Biện pháp tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học tại trung tâm di sản các nhà khoa học việt nam

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Đóng góp của đề tài 5 8. Bố cục của đề tài 6 PHẦN NỘI DUNG 8 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ TÀI LIỆU CÁC NHÀ KHOA HỌC TẠI TRUNG TÂM DI SẢN CÁC NHÀ KHOA HỌC VIỆT NAM 8 1.1. Cơ sở lý luận 8 1.1.1. Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ 8 1.1.2. Khái niệm tổ chức, quản lý 10 1.2. Cơ sở pháp lý 12 1.3.Cơ sở thực tiễn 14 1.3.1.Thành phần, nội dung tài liệu của các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 14 1.3.1.1.Nhóm tài liệu về tiểu sử cá nhân 14 1.3.1.2. Nhóm tài liệu về hoạt động nghiên cứu sáng tác 15 1.3.1.3.Nhóm tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình 16 1.3.1.4.Nhóm tư liệu hiện vật 17 1.3.1.5.Nhóm tài liệu cá nhân sưu tầm được 17 1.3.2. Đặc điểm tài liệu của các nhà khoa học 18 1.3.3. Giá trị tài liệu của các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa Việt Nam 20 Tiểu kết: 24 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CÁC NHÀ KHOA HỌC TẠI TRUNG TÂM DI SẢN CÁC NHÀ KHOA HỌC VIỆT NAM 25 2.1. Khái quát về Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 25 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 25 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, nội dung hoạt động 26 2.1.2.1.Chức năng của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam. 26 2.1.2.2.Nhiệm vụ của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam. 27 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 28 2.2.Thực trạng tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 30 2.2.1. Tổ chức tài liệu tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 30 2.2.1.1.Tình hình tổ chức bộ máy thực hiện công tác lưu trữ 30 2.2.1.2. Tình hình về nhân sự 31 2.2.2. Ban hành các quy định về quản lý tài liệu các nhà khoa học 33 2.2.3. Chế độ chính sách đối với các nhà khoa học củaTrung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 33 2.2.4.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 34 2.2.4.1.Về công tác xác định giá trị tài liệu 34 2.2.3.2.Về công tác sưu tầm tài liệu 36 2.2.4.3.Về công tác phân loại tài liệu 39 2.2.4.4.Về công tác bảo quản tài liệu 43 2.2.4.5.Về công tác khai thác, sử dụng tài liệu 45 2.2.4.6.Về công tác xây dựng công cụ tra cứu: 48 2.2.4.7.Về công tác thống kê tài liệu 48 Tiểu kết: 49 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CÁC NHÀ KHOA HỌC TẠI TRUNG TÂM DI SẢN CÁC NHÀ KHOA HỌC VIỆT NAM 51 3.1. Khái quát ưu điểm và hạn chế trong việc tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 51 3.1.1. Ưu điểm trong việc tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 51 3.1.2. Hạn chế trong việc tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 52 3.2. Những nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong việc tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 53 3.3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 54 3.3.1. Đối với Nhà nước và cơ quan quản lý ngành về công tác lưu trữ 54 3.3.2. Đối với Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam. 55 3.3.2.1. Xây dựng, ban hành hệ thống văn bản quy định về quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ. 55 3.3.2.2.Giải pháp về chính sách 55 3.3.2.3. Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ 56 3.3.2.4. Các giải pháp về quy trình nghiệp vụ 57 Tiểu kết: 63 KẾT LUẬN 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm nghiên cứu xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độclập của riêng nhóm Các số liệu, thông tin sử dụng phân tích trong đề tài, có nguồngốc rõ ràng Các kết quả dùng để nghiên cứu trong công trình nghiên cứu này donhóm nghiên cứu tìm khảo sát thực tế tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học ViệtNam Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Đóng góp của đề tài 5

8 Bố cục của đề tài 6

PHẦN NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ TÀI LIỆU CÁC NHÀ KHOA HỌC TẠI TRUNG TÂM DI SẢN CÁC NHÀ KHOA HỌC VIỆT NAM 8

1.1 Cơ sở lý luận 8

1.1.1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ 8

1.1.2 Khái niệm tổ chức, quản lý 10

1.2 Cơ sở pháp lý 12

1.3.Cơ sở thực tiễn 14

1.3.1.Thành phần, nội dung tài liệu của các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 14

1.3.1.1.Nhóm tài liệu về tiểu sử cá nhân 14

1.3.1.2 Nhóm tài liệu về hoạt động nghiên cứu- sáng tác 15

1.3.1.3.Nhóm tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình 16

1.3.1.4.Nhóm tư liệu hiện vật 17

1.3.1.5.Nhóm tài liệu cá nhân sưu tầm được 17

1.3.2 Đặc điểm tài liệu của các nhà khoa học 18

1.3.3 Giá trị tài liệu của các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa

Việt Nam 20

Tiểu kết: 24

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CÁC NHÀ KHOA HỌC TẠI TRUNG TÂM DI SẢN CÁC NHÀ KHOA HỌC VIỆT NAM 25

2.1 Khái quát về Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 25

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 25

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, nội dung hoạt động 26

2.1.2.1.Chức năng của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 26

2.1.2.2.Nhiệm vụ của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 27

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 28

2.2.Thực trạng tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 30

2.2.1 Tổ chức tài liệu tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 30

2.2.1.1.Tình hình tổ chức bộ máy thực hiện công tác lưu trữ 30

2.2.1.2 Tình hình về nhân sự 31

2.2.2 Ban hành các quy định về quản lý tài liệu các nhà khoa học 33

2.2.3 Chế độ chính sách đối với các nhà khoa học củaTrung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 33

2.2.4.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 34

2.2.4.1.Về công tác xác định giá trị tài liệu 34

2.2.3.2.Về công tác sưu tầm tài liệu 36

2.2.4.3.Về công tác phân loại tài liệu 39

2.2.4.4.Về công tác bảo quản tài liệu 43

2.2.4.5.Về công tác khai thác, sử dụng tài liệu 45

2.2.4.6.Về công tác xây dựng công cụ tra cứu: 48

2.2.4.7.Về công tác thống kê tài liệu 48

Tiểu kết: 49

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC

VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CÁC NHÀ KHOA HỌC TẠI TRUNG TÂM DI

SẢN CÁC NHÀ KHOA HỌC VIỆT NAM 51

3.1 Khái quát ưu điểm và hạn chế trong việc tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 51

3.1.1 Ưu điểm trong việc tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 51

3.1.2 Hạn chế trong việc tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 52

3.2 Những nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong việc tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 53

3.3 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 54

3.3.1 Đối với Nhà nước và cơ quan quản lý ngành về công tác lưu trữ 54

3.3.2 Đối với Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam 55

3.3.2.1 Xây dựng, ban hành hệ thống văn bản quy định về quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ 55

3.3.2.2.Giải pháp về chính sách 55

3.3.2.3 Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ 56

3.3.2.4 Các giải pháp về quy trình nghiệp vụ 57

Tiểu kết: 63

KẾT LUẬN 64

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Từ sau khi Cách mạng tháng Tám thành công năm 1945, một đội ngũ tríthức khoa học được hình thành và có nhiều đóng góp trong sự nghiệp xây dựng,bảo vệ và phát triển đất nước Mỗi nhà khoa học trong quá trình hoạt động khoahọc và xã hội đã để lại nhiều nguồn tư liệu quan trọng Đó chính là những tư liệu

về cuộc đời các nhà khoa học hay còn gọi là di sản các nhà khoa học

Tài liệu về cuộc đời các nhà khoa học có nhiều giá trị quan trọng trong việcnghiên cứu lịch sử một con người, một gia đình, một ngành khoa học, một lĩnh vựckhoa học, rộng hơn gắn với từng giai đoạn lịch sử đất nước Xét cho cùng thìkhông có con người nói chung mà chỉ có những con người cụ thể làm nên lịch sử

Ý nghĩa tài liệu của các nhà khoa học chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh mộtcách đầy đủ, chân thật các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống tự nhiên cũngnhư các phương diện chính trị, kinh tế,văn hóa của xã hội loài người Đặc biệt,tài liệu nhà khoa học là những tài liệu về bối cảnh quê hương, gia đình, dòng họ,

về quá trình học tập, nghiên cứu khoa học, hoạt động chuyên môn, xã hội hay gắnliền với cuộc sống đời thường của các nhà khoa học Di sản để lại của các nhàkhoa học bao gồm các tài liệu như sổ ghi chép, bản thảo khoa học, giấy tờ, côngvăn, quyết định, các công trình khoa học, thư từ, đồ dùng học tập, nghiên cứu, cáchiện vật có liên quan đến cuộc đời nhà khoa học, các băng ghi âm, hình ảnh, tư liệu

về nhà khoa học Đó là nguồn tri thức vô giá cần phải lưu giữ Khối tài liệu này đã,đang và sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Từ

đó, đặt ra yêu cầu cần bảo tồn tài liệu các nhà khoa học, tổ chức và quản lý khaithác sử dụng một cách hiệu quả để phát huy giá trị của nó

Tuy nhiên, khối tài liệu của các nhà khoa học thuộc quyền sở hữu cá nhân;

nó được bảo quản chủ yếu tại gia đình của họ vì thế mà tài liệu không được bảoquản một cách tốt nhất Việc tài liệu được bảo quản tại gia đình thì được ít ngườibiết đến vì thế mà tài liệu của các nhà khoa học không được phát huy giá trị mộtcách hiệu quả nhất

Bởi vậy, đề ra các biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý tài liệu cácnhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà Khoa học Việt Nam là điều hết sức cầnthiết Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài đối với tổ chức, quản lý tài liệu các nhàkhoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam, đồng thời nhóm nghiêncứu có cơ hội trau dồi thêm kinh nghiệm nghề nghiệp Từ đó, nhóm nghiên cứu

quyết định lựa chọn đề tài: “Biện pháp tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam”.

2 Lịch sử nghiên cứu

Tài liệu các nhà khoa học đang được nhiều người quan tâm Qua khảo sátthực tế nguồn tài liệu, nhóm nghiên cứu đã tìm hiểu và tổng kết được các xuất bảnphẩm, đề tài, luận văn, bài viết, khóa luận, báo cáo khoa học, tạp chí, sách, trangthông tin điện tử …có liên quan đến đề tài Cụ thể là:

Nghiên cứu ở góc độ lý luận, trước hết là giáo trình “Lý luận và phươngpháp công tác lưu trữ” Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về tàiliệu lưu trữ

Về góc độ thực tiễn, các bài viết, công trình nghiên cứu trước đó đã tậptrung vào một số hướng nghiên cứu chính như sau:

Hướng đầu tiên là, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, với đề tài nghiên cứu

“Cơ sở khoa học xác định tiêu chuẩn tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ được nhànước bảo hộ” của Ths Phạm Bích Hải

Hướng thứ hai là, giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân, với xuất bản phẩm “Tổchức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội

và bài khóa luận tốt nghiệp “Giá trị, ý nghĩa của tài liệu xuất xứ cá nhân – nhữngbiện pháp tiếp cận và quản lý nhằm phát huy giá trị của chúng” của tác giả PhạmThị Ngân

Hướng thứ ba, tổ chức sưu tầm và bổ sung tài liệu với các bài viết “Thảoluận về chính sách thu thập tài liệu lưu trữ ở khu vực tư”, Khoa Lưu trữ học vàQuản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội năm

2015 của NCS Phạm Thị Diệu Linh, “Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung TLLT

cá nhân và một số đề xuất”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước, số 8, số 9 năm

2012 của ThS Phạm Bính Hải.

Hướng thứ tư là, tổ chức khai thác tài liệu, với các bài viết như: “Khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ từ nhân dân”, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 3năm 2004 của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm

Hướng thứ năm là, vấn đề tổ chức, quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân,với các bài viết như: “Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhân

và một số đề xuất” của Ths Phạm Bích Hải, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số8/2012; Kỷ yếu tọa đàm khoa học “Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ”của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước năm 2015; “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

từ nhân dân, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 2004” của tác giảNguyễn Văn Thâm; Luận văn Thạc sỹ “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh” năm 2014 của Ths Trần Văn Quang; Khóa luận tốtnghiệp “Tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm lưutrữ Quốc gia III” năm 2017 của tác giả Trần Lệ Thu

Chúng ta có thể nhận thấy ở các bài viết và các công trình nghiên cứu trước

đó, các tác giả đã khái quát được: vị trí, giá trị của tài liệu cá nhân nói chung; thànhphần tài liệu xuất xứ cá nhân; vấn đề quản lý cũng như việc sưu tầm tài liệu cánhân; tổ chức phát huy tài liệu lưu trữ nhân dân Đó là những kết quả nghiên cứu

có ý nghĩa to lớn Tuy nhiên, chưa có một công trình, nghiên cứu đề cập đến: tổchức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa họcViệt Nam Vì thế, đề tài nghiên cứu của nhóm nghiên cứu vừa có tính kế thừa, vừa

có tính sáng tạo về vấn đề này

Qua đề tài này, dưới một góc nhìn mới, nhóm nghiên cứu muốn đóng gópmột phần công sức, thể hiện quan điểm trong công tác tổ chức và quản lý tài liệucác nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

3 Mục tiêu nghiên cứu

Qua đề tài này, chúng tôi giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trịtài liệu các nhà khoa học đang bảo quản tại Trung tâm Khảo sát thực trạng côngtác tổ chức, quản lý khối tài liệu này, và tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyênnhân hạn chế của công tác này Từ đó, nhóm nghiên cứu đưa ra một số đề xuất để

nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung

tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam - một trung tâm lưu trữ tư nhân tại ViệtNam, góp phần sưu tầm, bảo quản và phát huy giá trị của khối tài liệu xuất xứ cánhân

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

Với đề tài này, nhóm nghiên cứu tập trung hướng tới đối tượng nghiên cứu

là tổ chức, quản lý tài liệu của các nhà khoa học

*Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam đặt trụ sở tại

2 tỉnh Hòa Bình và Hà Nội Với quy mô của một đề tài nghiên cứu của sinh viên,nhóm nghiên cứu chỉ đề cập tới tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học hiệnđang được bảo quản tại trụ sở Hà Nội (26 Nghĩa Dũng, quận Ba Đình, Hà Nội)

- Về thời gian: Khối tài liệu được Trung tâm sưu tầm, bảo quản từ năm 2008đến nay

- Về loại tài liệu: Hiện nay, tài liệu ở Trung tâm đang bao gồm hai loại: loạithứ nhất là tài liệu xuất xứ cá nhân của các nhà khoa học mà Trung tâm đã tiếnhành sưu tầm, bảo quản; loại thứ hai là tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của chính Trung tâm Ở đề tài này, chúng tôi chỉ tiến hành khảo sát, nghiêncứu loại tài liệu thứ nhất: tài liệu xuất xứ cá nhân của các nhà khoa học mà Trungtâm đã tiến hành sưu tầm, bảo quản

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

Ở đề tài này nhóm nghiên cứu tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếusau:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của vấn đề nghiên cứu;

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức Trung tâm Disản các nhà khoa học Việt Nam và đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu của cácnhà khoa học hiện đang bảo quản tại đây;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý tài liệu các nhàkhoa học đang được bảo quản tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam;

- Tìm ra những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức, quản lý tài liệu cácnhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam và nguyên nhâncủa vấn đề này; từ đó đề xuất các kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác này

6 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu các biện pháp tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học tạiTrung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam, nhóm nghiên cứu sử dụng cácphương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương phápquan trọng mà nhóm sử dụng để thực hiện đề tài Nhóm nghiên cứu đã tiến hànhđiều tra, khảo sát đặc biệt kết hợp với phỏng vấn lãnh đạo Trung tâm và cán bộchuyên môn về công tác lưu trữ tại Trung tâm;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: được áp dụng để phân tích

sự đa dạng của các loại hình tài liệu mà Trung tâm đã thu thập được Do lượngthông tin nhiều, nội dung phong phú vì vậy, đòi hỏi phải được phân tích, tổng hợpnhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác tổ chức, quản lý tài liệutại Trung tâm;

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Là phương pháp chọn lọc, nghiên cứutìm hiểu một số tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu như các tài liệu từ sáchgiáo trình, các bài viết trên các tạp chí: Tạp chí Văn thư- Lưu trữ…; các bài Luậnvăn, nghiên cứu khoa học có liên quan

7 Đóng góp của đề tài

Nghiên cứu các biện pháp tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học tạiTrung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam đã góp phần làm rõ thành phần, nộidung của các tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học ViệtNam Qua việc khảo sát sẽ đánh giá thực trạng của công tác tổ chức tài liệu, làm rõnhững kết quả đạt được qua đó rút ra được những tồn tại, hạn chế và tìm nguyênnhân, giải pháp khắc phục

Điều thành công của đề tài nghiên cứu cung cấp thông tin hữu ích là cơ sởgiúp cho giảng viên, sinh viên chuyên ngành lưu trữ đang giảng dạy, học tập tạicác trường đại học, cao đẳng, trung cấp nói chung và giảng viên, sinh viên của

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng có thêm tài liệu tham khảo thực tế phongphú, đa dạng tư liệu liên quan đến chuyên ngành Lưu trữ học Bên cạnh đó gópphần đa dạng nhiều loại hình lưu trữ tài liệu tại Việt Nam.

8 Bố cục của đề tài

Đề tài được kết cấu gồm 3 phần:

Phần mở đầu

Phần nội dung chính gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở khoa học của việc tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Chương 2 Thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Chương 3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Phần kết luận: Tổng kết của nhóm nghiên cứu về quá trình thực hiện và kết

quả triển khai đề tài

Để hoàn thành đề tài này, nhóm nghiên cứu xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến

Ths.Trần Văn Quang đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình nghiên cứu Nhóm

nghiên cứu xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong Khoa Văn thư - Lưu trữ,Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt khối kiến thức chuyên ngànhLưu trữ học Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học tập không chỉ lànền tảng cho quá trình nghiên cứu đề tài mà còn là hành trang quý báu để chúngtôi bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm nghiên cứu gặp không ít khó khăn vềviệc tìm hiểu thực tế việc tổ chức, quản lý tài liệu trong kho lưu trữ, đặc biệt làviệc gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam.Nhóm nghiên cứu xin chân thành cảm ơn Trung tâm Di sản các nhà khoa học ViệtNam đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để tôi có cơ hội tìm hiểu thực trạng,khai thác, thu thập thông tin, số liệu để hoàn thành đề tài

Mặc dù đã cố gắng và nỗ lực để hoàn thành đề tài nghiên cứu, nhưng do hạnchế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện đề tài nên không tránh khỏi những

khiếm khuyết và sai sót Nhóm nghiên cứu mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp

ý kiến của quý thầy cô cùng Hội đồng, để đề tài khoa học này được hoàn thiệnhơn

Nhóm nghiên cứu xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

1.1.1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ

Tài liệu và tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với toàn thể đời sống xãhội Thông qua tài liệu và tài liệu lưu trữ chúng ta có thể nghiên cứu, tìm hiểu được

sự phát triển của loài người Thế giới ngày càng phát triển, cùng với đó là sự pháttriển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thì vị trí, ý nghĩa, tác dụng của việc nghiêncứu tài liệu và tài liệu lưu trữ là rất cần thiết Hiện nay tồn tại nhiều định nghĩakhác nhau về khái niệm này

Đối với định nghĩa tài liệu: Tại Khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ số01/2011/QH13 năm 2011 do Quốc hội khóa XIII ban hành:

“Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

Theo Cuốn Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng năm 2008 thì Tài liệu là “dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì” [20; tr.1095]

Đối với định nghĩa TLLT:

Theo định nghĩa Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng

Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không cỏ sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương

ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”

Theo Từ điển Thuật ngữ xuất bản năm 1982 tại Maxcơva: “Tài liệu lưu trữ

là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ” Tuy nhiên, trong công tác lưu trữ của

Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm tài liệu lưu trữ Nétđổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liênbang Nga” có hiệu lực từ năm 2004 Trong Luật này tài liệu lưu trữ được định

nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà nước” (Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu trữ ờ

Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004)

Trong Từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam”: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hỏa, khoa học, lịch sử của

xã hội” Định nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX Đến nay định

nghĩa về tài liệu lưu trữ ở nước ta đã có một số điểm đổi mới Điểm mới này đượcthể hiện trong định nghĩa nêu tại khoản 3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 như sau:

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữu bao gồm bản gốc,bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản bao hợp pháp”.

1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ cá nhân

Ở nước ngoài, thuật ngữ tài liệu cá nhân, tài liệu gia đình được định nghĩa từnhiều góc độ khác nhau:

Theo trang web Từ điển Tâm lý học của Mỹ, tài liệu cá nhân là các tác phẩm,tài liệu, vật liệu được tạo ta bởi một cá nhân, bất cứ khi nào đánh giá tài liệu cánhân có thể đưa ra kiến thức về đặc tính, đạo đức, quan điểm, niềm tin của cá nhân

đó [24 ]

Theo trang web chịu sự điều hành của HighBeam Research - thư viện số nổitiếng ở Chicago, tài liệu cá nhân được định nghĩa là “… những tài liệu sử dụngtrong khoa học xã hội, ghi lại một phần cuộc sống của bản thân họ Tài liệu nàybao gồm các tài liệu, nhật ký, tiểu sử, với nhiều loại hình khác nhau Các tài liệu cánhân nhằm mục đích phản ánh chủ quan của một đời người và có giá trị thông tin

để nghiên cứu [24]

Trong Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng Tiếng Anh vàTiếng Pháp Từ điển định nghĩa “ Tài liệu gia đình là tài liệu lưu trữ của một haynhiều gia đình liên quan với nhau và của các thành viên gia đình đó, liên quan đếncông viêc riêng, nhất là quản lý tài sản và có thể liên quan đến các hoạt động công

vụ của họ”

Bên cạnh đó theo Bách khoa toàn thư mở “ Lưu trữ cá nhân là một nhánh củakhoa học và lưu trữ gia phả, tập trung vào việc sưu tầm và bảo quản các giấy tờ cánhân và các tài liệu khác của cá nhân có liên quan Nó thường liên quan đến tiền sửgia đình, khi tiểu sử của gia đình ảnh hưởng, đóng góp để lại như một di sản chothế hệ tương lai.” [24]

Còn tại Việt Nam, trong quá trình tồn tại và phát triển của mỗi gia đình, nhiềuvăn bản giấy tờ, tài liệu đã hình thành, phản ánh hoạt động và các quan hệ xã hộicủa từng thành viên và cả gia đình Xuất phát từ nhu cầu tự thân, hầu hết các giađình ở Việt Nam đã có ý thức lựa chọn và lưu giữ một số giấy tờ, tài liệu quantrọng

Cụm từ “tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu tiêntrong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 Cho đến năm 1992,trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản: “Tài liệu xuất

xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của mộthoặc một nhóm người”

Theo PGS TS Vũ Thị Phụng, Tài liệu lưu trữ nhân dân (Private archives) là

từ dùng để chỉ những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân,gia đình, dòng họ; các hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ các doanh nghiệp tưnhân (gọi chung là tổ chức tư nhân) được các chủ sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ,

bảo quản và sử dụng để phục vụ cho những nhu cầu, lợi ích của cá nhân, tổ chức.[12; tr.17]

Theo Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ thì Phông lưu trữ cánhân được định nghĩa là: “Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạtđộng của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữnhất định” [7; tr.60]

“Tài liệu lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông Lưu trữ Quốc gia ViệtNam Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động củamột cá nhân riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhân vật tiêu biểu, điểnhình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội”.[7; tr.12]

Tài liệu trong Phông lưu trữ cá nhân có rất nhiều giá trị và ý nghĩa to lớn.Đây là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu về cuộc đời và sự nghiệp hoạt độngcách mạng, hoạt động khoa học, sáng tác nghệ thuật của các cá nhân tiêu biểu; vềcác vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Đồng thời là đối tượng

để nghiên cứu và sử dụng vào các mục đích khác nhau của xã hội như: cung cấp tưliệu cho việc xây dựng các tuyển tập (đối với tài liệu cá nhân trong lĩnh vực vănhọc), phục vụ trưng bày triển lãm tài liệu tại các buổi hội thảo, hội nghị; phục vụnhu cầu nghiên cứu của các nhà khoa học Tuy nhiên, việc tìm hiểu, nghiên cứugiá trị và mục đích khai thác, sử dụng của chúng thì vẫn còn rất nhiều hạn chế.Trên cơ sở các quan điểm trên, nhóm nghiên cứu xây dựng định nghĩa về tàiliệu cá nhân như sau: Tài liệu cá nhân hay còn gọi là tài liệu có xuất xứ cá nhân làtoàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động riêng của từng người,chúng mang thuộc tính cá nhân, thuộc sở hữu cá nhân

1.1.3 Khái niệm tổ chức, quản lý

Hiện nay có nhiều cách định nghĩa, cách hiểu khác nhau về tổ chức Nhìn từgóc độ triết học, tổ chức được xem xét theo nghĩa rộng có ý nghĩa bao quát cả phần

tự nhiên và xã hội Nhìn từ góc độ này theo tác giả Nguyễn Hữu Tri, trong cuốn

sách Lý thuyết Tổ chức giải thích “Tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật Sự vật

không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung Tổ chức chính vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật’’ [16; tr.9]

Khái niệm tổ chức trong cuốn sách Hành chính công của Học viện Hành

chính Quốc gia, được sử dụng để chỉ “một tập hợp của nhiều người – hai người trở lên, cùng với việc sắp xếp công việc cụ thể và thống nhất với nhau vì một hay một vài mục tiêu’’

Trong cuốn Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên giải thích về

nghĩa động từ của tổ chức như sau:“1 Sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung; 2 Sắp xếp, bố trí để làm cho

có trật tự, nề nếp’’ [23; tr.1662]

Từ các khái niệm trên, nhóm nghiên cứu đưa ra khái niệm tổ chức tài liệu làviệc tổ chức bộ máy thực hiện công tác lưu trữ đến việc bố trí nhân sự làm về côngtác lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ trong lưu trữ

Về quản lý, khái niệm quản lý trong cuốn sách Khoa học tổ chức và Quản lí

của Trung tâm Nghiên cứu Khoa học giải thích ‘‘Quản lý là quá trình cùng làm việc và thông qua hoàn thành các mục đích chung của một nhóm người, một tổ chức’’.

Cũng theo cuốn Hành chính công khái niệm quản lý được hiểu “Tiến trình, hoạt động hoặc giám sát việc thực thi nhiệm vụ để đảm bảo rằng các hoạt động trong tổ chức được thực hiện theo hướng đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức, đặc biệt là nhiệm vụ tạo ra và duy trì các điều kiện để thực hiện tốt mục tiêu thông qua việc kết hợp những nỗ lực của các nhóm khác nhau trong tổ chức’’

Theo Cuốn Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng năm 2008 khái niệm quản lý

là một động từ và được hiểu là :“1 Trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định 2.Tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định.” [20;

tr.991]

Bên cạnh việc đưa ra khái niệm tổ chức tài liệu, nhóm nghiên cứu đã đưa rađược khái niệm: Quản lý tài liệu chính là việc xây dựng các văn bản quy định đếnviệc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ để đảm bảo rằng tài liệu được bảo quản mộtcách tốt nhất và tài liệu được tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả nhất

Qua khái niệm trên ta thấy việc quản lý gắn liền với tổ chức, đây là mốiquan hệ tương hỗ Có tổ chức tài liệu tốt thì thuận lợi cho việc quản lý tài liệu vàngược lại có quản lý tốt tài liệu thì việc tổ chức mới dễ dàng, thuận lợi Vì vậy màcần phải quan tâm đồng thời cả hai hoạt động này, làm chưa tốt một trong hai thìhoạt động còn lại cũng sẽ không hiệu quả Quản lý là một quá trình gồm nhiềucông việc để đạt được mục tiêu thông qua việc phối hợp các nguồn lực Việc phốihợp các nguồn lực như nhân lực, vật lực được thực hiện thông qua các tiến trình vàthủ tục nhất định để tổ chức đi đúng hướng đạt được các mục tiêu đã đề ra Việc tổchức tốt sẽ là tiền đề cho hoạt động quản lý tại Trung tâm Di sản các nhà khoa họcđược hiệu quả.

Xuất phát từ những khái niệm về tổ chức và quản lý nói chung ta có thể hiểu

tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm là một quá trình từ việc tổchức, bố trí nhân sự làm về công tác lưu trữ, việc ban hành các văn bản hướng dẫnnghiệp vụ đến việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ để hướng đến mục đích cuốicùng là tổ chức khai thác, sử dụng những tài liệu lưu trữ đó được hiệu quả nhất vàbảo vệ, bảo quản toàn nhất cho tài liệu

1.2 Cơ sở pháp lý

Trong quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của mình, những nămqua Trung tâm đã áp dụng một số văn bản của Nhà nước trong việc thực hiện côngtác tổ chức và quản lý TLLT Cụ thể như sau:

Văn bản quy phạm pháp luật quan trọng đánh dấu sự phát triển và khẳngđịnh tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội là Luật Lưu trữ số01/2011/QH13 được Quốc Hội chính thức thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011

và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 (sau đây gọi tắt Luật Lưu trữ) Tại

Khoản 1 Điều 5 trong khoản này quy định về quản lý tài liệu của cá nhân: “Những tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau gọi chung là cá nhân) có giá trị phục

vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký vào phông lưu trữ quốc gia Việt Nam“ như phim, ảnh, băng đĩa, công trình của các nhà khoa học Tại Khoản 6 Điều 2 của luật này quy định:“Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân“.

Điều 4 Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định chính sách của Nhà nước về lưutrữ:

1 Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn,

tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

2 Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.

3 Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

4 Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.

Trong đó tại Khoản 3 Điều này“thừa nhận quyền sở hữu đối với TLLT”.

Như vậy, việc tư nhân sở hữu TLLT đã được pháp luật công nhận

Bên cạnh đó, Khoản 1 Điều 5 Luật Lưu trữ 2011 cũng quy định rõ các loạitài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc giaViệt Nam gồm:

1 Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung

là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:

a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;

b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;

c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;

d) Công trình, bài viết về cá nhân;

đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.

Luật Di sản văn hóa số 28/2001/QH10 ngày 29 tháng 6 năm 2001 của Quốchội, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2001 Theo Khoản 2, Điều 04 của luật

này quy định:“Di sản văn hóa vật thể là sản phẩm vật chất có giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học, bao gồm di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh, di vật, cổ

vật, bảo vật quốc gia”

Tài liệu về di sản các nhà khoa học cũng là một trong số các di sản văn hóa

vật thể - đó chính là tài liệu về quá trình học tập nghiên cứu khoa học, hoạt độngchuyên môn xã hội hay gắn liền với cuộc sống đời thường của các nhà khoa học

Di sản bao gồm các hiện vật liên quan đến cuộc đời các nhà khoa học

Trung tâm được hình thành và quản lý dưới dạng công ty trách nhiệm hữuhạn một thành viên, trực thuộc Công ty công nghệ và xét nghiệm y học(MEDLATEC), chịu sự chi phối bởi Luật Doanh nghiệp ngày 26 tháng 11 năm

2014 do Quốc Hội ban hành Trong luật này, tại Khoản 1, 2 Điều 57 đã quy địnhquyền và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên:

1.Hội đồng thành viên nhân danh công ty thực hiện các quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu, cổ đông, thành viên đối với công ty do công ty làm chủ sở hữu hoặc sở hữu cổ phần, phần vốn góp.

2 Hội đồng thành viên có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Quyết định các nội dung theo quy định tại Luật quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp;

b) Quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể chi nhánh, văn phòng đại diện

và các đơn vị hạch toán phụ thuộc;

c) Quyết định kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng năm, chủ trương phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ của công ty;

d) Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ và quyết định thành lập đơn vị kiểm toán nội bộ của công ty.

đ) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này, pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.

Theo Điều này có thể nhận thấy Hội đồng thành viên có quyền quyết địnhcác vấn đề quan trọng của Trung tâm như quyết định, định hướng chiến lược pháttriển Trung tâm trong tương lai cũng như là vai trò quan trọng của Hội đồng trongviệc tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học từ khi thành lập đến nay

Căn cứ vào Luật Lưu trữ, Luật Di sản và Luật Doanh nghiệp chính là cơ sởpháp lý cho hoạt động của Trung tâm nói chung và hoạt động tổ chức, quản lý tàiliệu các nhà khoa học tại Trung tâm nói riêng

1.3 Cơ sở thực tiễn

1.3.1.Thành phần, nội dung tài liệu của các nhà khoa học tại Trung tâm

Di sản các nhà khoa học Việt Nam

1.3.1.1.Nhóm tài liệu về tiểu sử các nhà khoa học

Nhóm tài liệu về tiểu sử của các các nhà khoa học gồm có: sơ yếu lí lịch, cácgiấy tờ tùy thân; sổ tay, hồi ký, nhật ký về tiểu sử, thư từ trao đổi; phim tư liệu vềtiểu sử các nhà khoa học; tài liệu về hoạt động học tập của các nhà khoa học; tàiliệu về quá trình lao động và làm việc của các nhà khoa học

Ví dụ tài liệu về hoạt động học tập có văn bản hành chính để ông NguyễnVăn Nhân bảo vệ Luận án TSKH ở Liên Xô (1985-1987) Đại tá Nguyễn VănNhân (1924-2013) là GS bác sĩ nổi tiếng của Việt Nam trong lĩnh vực xương vàghép xương Ông được coi là cha đẻ của Ngân hàng xương đầu tiên ở Việt Nam.Bác sĩ Nhân cũng là tác giả của Bộ dụng cụ Kết xương được hoàn thành năm 1960.Ông còn được xem là một hiện tượng hiếm thấy ở Việt Nam khi bảo vệ luận án TSkhoa học ở tuổi 67 tại Liên Xô

Hình ảnh 01: Văn bản hành chính để Ông Nguyễn Văn Nhân bảo vệ Luận án

TSKH ở Liên Xô (1985-1987)

Ví dụ về thư từ trao đổi: trong khối 3.000 tài liệu quý của GS Văn Tạo còn

có hơn 700 bức thư của các nhà khoa học như Trần Huy Liệu, Trần Văn Giàu,Nguyễn Đổng Chi, Minh Tranh… gửi cho ông hay thư của hai vợ chồng ông gửicho nhau trong những khoảng thời gian xa cách; hàng trăm bản thảo sách, bản thảobài viết, bài viết, giấy tờ, công văn và sách báo Đây là một khối tài liệu lớn có

nhiều giá trị về mặt khoa học để nghiên cứu không chỉ lịch sử của ngành sử họcViệt Nam, mà cả những vấn đề lịch sử và xã hội của đất nước trong gần 70 nămqua.

Hay trong tài liệu về quá trình lao động và làm việc của các nhà khoa học có

lá Đơn tình nguyện đi làm chuyên gia ở nước ngoài của PGS.TS Bùi Vạn Trân

Hình ảnh 02: Bản thảo lá đơn của PGS.TS Bùi Vạn Trân, 1984(Nguồn:

cpd.vn.) 1.3.1.2 Nhóm tài liệu về hoạt động nghiên cứu - sáng tác

Tài liệu về hoạt động nghiên cứu – sáng tác của các cá nhà khoa học baogồm bản thảo các tác phẩm văn học, nghệ thuật, công trình nghiên cứu khoa họctrên các lĩnh vực khác nhau của khoa học xã hội và khoa học tự nhiên, các bài viếtđược đăng trên báo, tạp chí; các tập bài giảng, các cuốn giáo trình…

Cụ thể những tài liệu về hoạt động nghiên cứu y học của GS Bác sĩ TônThất Tùng Trong một lần phát hiện trong gan của một người bệnh có giun chui ởcác đường mật, ông đã nảy ra ý tưởng dùng những lá gan bị nhiễm giun để phẫutích cơ cấu của lá gan Trong suốt thời gian từ năm 1935 đến năm 1939, chỉ bằngmột con dao nạo thô sơ, ông đã phẫu tích trên 200 lá gan của tử thi để nghiên cứucác mạch máu và vẽ lại thành các sơ đồ đối chiếu

Hình ảnh 03: Sơ đồ mạch máu trong lá gan do GS.Bác sĩ Tôn Thất Tùng vẽ

1.3.1.3.Nhóm tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình

Đây là những bức ảnh, những đoạn ghi âm, ghi hình của các nhà khoa học

về quá trình sống, học tập và làm việc của mình Là nguồn sử liệu quý để nghiêncứu lịch sử các sự kiện hiện tượng hoặc tiểu sử một con người, hay một giai đoạnlịch sử đã xảy ra trong quá khứ mà các nhà nghiên cứu, các thế hệ sau có thể cảmnhận một cách chân thực nhất

Hình ảnh 04: GS-Bác sĩ Nguyễn Trinh Cơ và con trai Nguyễn Nguyên Hân tại

chuyện về quê hương, về quá trình xây dựng Ban Văn - Sử - Địa và Viện Sử học,

về các nhân vật lịch sử như Trần Huy Liệu, Trần Văn Giáp, Minh Tranh, NguyễnĐổng Chi, Trần Đức Thảo, Đào Duy Anh…, về những buổi làm việc với các vịlãnh đạo nhà nước như Phạm Văn Đồng, Võ Nguyên Giáp…

1.3.1.4.Nhóm tư liệu hiện vật

Trong quá trình sống và làm việc, các nhà khoa học có một số đồ dùng cánhân như đồ dùng học tập, nghiên cứu, điện thoại, xe đạp, kính, máy tính, đồng hồ,vali …đó là các hiện vật có liên quan đến cuộc đời nhà khoa học

Hình ảnh 05: Các tư liệu hiện vật

1.3.1.5.Nhóm tài liệu các nhà khoa học sưu tầm được

Bên cạnh những tài liệu cá nhân của các nhà khoa khoa học còn có những tàiliệu mà các nhà khoa học sưu tầm được Ví dụ như ấn phẩm, tài liệu, tranh ảnh,sách báo…

Trong thành phần tài liệu của các nhà khoa học, một số trường hợp có cả tàiliệu được hình thành sau khi cá nhân ấy đã qua đời như: các bài báo, hồi ký về cánhân đó, tài liệu về tổ chức lễ kỷ niệm và xuất bản các tác phẩm của cá nhân đó

như bài viết: “Tôn Thất Tùng- nhà bác học có tầm cỡ quốc tế” trên Tạp chí sông Hương, năm 2012 Hay những bài viết của NSND Đặng Nhật Minh viết về người

cha của mình là GS Đặng Văn Ngữ

Qua đó chúng ta thấy được rằng thành phần và nội dung tài liệu của các nhà

khoa học rất đa dạng và phong phú Tài liệu mà Trung tâm thu thập, sưu tầm dựatrên ngành, lĩnh vực hoạt động, giai đoạn lịch sử, cuộc đời, sở thích, quan điểm củachính các nhà khoa học Sự giữ gìn bảo quản tài liệu của các nhà khoa học hay củangười thân, đồng nghiệp của các nhà khoa học và cả từ sự cố gắng, kiên trì tiếpcận, nghiên cứu tìm tòi của các cán bộ, nhân viên tại Trung tâm chính là một trongnhững yếu tố hình thành nên khối tài liệu được bảo quản tại Trung tâm hiện nay.

1.3.2 Đặc điểm tài liệu của các nhà khoa học

Tài liệu của cá nhân là một loại hình tài liệu lưu trữ, nên có các đặc điểmchung của tài liệu lưu trữ: nội dung chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánhquá trình sinh sống, hoạt động của cá nhân cũng như truyền thống của gia đình,dòng họ; đa dạng về loại hình Bên cạnh đó, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tạiTrung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam còn có các đặc điểm sau:

Thứ nhất, tài liệu thuộc sở hữu tư nhân

Tài liệu của các nhà khoa học là tài sản riêng thuộc sở hữu tư nhân Phần lớntài liệu của các nhà khoa học được lưu trữ tại gia đình của các nhà khoa học hoặcđược lưu giữ tại gia đình bạn bè hay học trò của các nhà khoa học Để sưu tầm, bảoquản khối tài liệu của các nhà khoa học thì Trung tâm phải có các chính sách, biệnpháp để các nhà khoa học, gia đình nhà khoa học tin tưởng và trao tặng tài liệu củamình cho Trung tâm

Tài liệu của các nhà khoa học là những tài liệu hình thành trong quá trìnhsống và hoạt động của họ Tài liệu mà Trung tâm đang bảo quản được ra đời từnhững ý tưởng, tư duy sáng tạo của mỗi nhà khoa học, là sở hữu cá nhân của mỗinhà khoa học và được bảo hộ theo quy định của pháp luật hiện hành

Thứ hai, phương thức trình bày thông tin không bị ràng buộc bởi các quy định của nhà nước.

Nội dung tài liệu của các nhà khoa học trên vật mang tin cũng như nhữngyếu tố thông tin trên tài liệu không có quy luật nhất định Mỗi loại tài liệu đềuđược hình thành nên theo ý muốn chủ quan của tác giả Ví dụ các tài liệu như thư

từ trao đổi, nhật ký hay những cuốn sổ ghi chép của các nhà khoa học Những tàiliệu này được trình bày, ghi chép tùy theo ý muốn, sở thích của các nhà khoa học;không bị chi phối bởi các quy định của công tác văn thư Qúa trình hình thành

những tài liệu này thường không lệ thuộc vào bất cứ sự quản lý nào, mà chúngđược tạo nên một cách thầm lặng, tự phát trong sự hoạt động sáng tạo và đời sốngriêng tư của mỗi người

Ví dụ như vở tự học tiếng Đức, Trung và Anh của Đại tá, GS.TS NguyễnThúc Tùng

Hình ảnh 06: Vở tự học tiếng Đức, Trung và Anh của Đại tá, GS TS Nguyễn

Thúc Tùng.

Thứ ba, hình thức tài liệu đa dạng, phản ánh đời sống riêng tư, sự cống

hiến và mang dấu ấn riêng của các cá nhân.

Mỗi con người có khả năng tư duy, sáng tạo khác nhau, vì thế mỗi sản phẩm

mà con người tạo ra cũng mang dấu ấn của tác giả làm nên chúng Tài liệu cá nhânđược lựa chọn để các cá nhân lưu trữ cũng vậy, chúng phụ thuộc vào quan điểmriêng của từng cá nhân Ngoài những tài liệu liên quan trực tiếp, gián tiếp đến cánhân hoặc do họ tự sáng tạo, còn có những tài liệu khác được sưu tầm và lưu trữ do

sở thích riêng của cá nhân đó Vì thế, thành phần, nội dung tài liệu được các nhàkhoa học lựa chọn lưu giữ phụ thuộc vào sở thích, nhu cầu, quan điểm riêng của họnên rất đa dạng và phong phú

Nội dung của các tài liệu này mang đặc điểm cá nhân rõ nét bởi xuất phát từnhiều yếu tố như sự xuất thân, vị trí trong xã hội, hay nền văn hóa khác nhau Bên

cạnh đó, mỗi cá nhân cũng có những tính cách riêng biệt, thậm chí dị biệt thể hiệnqua các sản phẩm sáng tạo.

Trung tâm hiện đang bảo quản khối tài liệu của gần 1000 nhà khoa trênnhiều lĩnh vực như Y học, Toán học, Văn học, Kinh tế học và một số ngành khoahọc khác Tài liệu xuất xứ cá nhân gồm tài liệu giấy và tài liệu nghe - nhìn Tài liệugiấy với nhiều loại giấy như: giấy dó, giấy ô li, giấy A4 Tài liệu nghe - nhìn đượcchế tác trên vật liệu là phim ảnh, băng từ Bên cạnh đó còn cả khối tài liệu điện tử,đây chủ yếu là những tài liệu được Trung tâm số hóa từ các tài liệu trên nền giấy

1.3.3 Giá trị tài liệu của các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa Việt Nam

Cũng giống như các tài liệu khác, tài liệu của các nhà khoa học là một nguồntài liệu đặc biệt quan trọng, có giá trị trên nhiều phương diện như chính trị, lịch sử,kinh tế, văn hóa, xã hội, … tài liệu các nhà khoa học đang bảo quản tại Trung tâm

có giá trị hết sức thiết thực trên nhiều phương diện đối với các nhà quản lý, các nhànghiên cứu và người dân có thể khai thác sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.Xét một cách khái quát tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm có hai giá trị cơbản: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

a) Giá trị thực tiễn

Thứ nhất, thông qua những tài liệu được sưu tầm và bảo quản tại Trung tâm,

các độc giả có thể tham quan, tìm hiểu rõ hơn về những thành tựu, đóng góp củacác nhà khoa học mỗi khi đặt chân đến đó Mỗi tài liệu đều có giá trị vô cùng tolớn trong việc phục vụ cho nhu cầu thông tin của những người làm nghiên cứu.Trong đó, nổi bật hơn là những tài liệu về ngành y học Có thể nói, số tác phẩm củacác nhà y học được sưu tầm, bảo quản tại Trung tâm đang chiếm phần lớn Đây sẽ

là nguồn tư liệu, nguồn cảm hứng để giúp cho các bác sỹ, những người làm nghiêncứu có thể khai thác, lấy đó làm động lực để có thêm những ý tưởng mới đạt hiệuquả cao góp phần phục vụ cho sự phát triển của ngành

Hình ảnh 07: T ài liệu của GS.Bác sĩ TônThất Tùng- nhà y học

đầu ngành

Thứ hai, đây là nơi lưu giữ tài liệu về thân thế cuộc đời của các nhà khoa

học bao gồm tài liệu về tiểu sử, tài liệu về những cống hiến và các bài viết có liênquan đến cuộc đời của các nhà khoa học Thông qua đó có thể giúp cho thế hệ concháu tìm đọc và hiểu rõ hơn về tổ tiên của mình, những tâm tư, xúc cảm cũng nhưnhững nỗ lực, cố gắng của ông cha để cho ra các công trình nghiên cứu quý báugóp phần đóng góp cho nền khoa học nước nhà Nhờ vậy mà thế hệ con cháu cảmthấy tự hào và biết ơn về những thành tựu đó Hay nói cách khác, Trung tâm chính

là nơi gắn kết giữa các thế hệ và cũng chính là nơi truyền cảm hứng để các thế hệsau có thêm động lực tiếp bước noi theo

Hình ảnh 08: GS Đoàn Trọng Truyến (bên trái) và bức thư của Trịnh Đức Anh – chắt của GS Đoàn Trọng Truyến gửi Trung tâm (bên phải) (Nguồn: cpd.vn)

Thứ ba, nhờ vào việc xây dựng cơ sở tư liệu, dữ liệu Trung tâm đã phục vụ

công tác nghiên cứu, học tập cho những nhà nghiên cứu và bạn đọc quan tâm tới disản của các nhà khoa học Bên cạnh đó, việc lưu giữ tài liệu các nhà khoa học đểđáp ứng cho nhu cầu khai thác sử dụng cũng chính là nhằm phục vụ cho nhu cầutồn tại và phát triển của xã hội Hiện nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầukhai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu các nhà khoa học lànguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần vàoviệc xây dựng, phát triển đất nước Trung tâm đang lưu giữ các tư liệu về GS TSNguyễn Tăng Ấm ông xuất bản sách “Vũ khí vi trùng và cách đề phòng”, “Phòng

và chống chiến tranh Nhờ có nguồn tư liệu này cung cấp thông tin về vũ khí vitrùng, cách nhận dạng bệnh, biện pháp phòng ngừa và hướng giải quyết góp phầnbảo vệ sức khỏe cho mọi công dân, góp phần xây dựng bền vững, phát triển đấtnước

b) Giá trị lịch sử

Thứ nhất, tài liệu của các nhà khoa học là nguồn sử liệu có thể sử dụng để

nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của cá nhân cũng như dấu mốc lịch sử của mộtđất nước Tôn vinh các nhà khoa học đã cống hiến vì sự nghiệp khoa học ViệtNam, trong công cuộc xây dựng, phát triển và bảo vệ Tổ quốc Tài liệu của các nhàkhoa học sẽ được giới thiệu, trưng bày về cuộc đời, những đóng góp và lao độngkhoa học của nhà khoa học Thông qua việc khai thác tư liệu, phỏng vấn, ghi hìnhcác nhà khoa học, các nhà nghiên cứu đã tái hiện lại những chặng đường học tập,nghiên cứu, những cống hiến khoa học, cùng những ký ức sinh động của các nhàkhoa học bằng các bài viết, câu chuyện hiện vật

Cụ thể khi nghiên cứu khối tài liệu của GS Toán học Hoàng Tụy (một tronghai người tiên phong trong việc xây dựng ngành Toán học Việt Nam), chúng ta sẽphần nào hiểu được những cống hiến khoa học của ông đối với việc cải cách nềngiáo dục Việt Nam nói chung và ngành Toán học Việt Nam nói riêng (tiêu biểu làviệc phát minh ra phương pháp “Lát cắt Tụy” được coi là mốc đầu tiên đánh dấu

sự ra đời của một chuyên ngành toán mới - Lý thuyết tối ưu toàn cục)… Bên cạnh

đó, những tài liệu này còn có giá trị lịch sử về quá trình hoạt động khoa học trongmột giai đoạn khó khăn của đất nước

Thứ hai, nuôi dưỡng lòng tự tôn và ý chí phấn đấu để kế tục truyền thống

yêu nước Điển hình là Trung tâm đang lưu trữ tài liệu của Phó GS TS Bạch HuyCường bao gồm thông tin chung của ông; luận án, luận văn; các công trình nghiêncứu khoa học; các bài bài viết về nhà khoa học; tư liệu ảnh; tư liệu phim Trong đó,ông đã xuất bản một số cuốn sách: Giáo trình “Cầu Quân sự”, Trường sĩ quan côngbinh; Giáo trình “Cầu quân sự tháo lắp bằng thép”, Trường sĩ quan công binh;Đồng tác giả biên soạn Giáo trình “Điều lệ ngụy trang, cấp nước dã chiến”, “Từđiển Công binh”, “Từ điển Quân sự”, “Khôi phục các công trình phá hủy” Quanhững tài liệu này, Trung tâm cung cấp thông tin giúp các độc giả nắm bắt về thếchiến quân sự của nước ta trong cuộc kháng chiến chống Mỹ Đồng thời, giúp thế

hệ trẻ ngày nay sẽ hiểu hơn về quá khứ hào hùng của dân tộc biết ơn các thế hệ chaông đi trước và tự hào hơn vì đất nước Việt Nam đã sinh ra những người con ưu tú

và quả cảm

Thứ ba, nhiều thông tin quan trọng trong tài liệu của các nhà khoa học có thể

bổ sung cho các nguồn tài liệu khác Thông qua những tài liệu này, chúng ta có thểnhận thức một phần về lịch sử đất nước, trong đó có vai trò của những cá thể tiêubiểu trong tiến trình lịch sử dân tộc Điển hình trong số đó là GS Tôn Thất Tùng -một nhà Y học nổi tiếng ở Việt Nam và thế giới Ông có nhiều đóng góp trong việcxây dựng nền Y học đương đại ở Việt Nam, về nghiên cứu khoa học, phát minh

của ông trong cắt gan khô và mổ tim hay việc đặt vấn đề vạch trần việc sử dụng vũ

khí hóa học mang chất độc DIOXIN hủy hoại con người của đế quốc Mỹ trongchiến tranh Việt Nam Toàn bộ những tư liệu liên quan đến cuộc đời chữa bệnhcứu người, hoạt động khoa học, giáo dục đào tạo các thế hệ bác sĩ của ông gồmnhững sổ ghi chép, nhật ký, thư từ, ảnh, bản thảo khoa học, sách báo, giấy tờ, phimảnh…phục vụ cho nghiên cứu lịch sử của ngành Y và những tài liệu này phần nàophản ánh được cuộc sống thời chiến gian khổ trong công cuộc đấu tranh chống đếquốc Mỹ bảo vệ Tổ quốc

Có thể thấy, dù xét ở góc độ nào đi chăng nữa, dù ở giá trị lịch sử hay giá trịthực tiễn thì tài liệu vẫn luôn luôn chứa đựng những giá trị đặc biệt cần phải lưutrữ, vì vậy phải phát huy tối đa giá trị của nó cũng như nâng cao vị trí vai trò củangành lưu trữ trong xã hội

Tiểu kết:

Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam là một Trung tâm tư nhân củaViệt Nam hoạt động trong lĩnh vực lưu giữ, bảo quản tài liệu của các nhà khoahọc Qua quá trình hoạt động Trung tâm luôn nỗ lực cố gắng, phát triển và đạtđược những thành công nhất định, đặc biệt là sự tin tưởng của các gia đình, cánhân của các nhà khoa học Trung tâm đã sưu tầm, thu thập, lưu giữ và bảo quảnđược rất nhiều tài liệu của các nhà khoa học trên các lĩnh vực Với sự đa dạng vềloại hình và phong phú về thành phần, nội dung thì tài liệu các nhà khoa học đangbảo quản tại Trung tâm là nguồn tài liệu quý và có giá trị về nhiều mặt Những giátrị quan trọng đó được thể hiện trong nội dung tài liệu và tùy thuộc vào mục đích

sử dụng của đối tượng nghiên cứu Việc lưu trữ và khai thác sử dụng những tài liệu

đó không chỉ có có ý nghĩa đối với các nhà khoa học, đối với các ngành khoa học,đối với chính Trung tâm mà còn giúp ích cho các nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóatrong việc giữ gìn và phát huy các di sản văn hóa của dân tộc Việt Nam

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CÁC NHÀ KHOA HỌC TẠI TRUNG TÂM DI SẢN CÁC NHÀ KHOA HỌC

VIỆT NAM

2.1 Khái quát về Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam (gọi tắt là Trung tâm) (Tên

tiếng Anh: Centre for Heritage of Scientists and Scholars - CHS), tiền thân là

Trung tâm Nghiên cứu, Bảo tồn di sản tiến sĩ Việt Nam Trung tâm hoạt động với

tư cách pháp nhân là một công ty, trực thuộc Công ty công nghệ và xét nghiệm yhọc ( MEDLATEC)

Năm 2005, Bảo tàng Dân tộc học tổ chức trưng bày về cuộc đời của nhà dântộc học nổi tiếng Nguyễn Đức Từ Chi (1925- 1995) Cuộc trưng bày đã tạo ra tiếngvang lớn: đó là cuộc trưng bày đầu tiên ở Việt Nam về một nhà khoa học bìnhthường (chứ không phải là một lãnh tụ cách mạng) Cuộc trưng bày không chỉ nói

về cuộc đời của Nguyễn Đức Từ Chi mà đặt ra rất nhiều câu chuyện liên quan đếnlịch sử khoa học, giáo dục và nhiều vấn đề lịch sử dân tộc trong đó Và thật thú vịkhởi nguồn từ cuộc trưng bày này lại là việc bảo tàng nhận được một khối tư liệu

từ gia đình và học trò của Từ Chi lưu giữ đang có nguy cơ bị hư hỏng, mất mát.Sau cuộc trưng bày, những người tham gia đã đặt vấn đề tương tự cho nhiều nhàkhoa học khác Trong đó, người chỉ đạo trực tiếp, PGS.TS Nguyễn Văn Huy đãnêu ý tưởng về một Trung tâm tư liệu lịch sử cuộc đời các nhà khoa học và mộtBảo tàng khoa học của đất nước

Cùng thời điểm đó, một nhóm các nhà khoa học hoạt động ở lĩnh vực Y họccũng đưa ra ý tưởng xây dựng một cơ sở lưu trữ các luận án của các tiến sĩ hoạtđộng trong cùng lĩnh vực và các hình thức để bày tỏ lòng tri ân của học trò đối vớinhững người thầy của mình Năm 2008, hai ý tưởng trên gặp nhau khi họ mờiPGS.TS Nguyễn Văn Huy về làm Giám đốc chuyên môn Trung tâm này Đó là bốicảnh hình thành Trung tâm - một Trung tâm lưu trữ tư nhân về tư liệu lịch sử cuộcđời các nhà khoa học Việt Nam

Ngày 24 tháng 4 năm 2008, UBND tỉnh Hoà Bình cấp giấy chứng nhận đầu

tư số 2512100008 cho Dự án xây dựng Công viên các nhà khoa học tại xã Bắc

Phong, huyện Cao Phong, tỉnh Hòa Bình với diện tích 20ha; Văn phòng đại diệntại Hà Nội được thành lập, có trụ sở tại số nhà 20C ngõ 76 phố An Dương, Hà Nội.

Ngày 18 tháng 6 năm 2008, Trung tâm Nghiên cứu, Bảo tồn di sản tiến sĩViệt Nam được thành lập theo giấy phép số 25.04.000134 của UBND tỉnh HòaBình

Ngày 24 tháng 8 năm 2008, Hội đồng cố vấn được thành lập gồm 20 nhàkhoa học có uy tín do GS.VS TSKH Phạm Minh Hạc, nguyên Bộ trưởng Bộ Giáodục làm Chủ tịch nhằm giúp Trung tâm định hướng hoạt động để ngày càng pháttriển

Ngày 27 tháng 9 năm 2008, tại Văn Miếu - Quốc Tử Giám Hà Nội, dự ánxây dựng Trung tâm Nghiên cứu, bảo tồn di sản tiến sĩ Việt Nam, với hạt nhân làCông viên Di sản các nhà khoa học đã chính thức khởi động cùng với Hội nghị ramắt Trung tâm Nghiên cứu, Bảo tồn di sản tiến sĩ Việt Nam được tổ chức với sựtham dự của hơn 100 nhà khoa học

Ngày 12 tháng 01 năm 2011, sau hơn 2 năm hoạt động Trung tâm Nghiêncứu, Bảo tồn di sản tiến sĩ Việt Nam chính thức đổi tên thành Trung tâm Di sản cácnhà khoa học Việt Nam (Trung tâm) theo giấy phép của Sở Kế hoạch và Đầu tưthành phố Hà Nội

Bằng những việc làm thể hiện ý nghĩa nhân văn và khoa học, Trung tâm dầnnhận được sự tin tưởng của các nhà khoa học nói riêng và của xã hội nói chung.Các nhà khoa học và gia đình dần dần nhận thức đúng về giá trị của công tác lưutrữ tài liệu nên đã hợp tác, ủng hộ các hoạt động của Trung tâm Các cá nhân, giađình đã tự nguyện trao tặng Trung tâm nhiều tài liệu, tư liệu hiện vật liên quan đếnlịch sử cuộc đời của các nhà khoa học

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, nội dung hoạt động

2.1.2.1.Chức năng của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam.

Trung tâm thành lập với những chức năng:

Nghiên cứu, bảo tồn và lưu giữ những giá trị văn hóa vật thể và phi vật thểthông qua ký ức, tư liệu và hiện vật cá nhân của các nhà khoa học Việt Nam.Trung tâm đã sưu tầm được kho tư liệu quan trọng, có giá trị trong nhiều lĩnh vựckhoa học để gìn giữ và tái hiện lại một phần lịch sử của nền khoa học Việt Namqua góc nhìn, câu chuyện của những nhà khoa học

Giới thiệu, trưng bày về cuộc đời, những đóng góp và lao động khoa học của

nhà khoa học, tôn vinh các nhà khoa học đã cống hiến vì sự nghiệp khoa học ViệtNam, vì Tổ quốc Việt Nam, thông qua các hình thức khác nhau, chủ đề nghiên cứu

do Trung tâm thực hiện

Xây dựng cơ sở dữ liệu/ngân hàng dữ liệu ký ức, tư liệu hiện vật, tiểu sửcuộc đời của các nhà khoa học Việt Nam Bởi lịch sử càng cụ thể bao nhiêu cànghay, càng sống động bấy nhiêu

Trung tâm hoạt động đa chức năng như một bảo tàng, một thư viện kết hợpvới các dịch vụ khoa học, văn hóa và du lịch để dễ dàng đến được với công chúng

Ở nơi đây, thông tin được truyền tải sinh động, không còn đơn thuần là tài liệu khôkhan Bởi di sản không chỉ là đưa vào bảo tàng để lưu giữ bảo tồn mà phải làm sao

để di sản thực sự đến được với cộng đồng và phát huy giá trị trong cuộc sống

2.1.2.2.Nhiệm vụ của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam.

Nghiên cứu, sưu tầm, lưu giữ, bảo tồn các tư liệu, hiện vật, ký ức của cácnhà khoa học Việt Nam ở trong và ngoài nước

Một dân tộc sẽ không còn tồn tại nếu không có ký ức của dân tộc đó Vàchính di sản ký ức của các nhà khoa học, đã là một thành tố quan trọng dệt nên tấm

thảm lịch sử của một đất nước “Tổ chức nghiên cứu di sản của các nhà khoa học một cách quy mô, hệ thống, chúng ta sẽ hình dung thấy được lịch sử các ngành Khoa học Việt Nam dưới nhiều giác độ khác nhau theo trục dọc phát triển, đồng thời cũng có thể cắt theo trục ngang để hiểu các tầng lớp, thế hệ trí thức ở các giai đoạn khác nhau đã được đào tạo, rèn luyện và cống hiến như thế nào Từ cuộc đời của từng nhà khoa học như những sử liệu sống động ghép lại thành bức tranh toàn cảnh về lịch sử phát triển của khoa học Việt Nam… và xa hơn, của đất nước Việt Nam.”( Nguồn: cpd.vn) Đó là triết lý mà Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt

Nam do PGS.TS Nguyễn Văn Huy làm Giám đốc đang âm thầm theo đuổi

Thông qua hồ sơ các nhà khoa học, những kết quả nghiên cứu tiến tới giớithiệu, trưng bày về cuộc đời của các nhà khoa học, các cá nhân hoặc lịch sử pháttriển một hay nhiều ngành khoa học nào đó ở nước ta Qua đó, phục vụ nhu cầunghiên cứu, giáo dục và tham quan của nhân dân

Trung tâm xây dựng cơ sở tư liệu, dữ liệu phục vụ công tác nghiên cứu, họctập cho những nhà nghiên cứu và bạn đọc quan tâm tới di sản của các nhà khoahọc Đặc biệt, thông qua các di sản, tư liệu mà Trung tâm thu thập và bảo tồn, thế

hệ trẻ sau này sẽ tìm hiểu các thế hệ tiền bối, học hỏi và trau dồi, nâng cao vốn tri

thức, phát triển các sáng tạo

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Trung tâm được hình thành và quản lý dưới dạng Công ty trách nhiệm hữu

hạn một thành viên, tức là một doanh nghiệp, hoạt động trong lĩnh vực khoa họcvăn hóa Cơ chế quản lý doanh nghiệp làm cho Trung tâm có một sự linh hoạt nhấtđịnh trong các hoạt động, nhất là sự cung ứng nhanh các nhu cầu trang thiết bị vàgiải quyết nhanh các đề xuất để phục vụ công tác chuyên môn Đồng thời đẩynhanh tiến độ xử lý các tình huống, thay đổi, điều chỉnh định hướng hoạt động theo

ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và các chuyên gia trong lĩnh vực nghiêncứu

Sơ đồ bộ máy cơ cấu tổ chức của Trung tâm như sau:

Hội đồng cố vấnHội đồng thành viên

Ban giám đốc

Phòng Thôngtin- Lưu trữPhòng Nghiên

cứu - Sưu tầm

Hội đồng thành viên gồm từ 03 đến 07 thành viên với nhiệm kỳ không quá

05 năm Hội đồng thành viên nhân danh chủ sở hữu Trung tâm thực hiện cácquyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu Trung tâm; nhân danh Trung tâm thực hiện cácquyền và nghĩa vụ của Trung tâm

Hội đồng cố vấn: là cơ quan tham mưu giúp việc cho hội đồng thành viên vàgiám đốc về các vấn đề về chuyên môn

Giám đốc có các quyền và nghĩa vụ sau đây: Tổ chức thực hiện quyết địnhcủa Hội đồng thành viên; quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngàycủa Trung tâm; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư củaTrung tâm; ban hành quy chế quản lý nội bộ của Trung tâm; bổ nhiệm, miễnnhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong Trung tâm, trừ các đối tượng thuộc thẩmquyền của Hội đồng thành viên; ký kết hợp đồng nhân danh Trung tâm, trừ trườnghợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên; kiến nghị phương án cơcấu tổ chức Trung tâm; trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồngthành viên; tuyển dụng lao động

Phòng Nghiên cứu - Sưu tầm: là một trong các phòng quan trọng của Trungtâm thực hiện việc nghiên cứu, phát triển công nghệ, nghiên cứu ứng dụng côngnghệ vào tổ chức bảo quản tài liệu

Phòng Nghiên cứu – sưu tầm thực hiệc các chức năng sau: tham mưu, tư vấn

và chịu trách nhiệm trước giám đốc các hoạt động nghiên cứu, chuyển giao côngnghệ, quyền sở hữu trí tuệ, và tìm kiếm, xây dựng, quản lý tài liệu của các nhàkhoa học; nghiên cứu và triển khai công việc tìm kiếm khai thác sưu tầm tài liệucủa các nhà khoa học để đưa vào lưu trữ và các biện pháp để bảo quản tài liệuđược tốt nhất; tham gia đào tạo đội ngũ chuyên viên về lưu trữ qua thực tiễn triểnkhai nhằm phục vụ cho nghiên cứu, tìm kiếm

Phòng Thông tin - Lưu trữ: giúp giám đốc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữtài liệu như chỉnh lý tài liệu, bảo quản, tu bổ phục chế

Nhìn chung, cơ cấu của Trung tâm khá chặt chẽ, đầy đủ các bộ phận phòngban chính, tuy nhiên vẫn nguồn nhân lực nên công việc tìm kiếm sưu tầm hay côngtác quản lý vẫn còn một số hạn chế

Hình ảnh 09: Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam tại Hà Nội

2.2.Thực trạng tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm

Di sản các nhà khoa học Việt Nam

2.2.1 Tổ chức tài liệu tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

2.2.1.1.Tình hình tổ chức bộ máy thực hiện công tác lưu trữ

Qua quá trình khảo sát, nhóm nghiên cứu nhận thấy Trung tâm hoạt độngdưới hình thức tư nhân nên các bộ phận, phòng ban do Trung tâm tự bố trí

Trung tâm có 02 phòng chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ chính về nghiệp

vụ lưu trữ Đối với công tác sưu tầm và bổ sung tài liệu các nhà khoa học đượcTrung tâm giao trực tiếp cho Phòng Nghiên cứu và Sưu tầm Công tác sưu tầm và

bổ sung tài liệu là công việc thường xuyên, liên tục và luôn nhận được sự quan tâmcủa Trung tâm Tài liệu cá nhân của các nhà khoa học sau khi sưu tầm và thu thậpđược sẽ được chuyển giao cho phòng Thông tin - Lưu trữ để thực hiện các côngviệc như phân loại, xác định giá trị, chuyển vào kho để bảo quản an toàn

Trong quá trình hoạt động, để cán bộ, nhân viên có thể trau dồi thêm trình

độ chuyên môn thì hàng năm Hội đồng cố vấn của Trung tâm họp định kỳ hai nămmột lần để định hướng hoạt động cho Trung tâm Bên cạnh đó, Trung tâm còn mờicác chuyên gia như GS Hồ Tuệ Tâm đến thăm quan, trao đổi ý tưởng và phương

pháp Qua những cuộc giao lưu, trao đổi, chia sẻ ý tưởng, kinh nghiệm, Trung tâmthường xuyên tiếp nhận những kinh nghiệm về nội dung chuyên môn cũng nhưphương pháp tiếp cận.

2.2.1.2 Tình hình về nhân sự

Qua thực tế khảo sát tại Trung tâm cho thấy, công tác tuyển dụng và sử dụngcán bộ, nhân viên làm tại đây cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu về nhân sự củaTrung tâm Tổng số cán bộ, nhân viên tại Trung tâm hiện nay là 40 người hoạtđộng thường xuyên Cụ thể như sau:

Phòng/ban bộ, nhân viênSố lượng cán

Trình độ chuyên mônCao đẳng Đại học (trở lên)Thạc sĩ

Ban lãnh đạo của Trung tâm có 03 cán bộ với trình độ chuyên môn từ Thạc

sĩ trở lên Đặc biệt trong ban lãnh đạo Trung tâm có PGS.TS Nguyễn Văn Huy là một nhà nghiên cứu dân tộc học Việt Nam Ông từng làm Giám đốc Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, hiện là Giám đốc chuyên môn của Trung tâm Ông đồng thời là

Ủy viên Hội đồng Di sản văn hóa Quốc gia các nhiệm kỳ 2004-2009 và

2010-2014 Ông hiện cũng là giám đốc, kiêm chủ sở hữu của bảo tàng ngoài công lập mang tên Bảo tàng Nguyễn Văn Huyên

Trung tâm chỉ có 01 nhân viên học chuyên ngành lưu trữ học được đào tạotại Trường Đại học Khoa học - Xã hội và Nhân văn Còn những nhân viên còn lạihọc các chuyên ngành khác như sư phạm, báo chí Bên cạnh đó còn có các nhânviên và cộng tác viên làm thời vụ

Tuy nhiên, với chức năng chính là lưu giữ, bảo quản tài liệu thì số lượngnhân sự làm về công tác lưu trữ (làm việc tại Phòng Nghiên cứu - Sưu tầm và

Phòng Thông tin - Lưu trữ) đang phải thực hiện một khối lượng công việc khá lớn

và không đảm bảo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Bởi chỉ có một nhân viên cóchuyên môn về lưu trữ Công tác nghiên cứu, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học ởViệt Nam chưa được phổ biến từ trước tới nay, vì thế mọi việc với Trung tâm đềubắt đầu từ những thử nghiệm Đây là một điều khó khăn đối với Trung tâm nóichung và đối với chính cán bộ, nhân viên tại Trung tâm nói riêng

Từ những ngày đầu thành lập, phương châm vừa làm, vừa học vừa rút kinhnghiệm luôn được đề cao Các cộng tác viên có nhiều kinh nghiệm ở các lĩnh vựckhác nhau luôn giúp đỡ các cán bộ, nhân viên tại Trung tâm Trong các công việccác cán bộ tại Trung tâm luôn thể hiện thái độ cầu thị, theo dõi và lắng nghe ý kiến

từ dư luận và từ các nhà khoa học

Ý thức luôn luôn học hỏi, trau dồi kiến thức của cán bộ, nhân viên và việcmời các chuyên gia đến thăm quan, trao đổi ý tưởng và phương pháp tại Trung tâmgóp phần nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên Đây là yếu tố quantrọng giúp Trung tâm ngày một phát triển vững mạnh hơn, tạo độ tin cậy cao từchính các cá nhân đã và sẽ trao tặng tài liệu tới Trung tâm

2.2.2 Ban hành các quy định về quản lý tài liệu các nhà khoa học

Dựa trên văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về lưu trữ, Trung tâmban hành những văn bản riêng quy định cụ thể về chuyên môn nghiệp vụ Trong

đó, Trung tâm xây dựng quy định về việc áp dụng tiêu chí phân loại tài liệu; xâydựng kế hoạch sưu tầm tài liệu; thu thập tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứutra tìm tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệutại Trung tâm, quy trình triển lãm tài liệu… Các quy định được xây dựng linh hoạtphù hợp với từng loại hình tài liệu hiện đang bảo quản, đồng thời góp phần thựchiện đúng và đầy đủ các hoạt động nghiệp vụ tại Trung tâm

2.2.3 Chế độ chính sách đối với các nhà khoa học củaTrung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Bên cạnh các hoạt động phát hiện, sưu tầm, bảo quản an toàn và phát huyhiệu quả giá trị tài liệu các nhà khoa học Hiện tại, Trung tâm đang thực hiện cácchính sách: