Tổng thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam

Với những mong muốn của bản thân, tác giả nhận thấy cần thiết phải tổng thuật các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ; qua đó đề xuất các vấn đề cần được tiếp tục ngh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

TẠC THỊ MINH HUYỀN

TỔNG THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH

NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội – 2017

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

TẠC THỊ MINH HUYỀN

TỔNG THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH

NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học

Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS.NGƯT Vũ Thị Phụng

Hà Nội – 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ “Tổng thuật các công trình nghiên cứu

khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam” là

công trình nghiên cứu của tôi Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

HỌC VIÊN

Tạc Thị Minh Huyền

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía các cơ quan, các trường học như:

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng; trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh); trường Đại học Nội vụ; trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông (Đại học Thái Nguyên); các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng-

trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), đặc biệt

là người hướng dẫn khoa học – PGS.TS.NGƯT Vũ Thị Phụng Qua đây, tôi xin

bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó

Đề tài “Tổng thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam” mang tính tổng hợp liên ngành,

cần sử dụng nhiều kiến thức của ngành công nghệ thông tin Là người được đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học nên vốn kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin còn nhiều hạn chế, vì vậy tác giả rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy cô giáo, các cơ quan và bạn đọc để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn và có cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

HỌC VIÊN

Tạc Thị Minh Huyền

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 8

VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 8

1.1 Các khái niệm và thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong luận văn 8

1.1.1 Khái niệm “tổng thuật” 8

1.1.2 Thuật ngữ “công trình nghiên cứu khoa học” 8

1.1.3 Thuật ngữ “công nghệ thông tin” và “ứng dụng công nghệ thông tin” 8

1.1.4 Thuật ngữ “công tác lưu trữ” và “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ” 9

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam 10

1.2.1 Về số lượng và loại hình 10

1.2.2 Về thời gian và tác giả thực hiện 12

1.2.3 Về nội dung 15

1.2.4 Về phương pháp nghiên cứu 20

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 23

CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 24

2.1 Những nghiên cứu về các thuật ngữ liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 24

2.1.1 Thuật ngữ “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ” 24

2.1.2 Thuật ngữ “tài liệu điện tử”, “tài liệu lưu trữ điện tử” và “quản lý tài liệu điện tử” 25

2.1.3 Thuật ngữ “số hóa tài liệu lưu trữ” 32

2.1.4 Thuật ngữ “hồ sơ điện tử”, “lập hồ sơ điện tử” và “quản lý hồ sơ điện tử” 34

2.1.5 Thuật ngữ “hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ” 37

2.1.6 Thuật ngữ “cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ” và “xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ” 38

2.1.7 Thuật ngữ “kho hồ sơ số” (kho lưu trữ điện tử) 40

2.1.8 Thuật ngữ “công nghệ lập bản sao bảo hiểm” 41

2.1.9 Thuật ngữ “công nghệ điện toán đám mây” 42

2.1.10 Thuật ngữ “phòng đọc ảo” (phòng đọc trực tuyến) 43

2.2 Những nghiên cứu về khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 43

2.2.1 Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ 44

2.2.2 Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ 45

2.3 Những nghiên cứu về tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 47

2.4 Những nghiên cứu về nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 48

2.4.1 Nghiên cứu những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 49

2.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ 52 2.4.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ 53

2.5 Những nghiên cứu về các giải pháp công nghệ để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 57

2.6 Những nghiên cứu về điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 63

2.7 Những tài liệu, tư liệu được sử dụng trong các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 66

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 70

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN TIẾP TỤC NGHIÊN CỨU VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 71

3.1 Đối với những vấn đề đã được đề cập và giải quyết trong các công trình nghiên cứu 71

3.1.1 Về hệ thống thuật ngữ 71

3.1.2 Về khả năng ứng dụng 74

3.1.3 Về nội dung ứng dụng 75

3.1.4 Về giải pháp công nghệ 75

3.1.5 Về điều kiện ứng dụng 76

3.2 Đề xuất một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu 77

3.2.1 Nghiên cứu các biện pháp để tiếp tục triển khai ứng dụng CNTT trong

công tác lưu trữ 77

3.2.2 Nghiên cứu xây dựng kho lưu trữ thông minh 80

3.2.3 Nghiên cứu về triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến 86

3.2.4 Nghiên cứu một số vấn đề khác 93

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 98

KẾT LUẬN 99

TÀI LIỆU THAM KHẢO 100

PHỤ LỤC 103

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Cục VT&LT NN Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Cục LT – VPTWĐ Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng

ĐH CNTT&TT – ĐHTN Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền

thông - Đại học Thái Nguyên

ĐH KHXH&NV – ĐHQGHN Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn -

Đại học Quốc gia Hà Nội

LTH&QTVP Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Số lượng và loại hình của các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 11 Bảng 1.2: Tổng hợp các công trình NCKH theo nội dung ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 15 Bảng 1.3: Tổng hợp các công trình NCKH theo giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 18 Bảng 2.1: Tổng hợp về những điều kiện ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 63

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 01: Tỉ lệ các loại hình NCKH về ứng dụng CNTT 11 trong công tác lưu trữ ở Việt Nam 11 Biểu đồ 02: So sánh số lượng các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ qua các năm (từ năm 1986 đến năm 2016) 12 Biểu đồ 03: Số lượng các công trình NCKH theo giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ 19

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1: Kiến trúc hệ thống của kho lưu trữ thông minh 84 Hình 3.2: Liệt kê chi tiết các mô đun của hệ thống 85

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Là một cán bộ giảng dạy trong ngành lưu trữ, trải qua quá trình học tập và nghiên cứu, tôi đã yêu thích và dành sự quan tâm đặc biệt đến vấn đề triển lãm TLLT trực tuyến Tôi dự định sẽ chọn “Nghiên cứu về triển lãm TLLT trực tuyến” làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình Đây là một trong những nội dung của ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ Khi tiến hành tìm hiểu tổng quan lịch sử nghiên cứu vấn đề, tôi đã gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm và thu thập các tài liệu tham khảo có liên quan đến đề tài Lúc đó tôi đã đặt ra câu hỏi: Ở Việt Nam đã có bao nhiêu công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ?, trong đó

đã có công trình nào nghiên cứu về triển lãm TLLT trực tuyến hay chưa? Thật khó

để trả lời ngay câu hỏi đó! Bởi qua tìm hiểu, tôi nhận thấy chưa có bất kỳ đề tài nào tổng hợp các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ Điều đó càng khiến tôi băn khoăn: Ở Việt Nam đã có nhiều công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ chưa Các công trình nghiên cứu đó đã giải quyết được những vấn đề gì và ở mức độ nào? Xuất phát từ câu hỏi trên, tác giả đặt ra các giả thuyết như sau: Giả thuyết thứ nhất: Ở Việt Nam đã có rất nhiều công trình NCKH và đã giải quyết được hầu hết các vấn đề về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ Giả thuyết thứ hai là ở Việt Nam đã có nhiều công trình NCKH và giải quyết được một số vấn đề về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ, nhưng vẫn còn nhiều vấn đề chưa được giải quyết Giả thuyết thứ ba, cũng có thể là ở Việt Nam có

ít công trình NCKH và việc giải quyết các vấn đề về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ còn khá khiêm tốn Trong phạm vi luận văn, tác giả hướng nghiên cứu theo giả thuyết thứ hai đặt ra Việt Nam đã có nhiều công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ, tuy nhiên tính đến thời điểm hiện nay chưa có công trình nghiên cứu nào trả lời câu hỏi mà tác giả băn khoăn

Xuất phát từ những khó khăn và câu hỏi băn khoăn của bản thân trong quá trình tìm kiếm tài liệu có liên quan đến đề tài; bên cạnh đó, nơi tác giả theo học - Khoa LTH&QTVP, Trường ĐH KHXH&NV (ĐHQGHN) đã và đang triển khai thực hiện đề tài NCKH cấp Đại học Quốc gia, nhằm mục tiêu tổng kết, đánh giá tình hình nghiên cứu về lưu trữ học ở Việt Nam trong 50 năm Hơn nữa được sự ủng hộ của giáo viên hướng dẫn, tôi đã quyết định thay đổi hướng nghiên cứu, vừa nhằm trả lời cho câu hỏi của bản thân, vừa có thể hỗ trợ, giúp cho các nhà nghiên cứu sau tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tìm hiểu lịch sử nghiên cứu vấn đề về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam

Trong bối cảnh thế giới đang ở giai đoạn phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4, còn được gọi là cuộc cách mạng số, đã và đang đặt ra cho hoạt động lưu trữ Việt Nam nhiều cơ hội cũng như thách thức Sự phát triển như vũ bão của CNTT đã giúp cho việc quản lý, thu thập và xử lý thông tin với tốc độ nhanh và chính xác cao Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ trở thành một nhu cầu tất yếu, qua đó sẽ góp phần đổi mới ngành Lưu trữ ở Việt Nam Trong “Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030” được ban hành theo Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ đã xác định một trong

những mục tiêu cụ thể là: “Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, ứng dụng CNTT đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ” [2]

Trên thế giới, ở các nước phát triển như Mỹ, Anh, Australia, Đức…từ cuối những năm 80 đầu năm 1990 việc ứng dụng CNTT trong hoạt động lưu trữ đã được nghiên cứu, triển khai ứng dụng rộng rãi Ở nước ta, công cuộc cải cách hành chính cũng được tiến hành từ đầu những năm 1990 của thế kỷ XX, nhằm hướng đến sự thay đổi của cơ chế hành chính hiện hành phù hợp với yêu cầu của thời kỳ phát triển mới của đất nước Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong nền hành chính nhà nước, do đó công tác này đòi hỏi cần được đổi mới và nâng cao hơn nữa để góp phần vào nền hành chính hiện đại

Với những mong muốn của bản thân, tác giả nhận thấy cần thiết phải tổng thuật các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ; qua đó đề xuất các vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu bổ sung, để lấp đầy những khoảng trống trong nghiên cứu về lưu trữ học, góp phần vào mục tiêu hiện đại hóa công tác lưu trữ ở Việt Nam hiện nay

Xuất phát từ những lý do trên, tác giả quyết định lựa chọn đề tài: “Tổng

thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam” làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Dưới sự tác động mạnh mẽ của tiến bộ khoa học công nghệ, việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam là xu hướng tất yếu, thúc đẩy số lượng các công trình nghiên cứu ngày càng gia tăng Điều đó không chỉ thể hiện qua số lượng,

mà ở cả loại hình, phương pháp và nội dung các nghiên cứu Các công trình NCKH

đi trước đã góp phần giải quyết một số vấn đề như: Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu; trong công tác bảo quản, tu bổ, phục chế TLLT; trong quản lý và tra tìm tài liệu hay ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác và sử dụng TLLT

Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã nhận được sự quan tâm của nhiều tác giả cụ thể như:

- Đề tài NCKH cấp Nhà nước do tác giả Dương Văn Khảm chủ nhiệm:

“Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động TLLT quốc gia” nghiệm thu năm 1990;

- Tác giả Dương Văn Khảm còn chủ nhiệm các đề tài NCKH cấp Bộ phải kể

đến như: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý TLLT”;

“Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn ngạch công chức lưu trữ” (nghiệm thu năm 1998);

- Tác giả khác như Lê Văn Năng với đề tài NCKH cấp Bộ “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” (nghiệm thu năm 1999);…

Kết quả nghiên cứu của các đề tài trên chính là cơ sở để Cục VT&LT NN xây dựng, chuyển giao và cung cấp các phần mềm ứng dụng trong hoạt động lưu trữ; đồng thời là căn cứ để Cục ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ

Những năm gần đây, vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tiếp tục được đầu tư nghiên cứu ở nhiều loại hình khác nhau, trong đó luận văn thạc sỹ chiếm số lượng khá lớn, điển hình như một số luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học của Khoa LTH&QTVP, Trường ĐH KHXH&NV (ĐHQGHN) sau đây:

- Luận văn thạc sỹ của Trịnh Quang Rung (2014), “Số hóa TLLT tại kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng khảo sát, đánh giá và kiến nghị”;

- Luận văn thạc sỹ Nguyễn Thị Thành (2014), “Nghiên cứu xây dựng kho hồ

sơ số tại Văn phòng Bộ Công An”;

- Luận văn thạc sỹ của tác giả Đỗ Thu Hiền (2014), “Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác sử dụng TLLT ở Việt Nam”;

- Luận văn thạc sỹ của tác giả Khuất Thị Kim Chi (2015), “Nghiên cứu xây dựng va quản lý CSDL TLLT Sở quy hoạch kiến trúc Hà Nội”,…

Những công trình NCKH kể trên đã đi sâu vào từng vấn đề cụ thể như: số hóa TLLT, xây dựng và quản lý CSDL TLLT, xây dựng phòng đọc ảo…; góp phần giúp cho các cơ quan, tổ chức khác trong cả nước học hỏi và vận dụng, phục vụ công tác tổ chức bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT ngày càng hiệu quả, hiện đại hơn

Bên cạnh đó, các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo NCKH của sinh viên các trường Đại học đào tạo về lưu trữ cũng đề cập đến vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở các góc độ và phạm vi khác nhau

Ngoài ra, trong thời gian từ năm 1986 đến năm 2016, các bài báo trên các tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí VTLTVN, Tạp chí Dấu ấn thời gian… cũng đã nhận được sự quan tâm lớn của các học giả, nghiên cứu trao đổi về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam

Trong các công trình nghiên cứu nói trên, ở phần lịch sử nghiên cứu vấn đề đều đã hệ thống và đánh giá bước đầu về các công trình có liên quan đến nội dung của luận văn Tuy nhiên chưa có bất kỳ công trình nào tổng thuật, đánh giá những

nội dung và kết quả nghiên cứu của các công trình trước đó Do đó, đề tài “Tổng

thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam” không trùng lặp với bất kỳ đề tài nào đi trước

3 Mục tiêu của đề tài

Đề tài này hướng đến các mục tiêu chính sau đây:

Thứ nhất, hệ thống, tổng thuật và bước đầu đánh giá kết quả của các công

trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam

Thứ hai, đề xuất một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu về ứng dụng CNTT

trong công tác lưu trữ ở Việt Nam

4 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện được các mục tiêu nêu trên, đề tài đặt ra và giải quyết các nhiệm

5 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Các công trình NCKH có liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ như: Đề tài NCKH các cấp, luận án, luận văn thạc sỹ, báo cáo NCKH, khóa luận tốt nghiệp, bài báo tại các Hội thảo khoa học, bài báo trên các Tạp chí chuyên ngành,…

6 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian:

Cách mạng thông tin ở trên thế giới phát triển mạnh mẽ trong những thập kỷ

80, 90 và đặc biệt là những năm cuối của thế kỷ XX Ở Việt Nam, Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI (12/1986) đã mở đầu cho công cuộc đổi mới toàn diện và đồng

bộ của cách mạng nước ta Sự tác động của khoa học kỹ thuật, cùng với quá trình hội nhập quốc tế đã góp phần đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong tất cả các ngành, các lĩnh vực, ngành lưu trữ cũng không ngoại lệ

Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả giới hạn thời gian nghiên cứu các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam từ năm 1986 đến năm 2016

- Về không gian:

Đề tài tổng thuật các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại các cở sở giáo dục, đào tạo về lưu trữ trong cả nước như: Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Đại học Nội vụ, Đại học CNTT và Truyền thông (Đại học Thái Nguyên), Đại học Đông Á (Đà Nẵng), Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh),…; tại các cơ quan quản lý về lưu trữ như: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Cục Lưu trữ

- Văn phòng Trung ương Đảng;…

+ Ngoài ra, tác giả còn nghiên cứu các bài báo của các học giả trong nước đăng trên các Tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian và một số Tạp chí khác

7 Nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu

7.1 Nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo và sử dụng các nguồn tư liệu sau đây:

- Các công trình nghiên cứu về lưu trữ học như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, TLĐT trong quản lý (Sách dịch), Cải tiến công tác quản lý TLĐT…;

- Các luận án, luận văn thạc sỹ, kỷ yếu Hội thảo khoa học, đề tài NCKH các cấp của giảng viên và sinh viên tại các cơ sở giáo dục đào tạo về lưu trữ;

- Đề tài NCKH các cấp, kỷ yếu Hội thảo khoa học của Cục VT&LT NN, Cục

LT - VPTWĐ ;

- Các bài báo đăng trên các Tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí VTLTVN, tạp chí Dấu ấn thời gian,…

- Một số website chuyên ngành của Việt Nam và của một số nước phát triển trên thế giới như: Anh, Mỹ, Australia

7.2 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính như sau:

- Phương pháp luận: Tác giả thực hiện đề tài này trên cơ sở vận dụng phép

biện chứng duy vật và chủ nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin Đây là những phương pháp mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu Dựa trên phương pháp này giúp tác giả đặt các công trình trong những thời điểm lịch sử nhất định khi phân tích, hệ thống và nhận xét về các kết quả nghiên cứu

- Phương pháp hệ thống: Đây là một trong những phương pháp quan trọng

giúp tác giả thực hiện đề tài này Qua quá trình tìm hiểu các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam, tác giả hệ thống, khái quát các công trình dựa trên các tiêu chí khác nhau như: Số lượng, loại hình; thời gian; tác giả thực hiện; nội dung nghiên cứu; giải pháp công nghệ áp dụng; đồng thời phân tích và đánh giá kết quả nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ dưới các góc độ khác nhau

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Đây là phương pháp được tác giả sử

dụng để phân tích nội dung và kết quả của các công trình có liên quan đến đề tài, qua đó đánh giá và đề xuất những vấn đề cần tiếp tục được nghiên cứu

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Tác giả sử dụng phương pháp này để so

sánh các quan điểm khác nhau trong các công trình NCKH về cùng một vấn đề cụ thể

Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp trong toàn

bộ luận văn

8 Dự kiến bố cục của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, phần Nội dung chính của luận văn gồm 3 chương như sau:

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Ở VIỆT NAM

Trong chương này, tác giả trình bày và làm rõ các khái niệm, thuật ngữ được

sử dụng phổ biến trong Luận văn như: khái niệm “tổng thuật”, “công trình NCKH”,

“CNTT”, thuật ngữ “ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ” Đồng thời, trình bày tổng quan các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt

Nam theo số lượng, loại hình, thời gian và tác giả thực hiện, về nội dung và phương

pháp nghiên cứu

CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VỀ ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

Ở chương này, tác giả tổng hợp và phân tích kết quả nghiên cứu của 50 công trình NCKH (đã được chọn lọc) về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ như: Những nghiên cứu về thuật ngữ; về khả năng ứng dụng; tầm quan trọng; những nội dung của ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ; về các giải pháp công nghệ và điều kiện ứng dụng

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN TIẾP TỤC NGHIÊN CỨU VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Ở VIỆT NAM

Trên cơ sở những nhận xét, đánh giá của chương 2, tác giả bàn luận về những vấn đề đã được nghiên cứu nhưng chưa thống nhất hoặc còn nhiều tranh cãi Đồng thời đề xuất một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam

9 Đóng góp của đề tài

Đây là đề tài đầu tiên tổng thuật, đánh giá các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam Kết quả nghiên cứu của luận văn giúp cho các nhà khoa học và những người quan tâm đến vấn đề này có cái nhìn tổng quan, tiết kiệm thời gian, công sức thu thập tài liệu, đồng thời có căn cứ để tiếp tục nghiên cứu bổ sung, lấp đầy những “khoảng trống” trong nghiên cứu Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn giúp các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, các

cơ quan lưu trữ chuyên trách nói riêng và các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong

cả nước nói chung có thể tham khảo để xây dựng kế hoạch, triển khai vận dụng cho phù hợp, tận dụng tối đa thành tựu của khoa học công nghệ, nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ, hướng tới mục tiêu hiện đại hóa công tác này ở nước ta

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Ở VIỆT NAM 1.1 Các khái niệm và thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong luận văn

Để tiện theo dõi các nội dung của luận văn, tác giả làm rõ một số khái niệm, thuật ngữ có liên quan dưới đây:

1.1.1 Khái niệm “tổng thuật”

Tổng thuật là một khái niệm không mới ở Việt Nam Tuy nhiên, qua tìm hiểu các Từ điển tiếng Việt uy tín, thì khái niệm này chưa có nhiều định nghĩa

Theo cách hiểu của tác giả, “tổng” có nghĩa là tổng hợp lại các nội dung, các vấn đề nhất định, “thuật” nghĩa là tường thuật lại, trình bày lại các nội dung, các vấn

đề theo trình tự hoặc theo một logic nhất định Trong quá trình “tổng thuật” cần đảm bảo tính hệ thống hoặc theo nguyên tắc nhất quán

1.1.2 Thuật ngữ “công trình nghiên cứu khoa học”

Theo tác giả Vũ Cao Đàm:“NCKH là một hoạt động xã hội, hướng vào việc tìm kiếm những điều mà khoa học chưa biết; hoặc là phát hiện bản chất sự vật, phát triển nhận thức khoa học về thế giới; hoặc là sáng tạo phương pháp mới và phương tiện kỹ thuật mới để cải tạo thế giới”[13, tr.20]

NCKH có thể được thực hiện dưới nhiều phương pháp và cách thức khác nhau nhằm thực hiện một nhiệm vụ nghiên cứu nào đó

Như vậy, công trình NCKH được hiểu là một hình thức thực hiện hoạt động NCKH do một người hoặc một nhóm người thực hiện, dưới các dạng như: đề tài NCKH các cấp, luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo hội nghị NCKH, bài viết tạp chí…

1.1.3 Thuật ngữ “công nghệ thông tin” và “ứng dụng công nghệ thông tin”

Ở Việt Nam, thuật ngữ CNTT lần đầu được định nghĩa trong Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển CNTT ở nước ta trong những

năm 90 Theo đó, “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” [6]

Theo Từ điển CNTT - Điện tử - Viễn thông Anh Việt (2004): “CNTT (Information technology) là: Sự thu nhận, xử lý, lưu giữ và phổ biến thông tin tiếng nói, hình ảnh, văn bản và số nhờ tổ hợp dựa trên vi điện tử của tin học, viễn thông

và kỹ thuật video”[21, tr.658] CNTT là sự quy tụ của các kỹ thuật tin học, viễn

thông và video, tin học cung cấp khả năng xử lý và lưu giữ thông tin, viễn thông cung cấp phương tiện để truyền nó và kỹ thuật video cung cấp thiết bị hiển thị hình ảnh chất lượng cao

Cũng theo Từ điển CNTT - Điện tử - Viễn thông Anh Việt, ứng dụng

(application) theo nghĩa danh từ: “Là chương trình máy tính nhằm giúp cho con người thực hiện một loại công việc nào đó Do đó, chương trình ứng dụng khác với

hệ điều hành (chạy máy tính), chương trình tiện ích (thực hiện bảo trì và những công việc đa năng khác), và ngôn ngữ (để viết chương trình máy tính)” [21, tr.51]

con người và xã hội

1.1.4 Thuật ngữ “công tác lưu trữ” và “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ”

Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (năm 1990): “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề

lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT” [9, tr.15]

Từ nhận định trên, chúng ta thấy rằng công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Ngày nay, trước những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong TLLT là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một,

đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của TLLT quy định

Trong đề tài luận văn này, công tác lưu trữ được dùng gồm 02 nội dung: quản lý công tác lưu trữ và các nghiệp vụ lưu trữ Quản lý công tác lưu trữ bao gồm:

Tổ chức bộ máy; xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ; quản lý nhân sự làm lưu trữ; tổ chức kho tàng và trang thiết bị; kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Nghiệp vụ lưu trữ bao gồm các nội dung chính: Tổ chức

thu thập, bổ sung TLLT; tổ chức khoa học TLLT; tổ chức bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Như vậy, từ các khái niệm nêu trên có thể định nghĩa: Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ là việc triển khai, thực hiện các phương pháp khoa học, các phương tiện và kỹ thuật máy tính và viễn thông hiện đại trong hoạt động quản lý

và các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nhằm đổi mới, hiện đại hóa công tác này

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam

Trong phần phạm vi nghiên cứu của đề tài (trang 12), tác giả đã giới thiệu một số cơ sở giáo dục, đào tạo về lưu trữ trong cả nước; cơ quan quản lý về lưu trữ

và một số Tạp chí chuyên ngành mà tác giả đã thực hiện khảo sát và thống kê các công trình có liên quan đến đề tài Ở phần này, tác giả sẽ tổng quan các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam theo các tiêu chí khác nhau như: Số lượng, loại hình; thời gian và tác giả thực hiện; nội dung; giải pháp công nghệ; phương pháp nghiên cứu

1.2.1 Về số lượng và loại hình

1.2.1.1 Số lượng các công trình nghiên cứu

Qua quá trình nghiên cứu những tài liệu đã thu thập, tác giả nhận thấy vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã nhận được rất nhiều sự quan tâm của các tác giả không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các nước trên thế giới Tuy nhiên, do điều kiện về thời gian và khả năng có hạn nên tác giả chỉ giới hạn tìm hiểu những công trình ở Việt Nam Mặc dù đã cố gắng tìm hiểu và bám sát phạm vi nghiên cứu của

đề tài; song những kết quả mà tác giả đã thống kê chưa hoàn toàn đầy đủ

Trong khoảng thời gian từ năm 1986-2016 tác giả thống kê được 305 công

trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ (Theo phụ lục) Các công

trình nghiên cứu được thể hiện dưới nhiều loại hình đa dạng khác nhau bao gồm: sách tham khảo, đề tài NCKH các cấp, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo NCKH, bài báo trên các Tạp chí chuyên ngành, bài báo cáo tại Hội thảo khoa học Đây là con số tương đối lớn, phản ánh mối quan tâm của các học giả đến vấn

đề ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam

1.1.2.2 Loại hình nghiên cứu

Số lượng các công trình về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ khá lớn,

do đó loại hình nghiên cứu cũng đa dạng Tác giả đã thống kê số lượng các loại hình nghiên cứu qua bảng tổng hợp sau:

Bảng 1.1: Số lượng và loại hình của các công trình NCKH về ứng dụng CNTT

trong công tác lưu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp)

STT LOẠI HÌNH NGHIÊN CỨU (Đvt: công trình) SỐ LƯỢNG Tỉ lệ (%)

4 Khóa luận tốt nghiệp 26 9

5 Báo cáo khoa học của sinh viên 13 4

6 Bài báo trên tạp chí 103 33

7 Bài báo cáo tại Hội thảo khoa học 127 41

Qua bảng thống kê trên ta thấy, bài báo tại các Hội thảo khoa học chiếm số lượng lớn nhất: 127/305 công trình, chiếm 41% Xếp thứ 2 là các bài báo trên các Tạp chí chuyên ngành (chủ yếu là Tạp chí VTLTVN): 103/305, chiếm 33% Tiếp theo là Khóa luận tốt nghiệp (26/305, chiếm 9%) và Luận văn thạc sỹ (20/305, chiếm 7%) Đứng thứ tư là các đề tài NCKH các cấp là 14/305 công trình chiếm 5%; số lượng các báo cáo NCKH của sinh viên: 13/305, chiếm 4% Cuối cùng là sách tham khảo với số lượng rất ít là 02/305, chiếm 1%

 Tỉ lệ giữa các loại hình NCKH được thể hiện cụ thể trong biểu đồ dưới đây:

Biểu đồ 01: Tỉ lệ các loại hình NCKH về ứng dụng CNTT

trong công tác lưu trữ ở Việt Nam

1.2.2 Về thời gian và tác giả thực hiện

1.2.2.1 Về thời gian

Qua tìm hiểu, tác giả thấy số lượng các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam qua các năm có sự thay đổi, nhưng không đồng đều Biểu đồ dưới đây thể hiện số lượng các công trình NCKH từ năm 1986 đến năm 2016:

0 0 0 1 2 4 3

0 2 1

14 2

8 12 16

31 24 30

36 33

Biểu đồ 02: So sánh số lượng các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công

tác lưu trữ qua các năm (từ năm 1986 đến năm 2016)

Qua biểu đồ ta thấy, nhìn chung số lượng các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ngày càng tăng, nhưng số lượng tăng qua các năm không đồng đều; các công trình nghiên cứu chủ yếu tập trung khoảng từ năm 2007 đến năm 2016

Từ năm 1986 đến năm 1995, số lượng các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ còn khá khiêm tốn, mỗi năm thường có từ 1-2, nhiều nhất là 4 công trình

Từ năm 1996 đến năm 2006, số lượng các công trình có sự biến động liên tục, tăng giảm không đồng đều Năm 1996, số lượng các công trình tăng mạnh lên

14 công trình Đến năm 2006 chỉ có 01 công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ

Từ năm 2007 đến năm 2016, nhìn chung biểu đồ có xu hướng tăng mạnh Năm

2010 có 12 công trình nghiên cứu Đến năm 2015 tiếp tục tăng lên là 36 công trình, đây

là năm có số lượng công trình cao nhất tính từ năm 1986 đến năm 2016 Năm 2016, số lượng các công trình NCKH giảm không đáng kể, xuống còn 33 công trình

Như vậy, chúng ta thấy rằng trung bình mỗi năm có khoảng 10 công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ Tuy nhiên số lượng các công trình qua từng năm thay đổi liên tục, không đồng đều và tập trung nhiều nhất trong khoảng thời gian sau (từ năm 2007 đến năm 2016) Trong đó, năm 2015 và năm

2016 có số lượng công trình NCKH lớn nhất là 36 và 33 công trình, chủ yếu tập trung ở loại hình bài báo cáo tại Hội thảo Khoa học

Theo tác giả, sở dĩ một số năm có số lượng công trình NCKH tăng cao như vậy là do trong những năm gần đây, ứng dụng CNTT trong các ngành, các lĩnh vực ngày càng phát triển, trở thành xu hướng phổ biến trong xã hội, đòi hỏi phải có sự quan tâm, nghiên cứu của các nhà khoa học

1.2.2.2 Về tác giả thực hiện

Việc nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã nhận được sự quan tâm từ nhiều đối tượng khác nhau trong xã hội

 Trước tiên là các cán bộ, nhân viên tại Cục VT&LT NN, các TTLTQG,

các Chi cục Văn thư Lưu trữ Tỉnh/Thành phố, Cục LT- VPTWĐ,…Đây là những đối tượng quản lý công tác lưu trữ hoặc trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ hay nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến công tác này

Các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ được thực hiện bởi nhóm tác giả này có số lượng cao nhất: 185/305, chiếm 61% Trong đó hai tác giả Dương Văn Khảm và Lê Văn Năng cùng có số lượng công trình lớn nhất là 15/185, chiếm 8%

 Thứ hai là đội ngũ giảng viên và sinh viên tại các trường Đại học, Cao

đẳng hiện đang đào tạo về lưu trữ (chủ yếu là các trường Đại học) Mặc dù, đối tượng này không trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ nói chung, nhưng là đối tượng đang nghiên cứu, giảng dạy hoặc lĩnh hội những kiến thức cơ bản nhất về công tác lưu trữ Đối tượng này có nền tảng kiến thức vững chắc về lý luận lưu trữ học Việc nghiên cứu sẽ giúp cho giảng viên và sinh viên bổ sung và nâng cao kiến thức chuyên ngành, đồng thời giúp cho việc vận dụng những nghiên cứu vào thực tế thuận lợi hơn

Số lượng các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ được thực hiện bởi nhóm tác giả là giảng viên, sinh viên gồm: 105/305, chiếm 34% Trong đó tác giả Nguyễn Cảnh Đương (giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội)

có số lượng công trình cao nhất: 06/105, chiếm 6%; chủ yếu tập trung ở loại hình bài báo trên Tạp chí VTLTVN và bài báo cáo tại Hội thảo khoa học

Chẳng hạn:

Tác giả Nguyễn Cảnh Đương với bài báo “Khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của siêu dữ liệu trong quản lý TLĐT” đăng trên Tạp chí VTLTVN số 9 năm 2008;

Tác giả Nguyễn Liên Hương với bài báo “Tính xác thực của TLLT điện tử -

Từ lý luận đến thực tế ở Việt Nam”, Tạp chí VTLTVN số 8 năm 2014;

Khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng “Ứng dụng phần mềm Pemis

để quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn” của tác giả Đặng Bích Diệp năm 2016

(ĐHCNTT&TT);…

 Thứ ba là các kỹ sư CNTT và cán bộ, nhân viên phụ trách kỹ thuật tại các

cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp - đây là đội ngũ được đào tạo bài bản, có kiến thức chuyên sâu về CNTT, sẽ góp phần nghiên cứu, triển khai các giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ

Ví dụ:

Tác giả Vũ Trọng Bảo với báo cáo “Kết quả bước đầu về xây dựng CSDL tài nguyên và môi trường tại Hội thảo khoa học Quản lý TLĐT và lưu trữ điện tử - Thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế (năm 2012);

Tác giả Nguyễn Minh Sơn với báo cáo“Ứng dụng mô hình điện toán đám mây SAAS (SOFTWARE AS A SERVICE) phục vụ lưu trữ và chia sẻ TLĐT” tại Hội thảo khoa học Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ TLĐT (năm 2015)…

1.2.3 Về nội dung

Các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã nghiên cứu, đề cập nhiều nội dung khác nhau, từ khái quát cho đến các vấn đề cụ thể Qua tìm hiểu của tác giả, có thể khái quát thành ba nhóm nội dung chính như sau:

Một là những vấn đề chung liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ Các công trình này thường đề cập đến những vấn đề liên quan đến khái niệm, thuật ngữ (TLĐT, TLLT điện tử, hồ sơ điện tử…); đặc điểm; nguyên tắc; các tiêu chuẩn trong quản lý TLĐT; đề cập đến chính sách, pháp luật về TLĐT, quản lý TLĐT; quy trình, phương pháp ứng dụng CNTT trong một cơ quan; phương pháp lập hồ sơ điện tử Một số công trình đi trước đã tổng hợp tình hình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ của một số cơ quan ở Việt Nam

Hai là: ứng dụng CNTT trong tổ chức, quản lý công tác lưu trữ: gồm vấn đề

tổ chức bộ máy; quản lý nhân sự; ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lưu trữ, xây dựng kho tàng, trang thiết bị; kiểm tra đánh giá về công tác lưu trữ…

Ba là: ứng dụng CNTT trong hoạt động lưu trữ bao gồm: tổ chức thu thập, bổ sung TLLT; tổ chức khoa học tài liệu; tổ chức bảo quản TLLT và tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT

 Dưới đây là bảng tổng hợp các công trình NCKH phân chia theo nội dung ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ:

Bảng 1.2: Tổng hợp các công trình NCKH theo nội dung ứng dụng CNTT trong

công tác lưu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp)

chỉ đạo, hướng dẫn

Tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ

Xây dựng kho tàng, trang thiết bị Kiểm tra, đánh giá

Tổ chức bảo quản TLLT 19, 97, 98, 108 , 193, 258, 268, 282

Tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT

4, 5, 39, 42, 43, 48, 49, 58, 82, 87, 89, 128,

168, 217, 230, 239, 252 Qua bảng tổng hợp các công trình NCKH theo nội dung ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ có thể thấy: Số lượng các công trình đề cập đến những vấn đề chung về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ chiếm số lượng lớn nhất, gồm: 175/305, chiếm 57%

Ví dụ:

Tác giả Nguyễn Thị Chinh với bài báo “Vài nét về đặc điểm của TLĐT”, Tạp

chí VTLTVN số 11 năm 2011;

Tác giả Vũ Hải Thanh với bài báo “Thuật ngữ TLĐT, TLLT điện tử cách hiểu

và vận dụng trong thực tế ở Việt Nam”, Tạp chí VTLTVN số 1 năm 2016;

Báo cáo NCKH của sinh viên Nguyễn Thị Thùy Dung năm 2008, “Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ - những nghiên cứu của sinh viên Lưu trữ học”;…

Các công trình NCKH về nội dung ứng dụng CNTT trong tổ chức, quản lý công tác lưu trữ còn khiêm tốn, chỉ có 08/305, chiếm 2,6%; chủ yếu nội dung các công trình này đề cập đến vấn đề quản lý thông tin nhân sự, hoặc quản lý hồ sơ cán

bộ, viên chức như: Nghiên cứu, xây dựng phần mềm quản lý tiêu chuẩn ngạch công chức lưu trữ; ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức,…Bên cạnh đó, còn nhiều nội dung trong tổ chức, quản lý chưa có công trình NCKH nào đề cập như: tổ chức bộ máy; ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn; tổ chức, hướng dẫn các nghiệp vụ lưu trữ; xây dựng kho tàng, trang thiết bị; kiểm tra, đánh giá về lưu trữ Các nội dung này không có khả năng ứng dụng CNTT? Hay chưa nhận được sự quan tâm nghiên cứu? Như vậy, các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong tổ chức, quản lý công tác lưu trữ mới chỉ đề cập đến 01/06 nội dung

Trong khi đó, nội dung về ứng dụng CNTT trong hoạt động lưu trữ đã được nhiều tác giả quan tâm, đề cập như: Tổ chức thu thập, bổ sung TLLT; tổ chức khoa học TLLT; tổ chức bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT Số lượng các công trình về ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT chiếm số lượng lớn: 17/35, chiếm 49% Các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong thu thập, bổ sung TLLT có số lượng khiêm tốn: 04/35, chiếm 11% Về ứng dụng CNTT trong công tác bảo quản có 08/35, chiếm 23% Còn nội dung ứng dụng CNTT trong

tổ chức khoa học tài liệu có 06/35, chiếm 17%

Khi tiến hành ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ người ta cũng cần phải cân nhắc và nghiên cứu kỹ lưỡng về giải pháp công nghệ nào có thể ứng dụng phù hợp và hiệu quả “Giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT” được hiểu là những phương pháp, kỹ thuật hoặc công cụ, máy móc hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm cải tiến, đổi mới nghiệp vụ hay giải quyết một vấn đề nhất định

 Dưới đây là bảng thể hiện số lượng các công trình NCKH phân loại theo các giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ:

Bảng 1.3: Tổng hợp các công trình NCKH theo giải pháp công nghệ để ứng dụng

CNTT trong công tác lưu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp)

2 Phân tích, thiết kế, XD hệ thống thông tin tài liệu

lưu trữ/ kho lưu trữ điện tử

4 Áp dụng nền tảng công nghệ điện toán đám mây 147, 240, 281

5 Số hóa tài liệu lưu trữ

Qua bảng tổng hợp trên, chúng ta thấy rằng có khá nhiều giải pháp công nghệ đã được nghiên cứu ứng dụng vào công tác lưu trữ; tuy nhiên số lượng các công trình nghiên cứu về các giải pháp công nghệ chưa có sự đồng đều, chỉ tập trung nhiều trong một số giải pháp như: số hóa TLLT, xây dựng và quản lý CSDL; quản lý TLĐT; hay tổ chức khai thác và sử dụng TLLT (xây dựng công cụ tra cứu

tự động, đưa thông tin trên mạng diện rộng, phòng đọc trực tuyến),…Trong các giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở trên, thì xây dựng và quản lý CSDL là một giải pháp có thể ứng dụng một cách độc lập, cũng có thể được ứng dụng trong một giải pháp lớn hơn để xây dựng hệ thống thông tin và xây dựng phần mềm quản lý TLĐT Xây dựng và quản lý CSDL là một hình thức lưu trữ TLĐT có hệ thống trên máy tính, đây là một phần cơ bản để xây dựng phần mềm quản lý TLĐT hoặc mở rộng lên thành hệ thống thông tin TLLTĐT

 Tổng hợp số lượng các công trình NCKH theo giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ được thể hiện ở biểu đồ sau đây:

0 5 10 15 20 25 30 35 40 Ứng dụng phần mềm

Phân tích, thiết kế, XD hệ thống thông tin tài liệu

lưu trữ/ kho lưu trữ điện tử

Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu

Áp dụng nền tảng công nghệ điện toán đám

13 3

31 6

2

Biểu đồ 03: Số lượng các công trình NCKH theo giải pháp công nghệ để ứng dụng

CNTT trong công tác lưu trữ

Qua biểu đồ ta thấy, việc ứng dụng các phần mềm vào công tác lưu trữ đã nhận được nhiều sự quan tâm nhất của các nhà khoa học: chiếm 37 công trình, gồm nhiều phương pháp khác nhau, trong đó chủ yếu là việc áp dụng các phần mềm quản lý TLĐT, quản lý hồ sơ điện tử Tiếp đến là các công trình NCKH về số hóa TLLT chiếm số lượng lớn là 31 Vấn đề xây dựng và quản lý CSDL TLLT chiếm

13 công trình Về phân tích thiết kế hệ thống thông tin TLLT gồm có 10 công trình Một số kỹ thuật chưa nhận được nhiều sự quan tâm nghiên cứu của các nhà khoa học như: xây dựng phần mềm thống kê TLLT; chỉnh lý TLLT; ứng dụng phần mềm

mã nguồn mở, ứng dụng CD Rom…chỉ có 1-2 công trình đề cập

Trên cơ sở tìm hiểu những công trình có liên quan đến đề tài, tác giả đã lựa chọn những giải pháp công nghệ để phân chia các công trình nghiên cứu cho phù hợp Tuy nhiên, sự phân chia này chỉ mang tính chất tương đối Bên cạnh những giải pháp công nghệ mà tác giả khái quát ở trên, thì thực tế cho thấy vẫn còn các giải pháp công nghệ khác của ngành CNTT có thể ứng dụng vào nội dung của công tác lưu trữ mà trong các công trình đi trước chưa đề cập Đó là những kỹ thuật nào? khả năng ứng dụng ra sao? Trong luận văn này, tác giả sẽ góp phần trả lời câu hỏi vừa nêu ở chương 3

1.2.4 Về phương pháp nghiên cứu

Các loại hình công trình NCKH khác nhau thường có phạm vi nghiên cứu và hàm lượng khoa học khác nhau Tuy nhiên, phương pháp NCKH của các công trình

có thể tương đối giống nhau Qua tìm hiểu các tài liệu, tác giả thấy rằng các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ thường sử dụng các phương pháp như sau:

 Phương pháp phân tích và tổng hợp: được các tác giả áp dụng để nghiên

cứu và phân tích các tư liệu, tài liệu trong và ngoài nước nhằm đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đó là cơ sở khoa học giúp các tác giả đánh giá, nhìn nhận các vấn đề mà mình nghiên cứu một cách đúng đắn và chính xác Đồng thời phân tích và tổng hợp các nội dung nghiên cứu một cách có hệ thống và logic Chẳng hạn:

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đỗ Thu Hiền, “Những nghiên cứu về TLĐT tại Việt Nam” (2011);

Nguyễn Kim Thu, Đỗ Thị Huyền với báo cáo “Hoạt động NCKH của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước giai đoạn 1962-2012” tại Hội thảo khoa học Tổng kết hoạt động KH, CN về VT, LT từ năm 1962 đến năm 2012 và định hướng hoạt động

KH, CN đến năm 2020 (2013);…

khảo sát thực tế để nắm bắt tình hình TLLT đang bảo quản tại một cơ quan bất kỳ, cũng như quá trình thực hiện các nghiệp vụ, quản lý tài liệu/hồ sơ tại cơ quan đó theo phương pháp truyền thống hay hiện đại? Xuất phát từ thực tế khách quan, tác giả có thể phân tích, đánh giá thực trạng, cũng như đề xuất những vấn đề nghiên

cứu có liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ, giúp cải tiến hoạt động lưu trữ của cơ quan

Ví dụ:

Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học của tác giả Khuất Thị Kim Chi, “Nghiên cứu xây dựng và quản lý CSDL TLLT Sở Quy hoạch kiến trúc Hà Nội” (2015); Báo cáo của tác giả Phùng Thị Phương Liên, “Thực trạng việc lập hồ sơ, lập

hồ sơ điện tử và lưu trữ TLĐT ở Ngân hàng Techcombank” tại Hội thảo khoa học Thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam (2016)…

 Phương pháp phỏng vấn: Trong một số công trình NCKH, các tác giả đã

vận dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với một số lãnh đạo, cán bộ chủ chốt, cán bộ lưu trữ trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ có liên quan đến vấn đề, nhằm ứng dụng CNTT trong từng lĩnh vực đạt hiệu quả Qua đó, giúp tác giả thu thập những thông tin hữu ích, bổ sung vào kết quả khảo sát thực tế, đồng thời là căn

cứ thực tiễn quan trọng để nhận xét, đánh giá một cách khách quan, chính xác

Ví dụ: Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học của Đỗ Thu Hiền,“Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng TLLT ở Việt Nam” (2014), tác giả

đã áp dụng phương pháp phỏng vấn để phỏng vấn lãnh đạo TTLTQG III, lãnh đạo phòng Đọc, lãnh đạo tổ Sao lưu bảo hiểm tài liệu thuộc đối tượng nghiên cứu và

phỏng vấn một số chuyên gia trong lĩnh vực CNTT

cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ, các tác giả có thể so sánh giữa cơ sở

lý luận và thực tiễn ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam với một số nước phát triển trên thế giới Trên cơ sở đó, các tác giả phân tích và rút ra được những ưu điểm, hạn chế về lý luận cũng như thực tiễn ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam

Ví dụ: Báo cáo tại hội thảo khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử (1998) của tác giả

Lã Thị Hồng, “Nghiên cứu vận dụng một số kinh nghiệm nước ngoài về bảo quản

và khai thác sử dụng TLĐT vào thực tiễn Việt Nam”;…

Ngoài các phương pháp nghiên cứu kể trên, các tác giả còn sử dụng phương

pháp thống kê, phân loại…Khi nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ, các tác giả thường kết hợp sử dụng nhiều phương pháp khác khau trong quá

trình nghiên cứu đề tài

Bên cạnh những phương pháp chung được vận dụng trong nhiều công trình, thì một số công trình NCKH còn sử dụng phương pháp khác mang đặc trưng của ngành CNTT Đó là việc xây dựng và thử nghiệm các chương trình, phần mềm ứng

dụng trong công tác lưu trữ như: thiết kế, xây dựng CSDL, hay thử nghiệm một chương trình phần mềm quản lý TLĐT, phòng đọc ảo…Nghĩa là xây dựng ở dạng demo (bản thử nghiệm, trước khi đưa áp dụng rộng rãi) Phương pháp này rất quan trọng đối với các đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT Bởi các sản phẩm hay kết quả

mà tác giả nghiên cứu, xây dựng có khả thi trong thực tiễn được hay không? thì chính tác giả phải chứng minh, thử nghiệm trước, để tìm câu trả lời phù hợp, trước khi đưa sản phẩm đó ra áp dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Qua phần khái quát ở chương 1, tác giả đã làm rõ một số khái niệm, thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong luận văn của mình Đồng thời, tác giả đã trình bày tổng quan về số lượng, loại hình của các công trình NCKH; về thời gian và tác giả thực hiện; khái quát nội dung của các công trình nghiên cứu; các giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ; khái quát phương pháp nghiên cứu

mà các công trình đã sử dụng phổ biến (trong giai đoạn từ năm 1986 đến năm 2016) Từ đó, có thể thấy rằng ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã dành được

sự quan tâm lớn của rất nhiều tác giả, thể hiện ở số lượng lớn các công trình NCKH, với nhiều loại hình đa dạng khác nhau, thực hiện bởi nhiều thành phần tác giả

Mặc dù đã cố gắng nghiên cứu trong phạm vi cả nước, tuy nhiên số liệu mà tác giả tổng hợp có thể chưa hoàn toàn đầy đủ Việc thống kê và phân loại số lượng các công trình NCKH theo các tiêu chí khác nhau nhằm tạo điều kiện giúp tác giả đánh giá, nhận xét việc nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ mang tính khách quan và khoa học hơn Nội dung chương 1 chính là cơ sở quan trọng để tác giả trình bày và phân tích kết quả nghiên cứu của các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Chương 2

CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

Nhằm tổng kết và đánh giá tình hình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ, tác giả tập trung tìm hiểu và phân tích các kết quả nghiên cứu của các công trình có liên quan đến đề tài Ở phần này tôi sẽ trình bày các kết quả bao gồm: Những nghiên cứu về các thuật ngữ; khả năng ứng dụng CNTT; tầm quan trọng; những nội dung của ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ; các giải pháp công nghệ và điều kiện để ứng dụng Do khả năng tiếp cận và thời gian có hạn, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu và phân tích kết quả của 50/305 công trình NCKH về ứng

dụng CNTT trong công tác lưu trữ ở Việt Nam (Theo Phụ lục) Đây là những công

trình được chọn lọc, với những kết quả điển hình hoặc mang tính bao quát, có hàm lượng khoa học cao

2.1 Những nghiên cứu về các thuật ngữ liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ

Khi tiến hành nghiên cứu bất kỳ một vấn đề nào đó, trước tiên các nhà khoa học cần phải làm rõ các thuật ngữ liên quan đến phạm vi đề tài của họ Các thuật ngữ có liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ sẽ giúp chúng ta tiếp cận và hiểu các vấn đề thuận lợi, dễ dàng hơn

2.1.1 Thuật ngữ “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ”

Ngày nay, việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã trở thành xu hướng tất yếu Thuật ngữ này không còn xa lạ với các cán bộ lưu trữ hay các nhà nghiên cứu Qua tìm hiểu của tôi về các công trình NCKH từ năm 1986 đến năm 2016, chưa có nhiều tác giả đưa ra định nghĩa và làm rõ thuật ngữ này Trong số 50 công trình NCKH mà tác giả tập trung tìm hiểu, chỉ có 02/50 công trình đã đề cập, 02/50 công trình đề cập nhưng chưa rõ, còn lại 46 công trình không đề cập đến thuật ngữ ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ

- Tác giả Vũ Hồng Điệp (2003) định nghĩa: “Ứng dụng công cụ của tin học vào thực tiễn công tác lưu trữ chính là việc xây dựng CSDL phục vụ cho yêu cầu quản lý, thống kê, tra tìm thông tin trong tài liệu được nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao, đồng thời qua hệ thống mạng vi tính đã tạo nên một môi trường trao đổi, cung cấp thông tin rộng rãi cho nhiều đối tượng liên quan”(tr.30)

- Theo tác giả Trần Thị Dung (2010) thì: “Ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ là ứng dụng các thiết bị kỹ thuật và công nghệ hiện đại, chủ yếu là máy vi tính

để phục vụ hiệu quả công tác lưu trữ Ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ đó chính là việc hiện đại hóa công tác lưu trữ bởi máy vi tính có các chức năng xử lý

thông tin đạt hiệu suất cao; có thể nhập, lưu giữ và đưa ra số liệu nhanh chóng để

có thể đưa ra những luận cứ, những phán đoán logic Máy vi tính có thể nâng cao khả năng lưu giữ, xử lý, kiểm soát thông tin lưu trữ, từ đó góp phần thúc đẩy cải tiến và phát triển toàn diện công tác lưu trữ”(tr.27)

Qua hai thuật ngữ trên, chúng ta thấy điểm chung của hai ý kiến trên là đều khẳng định mục đích ứng dụng CNTT nhằm thúc đẩy công tác lưu trữ hiệu quả hơn, giúp cho việc xử lý, trao đổi, lưu trữ, kiểm soát thông tin TLLT nhanh chóng, chính xác, góp phần phát triển, đổi mới công tác lưu trữ Khi giải thích thuật ngữ này hai tác giả khác nhau ở chỗ: Vũ Hồng Điệp nhấn mạnh ứng dụng công cụ tin học ở đây

là vấn đề xây dựng CSDL và thông qua hệ thống mạng máy vi tính giúp cho việc trao đổi, cung cấp thông tin rộng rãi hơn Trong khi đó, xây dựng CSDL chỉ là một trong những giải pháp công nghệ của ngành CNTT có thể ứng dụng vào công tác lưu trữ, ngoài ra còn có rất nhiều các giải pháp khác như: ứng dụng phần mềm, phân tích thiết kế hệ thống thông tin, số hóa TLLT,…

Còn tác giả Trần Thị Dung đã chỉ ra công cụ để ứng dụng CNTT ở đây là: các thiết bị kỹ thuật và công nghệ hiện đại, cụ thể chủ yếu là máy vi tính Như vậy, thuật ngữ của tác giả Trần Thị Dung rộng hơn, bởi các “công nghệ hiện đại” bao gồm cả xây dựng CSDL, tác giả cũng khẳng định vai trò to lớn của máy tính với những chức năng như: xử lý thông tin đạt hiệu suất cao; nhập, lưu giữ, xuất dữ liệu nhanh chóng; kiểm soát thông tin lưu trữ, mục tiêu cuối cùng hướng đến đó là thúc đẩy cải tiến, phát triển toàn diện công tác lưu trữ theo hướng hiện đại Tuy nhiên tác giả Trần Thị Dung chưa đề cập đến hệ thống mạng - đây là thành phần quan trọng, không thể thiếu giúp các máy tính trao đổi, chia sẻ thông tin với nhau dễ dàng, nhanh chóng và rộng rãi đến nhiều đối tượng

2.1.2 Thuật ngữ “tài liệu điện tử”, “tài liệu lưu trữ điện tử” và “quản lý tài liệu điện tử”

2.1.2.1 Thuật ngữ “tài liệu điện tử” và “tài liệu lưu trữ điện tử”

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, cùng với sự tác động của CNTT trong cải cách hành chính ở nước ta, số lượng TLĐT ngày càng gia tăng theo cấp số nhân TLĐT trở thành mối quan tâm lớn không chỉ riêng đối với ngành lưu trữ Ở các nước phát triển như Anh, Mỹ, Trung Quốc, Singapore đã tiến hành nghiên cứu về TLĐT, TLLT điện tử từ những năm 70 của thế kỷ trước Còn ở nước

ta, các cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà nước mới bắt đầu nghiên cứu về TLĐT và quản lý TLĐT trong những năm gần đây Qua khảo sát, tôi nhận thấy tại Việt Nam

hiện nay xuất hiện nhiều quan điểm về thuật ngữ “TLĐT”, “TLLTĐT” từ khái quát đến cụ thể

 Về thuật ngữ “TLĐT”

Qua tìm hiểu của tác giả, đã có 7 công trình trên tổng số 50 công trình NCKH đề cập đến thuật ngữ “TLĐT” Còn 43 công trình khác không trình bày về thuật ngữ này

Trong 7 công trình này, các tác giả đã dẫn lại nhiều quan điểm của nước ngoài, cũng như của Việt Nam về thuật ngữ “TLĐT” Tổng hợp các công trình nghiên cứu, tôi nhận thấy có hai luồng quan điểm chính, gần như trái chiều nhau như sau:

(1) Quan điểm thứ nhất cho rằng: TLĐT là tài liệu được sản sinh ra và lưu trữ

trong môi trường điện tử Nghĩa là TLĐT sẽ không bao gồm các tài liệu số hóa Đề cập đến quan điểm này có các công trình NCKH của các tác giả sau: Nguyễn Minh Phương (1998), Nguyễn Cảnh Đương và Hoàng Văn Thanh (2013), Đỗ Đức Cường (2013), Ý kiến chuyên gia (Tạp chí VTLTVN số 3/2016), Lưu Thị Hằng (2016)…

- Theo tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Hoàng Văn Thanh (2013): Thuật ngữ

“TLĐT” được sử dụng nhiều vào cuối những năm 1990 Trước thời gian đó, trong các tài liệu trong nước và nước ngoài người ta chỉ sử dụng một cách rộng rãi các thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy”, “tài liệu trên vật mang tin từ tính”

Trên cơ sở trình bày và phân tích các định nghĩa của Việt Nam cũng như nước ngoài, tác giả Nguyễn Cảnh Đương và Hoàng Văn Thanh đã đề xuất định

nghĩa sau: “TLĐT là một đơn vị thông tin được ghi lại (tạo ra, xử lý, được gửi đi, được nhận, duy trì và sử dụng) phụ thuộc vào phương tiện điện tử dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự”(tr.45) Theo tôi, thuật ngữ này khá chung chung, bởi tác

giả cho rằng một đơn vị thông tin phải được tạo ra từ môi trường điện tử từ ban đầu? hay là cả bằng cách chuyển đổi sang dạng thông tin số để có thể tác động (như

xử lý, được gửi đi, được nhận, duy trì và sử dụng) bằng phương tiện điện tử? Nhóm tác giả đã đưa ra những đặc điểm của TLĐT, tuy nhiên các tác giả trên chưa giải thích rõ nguồn gốc của TLĐT

- Trong bài viết “Một vài ý kiến trao đổi về thuật ngữ "tài liệu", "TLLT",

"TLĐT", TLLT điện tử" (Tạp chí VTLTVN, số 3/2016, tr.7), Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư – Lưu trữ và tác giả Nguyễn Văn Thỏa cho rằng: “Tài liệu điện

tử được tạo lập và quản lý bằng các phương tiện điện tử” Ý kiến chuyên gia đưa

ra: bản thân thuật ngữ tài liệu điện tử đã khẳng định rằng các tài liệu này là tài liệu

hình thành trong môi trường điện tử, dựa trên các phương tiện điện tử Tuy nhiên ngoài tài liệu ngay từ đầu đã được hình thành trong môi trường điện tử thì còn những tài liệu trên các vật mang tin khác vốn không được sản sinh bằng các phương tiện điện tử nhưng được số hóa để lưu trữ bằng phương tiện điện tử (tr.8)

- Bên cạnh đó, tác giả Nguyễn Minh Phương (1998) đã dẫn định nghĩa của

Ủy ban TLĐT thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế trong Sách hướng dẫn quản lý TLLT điện tử phát hành năm 1997: “Tài liệu điện tử là những tài liệu thích hợp cho sự điều khiển, truyền dẫn và xử lý bằng máy tính” (tr.6)

Còn tác giả Lưu Thị Hằng (2016) dẫn lại một số quan điểm về TLĐT của nước ngoài như sau:

“Trong TCNN quốc gia Nga, khái niệm TLĐT được định nghĩa như sau: TLĐT là hình thức biểu diễn tài liệu dưới dạng một tập hợp những sự thực hiện ở dạng điện tử và của những sự thực hiện liên quan qua lại tương ứng với chúng trong môi trường số

Theo lưu trữ quốc gia Mỹ thì tài liệu điện tử được định nghĩa là những tài liệu chứa thông tin số, biểu đổ và bản văn mà thông tin đó có thể được ghi lại trên bất kỳ vật mang bằng máy nào (tức là chứa thông tin bất kỳ được ghi ký lại ở dạng chỉ có thể xử lý với sự trợ giúp của máy điện toán”(tr.66)

Theo tôi, hai thuật ngữ trên còn trừu tượng, khó hiểu, chưa thể hiện rõ nguồn gốc của TLĐT

(2) Quan điểm thứ hai cho rằng: TLĐT là thuật ngữ để chỉ tất cả bao gồm

các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born- digital) và các tài liệu số hóa Cùng với quan điểm thứ hai này có các tác giả: Vũ Hồng Mây, Vũ Hải Thanh,

Lê Văn Năng,…Các tác giả này đồng quan điểm khi cho rằng: TLĐT bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số và các tài liệu số hóa

- Tác giả Vũ Hồng Mây (2010) đưa ra thuật ngữ theo Tiêu chuẩn ISO 15489:

“TLĐT cũng là tài liệu, TLĐT là thuật ngữ để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born- digital) và các tài liệu số hóa (digitalsed)” (tr.24)

- Tác giả Lê Văng Năng (2015) cho rằng: “TLĐT là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà

thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số” (tr.13)

- Trong Tạp chí VTLTVN số 3/2016, ý kiến chuyên gia: đồng tình với cách giải thích trên của tác giả Lê Văn Năng (2015)

Theo tôi, mặc dù thuật ngữ của tác giả Vũ Hồng Mây ngắn gọn và dễ hiểu hơn, tuy nhiên đứng dưới góc độ của CNTT thì thuật ngữ của tác giả Lê Văn Năng đầy đủ và chính xác hơn

Từ những phân tích về thuật ngữ “TLĐT” ở trên, chúng ta thấy rằng việc tồn tại hai luồng quan điểm chính về “TLĐT” cũng dẫn đến những quan điểm không thống nhất về “TLLT điện tử” Bởi vì bản thân TLLT điện tử cũng là TLĐT, nhưng không phải tất cả các TLĐT cũng đều là TLLT điện tử

(1) Luồng quan điểm thứ nhất: TLLT điện tử không gồm tài liệu số hóa

- Tác giả Nguyễn Cảnh Đương và Hoàng Văn Thanh (2013) đưa ra thuật ngữ

“TLLT điện tử” căn cứ theo khoản 2, Điều 13 của Luật Lưu trữ năm 2011 như sau:

“TLLT điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác” Dựa trên thuật ngữ mà Luật nêu

ra, tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Hoàng Văn Thanh đã đặt ra vấn đề về nguyên tắc, TLLT điện tử là một bộ phận của TLLT, do đó nó phải đảm bảo các thuộc tính của TLLT TLLT phải là bản chính, bản gốc hay bản sao hợp pháp Căn cứ vào đặc điểm này ta thấy loại thứ hai mà Luật đã nêu trong định nghĩa không thể coi là TLLT điện tử Vì nó là bản sao bằng công nghệ số hóa chưa đảm bảo các yêu cầu của một bản sao hợp pháp Cần chú ý là một tài liệu nào đó trở thành TLLT phải là bản chính, bản gốc, chỉ trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc mới được thay thế bằng bản sao hợp pháp Ở đây, bản gốc – TLLT đang tồn tại thì không có

cơ sở nào để gọi tài liệu được số hóa từ nó là TLLT điện tử Khẳng định này được minh chứng thêm bởi quy định khác được Luật Lưu trữ đề ra tại khoản 3, Điều 13:

“Tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”

Dựa trên sự phân tích nêu trên, các tác giả Nguyễn Cảnh Đương và Hoàng

Văn Thanh đã thống nhất về thuật ngữ “TLLT điện tử” như sau: “TLLT điện tử là văn bản điện tử được tạo ta, tích lũy và được sử dụng bởi một cá nhân hoặc cơ quan trong quá trình quản lý các công việc của mình theo luật định và được bảo quản vì chúng tiếp tục có giá trị lưu trữ Trong định nghĩa này có một điểm cần chú

trọng: văn bản điện tử chỉ trở thành TLĐT khi nó có giá trị lưu trữ”(tr.45) Qua

những phân tích trên, hai tác giả cho rằng tài liệu số hóa không có cơ sở trở thành TLLT điện tử; đồng thời các tác giả đã nhấn mạnh đến “giá trị lưu trữ” của văn bản,

do đó một TLĐT được lựa chọn để bảo quản khi chúng còn có “giá trị”

- Theo Ý kiến chuyên gia 2 (trong Tạp chí VTLTVN số 4/2016): TLLT điện

tử là tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác Ý kiến chuyên gia cho rằng định nghĩa trong Luật là chưa chính xác, bởi tài liệu số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác chỉ là bản sao, không có tính pháp lý Do đó, chỉ cần định

nghĩa: “TLLT điện tử là tài liệu được thể hiện ở dạng thông điệp dữ liệu được lựa chọn để lưu trữ” (tr.2)

Như vậy, quan điểm của tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Hoàng Văn Thanh và

ý kiến chuyên gia đều cho rằng tài liệu số hóa không có giá trị pháp lý và tính xác thực để trở thành TLLT điện tử TLLT điện tử là những tài liệu được sinh ra trong môi trường điện tử và được lựa chọn để lưu trữ

(2) Luồng quan điểm thứ 2: TLLT điện tử gồm: tài liệu điện tử được tạo lập,

quản lý bằng phương tiện điện tử và tài liệu được số hóa

- Khác với các quan điểm trên, trong bài “Tổng hợp ý kiến trao đổi về từ, thuật ngữ tài liệu, TLLT, tài liệu điện tử, TLLT điện tử, tài liệu số hóa” (Tạp chí

VTLTVN, số 5, 2016) khi đề cập về thuật ngữ TLLT điện tử:

Tác giả Vũ Hải Thanh (Tạp chí VTLTVN số 1/2016) cho rằng: “TLLT điện

tử là tài liệu được hình thành từ việc số hóa TLLT hoặc tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân bằng các phương tiện điện tử” (tr.11-13)

Trong Tạp chí VTLTVN số 3/2016, ý kiến chuyên gia 1 cho rằng: Theo tác giả Vũ Hải Thanh thì TLĐT bao hàm tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân bằng các phương tiện điện tử và tài liệu số hóa Nhưng tác giả dường như coi trọng nguồn tài liệu được số hóa hơn, khi đặt lên trước nguồn tài liệu được hình thành trên các phương tiện điện tử Ý kiến chuyên gia 1 cũng cho rằng, việc đưa nguồn tài liệu số hóa lên trước là không hợp lý Bên cạnh đó cách giải thích này chưa đầy đủ, chưa bao gồm yếu tố “lưu trữ” Còn lại về

cơ bản, các tác giả trong cách giải thích của mình đều cho rằng TLLT điện tử là tài liệu điện tử được lựa chọn để lưu trữ, theo đúng tinh thần của Luật Lưu trữ năm

2011 Theo ý kiến chuyên gia 1: Thuật ngữ “TLLT điện tử” được giải thích trong Luật Lưu trữ là đầy đủ nhất, bao hàm toàn bộ các đặc điểm của TLLT điện tử (tr8)