Xây dựng vị trí việc làm tại văn phòng sở nông nghiệp và phát triển nông thôn trong giai đoạn 2016 2020

Vị trí việc làm được hiểu là một vị trí hoặc một chỗ làm việc trongmột cơ quan, tổ chức, đơn vị mà tại đó người công chức thực hiện một côngviệc hoặc một nhóm các công việc có tính ổn đị

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I

BÙI XUÂN THƯ

XÂY DỰNG VỊ TRÍ VIỆC LÀM TẠI VĂN PHÒNG SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN NINH

BÌNH GIAI ĐOẠN 2016-2020

ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP CAO CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ

HÀ NỘI, THÁNG 4 NĂM 2016

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I

ĐỀ ÁNXÂY DỰNG VỊ TRÍ VIỆC LÀM TẠI VĂN PHÒNG SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN NINH BÌNH

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, các thầy cô giáo của Họcviện Chính trị khu vực I, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Banquản lý đào tạo, giáo viên chủ nhiệm lớp Cao cấp lý luận chính trị B2-15,Lãnh đạo Sở Nông nghiệp và PTNT tỉnh Ninh Bình đã tạo điều kiện thuậnlợi để em hoàn thành tốt chương trình học tập Em xin chân thành cảm ơnthầy giáo đã tận tình chỉ bảo hướng dẫn em nghiên cứu và hoàn thành đề ántốt nghiệp này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do nhận thức và thời gian có hạnnên đề án không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự chỉ bảo,góp ý tận tình của các thầy giáo, cô giáo để đề án được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Ninh Bình, ngày tháng 4 năm 2016

Tác giả

Bùi Xuân Thư

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết 1

2 Mục tiêu của đề án 2

2.1 Mục tiêu chung 2

2.2 Mục tiêu cụ thể 2

3 Giới hạn của đề án 3

B NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN 1 Cơ sở xây dựng đề án 4

1.1 Cơ sở khoa học 4

1.2 Cơ sở chính trị, pháp lý 10

1.3 Cơ sở thực tiễn 12

2 Nội dung thực hiện đề án 18

2.1 Bối cảnh thực hiện đề án 18

2.2 Thực trạng xây dựng vị trí việc làm 19

2.3 Nội dung cụ thể về xây dựng vị trí việc làm 23

2.4 Các giải pháp thực hiện Đề án 33

3 Tổ chức thực hiện đề án 38

3.1 Phân công trách nhiệm thực hiện đề án 38

3.2 Tiến độ thực hiện đề án 39

3.3 Kinh phí thực hiện các hoạt động của đề án 39

4 Dự kiến hiệu quả của đề án 40

4.1 Ý nghĩa thực tiễn của đề án 40

4.2 Đối tượng hưởng lợi của đề án 40

4.3 Những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện và tính khả thi

của đề án 41

C KIẾN NGHỊ, KẾT LUẬN 1 Kiến nghị 44

1.1 Kiến nghị với Chính phủ 44

1.2 Kiến nghị với Sở NN&PTNT Ninh Bình 44

2 Kết luận 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Cải cách hành chính là nội dung quan trọng thể hiện đường lối đổimới của Đảng và Nhà nước Ngay đầu nhiệm kỳ, 2011-2016, Chính phủ đãban hành Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 về Chương trình tổngthể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011-2020 Một trong nhữngtrọng tâm được đề cập trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính giaiđoạn 2011-2020 là: xây dựng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, côngchức, chú trọng cải cách chính sách tiền lương nhằm tạo động lực thực sự

để cán bộ, công chức, viên chức thực thi công vụ có chất lượng và hiệu quảcao Tiếp đó Chính phủ ban hành Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày18/10/2012 phê duyệt đề án Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức;theo đó đến năm 2015, có 70% các cơ quan, tổ chức của Nhà nước từ Trungương đến cấp huyện xây dựng và được phê duyệt Danh mục vị trí việc làm

và cơ cấu công chức theo ngạch

Mọi cơ quan, tổ chức đều cần một bộ máy tổ chức khoa học, nhữngngười biết làm việc, làm việc có chất lượng cao Việc thực hiện đề án "Đẩymạnh cải cách chế độ công vụ, công chức" của Chính phủ đã triển khai được

03 năm và đã đạt được những kết quả quan trọng Tuy nhiên thực trạng tồntại trong không ít cơ quan hành chính hiện nay là chất lượng cán bộ, côngchức, viên chức chưa đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ mới; cơ chế quản lýcán bộ, công chức vẫn chậm được đổi mới; tình trạng cán bộ, công chức,viên chức làm trái chuyên môn; một người kiêm nhiệm nhiều việc, hoặc mộtcông việc do nhiều người đảm nhiệm dẫn đến tình trạng đùn đẩy, né tránhcông việc; một số công chức làm không hết việc, một số công chức đến cơquan được giao việc gì thì làm việc nấy, ngoài ra không xác định được côngviệc chính của mình là gì Để xây dựng tổ chức, bộ máy bảo đảm tính khoahọc, hiệu quả, chúng ta phải xác định vị trí việc làm cho cơ quan, đơn vị

mình để lấy đó làm cơ sở và căn cứ để đổi mới phương pháp quản lý, sử dụng,đánh giá công chức, viên chức trên từng lĩnh vực cụ thể, sắp xếp bố trí nhânlực tổ chức thực hiện nhiệm vụ đảm bảo khoa học, hiệu quả, công khai, minhbạch, phát huy được năng lực, khả năng công tác của công chức, viên chức

Nằm trong 13 đơn vị chuyên môn thuộc Sở nông nghiệp và phát triểnNông thôn Ninh Bình quản lý hiện nay đang thực hiện khối lượng công việclớn Khác với các cơ quan chuyên môn khác Văn phòng vừa thực hiện chứcnăng tham mưu, vừa thực hiện chức năng hành chính quản trị Để hoànthành chức năng, nhiệm vụ được giao thì việc xây dựng đề án vị trí việc làm

là vấn đề cấp thiết Xuất phát từ nhu cầu đó, được sự đồng ý của thầy Giámđốc Học viện Chính trị Khu vực I, em nghiên cứu đề án tốt nghiệp Cao cấp

Lý luận chính trị B2-15 khoá 2015 - 2016 với tiêu đề “Xây dựng vị trí việclàm tại Văn phòng Sở nông nghiệp và phát triển Nông thôn trong giai đoạn2016-2020”

2 Mục tiêu của đề án

2.1 Mục tiêu chung

Xác định vị trí việc làm nhằm xây dựng tổ chức bộ máy bảo đảm tínhkhoa học, hiệu quả, làm cơ sở để đổi mới phương pháp quản lý, sử dụng,đánh giá công chức, viên chức

Khắc phục được tình trạng mất cân đối trong cơ cấu công chức, viênchức; góp phần tinh giản biên chế cơ quan

3 Giới hạn của đề án

Đối tượng của đề án áp dụng cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức

và nhân viên Văn phòng Sở nông nghiệp và phát triển Nông thôn Ninh Bình

Phạm vi nghiên cứu của đề án về mặt không gian là cơ quan Vănphòng Sở nông nghiệp và phát triển Nông thôn

Phạm vi nghiên cứu của đề án về mặt thời gian được giới hạn tronggiai đoạn 2016 - 2020

B NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN

1 Cơ sở xây dựng đề án

1.1 Cơ sở khoa học

1.1.1 Khái niệm về vị trí việc làm

Theo Khoản 3 Điều 7 Luật Cán bộ, công chức thì vị trí việc làm là:công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xácđịnh biên chế và bố trí công việc trong cơ quan, tổ chức, đơn vị

Vị trí việc làm được hiểu là một vị trí hoặc một chỗ làm việc trongmột cơ quan, tổ chức, đơn vị mà tại đó người công chức thực hiện một côngviệc hoặc một nhóm các công việc có tính ổn định, lâu dài, thường xuyên,lặp đi lặp lại, có tên gọi cụ thể theo chức danh, chức vụ hoặc theo tính chấtcông việc và được gắn liền với quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức đó

1.1.2 Cấu trúc của vị trí việc làm

Vị trí việc làm có cấu trúc gồm bản mô tả công việc và khung nănglực phù hợp để hoàn thành công việc

Bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm được thực hiện gồm cácnội dung sau: Mô tả các công việc, các hoạt động và thời gian phải thực hiện(nếu xác định được) để hoàn thành từng công việc, từng hoạt động ở mỗi vịtrí việc làm; kết quả (sản phẩm) công việc của vị trí việc làm; điều kiện làmviệc (trang thiết bị, phần mềm quản lý, phương tiện, môi trường làm việc,phạm vi hoạt động, quan hệ công tác) Đối với những vị trí việc làm thuộcnhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành, nếu kiêm thêm các công việcthuộc nhóm thực thi, thừa hành thì phần mô tả về công việc thực thi, thừahành được thực hiện như đối với vị trí việc làm gắn với công việc chuyênmôn, nghiệp vụ trong cơ quan, tổ chức, đơn vị

Khung năng lực của từng vị trí việc làm gồm các năng lực và kỹnăng phải có để hoàn thành các công việc, các hoạt động nêu tại Bản mô tả

công việc ứng với từng vị trí việc làm Yêu cầu về năng lực, kỹ năng tốithiểu cần phải có để hoàn thành nhiệm vụ ở vị trí việc làm cụ thể như: nănglực tổng hợp, năng lực giải quyết các vấn đề phát sinh trong thực tế củangành, năng lực tập hợp, quy tụ, năng lực điều hành và phối hợp hoạt động,

kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng giao tiếp… Đối với những vị trí việclàm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành phải có năng lựcđiều hành và phối hợp các hoạt động, năng lực phân quyền, ủy quyền

1.1.3 Phân loại vị trí việc làm

Vị trí việc làm gồm có 03 loại:

- Vị trí việc làm do một người đảm nhận Là những vị trí việc làmsau khi công chức, viên chức thống kê các công việc trong năm dựa trênchức trách, nhiệm vụ được giao và ước tính phần trăm (%) thời gian thựchiện các công việc trong năm ở mỗi vị trí việc làm trung bình khoảng 100%;hoặc là những vị trí việc làm mà số lượng người đảm nhận vị trí việc làm đó

đã được cấp có thẩm quyền quy định (vị trí việc làm Chánh Văn phòng)

- Vị trí việc làm do nhiều người đảm nhận Là những vị trí việc làmsau khi công chức, viên chức thống kê các công việc trong năm dựa trênchức trách, nhiệm vụ được giao và ước tính phần trăm (%) thời gian thựchiện các công việc trong năm ở mỗi vị trí việc làm trung bình khoảng 200%trở lên (tương ứng từ 02 biên chế trở lên); hoặc là những vị trí việc làm mà

số lượng người đảm nhận vị trí việc làm đó đã được cấp có thẩm quyền quyđịnh (Vị trí việc làm Phó Chánh Văn phòng, Cán bộ trực tại giao dịch hànhchính một cửa, bảo vệ )

- Vị trí việc làm kiêm nhiệm Là những vị trí việc làm sau khi thống

kê các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được quy định và ước tính phầntrăm (%) thời gian thực hiện các công việc trong năm ở mỗi vị trí việc làmkhông đủ để bố trí biên chế; hoặc là những vị trí việc làm mà cấp có thẩmquyền quy định phải kiêm nhiệm

1.1.4 Nguyên tắc để xác định vị trí việc làm

Nguyên tắc để xác định vị trí việc làm trong mỗi cơ quan, tổ chức làphải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó, trên cơ sở bảođảm tính khoa học và tính thực tiễn, tuân thủ các quy định về quản lý côngchức và phải gắn với một chức danh ngạch công chức nhất định; đối với vị tríviệc làm là lãnh đạo, quản lý thì có thêm chức danh lãnh đạo, quản lý

1.1.5 Phương pháp xác định vị trí việc làm

Theo hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày22/4/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức tạiThông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ Nội vụ; Quyết định

số 06/2009/QĐ-UBND ngày 13 tháng 02 năm 2009 của Uỷ ban nhân dântỉnh Ninh Bình về việc ban hành quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn,

cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế của Sở Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn tỉnh Ninh Bình; việc xác định vị trí việc làm sử dụng phương pháp tổnghợp Xác định vị trí việc làm theo phương pháp tổng hợp là việc kết hợpgiữa hoạt động phân tích tổ chức và phân tích công việc, được thực hiện theocác bước sau:

Bước 1 Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa tổ chức, đơn vị

Bước này do từng cán bộ, công chức thực hiện theo nguyên tắc chỉ

kê khai những công việc thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đi lặplại có tính chu kỳ Không thống kê những công việc có tính thời vụ, đột xuấthoặc công việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn

vị Tại bảng thống kê này, công chức phải kê khai đầu ra của mỗi công việc;thời gian thực hiện một công việc; số lượng công việc thực hiện trong năm;tổng thời gian thực hiện trong một năm; ước tính thời gian thực hiện

Bước 2 Phân nhóm công việc

Trên cơ sở thống kê công việc cá nhân của tất cả công chức, tiếnhành phân nhóm công việc vào 3 nhóm lớn gồm: nhóm công việc quản lýđiều hành, nhóm công việc chuyên môn nghiệp vụ và nhóm công việc hỗtrợ, phục vụ Với mỗi nhóm có thể tiếp tục phân thành các nhóm công việcchi tiết hơn có tính chất, đặc thù tương tự nhau Việc phân chia các nhómcông việc nhỏ hơn sẽ là cơ sở chính xác, cụ thể để xác định tên của các vị tríviệc làm trong 3 nhóm công việc Ví dụ: nhóm công việc lãnh đạo, quản lý,điều hành gồm có nhóm lãnh đạo đơn vị, nhóm lãnh đạo tổ chức trực thuộc;nhóm công việc chuyên môn nghiệp vụ gồm có nhóm công việc tổng hợp,nhóm công việc văn thư – lưu trữ, nhóm công việc quản trị mạng …

Bước 3 Xác định các yếu tố ảnh hưởng

Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm bao gồm: tínhchất, đặc điểm, độ phức tạp công việc; quy mô, phạm vi, đối tượng quản lý;quy trình chuyên môn nghiệp vụ, xử lý công việc; chế độ làm việc, cáchthức tổ chức công việc; mức độ hiện đại hóa công sở; yêu cầu về hiệu quả,hiệu lực quản lý, chất lượng công việc; thực trạng đội ngũ cán bộ, côngchức; các yếu tố mang tính đặc thù của ngành, lĩnh vực Ngoài ra đối vớiviệc xác định vị trí việc làm tại các cơ quan, tổ chức địa phương còn phảitính đến các yếu tố ảnh hưởng như: quy mô dân số, diện tích tự nhiên; trình

độ phát triển kinh tế xã hội của địa phương; số lượng đơn vị hành chính; đặcđiểm lịch sử văn hóa, an ninh, chính trị, trật tự xã hội

Việc xác định các yếu tố ảnh hưởng là rất quan trọng bởi với mức độkhác nhau của các yếu tố ảnh hưởng sẽ cho cách nhìn nhận khác nhau đểđánh giá về hiệu quả làm việc của công chức tại mỗi vị trí việc làm Với một

vị trí việc làm như nhau nhưng sẽ phải sử dụng số lượng biên chế khác nhau

ở những cơ quan, tổ chức có mức độ hiện đại hóa công sở, quy mô dân số,trình độ phát triển kinh tế xã hội khác nhau

Bước 4 Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức hiện có

Việc thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức vàngười lao động trong cơ quan, tổ chức, đơn vị bao gồm:

- Thống kê thực trạng về số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ,công chức (kể cả những người ký hợp đồng lao động theo quy định của phápluật) tại thời điểm xây dựng đề án vị trí việc làm trong cơ quan, tổ chức, đơnvị;

- Đánh giá thực trạng việc phân công, bố trí, sử dụng và mức độ hoànthành nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ, công chức và người lao động ở cơ quan,

tổ chức, đơn vị Nội dung báo cáo gồm: Đánh giá việc đáp ứng và sự phùhợp với yêu cầu, nhiệm vụ của đội ngũ công chức và người lao động ở cơquan, tổ chức, đơn vị; đánh giá sự phù hợp hay không phù hợp của việc phâncông, bố trí, sử dụng và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng công chức vàngười lao động theo nhiệm vụ đang đảm nhận

Bước 5 Xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có đểthực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị

Trên cơ sở thống kê công việc, phân nhóm công việc; các yếu tố ảnhhưởng; báo cáo thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức của

cơ quan, tổ chức, đơn vị; tiến hành xác định các vị trí việc làm và tổng hợpthành danh mục vị trí việc làm của cơ quan, tổ chức, đơn vị Danh mục vị tríviệc làm của cơ quan, tổ chức, đơn vị được phân thành các nhóm công việc:Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành; các

vị trí việc làm thuộc nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ, thực thi, thừahành; các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ Danh mục vịtrí việc làm của cơ quan, tổ chức, đơn vị được tổng hợp từ các vị trí việc làm

cụ thể và được sắp xếp theo thứ tự: vị trí lãnh đạo, quản lý; vị trí thực thi,thừa hành (thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ); vị trí hỗ trợ, phục vụ Trongdanh mục vị trí việc làm, phải nêu rõ ngạch công chức tương ứng với từng

vị trí việc làm; dự kiến số lượng biên chế cần có để bố trí theo từng vị trí

việc làm số biên chế dự kiến này chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào điềukiện, tính chất, đặc điểm công việc; tổ chức lao động của cơ quan, tổ chức,đơn vị, khối lượng, số lượng công việc.

Bước 6 Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm.Trên cơ sở danh mục vị trí việc làm đã được xác định, việc xây dựngbản mô tả công việc của từng vị trí việc làm được thực hiện gồm các nộidung sau:

- Mô tả các công việc, các hoạt động và thời gian phải thực hiện (nếuxác định được) để hoàn thành từng công việc, từng hoạt động ở mỗi vị tríviệc làm Ví dụ: tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; nghiên cứu; soạn thảo văn bản; xâydựng kế hoạch, khảo sát thực tế, tổ chức cuộc họp, trao đổi ý kiến; phốihợp;

- Kết quả (sản phẩm) công việc của vị trí việc làm;

- Điều kiện làm việc (trang thiết bị, phần mềm quản lý, phương tiện,môi trường làm việc, phạm vi hoạt động, quan hệ công tác)

Bước 7 Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm

Khung năng lực của từng vị trí việc làm được xây dựng gồm cácnăng lực và kỹ năng phải có để hoàn thành các công việc, các hoạt động nêutại Bản mô tả công việc ứng với từng vị trí việc làm Khung năng lực củatừng vị trí việc gồm các năng lực và kỹ năng phải có để hoàn thành các côngviệc, các hoạt động nêu tại Bản mô tả công việc ứng với từng vị trí việc làm.Yêu cầu về năng lực, kỹ năng tối thiểu cần phải có để hoàn thành nhiệm vụ

ở vị trí việc làm cụ thể như: năng lực tổng hợp, năng lực giải quyết các vấn

đề phát sinh trong thực tế của ngành, năng lực tập hợp, quy tụ, năng lực điềuhành và phối hợp hoạt động, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng giao tiếp

… Đối với những vị trí việc làm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý,điều hành phải có năng lực điều hành và phối hợp các hoạt động, năng lựcphân quyền, ủy quyền …

Bước 8 Xác định ngạch công chức tương ứng.

Việc xác định ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm đượctiến hành gắn liền với quá trình xác định danh mục vị trí việc làm và căn cứvào các yếu tố sau: lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ; tên của vị trí việc làm;bản mô tả công việc; khung năng lực; vị trí, quy mô, phạm vi hoạt động vàđối tượng phục vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị; quy định về ngạch côngchức cao nhất được sử dụng trong cơ quan, tổ chức, đơn vị

Việc xác định ngạch công chức tương ứng giúp các cơ quan, đơn vịkhi tuyển chọn, quản lý nhân sự sẽ chọn được người có trình độ chuyên môncao thì phải đảm nhận nhiệm vụ ở vị trí việc làm có tính chất phức tạp, đòihỏi trách nhiệm cao hơn, cường độ làm việc cao hơn so với những người làmcông việc đơn giản hơn, trách nhiệm và cường độ lao động thấp hơn

1.2 Cơ sở chính trị, pháp lý

Nghị quyết Hội nghị Trung ương 5 khóa X về đẩy mạnh cải cáchhành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước khiđánh giá về tổ chức bộ máy, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức khẳngđịnh: “Chức năng, nhiệm vụ của một số cơ quan trong hệ thống hành chínhnhà nước chưa đủ rõ, còn trùng lặp và chưa bao quát hết các lĩnh vực quản lýnhà nước; cơ cấu tổ chức bộ máy còn cồng kềnh, chưa phù hợp Chất lượngđội ngũ cán bộ, công chức chưa đáp ứng kịp yêu cầu” Trong 10 nhóm chủtrương và giải pháp được nêu trong Nghị quyết, nhóm giải pháp về tiếp tụccải cách chế độ công vụ, công chức nêu giải pháp đầu tiên là “Xác định rõ vịtrí, cơ cấu và tiêu chuẩn chức danh công chức trong từng cơ quan của Nhànước để làm căn cứ tuyển dụng và bố trí sử dụng cán bộ, công chức”, trong

đó đối với các cơ quan nhà nước: “Trên cơ sở xây dựng chức danh, tiêuchuẩn, vị trí việc làm và cơ cấu công chức, từng cơ quan nhà nước rà soát lạiđội ngũ công chức, đối chiếu với tiêu chuẩn để bố trí lại cho phù hợp”

Khoản 3 Điều 7 Luật cán bộ, công chức quy định: “Vị trí việc làm làcông việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xácđịnh biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị”.

Điều 65 Luật cán bộ, công chức quy định: “1 Nội dung quản lý cán

bộ, công chức bao gồm:

a) Ban hành và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về cán

bộ, công chức;

b) Xây dựng kế hoạch, quy hoạch cán bộ, công chức;

c) Quy định chức danh và cơ cấu cán bộ;

d) Quy định ngạch, chức danh, mã số công chức; mô tả, quy định vịtrí việc làm và cơ cấu công chức để xác định số lượng biên chế;

đ) Các công tác khác liên quan đến quản lý cán bộ, công chức quyđịnh tại Luật này.”

- Nghị định số 36/2013/NĐ-CP của Chính phủ về vị trí việc làm và

cơ cấu ngạch công chức

Đó cũng là căn cứ để sắp xếp lại đội ngũ cán bộ, công chức; pháthiện các chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ; nghiên cứu lại việc phân cấpquản lý cán bộ công chức; kiểm nghiệm lại tiêu chuẩn, chức danh, cải cáchtiền lương…

Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về ban hànhChương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020,khi đưa ra các nhiệm vụ của chương trình đã nêu rõ trong nhiệm vụ thứ 3:

“Trên cơ sở xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, xâydựng cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức hợp lý gắn với vị trí việc làm” vàđưa ra mục tiêu phấn đấu trong giai đoạn 1 (2011 - 2015) “50% các cơ quanhành chính nhà nước có cơ cấu cán bộ, công chức theo vị trí việc làm”

Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 của Thủ tướng Chínhphủ Phê duyệt đề án "Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức" xác

định một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn 2010-2020 làhoàn thiện các quy định về vị trí việc làm và triển khai xác định vị trí việclàm, cơ cấu công chức theo ngạch tại các cơ quan, tổ chức từ Trung ươngđến địa phương Trong đó tại Điểm b Khoản 1 Mục I Điều 1 đưa ra mục tiêu

cụ thể đến 2015 là “Triển khai việc xác định danh mục vị trí việc làm và cơcấu công chức theo ngạch trong các cơ quan, tổ chức Phấn đấu đến năm

2015 có 70% các cơ quan, tổ chức của Nhà nước từ Trung ương đến cấphuyện xây dựng và được phê duyệt Danh mục vị trí việc làm và cơ cấu côngchức theo ngạch” Do vậy, xác định vị trí việc làm được coi là nhiệm vụ bắtbuộc đối với tất cả các bộ, ngành, địa phương để thực hiện đổi mới cơ chếquản lý cán bộ, công chức

Nghị định 36/2013/NĐ-CP ngày 22/04/2013 của Chính phủ về vị tríviệc làm và cơ cấu ngạch công chức; Thông tư 05/2013/TT-BNV ngày25/06/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-

CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch côngchức đã quy định rõ hơn về vị trí việc làm và phương pháp xác định vị tríviệc làm trong các cơ quan, tổ chức hành chính của Đảng, tổ chức chính trị -

xã hội và đơn vị sự nghiệp công lập

Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 của Chính phủ, Nghịđịnh số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/04/2013 của Chính phủ; đồng thời phâncông trách nhiệm cho các Sở, Ban ngành của tỉnh, Uỷ ban nhân dân cáchuyện, thành phố tổ chức thực hiện

266/QĐ-SNN ngày 16/6/2009 của Sở Nông nghiệp và PTNT ban hành chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, thanh tra và các phòng chuyênmôn thuộc Sở Nông nghiệp và PTNT Ninh Bình;

1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Sở Nông nghiệp vàPTNT Ninh Bình

1.3.1.1 Vị trí, chức năng

Văn phòng là cơ quan chuyên môn có chức năng tham mưu tổng hợpcho Sở Nông nghiệp và PTNT Ninh Bình về: Hoạt động của Sở; tham mưucho lãnh đạo Sở về chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Sở; cung cấp thông tinphục vụ quản lý và hoạt động của Sở, và các cơ quan nhà nước ở địaphương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Sở; trực tiếpquản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơchế một cửa; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả cáclĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ngành, chuyển hồ sơ đến cácphòng chuyên môn thuộc Sở giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân,

tổ chức; kiến nghị, phản ánh; tham mưu cho Lãnh đạo Sở trong công tác tiếpcông dân, xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo

Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch cụ thể hàng tháng, hàngquý, sáu tháng và cả năm của Lãnh đạo Sở; tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm

tra các cơ quan, đơn vị thuộc Sở thực hiện chương trình, kế hoạch đó Theodõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn, đơn

vị sự nghiệp thuộc Sở theo quy định của pháp luật

Thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ

sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Sở theo quy định của phápluật; soạn thảo môt số đề án, báo cáo do Giám đốc trực tiếp giao; phối hợpvới các cơ quan có liên quan chuẩn bị các đề án, báo cáo, dự thảo các nghịquyết của Lãnh đạo Sở quy chế làm việc của Sở Thực hiện công tác báo cáođịnh kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động Sở

Nghiên cứu và đề xuất với Thường trực Đảnh ủy Sở những vấn đềliên quan đến vận dụng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhànước vào tình hình thực tế của nghành, nhằm đảm bảo thực hiện có hiệu quảnhững chủ trương, chính sách đó

Tổ chức đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm phápluật của Sở và của cấp trên, các kiến nghị trong kết luận giám sát của Hộiđồng nhân dân Tỉnh, các quyết định, văn bản chỉ đạo của Sở; đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện; chủ trì phối hợp với các ngành có liên quan kiến nghị vớiLãnh đạo Sở, về các biện pháp nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện các kếtluận, quyết định và văn bản chỉ đạo đó

Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác đến các cơ quan lãnhđạo, cơ quan thông tin đại chúng, các cơ quan có liên quan phục vụ công tácchỉ đạo, điều hành trong lính vực Ngành quản lý

Tham mưu giúp Lãnh đạo Sở thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quảtheo cơ chế một cửa Phụ trách trực tiếp Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tại

Sở Tổ chức quản lý thời gian làm việc theo dõi, nắm tình hình tiếp nhận,giải quyết, trả hồ sơ của công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả; bảođảm điều kiện làm việc, báo cáo Lãnh đạo Sở về tình hình công tác của Bộphận Tiếp nhận và trả kết quả định kỳ theo quy định

Tổ chức việc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánhtại Trụ sở Giải thích, hướng dẫn công dân thực hiện việc khiếu nại, tố cáo,kiến nghị, phản ánh đúng trình tự, thủ tục, đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị, cánhân có thẩm quyền giải quyết; chấp hành quyết định giải quyết khiếu nại,quyết định xử lý tố cáo đã được cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩmquyền giải quyết đúng chính sách pháp luật Phân loại, xử lý đơn khiếu nại,

tố cáo, kiến nghị, phản ánh Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tốcáo, kiến nghị, phản ánh Tổng hợp tình hình, kết quả công tác tiếp công dânthuộc phạm vi trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dânthường xuyên tại Trụ sở; báo cáo định kỳ và đột xuất với Giám đốc Sở, Phốihợp với Thanh tra Sở tham mưu giúp Giám đốc trong việc: Thanh tra, kiểmtra việc thực hiện quy định pháp luật về tiếp công dân, xử lý đơn của các cơquan chuyên môn thuộc Sở, tuyên truyền, phổ biến, quán triệt pháp luật vềtiếp công dân, xử lý đơn đối với nhân dân, công chức, viên chức cơ quanchuyên môn thuộc Sở, hướng dẫn nghiệp vụ đối với công chức, viên chứclàm nhiệm vụ tiếp công dân của cơ quan chuyên môn thuộc Sở

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Lãnh đạo Sở theođúng quy định về công tác công văn, giấy tờ, văn thư, lưu trữ, tin học hoáhành chính nhà nước và bảo mật

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt độngcủa Lãnh đạo Sở;

Thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm,chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng

Lập dự toán và tổ chức thực hiện kinh phí phục vụ hoạt động hàngnăm của Sở; đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Sở vàcác tổ chức có liên quan theo quy định của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng Sở đúng quy định của phápluật và phân cấp của Uỷ ban nhân dân Tỉnh

Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụđối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản

lý của Văn phòng theo sự phân công của Giám đốc Sở và theo quy định củapháp luật

Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Sở giao hoặc theo quyđịnh của pháp luật

1.3.2 Tính chất, đặc điểm, phạm vi, đối tượng quản lý

Tính chất hoạt động của Văn phòng Sở là cơ quan tham mưu, giúpviệc cho Lãnh đạo Sở

Đặc điểm của Văn phòng Sở: Công việc hàng ngày là tiếp nhận, tổnghợp, truyền đạt thông tin, kiểm tra đôn đốc việc phối hợp triển khai thựchiện các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và văn bản của Sở đạt hiệu quả Tham mưucho Lãnh đạo Sở trong chỉ đạo, điều hành Tổ chức, phục vụ các phiên họp,buổi làm việc của Sở với các ban, ngành, Thành phố, các huyện thị trong tỉnh;bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của Sở

1.3.3 Mức độ phức tạp, quy mô công việc

Văn phòng Sở có nhiều công việc Theo thống kê công việc năm

2015, nhóm công việc lãnh đạo quản lý điều hành có 12.157 công việc cầnthực hiện/ năm, với thời gian thực hiện công việc là 7.952,5 giờ; công việcchuyên môn nghiệp vụ là 48.352 công việc/năm, với thời gian thực hiệncông việc là 15.365 giờ; công việc hỗ trợ, phục vụ là 5.787 công việc /năm,với thời gian thực hiện công việc là 19.451 giờ

Một trong những công việc chính của Văn phòng là tham mưu, tổnghợp giúp cho Lãnh đạo Sở theo dõi, chỉ đạo chặt chẽ mọi hoạt động, mọilĩnh vực trong từng tình huống khác nhau, đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức các

bộ phận phải chủ động nắm bắt, quán triệt những chủ trương, định hướng

lớn, chủ động phối hợp với các cơ quan, ban, ngành có liên quan chuẩn bị tốtnội dung công việc được phân công tham mưu và sau đó căn cứ vào nộidung, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chođúng, cho đủ Để làm được những việc này cần phải đầu tư trí tuệ, công sức

và thời gian xứng đáng

Văn phòng thực hiện tham mưu các văn bản, thông báo về chủtrương của Lãnh đạo Sở về một vấn đề cụ thể trong thực hiện nhiệm vụ pháttriển kinh tế - xã hội của nghành; tiếp công dân, xử lý đơn thư đề nghị, phảnánh, khiếu nại, tố cáo; Vì vậy đòi hỏi những người làm công tác Văn phòng,đặc biệt là các đồng chí chuyên viên tổng hợp, chuyên trách tiếp công dâncần phải đọc nhiều, viết nhiều, tiếp tục học tập, trau dồi nghiệp vụ để đảmđương được công việc của mình

Bên cạnh những công việc đã nói ở trên và nhiều công việc khác,Văn phòng còn quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu củaLãnh đạo Sở, các phòng ban; quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đón và tiếpkhách đến giao dịch; đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiệnlàm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho cơ quan

… đòi hỏi nhân viên phải có phẩm chất trung thực, thận trọng, tỷ mỉ, chínhxác, kịp thời

1.3.4 Một số yếu tố tác động

Hoạt động của Văn phòng chịu tác động của các yếu tố về điều kiệnlàm việc như: chế độ làm việc, phạm vi hoạt động, tính đa dạng về lĩnh vựchoạt động, tính chất, đặc điểm nghề nghiệp, cơ chế hoạt động, mức độ hiệnđại hoá công sở và những yếu tố khác Hiện nay, các yếu tố về điều kiện làmviệc có ảnh hưởng cao tới hoạt động của Văn phòng Do đặc thù chức năngnhiệm vụ, chế độ làm việc của cán bộ, công chức Văn phòng không chỉ 8giờ hành chính trong ngày, 40 giờ/tuần mà nhiều khi phát sinh thêm từ 1 đến

2 giờ mỗi ngày; trang thiết bị hỗ trợ chuyên môn được đầu tư nhưng có lĩnhvực chưa đồng bộ; phương tiện bảo hộ lao động, bảo đảm an toàn lao động,

vệ sinh lao động cũng còn hạn chế; việc tuyển dụng lao động chưa được chủđộng; trình độ, năng lực, nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức chưađồng đều cho nên có những khó khăn trong quản lý, sử dụng, đánh giá; dophạm vi hoạt động liên quan tới nhiều lĩnh vực, nhiều ngành, nhiều đơn vịnên có lúc bị động, thiếu kịp thời.

2 Nội dung thực hiện đề án

2.1 Bối cảnh thực hiện đề án

Việc xây dựng và thực hiện đề án Vị trí việc làm của Văn phòng SởNông nghiệp và phát triển Nông Thôn Ninh Bình trong giai đoạn 2016-2020trong bối cảnh Đảng, Nhà nước quyết tâm trong việc thực hiện cải cách hànhchính; cải cách chế độ công vụ, công chức trong quản lý, sử dụng đội ngũcông chức, viên chức theo mô hình chế độ công vụ vị trí việc làm bằng việcban hành và thực hiện các quy định của pháp luật về vị trí việc làm Ngày8/11/2011, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 30c/NQ-CP về Chươngtrình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 Trong đó

đã nhấn mạnh một trong các nhiệm vụ của công cuộc cải cách đó là: “Trên

cơ sở xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, xây dựng

cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức hợp lý gắn với vị trí việc làm…” Đâyđược xem là nội dung căn bản, nhiệm vụ trọng tâm của cả bộ máy nhà nướcnói chung là từng cơ quan, đơn vị nói riêng Do đó, ngày 18/10/2012 Thủtướng Chính phủ đã ra Quyết định số 1557/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Đẩymạnh cải cách chế độ công vụ, công chức” và tại địa phương,

Đối với cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình, Sở Nội vụ tỉnhNinh Bình cũng đã ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện việcxây dựng vị trí việc làm; tổ chức tập huấn về xây dựng đề án vị trí việc làm

Đối với cấp Sở đã có quyết định quy định vị trí, chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Vì vậy, việc phân tích tổchức của Văn phòng đã được xác định rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi choviệc xác định số lượng vị trí việc làm trong cơ quan

Việc Chính phủ ban hành Nghị định số 108/2014/NĐ-CP ngày20/11/2014 về chính sách tinh giản biên chế cũng có tác động lớn đến xâydựng và thực hiện đề án vị trí việc làm Văn phòng Sở Nông nghiệp &PTNT tỉnh Ninh Bình đã xây dựng đề án tinh giản biên chế giai đoạn 2016-

2020 với mục đích cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhằmnâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ Chọn lựa được những người có phẩmchất đạo đức tốt, có năng lực vào hoạt động công vụ trong cơ quan, đáp ứngyêu cầu công việc Tuy nhiên, đề án tinh giản biên chế chỉ thực sự hiệu quảkhi xác định xong vị trí việc làm, xác định rõ số người làm việc, cơ cấungạch công chức để làm tiêu chuẩn đánh giá cán bộ, công chức, viên chức vànhân viên

Đối tượng chịu ảnh hưởng của đề án Vị trí việc làm là toàn thể cán

bộ, công chức, nhân viên trong Văn phòng Sở Vì vậy việc xác định vị tríviệc làm rất được quan tâm, ủng hộ nhằm hướng tới việc phân công phânnhiệm, quản lý, sử dụng, đánh giá cán bộ, công chức, nhân viên trong cơquan dân chủ, công khai, khoa học, hiệu quả

Xây dựng vị trí việc làm là chủ trương lớn của Đảng, Nhà nước Vănphòng Sở Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Ninh Bình đã bố trí cán bộ

có kiến thức, năng lực và kinh nghiệm để tham mưu cho Chánh Văn phòng

tổ chức, chỉ đạo tổ chức thực hiện chủ trương này

2.2 Thực trạng vị trí việc làm

2.2.1 Cơ cấu tổ chức, bộ máy

- Quyết định số 266/QĐ-SNN ngày 16 tháng 6 năm 2009 của SởNông nghiệp & PTNT Ninh Bình, v/v ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của Văn phòng, Thanh tra và các phòng chuyên môn thuộc Sở Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn Ninh Bình.:

Lãnh đạo Văn phòng: có Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Vănphòng

Các bộ phận nghiệp vụ gồm có:

- Bộ phận tổng hợp: Cán bộ, công chức, nhân viên làm nhiệm vụtổng hợp lĩnh vực hoạt động chung của nghành, tổng hợp lĩnh vực nội chính,công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin, đánh máy vi tính.

- Bộ phận hành chính - quản trị: Cán bộ, công chức, nhân viên làmnhiệm vụ kế toán, phục vụ, tạp vụ, thủ quỹ, bảo vệ, lái xe, cấp dưỡng, bảo trìđiện nước

- Ban Tiếp công dân: Trưởng Ban (kiêm nhiệm) và công chức làmcông tác tiếp công dân

- Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả: Cán bộ, công chức thường trực.2.2.2 Quy mô, cơ cấu công chức, nhân viên

- Quy mô, cơ cấu công chức đảm nhiệm chức danh nghề nghiệp: Vănphòng Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Ninh Bình được giaobiên chế năm 2015 gồm 18 người để đảm nhiệm các chức vụ, chức danhnghề nghiệp

Bảng 2.1 Quy mô, cơ cấu công chức nhân viên

TT Chức vụ, chức danhnghề nghiệp Số lượng(Người) Tỷ lệ(%) Ghi chú

- Cơ cấu giới tính, độ tuổi

Bảng 2.2 Cơ cấu giới tính độ tuổi

Giới

Độ tuổi 30 tuổiDưới 40 tuổiTừ 30- 50 tuổiTừ

41-Từ 60 tuổi

51-Dưới

30 tuổi Từ 30-40 tuổi Từ 41-50 tuổi

Từ 51-55 tuổi Số

2.2.4 Cơ cấu ngạch công chức

Bảng 2.4 Trình độ đào tạo của công chức, nhân viên

cao cấp và tương đương

Chuyên viên chính và tương đương

Chuyên viên

và tương đương

Cán sự và tương đương Nhânviên