Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của một cơ quan cụ thể

LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Việt Nam đang bước vào giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá hiện đại hoá, với mục tiêu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại. Để thực hiện được mục tiêu này, còng nh¬ là sự chuyển đổi nÒn kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập nÒn kinh tế thế giới. Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của Đảng, Việt Nam đang từng bước tiến hành cải cách nền hành chính trên các lĩnh vực. Đặc biệt là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bé công chức hành chính. Việc đổi mới và hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước giữ mét vai trò hết sức quantrọng, nã góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Đây được coi là mét trong những chủ trương lớn của Việt Nam trong công cuộc cải cách nÒn hành chính quốc gia. Để thực hiện tốt chủ trương này chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiệnhoạt động của các bộ phận chức năng đặc biệt là bộ phận văn phòng. Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của mỗi cơ quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơquan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo. Chính vì vậy việc xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan cần đựơc quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên cho đến nay, vẫn còn có những nhận thức chưa đầy đủ, thống nhất về vai trò vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉ đạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan điều hành mọi công việc. Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng làm cơ sở đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND các cấp nói chung và văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà nội nói riêng là một vấn đề cơ bản và cấp thiết hiện nay. Xuất phát từ tầm quan trọng của những vấn đề trên và sau 2 tháng thực tập tại cơ quan em đã chọn đề tài Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội” làm tiểu luận của mình. 2. Ý nghĩa khoa học thực tiễn Thông qua bài tiểu luận này một lần nữa khẳng định những lý luận của hoạt động quản lý văn bản hành chính. Đồng thời đề tài liên quan đến khâu nghiệp vụ quản lý văn bản hành chính đến và đi giúp em hiểu rõ hơn về chuyên nghành học của mình đã học và có kiến thực thực tế hơn để phục vụ cho công việc sau này. 3. Mục đích nghiên cứu Các mục đích cơ bản của tiểu luận này là 1. Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động của văn phòng. 2. Đánh giá thực tiễn hoạt động của văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà nội. 4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu Do thời gian có hạn nên tiểu luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội Đối tượng nghiên cứu của tiểu luận là: những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn bản đi và đến của 5. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu này vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương pháp cụ thể như: so sánh, phân tích, đối chiếu, thống kê... Phương pháp quan sát thực tế 6. Bố cục của tiểu luận Kết cấu của tiểu luận gồm 3 phần Lời mở đầu Phần nội dung: Gồm 3 chương Chương 1: Giới thiệu chung Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản Chương 3: Đánh giá ưu nhược điểm Phần kết luận

Đề bài: Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của

một cơ quan cụ thể

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang bước vào giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, với mục tiêu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại Để thực hiện được mục tiêu này, còng nh là sự chuyển đổi nÒn kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập nÒn kinh tế thế giới Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của Đảng, Việt Nam đang từng bước tiến hành cải cách nền hành chính trên các lĩnh vực Đặc biệt

là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bé công chức hành chính Việc đổi mới

và hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước giữ mét vai trò hết sức quantrọng, nã góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Đây được coi là mét trong những chủ trương lớn của Việt Nam trong công cuộc cải cách nÒn hành chính quốc gia Để thực hiện tốt chủ trương này chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiệnhoạt động của các bộ phận chức năng đặc biệt là bộ phận văn phòng

Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của mỗi cơ quan Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơquan,

tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo Chính vì vậy việc xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan cần đựơc quan tâm đặc biệt Tuy nhiên cho đến nay, vẫn còn có những nhận thức chưa đầy đủ, thống nhất về vai trò vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như chưa quan tâm đúng mức việc chăm

lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉ đạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan điều hành mọi công việc Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng làm cơ sở đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND các cấp nói chung và văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà nội nói riêng là một vấn đề cơ bản và cấp thiết hiện nay Xuất phát từ tầm quan trọng của những

vấn đề trên và sau 2 tháng thực tập tại cơ quan em đã chọn đề tài "Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội

vụ Hà nội” làm tiểu luận của mình.

2 Ý nghĩa khoa học thực tiễn

Thông qua bài tiểu luận này một lần nữa khẳng định những lý luận của hoạt động quản lý văn bản hành chính Đồng thời đề tài liên quan đến khâu nghiệp vụ quản lý văn bản hành chính đến và đi giúp em hiểu rõ hơn về

chuyên nghành học của mình đã học và có kiến thực thực tế hơn để phục

vụ cho công việc sau này

3 Mục đích nghiên cứu

Các mục đích cơ bản của tiểu luận này là

1 Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động của văn phòng

2 Đánh giá thực tiễn hoạt động của văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà nội

4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

Do thời gian có hạn nên tiểu luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội

Đối tượng nghiên cứu của tiểu luận là: những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn bản đi và đến của

5 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu này vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương pháp cụ thể như: so sánh, phân tích, đối chiếu, thống kê

- Phương pháp quan sát thực tế

6 Bố cục của tiểu luận

Kết cấu của tiểu luận gồm 3 phần

Lời mở đầu

Phần nội dung: Gồm 3 chương

Chương 1: Giới thiệu chung

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản Chương 3: Đánh giá ưu nhược điểm

Phần kết luận

CHƯƠNG I – GIỚI THIỆU CHUNG

I Giới thiệu chung về Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà

nội

1 Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm tin học Trường Đại học Nội

vụ Hà nội

Lịch sử hình thành và phát tiển của Trung tâm Tin học gắn liền với 42 năm truyền thống của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ngày 25 tháng 4 năm 2002, Cục Lưu trữ Nhà nước ký Quyết định số 55/QĐ-LTNN thành lập Trung tâm Tin học, với nhiệm vụ được giao là đào tạo chuyên ngành Tin học Văn phòng bậc Trung cấp

Đến năm 2005, Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương I nâng cấp Thành trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ, Trung tâm Tin học được thành lập lại theo Quyết định số 31/QĐ-CĐVTLT ngày 6 tháng 02 năm 2006 của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI với nhiệm vụ được giao thêm đạo tạo chuyên ngành Tin học bậc Cao đẳng

Năm 2008, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI được đổi tên thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà trường đã thành lập Trung tâm Tin học-Ngoại ngữ Ngoài những chức năng, nhiệm vụ cụ thể do Hiệu trưởng giao, Trung tâm còn hoạt động theo Quy chế tổ chức và hoạt của Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học theo Quyết định số 31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 4/6/2007

Ngày 24 tháng 4 năm 2012 Trung tâm Tin học được thành lập theo Quyết định 218/QĐ-BNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội trên cơ sở phân tách từ Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ trực thuộc trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, với chức năng nhiệm vụ tổ chức thực hiện quá trình đào tạo chuyên sâu bậc Cao đẳng, Đại học đối với ngành Công nghệ thông tin và đào tạo Tin học cho các ngành trong toàn Trường

2 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Trung tâm

2.1 Lãnh đạo Trung tâm

- Phó giám đốc phụ trách: KSC Phạm Phú Tứ

- Phó giám đốc: Ths.NCS Nguyễn Thị Thúy Hoa

- Phó giám đốc: Ths.NCS Lê Thị Thu Hương

a. Các bộ môn trực thuộc Trung tâm

- Tổ Bộ môn Tin học ứng dụng:

Bộ môn có nhiệm vụ thực hiện theo Điều 15 Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành kèm theo quyết định số1016/QĐ-ĐHNV ngày 14/11/2012 của Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ môn có trưởng bộ môn, Phó trưởng bộ môn Danh sách giảng viên do trung tâm đề nghị, Hiệu trưởng quyết định

- Tổ Bộ môn Hệ thống thông tin

Bộ môn có nhiệm vụ thực hiện theo Điều 15 Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành kèm theo quyết định số1016/QĐ-ĐHNV ngày 14/11/2012 của Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ môn có trưởng bộ môn, Phó trưởng bộ môn Danh sách giảng viên do trung tâm đề nghị, Hiệu trưởng quyết định

- Tổ Bộ môn Toán học ứng dụng

Bộ môn có nhiệm vụ thực hiện theo Điều 15 Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành kèm theo quyết định số1016/QĐ-ĐHNV ngày 14/11/2012 của Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ môn có trưởng bộ môn, Phó trưởng bộ môn Danh sách giảng viên do trung tâm đề nghị, Hiệu trưởng quyết định

- Tổ Quản trị mạng và Bảo trì thiết bị tin học

Tổ Quản trị mạng và bảo trì thiết bị tin học thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định số 998/QĐ-ĐHNV ngày 09/12/2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà nội quy định chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Tin học

- Tổ Quản trị thông tin.

Tổ Quản trị thông tin thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định số 998/QĐ-ĐHNV ngày 09/12/2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà nội quy định chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Tin học và các quy định của Trường

3 Vị trí và chức năng

Trung tâm Tin học là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực công nghệ thông tin và ngành nghề khác có liên quan; công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin của Trường; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

4 Nhiệm vụ và quyền hạn

4.1 Thực hiện công tác đào tạo

- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Trung tâm quản lý Chủ trì, tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường;

- Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các trình độ, các chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng

và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;

- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Trung tâm;

- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;

- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào tạo các bậc, hệ đào tạo;

- Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu trưởng phê duyệt;

- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp.Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh viên thuộc Trung tâm quản lý

- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộc Trung tâm Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Trung tâm quản lý Thực hiện việc xét học tiếp đối với sinh viên thuộc Trung tâm quản lý quy định tại Điều 6 Quy chế

đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy ban hành kèm theo Quyết định số 25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan Lập bảng điểm toàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;

- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn, phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;

- Quản lý viên chức và người học thuộc Trung tâm theo sự phân cấp của Hiệu trưởng;

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ

sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh

và đời sống xã hội;

- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Trung tâm;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung tâm;

- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Trung tâm; tham gia đánh giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Trường;

4.2 Thực hiện về công nghệ thông tin

- Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch năm, ngắn hạn và dài hạn về phát triển công nghệ thông tin của Trường;

- Xây dựng văn bản quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của Trưởng;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện hoạt động quản lý, xử lý dữ liệu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị công nghệ thông tin của Trường;

- Quản lý trang thiết bị công nghệ thông tin của Trung tâm;

- Các trách nhiệm và quyền hạn khác thực hiện theo Quyết định số 31/2007/ QĐ-BGDĐT ngày 04/06/2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ-tin học;

4.3 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

5 Ngành đào tạo

Trung tâm Tin học hiện đang đào tạo 01 chuyên ngành Tin học ứng dụng

CHƯƠNG II Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản

2 Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản

2.1 Quy trình quản lý văn bản đi

2.1.1 Sơ đồ quy trình

Đơn vị

chức năng

soạn thảo

văn bản

(1)

Kiểm tra nội dung văn bản (2)

Tập hợp văn bản trình ký (3)

Kiểm tra thể thức văn bản (4)

VPHV Trình ký Ban Giám đốc (5)

2.1.2 Diễn giải qui trình

Bước 1: Chuyên viên hoặc văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ có trách nhiệm

soạn thảo văn bản

Bước 2: Thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào một trong các văn bản gốc và

chịu trách nhiệm nội dung văn bản.

(Lãnh đạo đơn vị ký nháy sau chữ cuối cùng của nội dung văn bản)

Bước 3: Chuyên viên hoặc văn thư đơn vị chuyển văn bản trình ký đến Phòng

116 – nhà Hành chính (Văn thư Học viện)

Bước 4: Chánh/Phó Chánh Văn phòng kiểm tra, ký nháy và chịu trách nhiệm về

thể thức văn bản

Bước 5: Văn thư Học viện trình ký Ban Giám đốc theo lĩnh vực được phụ trách

vào sổ theo dõi, lưu 1 văn bản gốc (văn bản có 3 chữ ký) các văn bản còn lại trả về đơn vị

để làm thủ tục gửi văn bản tới các đơn vị trong, ngoài Học viện.

2.1.3 Phân công nhiệm vụ tổ chức và kiểm soát thực hiện văn bản đi

- Cán bộ chuyên môn: quản lý văn bản liên quan đến chuyên môn ở đơn vị (quản

lý văn bản hành chính)

- Cán bộ văn thư: quản lý văn bản gốc

- Thủ trưởng cơ quan: quản lý các văn bản quan trọng trong cơ quan (bản chính) Như vậy, trách nhiệm quản lý của mỗi cá nhân, bộ phận là khác nhau

2.2.1 Sơ đồ qui trình

Tiếp nhận

văn bản

(1)

Xử lý văn bản

(2)

Vào sổ theo dõi

(3)

Gửi văn bản đến các đơn vị,

cá nhân (4)

2.1.2 Diễn giải qui trình

Bước 1:

Văn thư Học viện chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân loại văn bản gửi đến trình Chánh/Phó Chánh Văn phòng Học viện

Bước 2:

Chánh/Phó Chánh Văn phòng phê duyệt Văn bản trước khi chuyển đến các đơn vị,

cá nhân.

Bước 3:

Văn thư Học viện vào sổ theo dõi, lưu bản gốc tại Văn thư Học viện.

Bước 4:

Văn thư Học viện Scan văn bản đến Chuyển văn bản tới các đơn vị, cá nhân theo

đúng phê duyệt của Chánh/Phó Chánh Văn phòng bằng đường thư điện tử (E_Mail).

(Ghi chú: Văn bản đến giải quyết trong ngày, tuyệt đối không để sang ngày hôm

sau)

2.2.3 Phân công nhiệm vụ tổ chức và kiểm soát thực hiện văn bản đến

Cán bộ chuyên môn: quản lý trực tiếp văn bản liên quan đến chuyên môn ở đơn vị (quản lý văn bản hành chính)

- Cán bộ văn thư: không quản lý trực tiếp

- Thủ trưởng cơ quan: quản lý các văn bản quan trọng, văn bản mật

Như vậy, trách nhiệm quản lý của mỗi cá nhân, bộ phận là khác nhau Việc phân chia nhiệm vụ giúp mỗi cá nhân, bộ phận nắm rõ số lượng văn bản đến của cơ quan để thuận tiện cho việc theo dõi, tra tìm khi cần thiết

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢN TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA TRUNG TÂM TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3.1 Đánh giá

3.1.1 Ưu điểm

Việc kiểm soát và tổ chức văn bản được phân công rõ ràng cho từng cá nhâ, bộ phận phù hợp với năng lực chuyên môn và trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận

đó Điều này đã thúc đẩy quá trình quản lý và thực hiện công việc một cách nhanh chóng, chính xác đem lại hiệu quả công việc cao

Công tác Hành chính văn phòng là một hoạt động quan trọng luôn được lãnh đạo chú trọng Bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động công sở, công tác văn thư lưu trữ

Cán bộ văn thư lưu trữ là những người có trình độ và kinh nghiệm trong công việc nên việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến được hoàn thành kịp thời đáp ứng công việc

Mặc dù cơ quan có khối lượng văn bản nhiều, nhưng công tác văn thư lưu trữ vẫn hoạt động có hiệu quả, mọi quy trình được thực hiện khá chặt chẽ, đảm bảo nhanh chóng, chính xác, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu và giúp cho bộ máy cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ

Cán bộ văn thư thực hiện các bước trong việc quản lý văn bản đi, đến khá rõ ràng, tuân thủ đúng theo quy trình quy định

3.1.2 Nhược điểm

Bên cạnh những mặt đạt được trong công tác kiểm soát văn bản còn có một số hanj chế:

Phòng làm việc của cán bộ công chức, viên chức còn hơi nhỏ gây khó khăn trong quá trình thực hiện công việc, Trang thiết bị còn hạn chế như việc đăng

ký văn bản đi vẫn dùng phương pháp truyền thống mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đăng ký