Môn học kiểm toán báo cáo tài chính: Chương3: KIỂM TOÁN CHU KỲ BÁN HÀNG – THU TIỀN

Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ BHTT 3.2: Khảo sát về kiểm soát nội bộ chu kỳ BHTT3.3: Khảo sát cơ bản chu kỳ BHTT3.4: Tổng hợp kết quả kiểm toán chu kỳ BHTTChu kỳ thường được bắt đầu bằng việc nhận một đơn đặt mua hàng và kết thúc là việc chuyển giao hàng hóa cho khách hàng và ghi sổ nghiệp vụ các h.động b.hàng. Các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng là: doanh thu, phải thu, các khoản giảm trừ, tiền thu về, giá vốn, các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng…

KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chương 3 KIỂM TOÁN CHU KỲ BÁN HÀNG – THU TIỀN

NỘI DUNG CHƯƠNG 3

3.1: Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ BH-TT

3.2: Khảo sát về kiểm soát nội bộ chu kỳ BH-TT 3.3: Khảo sát cơ bản chu kỳ BH-TT

3.4: Tổng hợp kết quả kiểm toán chu kỳ BH-TT

3.1 MỤC TIÊU VÀ CĂN CỨ KIỂM TOÁN CHU KỲ BÁN HÀNG -THU TIỀN

3.1.1 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ BH-TT

3.1.2 Căn cứ kiểm toán chu kỳ BH-TT

3.1.1 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ BH-TT

3.1.1.1 Các thông tin tài chính có liên quan 3.1.1.2 Mục đích kiểm toán

3.1.1.1 Các thông tin tài chính có liên quan

đến chu kỳ Bán hàng – Thu tiền

 Chu kỳ thường được bắt đầu bằng việc nhận một đơn đặt mua hàng và kết thúc là việc chuyển giao hàng hóa cho khách hàng và ghi sổ nghiệp vụ các h.động b.hàng

 Các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng là: doanh thu, phải thu, các khoản giảm trừ, tiền thu về, giá vốn, các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng…

 Thông tin chủ yếu mà KTV cần phải đưa ra ý kiến xác nhận và đi sâu kiểm toán là thông tin về doanh thu, phải thu, các khoản giảm trừ, GVHB Các thông tin khác sẽ được đề cập ở các chương liên quan.

3.1.1.1 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ BH-TT

Mục tiêu kiểm toán tổng quát chu kỳ BH-TT:

+ Đánh giá mức độ hiệu lực hay yếu kém của HTKSNB chu kỳ BH-TT

+ Xác nhận độ tin cậy- tính trung thực hợp lý của các thông tin doanh thu, phải thu, tiền thu từ hoạt động bán hàng, các khoản giảm trừ của chu

kỳ BH-TT

3.1.1.1 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ BH-TT

+ Các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ

+ C ác thông tin liên quan đến số dư PTKH

(1) BCTC

(2) Sổ hạch toán

(3) Các chứng từ kế toán

(4) Các hồ sơ tài liệu liên quan khác

(5) Các tài liệu khác

(6) Các chính sách, quy định về thủ tục kiểm soát nội bộ

3.1.2 Căn cứ kiểm toán chu kỳ BH-TT

3.2.1 Các bước công việc và chức năng

kiểm soát

3.2.2 Khảo sát về Kiểm soát nội bộ

3.2 KHẢO SÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ BÁN HÀNG -THU TIỀN

Sự cần thiết:

Bán hàng là 1 quy trình có mục đích thống nhất, song phương thức thực hiện mục đích rất đa dạng => Với mỗi phương thức này, trình tự quá trình bán hàng diễn ra khác nhau -> các thủ tục giao nhận, thanh toán, tổ chức công tác kế toán cũng khác nhau Do đó quá trình KSNB của DN khác nhau => nội dung và cách thức kiểm toán cụ thể cũng khác nhau => Với mỗi loại hình DN, cơ cấu các chức năng và chứng từ về bán hàng và thu tiền cũng có những điểm khác nhau và đòi hỏi phải cụ thể hóa trong từng cuộc kiểm toán

=> Vì vậy việc nắm vững các chức năng của chu kỳ bán hàng, thu tiền ở doanh nghiệp cho phép KTV hiểu biết về quy trình KSNB trong chu kỳ này cũng như thiết lập các thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm

cơ bản đối với các khoản mục có liên quan.

3.2.1 Các bước công việc và chức năng kiểm soát

3.2.1 Các bước công việc và chức năng kiểm soát

Các bước công việc (chức năng) cơ bản:

- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng (người mua)

-Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn bán chịu

-Chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ

-Chuyển hóa đơn cho người mua và theo dõi, ghi sổ thương vụ

-Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền bán hàng

- Xử lý ghi sổ các khoản giảm doanh thu bán hàng phát sinh

1 Xử lý đơn đặt hàng:

-> Khái niệm ĐĐH: là hình thức để bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng theo

những điều kiện xác định (số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất, giá bán, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, vận chuyển ) Đây là khởi điểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền.

+ Tiếp đến, bộ phận bán hàng phải làm việc với phòng kế hoạch, bộ phận sản xuất và thủ kho để xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu của người mua;

+ Bộ phận bán hàng xem xét giá cả của người đặt hàng có phù hợp với

chính sách giá của DN hay không.

3.2.1 Các bước công việc và chức năng kiểm soát

2 Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn bán chịu

- Người thực hiện: ?

- Công việc cụ thể:

+ Kiểm soát tín dụng

+ Phê chuẩn bán chịu

+ Ra quyết định bán hàng

+ Ký kết hợp đồng

Hợp đồng thương mại ghi nhận những thỏa thuận về mua bán hàng

hóa và trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ của từng bên, là căn cứ để

thực hiện việc mua bán và xử lý các tranh chấp phát sinh – nếu có Khi

ký hợp đồng bán hàng phải lưu ý đến các điều khoản sau: ngày ký hợp đồng, tên sản phẩm, chất lượng, chủng loại, giá cả, phương thức thu

tiền, phương thức giao hàng…

3.2.1 Các bước công việc và chức năng kiểm soát

3 Chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ

- Người thực hiện:

- Công việc cụ thể:

+ Các thủ tục về xuất hàng hoá và vận chuyển hàng hoá thuộc các quy

trình xử lý phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển hoặc hợp đồng vận chuyển

+ Thủ kho căn cứ vào HĐBH hay hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để xuất

hàng lên các phương tiện vận tải theo đúng số lượng ghi trên hoá đơn.

+ Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ (sửa chữa, xây lắp, …) thì công

việc này chính là thực hiện cung cấp dịch vụ cho người mua

+ Các chứng từ sổ sách ghi nhận và theo dõi việc chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ bg: chứng từ xuất kho, vận chuyển (nếu có vận chuyển), sổ theo dõi xuất kho, theo dõi vận chuyển, …

3.2.1 Các bước công việc và chức năng kiểm soát

4 Chuyển hóa đơn cho người mua và theo dõi, ghi

sổ thương vụ

-Người thực hiện:

-Công việc cụ thể:

+ Lập hoá đơn GTGT:

+ Thực hiện việc ghi sổ theo dõi cho từng thương vụ:

-> Kế toán

-> Thủ kho

??? Trường hợp người mua trả tiền hàng trước

3.2.1 Các bước công việc và chức năng kiểm soát

5 - Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền bán hàng

-Người thực hiện

-Công việc cụ thể:

+ Căn cứ vào hình thức thanh toán để xử lý chứng từ

- Xử lý các khoản thu tiền mặt hoặc gửi tiền vào ngân hàng.

- Xử lý các thủ tục liên quan đến thanh toán không dùng tiền mặt

- Xử lý, phê chuẩn các trường hợp thanh toán phức tạp như khấu trừ hay chuyển tiền thu để trả cho một bên khác.

+ Căn cứ vào chứng từ để thực hiện chức năng ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền và nghiệp vụ thanh toán.

- Tiền mặt: căn cứ vào phiếu thu

- Tiền gửi ngân hàng: căn cứ vào giấy báo Có kèm theo bảng sao kê Lưu ý:

3.2.1 Các bước công việc và chức năng kiểm soát

3.2.1 Các bước công việc và chức năng kiểm soát

Bước 6 - Xử lý ghi sổ các khoản giảm doanh thu bán

Một số thủ tục kiểm soát nội bộ chủ yếu

3.2.1 Các bước công việc và chức năng kiểm soát

Mục tiêu KSNB Nội dung và Thể thức thủ tực kiểm soát

Đảm bảo cho các nghiệp vụ bán

hàng - thu tiền ghi sổ là có

căn cứ hợp lý

Quy định và kiểm tra việc thực hiện các quy định về:

- Đánh số chứng từ, hợp đồng TM; Tính liên tục của Hóa đơn bán hàng.

- Nội dung và trách nhiệm phê chuẩn bán hàng.

- Có các chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ bán hàng - thu tiền (XK, VC) Đảm bảo cho các khoản DTBH

được phê chuẩn đúng đắn Doanh thu bán chịu phải được phê chuẩn phù hợp với chính sách bán hàng của công ty => Xem xét hồ sơ gốc gôc của khách hàng để xđịnh

Đảm bảo sự đánh giá đúng đắn,

hợp lý của nghiệp vụ bán

hàng ghi sổ kế toán

Cơ sơ dùng để tính toán DTBH, GVHB, … phải đảm bảo đúng đắn, hợp lý =>

- Kiểm tra, ss số liệu trên HĐ với số liệu trên sổ xuất hàng, giao hàng

- Kiểm tra việc quy đổi tỷ giá ngoại tệ (với doanh thu ngoại tệ) và đơn giá xuất kho hàng bán

Đảm bảo cho việc phân loại và

Nghiệp vụ phát sinh phải được ghi sổ đầy đủ, không thừa, thiếu, trùng

=> So sánh số lượng hóa đơn với số lượng bút toán ghi nhận DTBH.

Ghi sổ phải kịp thời, đúng kỳ

=> Kiểm tra tính phù hợp ngày phát sinh nghiệp vụ với ngày ghi sổ nghiệp vụ

3.2.1 Các bước công việc và chức năng kiểm soát

có thể chia thành 2 loại:

- Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý công việc…

- Quy định về trình tự, thủ tục kiểm soát nội bộ thông qua trình tự thủ tục thực hiện xử lý công việc, như: trình tự, thủ tục xét duyệt đơn đặt hàng, trình tự thủ tục phê duyệt xuất giao hàng, …

+ Đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm soát nói trên: tổ chức phân công, bố trí nhân sự; phổ biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ; kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định; …

Mục tiêu cụ thể của khảo sát kiểm soát về nội bộ

Hiểu biết về cơ cấu KSNB đối với khâu tiêu thụ của khách hàng

Đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát

đối với khâu tiêu thụ

Thiết kế các khảo sát nghiệp vụ

(Khảo sát nghiệp vụ và khảo sát số dư)

3.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

3.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

Các thủ tục khảo sát về KSNB phổ biến

- Khảo sát việc thiết kế các chính sách, quy chế và các thủ

tục kiểm soát nội bộ

- Khảo sát sự vận hành các chính sách, quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ

- Khảo sát về tình hình thực hiện nguyên tắc tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ

3.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

Các thủ tục khảo sát về KSNB phổ biến

Khảo sát việc thiết kế các chính sách, quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ

Mục đích: đánh giá sự đầy đủ, chặt chẽ và thích hợp của các chính sách, quy

chế và thủ tục kiểm soát đã được thiết lập

Thủ tục thực hiện:

- Yêu cầu đơn vị cung cấp các văn bản có liên quan đến KSNB như: quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận, cá nhân thực hiện các chức năng trong chu kỳ

- Đọc, nghiên cứu và đánh giá các quy chế và thông tin về kiểm soát mà đơn

vị cung cấp

Khảo sát sự vận hành các chính sách, quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ

- Kiểm tra các dấu hiệu của hoạt động kiểm soát còn lưu lại trên các hồ

sơ tài liệu như: lời phê duyệt, chữ ký của người kiểm tra

3.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

Các thủ tục khảo sát về KSNB phổ biến

Khảo sát về tình hình thực hiện nguyên tắc tổ chức hoạt động KSNB

Mục đích: xem xét việc thực hiện nguyên tăc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc

phân công ủy quyền

Thủ tục thực hiện:

- Kiểm tra các bộ phận và Phỏng vấn nhân viên có liên quan trong đơn vị

về việc thực hiện các công việc trong quá trình bán hàng.

- Kiểm tra các quy định liên quan đến thẩm quyền phê chuẩn

3.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

Các thủ tục khảo sát về KSNB phổ biến

+ Kiểm tra các thủ tục phê duyệt phương thức bán hàng và thủ tục ký kết hợp

đồng kinh tế, như: Kiểm tra thẩm quyền phê duyệt: có đúng thẩm quyền quy định của công ty hay không; Kiểm tra tính chất hợp pháp của hợp đồng k.tế.

+ Kiểm tra chính sách bán hàng và việc chấp hành các chính sách bán hàng về giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại.

+ kiểm tra việc chấp hành các thủ tục và quy định trong việc xuất khẩu hàng hoá hay tiêu dùng nội bộ và thủ tục hạch toán) trường hợp là doanh thu xuất khẩu, doanh thu nội bộ.

+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định về chứng từ hoá đơn (hoá đơn mẫu in sẵn hay hoá đơn tự in).

+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định hạch toán đối với TK doanh thu.

- Ghi nhận doanh thu có đúng theo CM không

- Có mở sổ chi tiết không

- Quy đổi ngoại tệ có đúng không

- Có trích lập dựng phòng với khoản phải thu khó đòi không

3.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

Các thủ tục khảo sát về KSNB đặc thù

 Kết quả các khảo sát về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ Bán hàng và thu tiền nói chung và với từng bước

kiểm soát cụ thể trong chu kỳ này nói riêng sẽ là căn cứ để kiểm toán viên đưa ra quyết định về phạm vi các thử nghiệm

cơ bản một cách thích hợp.

 Để tìm hiểu, khảo sát và đánh giá về hoạt động KSNB của đơn vị được kiểm toán, kiểm toán viên có thể thiết lập bảng câu hỏi về các vấn đề chính cần thu thập, hoặc mô tả bằng lưu đồ hay bằng một cách thức thích hợp khác, để làm bằng chứng lưu vào hồ sơ kiểm toán Phụ lục 3.1 là một ví dụ về bảng câu hỏi về KSNB đối với bán hàng (Xem phụ lục 3.1)

3.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

Các thủ tục khảo sát về KSNB đặc thù

3.3 THỰC HIỆN CÁC THỬ NGHIỆM CƠ BẢN

CHU KỲ BH-TT

3.3.1 Thủ tục phân tích

3.3.2 Kiểm tra chi tiết về nghiệp vụ bán hàng

3.3.3 Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ giảm d.thu bán hàng 3.3.4 Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ thu tiền bán hàng

3.3.5 Kiểm tra chi tiết số dư các tài khoản phải thu khách hàng và phải thu khó đòi

3.3.1 Thủ tục phân tích

+ So sánh doanh thu kỳ này với doanh thu kỳ trước (hoặc với doanh thu kế hoạch hoặc với doanh thu DN khác cùng quy mô)

+ So sánh số ước tính doanh thu của KTV với doanh thu ghi trên BCTC của đơn vị

+ So sánh tốc độ tăng doanh thu với tốc độ tăng lợi nhuận và tốc độ tăng tiền lương.

+ So sánh tỷ suất lợi nhuận kỳ này với kỳ trước (nếu mức giám đột ngột có thể có những doanh thu không được ghi sổ)

Note:

- Việc phân tích doanh thu là để xác định sự biến động Nếu các yếu

tố mang tính chất đương nhiên (như quy mô kinh doanh, biến động giá cả, tỷ giá) không đổi thì biến động đó là biến động bất thường KTV xác định trọng tâm kiểm toán

- Thông qua việc phân tích, KTV dự đoán nghi ngờ về khả năng sai phạm để xác định mục tiêu kiểm toán cơ bản và thủ tục kiểm toán cần thiết

+ Căn cứ chọn mẫu.

- Phụ thuộc vào kết quả của việc khảo sát HTKS của đơn vị

- Phụ thuộc vào phương pháp chọn mẫu

+ Những nghiệp vụ mà kiểm toán viên thường lựa chọn vào trong mẫu kiểm toán là gì.

- Những nghiệp vụ có số tiền lớn

- Những nghiệp vụ bán hàng không có hợp đồng thương mại

- Những nghiệp vụ phát sinh bất thường liên quan đến khách hàng không thường xuyên

- Những nghiệp vụ bán hàng và những trường hợp bán hàng có quy trình kiểm soát yếu, không chặt chẽ.

- Những nghiệp vụ mà kiểm toán viên có nhiều nghi ngờ

- Những nghiệp vụ phát sinh vào cuối năm hay đầu năm kế toán.

- Những chuyến hàng có giá bán không bình thường (thường là thấp hơn so với biểu giá bán quy định)

MẪU KIỂM TOÁN

* Mục tiêu “phát sinh”:

- Nghiệp vụ đã được ghi sổ là có căn cứ

- Nghiệp vụ đã được ghi sổ có căn cứ hợp lý

* Thủ tục cơ bản:

+ So sánh, đối chiếu bút toán đã ghi vào sổ chi tiết (sổ nhật ký bán hàng) với các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ như HDBH, phiếu xuất kho…

(Lưu ý đến những trường hợp đã ghi sổ nhật ký bán hàng nhưng chưa giao hàng cho người mua hay mới nhận được tiền của người mua trả trước tiền hàng mà đã ghi vào tài khoản doanh thu)

+ Đối chiếu giữa chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ với hồ sơ chứng minh

có sự phê chuẩn như ĐĐH, HĐTM (Rủi ro liên quan đến việc phê chuẩn)

- Xem xét sự phê chuẩn trên các chứng từ, các chữ ký của người có thẩm quyền (người được uỷ quyền)

- Kiểm tra một số bút toán về doanh thu trả chậm để đối chiếu với các chứng từ phê chuẩn việc bán chịu, phê chuẩn về giá bán, phê chuẩn về hạn mức tín dụng;

(Tiếp)

3.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ bán hàng