Báo cáo trình bày dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho trung tâm tư vấn giám sát và quản lý dự án xây dựng tỉnh lào cai

Số lượng nhân viên năm 2007 là 20 người thì đến nay đã tăng lên 50 người, những con số trên cho chúng ta thấy được những thay đổi rất lớn về mặt tổ chức hoạt động của Trung tâm TVGS&QLDA

VĂN HÓA TỔ CHỨC

Báo cáo trình bày dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho Trung tâm tư vấn giám sát và quản lý dự án xây dựng tỉnh Lào Cai:

Trung tâm TVGS&QLDA xây dựng tỉnh Lào Cai được UBND tỉnh Lào Cai thành lập tại QĐ số: 1127/QĐ-UBND ngày 08/08/2008 Tiền thân là Ban Quản lý

dự án Sở xây dựng Sau 15 năm hoạt động từ 1993 đến 2008 đã có những bước phát triển nhất định

Từ sau khi thông tư số: 02/TT-BXD ngày tháng năm 2007 của Bộ xây dựng về việc quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình có hiệu lực Trên cơ sở đó ngày 08/05/2008 UBND tỉnh Lào Cai quyết định chuyển đổi thí điểm mô hình mẫu từ Ban quản lý dự án xây dựng các công trình Sở xây dựng thành Trung tâm

tư vấn giám sát và QLDA xây dựng tỉnh Lào Cai

Hiện nay, Trung tâm TVGS&QLDA xây dựng tỉnh Lào Cai là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Sở xây dựng Lào Cai thực hiện chức năng và nhiệm vụ như:

Tư vấn giám sát, tư vấn quản lý dự án, tư vấn đấu thầu: Các công trình DD-CN, giao thông, Thuỷ lợi, và các công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, hạ tầng nông thôn Tư vấn khảo sát thiết kế, thẩm tra định giá: Các công trình DD- CN, giao thông, Thuỷ lợi, Thuỷ điện và các công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, hạ tầng nông thôn - Lập quy hoạch , lập dự án các công trình đô thị Nông thôn, nhằm phục vụ cho công tác quản

lý nhà nước về chất lượng sản phẩm xây dựng trên địa bàn tỉnh Lào Cai

Trung tâm TVGS&QLDA xây dựng tỉnh Lào Cai từ một đơn vị hành chính sự nghiệp chuyển sang mô hình hoạt động sự nghiệp có thu có những biến đổi lớn trong nhiều lĩnh vực như mô hình quản lý của ban lãnh đạo, các chính sách dành cho nhân viên

Từ khi chuyển sang mô hình hoạt động sự nghiệp có thu Trung tâm TVGS&QLDA xây dựng tỉnh Lào Cai có những hoạt động rất hiệu quả và doanh thu những năm gần đây tăng lên rõ rệt (nếu năm 2007 doanh thu của trung tâm là 15 tỷ đồng thì năm 2009 tăng 30% và năm 2010 tăng 35% so với năm 2007) Số lượng nhân viên năm 2007 là 20 người thì đến nay đã tăng lên 50 người, những con số trên cho chúng ta thấy được những thay đổi rất lớn về mặt tổ chức hoạt động của Trung tâm TVGS&QLDA, để tăng được sản lượng, chất lượng những công trình do Trung tâm đảm nhiệm công tác tư vấn và để tăng thu nhập của nhân viên là câu hỏi mà lãnh đạo Trung tâm luôn luôn trăn trở, việc đưa ra một hệ thống quản lý tốt vào thời điểm này là rất cần thiết Là một cán bộ trong trung tâm tôi thấy mình cũng phải có trách nhiệm trong việc xây dựng lên một mô hình quản lý đổi mới, thay đổi tư duy làm việc từ Ban quản lý dự án sang mô hình Trung tâm TVGS&QLDA xây dựng làm việc cạnh tranh hơn, hiệu quả hơn, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên

Xây dựng dự án mô hình quản lý mới cho Trung tâm TVGS&QLDA xây dựng tỉnh Lào Cai:

Để mô hình Trung tâm hoạt động tốt, trở thành một đơn vị tư vấn dẫn đầu trong môi trường đầy cạnh tranh hiện nay chúng tôi luôn đặt mối quan tâm của mình tới các nhân tố chính để đảm bảo rằng nhân viên trong Trung tâm luôn cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tư vấn hoàn hảo Ban lãnh đạo sẽ bắt đầu với việc chọn lựa, tuyển dụng kỹ lưỡng các nhân viên có đủ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn xây dựng, tâm huyết và trân trọng các giá trị của dịch vụ tư vấn Để thu hút và giữ chân các nhân viên này, trung tâm trả lương cho nhân viên cao hơn mức thông thường đến 100%, ngoài ra ban lãnh đạo thường xuyên có những mức thưởng đột xuất tới 5% /01 hợp đồng cho những nhân viên nào tìm được khách hàng sử dụng dịch vụ tư vấn và luôn cố gắng duy trì môi trường văn hoá, mọi người trong trung tâm đều tôn trọng lẫn nhau

Khi được nhận làm tại trung tâm, ban lãnh đạo luôn quan tâm tới việc huấn luyện các nhân viên tâm huyết trong suốt một năm đầu làm việc, mở các lớp bồi dưỡng những kỹ năng như quản lý dự án, giám sát thi công xây dựng, thiết kế công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, giao thông,các công trình cầu đường, nghiệp vụ đấu thầu Việc huấn luyện này cung cấp cho nhân viên hơn cả những kỹ năng chuyên nghiệp hay các kiến thức mà có tầm nhìn bao quát hơn về lĩnh vực xây dựng, nó mang lại cho nhân viên những giá trị nền tảng, giúp nhân viên có thể đáp ứng được các yêu cầu trên mức họ mong đợi Ban lãnh đạo khuyến khích nhân viên bằng nhiều cách khác ngoài các ưu đãi và việc trả lương hậu hĩnh Đồng thời chia thành các tổ tư vấn ( mỗi tổ 03 người) và các tổ cùng nhau đặt mục tiêu phấn đấu, đưa ra các phản hồi hỗ trợ công việc trong các buổi họp nhóm,phòng,họp trung tâm

Để tạo cho nhân viên cảm giác có quyền lợi và là một phần của trung tâm ban lãnh đạo thường xuyên gửi các thông tin cập nhật về tình hình tài chính, hoạt động của trung tâm và cho họ nhiều quyền tự quyết Nhân viên được khích lệ bằng việc được khen thưởng và ghi nhận Việc tuyển chọn và đào tạo đảm bảo rằng các nhân viên có

khả năng hoàn thành tốt công việc Các thành quả của dịch vụ tư vấn giúp nhân viên xác định được rõ rang về vai trò của mình và điều này giúp họ đi đúng định hướng, những giá trị này cũng sẽ duy trì các chuẩn mực đạo đức trong toàn công ty

Trung tâm TVGS&QLDA xây dựng là đơn vị tư vấn về xây dựng, giao thông, cầu đường, tư vấn thiết kế ,xây dựng cơ bản cũng là một nghành khá phức tạp, có rất nhiều hạng mục vì vậy các nhân viên được tuyển chọn cũng được đào tạo theo nhiều nghành nghề khác nhau như giao thông, thủy lợi, xây dựng Ban lãnh đạo trung tâm phải chọn ra các nhân viên có phẩm chất phù hợp với đòi hỏi của từng nhiệm vụ, sau đó thiết kế lại công việc để nhân viên được giao những nhiệm vụ trong khả năng của họểnTong các cuộc họp Trung tâm cũng cần phải thường xuyên phân tích để giúp các nhân viên nâng cao ý thức trong công việc, đảm bảo rằng nhân viên hiểu trách nhiệm bắt buộc của mình và chỉ ra được mối liên quan giữa công việc của nhân viên với mục tiêu của tổ chức Nhân viên cũng sẽ xác định được nhiệm vụ cụ thể của mình thông qua quá trình làm việc với nhau và nhận được những phản hồi thường xuyên, có ích Để áp dụng các phương thức này, trung tâm tư vấn luôn tập trung vào các mục tiêu và ý thức vai trò, giúp nhân viên hiểu mục đích công việc của

họ là gì và chúng liên quan đến các bộ phận khác của Sở xây dựng và hơn nữa là cả tỉnh Lào Cai như thế nào

Trong một môi trường Tổ chức có rất nhiều loại hành vi cá nhân được đề cập như: hiệu quả công việc, ý thức trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức, hành vi cản trở công việc, tham gia và gắn bó với tổ chức và đi làm chuyên cần Hoàn thành tốt công việc, có ý thức trách nhiệm với tổ chức và hạn chế những hành vi gây cản trở công việc hiển nhiên là những điểm mấu chốt dẫn đến thành công của tổ chức Tầm quan trọng của việc tuyển dụng và giữ người tài là hiển nhiên khi chúng ta xem xét

hệ quả của việc không đủ nhân công để hoàn thành công việc, bên cạnh việc tránh tình trạng thiếu nhân viên, để tổ chức hoạt động hiệu quả lãnh đạo trung tâm luôn tìm kiếm những con người có khả năng nhất, những nhân viên kỳ cựu có thông tin giá trị

về quy trình hoạt động, các giá trị công tác vì vậy việc quản lý tri thức liên quan tới

việc giữ chân các nhân viên quan trọng trong tổ chức Cùng với việc thu hút và giữ chân nhân viên, trung tâm luôn nhắc nhở cần mọi người đi làm đúng giờ tại các cuộc họp thường nhật, lập bảng phân công nhiệm vụ trong ngày và báo cáo công tác trong ngày trên bảng được treo tại mỗi phòng chức năng

Chúng ta đều biết rằng bất kì tổ chức nào cũng đang chịu sức ép về việc áp dụng các giá trị đạo đức vào thực tiễn kinh doanh Các giá trị cũng đang thay thế dần

sự giám sát trực tiếp như là một cách tự nhiên hơn để dẫn dắt hành vi cá nhân Hơn nữa, toàn cầu hoá cũng làm tăng thêm sự quan tâm và độ nhạy cảm của chúng ta về các giá trị trong các nền văn hoá Trên cả những vấn đề này, giá trị quan trọng bởi chúng ảnh hưởng nhiều tới kinh nghiệm của chúng ta trong tổ chức, như là nhận thức, ra quyết định, hành vi lãnh đạo và tinh thần trách nhiệm Bởi vậy ngoài việc thu hút và giữ chân các nhân viên chúng ta cũng cần phải giúp nhân viên hiểu được các giá trị nơi công sở, điều này giúp họ có thể định hướng được các mục tiêu, quyết định và cách thức để đạt được những mục tiêu đó Để có thể thay đổi được tư duy quản lý làm việc theo đúng các giá trị nơi công sở người lãnh đạo một tổ chức phải giúp cho nhân viên của mình hiểu được rằng khi những thay đổi công việc diễn ra thì

họ sẽ học được những định hướng mới và điều này dẫn đến những giá trị mới, thái độ mới và những quan hệ mới trong quan hệ giữa các đồng nghiệp

Trung tâm làm việc theo mô hình các nhóm nhỏ, mỗi nhóm 03 người và thường xuyên có những buổi thảo luận nhóm vào các buổi họp thường nhật Hiệu quả của việc thảo luận nhóm thật bất ngờ khi tất cả nhân viên đều được đưa ra những ý kiến đóng góp cho tập thể Những người trước đây thường hay ngần ngại bởi những

sự thay đổi cũng đã được củng cố bởi việc thấy các nhân viên khác của nhóm thực hiện sự thay đổi Việc thường xuyên thảo luận nhóm thúc đẩy các thành viên đi tới điểm quyết định Thay vì chỉ quan tâm tới vấn đề một cách thụ động họ được đòi hỏi

để quyết định là họ hoặc phải chấp nhận hoặc phải từ chối những sự thay đổi này Khi những nhân viên thảo luận và đi tới sự nhất trí trong nhóm, các thành viên chịu một sức ép của cộng đồng để tham gia với sự nhiệt tình tích cực trong việc thay đổi

cách làm việc ỷ lại vào các đồng nghiệp có trách nhiệm hơn như trước đây Nếu họ không thay đổi sau khi thảo luận nhóm thì sẽ có cảm giác về không trung thực và mất

đi sự tự trọng

Việc đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cũng như sự phát triển của một tổ chức là một quá trình chuẩn bị cho những nỗ lực thay đổi có kế hoach và quản lý quá trình này Không phải mọi nỗ lực thay đổi đều được xem là phát triển tổ chức bởi vì phát triển tổ chức được phân biệt với huấn luyện quản lý và những can thiệp về giáo dục khác Phát triển tổ chức bao gồm hợp tác trong chẩn đoán, và tiếp cận giải quyết vấn đề để tránh sự suy tàn của tổ chức và để tạo ra sự đổi mới tổ chức Để tạo ra sự thay đổi có chiều hướng tốt của một tổ chức có rất nhiều yếu tố tạo nên, những hoạt động phát triển tổ chức được đặc biệt quan tâm trong những năm gần đây ở trên toàn thế giới, khi quá trình toàn cầu hoá diễn ra mạnh mẽ

và khi thế giới biến đổi rất nhanh Để thay đổi mô hình quản lý và phát triển tổ chức cần nhiều yếu tố như phong cách lãnh đạo, văn hoá tổ chức, quyền lực và xung đột, động viên khuyến khích nhân viên làm việc Để có thể phát triển một tổ chức nói chung và đối với Trung tâm TVGS&QLDA nói riêng thì một nhà lãnh đạo tốt cũng cần phải biết tạo ảnh hưởng lên người khác để đạt được một mục đích nào đó Nhà lãnh đạo phải đánh giá đúng tình huống và biết được cần xử lý như thế nào tuy nhiên

họ luôn cần có sự hợp tác của những người khác để đạt được các mục tiêu của mình Mỗi một cá nhân chỉ có một số kỹ năng nhất định và chỉ khi những người xung quanh cũng hỗ trợ bằng những kỹ năng, kiến thức của họ thì các ý tưởng hoặc giải pháp mới được thực hiện hoá một cách nhanh chóng và dễ đạt được thành công hơn Nhà lãnh đạo thực hiện công việc lãnh đạo bằng cách kết hợp thế mạnh của mình với các thế mạnh của những người khác, tìm mọi cách để làm cho những người chịu ảnh hưởng trực tiếp dưới quyền nỗ lực làm tốt nhất những gì mà nhà lãnh đạo đó tin cậy giao phó Tất nhiên, chính người lãnh đạo phải nỗ lực tối đa thì mới có thể động viên người khác cùng phấn đấu Khi tạo được các nhóm làm việc nhỏ trong Trung tâm, lãnh đạo trung tâm phải thường xuyên gặp gỡ những nhóm làm việc này, truyền đạt

cho họ những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của tổ chức Thường xuyên xem xét, đánh giá lại việc thực hiện những mục tiêu này trong năm bằng những cuộc họp thường nhật Nhiều khi lãnh đạo vẫn phải làm việc một mình, không nhận được sự ủng hộ trợ giúp của bất kỳ ai, trong khi đó mọi người trong tổ chức thường có khuynh hướng chỉ thích làm việc hay phục tùng những nhà lãnh đạo có thể đáp ứng mọi yêu cầu của họ Khi công việc trở nên khó khăn, sự thoải mái và hứng khởi bị mất đi, thay vào đó là trách nhiệm và nỗi nhọc nhằn thì mọi người sẽ có khuynh hướng xa lánh nhà lãnh đạo Đó là lúc lãnh đạo phải bình tĩnh, sáng suốt để chắc rằng những điều mình đang làm là đúng và tiếp tục đi tới bằng nỗ lực của mình, sẵn sàng đối diện với các vấn đề và giải quyết chúng bằng cách ra những quyết định đúng đắn

Để thay đổi được mô hình quản lý cá nhân và tổ chức của Trung tâm tư vấn giám sát và quản lý dự án xây dựng tỉnh Lào Cai theo tôi cần phải thay đổi được tư duy làm việc nhóm, suy cho cùng là thay đổi được tư duy quản lý con người, tư duy làm việc nhóm bởi nhân tố con người vừa là mục tiêu vừa là động lực cho sự phát triển của tổ chức trong điều kiện quốc tế hoá, chuyên nghiệp hoá nền kinh tế thế giới

và trong xu thế đổi mới nền kinh tế hiện nay ở đất nước ta việc phát huy đầy đủ, có hiệu qủa nhân tố con người có ý nghĩa quyết định cho sự thành bại của tất cả tổ chức

Việc thay đổi tư duy quản lý của một tổ chức theo tôi cần một khoảng thời gian dài

và tất cả các thành viên trong tổ chức đó phải cùng tham gia, yêú tố quyết định được việc thay đổi đó là tổ chức phải cố gắng nỗ lực trong việc nâng cao hiệu quả làm việc theo nhóm và lãnh đạo của tổ chức phải thường xuyên tham gia cùng với các thành viên Cụ thể là, lãnh đạo trung tâm phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp để các nhóm làm việc trong trung tâm có cơ hội trap đổi kinh nghiệm với nhau, chia sẻ những cảm giác của họ và cùng cam kết giải quyết các vấn đề Tạo điều kiện để các trưởng nhóm có cơ hội trao đổi với nhau về kinh nghiệm và cách giải quyết vấn đề, lãnh đạo phải đưa ra cho họ những chỉ dẫn và đạt tới cam kết của họ về sự nhiệt tình tích cực trong việc theo đuổi việc hợp tác tốt hơn Sau đó các nhóm gặp nhau và liệt

kê những cảm tưởng của họ về nhóm kia và chỉ ra liệu nhóm kia sẽ nói về họ thế nào Giai đoạn tiếp theo để cho các nhóm gặp nhau và chia sẻ, trao đổi những danh mục

mà họ đã làm Việc thảo luận được giới hạn trong một số câu hỏi để làm rõ vấn đề tại các cuộc họp, sự phán quyết và giải thích đều không được phép Cuối cùng các nhóm cùng nhau giải quyết vấn đề khi nó đã sẵn sàng Các giai đoạn trên bị ảnh hưởng bởi mức độ của xung đột Các nhóm sẽ không được gặp nhau trong thảo luận cởi mở khi

nó chưa sẵn sàng tập trung vào những vấn đề mà không có sự tự vệ hoặc đổ lỗi cho phía bên kia Các nhóm tiếp tục trao đổi các danh sách cảm tưởng của họ cho tới khi

sự thù địch được loại trừ, từ đó tất cả các buổi thảo luận sẽ ngày càng được mong đợi hơn việc chỉ trích nhau, đổ lỗi cho nhau trong mỗi kỳ họp thường nhật

Sự thay đổi về mô hình quản lý cá nhân và các nhóm làm việc là cần thiết đối với bất kỳ một tổ chức nào,một trong những vấn đề khó khăn nhất để có thể làm thay đổi được tư duy quản lý đó là việc làm cho tất cả mọi người trong tổ chức đó nhận thức được sự thay đổi có ý nghĩa lớn lao về cả vật chất lẫn tinh thần không chỉ cho riêng mỗi cá nhân mà dành cho cả thế giới Vì vậy các tổ chức hiện nay theo đuổi việc thiết lập cho nhân viên của họ hiểu rằng những tổ chức thành công thường là những tổ chức độc đáo, khác biệt bởi nó tạo ra những giá trị, chuẩn mực, những người anh hung, những nghi thức và lễ hội riêng biệt có hiệu quả cho sự phát triển của tổ chức và trong việc hướng dẫn các hành vi của bất kì người lao động nào Muốn phát triển được chúng ta phải không ngừng học hỏi, và muốn thay đổi được

mô hình quản lý cá nhân cũng như một tổ chức làm việc theo nhóm chúng ta phải thay đổi hành vi của con người và hành vi của cả tổ chức đó

Với phương châm lấy văn hóa dân tộc là nền tảng cho việc tạo ra các thế mạnh, các sản phẩm du lịch, đồng thời gắn việc khai thác du lịch với bảo tồn văn hóa các dân tộc thiểu

số để thu hút khách du lịch; qua đó di sản văn hóa các dân tộc Lào Cai được bảo tồn và phát huy, tạo thành nguồn lực phát triển kinh tế - xã hội.