tài thảo luận Các lý thuyết về chu trình chuyển đổi của hệ thống thông tin kế toán.docx

tài thảo luận Các lý thuyết về chu trình chuyển đổi của hệ thống thông tin kế toán

Phụ lục

LỜI NÓI ĐẦU 2

I Tổng Quan hệ Thống Thông Tin Kế Toán 3

1.1 Thông tin (Information): 3

1.2 Hệ thống 3

1.3 Hệ thống thông tin 5

1.4 Hệ thống thống tin kế toán 8

1.4.1 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán 8

1.4.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán 9

1 4.3 Vai trò, ý nghĩa của HTTT kế toán: 11

II Chu trình chuyển đổi 12

2.1 Hệ thống hàng tồn kho 12

2.2 Hệ thống kế toán chi phí 16

2.3 Hệ thống lương 17

KẾT LUẬN 18

LỜI NÓI ĐẦU

Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới, cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ cả về số lượng

và chất lượng, điều đó dẫn đến việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, gay gắt Việc làm thế nào quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, thông qua việc tối ưu hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất, kinh doanh, tiết giảm chi phí, nâng cao năng suất, hiệu quả luôn là nổi trăn trở của lãnh đạo các doanh nghiệp Hệ thống thông tin trong mỗi doanh nghiệp ngày càng được các nhà quản trị quan tâm nhiều hơn

Hệ thống thông tin kế toán giúp lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng

có được số liệu cập nhật tức thời của các khâu hoạt động, giúp họ có những nhận định thực tế trước khi ra quyết định Các dữ liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, có khả năng khai báo, phân tích, thống kê phục vụ cho công tác lập kế hoạch, hoạch định phương hướng sản xuất kinh doanh, phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư

Mỗi doanh nghiệp luôn cần cho mình một phần mềm quản lý phù hợp với mô hình doanh nghiệp của mình Việc xây dựng hệ thông thông tin kế toán luôn là vấn đề cấp thiết

vì nó thể hiện trình độ quản lý, sắp xếp công việc của mỗi nhà quản trị

Nắm bắt được nhu cầu đó từ thực tiễn, tìm hiểu và nghiên cứu lý thuyết về “chu trình chuyển đổi của hệ thống thông tin kế toán “sau thời gian nghiên cứu và qua thử

nghiệm, các Công ty cung cấp phần mềm Việt Nam đã phát triển thành công giải pháp

Hệ thống phần mềm Kế Toán, Tài Chính và Quản Trị Doanh Nghiệp… là một giải pháp tối ưu giúp các lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam giải quyết nổi trăn trở của mình, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp như ngày nay

I Tổng Quan hệ Thống Thông Tin Kế Toán

1.1 Thông tin (Information):

• Thông tin luôn mang ý nghĩa và gồm nhiều giá trị dữ liệu, những ví dụ về

dữ liệu trên có thông tin như sau:

Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là: 845102 vào ngày 14/10/ 02 với số lượng 18

• Thông tin = Dữ liệu + Xử lý

• Thông tin giá trị có các đặc điểm :

- Thường xuyên - Có liên quan

- Đầy đủ - Chính xác

- Rõ ràng - Chi tiết

1.2 Hệ thống

• Khái niệm

• Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử tương tác, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Một hệ thống bất kỳ có ba đặc điểm sau:

 Cácyếutốđầuvào(Inputs)

 Xửlý, chếbiến(Processing)

 Cácyếutốđầura(Outputs)

- Có các thành phần bộ phận (hoặc những điểm hữu hình)

- Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo cách đã quy định

- Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống

Lý thuyết hệ thống có đưa ra những khái niệm liên quan như sau:

• Ví dụ 1

• Khái niệm hệ thống được sử dụng trong cuộc sống hàng ngày

• Hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học v v

• Ví dụ: 2

• Hệ thống xí nghiệp: Các phần tử là tập hợp nhân viên, những nguyên vật

liệu, quy tắc quản lý, kinh nghiệm, cách tổ chức thống nhất nhằm đạt mục

tiêu lợi nhuận tối đa

• Hệ thống cơ quan hành chính sự nghiệp: ( Uỷ ban Nhân dân Phường ),

nhân viên, văn bản pháp quy, quy định các tập luật, … là các thành phần của hệ thống, mục tiêu là phục vụ nhân dân

• Hệ thống chấp thuận các đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra

• Một tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với môi trường Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài

• Các tổ chức đều là những hệ thống sống và phát triển

• Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác (cha)

• Một xí nghiệp/ hệ thống kinh doanh có thể phân làm ba hệ thống con

• Hệ thống quyết định là hệ thống bao gồm con người, phương tiện, và các phương pháp tham gia đề xuất quyết định

1.3 Hệ thống thông tin

Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể xem

“hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”

Hệ thống con và hệ thống cha

Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau Các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau Các thành phần của nó

cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có Các hệ thống cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiền trình phối hợp các thành phần bộ phận để đạt được mục tiêu của nó Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó

- Ví dụ: - Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường bộ, hệ thống giao thông đường thủy…

+Đương biên và nơi giao tiếp

*Đường biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức

*Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đường biên của hệ thống con Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận

+Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng có thể được phân loại thành bốn dạng cơ bản sau:

* Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường Nó không có nơi giao tiếp với bên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trường tác động Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau

*Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác với môi trường, có nơi giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên tiến trình Quan hệ ở đây được thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất

* Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi trường Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thường bị nhiều loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng đến quá trình xử lý của nó Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn

- Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của nó Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, người ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau

Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi

• Hệ thống thông tin, là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền, và phát thông tin trong một tổ chức

• Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút

• Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác

• Hệ thống thông tin hiện đại (tự động) hóa có các đặc điểm:

• Tổ chức lưu trữ, xử lý, và truyền bá thông tin

• Cung cấp thông tin cho tổ chức theo yêu cầu một cách chính xác và nhanh chóng

Bao gồm : phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người và quy trình xử lý

Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin

mà doanh nghiệp cần Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn

đề cần giải quyết, cácquy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thôn tin

Phân loại hệ thống thông tin

 Theo mụcđích phục vụ của thông tin đầu ra:

 + Hệ thống xử lý giao dịch

 + Hệ thống thông tin quản lý

 + Hệ thống trợ giúp ra quyết định

 + Hệ thống chuyên gia

 + Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh

 -Theo nghiệp vụ mà HTTTQL phục vụ: tài chính, nhân lực,

marketing, sản xuất kinh doanh, văn phòng

Cấu trúc của hệ thống thông tin

1.4 Hệ thống thống tin kế toán

Thông tin kế toán: Là các TT có được từ các nghiệp vụ hạch toán kế toán

Là các TT có được do sự theo dõi, ghi chép, tính toán trong một nghiệp vụ kế toán phát sinh

TT kế toán cho biết chi phí bỏ ra cũng như lợi nhuận thu được trong các hoạt động sản xuất kinh doanh

1.4.1 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán

Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tếp hát sinh Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin toán phân tích,ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứngtừ,sổ,thẻ,bảng…) Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin

Mục tiêu của kế toán là lập ra báo cáo tài chính-phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính ,trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó,được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc,gồm các báo cáo sau:

 Bảng cân đối kế toán

 Kết quả hoạt động kinh doanh

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

 Thuyết minh báocáo tài chính

Hệ thông thông tin quản lý có máy tính tham gia, một máy tính cụ thể xử lý thông tin Khi hoạt động, có thành phần của máy tính trao đổi thông tin với nhau Như vậy, máy tính cũng là một hệ thống thông tin Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế xã hộ như hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý lịch công tác là các ví dụ điển hình về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý: phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khoải một công việc tính toán, thống kê nặng nhọc Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể – thông tin thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết phục

vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin các hoạt động diễn ra trong hệ thống

Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính: + Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống nhữgn thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học

+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới

+ Phân phối và cung cấp thông tin

Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống

1.4.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

 Theo mục tiêu và phương pháp :có 2 loại hệ thống thông tin kế toán

 Hệ thống thông tin kế toán tài chính :cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài,nhũng thông tin này phải tuân thủ theo các chế độ và quy tắc,chuẩn mực múc kế toán hiện hành

 Hệ thống thông tin kê toán quản trị :Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với các doanh nghiệp

 Theo sự lưu trữ và sao lưu dữ liệu

 Hệ thống thông tin kế toán thủ công :trong những hệ thống này nguông nhân lực này chủ yếu là con người cùng với các công cụ tính toán.con người thực hiện toàn bộ các công việc kế toán Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép một các thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ sổ ,thẻ bảng,đây là những hệ thống phổ biến vào nhũng năm

1980 trở về trước

 Hệ thống thông tin máy tính :nguồn lực chủ yếu là máy tính toàn bộ các công việc kế toán trừ phân tích nghiệp vụ,ghi chéo,lưu dữ liệu,lưu trũ tổng hợp ,lập báo cáo đều do máy tính thực hiện.Dữ liệu này được lưu trữ dưới dạng các tệp tin,hệ thống giao dịch tự động,hệ thống được tính giá cước điện thoại,hệ thống chấm công.hệ thống thu phí giao thông

 Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính :nguồn lực bao gồm con người và máy tính trong đó máy tính thực hiện toàn bộ nội dung công việc kế toán dưới sự kiểm soát của con người,Như vậy nếu không có con người thị hệ thống này không thể hoạt động được và ngược lại.nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng không thể hoạt động hoàn hảo được ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập được,cũng như thực hiện các công việc bảo mật bảo trì hệ thống Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính là đối tượng nghiên cứu chính của chúng ta

1 4.3 Vai trò, ý nghĩa của HTTT kế toán:

• Lập các mục tiêu, đánh giá quá trình thực hiện các mục tiêu và đưa ra các quyết định điều chỉnh trong hoạt động của các doanh nghiệp hoặc các tổ chức kinh tế

• Quyết định vốn đầu tư, phân chia lợi nhuận

• Tính thuế

• Hoạch định các chính sách kinh tế

Quy trình sử lý thông tin trong hệ thống thông tin kế toán

Chu kỳ sống của hê thống thông tin

• Giai đoạn sinh thành

• Giai đoạn phát triển

• Giai đoạn khai thác

• Giai đoạn thoái hóa

Các hoạt động tác nghiệp thông tin

• Phân tích hệ thống (systems analyst)

• Tích hợp hệ thống (system integrator)

• Quản trị cơ sở dữ liệu

• Phân tích hệ thống thông tin

• Lập trình quản lý cơ sở dữ liệu

• Quản lý cơ sở dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định cho lãnh đạo, quản lý

Mối quan hệ của hệ thống thông tin kế toán và mối quan hệ với kế toán và hệ thống thông tin

II Chu trình chuyển đổi

Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép,xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến

sử dụng lao động ,vật liệu ,máy móc công cụ và chi phí chung để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ.việc sử lý này sẽ khác nhau tùy thuộc vào đơn vị là doanh nghiệp sản xuất hay

là doanh nghiệp thương mai,dịch vụ

Chu trình chuyển đổi thường bao gồm 3 hệ thống con như sau

1 Hệ thống lương : Tính toán toán tiền lương phải trả cho nhân viên ,thanh toán lương,các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân

2 Hệ thống quản trị tồn kho:tổ chức quản lý dự trữ hàng tồn kho và việc sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất

3 Hệ thống chi phí: Quản lý và tập hợp chi phí sản xuất,tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.đây là hệ thống chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc dịch vụ

2.1 Hệ thống hàng tồn kho

Hệ thống này có hai chức năng chủ yếu là

-Thực hiện các ghi chép chủ yếu về hàng tồn kho

-Quản trị hàng tồn kho

Mục đích của việc quản trị hàng tồn kho là duy trì mức dự trữ tối ưu nhằn thiểu hóa chi phí đàu tư hang tồn kho mà vẫn đảm bảo sản xuất vẫn diễn ra bình thường đều đặn cho dù có thể sử dụng nguyên vật liệu nhiều hơn mức bình thường hoặc thậm chí khi người cung cấp chậm trễ trong việc giao hàng

Doanh nghiệp sản xuất sử dụng hệ thống hàng tồn kho để kiểm soát mức nguyên vật liệu,thành phẩm tồn kho và đưa vào sản xuất Doanh nghiệp thương mại sử dụng hệ thống này để đảm bảo sẵn sang hàng hóa để bán.các doanh nghiệp dịch

vụ tuy cũng có hang tồn kho là công cụ nhưng doanh nghiệp này hầu như không

sử dụng hệ thống hàng tồn kho để kiểm soát chúng vì khi cần mua ngoài khi cần hạch toán vào chi phí

Chi phí hang tồn kho được phân làm 3 loại nhu sau :

-Chi phí mua hàng gồm chi phí đặt hàng ,phí vận chuyển,giá mua hàng hóa,chi phí nhận hàng …