SME17Huong dan chuyen doi du lieu SME2012 len SME2017 QD15

Bước 2: Chuyển đổi dữ liệu từ SME2012 lên SME2017 Sau khi đã kiểm tra xong dữ liệu cần chuyển đổi, kế toán thực hiện lựa chọn chuyển đổi theo một trong các trường hợp sau: Trường hợp 1:

HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU TỪ MISA SME.NET 2012

LÊN MISA SME.NET 2017 (QĐ15/2006/QĐ-BTC)

Mục đích: Tài liệu này hướng dẫn cho những doanh nghiệp áp dụng theo QĐ15 biết cách chuyển đổi

dữ liệu từ MISA SME.NET 2012 lên MISA SME.NET 2017

Quy định viết tắt:

Để chuyển đổi dữ liệu kế toán từ SME2012 lên SME2017, cần thực hiện 3 bước:

 Bước 1: Kiểm tra dữ liệu trên SME2012 trước khi chuyển đổi

 Bước 2: Thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ SME2012 lên SME2017

 Bước 3: Kiểm tra dữ liệu sau khi chuyển đổi lên SME2017

Sau đây là hướng dẫn chi tiết từng bước

I Bước 1: Kiểm tra dữ liệu trước khi chuyển đổi

1 Chuyển đổi dữ liệu MISA SME.NET 2012 lên phiên bản mới nhất (từ R87.7 trở lên):

Chương trình chỉ hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu SME2012 từ phiên bản 87.7 trở lên Nếu bạn đang sử dụng SME2012 từ R87.6 trở về trước, bạn cần nâng cấp lên phiên bản mới nhất và chuyển đổi

dữ liệu lên

2 Đảm bảo dữ liệu chính xác, khớp số liệu giữa các sổ sách, báo cáo:

Để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu và thuận tiện cho việc kiểm tra dữ liệu sau khi chuyển đổi, nên thực hiện bảo trì dữ liệu SME2012 và kiểm tra lại dữ liệu cần chuyển đổi xem đã chính xác chưa trước khi thực hiện chuyển đổi

Sau khi kiểm tra dữ liệu xong, thực hiện theo bước 2 để chuyển đổi dữ liệu lên SME2017

Lưu ý: Nếu trên dữ liệu SME2012 có hạch toán ngoại tệ và đã phát sinh thu tiền khách hàng, trả

tiền nhà cung cấp hoặc đối trừ chứng từ thì cần phải thực hiện chức năng Xử lý chênh lệch tỷ giá

trước khi chuyển đổi lên SME2017

II Bước 2: Chuyển đổi dữ liệu từ SME2012 lên SME2017

Sau khi đã kiểm tra xong dữ liệu cần chuyển đổi, kế toán thực hiện lựa chọn chuyển đổi theo một trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Chuyển một phần dữ liệu theo QĐ15 trên SME2012 lên TT200 trên SME2017

=> Áp dụng đối với các doanh nghiệp đang quản lý dữ liệu liên năm (một dữ liệu làm cho nhiều năm tài chính), các năm trước đã thực hiện quyết toán và chốt sổ sách báo cáo nên chỉ có nhu cầu chuyển đổi dữ liệu năm hiện tại theo QĐ15 từ SME2012 lên TT200 trên SME2017 để tiếp tục làm việc

Trường hợp 2: Chuyển toàn bộ dữ liệu theo QĐ15 trên SME2012 lên TT200 trên SME2017

=> Áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhu cầu chuyển toàn bộ dữ liệu theo QĐ15 từ SME2012

lên TT200 trên SME2017 để theo dõi dữ liệu xuyên suốt trên một phần mềm

1 Chuyển một phần dữ liệu theo QĐ15 trên SME2012 lên TT200 trên SME2017

Việc chuyển đổi dữ liệu được thực hiện như sau:

1.1 Mở phần mềm SME 2017 lên, trên màn hình đăng nhập nhấn Hủy bỏ

1.2 Vào menu Tệp\Chuyển đổi dữ liệu kế toán

1.3 Chọn chuyển đổi dữ liệu từ MISA SME.NET 2012

1.4 Việc chuyển đổi dữ liệu trải qua 6 bước như sau:

 Bước 1: Chọn dữ liệu kế toán MISA SME.NET 2012

 Bước 2: Tạo dữ liệu kế toán MISA SME.NET 2017

 Bước 3: Thiết lập danh mục chuyển đổi

 Bước 4: Thiết lập và ghép hệ thống tài khoản

 Bước 5: Thực hiện chuyển đổi dữ liệu

 Bước 6: Thông báo kết quả

Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước đầu tiên

Bước 1: Chọn dữ liệu MISA SME.NET 2012

1 Tại mục Máy chủ SQL: Nhấn biểu tượng chọn máy chủ chứa dữ liệu, thường tên máy chủ

có dạng Tên máy\MISASME2012 (VD: KDUNG\MISASME2012)

3 Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước 2

Bước 2 - Tạo dữ liệu MISA SME.NET 2017

1 Tại mục Máy chủ SQL: chọn máy chủ chứa dữ liệu

Để biết máy chủ trên SME2017 là gì, mở phần mềm SME2017, tại màn hình đăng nhập nhấn nút

Mở rộng, chương trình sẽ hiển thị thông tin Máy chủ SQL

Ví dụ: Máy chủ SQL: HKDUNG\MISASME2017

2 Tại mục Dữ liệu kế toán: đặt tên cho dữ liệu kế toán sẽ dùng trên MISA SME.NET 2017

Lưu ý: Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự / \

[ ] * ? ` ~ ! ^ # & : và độ dài không quá 256 ký tự

3 Tại mục Đường dẫn lưu trữ: Nhấn biểu tượng , chọn đường dẫn lưu trữ dữ liệu kế toán sau

khi chuyển đổi lên

Lưu ý: Nên lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows của máy tính, để tránh trường

hợp mất dữ liệu khi cài đặt lại windows

4 Tùy chọn chuyển đổi

 Tích chọn Chuyển dữ liệu từ ngày và nhập ngày bắt đầu chuyển dữ liệu

5 Lựa chọn Phương pháp tính thuế GTGT

 Chọn Phương pháp tính thuế GTGT mà đơn vị đang áp dụng (phương pháp khấu trừ,

hay phương pháp trực tiếp trên doanh thu) để phần mềm tùy biến giao diện khai báo thông tin thuế trên các chứng từ phát sinh theo đúng phương pháp đã chọn và tự động tổng hợp lên tờ khai thuế cùng các phụ lục cho đơn vị Phần mềm đang ngầm định chọn là tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

 Lưu ý: Cần chọn đúng phương pháp tính thuế mà đơn vị đang sử dụng, vì sau khi chuyển

đổi không thể thay đổi được phương pháp tính thuế, mà phải chuyển đổi lại dữ liệu

6 Sau khi chọn xong, nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước 3

Bước 3 - Thiết lập danh mục chuyển đổi

1 Nếu đơn vị có thiết lập định mức nguyên vật liệu sản xuất, tích chọn ô Chuyển đổi danh mục <Định mức nguyên vật liệu> trên SME2012 vào <Lệnh sản xuất> trên SME2017 để phục vụ việc xuất kho theo định mức

2 Nếu đơn vị sử dụng đối tượng THCP có loại là Đơn hàng, tích chọn ô Tự động sinh ra đơn đặt hàng từ đối tượng THCP có loại là Đơn hàng

3 Nếu đơn vị có sử dụng danh mục Mục thu/chi, cần lựa chọn gộp danh mục Mục thu/chi vào danh mục Khoản mục chi phí, hoặc danh mục Mã thống kê trên MISA SME.NET 2017 để theo dõi

Lưu ý: Đối với những dữ liệu trên SME2012 đang sử dụng cả 3 danh mục Mục thu/chi, Khoản mục chi phí và Mã thống kê để thống kê chứng từ, thì trước khi chuyển đổi dữ liệu lên

SME2017, doanh nghiệp nên liên hệ với MISA để được trợ giúp (Bộ phận tiếp nhận chuyển dữ liệu cho TT PTPM để hỗ trợ khách hàng chuyển đổi)

4 Sau khi chọn xong, nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước 4

Bước 4 - Thiết lập và ghép tài khoản

1 SME2017 đã cập nhật TT200, vì vậy cần thiết lập và ghép các tài khoản bị thay đổi theo TT200 giữa SME2012 và SME2017 Phần mềm đã tự động ghép tài khoản của SME2012 với tài khoản của SME2017, tuy nhiên người sử dụng có thể ghép lại cho phù hợp với nhu cầu của đơn vị

2 Phần mềm đang mặc định tích chọn “Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT200/2014/TT-BTC”, để tự động mở tiết khoản cho các tài khoản thay thế trên SME2017

tương ứng với tiết khoản của các tài khoản bị bỏ trên SME2012 và chuyển số liệu vào tài khoản mới này

Ví dụ: Tài khoản 142, 242 trên SME2012 được gộp vào tài khoản 242 trên SME2017

 Phần mềm sinh ra các tiết khoản của TK 242 trên SME2017 là 2421 và 2422 tương ứng với TK 142 và 242 trên SME2012

 Trường hợp TK 142, 242 trên SME2012 có mở tiết khoản ví dụ: 1421, 1422 thì trên SME2017 phần mềm cũng sẽ mở các tiết khoản tương ứng là: 24211, 24212

Lưu ý:

1 Trường hợp nếu không muốn mở chi tiết tài khoản mà chỉ muốn chuyển đổi sang các tài

khoản theo quy định của Thông tư 200/2016/TT-BTC thì bỏ tích chọn “Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT200/2014/TT-BTC”, khi đó phần mềm tự động thiết lập lại các tài khoản chuyển đổi từ SME2012 sang SME2017

2 Với các tài khoản theo QĐ 15 không có tài khoản chi tiết nhưng theo TT 200 có tài khoản chi tiết như 153, 155, 336, … phần mềm sẽ ngầm định chuyển phát sinh của các tài khoản này sang tài khoản chi tiết đầu tiên Nếu muốn chuyển sang tài khoản khác thì vui lòng chọn

lại tài khoản tương ứng ở cột Số tài khoản trên SME2017 (VD: phát sinh của TK 153 sẽ

chuyển sang TK 1531)

3 Với các tài khoản bị xóa bỏ theo thông tư 200/2014/TT-BTC như: 129, 139, 142, 311, 315,

352, … phần mềm sẽ ngầm định ghép với tài khoản có nội dung hạch toán tương ứng theo thông tư mới (VD: phát sinh của TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn sẽ chuyển vào phát sinh của TK 242 – Chi phí trả trước)

3 Kiểm tra lại xem hệ thống tài khoản đã phù hợp với nhu cầu của đơn vị chưa, nếu phù hợp thì

nhấn nút Tiếp theo để chuyển sang bước 5

Bước 5 - Thực hiện chuyển đổi dữ liệu

1 Nhấn nút Thực hiện, chương trình sẽ thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ SME2012 lên SME2017

trong một khoảng thời gian nhất định Thông thường với dữ liệu khoảng 1G sẽ mất khoảng 30 phút

Bước 6 - Thông báo kết quả

1 Trường hợp chuyển đổi dữ liệu thành công: Có thể nhấn Tải về thông tin ghép tài khoản để

tải file thiết lập các tài khoản chuyển đổi từ SME2012 lên SME2017, giúp thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu

2 Trường hợp có lỗi phát sinh trong quá trình chuyển đổi dữ liệu:

Thực hiện tải file kết quả chuyển đổi về máy bằng cách:

 Nhấn Tải về dữ liệu chuyển đổi không thành công để tải file kết quả chuyển đổi về máy với định dạng xml Trong trường hợp này nên gửi kết quả lỗi cho MISA để được trợ giúp

 Hoặc nhấn Xuất khẩu ra Excel để tải file kết quả chuyển đổi về máy và xem với định

dạng xls

Nhấn Kết thúc để hoàn tất quá trình chuyển đổi toàn bộ dữ liệu

2 Chuyển toàn bộ dữ liệu theo QĐ15 trên SME2012 lên TT200 trên SME2017

Việc chuyển đổi dữ liệu được thực hiện như sau:

2.1 Mở phần mềm SME 2017 lên, trên màn hình đăng nhập nhấn Hủy bỏ

2.2 Vào menu Tệp\Chuyển đổi dữ liệu kế toán

2.3 Chọn chuyển đổi dữ liệu từ MISA SME.NET 2012

2.4 Việc chuyển đổi dữ liệu trải qua 6 bước như sau:

 Bước 1: Chọn dữ liệu kế toán MISA SME.NET 2012

 Bước 2: Tạo dữ liệu kế toán MISA SME.NET 2017

 Bước 3: Thiết lập danh mục chuyển đổi

 Bước 4: Thiết lập và ghép hệ thống tài khoản

 Bước 5: Thực hiện chuyển đổi dữ liệu

 Bước 6: Thông báo kết quả

Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước đầu tiên

Bước 1: Chọn dữ liệu MISA SME.NET 2012

1 Tại mục Máy chủ SQL: Nhấn biểu tượng chọn máy chủ chứa dữ liệu, thường tên máy chủ

có dạng Tên máy\MISASME2012 (VD: KDUNG\MISASME2012)

3 Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước 2

Bước 2 - Tạo dữ liệu MISA SME.NET 2017

1 Tại mục Máy chủ SQL: chọn máy chủ chứa dữ liệu

Để biết máy chủ trên SME2017 là gì, mở phần mềm SME2017, tại màn hình đăng nhập nhấn nút

Mở rộng, chương trình sẽ hiển thị thông tin Máy chủ SQL

Ví dụ: Máy chủ SQL: HKDUNG\MISASME2017

2 Tại mục Dữ liệu kế toán: đặt tên cho dữ liệu kế toán sẽ dùng trên MISA SME.NET 2017

Lưu ý: Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự / \

[ ] * ? ` ~ ! ^ # & : và độ dài không quá 256 ký tự

3 Tại mục Đường dẫn lưu trữ: Nhấn biểu tượng , chọn đường dẫn lưu trữ dữ liệu kế toán sau

khi chuyển đổi lên

Lưu ý: Nên lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows của máy tính, để tránh trường

hợp mất dữ liệu khi cài đặt lại windows

4 Tùy chọn chuyển đổi

 Tích chọn Chuyển toàn bộ dữ liệu lên MISA SME.NET 2017

5 Lựa chọn Phương pháp tính thuế GTGT

 Chọn Phương pháp tính thuế GTGT mà đơn vị đang áp dụng (phương pháp khấu trừ, hay

phương pháp trực tiếp trên doanh thu) để phần mềm tùy biến giao diện khai báo thông tin thuế trên các chứng từ phát sinh theo đúng phương pháp đã chọn và tự động tổng hợp lên tờ khai thuế cùng các phụ lục cho đơn vị Phần mềm đang ngầm định chọn là tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

 Lưu ý: Cần chọn đúng phương pháp tính thuế mà đơn vị đang sử dụng, vì sau khi chuyển

đổi không thể thay đổi được phương pháp tính thuế, mà phải chuyển đổi lại dữ liệu

6 Sau khi chọn xong, nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước 3

Bước 3 - Thiết lập danh mục chuyển đổi

1 Nếu đơn vị có thiết lập định mức nguyên vật liệu sản xuất, tích chọn ô Chuyển đổi danh mục

<Định mức nguyên vật liệu> trên SME2012 vào <Lệnh sản xuất> trên SME2017 để phục vụ việc xuất kho theo định mức

2 Nếu đơn vị sử dụng đối tượng THCP có loại là Đơn hàng, tích chọn ô Tự động sinh ra đơn đặt hàng từ đối tượng THCP có loại là Đơn hàng

3 Nếu đơn vị có sử dụng danh mục Mục thu/chi, cần lựa chọn gộp danh mục Mục thu/chi vào danh mục Khoản mục chi phí, hoặc danh mục Mã thống kê trên MISA SME.NET 2017 để theo dõi

tiếp bằng cách tích chọn vào danh mục tương ứng

Lưu ý: Đối với những dữ liệu trên SME2012 đang sử dụng cả 3 danh mục Mục thu/chi, Khoản mục chi phí và Mã thống kê để thống kê chứng từ, thì trước khi chuyển đổi dữ liệu lên

SME2017, doanh nghiệp nên liên hệ với MISA để được trợ giúp (Bộ phận tiếp nhận chuyển dữ liệu cho TT PTPM để hỗ trợ khách hàng chuyển đổi)

4 Sau khi chọn xong, nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước 4

Bước 4 - Thiết lập và ghép tài khoản

1 SME2017 đã cập nhật TT200, vì vậy cần thiết lập và ghép các tài khoản bị thay đổi theo TT200 giữa SME2012 và SME2017 Phần mềm đã tự động ghép tài khoản của SME2012 với tài khoản của SME2017, tuy nhiên người sử dụng có thể ghép lại cho phù hợp với nhu cầu của đơn vị

2 Phần mềm đang mặc định tích chọn “Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT200/2014/TT-BTC”, để tự động mở tiết khoản cho các tài khoản thay thế trên SME2017

tương ứng với tiết khoản của các tài khoản bị bỏ trên SME2012 và chuyển số liệu vào tài khoản mới này

Ví dụ: Tài khoản 142, 242 trên SME2012 được gộp vào tài khoản 242 trên SME2017

 Phần mềm sinh ra các tiết khoản của TK 242 trên SME2017 là 2421 và 2422 tương ứng với TK 142 và 242 trên SME2012

 Trường hợp TK 142, 242 trên SME2012 có mở tiết khoản ví dụ: 1421, 1422 thì trên SME2017 phần mềm cũng sẽ mở các tiết khoản tương ứng là: 24211, 24212

Lưu ý:

1 Trường hợp nếu không muốn mở chi tiết tài khoản mà chỉ muốn chuyển đổi sang các tài

khoản theo quy định của Thông tư 200/2016/TT-BTC thì bỏ tích chọn “Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT200/2014/TT-BTC”, khi đó phần mềm tự động thiết lập lại các tài khoản chuyển đổi từ SME2012 sang SME2017

2 Với các tài khoản theo QĐ 15 không có tài khoản chi tiết nhưng theo TT 200 có tài khoản chi tiết như 153, 155, 336, … phần mềm sẽ ngầm định chuyển phát sinh của các tài khoản này sang tài khoản chi tiết đầu tiên Nếu muốn chuyển sang tài khoản khác thì vui lòng chọn

lại tài khoản tương ứng ở cột Số tài khoản trên SME2017 (VD: phát sinh của TK 153 sẽ

chuyển sang TK 1531)

3 Với các tài khoản bị xóa bỏ theo thông tư 200/2014/TT-BTC như: 129, 139, 142, 311, 315,

352, … phần mềm sẽ ngầm định ghép với tài khoản có nội dung hạch toán tương ứng theo thông tư mới (VD: phát sinh của TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn sẽ chuyển vào phát sinh của TK 242 – Chi phí trả trước)

3 Kiểm tra lại xem hệ thống tài khoản đã phù hợp với nhu cầu của đơn vị chưa, nếu phù hợp thì

nhấn nút Tiếp theo để chuyển sang bước 5

Bước 5 - Thực hiện chuyển đổi dữ liệu

1 Nhấn nút Thực hiện, chương trình sẽ thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ SME2012 lên SME2017

đợi trong một khoảng thời gian nhất định Thông thường với dữ liệu khoảng 1G sẽ mất khoảng 30 phút

Bước 6 - Thông báo kết quả

1 Trường hợp chuyển đổi dữ liệu thành công: Có thể nhấn Tải về thông tin ghép tài khoản để

tải file thiết lập các tài khoản chuyển đổi từ SME2012 lên SME2017, giúp thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu

2 Trường hợp có lỗi phát sinh trong quá trình chuyển đổi dữ liệu:

Thực hiện tải file kết quả chuyển đổi về máy bằng cách:

 Nhấn Tải về dữ liệu chuyển đổi không thành công để tải file kết quả chuyển đổi về máy với định dạng xml Trong trường hợp này nên gửi kết quả lỗi cho MISA để được trợ giúp

 Hoặc nhấn Xuất khẩu ra Excel để tải file kết quả chuyển đổi về máy và xem với định

dạng xls

Nhấn Kết thúc để hoàn tất quá trình chuyển đổi toàn bộ dữ liệu.

III Bước 3: Kiểm tra dữ liệu sau khi chuyển đổi lên MISA SME.NET 2017

1 Sau khi chuyển đổi thành công, thực hiện Bảo trì dữ liệu

 Trên SME2017, mở dữ liệu vừa chuyển đổi lên, xuất hiện thông báo

 Nhấn OK

 Chọn kỳ thực hiện bảo trì

 Tích chọn Ghi sổ các chứng từ chưa ghi sổ

 Nhấn Thực hiện

Lưu ý:

 Phải tích chọn ô Ghi sổ các chứng từ chưa ghi sổ

 Khi thực hiện chức năng bảo trì, phần mềm ngầm định không tích chọn Tính lại giá xuất kho, người sử dụng không nên tích chọn ô này để đảm bảo giá xuất trên các phiếu xuất

chuyển lên SME2017 giống với SME2012

2 Sau khi bảo trì thành công, kiểm tra lại kết quả chuyển đổi xem có chính xác so với dữ liệu trên SME2012 hay không, bằng cách kiểm tra một số báo cáo sau:

 Bảng cân đối tài khoản

 Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

 Tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp

 Tổng hợp công nợ nhân viên

 Tổng hợp tồn kho

 Sổ tài sản cố định

 Sổ theo dõi CCDC

3 Sử dụng công cụ đối chiếu số liệu:

3.1 Vào Start\All Programs\MISA SME.NET 2017\MISA SME.NET 2017 Tools\ MISA SME.NET 2017 Compare Data