5. Báo cáo của Ban kiểm soát năm 2014 và kế hoạch năm 2015

5. Báo cáo của Ban kiểm soát năm 2014 và kế hoạch năm 2015 tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài...

a TONG CONG TY CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM

CO PHAN XAY LAP DAU KHI VIET NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

XAY LAP DUONG ONG BE CHUA DAU KHi

BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CUA BAN KIEM SOAT NAM 2014 VA KE HOACH NAM 2015

Kính gửi: Đại Hội đồng Cổ đông thường niên năm 2015

Căn cứ luật Doanh nghiệp của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam số

60/2005/QH11 ngày 29/11/2005;

Căn cứ vào tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm

2014 và kê hoạch sản xuât kinh doanh năm 2015;

Căn cứ Công văn số 338/XLDK-TCNS ngày 29/01/2015 của Tổng Công ty Cổ

phần Xây lắp Dâầu khí Việt Nam về việc Yêu cầu Báo cáo kiểm soát trình Đại hội đồng

cô đông thường niên năm 2015;

Căn cứ vào nhiệm vụ quyền hạn và quy chế hoạt động của Ban Kiểm soát;

Căn cứ Báo cáo hoạt động của HĐQT và báo cáo Tổng kết hoạt động SXKD

của Công ty PVC-PT năm 2014;

Ban Kiểm soát xin trình bày Báo cáo kiểm soát trình Đại Hội đồng Cổ đông

thường niên năm 2015 như sau:

I Tình hình chung:

Ban Kiểm soát PVC-PT có 03 thành viên, trong đó 01 Trưởng ban làm chuyên

trách và 02 thành viên làm kiêm nhiệm Năm 2014 có sự thay đôi về nhân sự tại Đại

hội đông cô đông thường niên năm 2014, Đại hội đã nhât trí de Đông chí Đô Quang

Hiện thôi làm nhiệm vụ thành viên Ban Kiem soát PVC-PT va bau dong chi Nguyen

Đức Đạt làm thành viên Ban Kiêm soát PVC-PT nhiệm kỳ 2010-2015

H Báo cáo, đánh giá hoạt động của Ban Kiểm soát năm 2014:

1 Báo cáo hoạt động của Ban Kiểm soát:

Ngoài các hoạt động thường xuyên theo quy định của Luật doanh nghiệp và điều

lệ tổ chức hoạt động của PVC-PT, Ban Kiểm soát PVC-PT đã thực hiện những việc

Sau:

- Phối hợp với HĐQT - Ban Giám đốc trong việc xây dựng các quy chế của Công

ty nhằm làm cơ sở pháp lý cho công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh

của Công ty, các đoàn kiểm tra của Tập đoàn, Tổng Công ty

- _ Phối hợp với các Phòng/Ban Công ty, Xí nghiệp, Đội sản xuất kiểm tra tình hình

hoạt động sản xuất, quản lý chỉ phí sản xuất, công tác điều hành sản xuất của

Công ty

-_ Giám sát việc thực hiện pháp luật nhà nước, Nghị quyết của Đại hội cổ đông,

các chỉ thị, Nghị quyết của câp trên Các quy chê của Tập đoàn, Tông Công ty

và Công ty

- _ Kiểm tra các báo cáo tài chính, quý, năm của Công ty

1/6

- Thường xuyên giữ mối liên hệ giữa Ban Kiểm soát với HĐQT, Ban Giám đốc,

cập nhật thông tin đê đề xuất, kiến nghị các giải pháp phục vụ cho công tác quản

ly điều hành sản xuất của Công ty

2 Đánh giá hoạt động của Ban Kiểm soát

Năm 2014, Ban Kiểm soát PVC-PT có 3 thành viên, nhưng trong đó 02 người

bán chuyên trách, nên việc hoạt động của Ban Kiểm soát gặp khó khăn, công việc

thường chỉ trao đổi qua điện thoại và email, hoạt động của những người bán chuyên

trách hầu hết chỉ tập trung cho nhiệm vụ chuyên môn nên nhiệm vụ của các thành viên

Ban Kiểm soát không phát huy hết vai trò trách nhiệm, năm 2014 là năm mà Ban Kiểm

soát hoạt động nhiều nhất Trước tình hình SXKD không tốt của Công ty Đan Kiểm

soát đã thường xuyên phát huy quyền hạn nhiệm vụ của mình, thực hiện quyền giám

sát trên mọi lĩnh vực hoạt động kinh doanh, hoạt động của HĐQT, Ban Giám đốc, bộ

máy quản lý điều hành Thường xuyên đưa ra các kiến nghị đề xuất với bộ máy quản lý

điều hành, Hội đồng quản trị, cơ quan quản lý cấp trên về những bất cập, yếu kém

trong công tác quản trị Công ty Thường xuyên kiểm tra tính chính xác của các báo cáo

tài chính dé có kiến nghị kịp thời về tình hình tài chính và thực trạng công tác bảo toàn

vốn sản xuất kinh doanh của Công ty mặc dù các kiến nghị chưa được thực hiện tốt nên

công tác quản trị công ty yếu kém, kết quả SXKD thua lỗ

Công tác kiểm soát tuân thủ: Công ty Cổ phần Xây lắp Đường ống Bề chứa Dầu

khí (PVC-PT) là công ty đại chúng được niêm yết trên sàn chứng khoán TP HCM Ban

Kiểm soát đã thường xuyên kiểm tra tính tuân thủ trong hoạt động như: Luật Doanh

nghiệp, Luật Chứng khoán, Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, kiểm soát việc

thực hiện các quy chế, quy định theo pháp luật hiện hành Thực hiện nghiêm túc các

Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của Tập đoàn và Tổng Công ty Trong năm qua hoạt

động của Công ty tuân thủ tốt

Công tác kiểm soát hoạt động: Năm 2014 là năm Công ty PVC-PT hoạt động

SXKD đạt hiệu quả thấp, bên cạnh những nguyên nhân khách quan do nên kinh tế, do

cắt giảm kế hoạch đầu tư Nhưng nguyên nhân chủ quan vẫn là nguyên nhân chủ yêu,

công tác tổ chức sản xuất, quản lý điều hành không tốt từ công tác đấu thầu, khoán,

công tác quản lý chi phí, quy trình mua sắm vật tư thiết bị còn nhiều bắt cập không đáp

ứng được nhiệm vụ SXKD, Ban Kiểm soát thường xuyên kiến nghị nhưng không được

khắc phục

Công tác kiểm soát báo cáo tài chính: Trong năm 2014, công tác báo cáo đã có

nhiều tiến bộ, Ban Kiểm soát thường xuyên giám sát Phòng Tài chính — Kế toán làm

công tác kiểm kê để xác định chính xác các khoản phải thu, đặc biệt là xác định được

khối lượng dỡ dang để trích lập dự phòng phản ánh đúng tình hình tài chính của đơn vị

đến thời điểm báo cáo Công tác hoạch toán kế toán thực hiện đúng theo quy định của

Bộ Tài chính và các chuẩn mực kế toán đã ban hành

Kết quả báo cáo tài chính năm 2014 đã được Công ty TNHH DELOITTE Việt

Nam soát xét

Ban Kiểm soát Công ty thường xuyên kiểm tra và kết hợp với các đoàn kiểm tra

của Tổng Công ty, của Tập đoàn để kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hành

tiết kiệm, chống lãng phí

HI Kết quả kiểm tra giám sát

1 Kiểm tra giám sát hoạt động của HĐQT

Trong năm 2014 Hội đồng quản trị đã triệu tập 22 phiên họp dé giải quyết kịp

thời các vấn để thuộc trách nhiệm của HĐQT, ban hành 22 Nghị quyết để Ban Giám

>‹*23©'\2

> >

đốc triển khai mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh Các cuộc họp do HĐQT triệu

tập có đầy đủ các thành viên HĐQT và Ban Kiểm soát tham dự Có một số cuộc họp

cần thiết HĐQT đã mở rộng thành phần đến các đồng chí trong Ban lãnh đạo — Đảng

ủy để triển khai những nhiệm vụ cấp bách cụ thể về tình hình SXKD của Công ty

Những cuộc họp của HĐQT hoặc xin ý kiến bằng văn bản được thực hiện đúng trình

tự, đúng quy chế, phù hợp với điều lệ Công ty

Nội dung các cuộc họp chủ yếu tập trung bàn về việc thực hiện Nghị quyết của

Đại hội đồng cô đông, thực hiện các chỉ tiêu kinh tế mà Tổng Công ty giao năm 2014,

chiến lược phát triển Công ty, các tài liệu họp được chuẩn bị chu đáo, đầy đủ Thời

gian, địa điểm và nội dung đúng theo giấy mời họp

HĐQT đã hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ, đúng quy chế, phù hợp với

Luật doanh nghiệp và Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty và Quy chế người đại

diện phần vốn của Tổng Công ty Trong năm qua các thành viên HĐQT đã có thay đôi

02 thành viên HĐQT do sự phân công, quyết định của cấp trên và HĐQT đã bầu 02

Thành viên HĐQT, thay thế Chủ tịch HĐQT mới, mọi thủ tục theo đúng luật doanh

nghiệp và điều lệ Công ty Số lượng thành viên HĐQT vẫn đủ 5 thành viên HĐQT đã

có phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên

HĐQT thực hiện nghiêm túc các Chỉ thị, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông,

Nghị quyết của Tổng Công ty về các vấn đề của người đại diện phần vốn Nhưng vai

trò hoạt động của các thành viền HĐQT chưa đều, chưa phát huy hết chức năng, nhiệm

vụ và trách nhiệm của mình đối với tình hình SXKD, tình hình quản trị Công ty Các

thành viên HĐQT chưa sát, chưa nắm bắt được tình hình cụ thể từng thời điểm để có

kiến nghị, giải pháp kịp thời cho công tác điều hành, quản trị Công ty

Trong năm 2014 các thành viên HĐQT không có tổ chức kinh tế khác và không

có giao dịch kinh tế nào với Công ty

2 Giám sát hoạt động của Ban Giám đốc và bộ máy quản lý điều hành Công

ty PVC-PT

Ban Giám đốc đã kịp thời triển khai các Chỉ thị, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ

đông và của cổ đông chi phối là Tổng Công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam,

Nghị quyết của HĐỌT Công ty PVC-PT, Ban Giám đốc đã hoạt động đúng chức năng,

nhiệm vụ, đúng quy chế, phù hợp với Luật doanh nghiỆp, điều lệ tổ chức và hoạt động

của Công ty và các quy chế của Tổng Công ty đã đề ra

Ban Giám đốc đã duy trì thường xuyên các cuộc họp giao ban tuân, tháng

Thành phần dự họp đầy đủ, nội dung họp tập trung giải quyết các vướng mắc trong

công tác điều hành sản xuất kinh doanh, những khó khăn vướng mắc được giải quyết

trong cuộc họp Mỗi cuộc họp đều được thư ký tổng hợp đầy đủ ghi chép thành văn bản

thông báo đầy đủ cho tất cả các Phòng, Ban, Xí nghiệp, Đội trong Công ty và lưu trữ

lại văn thư

Tùy theo tình hình sản xuất từng thời điểm, Giám đốc đã có sự phân công nhiệm

vụ cho Phó giám đốc để điều hành và quản lý khi giám đốc đi vắng, có sự ủy quyền

cho người thay thế điều hành Công ty

Tuy nhiên, trong năm 2014 là năm hoạt động SXKD của Công ty không đạt hiệu

quả, ngoài những nguyên nhân khách quan thì nguyên nhân chủ yếu ‘a bộ máy quản lý

điều hành không tốt từ công tác tiếp thị đấu thầu đến công tác quản lý chỉ phí, mua sắm

vật tư thiết bị, công tác khoán, thuê thầu phụ, công tác điều hành không tốt dẫn đến

thua lỗ lớn Các phòng ban chức năng làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho bộ máy

quản lý điều hành vận hành còn nhiều bất cập, mối liên hệ, kết hợp giữa các phòng ban

chuyên môn chưa tốt, không đáp ứng kịp thời cho công tác quản lý điều hành SXKD

- Phong Kinh tế - Kế hoạch: Công tác đấu thầu, công tác khoán, quyết toán chưa

tốt, chưa kịp thời, lập các báo cáo chưa chính xác, nhân lực bộ máy của phòng

chưa đáp ứng được chức năng nhiệm vụ

- Phong Thuong mai — Đầu tư: Công tác mua sắm còn bộc lộ nhiều yếu kém Khi

mua sắm số lượng, chất lượng và chủng loại vật tư chưa đáp ứng được yêu cầu

làm chậm tiến độ sản xuất, lãng phí vật tư và ảnh hưởng không nhỏ đến công tác

nghiệm thu thanh toán thu hỏi vốn SXKD; Công tác quản lý thiết bị còn nhiều

bất cập, quản lý công cụ dụng cụ còn lỏng lẽo để xãy ra thất thoát, lãng phí

- Phòng Kỹ thuật — An toàn: Chưa kiểm soát được tình hình sản xuất, tiền độ của

các công trình, đặc biệt là các công trình giao khoán cho các Đội sản xuất, chưa

chủ động trong xử lý các biện pháp kỹ thuật để đảm bảo tiến độ các công trình

- _ Phòng Tài chính - Kế toán: Năm 2014, phòng đã làm tốt công tác kiêm soát chi

phí và phản ánh chi phí đầy đủ, kịp thời, nhưng công tác tổ chức vốn phục vụ

sản xuất chưa đáp ứng được yêu cầu phục vụ SXKD như kế hoạch đã đề ra

- Phòng Tổ chức — Hành chính: Vì tình hình tài chính công ty gặp khó khăn, nên

công tác bảo đảm quyền lợi cho người lao động chưa kịp thời, chưa đúng theo

quy định Công tác kiểm soát chế độ tiền lương, thu nhập của CBCNV chưa

chính xác

Công tác điều hành phối hợp giữa Giám đốc và các Phó giám đốc chưa tốt,

không đồng nhất trong công tác quản lý điều hành nên không phát huy được sức mạnh

tong hop để xây dựng, củng cố và phát trién Céng ty

Năm 2014, Giám đốc Công ty không hoàn thành nhiệm vụ, ngày 04/12/2014

Ban Giám đốc có sự thay đổi về nhân sự: Thay đổi Giám đốc và 02 đồng chí thôi làm

nhiệm vụ Phó Giám đốc Tổng Công ty điều động 01 đồng chí và bổ nhiệm tại chỗ 02

Phó Giám đốc Hiện tại Ban điều hành của Công ty gồm 01 Giám đốc và 06 Phó Giám

đốc

3 Đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu SXKD năm 2014

Năm 2014 Công ty làm ăn thu lỗ, mặc dù Công ty không đầu tư ngoài ngành,

không kinh doanh nhà, đất, không có chủ dau tu mat kha nang thanh toán Nhung Công

ty không bảo toàn được vốn sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu về lợi nhuận, doanh thu,

giá trị sản lượng đã được Đại hội đồng cô đông thường niên năm 2014 thông qua đều

không đạt cụ thê như sau:

- _ Giá trị sản lượng thực hiện năm 2014: 145,816 tỷ đồng đạt 18,69% so với kế

hoạch năm (145,81 tỷ đồng/7§0 ty dong)

- Doanh thu thực hiện năm 2014: 184,163 tỷ đồng, đạt 28,33% so với kế hoạch

năm (184,163 tỷ đông/650 tỷ đông)

- _ Lỗ năm 2014: lỗ 159,666 tý đồng

(Lỗ lũy kế đến 31/12/2014: 194,760 tỷ đồng)

Doanh thu năm 2014 là 184,163 tỷ đồng nhưng lỗ 159,666 tỷ đồng là do khoản

lỗ tiêm ân của những năm 2012+2013 mà trong báo cáo thường niên năm 2013

và 2014 Ban Kiêm soát đã báo cáo trước Đại hội

- Thu nhập bình quân: 6,387 triệu đồng/người/tháng, đạt 83,92% so với kế

hoạch (6,387 triệu đông/7,6 triệu đông)

Về tăng vốn điều lệ: Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua trong năm

2012 tăng lên 500 tỷ đồng nhưng do điều kiện khách quan, mấy năm liên thị trường

chứng khoán tụt giảm nên nhiệm vụ tăng vốn không hoàn thành

Công ty đã thực hiện Nghị Quyết của Đại hội đồng cổ đông thường niên năm

2013 là chuyên trụ sở của Công ty vê Tp Vũng tàu vào cuôi tháng 4 năm 2014

IV Kế hoạch hoạt động năm 2015 của Ban Kiểm soát Công ty PVC-PT

Năm 2015 là năm Công ty - vẫn còn gặp nhiều khó khăn và thách thức, đặc biệt

về tài chính đề đảm bảo Công ty tổn tại và phát triển, ngoài nhiệm vụ cụ thé va thường xuyên là:

Thực hiện đúng quy chế hoạt động của BKS đã ban hành

Tham gia day đủ các cuộc họp HĐQT và giao ban của Công ty để nắm bat tinh

hình hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác quản lý điều hành có kiến nghị kịp thời cho HĐQT và Ban Giám đốc

Giám sát việc thực hiện Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thường niên của HĐQT và Ban Giám đôc

Giám sát việc thực hiện các quy chế của HĐQT và Ban Giám đốc

Kiểm tra thường xuyên số sách, kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc dé đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán, cuối quý, năm, thẩm tra báo cáo kế

toán như điều lệ quy định

Kiểm tra công tác sử dụng vốn đảm bảo sử dụng vốn đúng mục đích để bảo toàn

và phát triên vôn của Công ty

Tham gia đầy đủ, nghiên: túc các đợt tập huấn về chuyên môn kiểm soát do Tông Công ty và Tập đoàn tô chức

Tham gia phối hợp với các đoàn kiêm tra kiểm soát của Tập đoàn, Tổng Công ty

khi có yêu câu

Với nhiệm vụ cụ thể ngoài việc kiểm tra, giám sát thường xuyên đối với các

phòng ban chức năng vê việc chấp hành các nội quy, quy chế của Công ty sẽ tiến hành kiểm tra các đơn vị trực thuộc

Năm 2015 là năm Công ty PVC-PT vẫn còn gặp rat nhiéu khó khăn, mặc dù nhiệm vụ kế hoạch SXKD đã có nhưng khả năng tổ chức vốn và nhân lực chưa đáp ứng nhu cầu phục vụ cho sản xuất Đầu năm 2015, Công ty tiến hành tái cấu trúc toàn

bộ công ty theo đề án đã trình Tổng Công ty phê duyệt Với đặc thù Chủ tịch kiêm Giám đốc nên kế hoạch hoạt động giám sát trong năm 2015 của BKS cụ thể như sau:

1

2

Giám sát việc thực hiện Báo cáo tài chính năm 2015 của Công ty

Giám sát việc thực hiện quy trình tái cấu trúc công ty theo đề án đã được Tổng

Công ty phê duyệt

Cùng với HĐQT và Ban Giám đốc rà soát, điều chỉnh, ban hành các quy chế dé phù hợp với mô hình tái câu trúc

Tham khảo, nghiên cứu Luật Doanh nghiệp mới có hiệu lực từ ngày 01/7/2015

đê sửa đôi Điêu lệ Công ty cho phù hợp với tình hình hiện tại của Công ty và Luật Doanh nghiệp mới

5 Duy trì Họp BKS mỗi quý 1 lần (không kể các cuộc hợp bắt thường)

Để thực hiện tốt công tác giám sát, năm 2015 Ban Kiểm soát sẽ trực tiếp kiểm

tra thường xuyên các đơn vị trực thuộc và các công trường sản xuất đê năm bắt tình hình điều hành quản lý chỉ phí sản xuất trên công trường để có kiến nghị kịp thời với HĐQT và bộ máy quản lý điều hành

Ban Kiểm soát sẽ tăng cường công tác kiểm soát hoạt động của bộ máy điều

hành về công tác quản lý, thường xuyên kiểm tra, việc chấp hành các Nghị quyết của

HĐQT, kiểm soát chi phí để đảm bảo sự chính xác cho hoạt động SXKD Trong năm

BKS sẽ giám sát thường xuyên đối với các phòng ban chức năng và các đơn vị đê đảm

bảo tinh minh bach, chính xác hoạt động SXKD của Công ty

Trên đây là báo cáo công tác kiểm tra giám sát của Ban Kiểm soát năm 2014, kế

hoạch hoạt động năm 2015 trình Quý Cô đông tại đại hội này

Thay mặt Ban Kiểm soát tôi xin kính chúc quý vị đại biểu, Quý cổ đông Công ty

PVỰC-PT mạnh khoẻ, hạnh phúc và thành đạt

Xin tran trọng cảm ơn!

6/6