Khóa luận: Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại ủy ban chứng khoán nhà nước

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Bố cục của khóa luận 5 B.PHẦN NỘI DUNG 8 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 8 1.1. Một số khái niệm 8 1.1.1. Khái niệm về “Tổ chức” 8 1.1.2. Khái niệm về “Hệ thống” 10 1.1.3. Khái niệm về Thông tin 12 1.1.4. Khái niệm về Hệ thống thông tin 14 1.1.5. Khái niệm về Tài liệu lưu trữ 15 1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 16 1.3. Vai trò của tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 18 1.4. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 20 1.4.1. Nguyên tắc hệ thống: 20 1.4.2. Nguyên tắc mở: 20 1.4.3. Nguyên tắc phát triển: 21 1.4.4. Nguyên tắc cập nhật: 21 1.4.5. Nguyên tắc an toàn: 21 1.4.6. Nguyên tắc tối ưu 21 1.4.7. Các nguyên tắc khác 22 1.5. Phương pháp tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 22 1.5.1. Khảo sát, xác định nhu cầu tin 22 1.5.2. Thiết lập mạng lưới thu thập thông tin 22 1.5.3. Phương pháp thu thập thông tin 22 1.5.4. Phân tích hệ thống thiết kế mô hình thực thể quan hệ 23 1.5.5. Lựa chọn công nghệ web 23 1.5.6. Thực nghiệm hệ thống và đánh giá 23 1.5.7. Vận hành và bảo trì hệ thống 23 1.6. Những yêu cầu cơ bản khi tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 23 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC. 25 2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước. 25 2.1.1. Vị trí và chức năng 25 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 25 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 28 2.2. Tình hình tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ của Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước. 28 2.2.1. Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu 28 2.2.2. Tình trạng tài liệu. 30 2.3. Các nội dung tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. 30 2.3.1. Xây dựng danh mục hồ sơ. 30 2.3.2. Xây dựng công cụ thống kê và tra cứu. 38 2.3.3. Nguồn nhân sự 44 2.3.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị 46 Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC. 53 3.1. Nhận xét 53 3.1.1. Ưu điểm 53 3.1.2. Hạn chế 55 3.2. Giải pháp tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy ban chứng khoán Nhà nước 56 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn 56 3.2.2. Nâng cao trình độ cả đội ngũ nhân sự 57 3.2.3. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất 59 3.2.4. Xây dựng các loại công cụ thống kê, tra cứu truyền thống 61 3.2.5. Đẩy mạnh số hóa tài liệu, sử dụng tài liệu điện tử và ứng dụng CNTT trong giao dịch điện tử 64 PHẦN KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN

TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN

NHÀ NƯỚC

Khóa luận tốt nghiệp ngành : VĂN THƯ - LƯU TRỮ

HÀ NỘI - 2017

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Bố cục của khóa luận 5

B.PHẦN NỘI DUNG 8

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 8

1.1 Một số khái niệm 8

1.1.1 Khái niệm về “Tổ chức” 8

1.1.2 Khái niệm về “Hệ thống” 10

1.1.3 Khái niệm về Thông tin 12

1.1.4 Khái niệm về Hệ thống thông tin 14

1.1.5 Khái niệm về Tài liệu lưu trữ 15

1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 16

1.3 Vai trò của tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 18

1.4 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 20

1.4.1 Nguyên tắc hệ thống: 20

1.4.2 Nguyên tắc mở: 20

1.4.3 Nguyên tắc phát triển: 21

1.4.4 Nguyên tắc cập nhật: 21

1.4.5 Nguyên tắc an toàn: 21

1.4.7 Các nguyên tắc khác 22

1.5 Phương pháp tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 22

1.5.1 Khảo sát, xác định nhu cầu tin 22

1.5.2 Thiết lập mạng lưới thu thập thông tin 22

1.5.3 Phương pháp thu thập thông tin 22

1.5.4 Phân tích hệ thống thiết kế mô hình thực thể - quan hệ 23

1.5.5 Lựa chọn công nghệ web 23

1.5.6 Thực nghiệm hệ thống và đánh giá 23

1.5.7 Vận hành và bảo trì hệ thống 23

1.6 Những yêu cầu cơ bản khi tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 23

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC 25

2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước 25

2.1.1 Vị trí và chức năng 25

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 25

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 28

2.2 Tình hình tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ của Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước 28

2.2.1 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu 28

2.2.2 Tình trạng tài liệu 30

2.3 Các nội dung tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước 30

2.3.1 Xây dựng danh mục hồ sơ 30

2.3.2 Xây dựng công cụ thống kê và tra cứu 38

2.3.3 Nguồn nhân sự 44

2.3.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 46

Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ

NƯỚC 53

3.1 Nhận xét 53

3.1.1 Ưu điểm 53

3.1.2 Hạn chế 55

3.2 Giải pháp tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy ban chứng khoán Nhà nước 56

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn 56

3.2.2 Nâng cao trình độ cả đội ngũ nhân sự 57

3.2.3 Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất 59

3.2.4 Xây dựng các loại công cụ thống kê, tra cứu truyền thống 61

3.2.5 Đẩy mạnh số hóa tài liệu, sử dụng tài liệu điện tử và ứng dụng CNTT trong giao dịch điện tử 64

PHẦN KẾT LUẬN 69

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại

Ủy Ban Chứng Khoán Nhà Nước” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các

kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kỳ tài liệu nào

và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu Các số liệu trong khóa luận được

sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính

kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã đượccông bố, các website

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi

Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Phạm Thùy Trang

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

1 UBCKNN Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

A. PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội hiện đại như ngày nay, biết baođổi thay đang diễn ra ở đời sống xã hội và khoa học công nghệ thì “thông tin”chính là từ khóa để giải thích cho sự phát triển, sự thay đổi đó Thông tin lànhu cầu và thuộc tính của loài người Thông tin đáp ứng nhu cầu hiểu biết vàtìm hiểu cuộc sống của con người, là động lực để thúc đẩy cho sự phát triển.Bởi vậy, ta thấy rằng “thông tin” đóng vai trò hết sức quan trọng cho sự pháttriển của nhân loại và toàn xã hội

“Tổ chức” với nghĩa “sắp xếp mọi thành tố thành một tổng thể hoànchỉnh của các thành phần tương hỗ lẫn nhau” Tổ chức để chúng ta hiểu thếgiới xung quanh, để có thể tiết kiệm thời gian và để tổ chức để tìm kiếm.Thông tin cũng chính là một trong những đối tượng cần được tổ chức Việc tổchức thông tin cho phép chúng ta tiết kiệm các bản sao chép của mọi loại tàiliệu kết quả từ những nỗ lực của con người

Với bất cứ lĩnh vực nào thì việc tổ chức hệ thống thông tin là rất cầnthiết và luôn được chú trọng Thông tin chính là sản phẩm, là tài sản mà cơquan tổ chức đó sản sinh ra trong quá trình hoạt động Việc tổ chức hệ thốngthông tin sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng, hình thành thuthập xử lý thông tin một cách đầy đủ nhất Đối với tài liệu lưu trữ cũng không

là ngoại lệ Tài liệu lưu trữ chính là tài sản, sản phẩm cần được tổ chức để tìmkiếm Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin hoạt động của các cơ quan

tổ chức và có giá trị hết sức quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị

-xã hội Bởi vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ là rất cấp thiếthiện nay

Trên thực tế hiện nay, thì việc tổ chức hệ thống thông tin của các cơquan tổ chức còn khá sơ sài, rời rạc và không được chú trọng Đặc biệt là

ngành lưu trữ, hệ thống thông tin hiện nay không đầy đủ, không liên tục vàchưa có hệ thống.

Qua thực tế tìm hiểu tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng Khoán NhàNước thì hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ đã được xây dựng Đã hình thànhcác thông tin truyền thống được bảo quản trong kho lưu trữ; Thông tin dạng

số hóa đã được xây dựng; Các thiết bị quản lý, xử lý, lưu trữ, truyền tin đãkhá đầy đủ, kho bảo quản, hệ thống tra tìm; bộ máy và nhân lực đã được quantâm

Nhưng việc tổ chức hệ thống thông tin vẫn chưa có Qua quá trìnhnghiên cứu thực tiễn về hệ thống thông tin chỉ ra được ưu nhược điểm để đưa

ra được các nguyên nhân và giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục hạnchế của việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban ChứngKhoán Nhà Nước

Vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ là rất cần thiết thế

nên chúng tôi đã lựa chọn đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng Khoán Nhà Nước” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của

mình

2.Lịch sử nghiên cứu

Thông tin là vấn đề được đề cập đến thường xuyên, mọi lúc mọi nơi vàtrong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội nhưng rất ít đề tài nghiên cứu

đề cập đến đảm bảo hệ thống thông tin cho một cơ quan, một tổ chức

Hiện nay, đã có một số đề tài nghiên cứu về vấn đề khai thác hồ sơ,quản lý tài liệu lưu trữ cũng như ứng dụng công nghệ thông tin vào các cơquan tổ chức từ Trung ương đến địa phương để tìm ra cách quản lý tốt nhất,đạt hiệu quả cao giúp giảm chi phí về mặt thời gian và công sức cho cáccán bộ trong cơ quan

Qua khảo sát và nghiên cứu tư liệu chúng tôi thấy đã có nhiều đề tàiKLTN về ứng dụng công nghệ thông tin như:

Thứ nhất là những đề tài nghiên cứu về những hệ thống thông tin trongquản lý nói chung:

- Trần Thị Trâm: Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động điều hành và lãnh đạo của Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản

học, năm 2006

Dương Thị Như Quỳnh: Đảm bảo hệ thống thông tin phục vụ hoạt động quản lý tại UBND thành phố Thái Nguyên, Khóa luận tốt nghiệp

ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, năm 2008

Thứ hai là những đề tài nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin:

- Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại

Bộ Khoa học và Công nghệ”, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và

Quản trị văn phòng, năm 2004

- Đào Xuân Anh, Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào công tác quản lý và khai thác hồ sơ tại Quân khu Thủ đô

Thứ ba là những đề tài về hệ thống thông tin lưu trữ:

- Luận văn Thạc sĩ của tác giả Cam Anh Tuấn với đề tài Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các Bộ, năm 2002.

Như vậy, qua khảo sát tình hình nghiên cứu, với phạm vi và mục tiêu

nghiên cứu đề tài khóa luận của mình, chúng tôi nhận thấy vấn đề Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước chưa

từng thực hiện Vì vậy, chúng tôi đã lựa chọn đề tài này không chỉ là nghiêncứu mà còn là khảo sát thực trạng, đưa ra nhận xét và kiến nghị những giảipháp nâng cao hiệu quả của tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại ỦyBan Chứng khoán Nhà nước

3.Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ của Ủy Ban Chứngkhoán Nhà nước” nghiên cứu nhằm đạt những mục tiêu sau:

- Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại

Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa

ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết

- Đề xuất một số giải pháp để tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưutrữ tại Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước một cách hiệu quả và khoa học

4.Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu những vấn đề lí luận và cơ sở pháp lý về thông tin và hệthống thông tin

- Tiến hành khảo sát thực trạng việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệulưu trữ tại Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước

- Đưa ra những nhận xét đánh giá về việc tổ chức hệ thống thông tintài liệu lưu trữ

- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp để tổ chức hệ thống thông tintài liệu lưu trữ tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước một cách hiệu quả và khoa

học.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối với đề tài này chúng tôi tập trung hướng tới toàn bộ tài liệu lưutrữcủa Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

5.2 Phạm vi nghiên cứu

Chúng tôi nghiên cứu việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại

Ủy ban Chứng khoán Nhà nước từ năm 2007 đến năm 2015

5.Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện nghiên cứu khoa học, chúng tôi đã sử dụngphương pháp luận của Chủ nghĩa Mác – Lênin là phương pháp chủ đạo xuyênsuốt quá trình nghiên cứu và phương pháp luận của lưu trữ học là nguyên tắcchính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện, tổng hợp là cơ sở choviệc nghiên cứu Ngoài ra chúng tôi sử dụng các phương pháp hỗ trợ khácnhư phương pháp khảo sát thực tế, phỏng vấn trực tiếp và phương pháp hệthống để tìm hiểu cụ thể chi tiết về thực trạng của việc tổ chức hệ thống thôngtin tài liệu lưu trữ

6.Bố cục của khóa luận

Ngoài Lời mở đầu và Phần kết luận, Khóa luận được chia làm 3chương:

Chương 1 Những vấn đề cơ bản về tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ

Nội dung được đề cập đến chương này là tìm hiểu những khái niệm liênquan đến vấn đề “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ”, cơ sở pháp lýcủa tổ chức hệ thống thông tin; vai trò, nguyên tắc, phương pháp và yêu cầucủa hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ

Chương 2 Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại

Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước.

Nội dung chủ yếu trong chương 2 đó là vị trí, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; Tình hình tàiliệu được bảo quản trong kho lưu trữ tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; Cácnội dung tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ (Xây dựng danh mục hồsơ; Xây dựng công cụ tra cứu và thống kê; Nguồn nhân sự; Cơ sở vật chất vàtrang thiết bị công nghệ)

Chương 3

Đề xuất giải pháp tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại

Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước

Từ những ưu điểm và nhược điểm của việc tổ chức hệ thống thông tintài liệu lưu trữ của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước thì trong chương 3 này đãđưa ra đề xuất những giải pháp để tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ(Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn; Nâng cao trình độ đội ngũnhân sự; Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất; Hoàn thiện các công cụ tracứu truyền thống; Đẩy mạnh số hóa, sử dụng tài liệu điện tử và ứng dụngCNTT trong giao dịch điện tử)

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến CôThS Nguyễn Ngọc Linh, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viếtKhóa luận tốt nghiệp

Tôi chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ,Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong nhữngnăm em học tập Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học khôngchỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quýbáu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Tôi chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo của Ủy ban Chứng khoán Nhànước đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để tôi khảo sát, nghiên cứu và tìmhiểu tại Ủy ban

Cuối cùng tôi kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Ủyban Chứng khoán Nhà nước luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thànhcông tốt đẹp trong công việc

B.PHẦN NỘI DUNG

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG

THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Tổ chức là một thực thể xã hội do các cá nhân hoặc các nhóm kết hợp

để thực hiện mục tiêu chung có 3 đặc trưng cơ bản ngang nhau:

1 Tổ chức được tạo ra nhằm thực hiện những mục tiêu chung của cộng đồng;2.Có cấu trúc phân công lao động nghĩa là mọi người tham gia tổ chứckhông phải đều nhận việc như nhau mà được giao những việc phù hợp vớiyêu cầu của tổ chức, trình độ và năng lực cá nhân Tổ chức càng phát triển thì

3.Có một ban quản lý Ban quản lý có nhiệm vụ đại diện cho cộngđồng với công việc trong và ngoài tổ chức Ban quản lý chịu trách nhiệm đảmbảo sự điều phối và thực hiện mục tiêu của tổ chức 1

Tổ chức là một tập hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó.

Tổ chức được tạo thành bởi một số yếu tố sau:

- Con người làm việc ở đó

- Các phương thức mà họ sử dụng

- Các thiết bị mà họ vận hành

- Các chất liệu mà họ sử dụng

- Ngân sách cần thiết để chi phí cho các hoạt động

Các thông tin được sản sinh và sử dụng để điều khiển hoạt động các tổchức được coi là một nguồn lực của tổ chức Nguồn lực này được tạo ra vàkhai thác để hỗ trợ cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức

Trên quan điểm hệ thống, hoạt động của một tổ chức có thể coi nhưhoạt động của một hệ thống có cấp bậc các hệ thống con, mà mỗi bộ phận cótrách nhiệm đóng góp vào việc thực hiện nhiệm vụ chung của tổ chức.

Hình 1: Hệ thống cấp bậc của tổ chức

Trong tổ chức, mỗi hệ thống con đều có chức năng nhiệm vụ riêng theo

sự phân công của tổ chức Hệ thống thu thập, xử lý và khai thác dữ liệu gọi là

hệ thống thông tin Đó là một thành phần quan trọng trong các nguồn lực của

tổ chức, nó là sợi dây liên hệ giữa các thành viên của tổ chức và là nguồnđộng lực thúc đẩy việc tổ chức và sử dụng các nguồn lực khác nhằm hoànthành mục tiêu của tổ chức

Người ta phân biệt các loại tổ chức sau:

- Tổ chức hành chính, sự nghiệp: các cơ quan quản lý hành chính, quản lý sự nghiệp…

- Tổ chức thương mại: các hãng, các công ty, các tổ chức kinh doanh

- Tổ chức sản xuất: các nhà máy, xí nghiệp,…

- Tổ chức dịch vụ: các cơ quan dịch vụ công cộng

1.1.2 Khái niệm về “Hệ thống”

Hệ thống có thể được định nghĩa như một tập hợp các phần tử cóliên hệ với nhau để tạo thành một tổng thể chung Ta có thể tìm thấy

Toàn hệ thống

Hệ thống con A Hệ thống con B Hệ thống con C

Hệ thống con A1 Hệ thống con A2 Hệ thống con A3

trong xã hội loài người Ví dụ hệ thống mặt trời và các hành tinh; hệthống tuần hoàn; hệ thống pháp luật; hệ thống các cơ quan nhà nước…Tuy nhiên, định nghĩa này là quá tổng quát Ta dùng ở đây định nghĩa hẹphơn, phù hợp với nhu cầu mô tả của hệ thống thông tin.

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ vớinhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu

tố đầu vào, sinh ra các yếu tố đầu ra, trong một quá trình xử lý có tổ chức

Như vậy hệ thống có ba thành phần tương tác với nhau:

- Đầu vào: bao gồm các yếu tố được thu thập vào hệ thống để xử lý

Ví dụ: vật liệu thô, năng lượng, dữ liệu, nguồn nhân lực bảo đảm cho quátrình xử lý

- Xử lý: bao gồm các quá trình xử lý, chế biến để biến các yếu tốvào thành các yếu tố ra

- Đầu ra: bao gồm các phần tử được tạo ra từ quá trình xử lý chomục đích cuối cùng

Một hệ thống thông tin có thể coi như một hệ thống tiếp nhận cácnguồn dữ liệu như là đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tinđầu ra

Ngoài ra, người ta còn đưa thêm hai thành phần liên quan đến điềukhiển hệ thống là phản hồi và điều khiển Một hệ thống với các thànhphần phản hồi và điều khiển đôi khi được gọi là hệ thống điều khiển, đó là

hệ thống tự kiểm tra, tự điều chỉnh

- Phản hồi (hay còn gọi là liên hệ ngược) là dữ liệu về sự hoànthành nhiệm vụ của hệ thống Ví dụ: dữ liệu về doanh thu là phản hồi chocác nhân viên bán hàng

- Điều khiển là giám sát và đánh giá các thông tin phản hồi để xem

hệ thống có hoạt động đúng hướng nhằm đạt tới mục tiêu hay không Khi

đó chức năng điều khiển phải thực hiện những điều chỉnh cần thiết đối vớiđầu vào và quá trình xử lý để đảm bảo đầu ra thích hợp.

Khi xem xét hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố vàcác khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:

- Môi trường mà hệ thống tồn tại

- Hệ thống con của hệ thống;

- Hệ thống mở, hệ thống có trao đổi với môi trường;

1.1.3 Khái niệm về Thông tin

Thông tin là một khái niệm đã có từ lâu đời, là một khái niệm rất rộng.Tùy thuộc vào từng lĩnh vực nghiên cứu, mà đưa ra những định nghĩa khácnhau và giới hạn khái niệm đó lại phục vụ mục đích nghiên cứu

- Thông tin là sự chống lại của sự bất định5

- Thông tin là sự truyền đưa độ đa dạng6

- Thông tin là thực thể là độ đo tính phức tạp7

- Thông tin là sắc xuất của sự lựa chọn8

2 Từ điển Oxford English Dictionary

3 Từ điển khác

4 N.Viner

5 Shannon.K

- Thông tin là tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu

có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ,băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo

tự của các đối tượng vật chất có những mối liên hệ biện chứng

- Thông tin là phạm trù triết học phản ánh sự vận động và tương tác củacác hiện tượng, sự vật và quá trình tư duy: “Thông tin là tri thức được ghi lạitrên các phương tiện, văn bản, sách, dạng số hóa…”

Nguyên nhân của sự khác nhau trong việc sử dụng thuật ngữ này chính

là do thông tin không thể sờ mó được Người ta bắt gặp thông tin chỉ trongquá trình hoạt động, thông qua tác động trừu tượng của nó

- Theo quan điểm thông thường:

Thông tin là tất cả sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêmhiểu biết của con người Thông tin được hình thành trong quá trình giao tiếp

- Theo quan điểm triết học:

Thông tin là sự phản ánh tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằngngôn từ, ký hiệu, hình ảnh nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tácđộng lên giác quan của con người

- Theo quan điểm của lý thuyết thông tin:

Thông tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên

1.1.4 Khái niệm về Hệ thống thông tin

- “Hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ,hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đối với thông điệp dữ liệu”10

- Hệ thống thông tin là tổng hợp các yếu tố có quan hệ với nhau cùnglàm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và chia sẻ thông tin, dữ liệu và cung cấpcho người sử dụng thông tin11

- Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người vàcông nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như là yếu tố đầu vào

và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin như là yếu tố đầu ra

- Công nghệ thông tin bao gồm phần cứng và phần mềm dùng đểxây dựng và khai thác hệ thống thông tin Phần cứng là các thiết bị thamgia vào quá trình xử lý thông tin như: máy tính, các phương tiện lưu trữ

và truyền dữ liệu Phần mềm là các chương trình máy tính, bao gồm các

hệ điều hành, các chương trình ứng dụng và các thủ tục dành cho người sửdụng

- Xử lý thông tin bao gồm các hoạt động tiếp nhận, truyền, xử lý,lưu trữ, tìm kiếm và hiển thị thông tin Nhờ các hoạt động xử lý thông tin,các nguồn dữ liệu được thu thập và chế biến thành các sản phẩm thông tincung cấp cho người sử dụng

- Như vậy bốn thành phần cơ bản cũng là bốn nguồn tài nguyên của

hệ thống thông tin là:

- Nguồn lực con người: bao gồm người sử dụng và các chuyên gia

về hệ thống thông tin Người sử dụng hay khách hàng là người trực tiếp

sử dụng hệ thống thông tin và các sản phẩm thông tin mà hệ thống tạo ra.Các chuyên gia về hệ thống thông tin là người xây dựng và vận hành hệ

thống thông tin Đó là các nhà phân tích hệ thống, các nhà lập trình, các

kỹ sư tin học

- Phần cứng: bao gồm tất cả các thiết bị và các phương tiện kỹthuật dùng để xử lý thông tin Trong đó chủ yếu là máy tính, các thiết bịngoại vi dùng để lưu trữ và vào ra dữ liệu, mạng lưới viễn thông dùng đểtruyền dữ liệu

- Phần mềm: bao gồm các chương trình máy tính; các phần mềm hệthống, các phần mềm chuyên dụng và các thủ tục dành cho người sử dụng

- Phần thông tin: bao gồm các dữ liệu là vật liệu thô của HTTT ởcác cấp độ xử lý và tổ chức khác nhau Dữ liệu có thể ở nhiều dạng khácnhau, có dữ liệu văn bản, có dữ liệu bằng hình ảnh, âm thanh…

- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu là vật liệu thô của hệ thống thông tin Dữliệu có thể có nhiều dạng khác nhau, có dữ liệu văn bản, có dữ liệu bằnghình ảnh, âm thanh…

- Các nguồn dữ liệu của hệ thống thông tin được tổ chức thành:+ Các cơ sở dữ liệu: tổ chức và lưu giữ các dữ liệu đã được xử lý.+ Các cơ sở mô hình, lưu giữ các mô hình khái niệm, mô hình logic,

mô hình toán học diễn đạt các mối quan hệ, các quy trình tính toán, các kỹthuật phân tích

+ Các cơ sở tri thức: lưu giữ các tri thức ở dạng khác nhau như các

sự kiện, các quy tắc suy diễn về các đối tượng khác nhau

1.1.5 Khái niệm về Tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ baogồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thìđược thay thế bằng bản sao hợp pháp12

12.Luật Lưu trữ của Quốc hội số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011.

- Tài liệu lưu trữ (Archival documents) là tài liệu có giá trị được lựachọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan,

tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ.13

- Tài liệu lưu trữ có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh,ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trongcác hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử;không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin; đượclựa chọn giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt độngthực tiễn

Đặc trưng cơ bản của tài liệu lưu trữ:

- Tài liệu hình thành qua hoạt động thực tiễn của xã hội, có một bảntrong mỗi hồ sơ, rõ nguồn sản sinh ra tài liệu;

- Là tài liệu bản gốc, hoặc bản chính, hoặc bản sao hợp pháp;

- Là tài liệu có giá trị pháp lý; làm bằng chứng chân thực cho các hoạtđộng quá khứ;

- Không phải là đối tượng được sinh ra để mua, bán, kinh doanh

1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ

Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người.Thông tin và các hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệtquan trọng trong các tổ chức

Một hệ thống thông tin là một tập các thành phần liên hệ với nhau để

thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin nhằm phục vụ quá trình raquyết định của một tổ chức Như vậy, một hệ thống thông tin sẽ thu thập dữliệu đầu vào và xử lý tạo ra các thông tin đầu ra để phục vụ quá trình ra quyếtđịnh Trong hệ thống thông tin hình thức, các dữ liệu và quy trình xử lý dữliệu là có cấu trúc

Bởi vậy, cần có những văn bản quy định về hệ thống thông tin để xâydựng cũng như tổ chức một cách chính xác và khoa học.

Đối với ngành lưu trữ hiện nay thì hệ thống các văn bản quy định về hệthống thông tin thì rất ít, không hệ thống và khá sơ sài Sau đây là một số vănbản quy định như sau:

 Thứ nhất là các văn bản ban hành quy định những vẫn đề chungcủa hệ thống thông tin:

- Trong luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH 11 ngày 29/11/2005 cóquy định như sau:

+ Khoản 8 Điều 4 của luật giao dịch điện tử cũng đã nêu khái niệm của

 Thứ hai là các văn bản ban hành quy đinh về những vẫn đề quản lý,

truyền, lưu trữ thông tin số và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ:

- Trong luật công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 đãquy định:

+ Điều 15 quy định về Quản lý và sử dụng thông tin số

+ Điều 16 quy định về Truyền đưa thông tin số

+ Điều 17 quy định về Lưu trữ tạm thời thông tin số

+ Điều 19 quy định về Công cụ tìm kiếm thông tin số

+ Tại Khoản 2,3,4 của Điều 26 có quy định về việc xây dựng, thu thập

cơ sở dữ liệu; Thiết lập trang thông tin điện tử; Cung cấp chia sẻ thông tin;

- Tiêu chuẩn ISO 15498: “Thông tin và tư liệu – Quản lý các văn bản ghi”

- Công văn số 608/LTNN – TTNC Hướng dẫn ứng dụng công nghệthông tin trong văn thư lưu trữ ngày 19/11/1999.

- Quyết định 3970/QĐ-BNV Ban hành Kế hoạch Ứng dụng công nghệthông tin trong hoạt động của Bộ Nội vụ năm 2017 ngày 07/11/2016

- Quyết định 53 QĐ/LTNN-NVTW Ban hành mẫu phiếu tin, bảnhướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ

sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ ngày 28/4/2000

 Thứ hai là các văn bản ban hành quy định về những vấn đề quản lý

văn bản đi, và văn bán đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng

- Công văn số: 139/VTLTNN-TTTH v/v Hướng dẫn quản lý văn bản

đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng ngày 04/3/2009

Những văn bản này đã quy định về những khái niệm hệ thống thôngtin, các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, về giao dịch điện tử, ứng dụng côngnghệ thông tin, những phần mềm để lập cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưutrữ

Qua đây chúng ta thấy rằng việc ban hành các văn bản về hệ thốngthông tin khá đầy đủ, nhưng về ngành lưu trữ thì không nhiều và chưa đượcchi tiết Cần xây dựng và ban hành các văn bản quy định chi tiết hơn nữa về

hệ thống thông tin trong lĩnh vực lưu trữ học

1.3 Vai trò của tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ

Trong bất kỳ một tổ chức nào đều có thể xác định ba hệ thống:

- Hệ thống điều khiển: có nhiệm vụ ra các quyết định;

- Hệ thống thực hiện: hoạt động nhằm thực hiện các quyết định của

hệ thống điều khiển;

- Hệ thống thông tin: thực hiện sự liên hệ giữa hai hệ thống trên,bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu đề ra

Như vậy, hệ thống thông tin là một yếu tố cấu thành của một tổchức.

Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ choviệc ra các quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng củaquản lý

Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết giúpnhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người

đã có, thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổchức Ngoài ra nó còn trang bị cho nhà quản lý các phương pháp và kỹthuật mới trong xử lý, phân tích và đánh giá Chính vì vậy, hệ thống thôngtin trở thành một thành phần cơ bản của một tổ chức, giữ vai trò quantrọng trong thành công của hoạt động quản lý điều hành tổ chức

Ngày nay, hệ thống thông tin trở thành một lĩnh vực nghiên cứu củakhoa học quản lý Bất kỳ nhà quản lý nào cũng phải có những hiểu biết cơbản về hệ thống thông tin cũng như những hiểu biết trong lĩnh vực chuyênmôn của họ

Hệ thống thông tin quản lý có mục đích cung cấp thông tin trợ giúpcác nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lýcông việc trong tổ chức

Cung cấp thông tin và hỗ trợ cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp

độ quản lý, từ quản lý chiến lược, quản lý chiến thuật, quản lý tác nghiệp

là nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các cơ sở dữ liệu, các luồngthông tin và được quy định các chức năng để thực hiện mục tiêu chung

Hệ thống này hỗ trợ nhiều chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưutrữ, thích ứng được với những thay đổi của quy trình xử lý thông tin, cung

cấp đầy đủ thông tin để các nhà quản lý sử dụng trong quá trình ra quyếtđịnh và điều hành hoạt động của tổ chức.

1.4 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ

Để làm tròn các chức năng, thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ và đáp ứngcác yêu cầu đối với thông tin (trong đảm bảo thông tin quản lý), hệ thống đảmbảo thông tin quản lý cần được thiết kế, xây dựng và tổ chức hoạt động trên

cơ sở những nguyên tắc sau:

1.4.1 Nguyên tắc hệ thống:

Đảm bảo sự kết nối hữu cơ các chức năng, nhiệm vụ và sự cân đối tỉ lệgiữa các khâu, các bộ phận trong cơ cấu chuyên trách cũng như giữa cơ cấuchuyên trách với bộ máy quản lý, với các đầu mối, mắt xích thông tin vàmạng lưới các liên hệ thông tin, phù hợp với số lượng, tính chất, quy mô vàmức độ phức tạp của chúng Theo nguyên tắc này, hệ thống đảm bảo thôngtin quản lý phải cùng lúc thỏa mãn hai điều kiện: trong khi được kết cấu vàhoạt động như một hệ thống hoàn chỉnh với những chuẩn mực riêng của nóvẫn mang tư cách như một phân hệ, được thiết kế, tổ chức và hoạt động tuântheo những chuẩn mực chung của toàn hệ thống quản lý

1.4.2 Nguyên tắc mở:

Đảm bảo cho hệ thống luôn có được khả năng không ngừng lan tỏa vàkết nối thêm các liên hệ với thế giới bên ngoài và đón nhận những thông tin

từ đó Nguyên tắc được thực hiện trên cơ sở nguyên tắc mở của hệ thống quản

lý vào các quá trình, các quan hệ song phương và đa phương cũng như sự hòanhập của nó vào các hệ thống thông tin hợp nhất ở những bình diện rộng vàcấp độ cao hơn

1.4.3 Nguyên tắc phát triển:

Đảm bảo cho hệ thống được trang bị cơ sở vật chất - kỹ thuật, với cácphương tiện và công nghệ, phương pháp đủ hiện đại, tiên tiến cũng như lựclượng đủ mạnh, tạo dựng được các liên hệ thông tin đủ rộng, đủ sâu và đủ độtin cậy, có thể đáp ứng mọi nhu cầu về phát triển của hệ thống quản lý tronghiện tại và tương lai

1.4.4 Nguyên tắc cập nhật:

Đảm bảo cho hệ thống luôn được hoạt động với những thông tin mớinhất, luôn tiếp cận được các đối tượng của nó ở thời điểm cuối cùng, tạo racác tập thông tin phản ánh đúng, đủ, sát và kịp thời tình huống quản lý.Nguyên tắc cập nhật đòi hỏi các nguồn, mắt xích, các kênh, các luồng, cácliên hệ thông tin phải được bố trí đầy đủ, đủ độ linh hoạt, thông suốt và nhạybén, có thể thỏa mãn đảm bảo nói trên

1.4.5 Nguyên tắc an toàn:

Đảm bảo cho hệ thống có được những mô hình, phương thức hoạt độngcùng những phương pháp, phương tiện và trang thiết bị hữu hiệu, có khả nănggiám sát chặt chẽ các luồng, các kênh, nguồn, các liên hệ và các công đoạnđảm bảo thông tin, cho phép đặt chúng dưới sự quản lý tập trung và thốngnhất, ngăn chặn mọi sự thất thoát, rò rỉ cũng như nhiễu loạn, tắc nghẽn hayquá tải thông tin Đây cũng là một trong những tiền đề quan trọng nhất đảmbảo cho sự an toàn và hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống quản lý

1.4.6 Nguyên tắc tối ưu

Đảm bảo cho hệ thống được thiết kế, xây dựng, tổ chức cũng như vậnhành một cách hợp lý nhất trên cơ sở vừa đáp ứng đầy đủ những nguyên tắcnói trên, vừa hoàn thành đầy đủ các yêu cầu về đảm bảo thông tin với nhữngchi phí thấp nhất Theo tiêu chí này, tối ưu cũng đồng nghĩa với tiết kiệm vàhiệu quả

1.4.7 Các nguyên tắc khác

- Trong việc tổ chức hệ thống thông tin cần phải có sự thống nhất vềquy trình, về tài liệu và các trang thiết bị phần mềm Cần phải hệ thống tàiliệu theo từng lĩnh vực, từng cơ cấu tổ chức của Ủy ban sau đó mới đi vàonhững vấn đề cụ thể Đây là nguyên tắc tiếp cận đi từ tổng quát cho đến chitiết Giúp cho việc tổ chức được thống nhất và chính xác

- Cần phải đảm bảo nguyên tắc hiện đại Trong việc tổ chức hệ thốngthông tin thì không thể thiếu ứng dụng công nghệ thông tin, ứng dụng cácphần mềm hiện đại vào việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ápdụng những mô hình mới về hệ thống thông tin của các cơ quan khác, cácnước khác đang có kết quả tốt về tổ chức hệ thống thông tin Bản chất củathông tin đã cần phải mang tính mới và tính cập nhật cao

1.5.Phương pháp tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ

1.5.1 Khảo sát, xác định nhu cầu tin

Bước đầu tiên, đóng vai trò quyết định đến hình thái hệ thống thông tinquản lý, vì hệ thống thông tin quản lý được xây dựng trên căn cứ nhu cầu tincủa một nhóm các thành viên nào đó Vì vậy việc khảo sát, xác định đóng vaitrò quan trọng trong việc thành công của 1 hệ thống thông tin.14

1.5.2 Thiết lập mạng lưới thu thập thông tin

Thiết lập mạng lưới có nhiều phương pháp khác nhau như:

Giao lưu chuyên môn hoặc các hoạt động khác như: hội thảo, tọa đàm.Thông qua các hình thức hiện đại

1.5.3 Phương pháp thu thập thông tin

1.5.3.1 Thu thập theo phương thức tương tác

Phương pháp này được triển khai theo hình thức mọi thành viên tham giavào hệ thống thông tin quản lý có quyền đưa các thông tin trực tiếp lên hệ thống

Trên cơ sở đó, quản trị viên sẽ tiếp nhận và kiểm soát lại thông tin đểđảm bảo không có sự cố khi đưa thông tin đó vào hệ thống.

1.5.3.2 Số hóa nguồn thông tin nội sinh

Có nhiều phương thức thực hiện như: sử dụng máy scan hoặc sử dụngmáy số hóa chuyên nghiệp Tuy nhiên, đều diễn ra 3 bước chung:

- Quét ảnh tài liệu

- Nhận dạng ký tự quang học chuẩn, biên mục về hình thức, chuyểnđổi định dạng tài liệu điện tử

- Đưa lên hệ thống

1.5.3.3 Thu thập các nguồn ngoài

- Liên kết trực tiếp đến các nguồn ngoài (out-sourcing)

- Thu thập về rồi xử lý

1.5.4 Phân tích hệ thống thiết kế mô hình thực thể - quan hệ

Trên cơ sở phân tích, xác định nhu cầu, tiến hành mô phỏng, mô hìnhhóa theo mục tiêu ban đầu, trong đó xác định rõ mối quan hệ giữa các thànhphần trong hệ thống

1.5.5 Lựa chọn công nghệ web

Ngày nay, phát triển trên nền công nghệ web 2.0; tuy nhiên hầu hết cácchương trình hỗ trợ webserver đều cập nhật thường xuyên vì vậy, cần thiếtphải lựa chọn công nghệ web nào cho phù hợp, ví dụ host cung cấp như thếnào, thiết lập ra sao,…

- Hệ thống thông tin phải được thiết kế xây dựng phù hợp với hệ thống

tổ chức, phục vụ cho nhiệm vụ tổng thể của tổ chức và phục vụ cho các nhiệm

vụ khác nhau của tổ chức

- Việc xây dựng hệ thống thông tin phải đạt được mục đích đề ra hỗ trợcho việc ra quyết định, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịpthời cho các cấp lãnh đạo quản lý để họ có thể ra các quyết định đúng đắn

- Hệ thống thông tin phải được xây dựng dựa trên các kỹ thuật tiêntiến về xử lý thông tin Các kỹ thuật này bao gồm các phần mềm ứng dụng vàcác thiết bị của công nghệ thông tin, đặc biệt là các hệ quản trị cơ sở dữ liệu

- Hệ thống thông tin phải có kết cấu mềm dẻo và có khả năng pháttriển Xã hội luôn vận động và phát triển, mọi hoạt động của bất kỳ tổ chứcnào cũng luôn vận động và phát triển Vì vậy, một hệ thống thông tin sẽnhanh chóng trở nên lỗi thời nếu không có khả năng thay đổi và phát triển chophù hợp với sự biến đổi và phát triển của thực tế

Nội dung được đề cập đến chương này là tìm hiểu những khái niệm liên quan đến vấn đề “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ”, cơ sở pháp lý của tổ chức hệ thống thông tin; vai trò, nguyên tắc, phương pháp và yêu cầu của hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ

Chương 2:

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC.

2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy

Ban Chứng khoán Nhà nước.

2.1.1 Vị trí và chức năng

Ủy ban Chứng khoán Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính,thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhànước về chứng khoán và thị trường chứng khoán; trực tiếp quản lý, giám sáthoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán; quản lý các hoạt độngdịch vụ thuộc lĩnh vực chứng khoán, thị trường chứng khoán theo quy địnhcủa pháp luật

Ủy ban Chứng khoán Nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu có hìnhQuốc huy, tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố Hà Nội

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

Ủy ban Chứng khoán Nhà nước thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:1.Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính để trình Chính phủ, Thủ tướng Chínhphủ xem xét, quyết định:

2.Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính xem xét, quyết định:

3.Ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, văn bản quyphạm nội bộ, văn bản cá biệt thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban Chứng khoánNhà nước

4.Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quyhoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc lĩnh vực chứng khoán vàthị trường chứng khoán sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phêduyệt

5.Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng khoán và thịtrường chứng khoán.

6.Cấp, gia hạn, đình chỉ, thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận liên quanđến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán; chấp thuận nhữngthay đổi liên quan đến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán

7.Quản lý, giám sát hoạt động của các Sở Giao dịch chứngkhoán, Trung tâm Giao dịch chứng khoán, Trung tâm Lưu ký chứng khoán vàcác tổ chức phụ trợ; tạm đình chỉ hoạt động giao dịch, hoạt động lưu ký củacác Sở Giao dịch chứng khoán, Trung tâm Giao dịch chứng khoán, Trung tâmLưu ký chứng khoán trong trường hợp có dấu hiệu ảnh hưởng đến quyền vàlợi ích hợp pháp của nhà đầu tư; chấp thuận các quy định, quy chế của các SởGiao dịch chứng khoán, Trung tâm Giao dịch chứng khoán, Trung tâm lưu kýchứng khoán; chấp thuận việc đưa vào giao dịch các loại chứng khoán mới,thay đổi và áp dụng phương thức giao dịch mới, đưa vào vận hành hệ thốnggiao dịch mới

8.Thanh tra, giám sát, xử lý vi phạm hành chính và giải quyết khiếunại, tố cáo trong hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán

9.Thực hiện công tác thống kê, dự báo về hoạt động chứng khoán vàthị trường chứng khoán; tổ chức quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin,hiện đại hóa hoạt động trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứngkhoán

10 Tổ chức nghiên cứu khoa học; tổ chức, phối hợp với các cơquan, tổ chức liên quan đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức quản lý chứng khoán và nhân viên hành nghề chứng khoán; phổ cậpkiến thức về chứng khoán và thị trường chứng khoán cho công chúng

11 Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực chứng khoán và thịtrường chứng khoán theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính vàquy định của pháp luật.

12 Hướng dẫn các tổ chức hiệp hội chứng khoán thực hiện mụcđích, tôn chỉ và Điều lệ hoạt động của hiệp hội; kiểm tra việc thực hiện cácquy định của Nhà nước, xử lý hoặc kiến nghị cơ quan Nhà nước có thẩmquyền xử lý các vi phạm pháp luật của các hiệp hội chứng khoán theo phâncấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính và quy định của pháp luật.

13 Thực hiện chế độ báo cáo về chứng khoán và thị trường chứngkhoán theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp của Bộ trưởng BộTài chính

14 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương

và các chế độ, chính sách đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồidưỡng đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Ủyban Chứng khoán Nhà nước theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính vàquy định của pháp luật; thực hiện phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và thựchành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng tài sản, kinh phí được giaotheo quy định của pháp luật

15 Thực hiện cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dungchương trình cải cách hành chính được Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt

16 Quản lý kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinhphí khác, tài sản được giao; thực hiện chế độ tự chủ về biên chế và kinh phíhoạt động theo quy định của cấp có thẩm quyền

17 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tàichính giao và theo quy định của pháp luật

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

2.2 Tình hình tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ của Ủy

Ban Chứng khoán Nhà nước.

2.2.1 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu

 Trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động, Ủy ban chứng khoánnhà nước đã sản sinh ra khối tài liệu gồm nhiều thành phần khác nhau Trong

đó bao gồm những thành phần chủ yếu sau:

+ Tài liệu hồ sơ doanh nghiệp: Đây là thành phần chủ yếu có khối

lượng nhiều nhất được hình thành trong quá trình hoạt động của UBCKNN.Tài liệu này được sản sinh ra từ việc cấp phép cho các doanh nghiệp đượcphép tham gia hoạt động kêu gọi vốn đầu tư từ xã hội và được thể hiện bằngnhững giấy tờ như hồ sơ đăng ký chào bán đại chúng, hồ sơ phát hành chàobán, hồ sơ đăng ký tăng, giảm, thoái vốn…

+ Tài liệu hành chính: loại hình tài liệu này chủ yếu sản sinh trong quá

trình thương thảo giữa các doanh nghiệp với UBCKNN về việc đăng ký chàobán, lên sàn chứng khoán, báo cáo tài chính… và việc xác nhận, đồng ý vàquyết định cho phép các doanh nghiệp thực hiện việc thu hút vốn đầu tư từ xãhội

+ Tài liệu đặc thù về ngành chứng khoán: Ngoài những thành phần tài

liệu chủ yếu về doanh nghiệp, chính sách và định hướng thị trường, trong quátrình hoạt động của UBCKNN còn loại tài liệu đặc thù khác như tài liệu sự vụ

từ công tác thanh tra kiểm tra doanh nghiệp, tài liệu kêu gọi hợp tác đầu tư từnước ngoài, những bài học được học tập và tham khảo từ những quốc gia cónền tài chính mạnh như Trung Quốc với Shanghai Composite, Đài Loan vớiTWSE, Singapore với SGX, tài liệu với tình hình thị trường trong nước gắnvới thị trường Quốc tế vĩ mô…

 Nội dung tài liệu chủ yếu theo định hướng chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn của các Đơn vị trực thuộc như: Vụ Phát triển thị trường nhấn mạnhvào việc thúc đẩy thị trường chứng khoán phát triển với sự hỗ trợ về chínhsách, chế độ thuế, phí, lệ phí …; Vụ phát hành với việc hỗ trợ các thủ tục,đăng ký chào bán, tăng nguồn cung hàng hóa cho thị trường và quản lý hoạtđộng của các doanh nghiệp trên thị trường; Vụ giám sát thị trường chủ độngcác công tác giám sát diễn biến giao dịch, phân tích, đánh giá các hoạt độngbất thường của thị trường khi tổng hợp, báo cáo; Vụ Hợp tác quốc tế thực

hiện các hoạt động về các Điều ước quốc tế về chứng khoán và thị trườngchứng khoán, tìm kiếm các cơ hội hợp tác, giao lưu và học hỏi thị trườngchứng khoán quốc tế… Ngoài ra, nội dung các tài liệu còn phục vụ quản lý cơquan quản lý nhà nước về chứng khoán như Vụ Tài vụ quản trị thì quản lý vềmặt tài chính và kế toán; Vụ Pháp chế thì quản lý về công tác thực thi phápluật của UBCKNN; Cục CNTT thì định hướng, hướng dẫn về sự phát triểncông nghệ gắn liền với thị trường chứng khoán…

2.2.2 Tình trạng tài liệu.

 Các tài liệu đã tập hợp đều đảm bảo không mối mọt, không rách nát

và còn nguyên giá trị sử dụng cũng như đủ điều kiện để chỉnh lý và khai thácgiá trị

 Mức độ xử lý về nghiệp vụ: tài liệu đã được chia vào các thùng tàiliệu sơ bộ theo sắp xếp của các Vụ nghiệp vụ

2.3 Các nội dung tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

2.3.1 Xây dựng danh mục hồ sơ.

a)Tác dụng của Danh mục hồ sơ

 Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệthống hồ sơ

 Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ vàquản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học

 Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân;góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổchức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan

 Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử

b)Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Những căn cứ chủ yếu để xây dựng danh mục hồ sơ của UBCKNN vàcác đơn vị thuộc, trực thuộc UBCKNN bao gồm:

 Các văn bản của Chính phủ, Bộ Tài chính Quy định về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị, tổ chức thuộcUBCKNN; Quy chế làm việc, Quy chế Văn thư, lưu trữ của UBCKNN;

 Kế hoạch, nhiệm vụ, chương trình công tác hàng năm của UBCKNN

và các đơn vị thuộc, trực thuộc UBCKNN;

 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hiện hành của Bộ Tài chính,

Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; Danh mục hồ sơ của Ủy ban Chứng khoánNhà nước và các đơn vị thuộc, trực thuộc những năm trước (nếu có);

 Thành phần, nội dung, số lượng hồ sơ, văn bản hình thành trong quátrình hoạt động của UBCKNN và các đơn vị thuộc, trực thuộc UBCKNN cácnăm trước đó

c)Cách thức tổ chức xây dựng Danh mục hồ sơ

 Danh mục hồ sơ mỗi năm cần được xây dựng vào tháng cuối năm đểthực hiện vào năm sau;

 Cuối mỗi năm, mỗi cán bộ, công chức dự kiến những hồ sơ mìnhphải lập trong năm sau (căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kếhoạch công tác của đơn vị, công việc được giao và kinh nghiệm của bạnthân);

 Lấy ý kiến tham gia của lãnh đạo trực tiếp (Phông, Tổ, Nhóm) sau đóchuyển Văn thư đơn vị tập hợp trình lãnh đạo đơn vị rà sát lần cuối nhằm loại

bỏ những hồ sơ trùng lặp, bổ sung những hồ sơ, những mảng việc còn bỏ sótchưa có người lập, hoàn thiện và trình ký duyệt ban hành

Những đơn vị thuộc UBCKNN có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ

ổn định thì chỉ cần sửa đổi, bổ sung Danh mục hồ sơ của năm trước cho phùhợp để tiếp tục sử dụng trong năm sau

d)Hình thức, nội dung của Danh mục hồ sơ

 Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ

 Khung đề mục (khung phân loại) của danh mục hồ sơ của UBCKNN

và các đơn vị thuộc UBCKNN được xây dựng theo đề mục lớn là cơ cấu tổchức của các Vụ, đơn vị, Phòng, Ban; Đối với các Vụ không có Phòng, Ban,

cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đềmục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động; các đề mục nhỏ là các đơn vịhành chính (hay các quốc gia), các hồ sơ công việc cụ thể thuộc chức năng,nhiệm vụ được giao của từng đơn vị, cá nhân

 Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ

quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ

Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ của cơ quan UBCKNN được xây dựng theo

cơ cấu tổ chức, bao gồm các đề mục lớn sau:

Số và ký

Thời hạn bảo quản

Đơn vị/người lập hồ sơ

Ghi chú

II BÁO CÁO THU, CHI

III CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

………

 Trong mỗi đề mục lớn theo cơ cấu tổ chức có thể có các đề mục nhỏ

là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ hoặc các đơn vị tổ chức nhỏ hơn

Ví dụ: Đề mục “Vụ Tổ chức cán bộ” trong khung đề mục danh mục hồ

sơ của cơ quan UBCKNN có các đề mục nhỏ như:

Số và ký

Thời hạn bảo quản

 Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chungđến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của

hồ sơ

Ví dụ: Phòng Hành chính

Tài liệu về công tác hành chính, tổng hợp

Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng

 Tùy theo cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan màquyết định lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảmviệc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện

 Các đề mục, tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ cần được sắp xếptheo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể Trong trường hợpxây dựng danh mục hồ sơ chung của toàn cơ quan bao gồm cả hồ sơ, tài liệuhình thành trong hoạt động của tổ chức Đảng và các đoàn thể thì hồ sơ củacác đơn vị này đưa vào mục riêng và sắp xếp ở cuối cùng

 Xác định những hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ:

 Xác định hồ sơ cần lập trong năm: căn cứ vào kế hoạch công tác vànhiệm vụ cụ thể được giao, mỗi cá nhân trong quá trình theo dõi giải quyếtcông việc phải có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc đó

 Tiêu đề hồ sơ là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh kháiquát, rõ ràng nội dung chủ yếu của các văn bản, tài liệu chứa đựng trong hồ sơ

đó Thông tin chủ yếu của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: nội dung đề cập, tácgiả, thời gian bắt đầu và kết thúc của văn bản có trong hồ sơ

Ví dụ:

 Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.