Khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài : 1 2. Lịch sử nghiên cứu : 2 3. Đối tượng nghiên cứu vấn đề : 2 4. Phương pháp nghiên cứu : 2 5. Bố cục: 2 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 4 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển : 4 2.2. Cơ cấu tổ chức : 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn : 5 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 11 2.1. Lý luận chung về tổ chức hoạt động : 11 2.1.1. Khái niệm văn phòng: 11 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ: 12 2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Đống Mác: 13 2.2.1. Cơ cấu tổ chức: 13 2.2.2. Đội ngũ nhân sự: 13 2.3. Thực trạng về hoạt động của văn phòng: 15 2.3.1. Vị trí chức năng: 15 2.3.3. Công tác về hoạt động văn thư – lưu trữ của văn phòng UBND phường Đống Mác: 16 2.3.4. Công tác về soạn thảo và ban hành văn bản của văn phòng UBND phường Đống Mác: 18 2.3.5. Hoạt động về Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với quy định hiện hành: 19 2.3.6. Công tác sử dụng trang thiết bị của văn phòng UBND phường Đống Mác: 20 2.3.7. Thực trạng về tình hình ứng dụng các phần mềm trong văn phòng cơ quan: 22 2.3.8. Thực trạng về công tác xây dựng chương trình làm việc: 23 2.3.9. Thực trạng về công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị: 24 2.4. Nhận xét, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND phường Đống Mác: 26 2.4.1. Ưu điểm: 26 2.4.2. Nhược điểm: 27 CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 29 3.1. Giải pháp về nhân sự: 29 3.2. Giải pháp về cơ sở vật chất: 29 3.3. Giải pháp về nghiệp vụ văn thư: 29 3.4. Giải pháp về việc đăng ký văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản : 30 3.5. Giải pháp về công tác lưu trữ: 30 KẾT LUẬN 31

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài : 1

2 Lịch sử nghiên cứu : 2

3 Đối tượng nghiên cứu vấn đề : 2

4 Phương pháp nghiên cứu : 2

5 Bố cục: 2

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 4

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển : 4

2.2 Cơ cấu tổ chức : 4

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn : 5

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 11

2.1 Lý luận chung về tổ chức hoạt động : 11

2.1.1 Khái niệm văn phòng: 11

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ: 12

2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Đống Mác:.13 2.2.1 Cơ cấu tổ chức: 13

2.2.2 Đội ngũ nhân sự: 13

2.3 Thực trạng về hoạt động của văn phòng: 15

2.3.1 Vị trí chức năng: 15

2.3.3 Công tác về hoạt động văn thư – lưu trữ của văn phòng UBND phường Đống Mác: 16

2.3.4 Công tác về soạn thảo và ban hành văn bản của văn phòng UBND phường Đống Mác: 18

2.3.5 Hoạt động về Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với quy định hiện hành: 19

2.3.6 Công tác sử dụng trang thiết bị của văn phòng UBND phường Đống

Mác: 20

2.3.7 Thực trạng về tình hình ứng dụng các phần mềm trong văn phòng cơ quan: 22

2.3.8 Thực trạng về công tác xây dựng chương trình làm việc: 23

2.3.9 Thực trạng về công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị: 24

2.4 Nhận xét, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND phường Đống Mác: 26

2.4.1 Ưu điểm: 26

2.4.2 Nhược điểm: 27

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 29

3.1 Giải pháp về nhân sự: 29

3.2 Giải pháp về cơ sở vật chất: 29

3.3 Giải pháp về nghiệp vụ văn thư: 29

3.4 Giải pháp về việc đăng ký văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản : 30

3.5 Giải pháp về công tác lưu trữ: 30

KẾT LUẬN 31

DANH MỤC VIẾT TẮT

1 UBND : Ủy ban nhân dân

2 HĐND : Hội đồng nhân dân

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài :

Trước tình hình đổi mới đất nước trong những năm gần đây, cùng với sựphát triển của khoa học kỹ thuật, xã hội không ngừng đi lên, công tác hoạt độngvăn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động tham mưu, giúp việc lãnh đạo vàđang ngày càng khẳng định được vai trò, vị thế của mình trong việc thực hiệnhiệu quả hoạt động lãnh đạo của cơ quan các cấp Kỹ năng tổ chức và kiểm tratrong quản trị văn phòng là bộ môn chuyên nghành đòi hỏi phải có vốn kiếnthức, được đào tạo cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ và phải có kinh nghiệm hơntrong việc thực hiện kỹ năng này áp dụng vào thực tế trong tương lai Trong thờigian vừa qua, em cũng vừa được trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, khoa Quản trịvăn phòng tổ chức cho đi kiến tập đề nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, mụctiêu đào tạo và để sinh viên nắm vững kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn củamình giữa lý thuyết và thực hành tại cơ quan Được sự đồng ý của Nhà trường

và khoa Quản trị văn phòng em đã có điều kiện kiến tập tại Ủy ban nhân dânphường Đống Mác, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội Qua một thời gian đikiến tập ở Ủy ban, em nhận thấy rằng việc bản thân có được các kỹ năng tổ chức

và kiểm tra trong quản trị văn phòng là vô cùng cần thiết cho công việc củangười cán bộ văn phòng trong tương lai Vì vậy, em thấy rằng đề tài khảo sát,đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức và hoạt động là một đềtài rất đáng để nghiên cứu, tìm hiểu và áp dụng vào thực tiễn …

Do vậy, em chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động củavăn phòng cơ quan mình công tác “ là vì em nhận thấy được tầm quan trọng củaviệc tổ chức và hoạt động trong văn phòng cơ quan Theo như em được biết :Tất cả các nhà quản trị nói chung, đặc biệt là các nhà quản trị văn phòng nóiriêng đều phải thực hiện công tác tổ chức và hoạt động trong văn phòng cơquan Thông qua công việc đó, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mìnhnhững hoạt động cần thiết và phù hợp với công việc nhằm đạt được thành công

cả trong thời gian ngắn hạn và dài hạn …

2 Lịch sử nghiên cứu :

- Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng – TS Nguyễn Thị Ngọc An

- Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng trên các trang web :Tailieu.vn, vanthuluutru.com, donga.edu.vn, …

- Đề cương học phần “ Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị vănphòng “ khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội – GV.TT.Nguyễn Đăng Việt

3 Đối tượng nghiên cứu vấn đề :

- Đối tượng nghiên cứu : Khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động củavăn phòng cơ quan UBND phường Đống Mác

- Phạm vi nghiên cứu : Văn phòng hành chính của Ủy ban nhân dânphường Đống Mác

- Thời gian nghiên cứu : Từ năm 2013 đến năm 2017

4 Phương pháp nghiên cứu :

- Phương pháp phân tich

2.1 Lý luận chung về tổ chức hoạt động

2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng

2.3 Thực trạng về hoạt động của văn phòng

2.4 Nhận xét, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBNDphường Đống Mác

Chương 3 : Giải pháp hoàn thiện về tổ chức hoạt động của văn phòngUBND phường Đống Mác

Qua bài tập lớn “ Khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động của vănphòng cơ quan UBND phường Đống Mác “, em mong sẽ giúp người đọc hiểuthem về chức năng quản trọng của bộ môn này, để từ đó người đọc có thể ápdụng vào thực tiễn đời sống, giúp ích hơn trong công việc và học tập

Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành bài tập lớn bản thân đã cónhiều cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất địng

Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của các cán bộ trong văn phòng, cácthầy cô bộ môn để bài tập lớn của em được hoàn thiện hơn …

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển :

Nằm ở phía Đông Nam quận Hai Bà Trưng, phường Đống Mác có vị thếquan trọng trong phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng Làphường giáp ranh với các phường Phạm Đình Hổ ( phía Bắc ), phường BạchĐằng ( phía Đông ), phường Đồng Nhân ( phía Tây ), phường Thanh Lương vàThanh Nhàn ( phía Nam )

Hệ thống chính trị của phường được kiện toàn đầy đủ và hoạt động tốt.Đảng ủy – HĐND – UBND - Ủy ban MTTQ, các ban nghành đoàn thể, các tổchức chính trị xã hội được tổ chức chặt chẽ từ phường tới khu dân cư, tổ dânphố

Các thành viên trong hệ thống chính trị luôn là nòng cốt trong việc lãnhđạo, tổ chức, vận động nhân dân thực hiện các nhiệm vụ chính trị, xây dựng vàphát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trênđịa bàn phường, đẩy mạnh thực hiện các phong trào thi đua yêu nước, các cuộcvận động lớn của Đảng và Nhà nước

b.Số cán bộ, công chức, viên chức của phường :

Hiện tại, cơ quan UBND phường Đống Mác có 18 đồng chí gồm:

- Lãnh đạo UNBD phường: 03 đồng chí

- Cán bộ Quân sự: 03 đồng chí

- Cán bộ Văn phòng - thống kê: 02 đồng chí

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn :

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường Đống Mácđược quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân như sau

1.3.1: Trong lĩnh vực nội vụ, Ủy ban nhân dân phường Đống Mác thựchiện, những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a Lĩnh vực Tôn giáo: (Theo Quyết định công bố số 7026/QĐ_UBNDngày 25/12/2014 của UBND thành phố Hà Nội quyết định về việc công bố thủtục hành chính lĩnh vực Tôn giáo thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội

vụ thành phố Hà Nội)

- Tiếp nhận thông báo người đại diện hoặc Ban quản lý cơ sở tín ngưỡng

- Tiếp nhận thông báo dự kiến hoạt động tín ngưỡng diễn ra vào năm sautại cơ sở tín ngưỡng

- Chấp nhận đăng ký sinh hoạt tôn giáo

- Tiếp nhận thông báo về việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp công trình tinngưỡng, công trình tôn giáo không phải xin cấp phép xây dựng

- Chấp thuận việc tổ chức quyên góp của cơ sở tín ngưỡng, tổ chức tôngiáo trong phạm vi một xã

b Lĩnh vực Thi Đua Khen Thưởng: (heo quyết định số 7094/QĐ-UBNDngày 26/12/2014 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hànhchính trong lĩnh vực Thi đua khen thưởng thuộc phạm vi chức năng quản lý của

Sở Nội vụ thành phố Hà Nội)

- Tặng giấy khen của Chủ tịch UBND cấp xã về thành tích thi đua theođợt hoặc chuyên đề

- Tặng giấy khen của Chủ tịch UBND cấp xã về thành tích đột xuất

- Xét tặng danh hiệu gia đình văn hóa

1.3.2 Trong lĩnh vực Tư Pháp, UBND phường thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây: ( Theo quyết định công bố 5102/QĐ- UBND ngày19/09/2016 của UBND Thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chínhtrong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp, UBND cấphuyện, UBND cấp xã thuộc địa bàn thành phố Hà Nội)

ký , không điểm chỉ được )

- Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung hủy bỏ hợp đồng giao dịch

b Lĩnh vực hộ tịch:

- Đăng ký khai sinh

- Đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân

- Đăng ký khai sinh lưu động

- Đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con

- Đăng ký lại khai sinh

c Lĩnh vực nuôi con nuôi:

- Đăng ký nhận nuôi con nuôi (đối với trẻ em tại gia đình/ trẻ em bị bỏ rơihoặc mồ côi chưa đưa vào cơ sở nuôi dưỡng)

- Đăng ký nuôi con nuôi (đối với trẻ đang ở tại cơ sở nuôi dưỡng )

- Đăng ký nuôi con nuôi thực tế

- Đăng ký lại việc nuôi con nuôi

d Lĩnh vực phổ biến giáo dục pháp luật:

- Thủ tục công nhận tuyên truyền viên pháp luật

- Thủ tục thôi làm tuyên truyền viên pháp luật

e Lĩnh vực bồi thường nhà nước:

- Thủ tục giải quyết bồi thường tại cơ quan có trách nhiệm bồi thườngtrong hoạt động quản lý hành chính

- Thủ tục chuyển giao quyết định giải quyết bồi thường

- Thủ tục trả lại tài sản

- Thủ tục chi trả tiền bồi thường trong hoạt động quản lý hành chính

- Thủ tục giải quyết khiếu nại về bồi thường nhà nước lần đầu

f.Lĩnh vực hòa giải ở cơ sở:

- Thủ tục bầu hòa giải viên

- Thủ tục bầu tổ trưởng tổ hòa giải

- Thủ tục thôi làm hòa giải viên

- Xác nhận bản khai chuyển nhượng hoặc đơn xin sang tên hợp đồng thuênhà ở thuộc sở hữu nhà nước

- Hòa giải tranh chấp đất đai

- Giải quyết khiếu nại về đất đai

- Xác nhận đơn đính chính, thu hồi giấy chứng nhận

- Tra cứu thông tin hồ sơ địa chính

- Cung cấp thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính

- Xác định tình trạng nhà để phục vụ đăng ký cư trú, vv

1.3.4 Trong lĩnh vực LĐ – TBXH: ( Theo quyết định công bố UBND ngày 31/8/2011 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tụchành chính đang thực hiện tại cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội )

4046/QĐ Xác nhận đơn vay vốn Ngân Hàng chính sách xã hội cho thân nhân liệt

- Xác nhận đơn đề nghị chứng nhận người có công với cách mạng

- Xác nhận đơn đề nghị giải quyết chế độ đối với người hoạt động khángchiến

- Xác nhận hoàn cảnh người khuyết tật

- Xác nhận đơn đề nghị giám định sức khỏe đối với người bị nhiễm chấtđộc màu da cam

- Thủ tục thực hiện trợ cấp xã hội hàng tháng đối với người cao tuổi

- Thủ tục giải quyết chế độ đối với thân nhân liệt sỹ

- Thủ tục ủy quyền hưởng trợ cấp, phụ cấp ưu đãi , vv

1.3.5 Lĩnh vực Thanh Tra: (Theo quyết định số 2218/QĐ-UBND ngày09/5/2016 của UBND thành phố về việc công bố thủ tục hành chính trong lĩnhvực giải quyết khiếu nại , tố cáo , tiếp công dân , xử lý đơn trên địa bàn thànhphố Hà Nội )

- Giải quyết khiếu nại lần đầu tại cấp xã

- Giải quyết Tố cáo tại cấp xã

- Tiếp công dân tại cấp xã

- Xử lý đơn tại cấp xã

1.3.6 Lĩnh vực giáo dục- đào tạo: ( Theo quyết định công bố UBND ngày 31/8/2011 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục

4046/QĐ-hành chính đang thực hiện tại cấp xã trên địa bàn t4046/QĐ-hành phố Hà Nội )

- Thành lập cơ sở giáo dục mầm non

- Sáng lập, chia tách cơ sở giáo dục mầm non

- Giải thể cơ sở giáo dục mầm non

- Xác nhận đơn xin cấp giấy phép hành nghề dạy học

- Xác nhận đơn xin giấy phép hành nghề ôn luyện thi,…

1.3.7 Lĩnh vực văn hóa: (Theo quyết định công bố 4046/QĐ-UBND ngày31/8/2011 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chínhđang thực hiện tại cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội)

- Thành lập Thư viện cấp xã

- Chia tách, sáp nhập, giải thể hoặc thay đổi nội dung hoạt động đã đăng

ký Thư viện cấp xã

- Đăng ký hoạt động Thư viện cấp xã

- Xác nhận đơn (công văn) đề nghị xếp hạng di tích

1.3.8 Lĩnh vực công thương: (Quyết định số 8873/QĐ-BCT ngày24/8/2015 về việc ban hành danh mục THHC thuộc phạm vi chức năng quản lýcủa Bộ Công Thương)

- Cấp sửa đổi, bổ sung Giấy xác nhận đăng ký sản xuất rượu thủ công đểbán cho doanh nghiệp có Giấy phép sản xuất rượu để chế biến lại

- Cấp lại Giấy xác nhận đăng ký sản xuất rượu thủ công để bán cho doanhnghiệp có Giấy phép sản xuất rượu để chế biến lại

1.3.9 Lĩnh vực môi trường : (Theo quyết định số 2967/QĐ-UBND ngày09/6/2016 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính vềlĩnh vực môi trường thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân xã trênđại bàn thành phố Hà Nội)

- Thủ tục: Tham vấn cộng đồng trong quá trình thực hiện đánh giá tácđộng môi trường

1.3.10 Lĩnh vực quân sự: (Theo quyết định số 1382/QĐ-BQP ngày08/4/2016 của Bộ Quốc Phòng về việc công bố thủ tục hành chính về đăng kýnghĩa vụ quân sự, động viên quân đội thuộc phạm vi chức năng của Bộ Quốc

Phòng)

- Đăng ký nghĩa vụ quân sự

-Đăng ký phục vụ trong ngạch dự bị

- Đăng ký nghĩa vụ quân sự bổ sung

- Đăng ký nghĩa vụ quân sự chuyến đi khi thay đổi nơi cư trú hoặc nơilàm việc học tập

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 2.1 Lý luận chung về tổ chức hoạt động :

2.1.1 Khái niệm văn phòng:

Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho UBND trong quá trìnhđiều hành , lãnh đạo cơ quan với hai chức năng là tham mưu và hậu cần Thammưu giúp UBND xã về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản

lý, tổ chức lịch làm việc là một bộ phận phục vụ trực tiếp các công việc hàngngày của các ban nghành, tổ chức các buổi làm việc, hội họp các chuyến đi côngtác chuẩn bị tài liệu cho Đảng ủy, HĐND và UBND đảm bảo điều kiện làm việccho Ủy ban

Về cơ bản văn phòng thực hiện 2 chức năng chính sau đây:

(1) Chức năng tham mưu – tổng hợp:

- “ Tham mưu “ là việc tư vấn, góp ý, đề xuất, đưa ra các giải pháp, cáchthức, phương pháp giải quyết, xử lý một vấn đề nào đó; Trên cơ sở đó lãnh đạo

cơ quan xem xét, cân nhắc và đưa ra quyết định cuối cùng

- “ Tổng hợp “ là hoạt động thống kê, thu thập, phân tích, so sánh, đốichiếu, tập hợp… các thông tin cần thiết về một vấn đề, chủ đề, lĩnh vực qua đótìm ra được những thông tin có giá trị cao, ngắn gọn, hữu ích, có thể sử dụngcho các hoạt động chỉ đạo, điều hành, phổ biến, thông tin cho các cá nhân, tổchức…

- Nội dung chức năng “ tham mưu- tổng hợp “ :

+ Văn phòng thực hiện chức năng này qua các hoạt động tư vấn, góp ýcho lãnh đạo cơ quan về các vấn đề lớn, phức tạp, chuyên sâu của văn phòng, từ

đó lãnh đạo cơ quan đưa ra các quyết định chỉ đạo cho cả hoạt động của cơ quannhư: Hoạch định, tổ chức, quản lý nguồn nhân sự, cơ cấu tổ chức bộ máy, cácquy trình nghiệp vụ, khen thưởng kỷ luật, điều động thuyên chuyển, giám sátcác hoạt động, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tham mưu xây dựng

bộ máy văn phòng và cơ quan,tham mưu xây dựng và hoàn thiện các quy chế,

quy định; tham mưu về nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất hạ tầng, … )

+ Văn phòng thực hiện chức năng “ tổng hợp “ thông qua việc thống kê,phân tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý của

cơ quan và các cán bộ, nhân viên trong cơ quan

- Chủ trì việc quản lý mua sắm, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết

bị, vật tư làm việc cho cơ quan và văn phòng

- Chủ động phục vụ các cuộc họp và các chuyến công tác của cơ quan,văn phòng

- Chủ động thực hiện công tác lễ tân, đối nội đối ngoại

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ:

Văn phòng UBND phường có một số nhiệm vụ cơ bản sau:

- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàngnăm, 6 tháng, quý, tuần

- Theo dõi nắm tình hình các ban chức năng và báo cáo tiến độ thực hiệncông việc cho chủ tịch UBND phường, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấpgiấy giới thiệu, trả lời và giải quyết các đề nghị, kiến nghị của nhân dân

- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp và trong việc giải quyếtcác công việc hàng ngày của ủy ban

- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếpdân làm công tác văn thư, đánh máy đề xuất các công việc giải quyết hàng ngày

- Tổ chức điều hành các cuộc họp, hội nghị, ghi biên bản hội nghị

- Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìmnhanh chóng và thuận tiện

- Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những vănbản ở bên ngoài cơ quan gửi đến

=> Để thực hiện tốt các nhiệm vụ này, các nhà quản trị văn phòng phải đitìm hiểu sâu, phân tích một cách chi tiết, có phương án phân công hợp lý chotừng cá nhân thực hiện, giám sát, theo dõi chặt chẽ tiến trình thực hiện để điềuchỉnh kịp thời

2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Đống Mác:

2.2.1 Cơ cấu tổ chức:

Vì văn phòng UBND phường Đống Mác thuộc diện văn phòng nhỏ sovới các văn phòng UBND khác nên hiện tại văn phòng UBND phường chỉ có 2cán bộ tiếp nhận hồ sơ và 1 cán bộ tư pháp

Độ tuổi

1 Lê Đình Toàn Cán bộ văn phòng

tiếp nhận hồ sơ

Cử nhân ĐH luật 24 năm 1970

2 Nguyễn Kim Nhung Cán bộ văn phòng

tiếp nhận hồ sơ

Cử nhân ĐHKinh tế quốc dân

20 năm 1973

3 Nguyễn Lưu Vân Cán bộ tư pháp Cử nhân ĐH luật 15 năm 1978

a Lãnh đạo văn phòng : Lãnh đạo văn phòng phụ trách công tác văn phòng chung và chịu tráchnhiệm tham mưu tổng hợp ban hành các loại văn bản phục vụ cho Hội đồng

nhân dân, Ủy ban nhân dân Đồng thời có trách nhiệm tổ chức đôn đốc thực hiệncác nhiệm vụ của văn phòng đồng thời thực hiện các nhiệm vụ như :

- Thừa lệnh Chủ tịch UBND xã ký các văn bản thông báo tình hình chủtrương của Thường trực Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân phường Ký giấymời, giấy họp triệu tập các hội nghị do Ủy ban nhân dân phường chủ trì; duyệtbản thảo các công văn quyết định, chỉ thị và các văn bản quan trọng khác trướckhi trình ký lãnh đạo cấp trên phê duyệt;

- Tổ chức triển khai thực hiện các chế độ chính sách của Đảng, pháp luậtcủa nhà nước và sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên đối với văn phòng;

- Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của văn phòng

b Nhân viên văn phòng:

* Nhân viên văn phòng phụ trách công tác lưu trữ:

Công chức được phân công phụ trách nhiệm vụ thu thập, hoàn chỉnh vàbảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dânphường một cách khoa học; phục vụ kịp thời cho việc khai thác, nghiên cứu;đảm bảo an toàn, bí mật tài liệu theo đúng quy định hiện hành

*Nhân viên văn phòng phụ trách công tác lưu trữ:

Công chức thống kê phường là tổ chức chuyên môn do Ủy ban nhân dânphường trực tiếp quản lý, đồng thời chịu sự lãnh đạo nghiệp vụ của Chi cụcthống kê quận

Thống kê phường có các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện các cuộc điều tra và báo cáo thống kê theo chương trình côngtác của chi cục thống kê quận và cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của

Ủy ban nhân dân;

- Nguồn số liệu thu thập chủ yếu dựa vào báo cáo của các nghành chuyênmôn của phường, khi cần thiết có thể điều tra thực tế ở các hộ dân cư;

- Lưu trữ có hệ thống và cung cấp số liệu thống kê về tình hình phát triểnkinh tế, xã hội của phường;

- Thống kê dân số, lao động tình hình việc làm, nghành nghề và sản xuấttrên địa bàn