Chương 3 phương pháp chứng từ

Khái niệm PPCT và các yếu tố cấu thành PPCT Khái niệm phương pháp chứng từ Là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự vận động của đối tượng HTKT cụ thể nhằm phục vụ kịp

1 2

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

3.1 Khái quát chung về phương pháp chứng từ 3.2 Hệ thống chứng từ

3.3 Luân chuyển chứng từ

3.1 Khái quát chung về phương pháp

chứng từ

3.1 Khái quát chung về phương pháp

chứng từ

3.1.1 Khái niệm PPCT và các yếu tố cấu

thành PPCT

3.1.1 Khái niệm PPCT và các yếu tố cấu

thành PPCT

Khái niệm phương pháp chứng từ

Là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái

và sự vận động của đối tượng HTKT cụ thể nhằm phục

vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ để phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán

Các yếu tố cấu thành phương pháp

chứng từ

Các yếu tố cấu thành phương pháp

chứng từ

1 Hệ thống bản chứng từ: dùng để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng HTKT và là căn cứ để ghi sổ

2 Kế hoạch luân chuyển chứng từ: nhằm thông tin kịp thời về các NV kinh tế phát sinh phản ánh trạng thái và

sự biến động của các đối tượng HTKT

- Hệ thống bản chứng từ hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ TS và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các MQH KT pháp lý thuộc đối tượng HTKT.

- Là phương tiện thông tin hỏa tốc cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ

- Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp

vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chất của các cá nhân,…

- Chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các NV kinh tế cho việc ghi vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán

cụ thể

3.2.1 Bản chứng từ

4

3.2.1 Bản chứng từ

* Yếu tố bổ sung

- Phương thức thanh toán

- Thời gian thanh toán

- Định khoản…

Các yêu cầu khi lập chứng từ

 Ghi tất cả các yếu tố trong chứng từ

 Nội dung, con số phải chính xác, rõ ràng

 Đối với số tiền ghi trên chứng từ vừa phải ghi bằng chữ vừa ghi bằng số

 Đối với chứng từ có nhiều liên chỉ được ghi 1 lần qua giấy than

 Thủ trưởng và Kế toán trưởng không được ký sẵn trên chứng từ trắng

 Khi có sai sót không được tẩy xoá, viết hỏng phải huỷ bỏ nhưng không xé khỏi cuống

…

* Ý nghĩa của chứng từ kế toán

Cơ sở pháp lý cho mọi số liệu kế toán

Là cơ sở ghi sổ kế toán

Là cơ sở kiểm tra tình hình chấp hành chính sách chế độ tài chính kế toán

Là cơ sở pháp lý cho việc giải quyết tranh chấp khiếu tố

Chứng từ mệnh lệnh

Là những chứng từ mang tính quyết định của chủ thể quản lý Nó chỉ biểu hiện nhiệm vụ cần phải thực hiện mà chưa chứng minh kết quả của nhiệm vụ đó, chưa đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán

VD: Lệnh điều xe, lệnh xuất kho, lệnh chi tiền.

Chứng từ chấp hành (thực hiện)

- Là những chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành

VD: Phiếu nhập kho, Phiếu thu, Phiếu chi

- Chứng từ thực hiện có thể làm căn cứ ghi sổ

3.2.2 Phân loại chứng từ

• Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:

- Chứng từ bên trong detail

- Chứng từ bên ngoài detail

Chứng từ ghi 1 lần

Là chứng từ dùng để ghi chép 1 lần 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại, cùng

1 thời gian cùng 1 địa điểm.

Ví dụ: Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi.

Chứng từ ghi nhiều lần

Là chứng từ ghi 1 loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần trong kỳ hạch toán Sau mỗi lần ghi các con số trước đều được cộng dồn.

Ví dụ: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức.

Chứng từ bình thường

Là những chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra thường xuyên, hợp quy luật (nằm trong kế hoạch, định mức đã được duyệt) Trên chứng từ không có dấu hiệu gì đặc biệt

VD: phiếu thu, phiếu chi…

Chứng từ báo động

Là chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế (vượt định mức)

VD: giấy báo nợ vay quá hạn, giấy báo nộp phạt do nộp thuế chậm … Trên chứng từ này thường có dấu hiệu chỉ rõ mức báo động (vạch xanh, đỏ)

Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc)

Là các chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính, nó sao chụp lại nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy

ra, chứng từ gốc là cơ sở để ghi sổ kế toán.

Ví dụ: Phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư….

Chứng từ tổng hợp

Là phương tiện dùng để tổng hợp tài liệu

và các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, là công cụ

kỹ thuật giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán

VD: chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc

3.3 Luân chuyển chứng từ

3.3.1 Luân chuyển chứng từ và ý nghĩa luân chuyển chứng từ (5 giai đoạn)

hoặc thu nhận CT từ bên ngoài detail

2.3.1 Luân chuyển CT và ý nghĩa luân

chuyển CT

2.3.1 Luân chuyển CT và ý nghĩa luân

chuyển CT

nghiệp vụ và ghi sổ kế toán detail

từ trong kỳ hạch toán detail

B1 Lập CTKT theo các yếu tố của chứng từ

hoặc thu nhận chứng từ từ bên ngoài.

B1 Lập CTKT theo các yếu tố của chứng từ

hoặc thu nhận chứng từ từ bên ngoài.

- Tùy theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng

từ thích hợp

- Tùy theo yêu cầu quản lý từng loại TS mà chứng từ có thể lập thành 1 bản (liên) hoặc nhiều liên Nếu lập chứng từ nhiều liên thì đặt giấy than viết 1 lần, riêng chữ ký của người

có liên quan thì phải ký từng bản một không ký qua giấy than

-Các chứng từ lập ra dựa theo mẫu NN quy định, phải ghi đầy đủ các yếu tố bắt buộc trên bản chứng từ, có đầy đủ chữ ký của người có liên quan mới được coi

là hợp lệ, hợp pháp.

- Các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài vào kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ.

B2 Kiểm tra chứng từ

Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp

lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ như:

- các yếu tố của chứng từ,

- chữ ký của những người có liên quan,

- Tính chính xác của số liệu trên chứng từ

Chỉ sau khi chứng từ đã được kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

B3 Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp

- Lập định khoản và vào sổ sách kế toán

B4 Bảo quản và sử dụng lại các chứng

kế toán chi tiết.

B5 Lưu trữ và huỷ các chứng từ

Chứng từ là căn cứ pháp lý đồng thời là tài liệu lịch sử của DN vì vậy sau khi kết thúc kỳ kế toán chứng từ được chuyển sang lưu trữ đảm bảo an toàn, chứng từ không bị mất khi cần có thể tìm lại nhanh chóng Sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được đem ra huỷ.

3.3.2 Kế hoạch luân chuyển

chứng từ

3.3.2 Kế hoạch luân chuyển

chứng từ

- Lý do lập kế hoạch luân chuyển chứng từ: do mỗi loại

chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc tính vận động khác nhau.

- Để xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lý

- Lập kế hoạch luân chuyển chứng từ có 2 phương pháp:

+ lập riêng cho từng loại chứng từ + lập chung cho tất cả các loại chứng từ

3.3.3 Nội quy chứng từ

Chế độ chứng từ được quy đinh như sau:

-Biểu mẫu các loại chứng từ tiêu chuẩn và trình tự chung cho luân chuyển chứng từ

-Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ

-Thời hạn lập và lưu trữ

-Người lập, người kiểm tra, người sử dụng, lưu trữ

-Trách nhiệm vật chất, hành chính và quyền lợi tương đương trong việc thực hiện các điều khoản

3.3.3 Nội quy chứng từ

Nội quy chứng từ có nội dung sau:

-Các biểu mẫu chứng từ chuyên dùng của đơn vị

-Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ chuyên dùng

-Người chịu trách nhiệm lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ

-Trách nhiệm hành chính, chế độ thưởng phạt

-Xây dựng thêm các chương trình huấn luyện đặc thù khi cần thiết