Tài liệu ĐHCĐ thường niên năm 2016 20160408045741661

Được thay mặt tôi thạm dự Đại hội đồng cỗ đông năm 2016 của Công ty CP Tu van Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam và biêu quyết tất cả những vẫn đề có liên quan tương ứng với số cổ p

CONG TY CO PHAN TƯ VẤN XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP

VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM

TAI LIEU

ĐẠI HỘI CÓ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN

NĂM 2016

HÀ NỘI, THÁNG 4NĂM 2016

O PHAN TU VAN XDCN VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM

8-11, tòa nhà số 10 Hoa Lư, Điện thoại: (04) 2220 5889

g Lé Dai Hanh, quan Hai Bà Trưng, Hà Nội Fax: (04) 2220 6366

Đê nghị Đại hội cho ý kiến thông qua (bằng hình thức giơ tay biểu

quyế)

~ Cir thu ky:

1,

2

Đề nghị Đại hội cho ý kiến thông qua (bằng hình thức

gio tay biểu quyét)

8h45 — 8h55 Thông qua hình thức biểu quyết các van dé trong nội dung chương trình

nghị sự của Đại hội (Đại hội cho ý kiến thêng qua bằng hình thức giơ tap biéu quyét)

8h55 — 9h 5 - Báo cáo về công tác quản lý điều hành hoạt động SXKD năm 2015 và kế

hoạch hoạt động năm 2016 của Hội đồng quản trị

°h15 — 9h25 ~ Báo cáo kết quả SXKD năm 2015, kê hoạch SXKD năm 2016;

- Báo cáo tài chính tóm tắt năm 2015

9h25— 9h35 - Báo cáo của Ban Kiểm soát về hoạt động năm 2015, phương hướng hoạt | -

động năm 201 6

10 9h35 — 9h45

~ Tờ trình về việc:

+ Kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận và trả cổ tức năm tài chính

2015; Phê duyệt mức thù lao HĐQT, Ban KS, thư ký HĐQT năm 2015;

Dự kiến các chỉ tiêu SXKD, phân phối lợi nhuận và trả cỗ tức năm tài

chính 2016; Dự kiến mức thủ lao HĐQT, Ban KS, thư ký HĐQT năm

2016

+ Ủy quyền HĐQT tô chức dự tháo sửa đổi Điều lệ Công ty;

+Bé sung một số ngành nghề SXKD

11 9h45 - 10h5 Thảo luận

- Tờ trình miễn nhiệm và bầu bé sung thành viên HĐQT;

- Chủ tịch đoàn giới thiệu danh sách để cử, ứng cử thành viên HĐQT;

¬ Thông qua Quy chế bầu cử (hình thức bằng giơ phiếu biểu quyến

Đại hội quyết nghị các nội dung sau: (bình thức bằng phiêu biêu quyêt)

1 Báo cáo về công tác quản lý điều hành hoạt động SXKD năm 2015 và

kế hoạch hoạt động năm 2016 của Hội đồng quản trị

2 Báo cáo tài chính năm 2015;

3 Báo cáo của Ban Kiểm soát về hoạt động năm 2015 và phương hướng

- _ Dự kiến mức thù lao HĐQT, BKS, thư ký HĐQT năm 2016

- Ủy quyền HĐQT tổ chức, dự tháo sửa đôi Điều lệ Công ty

- Thay đôi giấy phép kinh doanh

- _ Bầu bổ sung thành viên HĐQT

15 10h45 -11h15 - Thảo luận trong thời gian Ban kiểm phiếu làm việc

19 12h Bế mạc Đại hội _

CÔNG TY € XÂY DỰNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CONG NG AY VIET NAM Độc lập — Tự do — Hanh phúc

Hà Nội ngày - tháng năm 2016

THƯ XÁC NHẬN THAM DỰ DAI HOI DONG CO DONG THUONG NIEN NAM 2016

Kính gửi: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CP TƯ VẤN XÂY DỰNG

CÔNG NGHIỆP VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM

Họ tên cỗ đông:

CMND/GĐKKD số: cấp ngày: Nơi cập:

9.10 neeeeeceeeeseaesueeseeesssavceaseseeuceuateeeavaueeeesevsseueesans

Là cô đông/đại diện cổ đông của Công ty CP Tư vẫn Xây dựng Công nghiệp

và Đô thị Việt Nam đăng ký tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016,

tô chức ngày 20/4/2016 với tổng số cổ phần sở hữu/hoặc đai diện là:

cổ phần, trong đó

r¡ Số cổ phần sở hữu: c co cổ phần

1 Số cổ phần được uỷ quyền: cổ phần (Kèm theo giáy tỷ quyền tương ứng với số cổ phân nhận 1 quyên)

Dé nghị Ban tô chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Công ty CP

Tư vấn Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam xác nhận vào danh sách cô đông/đại diện cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016

Xin trân trọng cảm ơn!

Cỗ đông (Ký xác nhận và ghi rõ họ tên)

Được thay mặt tôi thạm dự Đại hội đồng cỗ đông năm 2016 của Công ty

CP Tu van Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam và biêu quyết tất cả những vẫn đề có liên quan tương ứng với số cổ phân đo tôi sở hữu

(Ky va ghi rd ho tén) (ý và ghi rõ họ tên)

* Giấp Ủ quyền nay chỉ có giá trị với các nội dung được qi định nêu trên, không có giá trị ủy quyên cho những nội dung khác nhự : Thành lập nhám cỗ đông; kiến nghị hoặc biểu quyết những Hội dung nằm ngoài chương trình Đại hội đã được chuyễn đến cỗ đồng

Pa CÔNG TY CO PHAN TƯ VẤN XDCN VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM

7⁄ Địa chỉ: Số 10 Hoa Tu, phường Lê Đại Hành, Điện thoại: (04) 2220 5889

Ce quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Fax: (04) 2220 6366

Hà Nội, ngày 08 tháng 04 năm 2016

THONG BAO MOI HOP DAI HOI DONG CO DONG NAM 2016

—— _—————— mm Hội đồng quản trị Công ty CP Tư vẫn Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam (VCC) trân trọng thông báo.và kính mời Quý cỗ đông tham dự họp Đại hội đồng cô đông năm 2016

Thời gian họp : Tổ chức vào buổi sáng thứ tư, ngày 20/04/2016 (đến và làm thủ tục

kiểm tra tư cách cỗ đông từ 7h45? đến 8h15”)

Địa điểm: Hội trường tầng 12 tòa nhà số 10 Hoa Lư ~ Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chương trình Đại hội :

1 Báo cáo về công tác quản lý điều hành hoạt động SXKD năm 2015 và kế hoạch

hoạt động năm 2016 của Hội đồng quân trị

2 Báo cáo kết duả SXKD năm 2015, kế hoạch SXKD năm 2016 Báo cáo tài chính tóm tắt năm 2015

3 Báo cáo của Ban Kiểm soát năm 2015, phương hướng hoạt động 2016

4, Trình Đại hội cễ đông một số nội dung: ,

-~ Kết quả kinh doanh, Phân phối lợi nhuận và trả cổ tức năm tài chính 2015 và dự

kiến phân phối lợi nhuận năm tài chính 2016; Phê duyệt mức thù lao HĐQT, BKS

Công ty năm 2015 Dự kiến các chỉ tiêu SXKD, phân phối lợi nhuận và trả cỗ tức

năm 2016 Dự kiến mức thù lao HĐQT, BKS, thư ký HĐQT năm 2016

- Ủy quyền cho HĐQT tổ chức dự thảo sửa đổi Điều lệ Công ty

1 Gidy méi hop |

2 Chương trình Đại hội TỐ

3 Mẫu thư xác nhận tham dy Đại hội

4 Mẫu giấy uỷ quyền;

Đăng ký dự Đại hội:

Để công tác chuẩn bị Đại hội được chu đáo, đề nghị Quý cổ đông vui lòng gửi thư

xác nhận tham dự Đại hội trước ngày 15/4/2016 bằng điện thoại, Fax hoặc địa chỉ liên hệ

_ nêu đưới đây, Trường hợp Quý cổ đông không dự họp và uỷ quyền cho người khác dự họp

Đại hội, xin vui lòng lập 02 bản uý quyền dự hợp Đại hội (theo mẫu gửi kèm): 01 bản giao

người được uỷ quyền và 01 bản nộp cho phòng Kế toán Tài chính của VCC trước ngày

Hôm nay, ngày thắng năm 2016, tại Hà Nội, chúng tôi là những cổ đông của Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng công nghiệp và đô thị Việt Nam cùng nhau nắm giữ

¬ cổ phần, chiếm % Vốn Điều lệ của Công ty, có tên trong danh sách

Làm ứng cử viên để bầu vào Hội đồng quan trị Công ty Cổ phần Tư vấn xây dựng công

nghiệp và đô thị Việt Nam

Biên bản này được lập vào lúc .h, ngày tháng năm 2016 tại Hà Nội, gồm trang, được lập thành 02 (hai) bản, một bản do ông

đại diện cho nhóm cỗ đông nắm giữ, một bản gửi cho Ban tổ chức Đại hội cổ đông năm

2016 Công ty Cổ phần VCC trước ngày 14/4/2016, để lập danh sách đề cử, ứng cử thành

viên tham gia vào Hội đồng quản trị của Công ty

Hà Nội ngà - tháng năm 2016

Đại diện nhóm cỗ đông

(ý và ghi rõ họ tên)

Kính giti: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỎ PHẢN TƯ VAN

XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM

¡5 na là cỗ đông của VCC

CMND/Hộ chiếu/GĐKKD số Ngày cấp: Nơi cấp

Người đại diện pháp luật (nỄUu Cổ): cc cọ QQ TH ng He Hiện đang sở hữUu: c cô phân

Tương ứng tổng giá trị theo mệnh giá: 2n 2tr đồng

Đề nghị Ban tổ chức Đại hội cổ đông VCC cho tôi/nhóm cễổ đông chúng tôi đề cử:

CMND/Hộ chiếuGĐKKD sễ: Ngày cấp: Nơi cẬP:

I8 8,350 0P n .aA

Trình độ học vấn: -.-cciccorcerree Chuyên ngành: series

Hiện đang sở hữu: cỗ phần

Tương ứng tổng giá trị theo mệnh giá: -.LQTnncnnnnnsnnnớ đồng

Kế từ ngày nộp đơn đề cử, tôi/nhóm cỗ đông chúng tôi và ông /bà/ cam kết giữ

đúng số cổ phần sở hữu nêu trên cho đến ngày khai mạc Đại hội đồng cỗ đông thường niên năm 2016 theo đúng quy định

Hồ sơ gửi kèm gồm:

- _ Bản sao hợp lệ CMND/Hộ chiếu (Người đề cử) _

- Ban sao cdc van bang có liên quan (Người được để cử)

- _ Sơ yêu lý lịch của cá nhân được để cử (Người được đề cử)

Tran trong

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Người đê cử (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

VA: Thanh lap Ban kiêm tra tư cách cô đông phục vụ Đại hội đông cô đông năm 2016

HỘT: ĐÔNG QUẦN TRỊ CÔNG TYCP TƯ VĂN XÂY DỰNG

CÔNG NGHIỆP VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM

Căn cứ Luật đoanh nghiệp;

Căn cứ Điều lệ Công ty cỗ phần.Tư vẫn-Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam;

Căn cứ Nghị quyết số 05/NQ-HĐQT ngày 01/12/2015 của HĐQT về việc Ủy quyền điều hành

các công việc của HĐQT cho Ông Trần Huy Ánh

Theo kết luận cuộc họp Hội đồng quản trị ngày 04/04/2016

QUYẾT ĐỊNH:

Điền 1 Thành lập Ban kiểm tra tư cách cổ đông Đại hội đồng cổ đông năm 2016, gồm Ông Trịnh Khắc Nội, Giám đốc TT Công nghệ mới và Kiến trúc sáng tạo - Trưởng ban

Ông Phùng Tiến Trung, Giám đốc Trung tâm Kết cấu 2 - Phó Trưởng ban

Bà Võ Thuy Oanh, CV Văn phòng - Uỷ viên

Bà Liễu Bích Liên, Phó trưởng phòng Kế toán - Uỷ viên

Ong Lé Van Son, Pho giám đốc TT Môi trường - Ủy viên Ông Lê Việt Dững, TT TT Công nghệ mới và Kiến trúc sáng tạo - Ủy viên

Bà Bùi Nga Hương, Chuyên viên phòng Kế toán - Ủy viên Ông Nguyễn Minh Đạo, Chuyên viên phòng Kinh doanh - Ủy viên

Vũ Hải Yến, KS Kinh tế TT Môi trường - Ủy viên

HỘI ĐÔNG QUẦN TRỊ CÔNG TY CP TƯ VĂN XDCN VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM Căn cử Luật doanh nghiệp;

Căn cứ Điều lệ Công ty cổ phần Tư vấn Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam

Căn cứ Nghị quyết số 05/NQ-HĐQT ngày 01/12/2015 của HĐQT về việc Ủy quyền điều hành

các công việc của HĐQT cho Ông Trần Huy Ảnh

Theo Kết luận cuộc họp Hội đồng quản trị ngày 04/04 /2016

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Thành lập Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông năm 2016, gầm có:

Ông Trần Huy Anh, UV HĐQT, Trưởng ban

Ông Vũ Minh Sơn, UV HĐQT, Ủy viên Ông Ngô Thanh Thủy, Chánh Văn phòng, Ủy viên

Bà Phạm Thị Thăng, Kế toán trưởng, Ủy viên Ông Mai Đoàn, Trưởng phòng Kinh doanh, Ủy viên Ông Trịnh Khắc Nội, Giám đốc TT CN mới và Kiến trúc sáng tạo, Ủy viên Ông Phùng Tiến Trung, Giám đốc Trung tâm Kết cấu 2, Uỷ viên

Bà Võ Thụy Oanh , Chuyên viên Văn phòng, Uỷ viên

Điều 2 Ban tổ chức có nhiệm vụ giúp cho Hội đồng quản trị:

_1 Lập.chương trình tổ chức đại hội

2, Thực hiện các thủ tục trước và sau đại hội Điều 3 Các uý viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và các phòng chức năng, đơn vị,

các ông (bà) có tên trên và các cô đông chịu trách nhiệm thi hành quyết định này

Mới nhận:

~ Như điều 3

- HĐQT, BGP, BKS

- Luu VPCTy

VÂN XÂY DUNG CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIỆT NAM

Độc lập - Tự Do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày £ thang 4 ndm 2016

QUY CHE BAU CU

BO SUNG HOI DONG QUAN TRI NHIEM KY 2012-2017

TẠI ĐẠI HỘI CÓ ĐÔNG NĂM 2016 CÔNG TY CỎ PHẢN TƯ VẤN XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM

Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014 số 68/2014/QH13 Quốc hội khoá 13

nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam thông qua ngày 26/11/2014;

Căn cứ Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chỉ tiết một số điều của Luật doanh nghiệp 2014;

Căn cứ Điều lệ Công ty CP Tư vấn Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam

Ban Tổ chức Công ty cỗ phần Tư vấn Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam trình Đại hội đồng cỗ đông 2016 thông qua Quy chế bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị HĐQT) 2012 — 2017

1 Nguyên tắc và đối tượng thực hiện bầu cử 1.1, Nguyên tắc

- Bau ctr dam bao tuân thủ luật pháp và các thông lệ tại Việt Nam

- _ Bầu cử đảm bảo tuân thủ Điều lệ và phù hợp với Quy chế này

- Bầu cử đảm bảo nguyên tắc công khai, dân chủ và quyền lợi hợp pháp của tât cả cô đông;

- Bau cit dam bao tính tập trung, én định tổ chức của Đại hội đồng cỗ đông thường niên

1.2 Đối tượng có quyền bầu cử: Là các cỗ đông sở hữu cô phần có quyền biểu quyết hoặc người được ủy quyền dự họp có quyền biểu quyết (theo danh sách cổ đông công ty chốt ngày 5/4/2016) có mặt tại DHDCD

2 _ Số lượng, điều kiện và tiêu chuẩn thành viên Hội đồng quản trị 2.1 Số lượng bầu bỗ sung thành viên Hội đồng quản trị:

01 thành viên

2.2 Điều kiện và tiêu chuẩn thành viên Hội đồng quản trị

- Có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cắm quản lý

1/7

doanh nghiệp theo quy định của Điều lệ Công ty;

Là cỗ đông cá nhân sở hữu 1% Vốn Điều lệ hoặc đại diện nhóm cỗ đông

sở hữu ít nhất 5% Vốn Điều lệ

Có trình độ Đại học trở lên; có năng lực kinh doanh và quản lý doanh nghiệp

2.3 Đề cử thành viên Hội đồng quản trị

Cổ đông hoặc nhóm cô đông nắm giữ từ 10% đến dưới 20% tổng cổ phân có quyển biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng được

đề cử 01 ứng cử viên

Cổ đông hoặc Nhóm cô đông nắm giữ từ 20% đến dưới 30% số cổ phan

có quyền biểu quyết trong thời hạn liên tục it nhất 06 tháng được đề cử

02 ứng cử viên

Có đông hoặc Nhóm cổ đông nắm giữ từ 30% đến dưới 40% số cổ phân

có quyên biểu quyết trong thời bạn liên tục i† nhất 06 tháng được đề cử

03 ứng cử viên

Cổ đông hoặc Nhóm cổ đông nắm giữ từ 40% đến dưới 50% số cổ phân

có quyền biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng được đề cử

04 ung cu viên

Cổ đông hoặc Nhóm cô đông nắm giữ từ 50% đến dưới 60% số cỗ phần

có quyên biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng được đề cử

05 ứng cử viên

Trường hợp số lượng các ứng viên Hội đồng quản trị thông qua đề cử và ứng cử vẫn không đủ số lượng cần thiết, Hội đồng quản trị đương nhiệm có thế đề cử thêm ứng cử viên hoặc tổ chức đề cử theo một cơ chế do công ty quy định Cơ chế đề cử hay cách thức Hội đồng quản trị đương nhiệm đề cử ứng cử viên Hội đồng quản trị phải được công bố rõ ràng và phải được Đại hội đồng cỗ đông thông qua trước khi tiến hành bầu cử

3.1 Hồ sơ tham gia đề cử HĐQT bao gồm:

Đơn ứng cử (đề cử) tham gia HĐQT (theo mẫu);

Sơ yếu lý lịch do ứng cử viên tự khai (theo mẫu);

2/7

-_ Giấy xác nhận sở hữu cỗ phần mà cổ đông (nếu tự ứng cử) hoặc cỗ đông, nhóm cỗ đông (nếu đề cử) sở hữu liên tục trong 6 tháng gần nhất (tính đến ngày 05/4/2016 - ngày chốt Danh sách cổ đông cho mục đích của cuộc họp ĐHĐCĐ này)

- _ Biên bản họp nhóm + Danh sách nhóm cổ đông (trường hợp ứng viên được nhóm cỗ đông đề cử);

-_ Bản sao có công chứng: Chứng minh thư nhân dân, hộ khẩu thường trú, các bằng cấp trình độ chuyên môn

3.2 Thời hạn nhận hồ sơ tham gia đề cử HĐQT:

3.3

Hồ sơ tham gia đề cử, ứng cử có thể được nộp trực tiếp hoặc gửi qua thư bảo đảm với điều kiện Ban tổ chức ĐHĐCĐ phải nhận được hồ sơ trước 17h00, thứ năm ngày 14 tháng 04 năm 2016

Hồ sơ gửi về: Công ty Cô Phần Tư vấn XDCN và Đô thị Việt Nam

Địa chỉ: Tầng §, số 10, phố Hoa Lư, phường Lê Đại Hành, quận Hai Bà

Trưng, Hà Nội

Điện thoại: 04 3 976 1652 Fax: 04 2220 6366

Chỉ những hề sơ đề cử hoặc ứng cử đáp ứng đủ điều kiện đề cử, ứng cử và những ứng viên đáp ứng đủ điều kiện tương ứng của thành viên HĐQT, BKS mới được đưa vào danh sách ứng cứ viên công bố tại Đại hội

- _ Cỗ đông hoặc người được ủy quyền dự họp có thể dồn toàn bộ số phiếu bầu của mình để bầu cho 01 ứng cử viên hoặc chia số phiếu bầu cho các ứng cử viên được lựa chọn Tuy nhiên, cỗ đông hoặc người được ủy quyền dự họp có thể dồn toàn bộ phiếu bầu cho 1 ứng viên hoặc bầu với

số lượng khác cho 1 ứng viên với điều kiện không vượt quá tổng số

3/7

của cô đông Nguyễn Văn A là:

(100.000 x 1) = 100.000 phiếu

Cổ đông Nguyễn Văn A có thể bầu dồn phiếu theo phương thức sau:

1 Dễn hết 100.000 phiếu của mình cho 01 ứng cử viên thành viên HĐQT

2 Bầu số phiếu < 100.000 cho 01 ứng cử viên thành viên HĐQT có tên trong danh sách bầu HĐQT

3 Không bầu cho ứng viên nào

5 _ Cách thức tiến hành bầu cử 5.1 Phiếu bầu cử

- Mỗi cỗ đông hoặc người được ủy quyền dự họp sẽ được cấp một Phiếu

bầu cử thành viên HĐQT (“Phiếu bầu cử”), trên đó có ghỉ mã số cổ

đông, số cỗ phần và số phiếu có quyền biểu quyết đã được nhân tương ứng với số thành viên sẽ được bầu vào HĐQT (trong đại hội cỗ đông

2016 là 01 người), danh sách các ứng cử viên được để cử vào HĐQT và BKS Khi cỗ đông/người đại diện theo ủy quyền được phát phiếu bầu phải kiểm tra lại mã số cô đông và số cổ phần ghi trên phiếu bầu, nếu có sai sót phải thông báo lại ngay tại thời điểm nhận phiếu

- _ Cô đông hoặc người được uý quyền phải sử dụng phiếu bầu theo mẫu in sẵn của Ban Tổ chức phát được đóng dấu tròn của Công ty Cổ Phần Tư

vấn XDCN và Đô thị Việt Nam

5.2 Cách ghi phiếu bầu

-_ Khi đồng ý bầu cho ứng cử viên, cô đông hoặc đại diện ủy quyền viết số phiếu muốn bầu vào cột “Số phiếu bầu” tại dòng tương ứng với tên ứng

cử viên đó Trưởng hợp dồn phiếu hết cho 1 ứng viên, cỗ đông gạch ngay tên các ứng cử viên còn lại và không cần ghi số phiếu bầu

4/7

-_ Nêu không bâu cho ứng cử viên nào, cô đông hoặc đại điện ủy quyên gạch ngang tên ứng cử viên đó

- _ Trường hợp cỗ đông hoặc đại diện ủy quyền của cổ đông trong quá trình

ị ghi Phiếu bầu cử bị nhầm lẫn, với điều kiện chưa bỏ vào Hòm phiếu, thì

ị được quyền trực tiếp gặp Trưởng ban kiểm phiếu để đổi lại Phiếu bầu cử

5.3 Tính hợp lệ của Phiếu bầu cử

a Phiếu bầu được coi là hợp lệ khi:

- Sử dụng phiếu bầu do Ban Tổ chức phát có đóng dẫu tròn của Công ty

Cổ Phần Tư vấn XDCN và Đô thị Việt Nam; và

- _ Bầu cho những ứng viên HĐQT có tên trong danh sách để cử và ứng cử

đã được Đại hội thông qua hoặc phiếu trắng (không bầu cho ứng viên nao); va

-_ Phiêu bâu không bị tây xóa, cạo sửa Nêu phiêu bâu cử có gạch xóa tên

do nhằm lẫn thì người bầu phải ký tên vào chỗ gạch xóa hoặc báo cáo Ban kiêm phiêu xin đỗi phiêu bầu lại trước khi bỏ phiêu vào hòm phiêu

b Phiếu bầu không hợp lệ: Phiếu bầu được xem là không hợp lệ nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

- _ Phiếu bầu cử không phải do Ban tổ chức Đại hội phát ra;

- Phiếu bầu cử không có đóng dấu tròn của Công ty Cổ Phần Tư vấn

XDCN và Đô thị Việt Nam;

- _ Phiếu bầu cử bị rách, gach, tẩy xóa, sửa chữa, ghi thêm tên ứng cử viên không thuộc danh sách ứng cử viên đã được ĐHĐCPĐ thống nhất thông qua trước khi tiến hành bỏ phiếu;

- _ Phiếu bầu cử ghi thêm những thông tin khác, thêm ký hiệu;

- _ Phiêu bâu cử có tông số phiêu bầu cho những ứng cử viên vượt quá tông

số phiêu bầu của cô đông hoặc đại diện ủy quyên đó được quyén bau;

- _ Phiếu bầu cử bầu cho tổng số ứng cử viên vượt quá số lượng thành viên HĐQT được bầu (trong đại hội cỗ đông 2016 là 01 người);

-_ Phiếu bầu cử nộp cho Ban Kiểm phiếu sau khi việc bỏ phiếu kết thúc và Hồm phiếu đã được niêm phong

5/7

6

Các Phiếu bầu cử không hợp lệ không được tính vào kết quả bầu cử

Ban kiểm phiếu, nguyên tắc bỏ phiếu và kiểm phiếu 6.1 Ban Kiểm phiếu

b Ban kiém phiéu do Chủ tọa ĐHĐCĐ đề cử và được Đại hội đồng cỗ đông thông qua Thành viên Ban kiểm phiếu có thể không phải là cỗ đông nhưng không phải là người có tên trong danh sách ứng cử và/hoặc

đề cử vào HĐQT

Ban kiểm phiếu có một số trách nhiệm chính sau:

Hướng dẫn tóm tắt quy định về bầu cử;

Phát phiếu bầu cho cỗ đông hoặc đại diện ủy quyền của cô đông;

Kiểm tra, giám sát việc bỏ phiếu của các cỗ đông, đại diện cỗ đông;

Tổ chức kiểm phiếu;

Lập biên bản kiểm phiếu và công bố trước Đại hội đồng cổ đông;

Giao lại biên bản và toàn bộ phiếu bầu cho Chủ tọa;

Ban kiểm phiếu phải bảo đảm tính trung thực của việc bầu cử và kiểm phiếu phải bí mật; nếu sai phạm Ban kiểm phiếu phải chịu trách nhiệm

Sau khi kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu phải lập biên bản kết quả kiểm

phiếu, công bố trước Đại hội

6.2 Nguyên tắc bỏ phiếu và kiểm phiếu

Ban kiểm phiếu sẽ lập 01 hòm phiếu bầu thành viên Hội đồng quản trị

Ban Kiểm phiếu tiến hành kiểm tra hòm phiếu trước sự chứng kiến của các cô đông;

Việc bỏ phiếu được bắt đầu khi việc phát phiếu bầu cử được hoàn tất và kết thúc khi cổ đông cuối cùng bỏ phiếu bầu vào hòm phiếu Sau khi kết thúc việc bỏ phiếu, hòm phiếu sẽ được Ban kiểm phiếu niêm phong trước

sự chứng kiến của các cỗ đông

Việc kiểm phiếu phải được tiến hành ngay sau khi việc bỏ phiếu kết thúc

và hòm phiếu được niêm phong;

Ban kiểm phiếu có thể sử dụng phương tiện kỹ thuật điện tử và chuyên

6/7

viên kỹ thuật hỗ trợ trong việc kiểm phiếu

Kết quả kiểm phiếu được lập thành văn bản có chữ ký của các thành viên Ban kiểm phiếu và được Trưởng Ban kiểm phiếu công bố trước Đại hội

Nguyên tắc trúng cử thành viên Hội đồng quản trị Người trúng cử thành viên Hội đông quản trị là người có sô phiêu bâu cao nhất Tổng số phiếu bầu cho mỗi ứng viên tính trên tổng số cổ phần

có quyên biêu quyết của tât cả các cô đông dự họp

Công thức: Tỷ lệ phiếu bầu = (Tổng số phiếu được bầu cho ứng cử viên/

tổng số cổ phần có quyền biểu quyết dy hop) x 100%

Trường hợp có từ hai ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau Đại hội sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau Người trúng cử là người có sô phiêu bầu cao hơn

Giải quyết khiêu nại về việc bầu và kiêm phiêu Mọi khiếu nại về kết quả bầu cử được gửi đến Ban kiểm soát chậm nhất

là 7 ngày, kê từ ngày công bô két qua bâu cử Ban kiêm soát có trách

nhiệm xem xét, giải quyết về kết quả bầu cử trong thời hạn 15 ngày kê từ ngày nhận được khiêu nại Quyết định giải quyết khiêu nại của Ban Kiêm soát là quyêt định cuỗi cùng

Những khiếu nại về việc bầu cử và kiểm phiếu sẽ do Chủ tọa cuộc họp ĐHĐCĐ giải quyết và được ghỉ vào Biên bản cuộc họp ĐHĐCĐ

TM Đại hội đồng cỗ đông

Chủ tọa Đại hội

17

Mục tiêu:

- Đảm bảo nguyên tắc công khai, công bằng và dân chủ;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công † tác tổ chức và tiến hành Đại hội đồng cổ

đông, sớm ổn định hoạt động sản xuất kinh đoanh

Ban Tế chức Công ty Cô phần Tư vấn Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam xin báo cáo Đại hội đồng cổ đông thông qua Quy chế làm việc tại Đại hội như

sau:

I TRAT TU CUADAI HOI:

Cổ đông khi vào phòng đại hội phải ngồi đúng vị trí hoặc khu vực do Ban tổ chức đại hội quy định Tuyệt đối tuân thủ việc sắp xếp vị trí của Ban tô chức

Không hút thuốc lá trong Phòng Đại hội

Không nói chuyện riêng, không sử dụng điện thoại di động trong lúc diễn ra Đại hội Tất cả các máy điện thoại di động phải tắt hoặc không được để chuồng

II BIEU QUYET THONG QUA CAC VAN DE TAI ĐẠI HỘI:

1 Nguyên tắc: Tất cả các vấn đề trong chương trình nghị sự của Đại hội đều phải được thông qua bằng cách lấy ý kiến biểu quyết bằng giơ tay của tất cả cổ đông

2 Cách biểu quyết:

2.1 Hình thức giơ tay:

Cổ đông biểu quyết (đồng ý, không đồng ý, không có ý kiến) một vấn đề bằng hình thưc giơ tay đối với các nội dung sau:

v⁄ Thông qua Qui chế làm việc tại Đại hội;

v Thông qua danh sách thâm tra tư cách đại biểu cổ đông dự đại hội và điều kiện tiến hành đại hội;

v Thông qua Ban kiểm phiếu Đại hội;

v Thông qua Ban Chủ tọa Đại hội và Thư ký Đại hội;

+ Thông qua chương trình Đại hội;

+ Thông qua biên bản và Nghị quyết Đại hội

Nội dung dược thông qua khí được đa số cỗ đông có mặt tại đại hội giơ tay đồng ý

và được Chủ tọa đại hội xác nhận thông qua

2.2 Phiếu biểu quyết:

1⁄3

“Thông qua Báo cáo tài chính Công ty VCC năm 2015 đã được kiểm toán;

Báo cáo về công tác quản lý điều hành SXKD năm 2015 và kế hoạch hoạt động năm 2016 của HĐQT;

Đáo cáo của ban kiểm soát năm 2015 và phương hướng nhiệm vụ hoạt động

năm 2016;

Phân phối lợi nhuận năm tài chính 2015;

Chỉ thù lao HĐQT; BKS năm 2015;

Dự kiến phân phối lợi nhuận năm tài chính 2016;

Dự kiến mức thù lao HĐQT, BKS, thư ký H năm 2016;

Ủy quyền cho HĐQT tổ chức dự thảo sửa đổi Điều lệ Công ty;

Thay đổi, bỗ sung một số ngành nghề SXKD

Khi Chủ tọa Đại hội yêu cầu Đại biểu cỗ đông biểu quyết, Đại biểu cỗ đông lựa chọn phương án nào thì đánh đấu nhân “X'” vào phương án đó

Phiếu biểu quyết được thu bởi các thành viên của Ban kiểm phiếu Ban Kiểm phiếu sẽ tiến hành kiểm phiếu, lập biên bản kiểm phiếu và báo cáo kết quả kiểm phiếu ngay tại Đại hội

2.3 Bầu cử bd sung thanh vién HDQT:

„ _Vige bau cử bô sung thành viên Hội dong Quản trị được thực hiện theo Qui chê bầu cử bô sung Hội dong Quan tri va Ban Kiêm soát nhiệm kỳ 2012-2017

II PHÁT BIẾU Ý KIÊN TẠI ĐẠI HỘI:

1 Nguyên tắc: Cổ đông tham dự Đại hội khi muốn phát biểu ý kiến thảo luận phải đăng ký nội dung phát biểu và được sự đồng ý của Chủ tọa Tổng thời gian phát biểu không vượt quá thời gian đã quy định trong chương trình làm việc đã được đại hội thông qua

2 Cách thức phát biểu: Cô đông phát biểu ngắn gọn và tập trung vào đúng những nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình nghị sự của Đại hội đã được thông qua Chủ tọa sẽ sắp xêp cho cỗ đông phát biểu theo thứ tự đăng ký, đồng thời giải đáp các thắc mắc của cỗ đông

IV TRÁCH NHIỆM CỦA CHỦ TỌA:

2/3

JO: Điều khiển đại hội theo đúng nội dung chương trình nghị sự, các thê lệ quy chê đã được Đại hội thông qua Chủ tọa làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ

và quyêt định theo đa sô

2 Hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu quyết các vấn đề nằm trong

nội dung chương trình nghị sự của Đại hội và các vân đề có liên quan trong suốt quá trình Đại hội

3 Giải quyết các vấn đề nảy sinh trong suốt quá trình Đại hội

V TRÁCH NHIỆM CỦA BAN THƯ KÝ:

1 Ghi chép đầy đủ, trung thực toàn bộ nội dung diễn biến đại hội và những vấn đề đã được các cô đông thông qua hoặc còn lưu ý tại Đại hội

2 Soạn thảo Biên bản họp Đại hội và các Nghị quyết về các vấn đề đã được thông qua tại Đại hội

VI TRÁCH NHIỆM CỦA BAN KIỂM PHIẾU:

1 Phát phiếu và thu phiếu, tiến hành kiểm phiếu, lập Biên bản kiểm phiếu và công bố kết quả kiểm phiếu

2 Nhanh chóng thông báo cho Ban Thư ký kết quả biểu quyết

3 Xem xét và báo cáo với Đại hội quyết định những trường hợp vi phạm thê

lệ bầu cử hoặc đơn từ khiếu nại về bầu cử

VIL BIEN BAN HOP DAI HOI DONG CO DONG:

Tất cả các nội dung tại Đại hội cổ đông phải được Thư ký Đại hội ghi vào Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông Các nghị quyết đã được Đại hội đồng cô đông

thông qua và kết quả bầu cử phải được đọc công khai trước khi bế mạc Đại hội

Trên đây là toàn bộ quy chế làm việc của Đại hội đồng cỗ đông thường niên năm 2016 của Công ty Cô phân Tư vẫn Xây dựng Công nghiệp và Đô thị Việt Nam

Kính trình Đại hội xem xét thông qua

TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CÔ ĐÔNG

CHỦ TỌA ĐẠI HỘI

3/3

CÔNG TY CP TƯ VAN XÂY DỰNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CÔNG NGHIỆP VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM Độc lập - Tự đo - Hạnh phúc

(Trình Đại hội đẳng cỗ đông thường niên năm 2016)

A CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO HOẠT ĐÔNG SXKD NĂM 2015

I Tình hình hoạt động của HĐQT trong năm 2015 Hội đồng quản trị gồm 05 thành viên, bao gồm:

1 Ông Lê Quang Đạo - Chủ tịch HĐQT (đến 1/12/2015 thôi giữ chức

CTHĐQT)

2 Ông Trần Huy Anh — UVHBDOQT, Dai diện vén NN, Téng giam déc, Bi

thư Đảng ủy Công ty (Được HĐQT ủy quyền điều hành các công việc của HĐQT kế từ ngày 1/12/2015 theo Nghị quyết số : 05/NQ-HĐQT ngày 1/12/2015)

3 Ông Vũ Minh Sơn - UVHĐQT, Phó Tổng giám đốc

4 Ông Nguyễn Văn Bằng — UVHĐQT

5 Ong Doan Đức Phi - UVHĐQT, Đại diện vốn NN, cán bộ kiêm nhiệm

do VNCC cử

Năm 2015 các phiên họp của HĐQT được duy trì đều đặn HĐQT luôn bám sát định hướng của Nghị quyết ĐHĐCĐ và tình hình thực tế của Công ty, những diễn biến của thị trường để kịp thời đưa ra các giải pháp hiệu quả, những chỉ đạo điều hành của Công ty vượt qua khó khăn thách thức

HĐQT chỉ đạo hoạt động của Công ty chủ yếu bằng các biên bản của các cuộc họp, Nghị quyết và Quyết định Các vấn đề Công ty trình duyệt hoặc các vấn đề khác của Công ty đều được HĐQT đưa ra quyết định sớm nhất kịp thời đáp ứng hoạt động của Công ty

HH Đánh giá quá trình thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của HĐQT Căn cứ quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty, HIĐỌT thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đối với các hoạt động giám sát, chỉ đạo và đưa ra các nghị quyết, quyết định kip thời Với tỉnh thần trách nhiệm trước cổ đông, người lao động và sự phát triển của Công ty có thể đánh giá HĐQT đã

1

hoàn thành khá tốt chức trách nhiệm vụ của mình trong việc giám sát đối với

Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc trong quá trình triển khai thực hiện nghị quyết của Đại hội đồng cỗ đông để ra cũng như các Nghị quyết, quyết định của

Tổng doanh thu: 98,933 tỷ đồng đạt 125% kế hoạch năm (rong đó

doanh thu từ cung cấp dich vu: 98,75 ty đồng, doanh thu từ hoạt động tài chính: 0,753 tỷ đồng và hoạt động khác 5 triệu đồng)

+ Lợi nhuận trước thuế: 5,31 tỷ déng/4,8 ty đồng kế hoạch đạt 110%

-+ Tỷ lệ cễ tức : 10,42%/9,4% kế hoạch đạt 111%

+ Nộp ngân sách nhà nước : 8,656 tỷ đồng/ 7,3 tỷ đồng kế hoạch + Thu nhập bình quân của người lao động: 9,1 triệu đồng/người/tháng/7,5 triệu đồng kế hoạch

— Trong năm qua HĐQT đã chỉ đạo, Ban giám đốc, điều hành sản xuất của Công ty theo đúng định hướng và hoàn thành vượt các chỉ tiêu mà Đại hội

cổ đông đặt ra và đã hoàn thành nhiệm vụ được phân công với lợi ích của cỗ đông trong mỗi quan hệ hài hòa lợi ich Nhà nước và Công ty,

~ HĐQT đã thực hiện quyền giám sát, chỉ đạo kịp thời để thúc đây sản xuất, thực hiện hoàn thành sản xuất kinh doanh đối với Ban giám đốc và các cán

bộ quản lý thông qua việc thực hiện chế độ báo cáo kết quả sản xuất kinh

doanh hàng quý và thực hiện nhiệm vụ được giao tại các cuộc họp của HĐQT hoặc báo cáo bất thường khi có yêu cầu

~_ Tổ chức thành công đại hội cổ đông 2015

~_ Sửa đổi, hoàn thiện và ban hành: Quy chế Tiền lương phù hợp với tình hình thực tế nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên

— Bổ sung công cụ quản lý : Quy chế Hoạt động người đại diện vốn của Công

ty tại doanh nghiệp khác