Khảo sát, đánh giá cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng tại UBND huyện ân thi

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 MỞ ĐẦU 2 1.Lý do chọn đề tài 2 2.Tính cấp thiết của đề tài 2 3.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 5.Phương pháp nghiên cứu 2 6.Bố cục đề tài 2 CHƯƠNG I. Giới thiệu về UBND và chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Ân Thi 3 1.1 Giới thiệu chung về Huyện Ân Thi 3 1.1.1 Điều kiện tự nhiên 3 1.1.2 Tài nguyên thiên nhiên 3 1.1.3 Kết cấu hạ tầng 3 1.1.4 Giao thông 4 1.1.5 Thông tin liên lạc 4 1.1.6 Tiềm năng du lịch 4 1.1.7 Nguồn nhân lực 5 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND huyện Ân Thi 5 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện 5 1.3 Cơ cấu tổ chức 7 1.3.1 Sơ đồ của UBND huyện 7 2.2:Chức năng, nhiệm vụ 8 CHƯƠNG II. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện. 10 2.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện. 10 2.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng UBND huyện 11 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng các bộ phận: 11 2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Ân Thi 13 2.2.1 Cơ cấu tổ chức 13 2.3 Thực trạng về hoạt động của văn phòng UBND huyện Ân Thi 21 CHƯƠNG III. Đánh giá, nhận xét và một số kiến nghị 24 3.1 Đánh giá, nhận xét 24 3.2 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động của văn phòng. 24 KẾT LUẬN CHUNG 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

MỞ ĐẦU 2

1.Lý do chọn đề tài 2

2.Tính cấp thiết của đề tài 2

3.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

5.Phương pháp nghiên cứu 2

6.Bố cục đề tài 2

CHƯƠNG I Giới thiệu về UBND và chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Ân Thi 3

1.1 Giới thiệu chung về Huyện Ân Thi 3

1.1.1 Điều kiện tự nhiên 3

1.1.2 Tài nguyên thiên nhiên 3

1.1.3 Kết cấu hạ tầng 3

1.1.4 Giao thông 4

1.1.5 Thông tin liên lạc 4

1.1.6 Tiềm năng du lịch 4

1.1.7 Nguồn nhân lực 5

1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND huyện Ân Thi 5

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện 5

1.3 Cơ cấu tổ chức 7

1.3.1 Sơ đồ của UBND huyện 7

2.2:Chức năng, nhiệm vụ 8

CHƯƠNG II Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện 10

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện 10

2.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng UBND huyện 11

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng các bộ phận: 11

2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Ân Thi 13

2.2.1 Cơ cấu tổ chức 13

2.3 Thực trạng về hoạt động của văn phòng UBND huyện Ân Thi 21

CHƯƠNG III Đánh giá, nhận xét và một số kiến nghị 24

3.1 Đánh giá, nhận xét 24

3.2 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động của văn phòng 24

KẾT LUẬN CHUNG 27

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

1 UBND: Ủy ban nhân dân

2 QTVP: Quản trị văn phòng

3 HĐND: Hội đồng nhân dân

4 TBXH: Thương binh xã hội

5 VHXH: Văn hóa xã hội

6 ANQP: An ninh quốc phòng

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác văn phòng là một chính thể gồm việc tổ chức, quản lý và sửdụng thông tin để duy trì các hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt kết quảmong muốn QTVP là toàn bộ các hoạt động tổ chức, phối hợp, điều hành vàquản lý công tác thông tin trong cơ quan, đơn vị nhằm đạt những mục tiêu nhấtđịnh Hiện nay,trong bất kì một cơ quan,doanh nghiệp nào cũng đều cần có vănphòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng trong

cơ quan, tổ chức Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sựphát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị.Ngược lại công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn

và hiệu quả đạt được không như mong muốn Bởi vậy mà công tác văn phòngkhông chỉ có những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phầnvào sự thúc đẩy phát triển công cuộc xây dựng đất nước Là một sinh viêntrường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng, em đãđược thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã biết được những đặcđiểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản trị văn phòng.Chính

vì vậy em đã chọn đề tài “Khảo sát,đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn

phòng UBND Huyện Ân Thi” để nghiên cứu và hiểu rõ hơn về văn phòng

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong các cơ quan nhànước cũng như doanh nghiệp hiện nay Văn phòng là trung tâm thông tin củamột tổ chức Chính vì bản thân là một sinh viên năm ba khoa Quản trị vănphòng nên em đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá cơ cấu tổ chức và hoạt độngcủa văn phòng tại UBND Huyện Ân Thi” để làm rõ vai trò của văn phòng

2.Tính cấp thiết của đề tài

Nhận thấy những thiếu xót trong cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động củaUBND xã nên em đã chọn đề tài này cho bài tập lớn của mình Hy vọng đây sẽ

là một đề tài mang tính thiết thực và hữu ích vào hoạt động của UBND nhằmnâng cao vai trò của cơ quan cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan trongthời gian sắp tới

3.Lịch sử nghiên cứu vấn đề

- Giáo trình quản trị văn phòng có đề cập đến vấn đề cơ cấu và hoạt độngcủa văn phòng

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

-Đối tượng: văn phòng UBND

-Phạm vi: UBND huyện Ân Thi-tỉnh Hưng Yên

5.Phương pháp nghiên cứu

-Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp này diễn ra theo giai đoạnphân tích, tổng hợp, hệ thống hóa và khái quát hoá lý thuyết…

-Phương pháp quan sát

6.Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, đề tài gồm 3 chương:

Chương I Khái quát về UBND huyện Ân Thi

Chương II Thực trạng và tổ chức hoạt động của văn phòng UBND Chương III Giải pháp hoàn thiện về tổ chức hoạt động của văn phòng UBND huyện Ân Thi

CHƯƠNG I Giới thiệu về UBND và chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Ân Thi 1.1 Giới thiệu chung về Huyện Ân Thi

1.1.1 Điều kiện tự nhiên

Vị trí địa lý: Ân Thi là một huyện nằm ở hạ lưu sông Hồng thuộc châu thổ

đồng bằng Bắc Bộ và nằm ở phía đông tỉnh Hưng Yên Phía bắc giáp huyện Yên

Mỹ và Mỹ Hào, phía nam giáp huyện Phù Cừ, Tiên Lữ, phía đông giáp tỉnh HảiDương, phía tây giáp huyện Khoái Châu, Kim Động Huyện lỵ Ân Thi cáchtrung tâm tỉnh lỵ Hưng Yên 25 km về phía tây nam, cách thủ đô Hà Nội 50km

về phía bắc

Đặc điểm địa hình: Ân Thi nằm ở vùng đất thấp của tỉnh Hưng Yên, địa

hình thấp dần từ tây bắc xuống đông nam, độ cao thấp của đất xen kẽ nhau,không đồng đều, gây khó khăn cho công tác thuỷ lợi và tưới tiêu

Khí hậu: Ân Thi nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, hàng năm có

bốn mùa rõ rệt, mùa đông khí hậu khô hanh, cuối mùa ẩm ướt, mùa hạ nóng ẩmnhiều mưa Lượng mưa trung bình từ 1.400 – 1.500mm, mùa mưa kéo dài từtháng 5 đến tháng 10 Mùa khô từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau, lạnh và thường

có mưa phùn

1.1.2 Tài nguyên thiên nhiên

Ân Thi có diện tích đất tự nhiên 128,22km2 Trong đó: đất nông nghiệp9.358,31 ha, đất chuyên dùng 2.021,66 ha, đất ở 914,56 ha, đất chưa sử dụng527,36 ha Ân Thi có hệ thống sông ngòi đều khắp không chỉ để tưới tiêu phục

vụ sản xuất nông nghiệp mà còn tạo thành hệ thống giao thông thuỷ thuận tiệncho việc phát triển kinh tế Ngoài ra huyện còn có nguồn nước ngầm hết sứcphong phú, đáp ứng cho nhu cầu phát triển công nghiệp và đô thị

1.1.3 Kết cấu hạ tầng

Cấp điện: Huyện có đường dây cao thế với tổng chiều dài 114,4km, trong

đó đường dây 35KV là 64,5km, đường dây 10KV là 49,9km; có 80 trạm biến áp,trong đó có 38 trạm biến áp 35/0,4KV, có 41 trạm biến áp 10/0,4KV, 1 trạmbiến áp 35/10KV Đường dây trung thế dài 114 km và hàng trăm km đường dây

hạ thế khác Tổng số trạm biến áp của lưới điện Ân Thi là 79 trạm/86 máy biến

áp với tổng dung lượng 22.345 KVA

Cấp nước: Hệ thống cấp nước của huyện nhìn chung còn thiếu, huyện có

2 trạm cấp nước sạch cho nhân dân 2 khu vực xã Hồng Quang và thị trấn ÂnThi, còn chủ yếu dùng giếng khoan nước ngầm để cung cấp nước sinh hoạt.Nước tự nhiên, nước sông ngòi phục vụ cho sản xuất nông nghiệp

1.1.4 Giao thông

Có 3 quốc lộ đi qua: quốc lộ 38, đường cao tốc Hà Nội – Hải Phòng(hoàn thành năm 2012) và quốc lộ 39 mới (dự án) Đường quốc lộ 38 chạy theohướng Đông Bắc-Tây Nam, từ thị trấn Kẻ Sặt huyện Bình Giang, cắt nganghuyện, qua thị trấn Ân Thi, sang nối với đường quốc lộ 39 ở Kim Động Hiệnnay, huyện quản lý 56,6 km đường với các tuyến đường như: đường 38B, đường200B, 200C, 200D, đường đê 199 Đã rải nhựa 19,8km, đá cấp phối 30,5km Hệthống đường liên xã, liên thôn dài 452 km được nối với các trục đường liên tỉnh,liên huyện được rải bằng vật liệu cứng là 187,6 km (đạt 41,5%) Hệ thống đạithuỷ nông Bắc Hưng Hải được xây dựng hoà cùng hệ thống sông ngòi củahuyện, tạo thành mạng lưới thuỷ nông, giao thông thuận tiện cho việc phát triểnkinh tế

1.1.5 Thông tin liên lạc

Toàn huyện có 300km cáp các loại với 4 tổng đài, 17 bưu điện văn hoá

xã Các dịch vụ bưu chính viễn thông như vận chuyển bưu phẩm, bưu kiện,chuyển tiền, chuyển phát nhanh,… phát triển tương đối nhanh và đa dạng, chấtlượng ngày càng được nâng cao, tổng số máy điện thoại thuê bao đến tháng6/2004 đạt 3.874 máy, bình quân 2,9 máy/100 dân

1.1.6 Tiềm năng du lịch

Trên mảnh đất huyện Ân Thi có nhiều di tích lịch sử văn hoá được xếphạng, tiêu biểu là quần thể di tích Đền Phù Ủng, nơi thờ tướng quân Phạm NgũLão hàng năm được tổ chức từ ngày 11 đến 15 tháng giêng đã thu hút đông đảokhách thập phương đến dâng hương, tham quan

1.1.7 Nguồn nhân lực

Cuối năm 2003, dân số huyện là 130.294 người Số lao động trong độtuổi là 69.215 ngườ,i chiếm 53% dân số, trong nông nghiệp chiếm 61,2% Nhìnchung lao động dư thừa, lao động thiếu việc làm còn nhiều, giải quyết việc làmcho người lao động là vấn đề bức xúc của huyện trong những năm tiếp theo

Bên cạnh những điều kiện thuận lợi thì thực trạng kinh tế của huyện ÂnThi còn gặp rất nhiều khó khăn, chuyển dịch cơ cấu kinh tế công nghiệp cònchậm, năng lực sản xuất và cạnh tranh còn yếu Trong những năm gần đây nềnkinh tế của huyện Ân Thi đã đạt được những hiệu quả kinh tế Sản lượng lươngthực tuy có tăng nhưng chưa đạt chỉ tiêu Nguyên nhân chủ yếu là do diện tíchlúa vụ mùa bị ngập lụt phải cấy lại nhiều lần, năng suất thấp Do một số diệntích chuyển đổi sang cây trồng khác Mặt khác đã đặt ra những mục tiêu nhiệm

vụ và tập trung chỉ đạo các phòng ban chức năng phối hợp với các đoàn thể đểthực hiện có hiệu quả, tạo nền tảng vững chắc cho sự nghiệp xây dựng và pháttriển của huyện

1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND huyện Ân Thi

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện

a)Chức năng:

UBND huyện Ân Thi với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấphuyện có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ củahuyện mình theo hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản của cơ quan quản lýNhà nước các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng

-Phát triển kinh tế công nghiệp, nông nghiêp, lâm nghiệp, thương nghiệp,văn hoá, giáo dục và y tế -Về thu chi ngân sách của huyện

-Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội

-Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật -Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước -Bảo vệ công tácthi hành án

b) Nhiệm vụ:

Ban tổ chức chính quyền tỉnh Hưng Yên quy định UBND huyện có

nhiệm vụ và quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà nước.

-Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, côngnghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá giáo dục và y tế và các lĩnh vực xãhội khác, quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác

-Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của hội đồngnhân dân cùng cấp trong cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh doanh, tổ chức xã hội

-Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân

-Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, xãhội, bảo vệ tính mạng, nhân phẩm, tài sản các quyết định và lợi ích hợp pháp củacông dân, chống tham nhũng, chống các tệ nạn xã hội khác

-Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án theo quy định của pháp luật -Thực hiện tổ chức thu chi ngân sách theo quy định của pháp luật, phốihợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loạithuế UBND huyện có chức năng, nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện cácnhiệm vụ UBND đặt ra các chương trình công tác theo tuần, tháng, quý Tổchức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp của thành uỷ,UBND tỉnh Hưng Yên và quy chế hiện hành văn phòng UBND huyện Ân Thi là

cơ quan cấp vụ trực thuộc UBND huyện Ân thi, làm theo chế độ thủ trưởng

1.3 Cơ cấu tổ chức 1.3.1 Sơ đồ của UBND huyện

-Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan huyện , có tráchnhiệm lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, thực hiện phần việc được

phân công,phân công công việc cho các thành viên của UBND Chủ tịch phụ

trách công tác tổ chức bộ máy cán bộ, nội chính, công tác quy hoạch, thi đua

khen thưởng, chỉ đạovà quản lý các thành viên UBND, thủ trưởng các phòng,

ban, ngành thuộc lĩnh vựcquản lý nhà nước và Chủ tịch UBND các xã, thị trấn

Chịu trách nhiệm về hoạtđộng của UBND trước HĐND huyện và trước cơ quan

VănphòngUBNDHuyện

Phòng Tài nguyên

và Môi trường

Phòng Nông nghiệp

và PTNT

Phòng tài chính

kế hoạch

Phòng Giáo dục và Đào tạo

Phòng

Tư pháp

Phòng Lao động

và TBXH

Phòng

Y tế

nhà nước cấp trên Chủ tịch UBND thay mặt UBDN giữ mối quan hệ với các cơquan củaĐảng, các đoàn thể quần chúng, HĐND, Viện kiểm sát nhân dân Tòa

án nhân dântheo quy định để đảm bảo sự lãnh đạo của Huyện ủy quyền làmchủ của nhân dân, quyền lực Nhà nước ở địa phương, tôn trọng và chấp hànhpháp luật, thực hiện các chủ trương chính sách ở địa phương Các phó chủ tịch

là người giúp chủ tịch trực tiếp công việc thuộc lĩnh vực công tác được Chủ tịchphân công Phó chủ tịch có trách nhiệm chỉ đạo các nghành, UBND xã, thị trấnthực hiện công tác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, trình bày trực tiếphoặc bảo vệ phương án trước UBND hoặc chủ tịch xem xét quyết định.-Phó chủ tịch được ủy nhiệm thay mặt Chủ tịch vắng mặt, tiếp chỉ đạo một sốcông việc được ủy quyền và chỉ đạo hoạt động văn phòng UBND huyện Khigiải quyết công việc có liên quan đến công việc thuộc phó Chut tịch khác phụtrách thìphối hợp bàn bạc thống nhất, trường hợp chưa thống nhất thì báo cáovới Chủ tịch,khi giải quyết công việc cần nói rõ ý kiến và trách nhiệm thuộcchủ trương của tập thể, hay thuộc phạm vi mình phụ trách, trường hợp có ý kiếnkhác cũng phải nói rõ

-Các ủy viên UBDN chịu trách nhiệm cá nhân về phần việc được phâncôngtrước HĐND – UBND và các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể vềhoạtđộng của UBND trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

2.2:Chức năng, nhiệm vụ

UBND huyện Ân Thi do HĐND bầu ra theo nhiệm kỳ 05 năm gồm 07hoặc 09 thành viên thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo chươngIII mục 2 luật tổ chức HĐND và UBND Chủ tịch UBND huyện: là người đứngđầu UBND huyện, chịu trách nhiệm và trực tiếp làm việc với chủ tịch UBNDtỉnh về những công việc trên mọi lĩnh vực công tác của huyện Trường hợp đặcbiệt uỷ nhiệm cho phó chủ tịch UBND huyện đảm nhận Phó chủ tịch phụ tráchkhối kinh tế bao gồm: sản xuất nông lâm-công nghiệp-dịch vụ, giao thông, thuỷlợi-xây dựng cơ bản, quản lý đất đai và công tác khác do chủ tịch UBND huyệnphân công Phó chủ tịch phụ trách khối văn hoá-xã hội, văn hoá- thông tin-thểthao, truyền thanh-truyền hình do chủ tịch UBND huyện phân công Thành viên

của UBND huyện chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện về lĩnh vựccông tác được phân công và được thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạntheo điều 51 của luật tổ chức HĐND và UBND UBND huyện mỗi tháng họp ítnhất một lần do chủ tịch UBND huyện chủ trì Mỗi thành viên UBND huyện khi

dự họp phải chuẩn bị báo cáo bằng văn bản(đủ cho mỗi thành viên 01 bản)những công việc trong lĩnh vực được phân công phụ trách nêu những đề xuấtkiến nghị và giải pháp thực hiện để bàn bạc thống nhất tại cuộc họp

CHƯƠNG II

Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện.

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện

-UBND huyện thực hiện chức năng quả lý Nhà nước đối với ngành ở địaphương Văn phòng UBND huyện là cơ quan chuyên môn của UBND huyện vớihai chức năng chính là tham mưu, tổng hợp và hành chính quản trị được tổ chức

và hoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng

-Tham mưu cho UBND huyện đưa ra những quyết định đúng đắn, nhữngphương án tối ưu để quản lý huyện và giải quyết các vấn đề nảy sinh trong địabàn huyện

-Văn phòng UBND huyện giúp lãnh đạo thu thập thông tin, phân tíchquản lý và sử dụng thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo huyện -Văn phòngUBND huyện cung cấp đầy đủ, kịp thời các phương tiện, trang thiết bị, công cụtại chính cho các hoạt động của huyện

-Văn phòng UBND huyện có nhiệm vụ trực tiếp giúp việc thường trựccủa HĐND và UBND huyện trong việc tổ chức thực hiện toàn diện các hoạtđộng chung của HĐND và UBND

-Văn phòng UBND xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc hàng năm,quý, tháng của thường trực HĐND, UBND huyện, tổ chức theo dõi, đôn đốc cácphòng, ban, ngành, xây dựng lịch công tác và chuẩn bị chương trình nội dungcác kỳ họp của HĐND-UBND huyện

-Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị và làm báo cáocủa UBND huyện, phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp, ghibiên bản các phiên họp của HĐND-UBND huyện để ra thông báóy kiến, kếtluận, chỉ đạo thực hiện đến các đơn vị liên quan

-Thu thập, cung cấp, xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác đểphục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của chủ tịch các phó chủ tịch HĐND-UBNDhuyện Thực hiện chế độ thông tin báo cáo của thường trực HĐND-UBNDhuyện lên cấp trên quy định Đảm bảo mối quan hệ công tác giữa HĐND-UBND với các toàn thể quần chúng

-Làm thường trực cho Hội đồng thi đua, tham mưu cho tổ chức theo dõiphong trào thi đua, chuẩn bị báo cáo sơ kết, tổng kết thi đua khen thưởng cácdanh hiệu thi đua và những điển hình tiên tiến theo quy định.

2.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng UBND huyện (phụ lục 1) 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng các bộ phận:

- Chánh văn phòng UBND huyện : là người đứng đầu cơ quan, lãnh đạo,điều hành mọi hoạt động của đơn vị và chịu trách nhiệm trước UBND huyện vềkết quả hoạt động của đơn vị và trực tiếp phụ trách các hoạt động công tác: thammưu, tổng hợp, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND,chánh văn phòng có trách nhiệm:

+ Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức trong cơ quan Vănphòng, có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác điều hành -Chỉ đạo công tác văn phòng theo những kế hoạch đã lập chương trình công táccủa Văn phòng UBND

+Theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình phục vụ cho việc chỉđạo công tác của HĐND Chủ tịch, các phó chủ tịch và các uỷ viên chuyên tráchUBND huyện Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các ý kiếnchỉ đạo của UBND đồng thời kiến nghị những biện pháp cần thiết nhằm thúcđẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt được hiệu quả

+Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và độtxuất của HĐND huyện Xếp lịch công tác và lịch tiếp dân cho thường trựcHĐND cho chủ tịch, các phó chủ tịch và uỷ viên chuyên trách UBND

+Theo dõi tổng hợp và phối hợp cùng các phòng ban, liên quan để đềxuất kịp thời với UBND huyện các biện pháp đẩy mạnh công tác tài chính

-Phó văn phòng UBND: là người giúp cho chánh văn phòng uỷ ban thayquyền quản lý và điều hành cơ quan văn phòng khi chánh văn phòng đi vắng,được chánh văn phòng giao uỷ quyền, được giải quyết mọi công việc và được kýthay mặt một số loại văn bản mà được sự uỷ nhiệm của chánh văn phòng

- Bộ phận tham mưu-tổng hợp: là các chuyên viên được chánh văn phòngphân công theo dõi, giúp việc cho chủ tịch và phó chủ tịch UBND huyện trên tất

cả các lĩnh vực công tác; tổng hợp các chế độ thi đua khen thưởng và các vấn đềkinh tế- quản lý xây dựng đô thị, văn hoá, xã hội, tôn giáo Luôn luôn phải theodõi nắm bắt mọi tình hình hoạt động của các ngành, các cơ quan đơn vị trựcthuộc sự quản lý của UBND Đưa ra những ý kiến, những nội dung chính xáccho chương trình làm việc, chuẩn bị các dự án, các báo cáo cho UBND chỉnhđổi sửa chữa các nội dung dự thảo của văn bản theo chỉ đạo của chánh vănphòng phải đảm bảo tính pháp lý của các văn bản

- Bộ phận kế toán tài vụ: Kế toán có trách nhiệm lập dự toán cấp phát chitiêu tài chính của UBND, các phòng, ban, ngành thuộc quỹ tiền lương vănphòng UBND huyện Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục hoàn ứng và thanhquyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước Giúp cho chánh văn phòngtrong việc thanh quyết toán tài chính khi thực hiện dự án việc mua sắm, sửachữa các trang thiết bị

- Bộ phận văn thư -lưu trữ: Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận và pháthành các loại công văn giấy tờ, tư liệu của HĐND, UBND huyện đảm bảo đúngtrình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước Quản lý và viết các loạigiấy giới thiệu, giấy mời, thư mời Ban hành quy định tạm thời về quy trình soạnthảo, trình ký, ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND huyện.Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại nghị định số 62/CP ngày22/9/1993 của chính phủ và thông tư liên bộ Bộ Nội Vụ Cán bộ lưu trữ cónhiệm vụ: Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu vàlưu giữ các loại tài liệu của HĐND và UBND huyện đảm bảo an toàn Thống kêđầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng sổ thống kê vàmáy tính Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị trựcthuộc UBND huyện để đưa vào lưu trữ Bộ phận tiếp dân cán bộ tiếp dân cónhiệm vụ: Thường trực tiếp giải thích, hướng dẫn cho công dân về yêu cầu, kiếnnghị, khiếu nại, tố cáo với UBND huyện theo đúng quy định Tiếp nhận các đơn

vị khiếu nại, tố cáo của công dân: tham mưu cho chánh văn phòng uỷ ban biệnpháp giải quyết đối với những vụ việc thuộc thẩm quyền Chuẩn bị nội dung vàxếp lịch cho chủ tịch, phó chủ tịch UBND huyện tiếp dân hàng tuần theo quy

định Phối hợp với các đơn vị liên quan để tham mưu cho UBND huyện xử lý,trả lời đối với các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền theo đúng quyđịnh của luật giải quyết khiếu nại , tố cáo.

2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Ân Thi

2.2.1 Cơ cấu tổ chức

Đội ngũ cán bộ+ Đồng chí Dương Tuấn Doan: Chánh Văn phòng HĐND – UBND+ Đồng chí Vũ Minh Chiến: Phó Chánh Văn phòng

+ Đồng chí Nguyễn Kim Quyên: Phó Chánh Văn phòng

Chánh văn phòng

Phó chánh văn

phòng

Phó chánh văn phòng

Bộ phận

kế toán

Bộ phận hành chính –tổng hợp

Bộ phận tiếp dân và tiếp nhận

hồ sơ

Bộ phận tham mưu