Khóa luận: QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH ẢNH A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Kết cấu của khóa luận 5 PHẦN NỘI DUNG 7 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 7 1.1. Một số khái niệm 7 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 7 1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ 7 1.1.3. Khái niệm quản lý 8 1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư 9 1.2.1. Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý 9 1.2.2. Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ 9 1.2.3. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân 10 1.2.4. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 10 1.3. Ý nghĩa của công tác lưu trữ 10 1.4. Nội dung quản lý công tác văn thư – lưu trữ 11 1.4.1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 11 1.4.2. Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 11 Tiểu kết chương 1 12 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 13 2.1. Giới thiệu vài nét về Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13 2.1.1. Chức năng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15 2.2. Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 16 2.2.1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ 16 2.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 18 2.2.3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 22 2.2.4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ 24 2.2.5. Công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ 26 2.3. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 27 2.3.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ 27 2.3.2. Tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ 28 2.3.3. Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ 30 2.3.4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 33 2.3.5. Tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 41 2.3.6. Đầu tư cơ sở vật chất trong công tác văn thư, lưu trữ 41 2.3.7. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 42 2.4. Nhận xét 46 2.4.1. Ưu điểm 46 2.4.2. Một số hạn chế 49 2.4.3. Nguyên nhân 51 Tiểu kết chương 2 53 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 54 3.1. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản của Nhà nước và của Sở về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo, công chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ 54 3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn 55 3.3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thì về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho lãnh đạo, công chức, viên chức 57 3.4. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 58 3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 60 3.6. Đảm bảo nguồn kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ 61 Tiểu kết chương 3 63 KẾT LUẬN 64 CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤTRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của cá nhân tác giả Các

số liệu trích dẫn trong khóa luận dựa trên số liệu đảm bảo độ tin cậy, chính xác vàtrung thực Tác giả xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực vềthông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017

Tác giả

Vi Thị Thoa

LỜI CẢM ƠN

Được sự đồng ý của Khoa Văn thư – Lưu trữ và sự hướng dẫn của giảng viên

Ths Phạm Thị Hạnh tác giả đã thực hiện đề tài khóa luận: “Quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn”.

Trong thời gian nghiên cứu và viết khóa luận, tác giả đã nhận được sự quantâm hướng dẫn, giúp đỡ của nhiều tập thể cá nhân trong và ngoài trường

Trước hết, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy cô trong Khoa Vănthư – Lưu trữ đã tạo điều kiện giúp đỡ tác giả hoàn thành chương trình học tập, giúpnâng cao kiến thức, kĩ năng cần thiết để nghiên cứu thực hiện khóa luận Đặc biệt làgiảng viên Ths Phạm Thị Hạnh, người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡtác giả trong suốt thời gian thực hiện đề tài

Tiếp đến, tác giả xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Sở, chuyên viên vănthư, lưu trữ thuộc Văn phòng Sở, cùng toàn thể các cán bộ, công chức, viên chức SởNội vụ tỉnh Lạng Sơn đã tạo điều kiện giúp tác giả trong quá trình điều tra, khảo sát,thu thập thông tin liên quan đến đề tài

Mặc dù đã cố gắng khảo sát thực tế và tìm hiểu về lý luận nhưng do hạn chế

về mặt thời gian nên bài khóa luận của tác giả sẽ không tránh khỏi những thiếu sót,hạn chế Kính mong nhận được sự góp ý và ý kiến chỉ bảo của các thầy, cô giáo đểkhóa luận được hoàn thiện hơn

Tác giả xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017

Tác giả

Vi Thị Thoa

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH ẢNH

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Kết cấu của khóa luận 5

PHẦN NỘI DUNG 7

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 7

1.1 Một số khái niệm 7

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 7

1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ 7

1.1.3 Khái niệm quản lý 8

1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư 9

1.2.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý 9

1.2.2 Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ 9

1.2.3 Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân 10

1.2.4 Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 10

1.3 Ý nghĩa của công tác lưu trữ 10

1.4 Nội dung quản lý công tác văn thư – lưu trữ 11

1.4.1 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 11

1.4.2 Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 11

Tiểu kết chương 1 12

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 13

2.1 Giới thiệu vài nét về Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13

2.1.1 Chức năng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15

2.2 Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 16

2.2.1 Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ 16

2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 18

2.2.3 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 22

2.2.4 Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ 24

2.2.5 Công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ 26

2.3 Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 27

2.3.1 Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ 27

2.3.2 Tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ 28

2.3.3.Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ 30

2.3.4 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 33

2.3.5 Tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 41

2.3.6 Đầu tư cơ sở vật chất trong công tác văn thư, lưu trữ 41

2.3.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 42

2.4 Nhận xét 46

2.4.1 Ưu điểm 46

2.4.2 Một số hạn chế 49

2.4.3 Nguyên nhân 51

Tiểu kết chương 2 53

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 54

3.1 Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản của Nhà nước và của Sở về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo, công chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ 54

3.2 Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn 55

3.3 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thì về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho lãnh đạo, công chức, viên chức 57

3.4 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 58

3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 60

3.6 Đảm bảo nguồn kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ 61

Tiểu kết chương 3 63

KẾT LUẬN 64

CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 2.1 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn thư trên địa bàn tỉnh Lạng sơn từ năm 2011-2017 192

Bảng 2.2 Đối tượng, nội dung đào tạo, bồi dưỡng CC,VC làm

văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh từ năm 2011-2017

22, 23

3

Bảng 2.3 Số lượng các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo

thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ

Hình 2.4 Scan văn bản để gửi và lưu trữ văn bản trên hệ thống

phần mềm eOffice, phục vụ tra tìm ở giai đoạn văn thư 44

5 Hình 2.5 Giao diện chuyển giao văn bản đến của phần mềm

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, tổ chức Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt độngđều sản sinh tài liệu liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữlại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Do đó, công tác văn thư, lưu trữ trở thành

“huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, là hoạt động không thểthiếu giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan

Trong quá trình hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, công tác văn thư,lưu trữ giữ vai trò rất quan trọng, đây là khâu trọng yếu đảm bảo cho sự hoạt độngđồng bộ, hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổchức Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ không những phục vụ đắc lực chocông tác lãnh đạo, chỉ đạo mà còn giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốtnguồn thông tin quý giá hình thành trong hoạt động của cơ quan, góp phần giảiquyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

Đứng trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nướccũng như yêu cầu phải đổi mới, cải cách nền hành chính nói chung Việc nâng caohiệu quả quản lý công tác văn thư - lưu trữ (VT-LT) là rất quan trọng nhằm đảmbảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan, tổchức (CQ,TC), đồng thời nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về công tácvăn thư, lưu trữ và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạomọi hoạt động của Sở Tuy nhiên, việc quản lý công tác VT-LT tại Sở vẫn còn chưathực sự hiệu quả Trong thời đại khoa học tác động mạnh mẽ đến hoạt động quản lýthì việc quản lý công tác VT-LT một cách khoa học để theo kịp với sự phát triểnchung của thế giới là điều kiện tiên quyết Hoàn thiện mô hình tổ chức công tác vănthư, lưu trữ; xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo; áp dụng hệ thống quản lý chấtlượng vào công tác văn thư, lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ…Đó

là những gì mà nhà quản lý cần phải thực hiện để quản lý công tác VT-LT một cáchhiệu quả, khoa học

Từ tầm quan trọng và ý nghĩa của việc quản lý công tác VT-LT đối với cơquan, cùng với việc nghiên cứu, khảo sát tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn tác giả đã lựa

chọn đề tài “Quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn”

làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của mọiCQ,TC, do đó vấn đề quản lý công tác VT-LT rất được quan tâm nghiên cứu Hiệnnay, có rất nhiều công trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt nghiệp đề cập đến vấn đềquản lý công tác VT-LT:

Trước hết là các giáo trình có liên quan như:

- “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương

Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005

- “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Lao động Hà Nội - 2016

- “Giáo trình Văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Lao

động Hà Nội - 2016

Ngoài ra, quản lý công tác VT-LT còn là đề tài được rất nhiều tác giả quantâm nghiên cứu thông qua các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp,luận văn thạc sĩ như:

- Đề tài nghiên cứu khoa học của PGS.TS Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa

học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” Nội dung tập trung vào vấn

đề khảo sát sự hình thành các văn bản quy phạm pháp luật về tổ chức lưu trữ, đồngthời nghiên cứu cơ sở khoa học của việc tổ chức quản lý ngành lưu trữ Trên cơ sở

đó đề xuất mô hình tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở nước ta

- Đề tài nghiên cứu khoa học của Ths Nguyễn Thị Tâm: “Nghiên cứu mô

hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử” Đề tài nghiên cứu, đề xuất

mô hình quản lý văn thư trong môi trường điện tử

- Đề tài nghiên cứu khoa học của ThS Tiết Hồng Nga: “Nghiên cứu ứng dụng

tin học trong công tác văn thư” Đề tài này tập trung tìm hiểu về tầm quan trọng to

lớn của việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Từ đó, phân tích

về hệ thống thông tin văn thư và thiết kế cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin văn thư,thiết kế hệ thống chương trình và hướng dẫn sử dụng chương trình.

- Đề tài nghiên cứu khoa học của ThS Nguyễn Trọng Biên: “Nghiên cứu ứng

dụng ISO 9000 vào công tác văn thư ở cơ quan nhà nước” Đề tài đánh giá thực

trạng công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước, từ đó đề xuất các giải pháp vềứng dụng những yêu cầu của ISO 9000 vào công tác văn thư để tiêu chuẩn hóanhằm thống nhất công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước

- Khóa luận tốt nghiệp của Huỳnh Thị Hoàng Như, sinh viên Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội: “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, thành phố Đà

Nẵng” Đề tài nghiên cứu về thực trạng tổ chức, quản lý công tác VT-LT tại quận

Cẩm Lệ và đề xuất giải pháp nhằm nâng cáo hiệu quả công tác này

- Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Hiền, sinh viên Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội: “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Thiệu

Hóa” Nghiên cứu về thực tiễn tổ chức công tác VT-LT tại Uỷ ban nhân dân huyện

Thiệu Hóa và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này

- Luận văn thạc sĩ khoa học giáo dục của tác giả Huỳnh Thị Thanh Quyên:

“Một số biện pháp quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở trường Đại học Quảng

Nam”, nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ và biện pháp quản lý công

tác văn thư, lưu trữ

Từ những giáo trình, đề tài nghiên cứu và các bài khóa luận trên cho thấy vấn

đề quản lý công tác VT-LT hiện nay rất được quan tâm Các công trình nghiên cứu

đã đề cập đến những vấn đề lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ và phản ánhthực trạng quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại một số cơ quan,tổ chức Tuy nhiên,vẫn chưa có đề tài nghiên cứu nào đề cập đến quản lý công tác văn thư - lưu trữ của

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn để nghiên cứu khôngtrùng với các công trình nghiên cứu đã công bố

3 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn quản lý công tác VT-LT của SởNội vụ tỉnh Lạng Sơn, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải

pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác VT-LT của Sở Nội vụtrong giai đoạn hiện nay.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Làm rõ những vấn đề lý luận về quản lý công tác VT-LT

- Khảo sát và đánh giá thực trạng quản lý công tác VT-LT của Sở Nội vụ tỉnhLạng Sơn

- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác

VT-LT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận về

quản lý công tác VT-LT và thực trạng quản lý công tác VT-LT của Sở Nội vụ tỉnhLạng Sơn

Phạm vi nghiên cứu: Do hạn chế về mặt thời gian nên đề tài tập trung nghiên cứu về quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn từ năm 2011

đến năm 2017

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn trong thời gian qua đãđạt những kết quả nhất định, song vẫn còn một số hạn chế Vì thế, nếu đề xuất đượccác giảipháp quản lý phù hợp với thực tiễn, thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả côngtác VTLT, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở

7 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, đề tài đã sử dụng:

- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Phương pháp này được vận

dụng để phân tích và tổng hợp những vấn đề lý luận về quản lý công tác VT-LT

- Phương pháp điều tra, khảo sát: Được áp dụng để khảo sát thực trạng quản lý

công tác VT-LT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Nhằm so sánh thực trạng quản lý công tácVT-LT của Sở đã làm đúng theo yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọncác giải pháp tốt nhất nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Sở

- Phương pháp hệ thống: Tác giả sử dụng phương pháp này để hệ thống cácvăn bản quy định về quản lý công tác VT-LT, khái quát chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được vận dụng để phân tích, tổng hợpnhững thông tin, số liệu đã điều tra, khảo sát, từ đó, so sánh, đối chiếu giữa lý luận

và thực tế để tìm ra ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế quản lý công tácVT-LT

8 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tàiđược chia làm ba chương:

Chương 1 Những vấn đề lý luận về quản lý công tác văn thư - lưu trữ

Trong chương này, tác giả tập trung khái quát những vấn đề lý luận về quản lýcông tác VT-LT Cụ thể là một số khái niệm như: khái niệm công tác văn thư, côngtác lưu trữ, khái niệm quản lý; ý nghĩa công tác văn thư; công tác lưu trữ; nội dungquản lý Nhà nước về công tác VT-LT và quản lý công tác VT-LT của CQ,TC Mụcđích của chương này là nhằm trình bày ngắn gọn những vấn đề lý luận về quản lýcông tác VT-LT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, từ đó làm rõ cơ sở lý luận về quản lýcông tác VT-LT

Chương 2 Thực trạng quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Trong chương này, tác giả tập trung tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn, cơ cấu tổ chức của Sở, khảo sát, đánh giá về thực trạng quản lý công tác vănthư - lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, gồm hai nội dung chính là:

- Quản lý Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

- Quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Đây sẽ là những căn cứ, cơ sở để tác giả đưa ra những nhận xét, đánh giá ưuđiểm, hạn chế và nguyên nhân để làm cơ sở đề xuất các giải pháp của chương 3

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

lưu-Căn cứ vào kết quả nghiên cứu của chương 1 và chương 2, chương 3 tác giả

đề xuất ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác VT-LT của Sở như:Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản của Nhà nước và của Sở về côngtác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo, côngchức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; Hoànthiện hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn; Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,lưu trữ; thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thì về nghiệp vụ văn thư,lưu trữ cho lãnh đạo, công chức, viên chức; Tăng cường công tác thanh tra, kiểmtra, đánh giá, xếp loại việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; Ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; Đảm bảo nguồn kinh phí cho công tác vănthư, lưu trữ Trong đó, cần chú trọng giải pháp Tăng cường tuyên truyền, phổ biếncác văn bản của Nhà nước và của Sở về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng caonhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo, công chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quantrọng của công tác văn thư, lưu trữ, xem giải pháp này là giải pháp trọng tâm để gópphần nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Sở

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ,hướng dẫn nhiệt tình của nhiều tập thể, cá nhân trong và ngoài trường

Trước hết, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên Ths Phạm ThịHạnh, người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ tác giả trong suốt thời gianthực hiện đề tài

Tiếp đến, tác giả xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Sở, chuyên viên văn thư,lưu trữ thuộc Văn phòng Sở, cùng toàn thể các cán bộ, công chức, viên chức Sở Nội

vụ tỉnh Lạng Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ tác giả trong quá trình điều tra, khảo sát,thu thập thông tin liên quan đến đề tài

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017

Tác giả

Vi Thị Thoa PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa, khái niệm đưa ra về công tác văn thư:

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Nghị định của chính phủ về

công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành

văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.

Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương

Đình Quyền, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005: “Công tác văn thư là

khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức”.

Trong cuốn từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của tác giả Dương

Văn Khảm, nhà xuất bản Văn hóa Thông tin năm 2011:“Công tác văn thư là toàn

bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản, giấy tờ”.

Theo Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ ban hành quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ: “Công tác văn thư

bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.

1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ

Có rất nhiều định nghĩa về công tác lưu trữ:

Theo Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ ban hành quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ: “Công tác lưu trữ

bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.

Theo cuốn từ điển “Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ

Việt Nam” do nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông ấn hành năm 2015: “Công

tác lưu trữ là toàn bộ các quy trình quản lý Nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”.

Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội, nhà xuất bản Lao động Hà Nội - 2016: “Công tác lưu trữ là hoạt

động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê, và sử dụng tài liệu lưu trữ”.

1.1.3 Khái niệm quản lý

Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả trong vàngoài nước đã đưa ra rất nhiều định nghĩa không giống nhau về quản lý như sau:Theo F.W Taylor (1856-1915) là một trong những người đầu tiên khai sinh raquản lý và là “ông tổ” của trường phái quản lý theo khoa học tiếp cận quản lý dưới

góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng: “Quản lý là hoàn thành công việc của mình

thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”.

Theo Henrry Fayol (1886-1925) là người đầu tiên tiếp cận theo quy trình, cótầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng từ thời kỳ cận hiện đại tới nay, cho

rằng: “Quản lý một tiến trình bao gồm tất cả các khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân

công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra”

J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu

quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: “Quản lý là một quá trình

do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được”.

Nguyễn Minh Đạo: “quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn

các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã

đề ra” (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997).

"Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả

thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của

tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001)

Từ đó có thể đưa ra khái niệm: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định

hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.

1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Công tác văn thư gắn liềnvới hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhànước của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý Nhà nước.Làm tốt công tác văn thư sẽ mang lại những ý nghĩa sau:

1.2.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thôngtin Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất chính lànguồn thông tin từ văn bản Hoạt động quản lý từ các cơ quan cũng như quá trìnhgiải quyết các công việc hàng ngày phải dựa trên văn bản Thông tin trong văn bảncàng chính xác thì việc giải quyết các công việc càng hiệu quả

1.2.2 Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của cơquan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanh chóng,chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết chính xác, cóđầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lại hiệusuất công việc cao Ngược lại nếu các công việc nói trên thực hiện không tốt sẽ ảnhhưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc

Làm tốt công tác văn thư cũng góp phần giảm được bệnh quan liêu giấy tờ,hạn chế việc ban hành văn bản không phù hợp thực tế, trái với quy định của pháp

luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn bản để làm những việc sai trái, vi phạm phápluật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, cơ quan.

1.2.3 Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

cơ quan và cá nhân

Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nộidung văn bản chính xác, phản ánh các hoạt động của cơ quan khi cần thiết, các vănbản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh hoạt động của cơ quan một cách chânthực

1.2.4 Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần phải tổ chức việc lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy

đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thờicông tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lạinếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ, tàiliệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hànhcác hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh.Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia là hồ sơ, tài liệu

có giá trị lịch sử hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồnnộp lưu

1.3 Ý nghĩa của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việcphục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác cácthông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ Mục đích cao cả của công tác lưu trữ làhướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của mỗicon người Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chứctốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơquan và toàn xã hội

Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệplưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộtrong quá trình thực hiện công việc

Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệmquý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ chức Vì vậy,công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thôngtin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổngkết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất,kinh doanh

1.4 Nội dung quản lý công tác văn thư – lưu trữ

1.4.1 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật

về công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ

1.4.2 Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ

- Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ

- Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức đầu tư cơ sở vật chất trong công tác văn thư, lưu trữ

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

 Các cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ căn cứ vào chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình mà thực hiện các nội dung quản lý Nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổchức theo quy định

Tiểu kết chương 1

Chương này tác giả đã khái quát, hệ thống hóa lại những vấn đề lý luận vềquản lý công tác văn thư - lưu trữ Đồng thời, tác giả đã nêu ra nội dung của hoạtđộng quản lý công tác văn thư - lưu trữ, trong đó gồm nội dung quản lý nhà nước vềcông tác văn thư, lưu trữ và nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

tổ chức

Qua chương này, có thể thấy được công tác văn thư, lưu trữ là hoạt độngkhông thể thiếu ở bất kỳ CQ,TC nào, làm tốt công tác này sẽ giúp công việc đượcgiải quyết nhanh chóng, hiệu quả, nâng cao hiệu quả của nền hành chính nhà nước,thúc đẩy nhanh công cuộc cải cách hành chính Muốn làm tốt công tác văn thư, lưutrữ, cần thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ vànội dung quản lý công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

2.1 Giới thiệu vài nét về Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

2.1.1 Chức năng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năngtham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội

vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cảicách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phichính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; công tácthanh niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật

Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉđạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thờichịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

- Trình Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo cácquyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án, dự

án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính

về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa bàn tỉnh

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề

án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn,kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức chính quyền.

- Công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính

- Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những ngườihoạt động không chuyên trách ở cấp xã

- Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã

- Thực hiện chế độ, chính sách tiền lương

- Cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức

- Công tác tổ chức hội; quỹ xã hội, quỹ từ thiện

- Về công tác văn thư, lưu trữ

- Công tác tôn giáo

- Công tác thi đua, khen thưởng

- Công tác thanh niên

- Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được giao theoquy định của pháp luật, theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quanđến công tác nội vụ theo quy định của pháp luật, theo sự phân công hoặc ủy quyềncủa Ủy ban nhân dân tỉnh; thực hiện các quy định về phòng, chống tham nhũng, tiêucực, các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; xử lý theo thẩm quyền các

vi phạm pháp luật, hoặc tham mưu cho cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm phápluật trên các lĩnh vực công tác được giao theo quy định của pháp luật

- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực khácđược giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh, đốivới Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã Giúp Ủy ban nhân dântỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đốivới các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trênđịa bàn tỉnh

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn, nghiệp

vụ được giao

- Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh vựccông tác thuộc phạm vi quản lý của Sở Nội vụ.

- Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quan hànhchính, đơn vị sự nghiệp công lập; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp

xã, số lượng thôn, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức và cán bộ, công chức cấp xã, những người hoạt động không chuyên trách ởcấp xã; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khenthưởng; công tác thanh niên và các lĩnh vực khác được giao

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với Ủy ban nhân dântỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị tríviệc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việctrong các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ; quản lý hồ sơ, quyết địnhviệc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái,nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp,đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng và các chế độ, chính sách khácđối với công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Sở Nội

vụ theo quy định và sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Quản lý, chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định củapháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầucác cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch

Ủy ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn gồm 01 Giám đốc, 03 Phó giám đốc

Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ gồm:

 Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ:

- Văn phòng Sở Nội vụ;

- Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ;

- Phòng Công chức, viên chức;

- Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;

- Phòng Cải cách hành chính;

- Phòng Tôn giáo;

- Thanh tra Sở Nội vụ

 Các cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ:

- Ban Thi đua - Khen thưởng;

- Chi cục Văn thư, lưu trữ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn (phụ lục 1)

2.2 Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

2.2.1 Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Trong những năm vừa qua, Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã ban hành và chỉ đạo,triển khai tương đối đầy đủ các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư,lưu trữ Đồng thời, để thống nhất tổ chức triển khai đồng bộ công tác văn thư, lưutrữ, hàng năm, Sở Nội vụ tiến hành xây dựng và ban hành các văn bản quản lý, chỉđạo về công tác VT,LT đối với các CQ,TC trên địa bàn toàn tỉnh Thông qua cáchình thức tổ chức hội nghị, giới thiệu văn bản trên trang thông tin điện tử để tuyên

truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.(Phụ lục 2)

Các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ banhành chủ yếu là các kế hoạch công tác hàng năm, kế hoạch kiểm tra, hướng dẫnnghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy bannhân dân cấp huyện và cấp xã, Sở Nội vụ đã tiến hành hướng dẫn các CQ,TC tiếnhành rà soát, thay thế, ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ và

triển khai thực hiện, kiểm tra, đánh giá Cụ thể như: Hướng dẫn giao, nhận tài liệu

lưu trữ vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh, văn bản này hướng dẫn việc giao nộp, tiếp nhận tàiliệu có giá trị bảo quản (thời hạn bảo quản) vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu; Quy định danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệuvào lưu trữ lịch sử tỉnh; Quy định thực hiện theo cơ chế một cửa đối với một số thủtục hành chính trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Chi

cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, quy định này về việc

khai thác, sao chụp, cấp sao y bản chính đối với tài liệu lưu trữ tại Chi cục VT-LT,

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn; Văn bản về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; Báo cáo kết quả thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; Văn bản triểnkhai thực hiện báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưutrữ; Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể về từng nghiệp vụ của công tác văn thư(như: quản lý văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ), của công táclưu trữ (như: giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh, chỉnh lý tàiliệu, sắp xếp, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ, thủ tục tiêu hủytài liệu hết giá trị) Nhằm tạo hành lang pháp lý đồng bộ, thống nhất trong công tácquản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh

Nhờ ban hành, triển khai các văn bản này một cách kịp thời mà trong thờigian qua công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã đạt được những kết quả tíchcực Về cơ bản các CQ,TC đã thực hiện tương đối tốt việc quản lý, chỉ đạo và đãtriển khai đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước và của Sở về côngtác văn thư, lưu trữ; đạt được một số kết quả tốt, góp phần nâng cao hiệu quả côngtác văn thư, lưu trữ tại các CQ,TC từng bước đi vào nề nếp Quản lý nhà nước vềcông tác văn thư, lưu trữ được duy trì thực hiện nền nếp, bám sát các quy định hiệnhành Các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đã đạt những kết quả bước đầu.Nhận thức của cán bộ lãnh đạo, CC,VC trong các CQ,TC về vai trò, vị trí, tầm quantrọng của công tác văn thư, lưu trữ đã được nâng lên Trình độ chuyên môn, kỹ năngnghiệp vụ của CC,VC làm VT,LT có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứngđược yêu cầu, nhiệm vụ của các CQ,TC Việc lập hồ sơ công việc bước đầu đượcthực hiện tạo điều kiện cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được thuậnlợi Công tác VT,LT trên địa bàn tỉnh nói chung đã được quản lý tương đối thốngnhất, đúng các quy định của pháp luật, bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước

Tuy nhiên, hiện nay việc nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơquan, tổ chức vẫn chưa đầy đủ, đúng mức, thậm chí còn xem nhẹ công tác này Một

số CQ,TC chưa cập nhật đầy đủ các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ,chưa kịp thời ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc về công tác văn thư, lưu trữ

của cơ quan, đơn vị nên chất lượng trong triển khai các hoạt động văn thư, lưu trữchưa đạt hiệu quả cao Việc chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ văn thư,lưu trữ hàng năm và chế độ thông tin, báo cáo trong lĩnh vực này ở một số CQ,TCchưa nghiêm túc Việc khai thác, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ và lưu trữ cơquan chưa được thực hiện thường xuyên, có nơi chưa được quan tâm thực hiện.Đáng chú ý là tình trạng tài liệu còn tồn đọng của các CQ,TC khá nhiều, tài liệu còntồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý, xác định giá trị và đưa vào bảo quản, tổchức khai thác, sử dụng Việc bố trí kho lưu trữ của các CQ,TC chủ yếu là tạm thời,diện tích chật hẹp, trang, thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài Đa số Sở, ngành, Uỷ bannhân dân huyện, và hầu hết các CQ,TC thuộc nguồn nộp lưu không có kho lưu trữ.

Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế, bất cập trên là do Thủ trưởng,CC,VC một số CQ,TC chưa nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò, ý nghĩa, tầmquan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa có biện pháp chỉ đạo, tổ chứcthực hiện nghiêm túc, quyết liệt Đội ngũ những người làm VT,LT còn thiếu về sốlượng, một bộ phận còn yếu về trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ hoặc thiếu

ổn định Nguồn lực kinh phí, cơ sở vật chất, trang, thiết bị phục vụ công tác VT,LTnói chung còn rất hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công tác trong lĩnh vực này

Để tăng cường quản lý nhà nước, bảo đảm sự quản lý tập trung, thống nhất,đúng các quy định của pháp luật về VT,LT và thực hiện có hiệu quả các hoạt động

sự nghiệp VT,LT, sớm khắc phục ngay những hạn chế, yếu kém, bất cập trong lĩnhvực này của các CQ,TC trên địa bàn tỉnh, Sở Nội vụ cần tiếp tục rà soát các vănbản, tham mưu kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, ban hành các văn bản quản lý,chỉ đạo, hướng dẫn về công tác VT,LT cho phù hợp với tình hình thực tế Thủtrưởng các CQ,TC cần quan tâm, chỉ đạo, thường xuyên tổ chức tuyên truyền, quántriệt, tổ chức triển khai có hiệu quả các quy định của pháp luật về công tác VT,LT

2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là nhu cầu mang tínhkhách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủcông sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyểngiao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải

quyết công việc Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ là việc ứng dụng các công

cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìmthông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác;nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả công tác này trong cơ quan, tạo môi trườngthuận lợi để trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng nội bộ

Ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ thì việcứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý nói chung và hoạt động VT,LT nói riêng làhết sức cần thiết Nó giúp thu gọn quy trình, nhanh chóng và hiệu quả hơn trongthực hiện một số nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

Trong những năm vừa qua, Sở Nội vụ đã tổ chức phổ biến ứng dụng côngnghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn,tình hình tổ chức phổ biến được thể hiện trong bảng 2.1 như sau:

Bảng 2.1 Tình hình tổ chức phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Lạng sơn từ năm 2011-2017

Năm Tình hình tổ chức phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin

2011 Bước đầu tiến hành ứng dụng thử nghiệm tại một số cơ quan, tổ chức

2012 Nhân rộng phần mềm văn phòng điện tử thống nhất đồng bộ cho cả tỉnh.2013

Đã có quy chế quản lý, sử dụng hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động của các cơ quan, ban ngành trực thuộc Đây là cột mốc quan trọng

để hoàn thiện, tiến tới áp dụng rộng rãi mô hình chính quyền điện tử trongnăm 2017

2014 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan, tổ chức

2015 Lạng Sơn vinh dự là 1 trong 17 tỉnh, thành phố đầu tiên trong cả nước

được thành phố Đà Nẵng chuyển giao mô hình chính quyền điện tử Sở Nội vụ tăng cường triển khai văn phòng điện tử, từng bước hoàn thiện hệ thống, nền tảng CNTT để áp dụng chính quyền điện tử,

2016 Đầu năm tiến hành phổ biến chữ ký số tại một số CQ,TC Dự kiến tiếp

tục triển khai chữ ký số đến lãnh đạo các cơ quan, đơn vị hành chính

2017 Việc triển khai thành công văn phòng điện tử, từng bước hoàn thiện hệ

thống, nền tảng CNTT để sẵn sàng cho việc áp dụng chính quyền điện tử.Trên cơ sở nghiên cứu, tổng kết đánh giá việc ứng dụng văn phòng điện tửeOffice vào công tác văn thư của một số đơn vị mang tính khả thi cao Năm 2012,

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn tiến hành đánh giá nhân rộng phần mềm ứng dụng dùngchung thống nhất đồng bộ cho cả tỉnh Đảm bảo kết nối đồng bộ các hệ thống thôngtin về công tác văn thư, lưu trữ chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành tácnghiệp từ tỉnh đến cơ sở Thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến vàlập hồ sơ trong môi trường mạng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cácCQ,TC Tuy nhiên, trong thời gian đầu ứng dụng, bên cạnh những khó khăn về hạtầng kỹ thuật công nghệ thông tin chưa đủ, kinh phí vận hành còn eo hẹp, đội ngũlãnh đạo, CC,VC chưa có đủ trình độ, nhận thức, thói quen, chưa bắt kịp với yêucầu làm việc chặt chẽ của hệ thống văn phòng điện tử trong các cơ, tổ chức

Năm 2016, hệ thống văn phòng điện tử eOffice vào ứng dụng tại 100% Sở,Ban, Ngành và các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn Một số đơn vị nhưthành phố Lạng Sơn và các huyện: Chi Lăng, Tràng Định, Lộc Bình, Cao Lộc…còn đưa hệ thống này đến cấp xã Hệ thống được ứng dụng hiệu quả, thực hiện tốtquy trình xử lý văn bản góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm vàbưu chính, nâng cao hiệu quả xử lý công vụ Nhiều cơ quan, địa phương thuộc tỉnh

đã ứng dụng chữ ký số nên việc phát hành văn bản điện tử đang dần trở nên phổbiến Với việc triển khai thành công phần mềm văn phòng điện tử, đã từng bướchoàn thiện hệ thống, nền tảng CNTT để sẵn sàng cho việc áp dụng chính quyền điện

tử trong năm 2017

Nếu như trước đây, tại hầu hết các cơ quan quản lý nhà nước, việc điều hành,quản lý, giải quyết công việc đều được thực hiện một cách thủ công: các văn bảnđến được in sao và chuyển tay giữa các bộ phận, vừa tốn chi phí văn phòng phẩm,vừa mất thời gian… Phát huy tốt các tính năng của phần mềm thì nay các thao tácnày từng bước hiện đại hoá, thực hiện trên máy; hệ thống văn bản được số hoá nênviệc tìm kiếm các văn bản cũng dễ dàng hơn Hơn thế, qua mạng Văn phòng điện

tử, lãnh đạo cơ quan có thể xử lý văn bản, giao việc, theo dõi tiến độ thực hiện côngviệc đã giao cho nhân viên nhanh chóng, kịp thời mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi lãnhđạo đi công tác không có mặt tại cơ quan Nhân viên có thể nắm được lịch công táctuần của đơn vị và của lãnh đạo để chủ động sắp xếp công việc của mình, cập nhậtcác thông tin, các báo cáo qua hệ thống mạng như nội dung các cuộc họp, tham gia

đóng góp ý kiến trong cuộc họp, cùng trao đổi thông tin giữa các thành viên để xử

lý công việc tốt hơn

Hiện nay, qua kiểm tra việc ứng dụng CNTT tại các cơ quan, đơn vị cho thấy

cơ bản cán bộ, công chức từ lãnh đạo đến chuyên viên ứng dụng thành thạo máy vitính và các phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên ngành góp phần tạo môi trườnglàm việc hành chính ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại Phần mềm đã được các cơquan ứng dụng đồng bộ và hiệu quả, giúp quản lý, khai thác văn bản đi, đến, in sổđăng ký văn bản đi, đến, giúp giảm tải công việc tại bộ phận văn thư Tuy nhiên, doviệc thiếu máy tính ở một số cơ quan nên văn thư những cơ quan này vẫn còn thựchiện theo hình thức thủ công nên gặp khó khăn trong việc tra cứu văn bản, hiệu quảcông việc chưa được nâng cao

Hiện nay, Sở đã tiến hành triển khai thực hiện Hướng dẫn 169/HD-VTLTNNngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về xây dựng cơ sở dữ liệulưu trữ, cụ thể là triển khai Dự án số hóa tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ, xâydựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sửtỉnh Hiện Sở đang tiến hành xây dựng và triển khai ứng dụng phần mềm quản lý tàiliệu, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữtại Lưu trữ lịch sử tỉnh, sau đó sẽ áp dụng cho tất cả các cơ quan thuộc danh mụcnguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tuy nhiên, việc triển khai tiến hành cònchậm, đến nay Sở vẫn chưa tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nên việc tracứu tài liệu phục vụ khai thác sử dụng vẫn còn thủ công, gây mất thời gian

Sở Nội vụ cần chú trọng hơn nữa việc ban hành các văn bản hướng dẫn liênquan đến việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ như: Văn bản điện tử,chữ ký số, chữ ký điện tử, xử lý văn bản trong môi trường mạng, xây dựng cơ sở dữliệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu đến các CQ,TC để việc ứng dụngCNTT vào công tác văn thư, lưu trữ được thống nhất và ngày càng đạt hiệu quả cao

2.2.3 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

Đào tạo bồi dưỡng là hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhânlực của cơ quan, tổ chức, là điều kiện quyết định để tổ chức có thể đứng vững vàthành công Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối

đa nguồn nhân lực hiện có, giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắmvững hơn về nghiệp vụ và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tựgiác hơn, với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với cáccông việc trong tương lai

Hiểu được tầm quan trọng của công tác này, hàng năm, Sở Nội vụ đều tiếnhành tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ,công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địabàn tỉnh Nhằm kiện toàn đội ngũ CC,VC và nhân viên làm văn thư, lưu trữ toàntỉnh bảo đảm đủ về số lượng, có cơ cấu hợp lý, không ngừng nâng cao về chấtlượng, đúng tiêu chuẩn chức danh quy định, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹnăng làm việc hiệu quả, đủ sức đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong lĩnh vực công tácvăn thư, lưu trữ theo hướng chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa

Trong những năm gần đây, Sở Nội vụ đã quan tâm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng

về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể trong bảng 2.2 như sau:

Bảng 2.2 Đối tượng, nội dung đào tạo, bồi dưỡng CC,VC làm Văn thư, lưu

trữ trên địa bàn tỉnh từ năm 2011-2017

Năm Đối tượng đào tạo, bồi dưỡng Nội dung đào tạo, bồi dưỡng

2011

Cán bộ, công chức, viên chức

làm VT,LT

Cập nhật, bổ sung kiến thức, kỹnăng, nghiệp vụ trong thực hiện

Năm Đối tượng đào tạo, bồi dưỡng Nội dung đào tạo, bồi dưỡng

làm VT,LT

2016 Cán bộ, công chức, viên chức

làm VT,LT

Như trên

2017 Tuy chưa tiến hành tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhưng trong kế

hoạch công tác VT,LT năm 2017 của Sở có nêu rõ đối tượng đàotạo, bồi dưỡng và nội dung đào tạo vẫn như các năm trước.Sau khi ban hành công văn về việc tổ chức bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ vănthư, lưu trữ Trong công văn nêu rõ đối tượng được đào tạo, bồi dưỡng là cán bộ,công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ tại CQ,TC thuộc Danh mục CQ,TC phảinộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ của tỉnh Lạng Sơn; Nội dungđào tạo, bồi dưỡng là cập nhật, bổ sung kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ trong thựchiện công tác văn thư, lưu trữ do giảng viên Trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,công chức thuộc Bộ Nội vụ sẽ trực tiếp giảng dạy Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan,đơn vị lập danh sách đăng ký cử CC,VC tham gia lớp bồi dưỡng đáp ứng yêu cầunhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Hầu nhưcác CQ,TC đều đã lập danh sách đăng ký cử CC,VC tham gia khóa bồi dưỡngnghiệp vụ theo quy định Từng bước kiện toàn, củng cố đội ngũ cán bộ văn thư, lưutrữ và nâng cao chất lượng đội ngũ CC,VC làm văn thư, lưu trữ theo quy định Sau khi các cơ quan, tổ chức gửi danh sách CC,VC tham gia lớp bồi dưỡng,

Sở tiếp tục ban hành quyết định về việc tổ chức khóa bồi dưỡng kiến thức, nghiệp

vụ văn thư, lưu trữ cho CC,VC Trong đó nêu rõ số lượng học viên tham gia

Các lớp học ngắn hạn này góp phần giúp CC,VC có thể học hỏi kinh nghiệm,

kỹ năng, cập nhật những văn bản mới của Nhà nước quy định về công tác văn thư,lưu trữ; kỹ năng, nghiệp vụ trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Kinh phí tổchức mở lớp được sử dụng từ nguồn kinh phí do Uỷ ban nhân dân tỉnh giao cho SởNội vụ thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng

Nhìn chung, công tác tổ chức đào tạo, bồi dưỡng CC,VC làm văn thư, lưu trữtại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn được quan tâm tổ chức, số lượng thành viên tham giađầy đủ Tuy nhiên, Sở chỉ quan tâm đào tạo, bồi dưỡng CC,VC làm văn thư, lưu trữ

thức của họ đối với công tác này chưa cao Đây là thiếu sót lớn trong công tác tổchức đào tạo, bồi dưỡng hiện nay của Sở.

2.2.4 Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ

Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lýnhà nước của mỗi cơ quan Thực hiện tốt công tác kiểm tra, giám sát sẽ giúp cholãnh đạo hoàn thiện quy trình quản lý trong công tác văn thư, lưu trữ Qua kiểm tra,phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện sai lệch, từ đó tìm biện pháp khắcphục cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị cụ thể Kiểm tra để đưa

ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xâydựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng

Công tác kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữcủa các CQ,TC trên địa bàn tỉnh được Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn được tiến hànhkiểm tra theo định kỳ mỗi năm một lần vào cuối năm và trong những trường hợpcần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có nhữngquy định cụ thể về công tác kiểm tra và xử lý vi phạm trong ngành văn thư, lưu trữ.Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra của Sở

Hàng năm, Sở Nội vụ đều ban hành văn bản về việc kiểm tra công tác văn thư,

lưu trữ đối với CQ,TC trên địa bàn tỉnh (phụ lục 3) Nhằm nâng cao vai trò, trách

nhiệm của các CQ,TC trong việc quản lý, chỉ đạo và việc thực hiện các khâu nghiệp

vụ về công tác VT,LT, tạo sự chuyển biến về nhận thức và trách nhiệm của CC,VC

về lập hồ sơ công việc mà mình đảm nhiệm và thực hiện việc thu thập, bảo quản hồ

sơ, tài liệu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật Quakiểm tra, đánh giá đúng thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của từng CQ,TC, kịpthời phát hiện, chấn chỉnh những thiếu sót trong quá trình thực hiện các quy địnhcủa Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Nội dung kiểm tra chủ yếu tập trung vàocông tác quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; các hoạt động nghiệp

vụ công về văn thư, lưu trữ

Qua kiểm tra thực tế tại các CQ,TC, Sở Nội vụ ban hành Báo cáo kết quả thực

hiện kiểm tra công tác VT,LT (phụ lục 4) Qua kiểm tra cho thấy, về cơ bản các

CQ,TC đã thực hiện tương đối tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã triển khai đầy đủ cácvăn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác VT,LT, đạt được một số kếtquả tốt, góp phần nâng cao hiệu quả công tác VT,LT tại các CQ,TC từng bước đivào nền nếp Các CQ,TC đã bố trí nhân viên làm VT,LT đồng thời quan tâm cử điđào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Một số cơ quan do tính chất đặc thù công việc cán bộlàm công tác VT,LT còn kiêm nhiệm nhiều công tác khác nhưng các đơn vị đã khắcphục khó khăn để thực hiện tương đối tốt một số nội dung trong công tác văn thưnhư: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý vănbản đi, văn bản đến; công tác quản lý và sử dụng con dấu Bước đầu thực hiện đượcmột số khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ công việc Đối với công tác lưu trữ:

đã được các lãnh đạo các cơ quan, đơn vị quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác lưutrữ như bố trí phòng kho, có một số trang thiết bị thiết yếu bảo quản tài liệu, thiết bịphòng chống cháy nổ Một số đơn vị tuy chưa ban hành các văn bản quy định,hướng dẫn về VT,LT riêng cho đơn vị nhưng đã vận dụng các văn bản của cấp trên

để áp dụng tại đơn vị mình Tuy nhiên, một số CQ,TC chưa cập nhật đầy đủ các vănbản pháp luật về công tác VT,LT, chưa kịp thời ban hành các văn bản hướng dẫn,đôn đốc về công tác VT,LT của cơ quan, đơn vị nên chất lượng trong triển khai cáchoạt động VT,LT chưa đạt hiệu quả cao Một số nhân viên làm VT,LT mới chỉ quabồi dưỡng nghiệp vụ về VT,LT, còn kiệm nhiệm nhiều công việc khác nên ảnh hưởngphần nào đến chất lượng cũng như quá trình giải quyết công việc tại CQ,TC Thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản của một số cơ quan vẫn còn sai sót so với quy địnhhiện hành Việc ứng dụng CNTT trong công tác VT,LT còn hạn chế Cơ sở vật chấttuy đã được đầu tư quan tâm mua sắm những vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu củacông tác lưu trữ, phương pháp bảo quản tài liệu còn thô sơ và chưa đầy đủ

Các cơ quan, tổ chức tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá kết quả việc thựchiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ và gửi báo cáo kết quả kiểm tra đúngthời gian để Sở Nội vụ tổng hợp gửi cấp trên theo đúng quy định

Qua kiểm tra, nhằm khắc phục những hạn chế, thiếu sót, Sở Nội vụ tiếp tục ràsoát các văn bản, tham mưu kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, ban hành các vănbản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình

hình thực tế Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện côngtác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh.

2.2.5 Công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ

Trong những năm vừa qua, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lạng Sơn đã giúpGiám đốc Sở Nội vụ xây dựng, soạn thảo trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành vănbản triển khai thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và gửi đến các cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ của tỉnh vào cuối năm, đề nghị xâydựng báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Thông tư09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống

kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, sau đó gửi về Sở Nội vụ vào đầu năm

sau để Sở tổng hợp số liệu (phụ lục 5)

Trong những năm gần đây, số lượng các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báocáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đượcthể hiện trong bảng 2.3 như sau:

Bảng 2.3 Số lượng các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ năm 2011-2017

Năm

Tổng số CQ,TC thuộcdiện báo cáo thống kêđịnh kỳ về công tácVT,LT và tài liệu lưu trữ

Tổng số CQ,TCbáo cáo thống kê

về công tác vănthư

Tổng số CQ,TC báocáo thống kê về côngtác lưu trữ và tài liệu

Qua tổng hợp số liệu báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệulưu trữ của các CQ,TC thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ của tỉnh, Sở Nội

vụ ban hành báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu

lưu trữ gửi về Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước đúng thời hạn quy định (phụ lục 6)

Trong quá trình tổng hợp báo cáo cho thấy, vấn đề nghiệp vụ của công tácthống kê về công tác VT,LT và tài liệu lưu trữ ở các Sở, ban, ngành và địa phương

còn nhiều mặt hạn chế, kể cả phương diện quản lý và nghiệp vụ: Phần nhiều các Sở,ban, ngành tỉnh và địa phương chưa thực hiện nề nếp chế độ báo cáo thống kê định

kỳ hàng năm về công tác VT,LT và tài liệu lưu trữ ở CQ,TC mình Một trong nhữngnguyên tắc của công tác thống kê là phải bảo đảm tính kịp thời, chính xác và thốngnhất với thực tế, thông qua việc nghiên cứu một số báo cáo thống kê cho thấy,nguyên tắc này có lúc, có nơi chưa được bảo đảm tôn trọng đầy đủ Một số báo cáochất lượng chưa cao, số liệu tổng hợp chưa đầy đủ, chậm so với yêu cầu và thậm chícòn chưa chính xác như: Thống kê về số lượng văn bản đi, đến, phông lưu trữ, métgiá tài liệu hay lượt người sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc Công cụ thống kê

ở các Sở, ban, ngành và địa phương còn nghèo nàn, gây khó khăn cho công tác quản

lý tài liệu và thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng năm của các CQ,TC

Đối với các Sở, ban, ngành tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố cần bố trí cán

bộ chuyên môn nghiệp vụ vững và hiểu đúng các chỉ tiêu báo cáo thống kê, nhất làđối với các chỉ tiêu báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.Nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với người làm báo cáo thống kê và người duyệt

số liệu thống kê, tránh tình trạng báo cáo không đầy đủ, không phản ánh đúng thựctrạng tình hình, số liệu mâu thuẩn Cần chấm dứt tình trạng làm báo cáo chỉ mangtính chất đối phó, gây khó khăn cho công tác tổng hợp sử dụng số liệu

2.3 Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

2.3.1 Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu

tổ chức của một cơ quan Bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ có chức năng giúp lãnhđạo quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm

vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong

cơ quan, các biện pháp để thực hiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác vănthư, lưu trữ; quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơquan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng các bộ văn thư, lưu trữ cho cơquan; thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; ứng dụng CNTTvào công tác văn thư, lưu trữ và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác văn

thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơquan trong thời gian tới.

Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn chính là bộ phận trực tiếp quản lý côngtác văn thư, lưu trữ của cơ quan mà cụ thể là Chánh Văn phòng Sở giúp người đứngđầu cơ quan trực tiếp quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ cơ quan Chánh vănphòng được giao trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng các vănbản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức các biện pháp thực hiệncác văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra hình thức, thểthức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản; ký thừa lệnh một số loại vănbản Chánh Văn phòng Sở được lãnh đạo phân công quản lý về công tác văn thư,lưu trữ tại cơ quan và trực tiếp chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan.Văn phòng Sở là nơi triển khai thực hiện các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

do Nhà nước quy định và Sở Nội vụ ban hành

2.3.2 Tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ

Trong quá trình hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, công tác văn thư,lưu trữ giữ vai trò rất quan trọng, đây là khâu trọng yếu đảm bảo cho sự hoạt độngđồng bộ, hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổchức Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ không những phục vụ đắc lực chocông tác lãnh đạo, chỉ đạo mà còn giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốtnguồn thông tin quý giá hình thành trong hoạt động của cơ quan, góp phần giảiquyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ởcác cơ quan Trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến kết quảquản lý công tác văn thư, lưu trữ Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộlàm công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quantâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan

Do đó, để đảm bảo công việc cuả Sở được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả,đảm bảo các văn bản, giấy tờ của cơ quan không bị mất mát, thuận tiện cho việckhai thác thông tin thì Sở Nội vụ đã bố trí nhân sự làm văn thư, lưu trữ trực thuộc

Văn phòng Sở và Chánh Văn phòng là người trực tiếp quản lý Gồm hai nhân sựlàm văn thư, lưu trữ như sau:

Nhân viên văn thư cơ quan: 01 người, giữ ngạch Cán sự văn thư, có trình

độ cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ (trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, nay làtrường Đại học Nội vụ Hà Nội) Có nhiệm vụ:

- Một là, đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cáchchính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo, điều hành củaVăn phòng và của Sở

- Hai là, kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Văn phòng và của

Sở trước khi phát hành; quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định hiệ hànhcủa Nhà nước và của cơ quan

- Ba là, nhận và gửi văn bản đến, đi đúng địa chỉ, kịp thời Dự thảo các vănbản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ cho cơ quan

- Bốn là, đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan, đảm bảo thể thức văn bản theođúng quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp

- Năm là, các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản

lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định

- Sáu là, thực hiện báo cáo, thống kê định kỳ và đột xuất theo quy định củaNhà nước và của Bộ về công tác văn thư; ứng dụng công nghệ thông tin vào côngtác văn thư

Nhân viên lưu trữ cơ quan: 01 người, giữ ngạch Lưu trữ viên, có trình độ

cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ (trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, nay làtrường Đại học Nội vụ Hà Nội) Có nhiệm vụ:

- Một là, hướng dẫn, kiểm tra đơn đốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

- Hai là, thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ; chỉnh lý, xác định giátrị tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu thống kê, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệulưu trữ; phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

- Ba là, thực hiện báo cáo, thống kê định kỳ và đột xuất theo quy định của Nhànước và của Bộ; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Lập kế hoạchxây dựng, cải tạo, nâng cấp kho và các trang thiết bị lưu trữ.

Nhân sự làm văn thư, lưu trữ được đặt trong Văn phòng Sở, thực hiện cácnghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng Sở Nhân sựlàm văn thư, lưu trữ của Sở được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, độ tuổi dưới

30 đáp ứng yêu cầu thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ một cách nhanh chóng,chính xác, năng động, sáng tạo trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả việcthực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Sở

2.3.3 Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

Trong những năm qua, Sở Nội vụ tiếp tục phổ biến các văn bản của Nhànước về công tác văn thư, lưu trữ Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật vàcác văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ tập trungxây dựng, ban hành và triển khai các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưutrữ của Sở để tạo hành lang pháp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ từng bước đượcchấn chỉnh, đi vào nề nếp, phục vụ ngày càng tốt hơn cho hoạt động quản lý, chỉđạo, điều hành công việc của Sở Việc tuyên truyền, phổ biến văn bản này đếnCC,VC và người lao động trong Sở thông qua các hình thức như tổ chức hội nghị,giới thiệu văn bản trên trang thông tin điện tử, tổ chức các lớp tập huấn để giới thiệuvăn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ

Để quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, hiện nay, SởNội vụ tỉnh Lạng Sơn đã ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ (Ban hànhkèm theo Quyết định số 299/QĐ-SNV ngày 28/8/2009 của Giám đốc sở Nội vụ tỉnh

Lạng Sơn) (phụ lục 7) Trong quy chế nêu rất rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện

công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời, Quy chế cũng quy định rõ các nghiệp vụ vềcông tác VT,LT dành cho cán bộ văn thư, lưu trữ Việc thực hiện tốt các nhiệm vụtrong Quy chế của cơ quan cũng là tiêu chí để bình xét thi đua khen thưởng đối vớicán bộ thực hiện tốt công tác VT,LT, bên cạnh đó Quy chế cũng đưa ra mức xử lýkhi cán bộ, công chức không thực hiện quy định tại Quy chế, từ đó giúp cho việcquản lý công tác VT,LT được hiệu quả hơn Tuy nhiên, Quy chế này được xây dựng

dựa trên văn bản hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác VT,LT cũ, hiện nay, SởNội vụ chưa tiến hành ban hành mới hoặc sửa đổi bổ sung Quy chế công tác VT,LTcủa cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các CQ,TC

Năm 2012, Sở đã ban hành và áp dụng Bộ tài liệu của hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn nhằmmục đích kiểm soát chất lượng các hoạt động thuộc phạm vi áp dụng hệ thống quản

lý chất lượng do Sở đã định hướng trên nguyên tắc làm đúng ngay từ đầu; Trong đó

có 2 quy trình liên quan về công tác văn thư, lưu trữ:

- Quy trình quản lý văn bản đi, đến và con dấu, mã số: QT/VP-01(phụ lục 8)

quy định cách thức quản lý văn bản đến, văn bản đi của Sở và trách nhiệm quản lý

và sử sụng con dấu theo một phương pháp thống nhất, khoa học và bảo mật, đápứng được các yêu cầu của công việc đề ra Quy trình này được áp dụng đối với việc

xử lý văn bản đi, văn bản đến của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, các phòng và tươngđương thuộc Sở, các tổ chức trực thuộc Sở

- Quy trình kiểm soát hồ sơ, mã số: QT-SNV-02 (phụ lục 9) Quy định trách

nhiệm lập danh mục hồ sơ, lưu giữ và giao nộp hồ sơ

Hàng năm, Sở đều ban hành kế hoạch triển khai nhiệm vụ công tác VT,LT Kếhoạch nhằm triển khai có hiệu quả, đúng, đủ các quy định của Nhà nước về công tácVT,LT, nâng cao trách nhiệm của CC,VC và lao động thuộc Sở trong việc thực hiệnnhững công việc liên quan đến công tác VT,LT của Sở Tuy nhiên các kế hoạch nàyxây dựng máy móc, chưa có điểm mới, chỉ xây dựng để đối phó khi kiểm tra

Trong những năm qua, nhờ phổ biến, ban hành và triển khai kịp thời các vănbản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước và của Sở về công tác văn thư, lưu trữ mà đãtạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của lãnh đạo, công chức, viênchức về ý nghĩa, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, góp phầnnâng cao tình thần trách nhiệm của lãnh đạo, công chức, viên chức trong cơ quantrong giai đoạn hiện nay Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đượcnâng lên rõ rệt, các nghiệp vụ về công tác văn thư đã được thực hiện theo đúng quyđịnh, từ việc soạn thảo và ban hành văn bản cho đến việc quản lý và giải quyết văn