QT03 quy trình họp xem xét của lành đạo

QT03 quy trình họp xem xét của lành đạo tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả c...

CÔNG TY CP TVĐT & XD HƯƠNG GIANG

QUY TRÌNH HỌP XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO

Mã hiệu: QT 03 Lần ban hành : 02 Ngày ban hành : 28/4/2017

Người soạn thảo Phê duyệt

Họ và tên Nguyễn Thu Trang Nguyễn Trọng Trung

Chữ ký

Quy trình họp xem xét của lãnh đạo QT0

3

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

STT Ngày sửa

đổi

Vị trí sửa đổi (trang)

1 MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức, trách nhiệm thực hiện các hoạt động xem xét của lãnh đạo bao gồm công các chuẩn bị, xem xét, thực hiện và giám sát các hành động có được từ hoạt động xem xét, nhằm phát hiện và kịp thời thực hiện các hành động cải tiến nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

2 PHẠM VI

 Quy trình này áp dụng đối với mọi lần xem xét của lãnh đạo thực hiện tại Công ty

3 THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

 Không có

4 PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

 Tổng Giám đốc là người triệu tập và chủ trì các cuộc họp định kỳ và bất thường của Ban giám đốc

 Trường hợp Tổng Giám đốc đi vắng, Phó tổng giám đốc được Giám đốc ủy quyền

sẽ triệu tập và chủ trì cuộc họp của Ban giám đốc Khi Tổng Giám đốc về phải báo

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 2/ 6

cáo lại những vấn đề quan trọng Nếu phát sinh mới phải có ý kiến Ban giám đốc mới giải quyết

 Việc ghi sổ họp Ban giám đốc và trích thành các biên bản do thư ký thuộc Văn phòng và cán bộ chuyên môn giúp việc chịu trách nhiệm thực hiện và có chữ ký của chủ tọa phiên họp

 Phụ trách các bộ phận có trách nhiệm thực hiện đúng các yêu cầu của quy trình này

 Mọi sửa đổi nội dung quy trình này đều phải được Tổng Giám đốc phê duyệt

5 NỘI DUNG

5.1 Các nội dung phải tổ chức họp xem xét của Lãnh đạo

Ban giám đốc họp để thảo luận và quyết định những nội dung sau:

 Kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng quý (Phân ra từng tháng) và cả năm

 Báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanh hàng tháng, quý và cả năm của các đơn vị trực thuộc toàn công ty

 Báo cáo tài chính hàng quý và cả năm của công ty

 Dự kiến luân chuyển, đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ

và công nhân viên

 Xây dựng kế hoạch đào tạo và đào tạo lại cán bộ, công nhân viên

 Dự kiến phân phối tiền thưởng, phúc lợi hàng năm

 Dự kiến xử lý kết quả kiểm tra, kiểm toán trong nội bộ công ty

 Những vấn đề cần xử lý khác

5.2 Công tác chuẩn bị

Các bộ phận chức năng chuẩn bị đầy đủ các báo cáo đầu vào cho cuộc họp xem xét của lãnh đạo, thông tin đầu vào :

 Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của các đơn vị sản xuất, của chung toàn công

ty đến thời điểm họp Mức độ hoàn thành nhiệm vụ so với kế hoạch đề ra

 Những tồn tại trong công tác quản lý điều hành, sản xuất chưa được khắc phục từ lần họp xem xét trước

 Báo cáo các đánh giá, phản hồi từ chủ đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng…và các bên có liên quan Các kết quả đánh giá nội bộ của các phòng ban công ty

 Báo cáo nhu cầu về nguồn lực

 Phát hiện sự không phù hợp và đề xuất hành động khắc phục

 Báo cáo các sự cố - tình trạng khẩn cấp & thu hồi

 Báo cáo các thay đổi đối với các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng, các nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm có liên quan và các yêu cầu cần tuân thủ, các rủi ro về chất lượng, kết quả trao đổi thông tin và các vấn đề liên quan trao đổi thông tin, hệ thống quản lý rủi ro, các đề xuất cải tiến…

Quy trình họp xem xét của lãnh đạo QT0

3

5.3 Tổ chức họp xem xét của lãnh đạo

 Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc được ủy quyền chủ trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo với sự tham gia của các trưởng bộ phận và nhân viên chủ chốt

 Thực hiện xem xét các thông tin đầu vào và đưa ra các kết luận / hành động cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp liên tục và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng

 Xác định trách nhiệm thực hiện, thời gian hoàn thành và các trách nhiệm giám sát

 Lập biên bản họp xem xét của lãnh đạo

 Biên bản họp xem xét của lãnh đạo phải được Tổng Giám đốc thông qua và phải được phát hành đến các bộ phận liên quan

5.4 Thực hiện, giám sát và báo cáo

 Các trưởng phòng ban được phân công phải đảm bảo các công việc, hành động theo kết luận của cuộc họp xem xét của lãnh đạo được thực hiện đúng thời hạn Mọi khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện phải được báo cáo cho cấp quản lý có liên quan và Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc được ủy quyền

 Kết quả thực hiện và giám sát các công việc, hành động nêu trong biên bản họp xem xét của lãnh đạo phải được báo cáo đầy đủ Ban giám đốc thông qua Văn phòng công ty

6 PHỤ LỤC

BM.03.01: Thông báo mời họp

BM.03.02: Mẫu chuẩn bị báo cáo

BM.03.03 : Biên bản họp xem xét của lãnh đạp

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 4/ 6