chuyen de 3 Lập kế hoạch khởi nghiệp kinh doanh

Bài giảng trong khóa học: KHỞI TẠO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Kế hoạch kinh doanh là nội dung cơ bản trong khởi sự doanh nghiệp, thông qua đó nhà sáng lập có hiểu biết tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp. Nhận diện các yếu tố chính trong hoạt động kinh doanh, xác định được những nhu cầu hay khó khăn trong kinh doanh từ đó cân nhắc trước khi đưa ra quyết định tìm kiếm nhà đầu tư, huy động vốn, đối tác kinh doanh. Mô tả cụ thể việc làm thế nào để hoàn thành mục tiêu. Tạo nét riêng cho việc kinh doanh, xác định điểm nổi bật, điểm mạnh của doanh nghệp cũng như tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của các đối thủ cạnh tranh.

Chuyên đề 3: Lập kế hoạch khởi nghiệp kinh doanh

3.1 Mục đích và kết cấu điển hình của một bản kế hoạch kinh doanh

3.1.1 Mục đích của việc soạn thảo kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là nội dung cơ bản trong khởi sự doanh nghiệp, thông qua đó nhà sáng lập có hiểu biết tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp

- Nhận diện các yếu tố chính trong hoạt động kinh doanh, xác định được những nhu cầu hay khó khăn trong kinh doanh từ đó cân nhắc trước khi đưa ra quyết định tìm kiếm nhà đầu tư, huy động vốn, đối tác kinh doanh

- Mô tả cụ thể việc làm thế nào để hoàn thành mục tiêu

- Tạo nét riêng cho việc kinh doanh, xác định điểm nổi bật, điểm mạnh của doanh nghệp cũng như tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của các đối thủ cạnh tranh

- Nhận biết về quy mô thị trường một cách chính xác về quy mô, mức

độ phát triển tiềm năng và lợi nhuận

- Hướng đúng thị trường mục tiêu, tìm ra chiến lược quảng bá phù hợp

- Phân tích tình hình tài chính và chủ động về ngân sách để thực hiện các dự án kinh doanh

3.1.2 Kết cấu điển hình của một bản kế hoạch kinh doanh

1 Tóm tắt

2 Mục tiêu của kế hoạch

 Các mục tiêu của công ty và dự định

 Đề xuất dự án và mục tiêu

 Cấu trúc dự kiến của tiền vay hay tài trợ

3 Mô tả về công ty và hoạt động kinh doanh

 Lịch sử công ty

 Vị trí của công ty

 Các sản phẩm và dịch vụ (Phát triển sản phẩm)

 Các khách hàng

 Các nhà cung cấp

 Hoạt động sản xuất

 Các công nghệ sản xuất

 Tổ chức và quản lý

 Các ưu thế đặc biệt về kinh doanh của bạn

4 Phân tích tình hình thị trường

 Hoạt động trên thị trường

 Quy định thị trường

 Đánh giá thị trường

 Phân tích các đối thủ cạnh tranh

5 Chính sách marketing và bán hàng

6 Những cải tiến được dự định trong hoạt động của công ty

 Sản xuất

 Tiếp thị và bán hàng

 Tài chính

 Các sản phẩm mới

 Quản lý và nguồn nhân lực

7 Chiến lược đầu tư

 Lý do để đầu tư vào đất nước của bạn

 Lý do để đầu tư vào thị trường của bạn

 Lý do để đầu tư vào công ty của bạn

8 Các thông tin về tài chính

 Các số liệu tài chính trước đây

 Các nguồn và việc xin tài trợ

 Thiết bị chính và tài sản

 Báo cáo về thu nhập

 Báo cáo về dòng tiền

 Phân tích điểm hòa vốn

9 Dự kiến thu nhập

 Dự kiến về bán hàng

 Dự kiến về thu nhập

10 Các phụ lục

3.2 Nội dung cơ bản của kế hoạch kinh doanh

3.2.1 Phân tích ngành, khách hàng và đối thủ cạnh tranh

 Phân tích đối thủ cạnh tranh của công ty

 Phân tích chiến lược của các đối thủ cạnh tranh

 Xác định các mục tiêu của đối thủ cạnh tranh

 Đánh giá mặt mạnh và mặt yếu của các đối thủ cạnh tranh

 Đánh giá cách phản ứng của đối thủ cạnh tranh

 Thiết kế hệ thống thông tin tình báo cạnh tranh

 Lựa chọn đối thủ cạnh tranh để tấn công hoặc né tránh

 Cân đối các quan điểm định hướng theo khách hàng và theo đối thủ cạnh tranh

3.2.2 Mô tả công ty và sản phẩm

 Tên công ty

 Loại hình doanh nghiệp

 Ngành nghề kinh doanh

 Chức năng, nhiệm vụ doanh nghiệp

 Mô hình tổ chức quản lý của doanh nghiệp

 Quy mô doanh nghiệp

 Loại sản phẩm

 Nhãn hiệu sản phẩm

 Đặc điểm bao bì sản phẩm

 Đặc tính, tính năng sản phẩm

3.2.3 Kế hoạch Marketing

Bước 1: Xemn xét nội lực của doanh nghiệp

Nên tham khảo ý kiến của đồng nghiệp cũng như lãnh đạo công ty để biết rõ mục tiêu nào thật sự quan trọng, cần ưu tiên, đặc biệt là thống nhất về về vấn

đề ngân sách

Đầu tiên, bạn cần viết ra một danh sách những điều bạn biết về công ty, về dự

án, sản phẩm mà bạn cần triển khai kế hoạch marketing Những điểm nào là đặc biệt phân biệt công ty của bạn với các công ty khác, điểm mạnh nhất là gì, điểm yếu nhất là gì, những mục tiêu mà bạn cần đạt được trong chiến dịch lần này là gì? Viết ra tất cả những ý tưởng nảy ra trong đầu bạn bằng những gạch đầu dòng, khoan vội sửa chữa hay gạch bỏ bất kì điểm nào

Tiếp theo, từ những dữ liệu đã tổng hợp được, bạn hãy chọn ra những điểm quan trọng, những mục tiêu cần ưu tiên nhất Đây là bước rất quan trọng giúp bạn tập trung vào đúng mục tiêu và nắm chắc được sức mạnh, lợi thế cũng như điểm yếu Bạn nên tham khảo ý kiến của đồng nghiệp cũng như lãnh đạo công ty để biết rõ mục tiêu nào thật sự quan trọng, cần ưu tiên, đặc biệt là thống nhất về về vấn đề ngân sách

Bước 2: Đánh giá yếu tố tác động bên ngoài

Việc tiếp theo bạn cần làm là tóm tắt những cơ hội cũng như những thử thách

mà công ty, dự án, sản phẩm của bạn đang phải đối mặt Đây là những yếu tố khách quan mà bạn không thể kiểm soát nhưng ít nhiều có thể dự đoán để chuẩn bị Cơ hội sẽ nằm ở các yếu tố: thị trường mới, sản phẩm mới và các xu hướng tiêu dùng mới Các thử thách chính là đối thủ cạnh tranh cũng như sự đổi mới liên tục của công nghệ, ảnh hưởng của chính sách…

Lên danh sách các đơn vị, tổ chức là khách hàng mục tiêu để qui hoạch thị trường tiềm năng Có nhiều khách hàng chưa từng nằm trong danh sách khách hàng mục tiêu và trước nay chưa có nhu cầu đối với sản phẩm nhưng đến một lúc nào đó, khi điều kiện thay đổi nhu cầu sẽ phát sinh

Kế đến, đặt mình vào vị trí của từng đối tượng khách hàng đề tìm hiểu xem phương tiện truyền thông nào họ ưa dùng, loại thông điệp nào có tác động lớn nhất đến họ, yếu tố ngôn ngữ, văn hóa, xã hội nào là phù hợp, yếu tố nào bị người tiêu dùng xem là phản cảm

Bước 3: Xây dựng chiến lược

Bây giờ bạn có thể tập hợp các danh sách lại với nhau, tìm kiếm điểm gặp nhau giữa các thế mạnh của công ty và thị trường mục tiêu Trong điều kiện

mà bạn đang có, những điểm nào bạn có thể loại ra khỏi danh sách vì nó không phải là mục tiêu chiến lược? Sau đó, tiếp tục loại bỏ những đối tượng không thuộc thị trường mục tiêu mà bạn hướng đến

Ví dụ, định vị của một nhà hàng nọ là chuyên chế biến cung cấp các món ăn tốt cho sức khỏe dành cho những người yếu thích xu hướng sống xanh và có thu nhập cao hơn mức trung bình Vì vậy, trong chiến lược marketing của mình , họ loại trừ những người thích ăn thức ăn nhanh và những người thích giá rẻ

Kết quả của bước thứ ba là một chiến lược hoàn chỉnh: Thu hẹp trọng tâm của bạn vào những ưu điểm và mục tiêu của chiến dịch với những yếu tố hấp dẫn thị trường mục tiêu Kèm theo đó là các công cụ, nhân lực ngân sách và chiến lược thực hiện kế hoạch

Bước 4: Đo lường

Đo lường mọi chi tiết có thể đo lường được để có cơ sở đánh giá hiệu quả của

kế hoạch Chiến lược tiếp thị của bạn phải là một kế hoạch cụ thể bao gồm bảng đánh giá hàng tháng, dự báo bán hàng, ngân sách, chi phí phát sinh, các

số liệu phi tài chính… Nó cũng nên bao gồm dự đoán các bài thuyết trình, các cuộc gọi điện thoại, liên kết web, bài viết blog, tỉ lệ xem trang, tỉ lệ chuyển đổi, các cam kết và các chuyến đi mà bộ phận tiếp thị sẽ thực hiện trong suốt chiến dịch

Phân công nhiệm vụ phù hợp cho cộng sự và chịu trách nhiệm về thành công hay thất bại của họ

Bước 5: Thường xuyên đánh giá và hoàn thiện kế hoạch

Cũng như kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tiếp thị phải được phát triển liên tục cùng với doanh nghiệp Các điều kiện, giả định cho kế hoạch sẽ phải thay đổi thường xuyên do bối cảnh kinh doanh va nhu cầu thị trường không bao giờ cố định Một số điểm của kế hoạch khi áp dụng vào thực tế sẽ không đạt hiệu quả, do đó luôn phải đánh giá và sửa đổi để thích ứng với những gì bạn học được qua từng bước đi

3.2.4 Kế hoạch sản xuất

a) Kế hoạch thay đổi mức dự trữ

Theo kế hoạch này, nhà quản trị có thể tăng mức dự trữ trong giai đoạn nhu cầu thấp để cung cấp trong giai đoạn có nhu cầu cao hơn khả năng sản xuất của đơn vị

Ưu điểm:

− Quá trình sản xuất được ổn định, không có những biến đổi bất thường;

− Đáp ứng thoả mãn nhu cầu khách hàng;

− Dễ dàng cho việc điều hàng sản xuất

Nhược điểm:

− Chi phí cho việc tồn trữ lớn như: chi phí thuê hoặc khấu hao kho, chi phí bảo hiểm, chi phí hao hụt mất mát, chi phí cho các thiết bị kho hoạt động trong suốt thời gian dự trữ, đặc biệt là chi phí về vốn để dự trữ hàng hoá

− Hàng hoá có thể bị giảm sút về chất lượng, khó thích ứng với nhu cầu khách

hàng thay đổi

b) Kế hoạch làm thêm giờ

Theo kế hoạch này, đơn vị có thể bổ sung nhu cầu thiếu hụt trong các giai đoạn có nhu cầu tăng cao bằng cách yêu cầu công nhân làm thêm giờ, nhưng không thuê thêm công nhân Đơn vị cũng có thể cho công nhân của mình tạm nghỉ ngơi trong các giai đoạn có nhu cầu thấp mà không phải cho thôi việc

Tuy nhiên, khi nhu cầu tăng quá cao, việc huy động công nhân làm thêm giờ là rất khókhăn và phải gánh chịu các khoản chi phí làm thêm giờ tăng cao, đồng thời khả năng làm thêm bị giới hạn về độ dài của ngày lao động Ngược lại khi nhu cầu xuống quá thấp, đơn vị cho công nhân tạm nghỉ

đó là một gánh nặng

Ưu điểm:

− Giúp đơn vị đối phó kịp thời với những biến động của thị trường;

− Ổn định được nguồn lao động;

− Tạo thêm việc làm tăng thu nhập cho người lao động;

− Giảm được các khoản chi phí liên quan đến đào tạo, huấn luyện, học việc, Nhược điểm:

− Chi phí trả lương thêm giờ tăng cao;

− Không đảm bảo sức khỏe cho người lao động, công nhân mỏi mệt dễ sai sót trong quá trình sản xuất dẫn đến sản phẩm nhiều khuyết tật;

c) Kế hoạch thay đổi lượt lao động theo mức nhu cầu

Nhà quản trị theo đổi kế hoạch này sẽ thường xuyên đánh giá lại nhu cầu về lao động của đơn vị mình Đơn vị sẽ quyết định thuê thêm lao động khi cần và sẵn sàng cho thôi việc khi không cần

Ưu điểm:

− Tránh rủi ro do sự biến động quá thất thường của nhu cầu;

− Giảm được chi phí cho việc tồn trữ hàng hoá, chi phí làm thêm giờ;

Nhược điểm:

− Chi phí cho việc tuyển dụng và thôi việc lao động tăng cao;

− Đơn vị có thể mất uy tín do thường xuyên cho lao động thôi việc;

− Năng suất lao động thấp do thôi việc nên công nhân có tâm lý lo lắng, mệt mỏi

d) Kế hoạch sử dụng công nhân làm bán thời gian

Để giảm bớt các thủ tục hành chính phiền hà và tận dụng nguồn lao động không cần có kỹ năng trong sản xuất, đơn vị có thể sử dụng kế hoạch công nhân làm bán thời gian Kế hoạch này đặc biệt áp dụng có hiệu quả đối với các đơn vị làm dịch vụ như: bốc xếp, vận chuyển hàng hoá, cửa hàng kinh doanh, siêu thị,

Ưu điểm:

− Giảm bớt thủ tục, trách nhiệm hành chính trong sử dụng lao động;

− Tăng được sự linh hoạt trong điều hành để thoả mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng;

− Giảm được những khoản chi phí liên quan đến sử dụng lao động chính thức như: bảo hiểm, phụ cấp,

Nhược điểm:

− Chịu sự biến động lao động rất cao;

− Có thể lao động bỏ dở công việc giữa chừng khi có đơn vị khác mời chào hấp dẫn hơn, vì họ không có sự ràng buộc về trách nhiệm

− Năng suất lao động thấp, chất lượng sản phẩm có thể giảm hoặc không cao như mong muốn

− Điều hành sản xuất khó khăn

e) Kế hoạch tác động đến nhu cầu

Trong trường hợp nhu cầu thấp, đơn vị có thể thực thi kế hoạch tác

động đến nhu cầu bằng các hình thức khác nhau như:

− Tăng cường quảng cao, khuyến mãi

− Tăng số lượng nhân viên bán hàng, mở rộng hình thức bán hàng

− Áp dụng hình thức bán hàng theo khối lượng mua

− Chính sách giảm giá,

Áp dụng các hình thức trên đây có những ưu điểm và nhược điểm như sau

Ưu điểm:

− Cho phép đơn vị sử dụng hết khả năng sản xuất

− Tăng số lượng khách hàng và số lượng hàng hoá của đơn vị

− Tăng khả năng cạnh tranh của đơn vị

Nhược điểm:

− Nhu cầu thường không chắc chắn và khó dự báo chính xác

− Giảm giá có thể làm phật lòng khách hàng thường xuyên

− Nhiều trường hợp không áp dụng được hình thức này

f) Kế hoạch hợp đồng phụ

Đơn vị có thể chọn kế hoạch hợp đồng phụ với bên ngoài khi nhu cầu vượt quá khả năng sản xuất mà đơn vị không muốn tăng lao động, tăng giờ Đơn vị cũng có thể nhận các hợp đồng phụ từ bên ngoài về sản xuất trong điều kiện năng lực dư thừa

Ưu điểm:

− Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng trong lúc nhu cầu tăng

− Tận dụng năng lực sản xuất khi nhu cầu thấp

− Tạo sự linh hoạt, nhạy bén trong điều hành

Nhược điểm:

− Không kiểm soát được thời gian, sản lượng, chất lượng trong trường hợp liên kết hợp đồng phụ để gia công

− Chia sẻ lợi nhuận cho bên hợp đồng phụ

− Tạo cơ hội cho đối thủ cạnh tranh tiếp cận khách hàng, do đó làm giảm khả năng cạnh tranh của đơn vị, có thể mất khách hàng

g) Kế hoạch thực hiện đơn hàng chịu

Trường hợp nhu cầu cao trong khi khả năng sản xuất của đơn vị thấp, không đủ sức đáp ứng nhu cầu thì đơn vị có thể sử dụng kế hoạch thực hiện đơn hàng chịu Đơn hàng chịu là hình thức mà khách hàng có nhu cầu mua tiến hành đặt hàng và có khi trả tiền trước cho người cung cấp để được nhận hàng vào thời điểm mà họ cần

Ưu điểm:

− Duy trì được khả năng sản xuất ở mức ổn định

− Tạo ra nguồn thu nhập ổn định cho đơn vị

Nhược điểm:

− Khách hàng có thể bỏ đơn vị để tìm nhà cung cấp khác

− Khách hàng có thể không hài lòng khi nhu cầu không được thoã mãn

h) Kế hoạch sản xuất sản phẩm hổn hợp theo mùa

Một trong những kế hoạch được các nhà kinh doanh quan tâm thực hiện là sự kết hợp sản xuất các loại sản phẩm theo mùa vụ khác nhau, để bổ sung cho nhau

Ưu điểm:

− Tận dụng được các nguồn lực của đơn vị

− Ổn định quá trình sản xuất

− Giữ khách hàng thường xuyên

Nhược điểm:

− Đơn vị có thể vấp phải những vấn đề vượt khỏi tầm chuyên môn của mình

− Việc điều độ phải hết sức linh hoạt và nhạy bén

3.2.5 Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính đơn giản là một danh sách những điều bạn muốn doanh nghiệp của mình đạt được vào một thời điểm nhất định trong tương lai

Danh sách của bạn nên bao gồm các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

Cụ thể hơn, danh sách đó nên liệt kê các bước bạn cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra Bạn có thể nhờ đến sự cố vấn của chuyên gia tài chính kết hợp với những bí quyết dưới đây

a Nghiên cứu

Kế hoạch tài chính là một phần của quản lý tài chính Hoạt động này đòi hỏi phải có sự đầu tư nghiên cứu trước khi bắt tay vào xây dựng Không nên bỏ sót bất kì một thông tin nào liên quan đến các vấn đề tài chính Hãy chuẩn bị sẵn cho mình một vốn kiến thức kha khá để bạn không bị bỡ ngỡ trước những quyết định sắp tới

b Xác định nhu cầu tài chính

Một chủ doanh nghiệp khôn ngoan là người biết ưu tiên những mục tiêu quan trọng và quyết định những bước đi phù hợp Người chủ doanh nghiệp tương lai cần phải xác định những nhu cầu tài chính bằng cách trả lời những câu hỏi như: Mục tiêu đầu tư của bạn là gì? Bạn sẽ đầu tư bao nhiêu tiền? Bạn đầu tư vào cổ phiếu, trái phiếu hay cả hai? Bạn định đầu tư dài hạn hay ngắn hạn? Bạn mong đợi quyền lợi gì từ sự đầu tư của mình? Khi đã xác định cho mình những nhu cầu tài chính cụ thể, bạn sẽ định hướng được những bước đi tiếp theo

c Thu thập dữ liệu tài chính

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu tài chính, bước tiếp theo là bạn cần lập ra một bảng kế hoạch tài chính để hiểu thêm về dòng tiền mặt bạn định đầu tư và trách nhiệm pháp lý của bạn Trong bước này bạn có thể cần đến sự giúp đỡ của chuyên gia kế hoạch tài chính, người sẽ giúp bạn thu thập những tài liệu cần thiết về tài sản, trách nhiệm pháp lý, các khoản khấu trừ thuế, bảng cân

đối thu nhập và chi tiêu, nhân viên, quỹ hưu trí, di chúc (hay tín thác), chính sách bảo hiểm, môi giới, báo cáo ngân hàng,

Bên cạnh đó, kế hoạch cũng cần xác định rõ các mục như tuổi nghỉ hưu, trợ cấp nghỉ hưu, bạn muốn phân phối tài sản của mình như thế nào, tình trạng lạm phát có thể xảy ra, và những rủi ro có thể gặp phải trong tương lai

d Phát triển kế hoạch tài chính

Việc phát triển kế hoạch tài chính phải bắt đầu từ việc người lập ra kế hoạch của bạn đưa ra những ý tưởng triển khai cho những vấn đề đã được xem xét ở bước trước Khâu phát triển bao gồm các mục: giải thích những ưu và nhược điểm của kế hoạch, hiểu biết về luật thuế và hệ thống tài chính, xem xét các vấn đề về sức khỏe và an toàn lao động, v.v

e Trình bày kế hoạch tài chính

Tham khảo một tài liệu tốt sẽ giúp bạn có một bài trình bày tốt Vì thế bạn cần xem xét kỹ lưỡng những dữ liệu đã thu thập được và cố gắng trả lời những vấn đề bạn đang thắc mắc Bất kì một sự nghi ngờ nào trong kế hoạch cũng cần được làm sáng tỏ sớm nhất có thể

f Triển khai kế hoạch tài chính

Triển khai kế hoạch là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng Bạn có thể sẽ mất khoảng 4-6 tháng để triển khai kế hoạch đã định Trong giai đoạn này, các chi tiết phức tạp liên quan đến thuế, bảo hiểm, hay vấn đề nghỉ hưu,

…cần được quan tâm nhiều nhất có thể và nếu được thì bạn nên nhờ đến sự

cố vấn của các luật sư để đưa ra được những quyết định sáng suất nhất Rất có thể ở khâu cuối của quá trình triển khai, kế hoạch tài chính của bạn sẽ nhận được nhiều lời đề nghị hợp tác nếu đó là một kế hoạch được xây dựng trên sự

tỉ mỉ, chuyên nghiệp với nhiều ý tưởng tuyệt vời