QT09. QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN

QT09. QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả các lĩnh...

CÔNG TY CP TVĐT & XD HƯƠNG GIANG

QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN – TRANG THIẾT BỊ VP

Mã hiệu: QT09 Lần ban hành : 02 Ngày ban hành : 28/4/2017

Người soạn thảo Phê duyệt

Họ và tên Nguyễn Thu Trang Nguyễn Trọng Trung

Chữ ký

Quy trình mua sắm tài sản – trang thiết bị VP QT09

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

STT Ngày sửa

đổi

Vị trí sửa đổi (trang)

1 MỤC ĐÍCH:

Quy trình này qui định thống nhất trình tự, thủ tục mua sắm tài sản –trang thiết

bị văn phòng, đáp ứng nhu cầu sử dụng của các phòng ban chuyên môn phù hợp với các quy chế của công ty

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

Quy trình này áp dụng cho Bộ phận Hành chính - Văn phòng công ty và phòng ban chuyên môn trong công ty khi tiến hành các thủ tục mua sắm các loại tài sản, thiết

bị, vật tư, công cụ và các cơ sở vật chất khác tại Trụ sở văn phòng công ty, bao gồm:

a) Trang thiết bị, phương tiện làm việc của đơn vị

b) Vật tư thay thế, công cụ, dụng cụ, bảo đảm hoạt động thường xuyên;

d) Máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn, phục vụ an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy, thiết bị điện, chiếu sáng, âm thanh, thiết bị an ninh ;

e) Thiết bị xây dựng, cấp thoát nước, thiết bị vệ sinh;

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 2/ 9

f) Các thiết bị công nghệ thông tin gồm máy móc, thiết bị, phụ kiện, phần mềm và các sản phẩm khác, bao gồm cả lắp đặt, chạy thử, bảo hành (nếu có);

g) Phương tiện, dịch vụ vận chuyển

h) Sản phẩm in, tài liệu, biểu mẫu, ấn phẩm, văn hoá phẩm, sách, tài liệu, phim ảnh

và các sản phẩm khác để tuyên truyền, quảng bá và phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ;

j) Các loại tài sản khác

3 NỘI DUNG QUY TRÌNH

3.1 Lưu đồ

1 -Phòng nghiệpvụ có nhu cầu

BM.09.01 BM.09.02

2

-CB Hành

chính

BM.09.03

4 Văn phòng

Phòng Tài

Tổng hợp thông tin Tổng hợp kế hoạch mua

Khảo sát,lựa chọn nhà cung cấp lập

dự toán chi tiết, báo giá

Kiểm soát, kiểm tra

Kế hoạch đề xuất mua sắm (tháng/quý/năm

) Mua sắm

đột xuất

Quy trình mua sắm tài sản – trang thiết bị VP QT09

chính

5 Lãnh đạo công ty

6 CB HC vàĐơn vị cung

cấp

Theo mẫu của nhà cung cấp

và điều khoản thương thảo 7

Văn phòng

Phòng TC

Ban Giám đốc

Phòng TC

9

CB HC và

Đơn vị cung

cấp

10

CB HC và

Đơn vị cung

cấp

Đơn vị sử

dụng

BM.09.04

BM.09.05

12 Phòng TC

BM.37.01 BM.09.06

3.2 Diễn giải lưu đồ:

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 4/ 9

Phê duyệt Hợp đồng mua bán

Kiểm soát, trình ký

Tạm ứng hợp đồng

Theo dõi quá trình giao nhận

hàng hóa

Lập biên bản nghiệm thu bàn

giao

Thanh lý hợp đồng, Hoàn thiện

hồ sơ chuyển Phòng TC

Thanh toán cho nhà cung cấp

Thực hiện công tác quản lý

TS-TTB, lưu hồ sơ

Bước 1 : Kế hoạch mua sắm

- Dựa vào nhu cầu đầu tư, sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật tư, công cụ, dụng cụ… hàng năm của Cơ quan công ty, các đơn vị lập kế hoạch đề nghị mua sắm quý/năm theo biểu mẫu BM.09.02 gửi bộ phận Hành chính tổng hợp thông tin

Kế hoạch tháng : gửi về bộ phận HC vào ngày 28 của tháng trước

Kế hoạch quý : vào ngày 28 của tháng cuối cùng của quý trước

Kế hoạch năm : vào ngày 28/11 của năm trước

- Trong trường hợp các đơn vị phát sinh nhu cầu mua sắm đột xuất, các đơn vị lập phiếu đề nghị mua sắm tài sản đột xuất theo biểu mẫu BM.09.01

- Đối với những tài sản, thiết bị có giá trị >10 triệu đồng phải áp dụng theo quy trình QT15 đầu tư thiết bị, tài sản

Bước 2 : Tổng hợp thông tin

- Căn cứ vào đề nghị mua sắm của các đơn vị đề xuất và quá trình quản lý tài sản, thiết bị, vật tư, công cụ dụng cụ theo trách nhiệm của bộ phận HC, CB HC tổng hợp, lập dự toán kế hoạch mua sắm năm theo biểu mẫu BM.09.03

- Đối với các đề nghị mua sắm đột xuất, bộ phận HC tiếp nhận và tiếp tục thực hiện bước 3

Bước 3 : Khảo sát, lựa chọn nhà cung cấp, lập dự toán chi tiết, lấy báo giá

- Bộ phận HC khảo sát giá thị trường, liên hệ với đơn vị cung cấp để lấy báo giá từ nhà cung cấp có mức giá và chất lượng hàng hóa tốt nhất

Bước 4 : Kiểm tra, kiểm soát

- Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra các báo cáo, xem xét Bộ phận HC đã lập theo đúng quy trình quản lý chất lượng chưa

- Phòng tài chính có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát dự toán chi tiết cũng như tính chân thực của báo giá của các nhà cung cấp, điều khoản thanh toán, tính pháp lý của hợp đồng trước khi trình ký Ban lãnh đạo

Bước 5: Phê duyệt

- Lãnh đạo công ty phê duyệt báo cáo, đề nghị mua sắm của Bộ phận HC tổng hợp

Quy trình mua sắm tài sản – trang thiết bị VP QT09

- Nếu Ban lãnh đạo không đồng ý sẽ phê chỉ thị khác và trả báo cáo, đề nghị lại bộ phận HC thực hiện theo chỉ thị của Lãnh đạo công ty

Bước 6 : Lập hợp đồng mua bán

- Bộ phận HC và Nhà cung cấp tiến hành cùng nhau lập hợp đồng mua bán tài sản, thiết bị cần giao dịch

- Đối với một số trường hợp mua sắm vật tư, công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm, tạp hóa mà nhà cung cấp chỉ xuất hóa đơn VAT mà không có hợp đồng hoặc là các cá nhân, cửa hàng không có pháp nhân là công ty thì có thể bỏ qua bước 6

Bước 7 : Kiểm soát hợp đồng

- Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra thông tin và tính pháp lý của Hợp đồng

- Phòng Tài chính có trách nhiệm kiểm tra giá trị và các điều khoản liên quan đến tài chính của hợp đồng

- Ban Giám đốc chỉ ký hợp đồng mau bán khi có đầy đủ hồ sơ đề nghị kèm theo

Bước 8: Tạm ứng hợp đồng

- Bộ phận HC lập đề nghị tạm ứng theo biểu mẫu BM.37.01 và gửi Kế toán thanh toán - Phòng Tài chính

- Kế toán thanh toán căn cứ vào hợp đồng mua bán đã ký hoặc đề nghị mua sắm được Ban lãnh đạo phê duyệt (đối với trường hợp mua sắm không lập hợp đồng) trình ký Kế toán trưởng và Ban GĐ,

- Phòng Tài chính tiến hành chuyển tiền tạm ứng hợp đồng cho nhà cung cấp trong thời gian tối đa 3 ngày từ khi nhận được đề nghị tạm ứng từ ban HC

- Đối với các trường hợp cần tạm ứng gấp và đột xuất để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, Phòng TC tiến hành tạm ứng theo đề nghị từ ban HC

Bước 9 : Theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa

- Bộ phận HC có trách nhiệm giám sát, theo dõi thời gian thực hiện việc giao hàng, quá trình giao nhận tài sản, thiết bị với Nhà cung cấp, đảm bảo tài sản, thiết bị đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng như trong hợp đồng đã ký

Bước 10: Lập biên bản nghiệm thu bàn giao với nhà cung cấp và đơn vị sử dụng

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 6/ 9

- Bộ phận HC có trách nhiệm cùng nhà cung cấp và đơn vị sử dụng lập biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản, thiết bị, giấy bảo hành ( nếu có) (BM.09.04)

Bước 11: Lập thanh lý hợp đồng, hoàn thiện hồ sơ

- Bộ phận HC tiến hành lập thanh lý hợp đồng, nhận hóa đơn thanh toán từ nhà cung cấp

- Tổng hợp đẩy đủ hồ sơ từ bước 1 theo đúng mẫu biểu đã đề ra

- Lập thanh toán chứng từ gửi Phòng Tài chính theo biểu mẫu QT.42 và ký xác nhận vào sổ bàn giao chứng từ (BM.09.06)

Bước 12 : Thanh toán cho nhà cung cấp

- Kế toán thanh toán (Phòng Tài chính) tiếp nhận chứng từ thanh toán, kiểm tra hồ

sơ, hóa đơn chứng từ và trình trưởng phòng tài chính và Ban GĐ ký duyệt

- Tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo hợp đồng đã ký trong thời gian 7 ngày làm việc tính từ khi nhận được chứng từ thanh toán đầy đủ của ban HC

- Trường hợp cần thanh toán gấp/ hoặc đột xuất phòng tài chính kiểm tra hồ sơ, hóa đơn chứng từ và thanh toán theo đề nghị từ bọ phận HC

Bước 13 : Thực hiện công tác quản lý tài sản.

- Bộ phận đánh mã số tài sản, nhập tài sản vào sổ quản lý và thực hiện theo đúng quy trình quản lý tài sản của công ty

- Lưu hồ sơ theo QT06

4 PHỤ LỤC, MẪU BIỂU ĐÍNH KÈM