏ thì trời mưa…

- Biến động về giá nguyên vật liệu nói lên sự khác nhau giữa số tiền đã trả cho một ượng nguyên vật liệu nhất định với số tiền phải trả theo định mức cho số ượng nguyên vật liệu đó Ngu ên nh n có thể do: giá cả thị trường biến động, có sự gian lận sai sót trong quá trình mua nguyên vật liệu của người mua với cơ sở cung cấp, phí chuyên chở cao…

Nếu giá thị trường có sự biến động giữa thời điểm báo cáo số liệu với thời điểm lập định mức thì cần phải thực hiện điều chỉnh chênh lệch giá trước khi thực hiện sự so sánh, ph n t ch Như thế quá trình kiểm soát sẽ được hiệu quả

Trong trường hợp có sự thông đồng giữa người mua hàng và nhà cung cấp thì cần ác định lại giá cả nguyên vật liệu tại thời điểm mua ở nhiều nhà cung cấp khác nhau và yêu cầu người thực hiện nghiệp vụ mua hàng phải bồi thường chênh lệch Để hạn chế tình trạng này cần tham khảo Bảng báo giá ở