Đánh giá, khảo sát công tác tổ chức các cuộc hội họp tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 5 1.1. Khái niệm hôi nghị, hội họp 5 1.2. Mục đích 5 1.3. Vai trò 5 1.4. Ý nghĩa 6 1.5. Phân loại 6 1.6. Nguyên tắc tổ chức hội họp 7 Tiểu kết: 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 9 2.1. Một số nét chung về Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 9 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 9 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập: 9 2.1.3. Tổ chức công ty 10 2.2. Các hình thức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 11 2.3. Quy trình tổ chức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 12 2.3.1. Chuẩn bị cho cuộc họp 12 2.3.2. Trong khi cuộc họp đang diễn ra. 15 2.3.3. Khi cuộc họp kết thúc 16 2.4. Vai trò của văn phòng Công ty trong công tác tổ chức các cuộc hội họp. 17 2.4.1. Tổ chức bộ máy văn phòng: 18 2.4.2. Sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp 18 2.4.3. Hoạch định và tổ chức các cuộc hội họp. 18 2.4.3.1. Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức. 18 2.4.3.2. Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức 19 2.5. Vai trò của thư ký trong việc chuẩn bị tổ chức các cuộc họp. 20 2.6. Hiệu quả mang lại từ việc nâng cao chất lượng các cuộc họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT. 21 Tiểu kết: 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 23 3.1. Ưu điểm 23 3.2. Nhược điểm 24 3.3. Nguyên nhân 25 3.3.1. Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình 25 3.3.2. Chờ đầy đủ mọi người rồi mới bắt đầu 25 3.3.3. Nỗi ám ảnh mang tên ”sự im lặng” 25 3.3.4. Điều hành kém hiệu quả 26 3.3.5. Không chịu lắng nghe 26 3.3.6. Sử dụng điện thoại 26 3.4. Giải pháp 26 3.4.1. Về người chủ trì cuộc họp 26 3.4.2. Về thành viên tham dự cuộc họp 28 3.4.3. Giảm bớt số lượng cuộc họp. 29 3.4.4. Nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp. 29 3.4.5. Họp trực tuyến 30 Tiểu kết: 31 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng cũng như giảng viên

đã truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm quý báu, hữu ích để em hoàn thànhtốt đề tài nghiên cứu này

Với vốn kiến thức hạn hẹp và thời gian nghiên cứu có hạn nên em khôngtránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phêbình của quý thầy cô để giúp em hoàn thiện hơn kiến thức của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu,kết quả nêu trong luận văn là trung thực Nếu không đúng như đã nêu trên, tôixin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình

Hà Nội, tháng 12 năm 2016.

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

7 Cấu trúc của đề tài 3

NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 5

1.1 Khái niệm hôi nghị, hội họp 5

1.2 Mục đích 5

1.3 Vai trò 5

1.4 Ý nghĩa 6

1.5 Phân loại 6

1.6 Nguyên tắc tổ chức hội họp 7

Tiểu kết: 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 9

2.1 Một số nét chung về Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 9

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 9

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập: 9

2.1.3 Tổ chức công ty 10

2.2 Các hình thức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 11

2.3 Quy trình tổ chức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 12

2.3.1 Chuẩn bị cho cuộc họp 12

2.3.2 Trong khi cuộc họp đang diễn ra 15

2.3.3 Khi cuộc họp kết thúc 16

2.4 Vai trò của văn phòng Công ty trong công tác tổ chức các cuộc hội họp 17

2.4.1 Tổ chức bộ máy văn phòng: 18

2.4.2 Sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp 18

2.4.3 Hoạch định và tổ chức các cuộc hội họp 18

2.4.3.1 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức 18

2.4.3.2 Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức 19

2.5 Vai trò của thư ký trong việc chuẩn bị tổ chức các cuộc họp 20

2.6 Hiệu quả mang lại từ việc nâng cao chất lượng các cuộc họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 21

Tiểu kết: 22

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 23

3.1 Ưu điểm 23

3.2 Nhược điểm 24

3.3 Nguyên nhân 25

3.3.1 Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình 25

3.3.2 Chờ đầy đủ mọi người rồi mới bắt đầu 25

3.3.3 Nỗi ám ảnh mang tên ”sự im lặng” 25

3.3.4 Điều hành kém hiệu quả 26

3.3.5 Không chịu lắng nghe 26

3.3.6 Sử dụng điện thoại 26

3.4 Giải pháp 26

3.4.1 Về người chủ trì cuộc họp 26

3.4.2 Về thành viên tham dự cuộc họp 28

3.4.3 Giảm bớt số lượng cuộc họp 29

3.4.4 Nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp 29

3.4.5 Họp trực tuyến 30

Tiểu kết: 31

KẾT LUẬN 32

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp.Trong xã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng tahầu như không có đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết định quantrọng Doanh nghiệp tùy thuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin, đưa ra cácnhận xét Phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc,

đó là các cuộc thảo luận nhóm Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho cácthành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào tiến trình làm quyếtđịnh

Chắc chắn khi đi làm, chúng ta sẽ phải tham dự vào các cuộc họp như hộinghị công nhân viên chức, các cuộc họp của bộ phận phòng ban, các cuộc họp

về chính sách, các cuộc họp của hội đồng đề ra chính sách, hoặc các cuộc họpbáo cáo tình hình Các cuộc họp này có thể là cuộc họp nhỏ có tính chất nội bộkhông nghi thức đến các cuộc họp trang trọng theo nghi thức Một số cuộc họp

sẽ đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước, trong khi đó một số cuộc họp chỉ đòi hỏimột cú điện thoại

Các cuộc họp thường làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc, trong khi cả haiyếu tố này rất quý đối với chúng ta Do đó chúng ta chỉ nên tổ chức cuộc họpcần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xâydựng

Công tác hội họp có một vị trí quan trọng trong sự phát triển của doanhnghiệp không chỉ trong ngắn hạn mà còn trong dài hạn Vì vậy mỗi doanhnghiệp cần chú trọng đến công tác tổ chức hội họp trong doanh nghiệp củamình Bởi vì, bất cứ một doanh nghiệp nào muốn thực hiện tốt hoạt động sảnxuất kinh doanh trước tiên phải có đầy đủ các nguồn thông tin cần thiết Do đó,hoạt động tổ chức hội họp của công ty là hết sức quan trọng, nó quyết định sựthành bại của doanh nghiệp từ

Bên cạnh đó, để thực hiện tốt được công tác tổ chức hội họp thì vănphòng cũng đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu nhằm giúp việc tổ

chức hội họp đi theo đúng hướng, đúng kế hoạch đã đặt ra và đạt được hiệu quảcao.

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em đã chọn đề tàinghiên cứu: “Đánh giá, khảo sát công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công tyThương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT”

2 Lịch sử nghiên cứu

Sự phát triển của làm việc nhóm nói chung và các cuộc hội họp, hội nghị,hội thảo… cho các công ty nói riêng là vấn đề được nhiều người quan tâm, đã cómột số công trình nghiên cứu và công bố

- Tài liệu “Nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp trong các doanh nghiệp”của tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2009 Tài liệu nhấn mạnh

về đánh giá thực trạng tổ chức hội họp và đưa ra một số biện pháp để tổ chứchiệu hội họp trong các doanh nghiệp ở Việt Nam

- Tài liệu “Phát triển kỹ năng tổ chức các cuộc hội họp” của tác giả ĐinhVăn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2011, đã hệ thống hóa lý luận về các cuộchội họpvà phân tích sâu về thực trạng tổ chức hội họp trong các doanh nghiệp ởnước ta hiện nay

Tuy nhiên, vấn đề liên quan đến tổ chức hội họp ở các doanh nghiệp cũngcòn ít công trình nghiên cứu Vì vậy, bài tiểu luận vẫn tập trung nghiên cứunhững vấn đề mới liên quan đến công tác tổ chức các cuộc hội họp của Công tyThương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu là Công tác tổ chức các cuộc hội họp của công tyThương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

- Phạm vị nghiên cứu của đề tài: Một đề tài mang tính thực tiễn như vậythì phạm vi nghiên cứu phải được sử dụng nguồn tài liệu phong phú Nhữngkiến thức hiểu biết của bản thân chưa thể đáp ứng được những yêu cầu của đềtài Chính vì lí do đó mà em đã thu thập tài liệu từ Internet, báo chí, sách thamkhảo, truyền hình… với mong muốn làm nổi bật nội dung của đề tài

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa lý luận về công tác tổ chức các cuộc hội họp trong doanhnghiệp.

- Đánh giá thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công tyThương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

- Xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức các cuộc hộihọp trong công ty

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Với đề tài này, việc nghiên cứu từ mọi nguồn tham khảo là rất quan trọng.nên cần phải biết chọn lọc những nội dung, những con số phù hợp với đề tài Vìthế việc sử dụng các phương pháp khác nhau để hoàn thành nội dung đề tài này

là rất cần thiết

Đồng thời, phải kết hợp với bộ môn khoa học khác để có thể có được nộidung phong phú và đa dạng, có được những dẫn chứng thiết thực để thuyết phụcngười đọc

Các phương pháp chủ yếu:

- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết

- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa

- Phương pháp giả thuyết

- Phương pháp lịch sử

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Bài tiểu luận tiếp tục hoàn thiện hệ thống lý luận về công tác tổ chức hộihọp

- Phân tích có hệ thống thực công tác tổ chức các cuộc hội họp trong côngty

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cáccuộc hội họp

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và phụ lục, bài tiểu luận gồm 3chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức các cuộc hội họp Chương 2: Thực trạng về tổ chức các cuộc hội họp của Công tyThương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức các cuộchội họp của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC

CUỘC HỘI HỌP 1.1 Khái niệm hôi nghị, hội họp

Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơquan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định mộtnhằm quyết định một vấn đề thuộc thảm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tưvấn kiến nghị

Hội họp là hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức; đó là hoạt độngtập các thành viên theo một hình thức nhất định trong khoảng thời gian nhấtđịnh nhằm giải quyết các vấn đề của cơ quan Đồng thời, đây chính là một hìnhthức quản lý, lãnh đạo, điều hành trong quá trình hoạt động của cơ quan, vănphòng

1.2 Mục đích

Thảo luận, trao đổi thống nhất một số nội dung, vấn đề trong chương trìnhcông tác hoặc đang được quan tâm lưu ý Những đề xuất, kiến nghị hoặc dự báovấn đề một cách có cơ sở khoa học

1.3 Vai trò

- Hội họp là hình thức sinh hoạt nhằm giải quyết những vấn đề mà cơquan đang phụ trách

- Hội họp có vai trò quan trọng trong quản lý

- Tổ chức hội họp đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tănghiệu suất và giải quyết được các vấn đề

- Văn bản chỉ chuyên chở 7% ý nghĩa và cảm xúc thật Trao đổi qua điệnthoại chỉ có 38% ý nghĩa và cảm xúc thật có thể chuyền tải 55% Phần còn lạithì bằng biểu cảm trên nét mặt, điệu bộ và những dầu hiệu không thể hiện thànhlời

- Thông qua cuộc họp nhà quản trị dùng để phân công công việc, bố trínhân sự

- Thông qua cuộc họp mà có thể phổ biến truyền tin

- Thông qua cuộc họp nhà quản trị dùng để điều tiết đường lối phát triểncủa cơ quan, tổ chức.

- Thông qua cuộc họp để các nhà quản trị thể hiện vai trò lãnh đạo vàkiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện công việc

- Cuộc họp là nơi để triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ nhữngvướng mắc, khó khăn, phát hiện và phổ biến những ưu điểm, những lệch lạctrong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm,khắc phục nhược điểm thúc đẩy sư phát triển

+ Số lượng đại biểu: đông

+ Bàn bạc, trao đổi về nhiều vấn đề

+ Những cơ quan làm việc theo chế độ nhiệm kỳ

- Kết thúc đại hội nghị quyết của đại hội (văn kiện)

b Hội nghị

- Hội nghị là hình thức hội họp mà các cơ quan, tổ chức thường sử dụng

để triển khai công việc, quán triệt chỉ đạo của cấp trên, sơ kết và tổng kết

- Đặc điểm:

+ Số lượng đại biểu: tương đối đông

+ Bàn bạc, trao đổi về một hoặc một số vấn đề

+Cơ quan, tổ chức nào cũng có

+ Kết thúc hội nghị phải có nghị quyết (nghị quyết là văn bản quan trọngcủa hội nghị, bắt buộc tất cả các thành viên phải hoàn thành)

c Hội thảo

-Hội thảo là hình thức hội họp mà các cơ quan, tổ chức thường sử dụngnhằm trao đổi phổ biến thông tin, trao đổi phổ biến kiến thức, đánh giá kết quảhoặc dùng trong các trường hợp phổ biến kiến thức mới, trao đổi kinh nghiệmcông tác hoặc đánh giá thực trạng Qua đó nhằm giúp các thành viên tham giađổi mới tư duy, có cách nhìn mới về vấn đề đang đặt ra

- Đặc điểm:

+ Số lượng đại biểu đông tùy theo từng loại hội thảo

+ Bàn bạc trao đổi về một số vấn đề hoặc chủ đề

+ Cơ quan, tổ chức nào cũng có hội thảo

+ Kết thúc hội thảo: kỷ yếu là tập hợp các tham luận, các bài phát biểu,các ý kiến đánh giá về chủ đề của hội thảo và thông qua đó các thành viên thamgia có thể nắm bắt được các quan điểm khác nhau từ đó hiểu sâu sắc hơn về chủ

đề của hội thảo

d Các cuộc họp

Các cuộc họp là hình thức hội họp diễn ra thường xuyên trong bất kỹtrường hợp nào Ví dụ: họp thường kỳ, đột xuất, họp phòng, tổ, giao ban, kỷluật, giao ban…

- Đặc điểm:

+ Số lượng đại biểu từ 02 trở lên

+ Để bàn bạc, trao đổi, thống nhất, phân công thông qua một vấn đề.+ Cơ quan, tổ chức và cá nhân

+ Kết thúc: có biên bản

1.6 Nguyên tắc tổ chức hội họp

- Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vị trách nhiệm

được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩmquyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy việc thuộc thẩm quyền lên cho cấptrên giải quyết.

- Chỉ tiến hành cuộc họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tácchỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các quyếtđịnh quản lý, điều hành

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao vàthực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý côngviệc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tậptrung thống nhất, thống suốt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị

- Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hóa quy địnhthủ tục tiến hành, được bố trí hợp lí, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực,tiết kiệm, không hình thức phô trương

- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợpcác loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý

Tiểu kết:

Qua những phân tích ở trên, có thể thấy rằng, họp là một phương thứcquản lý qua đó nhà quản lý có thể huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinhnghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết nhữngvấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức;truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện Họp luôn

là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên Trong công tác quản lý điều hành ởmỗi công ty, việc họp rất quan trọng và về lâu dài họp vẫn là một phương thứcnhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sángkiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý của công ty Hội họp (hộinghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức cơ bản để thực hiện,phát huy tính dân chủ, cơ chế tham gia tập thể và tự giác của người lao động vàohoạt động phát triển công ty

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ

THIẾT BỊ GTVT 2.1 Một số nét chung về Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết

bị GTVT

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một doanhnghiệp Nhà nước trực thuộc liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT-BGTVT Đượcthành lập theo quyết định số 602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 05/4/1993 của Bộ GTVT

- Tên công ty: Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT

- Trụ sở giao dịch: Km9, Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc,quận Thanh Xuân – TP Hà Nội

- Nay DNNN đổi tên thành công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bịGTVT – Trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT kể từ ngày ký quyết định theo

số 2195-1998/QĐ-BGVT

Nay chuyển đến 199B phố Minh Khai – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội

- Tên giao dịch Quốc tế: TMT – Trade Manufacture Transportation

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT – trực thuộc Liênhiệp xí nghiệp cơ khí GTVT với quy mô ban đầu rất sơ khai với tổng số vốnkinh doanh là:190 triệu đồng Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sởđặt tại Km9 Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa –

TP Hà Nội

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập:

Theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB-LĐ ngày 05 thắng 4 năm 1993 của Bộtrưởng Bộ GTVT về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Vật tưThiết bị cơ khí GTVT, trực thuộc tổng công ty cơ khí GTVT Công ty có nhiệm

vân tải hàng hóa.

- Xuất khẩu lao động (Có giấy phép số 81/LĐTBXH-GP ngày 28/4/2000của bộ Lao động Thương binh và Xã hội và Quyết định số 869/2000/QĐ-GTVTngày 18/4/2000 của Bộ GTVT)

- Sản xuất, lắp ráp xe ô tô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị,phụ tùng ô tô, xe gắn máy hai bánh (Có QĐ số 4000/QĐ-BGTVT ngày27/01/2001 của Bộ GTVT)

Với những nhiêm vụ trên đây công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do Bộtrưởng GTVT giao và ngày càng khẳng định vị thế của mình trong ngành Giaothông Việt Nam Cho đến ngày 4/11/1994 và ngày 08/9/1998/QĐ-BGTVT ngày01/9/1998 của Bộ GTVT công ty được đổi tên thành công ty thương mại và sảnxuất vật tue thiết bị GTVT và công ty được bổ sung thêm nhiệm vụ đó là:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vậntải, nông sản và hàng tiêu dùng

- Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụvận tải hàng hóa

- Gia công phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị cơkhí GTVT Sửa chữa, kinh doanh, ký gửi các loại xe gắn máy hai bánh, kinhdoanh hàng điện tử, hàng trang trí nội thất Làm dịch vụ xuất nhập khẩu thiết bị,phụ tùng, phương tiện GTVT

2.1.3 Tổ chức công ty

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạchtoán độc lập Bộ máy quản lý của công ty theo kiểu “Trực tuyến chức năng” vàchỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới có nghĩa là các phòng tham mưu với giámđốc chức năng và nhiệm vụ của mình giúp ban giám đốc điều hành và ra quyếtđịnh có lợi cho công ty

 Ban giám đốc gồm có:

- Giám đốc công ty

- Phó giám đốc, gồm Phó Giám đốc kỹ thuật và Phó Giám đốc nội chính

 Các phòng chức năng gồm có:

Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc bao gồm:

- Nhà máy xưởng sản xuất và dây chuyền sản xuất bộ ly hợp, bộ côn tại199B Minh Khai

- Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy tại Hưng Yên

- Nhà máy sản xuất lắp ráp xe ô tô tải nhẹ tại Hưng Yên

- Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh (Số 23 Đặng Thị Nhu – Q.1 –TPHCM)

2.2 Các hình thức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật

tư thiết bị GTVT

Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT bao gồm nhiềuhình thức hội họp khác nhau phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty như: Hội nghị, hội thảo, thảo luận, tọa đàm, diễn đàn, triển lãm, hội chợ

* Hội nghị: Công ty thường tổ chức các cuộc hội nghị nối tiếp hoặc theochu kỳ nhằm báo cáo, tổng kết, đúc kết kinh nghiệm, công trình nghiên cứu

* Hội thảo: các cuộc họp chính thức của một nhóm chuyên gia cùng quantâm đến một đề tài Trình bày, chia sẻ, bàn luận các vấn đề lý luận và thực tiễncủa một nội dung

* Diễn đàn, tọa đàm, thảo luận là loại hình trao đổi ý tưởng cho nhiều đốitượng và nhiều chủ đề; là nơi có thể trình bày ý kiến, quan điểm tình cảm của cánhân về một vấn đề nào đó; có thể trao đổi trực tiếp và gián tiếp; thông qua việctrình bày, trao đổi, tranh luận để tìm hiểu một vấn đề, từ đó đưa ra hướng đánhgiá, nhận thức hành động

=> Mục đích của các hình thức hội họp là: tạo điều kiện cho nhân viêntrong công ty trao đổi thông tin với nhau, góp phần xây dựng mối quan hệ traođổi giữa các thành phần liên quan đến hoạt động thư viện thông tin

=> Ngoài những hình thức hội họp cơ bản nêu trên công ty Thương mại

và sản xuất vật tư thiết bị GTVT còn có các loại hình thức hội họp khác phục vụcho nhu cầu kinh doanh, sản xuất như: triển lãm, hội chợ Thông qua loại hìnhnày công ty có thể giới thiệu cho người dùng tin các sản phẩm, dịch vụ củamình Tạo điều kiện cho công ty nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng trongmọi hoạt động

2.3 Quy trình tổ chức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trong trong hoạt động của công ty,

vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hóa của tổ chức được duy trì, là một trongnhững cách thức để công ty truyền đạt tới đội ngũ nhân viên của mình rằng “Bạn

là một thành viên của một tập thể” Nếu bạn tổ chức một cuộc họp không đúngquy trình, buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tinrằng mình làm cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thờigian

Chính vì vậy, khi tổ chức hội họp cho công ty cần chú ý thực hiện theođúng quy trình

2.3.1 Chuẩn bị cho cuộc họp

Chuẩn bị cuộc họp là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công haythất bại của một buổi họp Trước hết phải xác định “mục tiêu” của cuộc họp làgì? Những vấn đề được đưa vào cuộc họp tùy thuộc vào tầm quan trọng và mức

độ khẩn cấp của nó

 Xác định chương trình nghị sự

- Xác định chương trình nghị sự là phác thảo một kế hoạch chi tiết củacuộc họp

- Khi chuẩn bị chương trình nghị sự, người chủ trì phải:

+Xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc họp

+ Vạch một kế hoạch chi tiết của cuộc họp

+ Liệt kê các đề mục tranh luận, trao đổi và định thời gian cho từng mục.+ Dự đoán những đáp ứng của người tham dự, những ý kiến tán thành hay

phản đối.

+ Ghi chú những điểm quan trọng nhất cần tập trung nhấn mạnh, suy nghĩ

về những câu hỏi mà các thành viên có thể nêu lên cũng như dự kiến những giảipháp đưa ra

- Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và chươngtrình nghị sự Một cuộc họp thường kéo dài từ 30 phút cho đến 2 giờ Nếu cuộchọp kéo dài từ 2 tiếng trở lên thì nên có 10 – 15 phút nghỉ

- Chương trình nghị sự cũng không nên ôm đồm quá nhiều đề muc nóng

vì vậy cuộc họp sẽ dễ kéo dài

- Khi xác định trình tự của cuộc họp, nên để những vấn đề ít quan trọng ratrước, vì nếu không chúng dễ bị bỏ quên nếu để ra sau

- Những vấn đề có tính khẩn cấp phải đưa ra trước và những vấn đề khôngkhẩn cấpnên để ra sau

- Người chủ trì cuộc họp có thể lưu hành bản nháp của chương trình nghị

sự đến mọi thành viên của cuộc họp để tham khảo ý kiến mọi người về chươngtrình nghị sự, để tránh bỏ sót một số đề mục

 Xác định thành phần tham dự

- Nên chọn đúng người tham gia cuộc họp Thường thì dễ xác định ai nêntham dự vào một cuộc họp

- Nên đưa vào thành phần tham dự những người sau đây:

+ Những người ra quyết định cho những vấn đề liên quan

+ Những người có thể cung cấp những thông tin đầu vào cần thiết chocuộc họp

+ Những người có quan tâm và sẵn sàng can dự đến vấn đề nêu ra trongcuộc họp

+ Những người mà sẽ thực thi những quyết định được đưa ra trong cuộchọp

- Việc xác định thành phần tham dự trở nên tế nhị khi mời người thuộcđơn vị khác hoặc tổ chức bên ngoài đến tham dự

- Mời những người ngoài chỉ khi những kiến thức chuyên môn của họ