Xây dựng cơ cấu tổ chức theo mô hình đổi mới văn hóa tại học viện công nghệ bưu chính viễn thông

Học viện có chức năng chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học công nghệ trong lĩnh vực Bưu chính, viễn thông, điện tử, tin học phục vụ sự phát triển của Ngành Bưu chính - Viễn thông Việt

Xây dựng cơ cấu tổ chức theo mô hình đổi mới văn hóa tại Học viện Công

nghệ Bưu chính Viễn thông BÀI LÀM

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông được thành lập theo quyết định số 516/TTg ngày 11/7/1997 của Thủ tướng Chính phủ Học viện là tổ chức đào tạo, nghiên cứu của Nhà nước thí điểm đặt trực thuộc Tổng công ty lớn của Nhà nước

là Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam (nay là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam - VNPT) Học viện là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có trụ sở chính tại Hà Nội và cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh Học viện có chức năng chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học công nghệ trong lĩnh vực Bưu chính, viễn thông, điện tử, tin học phục vụ sự phát triển của Ngành Bưu chính - Viễn thông Việt nam và của xã hội Học viện thực hiện các hoạt động nghiên cứu, đào tạo cho các cơ quan, tổ chức ngoài VNPT để phục vụ các yêu cầu đa dạng của xã hội bằng cơ chế đặt hàng, đấu thầu, tuyển chọn thông qua các hợp đồng kinh tế

Tổ chức và Cơ chế hoạt động:

 Về tổ chức.

Học viện là tổ chức đào tạo, nghiên cứu của Nhà nước đặt trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, do vậy, tổ chức của Học viện được chi phối bởi các quy định của Nhà nước đối với tổ chức đào tạo công lập và tổ chức của đơn vị sự nghiệp có thu trong doanh nghiệp Nhà nước Mô hình tổ chức hiện nay của Học viện bao gồm: 5 đơn vị trực thuộc là các đơn vị sự nghiệp có thu (gồm 2 trung tâm đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn tại Hà nội và thành phố Hồ Chí Minh; 3 đơn vị nghiên cứu khoa học có trụ sở chính tại Hà nội); và 2 cơ sở đào tạo làm nhiệm vụ đào tạo dài hạn (Đại học và sau Đại học) tại Hà Đông (không

có con dấu) và tại thành phố Hồ Chí Minh (có con dấu là phiên dấu của Học

viện) Cơ sở đào tạo tại Hà Đông có 06 khoa đào tạo với 11 bộ môn; 02 trung tâm cung ứng dịch vụ đào tạo phi chính quy (hạch toán riêng); 03 trung tâm và 01 Trạm y tế có chức năng chăm sóc sức khoẻ cho CBCNV và sinh viên Cơ sở Học viện tại Tp Hồ Chí Minh có 05 khoa đào tạo với 08 bộ môn; 09 phòng (tổ, đội) trực thuộc giúp việc

Khối cơ quan Học viện bao gồm: Ban Giám đốc Học viện và 9 phòng chức năng vừa làm chức năng điều hành quản lý toàn bộ mọi mặt hoạt động của Học viện và các đơn vị trực thuộc theo yêu cầu bộ máy quản lý của một đơn vị sự nghiệp có thu nằm trong doanh nghiệp Nhà nước, vừa tổ chức điều hành các hoạt động đào tạo theo yêu cầu bộ máy quản lý của một trường Đại học

 Cơ chế hoạt động.

Cơ chế hoạt động của Học viện được chi phối bởi các quy định của Nhà nước

về đào tạo công lập và hoạt động nghiên cứu khoa học của đơn vị sự nghiệp có thu trong doanh nghiệp Nhà nước Do vậy, Học viện và các đơn vị trực thuộc vừa hoạt động trong khuôn khổ các cơ chế của Nhà nước đối với đơn vị sự nghiệp (trước kia là Nghị định 10/2002/NĐ-CP của Chính phủ, nay là nghị định 43/2006/NĐ-CP) và vừa hoạt động theo các quy định được cụ thể hoá trong các quy chế tổ chức và hoạt động, các quy chế và cơ chế thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch cho đơn vị sự nghiệp do Hội đồng quản trị Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam trước đây phê duyệt Với hai cơ chế một lúc, hoạt động của Học viện và các đơn vị trực thuộc có những điểm thuận lợi nhưng cũng có nhiều điểm bất cập, hạn chế

Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ, hàng năm Tập đoàn giao chỉ tiêu doanh thu cho Học viện và các đơn vị trực thuộc Các đơn vị trong Học viện căn cứ trên chức năng, nhiệm vụ của mình và một số đơn giá định mức đã được Tập đoàn phê duyệt (nếu có) để thực hiện hoạt động cung ứng dịch vụ thông qua hợp đồng kinh tế theo nguyên tắc lấy thu bù chi

Với cơ chế hoạt động hiện tại của Học viện, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, đã tạo nên sự hỗ trợ cho các nguồn lực tài chính, đất đai, nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật cho Học viện Qua đó giúp Học viện đa dạng hoá và mở rộng thêm các loại hình đào tạo, nghiên cứu,

và đã thúc đẩy nhanh việc tập trung vốn cũng như các nguồn lực phát triển cho Học viện trong thời gian qua

Bên cạnh đấy, nhờ cơ chế quản lý tập trung, Tập đoàn đã tạo điều kiện để

hỗ trợ Học viện cũng như các đơn vị sự nghiệp khác về nguồn công việc và sử dụng sản phẩm (tạo thị trường tiêu thụ cho các sản phẩm của Học viện) để từng bước giúp Học viện tiến tới tự cân đối thu chi, đồng thời tạo nên sự gắn kết giữa nghiên cứu, đào tạo với thực tế mạng lưới của Tập đoàn trong thời gian qua

3 Về đào tạo:

3.1 Đào tạo dài hạn:

Về trình độ, Ngành và loại hình đào tạo, Học viện đã được Bộ Giáo dục và

Đào tạo cho phép đào tạo các trình độ/ngành và loại hình cụ thể sau:

- Trình độ Tiến sỹ (04 ngành) : Kỹ thuật Điện tử; Kỹ thuật Viễn thông; Kỹ

thuật Máy tính; Truyền dữ liệu và mạng máy tính

- Trình độ Thạc sỹ (04 ngành) : Kỹ thuật Điện tử; Quản trị Kinh doanh;

Truyền dữ liệu và mạng máy tính; Khoa học máy tính

- Trình độ Đại học :

+ Đại học chính qui (04 ngành): Ngành Điện tử Viễn thông; Ngành Quản trị Kinh doanh; Ngành Công nghệ thông tin; Ngành Công nghệ, Kỹ thuật Điện-Điện tử

+ Đại học Tại chức (02 ngành): Ngành Điện tử Viễn thông; Ngành Quản tri Kinh doanh

+ Đại học Hoàn chỉnh kiến thức (03 ngành): Ngành Điện tử Viễn thông; Ngành Công nghệ thông tin; Ngành Quản trị Kinh doanh

+ Đại học Bằng 2 (03 ngành): Ngành Điện tử Viễn thông: Ngành Công nghệ thông tin; Ngành Quản trị Kinh doanh

+ Đào tạo đại học từ xa: (03 ngành): Ngành Điện tử Viễn thông; Ngành Công nghệ thông tin; Ngành quản trị kinh doanh

- Trình độ cao đẳng (03 ngành) : Ngành Điện tử Viễn thông; Ngành Công

nghệ thông tin; Ngành Quản trị kinh doanh

- Trình độ Trung cấp : từ năm 2005 Học viện không tuyển sinh Trung cấp

Năm 2007 số sinh viên trung cấp tại chức cuối cùng đã tốt nghiệp

Lưu lượng sinh viên hiên nay của Học viện khoảng 16.000 gồm các hệ và các trình độ đào tạo khác nhau

3.2 Đào tạo, bồi dưỡng:

- Đào tạo các lớp ngắn hạn về điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin, quản trị kinh doanh phục vụ cho Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và đáp ứng nhu cầu xã hội;

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng qua mạng ISDN phục vụ nhu cầu của Tập đoàn

và xã hội;

- Lương lượng học sinh khoảng 23.000 lượt người/tuần

4 Về nghiên cứu khoa học và tư vấn chuyển giao công nghệ

- Tổ chức nghiên cứu về chiến lược, quy hoạch phát triển mạng và dịch vụ bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin Tổ chức nghiên cứu về công nghệ, giải pháp và phát triển dịch vụ trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin Tổ chức nghiên cứu và phát triển các sản phẩm, bán sản phẩm trong lĩnh vực điện tử - viễn thông Tổ chức nghiên cứu về quản lý, điều hành doanh nghiệp và các lĩnh vực kinh tế khác. 

- Cung cấp các dịch vụ tư vấn về công nghệ, giải pháp và phát triển dịch

vụ trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin và lĩnh vực kinh tế cho các đơn vị trong và ngoài Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 

- Cung cấp các dịch vụ đo lường, kiểm chuẩn, tư vấn thẩm định các công trình, dự án thuộc lĩnh vực bưu chính viễn thông và công nghệ thông tin

- Học viện được ký thoả ước hợp tác với các tổ chức nghiên cứu và đào tạo nước ngoài, trao đổi chuyên gia nghiên cứu và đào tạo với nước ngoài theo quy định của Nhà nước

- Kinh phí hàng năm do Tập đoàn cấp và làm theo đơn đặt hàng của xã hội cho khối nghiên cứu khoảng gần 50 tỷ đồng

II TÁI CẤU TRÚC KHỐI CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG HỌC VIỆN

1 Giới thiệu phương án tái cấu trúc:

1.1 Mô hình hiên nay

Khối Quản lý và Đào tạo khu vực phía Bắc gồm có 9 các phòng, ban; 4 Trung tâm và 6 khoa.Cụ thể:

- Văn phòng Học viện,

- Phòng Quản lý Đào tạo

- Phòng Quản lý NCKH&TTTL

- Phòng Kinh tế - Tài chính

- Phòng Tổ chức Cán bộ

- Ban Quản lý các dự án

- Phòng Thanh tra

- Phòng Công tác HSSV

- Trung tâm Cơ sở Vật chất và Dịch

vụ

- Khoa Cơ bản I

- Khoa Kỹ thuật Điện tử I

- Khoa Công nghệ Thông tin I

- Khoa Viễn thông I

- Khoa Quản trị Kinh doanh Bưu chính Viễn thông I

- Khoa Quốc tế và Đào tạo Sau đai học

- Trung tâm Đào tạo Tại chức

- Trung tâm Đào tạo Đại học từ xa

- Trạm y tế

- Trung tâm Thông tin Thư viện

1.2 Những tồn tại và nguyên nhân:

Các phòng, ban chức năng vừa quản lý chung toàn Học viện, vừa tổ chức thực hiện các hoạt động tại khu vực Hà đông Do đó, có sự chồng chéo về chức năng quản lý toàn Học viện và trực tiếp tổ chức thực hiện các hoạt động tại Hà đông Điều này dẫn đến các phòng chức năng của Học viện vừa không thực hiện tốt việc quản lý toàn Học viên, vừa không thực hiện tốt các hoạt động tại khu vực Hà đông

Ngoài ra, sự chồng chéo cũng dẫn đến các phòng, ban chức năng Học viện chủ yếu thực hiện giải quyết các công việc hành chính sự vụ, chưa thực tốt công tác quản trị, công tác quản lý toàn Học viên, thậm trí còn một số phòng ban chức năng bỏ sót một số công việc rất quan trọng

Mô hình hiện nay của Khối QL&ĐT khu vực phía Bắc là mô hình của một đơn vị mang năng tính sự nghiệp, thiếu tính linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh với môi trường kinh doanh khi Học viện chuyển sang hoạt động theo cơ chế doanh nghiệp

Nói tóm lại, mô hình tổ chức hiện nay của Khối QL&ĐT khu vực phía Bắc không phù hợp với thực tiễn hoạt động hiện nay của Học viện cũng như Khối

1.3 Phương án tái cấu trúc

1.3.1 Bối cảnh:

a Bối cảnh chung:

Thị trường giáo dục đại học Việt Nam ngày càng cạnh tranh một cách gay gắt, một loạt các trường đại học tự thục ra đời; các chương trình liên kết đào tạo với nước ngoài, các chương trình đào tạo chất lược cao được rất nhiều trường thực hiện Mặc dù do bị hạn chế bởi cơ chế quản lý của Nhà nước nhưng các trường đại học công lập cũng có những đổi mới nhanh chóng về tổ chức quản lý và cả quy

mô đào tạo Đặc biệt, theo cam kết khi gia nhật WTO năm 2009 Việt Nam sẽ phải

mở cửa thị trường giáo dục cho phép các Nhà đầu tư nước ngoài được thành lập các trường đại học quốc tế tại Việt Nam với 100% vốn của nước ngoài Với bối cảnh như vậy, để tồn tại và phát triển không có cách nào khác là Học viên phải có những thay đổi, đặc biệt trong đổi mới tổ chức và quản lý

b Bối cảnh của Học viện.

Trong những năm vừa qua, chính những yếu tố nội tại của Học viện cũng taọ sức ép đòi hỏi Học viện phải có những thay đổi mạnh mẽ về mọi mặt trong đó có

tổ chức, cán bộ Trong 2 năm vừa qua, trong khi quy mô đào tạo của Học viện được tăng lên nhanh chóng thì các điều kiện khác về tổ chức, quản lý thay đổi rất chậm, không theo kịp được với yêu cầu của thực tiễn Mặt khác, định hướng phát triển của Học viện là chuyển sang hoạt động theo cơ chế doanh nghiệp Nếu muốn chuyển sang hoạt động theo cơ chế doanh nghiệp thì không thể hoạt động theo mô hình sự nghiệp hiện nay được Vì vây, trước đỏi hỏi của các yếu tố nội tại và định hướng phát triển, Học viện phải có những thay đổi mạnh mẽ về tổ chức quản lý

1.3.2 Mục tiêu:

Kiện toàn mô hình tổ chức của Khối quản lý và Đào tạo khu vực phía Bắc phải đạt được các mục tiêu sau:

- Làm rõ chức năng quản lý toàn Học viện và chức năng tổ chức thực hiện các hoạt động tại Cơ sở Hà đông Nói cách khác là làm rõ đâu là phòng quản lý toàn Học viện, đâu là phòng chỉ quản lý Cơ sở Hà đông;

- Giảm bớt các công việc giải quyết hành chính sự vụ của các phòng ban chức năng quản lý toàn Học viện để các phòng ban này tập trung vào thực hiện chức năng quản lý toàn Học viện;

- Tăng cường công tác định hướng, kế hoạch chiến lược; xây dựng các cơ chế chính sách chung của toàn Học viện để phát huy sức mạnh tổng thể của Học viện;

- Bổ sung thêm các nhiệm vụ còn bỏ sót hoặc chưa đơn vị nào thực hiện; loại bỏ các nhiệm vụ không cần hoặc chồng chéo;

- Tách rõ các hoạt động quản lý và hoạt động tư vấn, hỗ trợ, dịch vụ

1.3.3 Phương án

Trên cơ sở phân tích hiện trạng mô hình và dự báo sự phát triển của Học viện trong thời gian tới, Lãnh đạo Học viện dự kiến mô hình tổ chức của Khối QL&ĐT khu vực phía Bắc trong thời gian tới như sau:

Các phòng quản lý toàn Học viện:

- Văn phòng Học viện

- Phòng Tổ chức Cán bộ

- Phòng Kinh tế - Tài chính

- Phòng QLĐT&NCKH

- Phòng Kế hoạch – Chiến lược

và Hợp tác Quốc tế

- Ban Quản lý các dự án

- Phòng Thanh tra

Các đơn vị dịch vụ:

- Trung tâm Đào tạo Tại chức;

- Trung tâm Đào tạo Đại học Từ xa;

- Trung tâm Cơ sở Vật chất và Dịch vụ.

Cơ sở Hà đông:

Các phòng quản lý Cơ sở Hà

đông:

- Trung tâm Khảo thí và Đảm

bảo chất lượng giáo dục

- Phòng Giáo vụ & CTSV

- Trạm y tế

Các khoa đào tạo:

- Khoa Cơ bản I

- Khoa Kỹ thuật Điện tử I

- Khoa Công nghệ Thông tin I

- Khoa Viễn thông I

- Khoa QTKD Bưu chính Viễn thông I

- Khoa Quốc tế và Đào tạo Sau đai

Các trung tâm:

- Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ HSSV

- Trung tâm Thông tin Thư viện và Thí nghiệm Thực hành

Phương án kiện toàn mô hình tổ chức trên đã khắc phục được một số điểm sau:

- Làm rõ được chức năng quản lý toàn Học viện và chức năng quản

lý cơ sở Hà đông Điều đó đã được thể hiện rất rõ ở việc phân rõ đâu

là phòng quản lý toàn Học viện và đâu là phòng quản lý Cơ sở Hà đông;

- Giảm bớt các công việc sự vụ của các phòng chức năng của Học

viện Các phòng chức năng Học viện theo mô hình mới không phải

giải quyết các công việc hành chính sự vụ tại Cơ sở Hà đông nên có điều kiện tập trung vào việc xây dưng chiến lược, các chính sách quản lý toàn Học viện;

- Tách rõ các hoạt động quản lý và hoạt động tư vấn, hỗ trợ và dịch

vụ Qua đó bắt buộc các đơn vị dịch vụ từng bước phải hoạt động

theo hướng lấy thu bù chi, Học viện sẽ không báo cấp nữa Ví dụ như phòng CTHSSV hiện nay được xếp là phòng quản lý, Học viện bao cấp toàn bộ Nhưng theo mô hình mới, các hoạt động dịch vụ đã được tách về Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ sinh viên Các hoạt động của Trung tâm này dần dần sẽ phải lấy thu bù chi Tương tự như Trung tâm thông tin thư viện, Trung tâm Khảo thí và Kiêm định;

- Bổ sung một số chức năng mà trước kia còn bỏ trống: Tăng cường

chức năng kế hoạch – chiến lược; chức năng quản trị mà trước kia còn bỏ trống hoặc làm chưa tốt

2 Các bước đã làm:

Bước 1 Lãnh đạo Học viện đưa ra chủ trương về tái cấu trúc khối các phòng

ban chức năng của Học viện Giao cho phòng Tổ chức Cán bộ xây dựng phương án tái cấu trúc Phương án tái cấu trúc chưa đề cập đến việc lựa chọn cán bộ để bổ nhiệm vào các đơn vị mới thành lập;

Bước 2 Tổ chức Hội thảo về phương án tái cấu trúc Thành phần Hội thảo

gồm các Trưởng, phó các phòng ban chức năng

Bước 3 Xin ý kiến Đảng uỷ Học viện về phương án tái cấu trúc khối các

phòng ban chức năng Đảng uỷ đã ra nghị quyết đồng ý về phương án tái cấu trúc

Bước 4 Phổ biến, xin ý kiến của toàn bộ các bộ công nhân viên các đơn vị mà

dự kiến sẽ giải thể hoặc thành lập mới về phương án tài cấu trúc

Bước 5 Lựa chọn và làm các thủ tục cần thiết cán bộ làm trưởng các đơn vị

mới thành lập Trao đổi với các chuyên viên dự kiến được bố trí công tác vào các đơn vị mới

Bước 6 Thực hiện phương án tái cấu trúc.

III PHÂN TÍCH VỀ VIỆC TÁI CẤU TRÚC

1 Về xác định sự cần thiết thay đổi hay tái cấu trúc.

a Điểm mạnh:

Việc xác định sự cần thiết của sự thay đổi cũng đã được đặt ra, cũng đưa ra được nhưng nguyên nhân cơ bản của sự thay đổi Đã đưa được ra được các nguyên nhân chính như: Quy mô sinh viên tăng, có sự chồng chéo chức năng một phòng ban chức năng, mô hình nói chung mang nặng tính sự nghiệp trong khi Học viện đang chuyển sang hoạt động như một doanh nghiệp