Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10.doc

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN

Trong thời đại ngày nay việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp

lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từngnhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp.Chính vì vậy,phươngpháp thủ công trên giấy tờ không còn phù hợp và hiệu quả Do đó việc áp dụng CNTTvào trong quản lý là điều cần thiết

Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và đã đượcthiết kế một cách đa dạng và phong phú Một trong những ứng dụng CNTT vào việcquản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư

Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ trở nênthuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mấtnhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất,hàng tồn kho Các kế toán viênhạch toán thu chi nhanh chóng,chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi chocác nhà quản lý Nếu các DN Việt Nam không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu vềnền kinh tế càng lớn

Đề tài mà em chọn để nghiên cứu và thực hiện là :"Phân tích và thiết kế HTTT quản

lý vật tư".

Để thực hiện đề tài em đã chọn Công ty VINACONEX 10, địa chỉ lô 12C-PhanĐăng Lưu-Đà Nẵng.Đây là một DN vừa mới thành lập nên việc áp dụng CNTT vàotrong quản lý đặc biệt là hệ thống quản lý vật tư là rất ít hầu như không.Nên lợi nhuận

DN thu được trong những qua là không đáng kể

I.Lời cam đoan

Đề tài này được thực dựa trên những kiến thức mà em đã được học ở môn học HệThống Thông Tin Kế Toán, cùng sự tham khảo ý kiến của giảng viên bộ môn và một

số tài liệu liên quan

Em xin cam đoan đây là đề tài em tự thực hiện không sao chép hay copy bài của aikhác.Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của em trong thời gian qua mặc dù đề tàikhông tránh khỏi những sai sót

II Bảng kế hoạch triển khai thực hiện

Tuần 31:Lập kế hoạch triển khai đề tài Tuần 32:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tàiTuần 33:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu

Tuần 34:Phác thảo khung đề tàiTuần 35:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầuTuần 36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD

và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level)

Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship) Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo

Tuần 38:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài

III Khảo s á t thực tế :

Công ty VINACONEX là công ty chuyên kinh doanh và sản xuất vật liệuxây dựng nên việc quản lý vật tư là vô cùng quan trọng.Nhưng hiện tại việcquản lý vật tư tại DN đang thực hiện bằng phương pháp thủ công, khả năng tin

học của đội ngũ nhân viên còn quá kém

1 Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD.

Cập nhật

danh mục

Quản lý vật tư

Báo cáo mua hàng

Cập nhật phiếu xuất

Giao hàng

Cập nhật hàng tồn đầu kỳ

Làm thẻ kho

Báo cáo bán hàng tháng

Báo cáo hàng tồn

Thống

kê hàng hóa

Dự trù xuất nhập

Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật danh mục

khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mụchàng hóa và danh mục kho

Chức năng bán hàng:

+ Cập nhật phiếu xuất: khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì chức năng này cónhiệm vụ cập nhật những mặt hàng bán cho khách với số lượng và mặt hàng khách yêucầu

+ Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tới địachỉ đã yêu cầu đặt hàng Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng cũngnhư chất lượng hàng hoá thì bộ phận này sẽ thu nhận thông tin và về báo cáo cho bộphận quản lý

+ Báo cáo bán hàng: nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản

lý

Chức năng kiểm tra tồn hàng:

+ Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: cuối kì hay cuối tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểmnghiệm các loại hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầuthống kê trong kho và cập nhật số hàng tồn này

+ Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàngtrong việc quản lý các loại vật tư

Chức năng báo cáo:

+ Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách

hàng lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu

+ Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tìnhhình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyếtđịnh tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không

+ Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên

 Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ đó tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn trong kho hay không

1 DFD mức khung /bối cảnh (Mức 0)

- Nhà cung cấp có trách nhiệm gửi những thông tin của mình, hóa đơn nhập, hóa đơn thanh toán cho DN -DN nếu đồng ý mua hàng thì gửi cho nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số lượng vật tư cần mua, thanh toán tiền khi nhận được hàng -Đồng thời giữa hệ thống quản lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra - KH khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng cùng những thông tin của mình đến nhà quản lý vật tư của DN -Kế toán quản lý vật tư tiến hành: +Trả lời đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, giao hàng cho KH Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang 6

Nhà cung cấp Khách hàng Quản lý vật tư Lãnh đạo Khiếu nại Đơn đặt hàng Hóa đơn nhập Phiếu thanh toán Thông tin nhà cung cấp

Hóa đơn bán hàng

Khiếu nại Từ chối bán hàng Thông tin khách hàng Yêu cầu mua hàng Yêu cầu báo cáo

Báo cáo

+Lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo

2 DFD mức đỉnh(Mức 1)

Yêu cầu báo cáo

Nhân viên

1.Cập nhật danh mục Nhân viên

Khách hàngKhách hàng

Thông tin khách hàng

3 Bán hàng

Yêu cầu mua hàng

Hóa đơn xuất

4 Kiểm tra tồn hàng

Thông báo xửlý

Yêu cầu kiểm tra hàng

Lãnh đạo

5 Báo cáo

Báo cáo

Hàng

Khách hàngHóa đơn nhập

Yêu cầu mua hàng

nại

Đơn đặt hàng Phiếu thanh toán

Thông tin nhà cung cấp

1.3 Cập nhật danh mục nhân viên

Nhân viênNhà cung cấp

1.4 Cập nhật danh mục loại

1.5 Cập nhật danh mục hàng hóa Hàng

c2 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Mua hàng

Nhà cung cấp

2.1 Đặt hàng

khách hàngYêu cầu mua hàng

2.2 Nhập hàng

2.3 Báo cáo mua hàng

Hóa đơn nhập hàng

Hóa đơn nhập

Lãnh đạo

Phiếu thanh toán

Yêu cầu báocáoBáo cáo

Yêu cầu mua hàng

Từ chối bán hàng

3.1 Cập nhật phiếu xuất

Đồng ý

3.2 Giao hàng

Nhân viên

Khiếu nại

Hóa đơn

xuất

3.3 Báo cáo bán hàng

báo cáo

Báo cáo bán hàng

Kiểm tra tồn hàngThông tin xử lý

Yêu cầu kiểm tra hàng

Khách hàng

Hóa đơn xuất

Thông tin hàng xuất

Thông tin hàng xuất

c4 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Kiểm tra tồn hàng

Kho

Hóa đơn nhập

4.1 Cập nhật hàng tồn đầu kỳ

4.2 Làm thẻ kho

Hàng

Hóa đơn xuất

Thông tin hàng tồn

Thông tin hàng tồn đầu kỳ

c5 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Báo cáo

Lãnh đạo

5.2 Báo cáo hàng tồn

Yêu cầu báo cáo

5.4 Dự trù xuất nhập

Làm đơn

đặt hàng

Quản lý kho Hàng

3 Các kiểu thực thể và mô hình EER

NCC

MaNCC

TenNCCDiaChiNCCDienThoaiNCCTKNHNCCFax

MaHang SoCT

SoLuongTrongLuongDGiaBan

HDNhapCT

MaHang SoCT

SoLuongTrongLuongDGiaNhap

NhanVien

MaNV

TenNVChucVuDCNVDThoaiNV

NhanVien

MaNV

TenNVChucVuDCNVDThoaiNV

DDHangCT

MaDDH

MaHangSoLuongDGia

DMKho

MaKho

TenKhoDCKho

DonDatHang

MaDDH

NgayDHNgayNHMaNVMaNCC

Hang (MaHang, TenHang, MaLoai, TrongLuong, DVT, DGiaNhap, DGiaXuat)

Khóa chính: MaHang Khóa ngoại: MaLoai tham chiếu đến bảng DMLoai

HDXuat (SoCT, Ngay, MaNV, MaKH, MaHTTT, MaKho, DienGiai, TKCo, TKNo,

MaNX)

Khóa chính: SoCT Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaKH tham chiếu đến bảng KhachHang, MaHTTT tham chiếu đến bảng HTTT.

HDXuatCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaBan)

Khóa chính: MaHang, SoCT

HDNhapCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaNhap)

Khóa chính: MaHang, SoCT

NCC (MaNCC, TenNCC, DiaChiNCC, DienThoaiNCC, TKNHNCC, Fax)

Khóa chính: MaNCC

DonDatHang (MaDDH, NgayDH, NgayNH, MaNV, MaNCC)

Khóa chính: MaDDH Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaNCC tham chiếu đến bảng NCC, MaLoai tham chiếu đến bảng DMLoai.

MaKho (Mã kho): là khóa chính của bảng DMKho

TenKho (Tên kho): tên của kho

DCKho ( Địa chỉ kho): địa chỉ kho

4.2 DMLoai

MaLoai (Mã loại): là khóa chính của bảng DMLoai

TenLoai (Tên loại): tên loại hàng

4.3 DMNX

MaNX (Mã nhập xuất): là khóa chính của bảng DMNX

TenNX (Tên nhập xuất): tên nhập xuất

MaDDH (Mã đơn đặt hàng): là khóa chính của bảng DonDatHang

NgayDH (Ngày đặt hàng): cho biết ngày khách hàng đặt hàng

NgayNH (Ngày nhận hàng): cho biết ngày nhận hàng của khách hàng

MaNV (Mã nhân viên)

MaNCC (Mã NCC): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCC

4.5 DDHangCT (Đơn đặt hàng chi tiết)

MaHang ( Mã hàng): là mã của mặt hàng, tham chiếu đến bảng Hang

MaDDH (Mã đơn dặt hàng): là khóa chính của bảng DDHangCT

SoLuong (Số lượng): cho biết số lượng của đơn đặt hàng

DGia (Đơn giá): đơn giá

MaHang (Mã hàng): là khóa chính của bảng Hang

TenHang (Tên hàng): cho biết tên của mặt hàng

MaLoai (Mã loại): xác định mặt hàng đó loại nào

TrongLuong (Trọng lượng): biết được mặt hàng đó nặng bao nhiêu

DVT (Đơn vị tính): đơn vị tính

DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhập

DGiaXuat (Đơn giá xuất): đơn giá xuất

4.7 HDNhap (Hóa đơn nhập)

SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDNhap

SoCTGoc (Số chứng từ gốc): dùng để lưu các số chứng từ

MaNCC (Mã nhà cung cấp): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCCMaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVienNgay (Ngày): xác định ngày nhập hàng

MaKho (Mã kho): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMKho

TKNo (Tài khoản Nợ): xác định số tài khoản Nợ là bao nhiêu

TKCo (Tài khoản Có): xác định số tài khoản Có là bao nhiêu

MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảngHTTT

MaNX (Mã nhập xuất): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMNX

4.8 HDNhapCT (Hóa đơn nhập chi tiết)

MaHang (Mã hàng): là khóa chính

SoCT (Số chứng từ): là khóa chính

SoLuong (Số lượng) : cho biết số lượng của đơn đặt hàng

TrongLuong (Trọng lượng)

DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhập

4.9 HDXuat (Hóa đơn xuất)

SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDXuat

Ngay (Ngày): xác định ngày nhập hàng

MaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVien

MaKH (Mã khách hàng): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảngKhachHang

MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảngHTTT

MaKho (Mã kho): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMKho

DienGiai (Diễn giải): diễn giải

TKCo (Tài khoản Có): xác định số tài khoản Có là bao nhiêu

TKNo (Tài khoản Nợ): xác định số tài khoản Nợ là bao nhiêu

MaNX (Mã nhập xuất): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMNX

4.10 HDXuatCT (Hóa đơn xuất chi tiết)

MaHang (Mã hàng): là khóa chính của bảng HDXuatCT

SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDXuatCT

SoLuong (Số lượng) : cho biết số lượng của đơn đặt hàng

MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa chính của bảng HTTT

TenHTTT (Tên hình thức thanh toán): là tên của hình thức thanh toán

MaKH (Mã khách hàng): là khóa chính của bảng KhachHang

TenKH (Tên khách hàng): là tên của khách hàng

DiaChiKH (Địa chỉ khách hàng): địa chỉ liên lạc của khách hàng

DienThoaiKH (Điện thoại khách hàng): số điện thoại liên lạc của khách hàngTKNHKH (Tài khoản ngân hàng khách hàng): tài khoản ở ngân hàng của kháchhàng

MaNCC (Mã nhà cung cấp): là khóa chính của bảng NCC

TenNCC (Tên nhà cung cấp): là tên của nhà cung cấp

DiaChiNCC (Địa chỉ nhà cung cấp): địa chỉ liên lạc của nhà cung cấp

DienThoaiNCC (Điện thoại nhà cung cấp): số điện thoại liên lạc của nhà cungcấp

TKNHNCC (Tài khoản ngân hàng nhà cung cấp): tài khoản ở ngân hàng của nhàcung cấp

MaNV (Mã nhân viên): là khóa chính của bảng NhanVien

TenNV (Tên nhân viên): là tên của nhân viên

ChucVu (Chức vụ): chức vụ của nhân viên tại phòng ban

DCNV (Địa chỉ nhân viên): địa chỉ liên lạc của nhân viên

DThoaiNV (Điện thoại nhân viên): số điện thoại liên lạc của nhân viên

5 Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối)

Mở file liên quan

Nhập vào SoCT, SoCTGoc, Ngay,

MaNCC, maNV, MaNX, MaHTTT,

MaKho, TKCo, TKNo

Kiểm tra các thông tin thỏa?

Di chuyển về bản ghi cuối

Lưu?

Lưu lại các thông tin vào CSDL HDNhap để tạo ra một mẩu tin mới

Kết thúc

F

T

T

F

5.2 Sửa HDNhap

Bắt đầu

Mở file muốn chỉnh sửa

Nhập vào thông tin cần sửa

Xác nhận sửa?

Lưu?

Lưu lại các thông tin vào CSDL HDNhap tại mẩu tin hiện hành

F

T

Kết thúcF

Chọn hóa đơn cần xóa

Xóa và chuyển đến mẫu tin kế

T

F

Hiện mẫu tin

FThông báo không tìm thấy

Kết thúcT

6 Thiết kế các Form nhập liệu

Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang 26

7 Thiết kế các báo cáo/Report

Cụ thể : Mỗi khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì đơn đó được kiểmtra và chuyển qua ban kế toán Ban này sẽ kiểm tra nợ bằng máy tính với các phầnmềm đã được viết và cài đặt vào máy tính từ trứơc Như vậy công việc của các nhânviên ở khâu này sẽ nhanh chóng và đảm bảo độ tin cậy hơn rất nhiều so với trước đây.Tất cả các khách hàng, kể cả khách quen đều được kiểm tra nợ, sẽ tránh được nhữngnhầm lẫn không đáng có có thể xảy ra khi một khách vẫn được mua hàng mà nợ cònquá nhiều.

Việc kiểm soát hàng trong kho sẽ được thường xuyên hơn nhờ máy tính làm việcmột cách tự động và an toàn, từ đó có thể xác định yêu cầu nhập hàng hay không? Từviệc xử lý nhanh đơn hàng làm cho việc sắp xếp lịch xuất hàng nhanh và hiệu quả hơntrước đáp ứng kịp thời nhu cầu của xã hội hiện nay Đồng thời góp phần tự động hoámột số công việc và quản lý, truy cập thông tin một cách nhanh nhất và tận dụng đượcnhững tinh hoa của khoa học máy tính, tiết kiệm được thời gian, nhân lực, tiền bạc chocác nhà quản lý

Tuy nhiên, vẫn chưa thừa hưởng được những tiện ích của hệ thống cũ từ quản lýthủ công sang quản lý bằng máy tính, vì vậy chương trình vẫn còn sai sót và chưađược hoàn thiện Do sự phát triển của khoa học công nghệ đòi hỏi phải có một lựclượng nhân viên có tay nghề để đáp ứng được công việc quản lý trong xã hội hiện nay

2 Khả năng và hướng phát triển của hệ thống

Với yêu cầu về máy móc và thiết bị hiện đại như trên, nếu như hệ thống mới cótính khả thi nghĩa là được thực hiện theo đúng quy trình và thực chất thiết kế thì sẽ cónhiều khả năng cho kết quả tốt hơn hệ thống cũ Hệ thống mới có khả năng đưa đếnnhững tiện dụng hữu ích cho cả công nhân viên và công việc nói chung, những sai sótmắc phải là để xử lý và khắc phục Hệ thống quản lý vật tư là một phần nhỏ trongchiến lược phát triển tin học quản lý, kinh doanh vì vậy hệ thống thông tin có thể liên

kết và trở thành một bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất Khi

đó các thao tác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hoá trong hệ thốngquản lý

Vì đây là lần đầu tiên chúng tôi làm bài tập lớn về đề tài Phân tích thiết kế HệThống Thông Tin Kế Toán do vậy mà còn nhiều khiếm quyết Chúng tôi rất mongđược sự đóng góp ý kiến của thầy giáo để đề tài được hoàn thiện hơn