Thiết kế hệ thống thông tin công ty FPT thành phố Hồ Chí Minh

Hệ thống phần mềm Quản Lý Nguồn Nhân Lực – FPT.HCM bao gồm các phân hệ chính sau: + Quản lý hồ sơ thông tin nhân viên + Quản lý hợp đồng lao động

NỘI DUNG

1 Phạm vi tài liệu 2

1.1 Phạm vi tài liệu 2

1.2 Thuật ngữ và víêt tắt 2

1.3 Ý nghĩa các hình trên hình vẽ 4

2 Các quy trình nghiệp vụ 5

2.1 RC – Quản lý tuyển dụng 5

2.2 HR – Quản lý thông tin nhân viên 7

2.3 BH – Quản lý bảo hiểm 9

2.4 TK – Quản lý chấm công 11

2.5 PR – Quản lý tính lương 13

2.6 DT – Quản lý đào tạo 15

2.7 DG – Quản lý Đánh giá CBNV 17

2.8 CP – Quản lý cấp phát 19

Hệ thống phần mềm Quản Lý Nguồn Nhân Lực – FPT.HCM bao gồm các phân hệ chính sau:

+ Quản lý hồ sơ thông tin nhân viên

+ Quản lý hợp đồng lao động

+ Quản lý Bảo hiểm

+ Quản lý chấm công

+ Quản lý tuyển dụng

+ Quản lý Đào tạo

+ Quản lý đánh giá

+ Chương trình tính lương, thưởng

+ Website khai thác thông tin

+ Quản trị hệ thống

+ Quản lý cấp phát

1.2 Thuật ngữ và víêt tắt

viết tắt

Diễn giải

2 TBCĐTKDA Trưởng ban chỉ đạo triển khai dự án

7 URD Tài liệu phân tích yêu cầu người sử dụng

STT Thuật ngữ/ Từ

viết tắt

Diễn giải

25 TCHC-NS Tổ chức hành chánh - nhân sự

26 FPT.HCM Hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực

Dữ liệu được luân chuyển bằng chương trình

Dữ liệu không được luân chuyển bằng chương trình

Quyết định

Đường luân chuyển dữ liệu

Bản

giấy Tài liệu, văn bản

Quy trình xử lý ngoài hệ thống

Tài liệu chứng từ

2 CÁC QUY TRÌNH NGHIậ́P VỤ

2.1 RC – Quản lý tuyển dụng

TD - QUY TRìNH TUYểN DụNG

Bắt

đầu

Phê duyệt

Y/C tuyển dụng

TD.02 Nhập thông tin về

đợt tuyển

TD.03 Cập nhật kết quả

sơ tuyển, gửi email thông báo

TD.04 Cập nhật kết quả

tuyển vòng 2, gửi email thông báo

TD.05 Cập nhật kết quả

tuyển vòng 3, gửi email thông báo

TD.06 Cập nhật kết quả

khám sức khỏe, gửi email thông báo

Tổng giám đốc phê duyệt

Kết thúc

Không

Có

Có

Không

TD.01 Nhập thông tin yêu cầu tuyển dụng

-Lập D/S Cỏc yờu cầu tuyển dụng.

-Lập D/S Hội đồng tuyển dụng -Lập D/S Mụn thi tuyển -Nhập Danh sỏch ứng viờn

TD.07 D/S trúng tuyển và phân bổ

Kết quả khám sức khoẻ

Kết quả thi tuyển Kết quả thi tuyển

Mụ tả yờu cầu:

1 Người phụ

trách quản

lý các bộ

phận

Nhập thông tin các yêu cầu tuyển dụng

TD.01: Các bộ phận nhập thông tin yêu cầu tuyển dụng của bộ phận mình vào hệ thống.Sau đó người có thẩm quyền sẽ phê duyệt các yêu cầu đó

Danh sách các yêu cầu được phê duyệt hoặc chưa được phê duyệt

quản lý

tuyển dụng

Nhập thông tin về đợt tuyển

TD.02: Cán bộ tuyển dụng tạo đợt tuyển mới Sau đó nhập các thông tin liên quan về đợt tuyển bao gồm (Thông tin chung đợt tuyển, Danh sách hội đồng tuyển dụng, Danh sách các môn thi, Danh sách ứng viên tham gia tuyển)

Bao gồm toàn bộ thông tin của đợt tuyển (Thông tin

về đợt tuyển,số lượng ứng viên tham gia…)

quản lý

tuyển dụng

Cập nhật kết quả sơ tuyển, thông báo kết quả sơ tuyển

TD.03: Danh sách ứng viên sau khi được nhập vào chương trình sẽ

được sơ loại để tuyển những nhân viên đạt yêu cầu.Sau đó thông báo kết quả cho ứng viên

Danh sách ứng viên qua vòng sơ tuyển và ứng viên không qua

sơ tuyển

quản lý

tuyển dụng

Cập nhật kết quả thi tuyển vòng

2, thông báo kết quả thi tuyển

TD.04: Ứng viên sau khi qua sơ tuyển sẽ được vào tiếp vòng trong

đề thi tuyển Sau khi thi tuyển cho

ra một danh sách để có thể loại bớt ứng viên Sau đó thông báo kết quả thi tuyển

Danh sách ứng viên không qua thi tuyển và Danh sách ứng viên đã qua thi tuyển

quản lý

tuyển dụng

Cập nhật kết quả thi tuyển vòng

3 , thông báo kết quả thi tuyển

TD.05: Cập nhật kết quả phỏng vấn của ứng viên.Hệ thống sẽ tự động loại bỏ những ứng viên không đạt ở vòng thi này khỏi vòng thi tiếp theo

Danh sách ứng viên qua phỏng vấn và trượt phỏng vấn

quản lý

tuyển dụng

Cập nhật kết quả khám sức khoẻ, thông báo kết quả

TD.06: Sau khi qua tất cả các vòng thi tuyển ứng viên sẽ phải trải qua một đợt khám sức khoẻ Sau khi kết thúc sẽ lọc tiếp ra những ứng viên đạt yêu cầu Thông báo kết quả cho ứng viên

Danh sách bị loại vòng khám sức khoẻ và Danh sách trúng tuyển

quản lý

tuyển dụng

Danh sách trúng tuyển

và phân bổ

TD.07: Nhập ngày nhập học của ứng viên sau khi trúng tuyển và phân bổ của ứng viên tới phòng ban

- Danh sách ứng viên nhập học và trúng tuyển vào các phòng ban

2.2 HR – Quản lý thông tin nhân viên

HR – Quy trình quản lý cán bộ nhân viên

Bắt đầu

Nhân viên đã tồn tại?

HR.01 Nhận hồ sơ nhân sự

HR.02 Thêm mới hồ sơ nhân sự

HR.03 Cập nhật hồ sơ nhân sự

HR.04 Cập nhật các thông tin khác

Thôi việc?

HR.05 Cập nhật trạng thái thôi việc

Kết thúc

không

Có

Có

Không

-Hợp đồng lao động -Người thân -Bằng cấp chứng chỉ -Khen thưởng, kỷ luật Thuyên chuyển -Quá trình công tác -Kết quả khám sức khoẻ định kỳ

Mô tả quy trình:

STT Nhóm

người thực

hiện

Thông tin đầu vào Mô tả chi tiết công việc Thông tin đầu ra

lý nhân sự

Hồ sơ nhân sự

HR.01: Khi có sự thay đổi thông tin

về hồ sơ nhân viên hoặc có thêm nhân viên mới Nếu CBNV đã tồn tại trong hệ thống: Cập nhật các thay đổi ngược lại thêm mới hồ sơ nhân sự

2 Nhóm quản

lý nhân sự

Hồ sơ nhân sự

HR.02: Nhập mới hồ sơ nhân sự Thông tin

hồ sơ nhân sự

3 Nhân viên

tự cập nhật,

qua 02 cấp

xác nhận là

CBQL trực

tiếp và CB

nhân sự

Các thay đổi trong hồ sơ nhân sự

HR.03: Cập nhật các thông tin thay đổi

Hồ sơ chi tiết về mức đóng bảo hiểm của nhân viên được cập nhật

lý nhân sự

Các thông tin khác: bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng, người thân,

HR.04: Nhập các thông tin liên quan đến nhân viên

-Thông tin người thân -Thông tin hợp đồng -Thông tin bằng cấp,chứng chỉ -Thông tin khen thưởng,kỷ luật -Thông tin nghỉ,đi nước ngoài -Thông tin thuyên chuyển -Thông tin quá trình công tác -Thông tin khám sức khoẻ định kỳ

Các thông tin khác của CBNV

lý nhân sự Quyết định thôi việc đã

được duyệt

Cập nhật trạng thái thôi việc cho nhân viên Sẽ không tiếp tục quản lý nhân viên này

Thông tin thôi việc CBNV

2.3 BH – Quản lý bảo hiểm

BH- Quy trình Bảo hiểm

Bắt đầu

BH.02 Cập nhật hồ sơ BHYT+BHXH

Kết thúc

Thông tin thay đổi lương cơ bản

Thông tin mức đóng BHXH + BHYT

Thông tin Nghỉ và trạng thái đóng BHYT + BHXH

BH.03 Lập báo cáo Bảo hiểm

- Tờ khai cấp sổ BHXH

- DS lao động tham gia BHXH,BHYT bắt buộc

- DS người tham gia BHYT bắt buộc

- Danh sách điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT bắt buộc

- Danh sách truy đóng BHXH, BHYT bắt buộc

BH.01 Lập hồ sơ BHYT + BHXH

Hợp đồng lao động chính thưc

Thông tin hồ sơ thay đổi?

Có

Không

Mô tả quy trình

1 Bộ phận

quản lý Bảo

hiểm

Hợp đồng lao động chính thức và thông tin về BH

BH.01: Khi có một nhân viên được

ký hợp đồng chính thức thì cán bộ quản lý bảo hiểm lập mới hồ sơ bảo hiểm (BHYT + BHXH) cho nhân viên đó

Hồ sơ BHYT và BHXH

quản lý Bảo

hiểm

Thông tin về

hồ sơ BHYT + BHXH

BH.02: Khi có thay đổi về lương cơ bản hoặc mức đóng và thông tin nghỉ phép có ảnh hưởng tới việc đóng bảo hiểm của nhân viên Cập nhật lại hồ

sơ BHYT + BHXH cho nhân viên

Hồ sơ chi tiết về mức đóng bảo hiểm của nhân viên được cập nhật

quản lý Bảo

hiểm

Thông tin về BHYT + BHXH

BH.03: Lên các danh sách báo cáo bảo hiểm phục vụ cho việc nộp bảo hiểm với cơ quan nhà nước

Thông tin chi tiết về cấp phát

2.4 TK – Quản lý chấm công

CC - Quy trình chấm công

Bắt đầu

CC.03 Bảng chấm công tháng

CC.01 Bảng chấm công tay

Thông tin bảng công từ các phòng ban

Yes

Kết thúc

TK.02 Quản lý thông tin chế độ nghỉ, hồ sơ nghỉ

Gửi

No

CC.04 Phê duyệt

Mô tả quy trình

1 Bộ phận

quản lý

chấm công

phòng ban

Bảng chấm tay

CC.01: Các chinh nhánh tự tập hợp các bảng công từ các phòng ban rồi nhập vào hệ thống nếu chi nhánh đó không sử dụng máy quẹt thẻ

Danh sách các nhân viên của chi nhánh và chi tiết ngày công

quản lý

chấm công

phòng ban

Thông tin nghỉ, hồ sơ nghỉ của nhân viên

CC.02: Nhập thông tin ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ thưởng, thai sản, ốm đau của nhân viên… Hệ thống tự động đưa lên bảng chấm công

Thông tin các ngày nghỉ trên bảng công

quản lý

chấm công

phòng ban

Tổng hợp bảng chấm công tháng

CC.03: Tổng hợp các ngày nhân viên

đi làm, và ngày nghỉ của nhân viên rồi đưa ra bảng công chi tiết của nhân viên trong tháng

Bảng công chi tiết của từng phòng ban

quản lý

chấm công

phòng ban

Bảng chấm công

Gửi bảng chấm công Sau khi gửi thì

không tự sửa lại được

Bảng chấm công

5 Cán bộ quản

lý chấm

công toàn

công ty

Bảng chấm công tháng

do phòng ban gửi lên

CC.04: Phê duyệt bảng công nếu không có yêu cầu sửa lại từ các phòng ban Sửa lại rồi phê duyệt nếu

có yêu cầu sửa bảng công từ phòng ban

Bảng công chi tiết của từng phòng ban đã được phê duyệt

2.5 PR – Quản lý tính lương

PR.Quy trình tính lương

Có Không

Không

Có

Kết thúc

PR.05 Xem xét, phê duyệt

Bắt đầu

PR.01 Chấm công

PR.06 Trả lương

PR.02 Các khoản tham gia tính lương

Phê duyệt?

Phê duyệt?

PR.04 Xem xét, phê duyệt

PR.03 Tính lương

- Tổng hợp giờ làm thêm

- BHXH, BHYT

- Phụ cấp -Thu nhập, khấu trừ

Mô tả quy trình

1 Ban quản lý

tiền lương

Bản chấm công tháng

PR.01: Tổng hợp số ngày công trong tháng

Bản chấm công tháng

2 Ban quản lý

tiền lương

Các quyết định khen thưởng kỷ luật

Tính lương, các khoản thu nhập, khấu trừ khác, các khoản phụ cấp khấu trừ cố định, lương còn lại của nhân viên Công thức tính lương chi tiết trong phụ lục đính kèm

Thông số lương tháng, Phụ cấp, khấu trừ

3 Ban quản lý

tiền lương Tháng, bộ phận tính PR.03: Tính lương tháng cho từng nhân viên và từng bộ phận Bảng công chi tiết của

từng phòng ban

4 Phòng tài

chính kế

toán

Bảng lương tháng cần phê duyệt

PR.04: Kế toán trưởng phê duyệt bảng lương tháng

1:Nếu đồng ý: Phê duyệt 2.Nếu không: Yêu cầu phòng nguồn lực nhân sự tính lại

Bảng lương được

kế toán trưởng phê duyệt

5 Giám đốc

công ty Bảng lương tháng cần phê

duyệt

PR.05: Giám đốc phê duyệt bảng thanh toán lương tháng

1.Nếu đồng ý: Phê duyệt 2.Nếu không: Yêu cầu lại phòng TCKT xem xét lại

Bảng lương tháng được giám đốc phê duyệt

6 Ban quản lý

tiền lương Bảng lương tháng của bộ

phận

PR.06: Trả lương cho nhân viên

2.6 DT – Quản lý đào tạo

DT-Quy trình đào tạo

B t

đ u

DT.07

Nhập thông tin điểm

và kết quả,kinh phí học viên

DT.04

Tổ chức khóa đào tạo

DT.05

Thực hiện tổ chức khóa học, châm điểm, xác định kết quả

DT.08

Nhập thông tin đánh giá khóa học

Thông tin kết quả đào

tạo

Thông tin của đợt đào tạo (môn đào tạo,học viên,kinh phí)

Kết thúc

DT.01

Yêu cầu đào tạo đột xuất

DT.02

Tổng hợp các yêu cầu đào tạo

DT.03

Kế hoạch đào tạo

DT.06

Nhập thông tin khóa học và DS học viên vào hệ thống

Mô tả quy trình

1 Ban chức

năng

Yêu cầu đào tạo phát sinh ngoài kế hoạch

DT.01: Do nhu cầu công việc đơn vị đề xuất được đào tạo

Bảng danh sách các nhu cầu đào tạo phát sinh

năng

Bảng danh sách các nhu cầu đào tạo phát sinh

DT.02: Tổng hợp các thông tin

về nhu cầu đào tạo của các bộ phận trong công ty thành viên

Bảng tổng hợp các yêu cầu đào tạo không nằm trong

kế hoạch

năng Nhu cầu đào tạo trong năm DT.03: Lập kế hoạch đào tạo. Kế hoạch đào tạo được duyệt

quản lý

đào tạo

Kế hoạch đào tạo, bảng tổng hợp các yêu cầu đào tạo ngoài kế hoạch

DT.04: Tổng hợp các yêu cầu đào tạo trong kế hoạch và ngoài kế hoạch tiến hành tổ chức khoá đào tạo

Thông tin chi tiết

về khóa đào tạo

quản lý

đào tạo

Kế hoạch đào tạo

DT.05: Kết thúc mỗi khoá đào tạo tiến hành thi kiểm tra kết quả đào tạo hoặc lấy chứng chỉ

Thông tin kết quả đào tạo

quản lý

đào tạo

Thông tin chi tiết về khóa đào tạo

DT.06: Nhập các thông tin về khóa học đã tổ chức vào hệ thống

Thông tin khóa học và học viên được lưu vào hệ thống

quản lý

đào tạo

Thông tin kết quả đào tạo DT.07: Nhập thông tin kết quảtừng học viên vào hệ thống Thông tin kết quả được cập nhật vào

hệ thống

quản lý

đào tạo

Nhập thông tin đánh giá khoá

học

DT.08: Tổng hợp đánh giá của giảng viên rồi nhập đánh giá

của giảng viên với từng khóa học

Thông tin đánh giá kết quả khóa học

2.7 DG – Quản lý Đánh giá CBNV

DG- Quy trình đánh giá

DG.02 Gán mẫu đánh giá

DG.01 Thiết lập mẫu đánh giá

Bắt đầu

DG.03 Đánh giá của CBQL trực tiếp (Leader)

DG.04 Đánh giá của Supervisor

DG.05 Đánh giá của Manager

DG.07 Tổng hợp, lập báo cáo đánh giá

Kết thúc

DG.06 Đánh giá của General Manager

Mô tả quy trình

1 Nhóm quản lý

nhân sự

Mẫu đánh giá

DG.01: Khi đền kỳ đánh giá, cán bộ nhân sự thiết lập các mẫu đánh giá nhân viên

Mẫu đánh giá

2 Nhóm quản lý

nhân sự

Bản đánh giá

DG.02:Cán bộ nhân sự gán bản đánh giá cho từng cán

bộ nhân viên

3 Cán bộ QL trực

tiếp (Leader)

Mẫu đánh giá được gán

DG.03:Cán bộ quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên

Bản đánh giá đã được đánh giá

4 Giám sát

(Supervisor)

Bản đánh giá

DG.04: Thực hiện đánh giá nhân viên sau khi các leader đánh giá

Bản đánh giá đã được đánh giá

giá đã được các Supervisor đánh giá

DG.05: Thực hiện đánh giá nhân viên sau khi các supervisor đánh giá

Bản đánh giá đã được đánh giá

6 Tổng giám đốc

(General Manager)

Bản đánh giá đã được các Manager đánh giá

DG.06: Thực hiện đánh giá nhân viên sau khi các Manager đánh giá Tổng giám đốc có thể đánh giá

hoặc không đánh giá

Bản đánh giá đã được đánh giá

7 Cán bộ nhân sự Các bản

đánh giá

đã được thực hiện

DG.07: Tổng hợp, lập các báo cáo đánh giá

Các báo cáo đánh giá

2.8 CP – Quản lý cấp phát

CP- Quy trình Quản lý Cấp phát

CP.01 Tổng hợp các Y/C Cấp phát

Vượt hạn mức?

Có

CP.03 Cập nhật thông tin cấp phát Không

Y/C Cấp phát Bắt đầu

Quyết định cấp phát

CP.04 Tổng hợp, lập báo cáo thống kê

Kết thúc

CP.02 Nhập thông tin yêu cầu cấp phát

Mô tả yêu cầu

1 Cán bộ quản

lý cấp phát

Phiếu yêu cầu cấp phát

CP.01: Tổng hợp yêu cầu cấp phát từ các phiếu yêu cầu cấp phát

Bảng tổng hợp yêu cầu cấp phát

2 Cán bộ quản

lý cấp phát

Bảng tổng hợp các yêu cầu cấp phát

CP.02: Cán bộ cấp phát nhập thông tin yêu cầu cấp phát

Yêu cầu cấp phát

3 Cán bộ quản

lý cấp phát Thông tin về yêu cầu cấp

phát

CP.03: Nhập thông tin về cấp phát:

người nhận, thời gian sau khi đã phê duyệt yêu cầu cấp phát

Thông tin chi tiết về cấp phát

4 Cán bộ quản

lý cấp phát

Thông tin cấp phát

CP.04: Liệt kê danh sách các báo cáo, thống kê, cấp phát

Báo cáo tình hình cấp phát, Tình trạng các thiết bị được cấp phát