Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hóa ra vào cổng

I/ MỤC ĐÍCH: - Hướng dẫn các bước kiểm soát tài sản, hàng hoá ra vào cổng của công ty. II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho bộ phận bảo vệ của công ty./. III/ ĐỊNH NGHĨA:

QUI TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI SẢN, HÀNG HÓA RA VÀO CỔNG

Mã tài liệu: HC - 21

Hà Nội, 15/02/2008

B ng theo dõi s a ảng theo dõi sửa đổi tài liệu ửa đổi tài liệu đổi tài liệui t i li uài liệu ệu

Ngày sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi chú

Họ và tên

Chữ ký

I/ MỤC ĐÍCH:

- Hướng dẫn các bước kiểm soát tài sản, hàng hoá ra vào cổng của công ty.

II/ PHẠM VI:

- Áp dụng cho bộ phận bảo vệ của công ty./

III/ ĐỊNH NGHĨA:

- Hàng hoá là các loại nguyên vật liệu sử dụng cho các bộ phận

- Tài sản bao gồm các loại tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ…

IV/ NỘI DUNG:

1 Vào cổng.

Các nguyên tắc kiểm soát:

- Đối với các loại hàng hoá đưa vào trong công ty thì bảo vệ không cần kiểm soát số lượng mà chỉ cần ghi tên người, cơ quan, loại hàng hoá, giờ vào

- Bảo vệ phải mở sổ riêng để theo dõi các loại hàng hoá ra/vào cổng

- Đối với các loại tài sản thì bắt buộc phải mở sổ để ghi chép đầy đủ số lượng

- Đối với trường hợp khách hàng mang tài sản của họ ra vào thì phải ghi chép đầy đủ số lượng, tình trạng để khi họ mang ra còn kiểm tra

Các bước thực hiện:

- Yêu cầu người mang tài sản, hàng hoá vào khai báo

- Kiểm tra thực tế số lượng (đối với tài sản)

- Ghi thông tin vào sổ theo dõi

2 Ra cổng:

Các nguyên tắc kiểm soát:

- Tất cả các loại hàng hoá ra khỏi cổng (do nhà cung cấp đưa dư hay đưa không đúng chất lượng bị trả lại ) thì phải có giấy xác nhận của quản lý bộ phận trực tiếp nhận hàng

- Tất cả các loại tài sản ra khỏi cổng phải có giấy xác nhận của giám đốc lễ tân, giám đốc buống, các loại tài sản khác phải có giấy của Trưởng phòng hành chính

- Các loại xe cung cấp vật tư khi ra vào cổng đều phải được kiểm tra

Các bước thực hiện:

- Yêu cầu người mang tài sản, hàng hoá ra ngoài khai báo

- Kiểm tra tính hợp pháp của giấy điều chuyển tài sản/hàng hoá

- Xử lý các trường hợp không đúng thủ tục (giữ người và tài sản lại, thông báo cho Người ký giấy, xử lý vi phạm nếu có)

- Kiểm tra thực tế số lượng tất cả các loại

- Đồng ý cho xuất ra khỏi cổng (nếu có)

- Ghi thông tin vào sổ theo dõi, và lưu phiếu điều chuyển

V/ BIỂU MẪU KÈM THEO:

1 Sổ theo dõi hàng hoá xuất nhập mã số: HC – 21 – BM01

2 Số theo dõi tài sản xuất nhập mã số: HC – 21 – BM02

-   