Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu của Thư viên tại Viện Gia đình và Giới

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu trong việc thựchiện những nhiệm vụ trên cũng như trong hoạt động của các cơ quanThông tin – Thư viện em đã chọn đề tài “ Tìm hiể

MỤC LỤC

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

4 Phương pháp nghiên cứu

2.2.3.1 Phân loại tài liệu

2.2.3.2 Định từ khóa tài liệu

2.2.3.3 Làm tóm tắt tài liệu

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ

VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI

3.1 Nhận xét

3.1.1 Xử lý kỹ thuật

MỞ BÀI

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Xã hội ngày càng phát triển, con người không ngừng hoạt động để

hoàn thiện bản thân và làm cho xã hội tiến bộ, mọi nhu cầu được đápứng

Bất cứ những việc làm của con người dù là nhỏ nhất cũng cần đến thông tin.Thông tin giúp cho ta định hướng được những sự việc, góp phần vàokết quả của hành động và chúng ta sẽ hành động chính xác và đạt đượckết quả cao nhất

Ngày nay thông tin được xem như là nguồn tài nguyên kinh tế, giống nhu các nguồn tài nguyên khác: lao động, vật chất,… Thông tin không ngừng phát triển, không bị hạn chế bởi thời gian và khả năng nhận thứccủa con người Bởi vì, con người tiếp nhận thông tin rồi lại sản sinh ranhững thông tin mới cho xã hội

Với số lượng tài liệu ngày một gia tăng trong xã hội thì người dùng tin( NDT ) khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu củamình Vì vậy, công tác xử lý tài liệu có vai trò quan trọng hơn bao giờhết trong bất kỳ hoạt động của thư viện nào Những sản phẩm của côngtác xử lý tài liệu là cầu nối giữa người dùng tin và các nguồn thông tin:

cơ sở dữ liệu ( CSDL ), mục lục, các bài tóm tắt,…giúp người dùng tintìm tin, lựa chọn, tra cứu dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, kịp thời.Qúa trình lao động để tạo ra sản phẩm chính là quá trình sử lý tài liệubao gồm các khâu: tiếp nhận tài liệu, đăng ký tài liệu, phân loại tài liệu,định từ khóa, định chủ đề, làm tóm tắt,….Mức độ thỏa mãn nhu cầuthông tin ở những sản phẩm khác nhau cũng rất khác nhau và phụ thuộcphần lớn vào chất lượng và hiệu quả của công tác xử lý tài liệu

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu trong việc thựchiện những nhiệm vụ trên cũng như trong hoạt động của các cơ quan

Thông tin – Thư viện em đã chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu của Thư viên tại Viện Gia đình và Gới” làm đề tài tiểu luân của

mình

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích: đánh giá được những thuận lợi, khó khăn, thách thức để từ

đó đưa ra những biện pháp và định hướng phát triển nhằm giúp thư việnhoạt động ngày một tốt hơn của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới

Nhiệm vụ: tìm hiểu và đánh giá được thực trạng công tác xử lý tài

liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Công tác xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và

Giới hiện nay, bao gồm:

+ Xử lý kỹ thuật: đóng dấu; dán nhãn.

+ Xử lý hình thức: Biên mục mô tả tài liệu.

+ Xử lý nội dung: Phân loại tài liệu; Định từ khóa tài

liệu; Tóm tắt tài liệu

Phạm vi: Thư viện tại Viện Gia đình và Giới.

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng những kiến thức đã được học

tại trường, đồng thời sử dụng các phương pháp nghiên cứu, cụ thể là:

- Tổng quan tài liệu

- Quan sát, khảo sát thực tế

- Trao đổi trực tiếp với cán bộ thư viện

- Xử lý, phân tích tổng tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài

5 Bố cục

Thông qua quá trình khảo sát thực tế, nghiên cứu, thu thập tài liệu;

những kiến thức em đã được học tại trường cùng sự hướng dẫn của cô LêThị Thúy Hiền và sự giúp đỡ của các cô, chú trong Thư viện tại Viện Giađình và Giới em đã hoàn thành đề tài với 36 trang, chia làm 3 phần:

Chương 1: Khái quát về quá trình trình hình thành và phát triển củaThư viện tại Viện Gia đình và Giới

Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu của Thư viện tại ViệnGia đình và Giới

Chương 3: Một số nhận xét, đánh giá và kiến nghị về công tác xử

lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới

Em xin chân thành cảm ơn cô Lê Thị Thúy Hiền đã hướng dẫn tậntình em trong quá trình làm đề tài, cùng các cô, chú, anh , chị công táctại Thư viện của Viện Gia đình và Giới đã giúp đỡ em hoàn thành đềtài

Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2011

Người viếtDương Thị Yến

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện tại viện Gia đình

và Giới

Thư viện Viện Gia đình và Giới là một phòng trực thuộc Viện Giađình và Giới được thành lập từ năm 1987 cùng với sự ra đời của Viện Giađình và Giới

Nghị định 117/CP ngày 31 tháng 7 năm 1987 của Hội đồng ChínhPhủ quy định thành lập “ Trung tâm Nghiên cứu khoa học vê Phụ nữ”cùng các phòng ban trong đó có phòng ngiệp vụ Thư viện

Nghị định số 30/2003/NĐ-CP, ngày 15 tháng 01 năm 2004 của Chínhphủ quyết định đổi tên “ Trung tâm Nghiên cứu khoa học về Phụ nữ”thành “Viện Gia đình và Giới” ( Instiute For Family and Gender Studies.Viết tắt là IFGS ) Hiện nay, Viện Gia đình và Giới có địa chỉ là: Số 6,Đinh Công Tráng – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Hơn 20 năm qua, cùng với sự phát triển và không ngừng lớn mạnh

về mọi mặt của Viện Gia đình và Giới, Thư viên của Viện Gia đình vàGiới cũng có nhiều cải tiến nhằm mục đích ngày càng phục vụ bạn đọctốt nhất thư viện nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin từ năm 1998vào hai hoạt động chủ yếu là quản lý, tổ chức khai thác kho tài liệu củaThư viện để xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL) và đưa các CSDL nàyvào phục vụ độc giả tra cứu khai thác Thư viện Vào năm 2004 các CSDLđược cải tiến để phục vụ bạn đọc ngày càng hiệu quả ( phần mềmCDS/ISIS – Tiếng anh là: Computer Documentation System – IntergrateSet of Information System )

1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Chức năng: Thư viện của Viện Gia đình và Giới là thư viện chuyên

ngành khoa học xã hội, cơ quan trực thuộc Viện Khoa học xã hội ViệtNam với các chức năng: lưu trữ và khai thác tài liệu; thu thập và sư u tầmtài liệu; tiến hành các hoạt động tư vấn và phổ biến tài liệu thông tin; đảmbảo thông tin cho các hoạt động của hệ thống cơ quan trực thuộc ViệnKhoa học xã hội

Do chức năng của thư viện Viện Gia đình và Giới là thư viện chuyên

ngành phục vụ nghiên cứu khoa học Vì vậy, khi xem xét vốn tài liệu củathư viện chỉ xem xét trên các lĩnh vực chính: gia đình, trẻ em, phụ nữ,giới

Nhiệm vụ:

- Thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và xử lý thông tin theo các nhiệm

vụ nghiên cứu khoa học của Viện Gia đình và Giới

- Tổ chức các hoạt động của Thư viện, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin,với ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại nhằm đáp ứng các yêu cầu vềthu thập và tham khảo thông tin phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu khoa họccủa Viện Gia đình và Giới

- Quản lý và tổ chức phục vụ tra cứu, cung cấp thông tin về các kết quảnghiên cứu khoa học của Viện nhằm công bố và quảng bá các kết quảnghiên cứu của Viện Gia đình và Giới đến các cơ quan, tổ chức nghiêncứu khoa học và các độc giả ở trong và ngoài nước

1.3 Cơ cấu tổ chức

Từ cơ quan với quy mô rộng lớn cho đến các cơ quan nhỏ cũng cần có

sự bố trí lực lượng hợp lý, để làm sao cho hoạt động của cơ quan đạtđược kết quả như mong đợi Đó chính là cơ cấu tổ chức sao cho có chấtlượng, quyết định quan trọng tớ hoạt động của cơ quan Thư viện củaViện Gia đình và Giới tuy chỉ là một bộ phận nghiệp vụ của Viện nhưngcũng được tổ chức một cách khoa học hợp lý

Cùng với sự ra đời của Viện Gia đình và Giới, bộ phận nghiệp vụThư viện cũng không ngừng phát triển Với đội ngũ cán bộ thư viện: + Giám đốc thư viện: Th.S Phạm Thị Huệ

+ Phó giám đốc thư viện: Th.S Nguyễn Đức Tuyến

Giám đốc thư viện quản lý chung tất cả hoạt động của thư viện Còn phógiám đốc thư viện cùng một cán bộ thư viện sẽ trực tiếp hoạt động củathư viện với những công việc đặc thừ như: tiếp nhận tài liệu, sử lý tàiliệu; sắp xếp tài liệu; bảo quản tài liệu; phục vụ bạn đọc

Thư viện bao gồm ba phòng dành cho hoạt động : phòng giám đốc,phòng cho phó giám đốc và phòng phục vụ bạn đọc Các phòng được bốtrí sáng tạo và khoa học giúp cho các hoạt động diễn ra dễ dàng và thuậntiện

Bạn đọc đến thư viện sẽ sử dụng máy tính hỗ trợ để tìm tài liệu theo yêucầu của mình dưới sự hỗ trợ của cán bộ thư viện và viết phiếu rồi cán bộthư viện sẽ xuống kho tìm tài liệu Tài liệu của thư viện được tổ chức theohình thức phục vụ: kho đóng và kho mở (Kho mở của thư viện sẽ được bốtrí luôn tại phòng phục vụ bạn đọc nên sẽ thuận tiễn cho bạn đọc)

1.4 Vốn tài liệu

Thư viện tại Viện Gia đình và Giới đã sử dụng hợp lý nguồn ngânquỹ của nhà nước đầu tư cho thư viện để xây dựng thư viện ngày càngphát triển Với 2 kho: kho tài liệu tiếng việt và kho tài liệu nước ngoài.Vốn tài liệu của thư viện ngày càng gia tăng nhanh chóng

Do có nhiều cố gắng trong công tác sưu tầm, lựa chọn, bổ sung vốntài liệu, trải qua 24 năm xây dựng và trưởng thành đến nay thư viện đã cóvốn tài liệu với cơ cấu như sau:

+ sách: sách tiếng Anh 1570 cuốn

Sách tiếng Việt ( Vv- Việt vừa: 2080 cuốn; Vb – Việt

bé: 1550 cuốn )

Cao đẳng ( CĐ ): 153 cuốn

+ Báo: 21 đầu báo

+ tạp chí : 42 loại ( trong nước và quốc tế ) như: Women;Logistics; Poverty, Gender, and Youth;…

+ Tư liệu: 2361 cuốn

+ Từ điển: 234 cuốn ( Anh – Việt; Hán – Việt; Việt – Pháp; Việt– Nhật )

Thư viện của Viện Gia đình và Giới là một thư viện chuyên ngành,ngày càng thu hút bạn đọc tới, đòi hỏi thư viện phải ứng dụng công nghệthông tin vào hoạt động của mình nhằm tạo ra các điểm tiếp cận thông tinmới đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc Với nhiều vật mang tinphi giấy: CSDL ( 7593 biểu ghi sách và 12318 biểu ghi bài trích ); đĩa

CD – ROM ( 83 đĩa nhưng chưa đem ra phụ vụ bạn đọc )

1.5 Đối tượng phục vụ

Thư viện của Viện Gia đình và Giới có chức năng góp phần nâng cao

kiến thức mọi mặt, hiểu biết xã hội Với chức năng như vậy, đối tượngbạn đọc ngày càng được mở rộng, mang tính xã hội hóa cao: từ chỗ đơnthuần phụ vụ cho cán bộ trong viện nghiên cứu Viện Gia đình và Giới ,còn phục vụ bạn đọc làm công tác nghiên cứu về lý luận, thực tiễn về giađình và giới

Bạn đọc tại Thư viện của Viện Gia đình và Giới gồm 2 nhóm:

- Cán bộ công tác tại viện Viện Gia đình và Giới:

Những người công tác tại Viện Gia đình và Giới, viện Khoa học xãhội Việt Nam luôn tìm tài liệu tại thư viện với mục đích nghiên cứunhững vấn đề lý luận và thực tiễn về giới, gia đình và phụ nữ của ViệtNam nhằm cung cấp luận cứ khoa học giúp cho Đảng và Nhà nước có cơ

sở trong việc hoạch định những đường lối chính sách đối với sự bìnhđẳng giới, gia đình và phụ nữ

- Những người làm hoạt động nghiên cứu về lý luận, thực tiễn về gia đình và giới

Những người làm công tác nghiên cứu với các đề tài nghiên cứu thuộccác cấp từ nhà nước, cấp Bộ, đến cấp cơ sở….Đây là các cán bộ khoa học

có học vị và học hàm như: giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên, cácsinh viên trong các trường học

Do công việc của họ là phải chủ động nghiên cứu, tìm tòi trong khốilượng thông tin của thư viện để rút ra những thông tin cần thiết cho bảnthân vì vậy họ cần bỏ ra nhiều thời gian để đọc tài liệu và tự bản thân phải

xử lý gia cố thông tin tìm được và tạo ra sản phẩm thông tin mới cho xãhội

Nhu cầu thông tin của nhóm này chủ yếu là:

+ Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học của một lĩnh vựcchuyên môn hẹp;

+ Thông tin tư liệu nghiên cứu một đề tài khoa học cụ thể;

+ Thông tin về kết quả nghiên các hội nghị trong và ngoài nướcthuộc lĩnh vực học quan tâm

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ

VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI

2.1 Mục đích, vai trò của xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình

và Gới

♣ Quan điểm xử lý tài liệu

Theo giáo trình thông tin học “ Xử lý tài liệu là hoạt động biến đổi

và trình bày thông tin dưới các hình thức nhằm đáp ứng tối đa hoạt độngthông tin”

Xử lý tài liệu nhằm mục đích:

+ Khắc phục sự bùng nổ thông tin bằng cách quản lý các nguồn tin + Gia tăng giá trị nội dung của các thông tin giúp người dùng tinđịnh hướng thông tin cho mục đích hoạt động của mình hoặc ở mức độcao hơn nó thể hiện chức năng tư vấn, hỗ trợ ra quyết định lãnh đạo

♣ Ý nghĩa, tầm quan trọng của xử lý tài liệu

Chúng ta thấy rằng việc tổ chức tài liệu theo bất kỳ một hình thức nàothì tất cả tài liệu trong kho vẫn được sắp xếp theo một thứ tự nhất định đểvừa có thể tạo điều kiện sử dụng tối đa vốn tài liệu, lại vừa đảm bảo choviệc quản lý tốt những tài liệu này Hơn nữa, việc làm này tạo điều kiệnthuận lợi cho cán bộ tài liệu lấy sách phục vụ bạn đọc

Hoạt động thư viện gồm 2 khâu chính đó là: công tác kỹ thuật nghiệp

vụ ( xử lý tài liệu ) và công tác quản trị nghiệp vụ Trong đó, kỹ thuậtnghiệp vụ là khâu quan trọng mang tính chất quyết định đến mọi hoạtđộng của cơ quan thông tin thư viện Hoạt động đó là một chuỗi các quátrình từ chọn lọc, bổ sung, xử lý, lưu trữ tài liệu đến khâu tìm và phổ biếnthông tin Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động chung của mọiloại hình thư viện Xử lý tài liệu là quá trình thực hiện hàng loạt các thao

tác nhằm rút ra những thông tin đặc trưng cả về nội dung và hình thức củatài liệu ( như mô tả thư mục, phân loại, định chủ đề, định từ khóa,… ).

Đề làm được điều đó, chúng ta phải hiểu rõ được mục đích của việc

xử lý tài liệu Xử lý tài liệu giúp chúng ta nhận dạng tài liệu một cách dễdàng để từ đó có thể tránh được những sai lầm, thiếu sót trong các khâutiêp theo

Việc xử lý tài liệu còn giúp cho việc tìm tin đạt kết quả nhanh chóng.Tài liệu muốn xử lý chính xác, khoa học thì khi xử lý tài liệu, người cán

bộ phải xử lý cẩn thận Mục đích của việc xử lý tài liệu là thông qua việc

xử lý tài liệu mà chúng ta có thể tìm được tài liệu trên cả hai phương diệnnôi dung và hình thức, làm tăng giá trị nội dung của thông tin giúp chongười dùng tin định hướng thông tin cho mục đích hoạt động của mình Yêu cầu xử lý tài liệu là quá trình thực hiện hàng loạt các thao tácnhằm rút ta những thông tin đặc trưng cả về nội dung và hình thức của tàiliệu, chủ đè, từ khóa….giúp cho bạn đọc chọn được chính xác tài liệu phùhợp với nhu cầu

Để thực hiện được những yêu cầu trên, quá trình xử lý tài liệu phảiđược thực hiện trên một quy tắc nhất định để đảm bảo tính thống nhất.Hiện nay, trên thế giới có các tiêu chuẩn biên mục như Quy tắc mô tả thưmục theo tiêu chuẩn Quốc tế ISBD ( International Standard BibliographicDescription ), Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 ( Anglo – AmericanCatalogong Rule Edition two ) và được trình bày trên khổ mẫu nhất định Thư viện của Viện Gia đình và Giới sử dụng Quy tắc mô tả thư mụctheo tiêu chuẩn Quốc tế ISBD trong quá trình xử lý tài liệu và được thểhiện trên các vùng mô tả của biểu ghi khổ mẫu MARC 21

2.2 Thực trạng công tác xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình

và Gới

2.2.1 Xử lý kỹ thuật tài liệu

2.2.1.1 Đóng dấu

Tài liệu sau khi được đăng ký xong phải đóng dấu xác nhận quyền sởhữu của thư viện đối với tài liệu đó.

Dấu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới được đóng dấu ở trangtến sách và trang thứ 17 như quy định chung Vì trang thứ 17 thường bắtđầu một tay sách mới, phòng khi mất hoặc mất tay sách đầu có thể nhậnđịnh được tài liệu và vị trí của nó Đối với tài liệu quý hiếm đóng dấu ởtrang tên sách và trang đầu của mỗi tay sách Với những tài liệu không

đủ 17 trang thì sẽ đóng dấu ở trang tên sách và trang cuối cùng Mộtcuốn sách có ít nhất 2 dấu

Dấu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới với chiều dài là 3 cm vàchiều rộng 2 cm Dấu được chia làm 3 phần và được đóng dấu đỏ Phầnđầu mang dòng chữ đặc trưng của thư viện, phần 2 ghi ngôn ngữ kết hợpvới khổ của tài liệu, phần 3 được viết số đăng kí cá biệt ( ĐKCB )

→ Ví dụ: Gia đình và phụ nữ trong biến đổi văn hóa – xã hội nôngthôn/ Nguyễn Linh Khiếu.- H.: Khoa học xã hội, 2001.- 255tr.; 20cm Tài liệu có số ĐKCB là Vv 620 dấu được trình bày như sau:

Việc dán nhãn tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới được

làm theo đúng quy định Nhãn được dán ở mặt trên tài liệu và được dán

Th viÖn Phụ nữ

Vv

127

trên mặt gáy cách từ dưới lên 2cm Nhãn dán được in từ máy thông qua

sự hỗ trợ của khoa học công nghệ Nhãn dán tài liệu của thư viện cũngmang đặc trưng của thư viện Nhãn của tài liệu thường được ghi ngôn ngữkết hợp với khổ và số ĐKCB Tài liệu được đưa vào thư viện, sẽ đượcphân theo ngôn ngữ ( Việt - V; La tinh - L ); theo khổ ( <=19 cm là nhỏ -

b, từ 19 – 25 là khổ vừa - v) và theo đặc trưng của tài liệu: sách (Vb +Vv; Lb + Lv ), từ điển ( TĐ ), tư liệu (TLb + TLv ); Công đoàn ( CĐ );

….ứng với mỗi loại sẽ có những nhãn đặc trưng khác nhau nhưng đềuđược dán nhãn theo quy định là 2 nơi như đã nói

Ví dụ một số loại nhãn đặc trưng của thư viện:

→ Ví dụ: Bí quyết giữ gia đình hạnh phúc/Trương Văn Hoa, Lưu Yến.- H.: Văn hoá thông tin,2003.- 375tr

Tài liệu có số ĐKCB CĐ 127 dấu được trình bày nhưsau:

Th viÖn Phụ nữ

TLv

2002

Th viÖn Phụ nữ

TĐ

2003

Tài liệu được dán nhãn như sau:

Th viÖn Phụ nữ

CĐ

127

2.2.2 Xử lý hình thức tài liệu – Biên mục mô tả

Năm 1998, thư viện nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin vàohai hoạt động chủ yếu là quản lý, tổ chức khai thác kho tài liệu của Thưviện để xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL) và đưa các CSDL này vàophục vụ độc giả tra cứu khai thác Thư viện Thư viện tại Viện Gia đình vàGiới tiến hành biên mục mô tả tài liệu trên phần mềm CDS/ISIS(Computer Documentation System – Intergrate Set of Information System) Từ năm 2004 đến nay, phần mềm CDS/ISIS được nâng cấp sao cho quátrình biên mục cũng như phụ vụ bạn đọc đạt hiện quả cao

Các dữ liệu biên mục được thể hiện theo quy tắc mô tả ISBD và đượcthể hiện trên các vùng mô tả của biểu ghi khổ mẫu MARC 21

 Khổ mẫu biên mục đọc máy ( MARC21 – Machine Readble Cataloging 21 )

Khổ mẫu MARC là một mô tả có cấu trúc, dành riêng cho các dữ liệu

được đưa vào máy tính điện tử Nó là khổ mẫu cho phép máy tính điện tửlưu giữ và truy xuất thông tin

Cấu trúc khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệuthư mục được sắp xếp trong các trường, có độ dài xác định, được mã hóa

và trình bày theo một quy định chặt chẽ Khổ mẫu MARC sử dụng cácchữ số, chữ cái, các ký hiệu ngắn gọn, đặt ngay trong biểu ghi thư mục đểđánh dấu và nhận biết các loại hình thông tin khác nhau trong mỗi biểughi

Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC bao gồm các trường ( Fields ).Ngoài các trường dành cho các yếu tố mô tả theo MARC21: nhan đề,thông tin trách nhiệm, thông tin về xuất bản,… còn các trường dành cho

kí hiệu phân loại ( KHPL ), đề mục chủ đề, từ khóa, tóm tắt… Các trườngtrong biểu ghi MARC thường được biểu diễn bằng nhãn trường gồm 3chữ số Người ta thường tập hợp nhãn trường thành từng nhóm

→ Ví dụ: + Các nhãn trường thường được bắt đầu bằng số “ 0”thuộc nhóm trường “0XX” là các trường điều khiển, các chữ số phânloại và nhận dạng.

+ Các nhãn trường được bắt đầu bằng chữ số “ 1” thuộc nhómtrường “ 1XX” là các trường tiêu đề chính

→ Ví dụ: Gia đình phụ nữ thiếu vắng chồng/ Lê Thi.- H.: Chính trịquốc gia,1954.- 149tr

Có cấu trúc biểu ghi như sau:

Xử lý nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và

phản ánh những thông tin đặc trưng của nội dung tài liệu dưới các hìnhthức: Kí hiệu phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề, tóm tắt, Tùy theo yêucầu của người dùng tin và điều kiện cụ thể của từng thư viện mà thư viện

sẽ tiến hành mô tả nội dung tài liệu theo các hình thức khác nhau

2.2.3.1 Phân loại tài liệu

Phân loại nội dung tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu, kết quả

được thực hiện bằng ký hiệu phân loại dựa trên một bảng phân loại màthư viện hoặc cơ quan thông tin sử dụng

Ký hiệu phân loại là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng trong

các thư viện và cơ quan thông tin nhằm mô tả nội dung tài liệu theo cácmôn ngành tri thức Ký hiệu phân loại được rút ra từ bảng phân loại

Nhờ phân loại tài liệu đã giúp cho cán bộ thư viện sắp xếp tài liệutrên giá một cách thuận lợi cho việc sử dụng, tìm kiếm và quản lý khosách; xử lý tài liệu theo phân loại giúp chúng ta có thể tổ chức cácphương tiện tra cứu theo phân loại: mục lục phân loại, cơ sở dữ liệu.

Để phân loại tài liệu thì tùy từng thư viện sẽ sử dụng các bảng phânloại khác nhau Từ khi thành lập đến nay, Thư viện tại Viện Gia đình vàGiới sử dụng bảng phân loại UDC

 Bảng phân loại thập phân bách khoa quốc tế ( UDC )

Hai luật sư người Bỉ là Paul Otle và Henry Lafontaine cho rằng bảngphân loại DDC ( ra đời vào năm 1876 ) chưa đáp ứng được nhu cầu xử lýcác tài liệu phong phú đa dạng khắp toàn cầu Trên cơ sở đó bảng phânloại UDC rút gọn ra đời vào năm 1897 và UDC đầy đủ xuất bản đầu năm

1905 và đến đầu năm 1927 được hoàn tất với tên gọi “ Bảng phân loạithập phân bách khoa”

UDC được xuất bản dưới nhiều dạng khác nhau: UDC đầy đủ, UDC

cỡ trung bình, UDC rút gọn, UDC chuyên ngành Trong đó, UDC chuyênngành là loại thông dụng nhất được sử dụng trong các thư viện chuyênngành Mức độ chi tiết của các đề mục phụ thuộc vào chuyên ngành củathư viện

UDC được dịch sang tiếng Việt cùng nhiều tên gọi khác nhau: Bảngphân loại thập tiến quốc tế, Bảng phân loại thập tiến tổng hợp và có tênviết tắt trong tiếng Việt: PTB

Cũng như nhiều thư viện khác trên nước ta, Thư viện tại Viện Giađình và Giới thuộc thư viện chuyên ngành khoa học xã hội đã sử dụngbảng phân loại UDC Trong cấu trúc của bảng phân loại có lớp 3 là cáclớp khoa học xã hội phù hợp với chuyên ngành của thư viện

♣ Ý nghĩa của bảng phân loại giúp cho cán bộ thư viện nhanh

chóng xác định được nội dung chính của tài liệu thông qua ký hiệu