- Trong trường hợp số lượng ứng cử, đề cử thành viên HĐQT của các cổ đông tại Đại hội không đủ số lượng cần thiết, HĐQT đương nhiệm đề cử thêm số ứng cử viên còn lại vào danh sách bầu cử
Trang 1C«ng ty cp th¬ng m¹i vµ vËn t¶I petrolimex hµ néi
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN 2016
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 08 tháng 4 năm 2016
QUY CHẾ BẦU CỬ
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN KIỂM SOÁT NHIỆM KỲ (2016-2020) TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX HÀ NỘI
Căn cứ Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 26/11/2014;
Căn cứ Điều lệ Công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Hà Nội được Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2015 thông qua ngày 10/4/2015
Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 của Công ty Cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Hà Nội tiến hành bầu cử thành viên Hội đồng quản trị và thành viên Ban kiểm soát (nhiệm kỳ 2016-2020) theo các nội dung dưới đây:
Điều 1 Đối tượng thực hiện bầu cử
Cổ đông sở hữu cổ phần và đại diện theo ủy quyền có quyền biểu quyết phải có mặt tại Đại hội
Điều 2 Tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), thành viên Ban kiểm soát (BKS): Được thực hiện theo điều 151, điều 164 Luật doanh
nghiệp số 68/2014/QH13
Điều 3 Đề cử ứng cử viên HĐQT, BKS và số thành viên được bầu.
3.1 Đề cử ứng cử viên HĐQT, BKS
- Việc đề cử thành viên HĐQT, thành viên BKS của các cổ đông được thực hiện theo khoản 2, khoản 3 điều 25, chương VII và khoản 2 điều 37, chương X của Điều lệ của Công ty được Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2015 thông qua ngày 10/4/2015
- Trong trường hợp số lượng ứng cử, đề cử thành viên HĐQT của các cổ đông tại Đại hội không đủ số lượng cần thiết, HĐQT đương nhiệm đề cử thêm số ứng cử viên còn lại vào danh sách bầu cử
- Trong trường hợp số lượng ứng cử, đề cử thành viên BKS của các cổ đông tại Đại hội không đủ số lượng cần thiết, BKS đương nhiệm đề cử thêm số ứng cử viên còn lại vào danh sách bầu cử
3.2 Số lượng thành viên HĐQT và BKS được bầu
- Số lượng thành viên HĐQT được bầu là 05 thành viên (Theo điều 25 Điều lệ Công ty)
- Số lượng thành viên BKS được bầu là 03 thành viên (Theo điều 37 Điều lệ Công ty)
Điều 4 Phiếu bầu và ghi phiếu bầu
4.1 Danh sách ứng cử viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát:
Được sắp xếp theo thứ tự ABC theo tên, ghi đầy đủ họ và tên trên phiếu bầu
Trang 24.2 Phiếu bầu và ghi phiếu bầu
- Phiếu bầu được in thống nhất, có tổng số quyền biểu quyết theo mã số tham dự;
- Cổ đông hoặc đại diện ủy quyền được phát đồng thời phiếu bầu Hội đồng quản trị
và phiếu bầu Ban Kiểm soát theo mã số tham dự (sở hữu và được ủy quyền);
- Khi nhận phiếu bầu cử, cổ đông có trách nhiệm kiểm tra các thông tin trước khi thực hiện bầu cử Trường hợp ghi sai, cổ đông đề nghị Ban kiểm phiếu đổi phiếu bầu khác;
Điều 5 Phương thức bầu cử
- Việc biểu quyết bầu thành viên HĐQT và thành viên BKS thực hiện bỏ phiếu kín theo phương thức bầu dồn phiếu;
- Mỗi cổ đông có tổng số quyền biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần có quyền biểu quyết (bao gồm sở hữu và được ủy quyền) nhân với số thành viên của HĐQT hoặc số thành viên BKS được bầu;
- Cổ đông có thể dồn hết tổng số quyền biểu quyết cho một hoặc một số ứng cử viên
- Trường hợp bầu dồn lệch: Cổ đông phải tự mình ghi số quyền biểu quyết bầu
cho từng ứng cử viên vào ô trống của ứng cử viên đó trên phiếu bầu Trong trường hợp
uỷ quyền hợp lệ (có giấy uỷ quyền), người được ủy quyền có đầy đủ quyền biểu quyết
- Trường hợp bầu dồn đều: Cổ đông bầu cho người nào thì phải tự mình đánh dấu
gạch chéo (X) cho những người được bầu Trong trường hợp này, quyền biểu quyết của
cổ đông được chia đều cho số người được bầu (Cổ đông không phải ghi số quyền bầu cử cho từng ứng viên)
- Phiếu bầu không bầu cho ứng cử viên nào thì Cổ đông gạch ngang họ và tên ứng
cử viên đó
Điều 6 Nguyên tắc bỏ phiếu và kiểm phiếu
- Ban Kiểm phiếu tiến hành kiểm tra thùng phiếu trước sự chứng kiến của các cổ đông;
- Việc bỏ phiếu được bắt đầu khi việc phát phiếu bầu cử được hoàn tất và kết thúc khi cổ đông cuối cùng bỏ phiếu bầu vào thùng phiếu;
- Việc kiểm phiếu phải được tiến hành ngay sau khi việc bỏ phiếu kết thúc;
Điều 7 Nguyên tắc bầu dồn phiếu, nguyên tắc trúng cử thành viên HĐQT, BKS.
7.1 Nguyên tắc bầu dồn phiếu: Theo hướng dẫn quy định tại phụ lục đính kèm
theo Quy chế này
7.2 Nguyên tắc trúng cử
Trang 3Điều 8 Lập và công bố Biên bản kiểm phiếu
- Sau khi kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu phải lập biên bản kiểm phiếu Nội dung biên bản kiểm phiếu bao gồm: Tổng số cổ đông tham gia dự họp, tổng số cổ đông tham gia
bỏ phiếu, tỷ lệ quyền biểu quyết của cổ đông tham gia bỏ phiếu so với tổng số quyền biểu quyết của cổ đông tham gia dự họp (theo phương thức bầu dồn phiếu), số và tỉ lệ phiếu hợp lệ, phiếu không hợp lệ, phiếu trống; số và tỉ lệ quyền biểu quyết cho từng ứng
cử viên vào HĐQT và BKS so với tổng số quyền biểu quyết của cổ đông tham gia bỏ phiếu;
- Toàn văn Biên bản kiểm phiếu phải được công bố trước Đại hội
Điều 9 Những khiếu nại về việc bầu và kiểm phiếu sẽ do chủ toạ giải quyết và
được ghi vào biên bản cuộc họp Đại hội cổ đông
Quy chế này gồm có 09 điều, được đọc công khai trước Đại hội đồng cổ đông và
có giá trị khi Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua./
TM NHÓM ĐẠI DIỆN QUẢN LÝ VỐN TRƯỞNG NHÓM
TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH
Trần Đắc Xuân
Trang 4PHỤ LỤC HƯỚNG DẪN PHƯƠNG THỨC BẦU DỒN PHIẾU
(Kèm theo quy chế bầu cử HĐQT, BKS tại Đại hội đồng cổ đông nhiệm kỳ V)
1.- Quy định về việc bầu dồn phiếu
Việc bầu cử thành viên HĐQT và BKS tại Đại hội đồng cổ đông được tiến hành theo nguyên tắc bầu dồn phiếu, trong đó cổ đông có quyền sử dụng tổng số quyền bầu
cử của mình cho một ứng cử viên; hoặc một số ứng cử viên với số lượng bầu cho mỗi ứng cử viên không bắt buộc phải bằng nhau; hoặc chỉ bầu một phần tổng số quyền bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên, phần quyền bầu còn lại có thể không bầu cho bất kỳ ứng cử viên nào Số lượng ứng viên được bầu trong mỗi phiếu không được vượt quá số lượng tối đa được phép bầu
2.- Cách thức bầu
a.- Xác định tổng số quyền bầu cử của 1 cổ đông (hoặc đại diện cổ đông)
Tổng số quyền bầu cử của cổ đông/đại diện cổ đông được xác định theo công thức sau:
Tổng số quyền
Tổng số cổ phần nắm giữ hoặc đại diện *
Số thành viên được bầu
Ví dụ : Số lượng thành viên bầu vào HĐQT là 5 người (trong số 6 người được giới thiệu), vào BKS là 3 người (trong số 4 người được giới thiệu) Ông X là cổ đông nắm giữ 1.000 cổ phần có quyền biểu quyết Như vậy, quyền bầu cử HĐQT của ông X là (1.000 * 5) = 5.000 phiếu và quyền bầu cử BKS là (1.000 * 3) = 3.000 phiếu
b.- Cách thức bỏ phiếu bầu dồn đều
Thực chất việc bầu cử là phân phối đều toàn bộ hoặc một phần tổng số quyền bầu
cử của mình cho một số ứng viên, trong đó số lượng phân phối cho mỗi ứng viên là đều
nhau Đối với trường hợp bầu 5 trong số 6 ứng viên thì mỗi cổ đông (đại diện cổ đông) chỉ được phân phối cho tối đa là 5 người
Cũng theo ví dụ trên, khi bầu cử HĐQT, ông X chia đều tổng số quyền bầu cử của mình là 5.000 phiếu cho các ứng viên, chẳng hạn:
Trang 5c.- Cách thức bỏ phiếu bầu dồn lệch
Thực chất việc bầu cử là phân phối toàn bộ hoặc một phần tổng số quyền bầu cử
của mình cho một hoặc một số ứng viên, trong đó số lượng phân phối cho mỗi ứng viên
có thể khác nhau, tùy thuộc vào sự tín nhiệm đối với ứng viên đó Đối với trường hợp bầu 5 trong số 6 ứng viên thì mỗi cổ đông (đại diện cổ đông) chỉ được phân phối cho tối
đa là 5 người
Cũng theo ví dụ trên, khi bầu cử HĐQT, ông X chia tổng số quyền bầu cử của mình là 5.000 phiếu cho các ứng viên, chẳng hạn:
4 Nguyễn D
5 Nguyễn E
Lưu ý : ông X có thể chỉ sử dụng ít hơn 5.000 quyền bầu để bầu cho các ứng viên.
Nếu dùng quá 5.000 phiếu bầu là phiếu không hợp lệ
- Trong mỗi phiếu có ít nhất 1 người không được bầu (1 = 6 – 5)
- Trên mỗi phiếu bầu có ghi rõ tổng số quyền bầu của người cầm phiếu Số này trên từng phiếu là khác nhau tùy theo số cổ phần có quyền biểu quyết hiện đang nắm giữ hoặc đại diện Tổng số phiếu bầu cho các ứng viên không được vượt quá số này
3.- Phiếu bầu không hợp lệ
- Phiếu bầu không hợp lệ là phiếu bầu vi phạm một trong số các điều kiện sau:
- Không do Ban tổ chức phát hành, không đóng dấu của công ty
- Phiếu bầu số người vượt quá số tối đa theo quy định tại Khoản 3.3, điều 3 Quy chế bầu cử (tức bầu nhiều hơn 5 người đối với HĐQT và hơn 3 người đối với BKS)
- Phiếu bầu có tổng số quyền bầu cử đã bầu cho các ứng viên (do người bầu tự cộng) lớn hơn tổng số quyền được bầu đã ghi sẵn trên phiếu
- Phiếu bầu ghi tổng số đã bầu bị cộng sai mà ban kiểm phiếu cộng lại lớn hơn tổng
số quyền được bầu đã ghi sẵn trên phiếu
- Phiếu bầu tự ý ghi thêm tên người ngoài danh sách đã in sẵn (trường hợp viết sai phải đổi lại phiếu mới)