Một số đè xuất nhằm hoàn thiện công tác ké toán công ty cổ phần Dược Traphaco

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận.Nếu như trong cơ chế tập trung bao cấp trước kia,các đơn vị sản xuất kinh doanh không phải quan tâm tới vấn đề tiêu thụ vì đã có nhà nước bao cấp thì ngày nay, đạt lợ nhuận cao trở thành mục tiêu vô cùng quan trọng và đựoc đặ lên hàng đầu quyết định sự sống còn của doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay bất kỳ doanh nghiệp sản xuấtkinh doanh nào nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận.Nếu nhưtrong cơ chế tập trung bao cấp trước kia,các đơn vị sản xuất kinh doanhkhông phải quan tâm tới vấn đề tiêu thụ vì đã có nhà nước bao cấp thì ngàynay, đạt lợ nhuận cao trở thành mục tiêu vô cùng quan trọng và đựoc đặ lênhàng đầu quyết định sự sống còn của doanh nghiệp.Vì trong nền kinh tế thịtrường với kinh tế tự docạnh tranh một cách bình đẳng,hội nhập kinh tếquốc tế có nhiều thuận lợi nhưng cũng là một môi trường khắcnghiệt.Nhiều loại sản phẩm hàng hoá nói chung và thuôc chữa bệnh nóiriêng đã tràn lan ồ ạt vào nước ta,bên cạnh đó sự gia tăng của các xí nghiệpsản xuất thuốc trong nước khiến mặt hàng thuốc trong nước ngày càng đadạng và phong phú.Từ đó dẫn đén sự cạnh tranh gay gắt giữa các xí nghiệptrong nước với nhau và với doanh nghiệp nước ngoài.Doanh nghiệp nào tổchức bán hàng không tốt ,không đảm bảo doanh tu bù đắp các chi phí bỏ rakhông có lợi nhuận thì khó mà tồn tại trên thị trường Điều này đã đượcthực tế chứng minh

Các doanh nghiệp luôn tìm mọi biện pháp để đạt lợi nhuận, để tồntại.Vì thế để đảm bảo lơị nhuận và uy tín của mình,tổ chức công tác kế toán

ở các công ty này là vô cùng quan trọng

Sau một thời gian nghiên cứu và học tập tại trường đại học kinh tếquốc dân,chúng em được tạo điều kiện đi kiến tập tại các công ty để đạtđược những kinh nghiệm quý báu cho ngành nghiên cứu

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRAPHACO 1.1:Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần D ư ợc Traphaco

Tiền thân của công ty là xưởng sản xuất thuốc đường sắt thuộc Ty y

tế đường sắt thành lập ngày 28/11/1972.Sản xuất huyết thanh, nước cấtchuyên phục vụ cho Bệnh viện ngành đường sắt trong thời kì kháng chiếncứu nước

Năm 1981-1992, với tên xưởng sản xuất thuốc đường sắt ,xưởng tiếptục phục vụ y tế ngành đường sắt ,có thêm một số sản phẩm mới như trèthuốc, thuốc viên cảm xuyên hương bạch địa căn,xuyên tâm liên,viên sángmắt ,chè tăng lực ,sâm nhung …Năm 1989 xưởng đã bắt đầu hợp tác vớicác chuyên gia ,cá nhân doanh nghiệp trong và ngoài nước về việc gieotrồng và phát triển dược liệu Số lao động tăng lên 100 người

Tháng 6/1993, do có sự chuyển đổi nền kinh tế nên xưởng đã mở rộngquy mô và thành lập xí nghiệp Dược phẩm Đường sắt với tên giao dịch làTraphaco.Xí nghiệp đã chủ động về vốn và chuyển sang kinh doanh đảmbảo có lãi thực hiện theo nghi định 388/HĐBT của hội đồng Bộ trưởng vớichức năng sản xuất thuốc và thu mua dược liệu Số vốn hoạt động còn rấtnhỏ chưa đầy 300 triệu Việt Nam đồng Xí nghiệp đã phát huy truyền thốngđang có và bắt đầu đầu tư vào thị trường trong nước và ngoài nước bằngnguồn vốn nhân lực tự có và thực hiện chính sách chiêu hiền đãi sỹ ,tuyểndụng lao động là dược sỹ tốt nghiệp là loại khá và gioi của trường đại họcDược Hà Nội ,họp đồng cán bộ kỹ thuật hợp tác nghiên cứu khoa học ,hợptác thăm dò thị trường và nghiên cứu tổ chức bộ máy tổ chức doanh nghiệp Tháng 8/1993, Ty y tế đường sắt được chuyển sang bộ Giao thông vậntải quản lý, xí nghiệ dược Đường sắt đổi tên thành xí nghiệp dượcTraphaco trực thuộc y tế GTVT

Tháng 5/1994, từ xí nghiệp dược Traphaco ,bộ GTVT quyết địnhthành lập công ty dược Traphaco với chức năng nhiệm vụ :

+Thu mua dược liệu và sản xuất thuôc chữa bệnh

+Sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế

+Đáp ứng thuốc cho nhu cầu phòng và chữa bệnh của cán bộ côngnhân viên ngành GTVT và nhân dân với mục tiêu đảm bảo kinh doanh cólãi .Đồng thời ,các quầy bán hàng tại trung tâm Hà Nội được tăngcường ,phát huy mối quan hệ giao dịch với các tỉnh thành Diện tích nhàxưởng được mở rộng lên gần 1500 m^2

Tháng 3/1997, theo quyế định số 535 QĐ/TCCB –LĐ của BGTVTcông ty Dược Traphaco với tên giao dịch là Traphaco

Tháng 9/1999, nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả của việc cổphần hóa doanh nghiệp nhà nước trong nền kinh tế thị trường ,cũng nhưnhiều doanh nghiệp khác ,công ty đã tiến hành cổ phần hóa thành công ty

cổ phần Dược và thiết bị vật tư y tế Traphaco với vốn điều lệ là 9,9 tỷ ViệtNam đồng 45% vốn của Nhà nước và 55% bán cho cổ đông theo QĐ số2566/1999 của bộ GTVT Trụ sở chính đặt tại 75 Yên Ninh ,quận BaĐình ,Hà Nội Ngay 1/1/2000 công ty cổ phần Dược và thiết bị vật tư y tếTraphaco bắt đầu hoạt động theo hình thức mới Thời kỳ này doanh nghiệp

có những thay đổi mạnh bạo về chiến lược ,với định hướng chủ yếu tậptrung vào nhóm y học cổ truyền Đây thực sự là một bước chuyển đổi lớn

về mọi mặt của công ty

Ngày 05/7/2001 đến nay công ty đã đổi tên thành công ty cổ phầnTraphaco, có ý nghĩa quan trọng và phù hợp với xu thế hội nhập hiện nay.Công ty đã thành lập chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh vào tháng6/2002

Gần 30 năm tiến hành hoạt động công ty có nhiều biến đổi từ quy môđến hình thức hoạt động.Anhr hưởng lớn nhất là do sự thay đổi về cơ chếkinh tế

Trong cơ chế tập trung trước đây do không tự chủ được sản xuất kinhdoanh của mình công ty sản xhaats tiêu thụ theo chỉ tiêu kế hoạch của nhànước vì vậy công ty chư phát huy được sức mạnh của mình nên hiệu quảsản xuất k kinh doanh chưa cao

Chuyển sang nền kinh tế thị trường cùng với năng lực sản xuất củamình công ty đã không ngừng biến đổi.Mặc dù còn nhiều khó khăn nhưngnhờ có việc tự quản lý công ty đã có nhiều tiến bộ vượt bậc.Chính đườnglối phát triển bền vững đã giúp công ty thể hiện được mình trên thịtrường Năm 1998 ,công ty nhận huy chương duy nhất của ngành y tế mặthàng đông dược 98 và nhiều bằng khen khác ,liên tục 7 năm liền đạt danhhiệu hàng Việt Nam chất lượng cao do chính người tiêu dùng bình chọn(1998-2004).Năm 1999-2001 công ty được chính phủ nươc CHXHCN ViệtNam tặng thưởng huân chương lao động hạng 3 .Đặc biệt vào ngày1/9/2004, công ty đã vinh dự được nhận giải sao váng đất Việt và là công tydược phẩm duy nhất được nhận giải thưởng cao quý này, công ty là doanhnghiệp đầu tiên của miền Bắc đạt tiêu chuân GM ASEAN

Sự phát triển của công ty thể hiện rõ qua tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh.Trong 10 năm gần đây công ty luôn giữ mức tăng trưởng đều đặn:

Doanh thu bình quân tăng 52,3%

Nộp ngân sách nhà nước tăng 62%

Thu nhập hàng năm của cán bộ công nhân viên tăng 31,3%

Vốn tăng bình quân năm tăng 67%

Đầu tư trên 15% doanh thu cho nghiên cứu khoa học kĩ thuật

Từ 2 sản phẩm lưu hành năm 1993 đến nay đã có gần 300 sản phẩmđượ đăng kí mới

B ng k t qu kinh doanh trong 5 n m c ph nảng kết quả kinh doanh trong 5 năm cổ phần ết quả kinh doanh trong 5 năm cổ phần ảng kết quả kinh doanh trong 5 năm cổ phần ăm cổ phần ổ phần ần

(tỷ đồng)

Lợi nhuận sau thuế(tỷ đồng)

Nộp NS nhà nước(tỷ đồng)

-Đang thực hiện nhiều dự án cấp nhà nước,nhiều đề tài cấp nhà nước

và nhiều đề tài cấp bộ ,cấp cơ sở khác

-Chủ động hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế

-Tập trung nghiên cứu các sản phẩm mới từ dược liệu và giữ vững thịphần của sản phẩm truyền thống

-Xây dựng hoàn thiện quản lý theo các tiêu chuẩn GPS,ISO

-Đổi mới quy mô quản lý theo mô hình công ty mẹ công ty con

Sở dĩ công ty đạt được những thành tựu như vậy là nhờ chủ trươngkhông ngừng đầu tư và phát triển con người.Hàng năm công ty thu húthàng chục dược sỹ đại học và đào tạo lại chiếm 1% tổng ngân sách.Ngoài

ra còn có cử nhân kinh tế,mỹ thuật,kỹ sư và đội ngũ công nhân có trình độchuyên môn cao.Hiện nay công ty có 1219 người vơi 780 người trình độđại học trở lên và 345 cán bộ chuyên ngành dược

Hiện nay trong quan hệ với nhà nước:Vốn nhà nước chiếm 35% vốnthành lập công ty.Công ty sản xuất mặt hàng đặc biệt là thuốc liên quan đếnsức khỏe con người nên có sư hỗ trợ và kiểm soát của nhà nước Các chiếnlược phát triển của công ty thường có sự chỉ đạo,ảnh hưởng bởi các quyếtđịnh của nhà nước trong lĩnh vực này

Với nhà cung cấp: Vì mặt hàng của công ty khá đa dạng nên công ty

có mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp khác nhau nhưng chủ yếu ưu tiêncác nhà cung cấp lớn trong và ngoài nước như:công ty Dược phẩm trungương 2,công ty Gin seng …việc duy trì nhiều nhà quản lý dẫn đến khó

khăn trong quản lý nhưng nhờ vậy mà công ty không bị gián đoạn trongquá trình sản xuất.

Công ty có mở tài khoản tại ngân hàng Nhà nước,các dịch vụ liênquan đến khoản tiền lớn thường giao dịch qua ngân hàng này.Ngoài ra công tycòn mở tài khoản tại ngân hàng ngoại thương để tiện mua bán với ngoại quốc.Ngoài ra,còn một số thông tin khác:

-Công ty có nhiều đại lý trên khắp thành phố Hà Nội và nhiều tỉnh thành-Đảng bộ công ty bao gồm bốn chi bộ trực thuộc.Tổng số đảng viêntrong công ty là 97 chiếm 11% trong tổng số nhân viên của công ty,trong

đó trình độ đại học chiếm 86% tổng số đảng viên

-Công đoàn công ty bao gồm 8 công đoàn bộ phận

-Liên chi đoàn TNCSHCM gồm 8 chi đoàn bộ phận

Phương hướng của công ty trong những năm tới là phát triển ngàymột lớn mạnh,công ty không ngừng mở rộng thị trương trong nước và đangvươn ra trên thế giới Sản phẩm của công ty có khắp trên cả nước và đangtìm kiếm thị trường tiêu thụ bằng cách tham gia các hội trợ tại các nướcnhư Myanma,thailan…,chủ động liên hệ và gửi hàng mẫu Nhiều dự ánđược công triển khai Nhiều dự án được công ty triển khai ,đặc biệt nhàmáy Hoàng Liệt với tông số vốn 60 tỷ được đua vào khai thác hết công suâtđáp ứng nhu cầu thi trường Công ty tiếp tục đầu tư xây dựng nhà máyđông dược Văn Lâm để tận dụng sử dụng việc nguồn dược liệu tcị chỗphục vụ cho việc bào chế thuốc

Công ty đã không ngừng đổi mới để phù hợp với xu thế phát triển ,đápứng nhu cầu thị trường dựa trên khả năng hiện có và chính sách phát triểnnguồn nhân lực hợp lý.Mục tiêu của công ty là hướng tới phát triển bềnvững trên cơ sở kết hợp hào hòa lợi ích của nhà nước và lợi ích của nhà laođông.Các khách hàng của công ty chủ yếu vẫn là trong nước và mở rộngsang một số nước khác

1.2.Đặc điểm hoạt động và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh:

Đặc điểm hoạt động kinh doanh:

+Sản xuất kinh doanh dược phẩm hóa chất vật tư và thiết bị y tế

+Thu mua chế biến dược liệu

+Thu mua nuôi trồng chế biến dược liệu

+Sản xuất mua bán thực phẩm ,rượu bia nước giải khát mỹ phẩm+Pha chế thuốc theo hóa đơn

+Tư vấn sản xuất ,dịch vụ khoa học kỹ thuât ,chuyển giao công nghệtrong lĩnh vực y dược

+Kinh doanh xuất nhập khẩu

Công ty sản xuất trên 70 loại sản phẩm trong đó có 15 loại là chủyếu.Số phân xưởng sản xuất của công ty là 8 phân xương sản xuất ,mỗiphân xưởng lại có chức năng nhiệm vụ riêng và có mối quan hệ mật thiêtvới nhau cụ thể như sau:

+Phân xưởng viên nén:Sản xuất các loại thuốc dạng viên nén,viênnang viên đường bao film theo tiêu chuẩn GMP ASEAN(thực hành sảnxuất thuốc tốt dạng tiêu chuẩn ISO được áp dụng trong ngành dược)

+Phân xưởng viên hoàn :Có nhiệm vụ chế biến thành thuốc có dạngviên hoàn từ nguyên liệu có nguồn gốc dược liệu sản xuất theo công nghựcnghệ hiện đại

+Phân xưởng thực nghiệm: nghiên cứu sản xuât các loại sản phẩm mới,qua quá trình kiểm nghiệm ,sau khi hoàn thành sẽ chuyển sang sản xuâtchính thức

+Phân xưởng sơ chế: có nhiệm vụ bào chế các loại dược liệu từ dạngthô sang dạng tinh bột mịn ,cốm để hình thành các sản phẩm viên hoàn cóchất lượng

+Phân xưởng thuốc bột: sản xuất các loại thuốc bột để bôi, chủ yếu làthuốc trapha

+Phân xưởng thuốc ống : sản xuât các loại thuốc thủy tinh mềm haytrung tính

+Phân xương thuốc mỡ: sản xuất các loại thuốc mỡ hay cream nhưthuốc trị nấm kem dưỡng da…

+Phân xưởng Tây y: sản xuất các loại thuốc tây ,các loại thuốc dạngnước như thuốc ho,thuốc nhỏ mắt

Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh:

Quy trình sản xuất của công ty là quy trình sản xuất giản đơn ,diễn ramột cách khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối cùng sản xuât ra sản phẩmhoàn thành Do thuốc là loại hàng hóa đặc biệt ,nên quy trình sản xuất phảiđảm bảo khép kín và vô trùng

Quy trình chia làm 3 giai đoạn:

+Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: căn cứ vào lệnh sản xuât mà tổ trưởng

tổ sản xuất sẽ có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục như : viết phiếu lĩnhvật tư,vào kho lĩnh vật tư (phải cân đo đong đếm thật chính xác) có giasmsát của kỹ thuật viên nằm tại xưởng sản xuất ,các nguyên vật liệu đưa vàophải đạt chất lương và dụng cụ đưa vào phải đam bảo vệ sinh sạch sẽ vàhoàn toàn vô trùng

+Giai đoạn sản xuất : căn cứ vào lệnh sản xuất mà tổ trương tổ phachế phải trực tiếp giám sát các công việc pha chế đầu tiên mà công nhânbắt đầu làm cần thiết chia thành các mẻ nhỏ sau cùng phải trộn đều theolô.Tất cả công việc này đều được phòng quản lý có hồ sơ lô Khi pha chếxong công việc của kỹ thuật viên là phải kiểm tra bán thành phẩm ,nếu đạttiêu chuẩn thì công việc tiếp mới được tiến hành

+Giai đoạn kiểm nghiệm: khi chuyển về tổ đóng gói kỹ thuật viên phảikiểm nghiệm thành phẩm và phải có phiêu kiểm nghiệm thì mới tiến hànhđóng gói

Do tính đặc thù riêng nên phải có kỹ thuật riêng:

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy công ty được thực hiện theo quyết định từ trên xuốngdưới ,tổ chức quản lý theo một cấp cao nhất là đại hội cổ đông rồi đến hội

đông quản trị ,ban kiểm soát sau đó là ban giám đốc điều hành những côngviệc chính của công ty Ngoài ra còn ban tham mưu giúp gíam đốc trongnhững việc cụ thể.

 Đại hội cổ đông: là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, baogồm tất cả các cổ đông có quyên biểu quyết,có quyền và nhiệm vụ sau:+Quyết định các loại cổ phần và số lượng các loại cổ phần được tràobán từng loại cổ phần, quyết định lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần.+Quyết định bổ sung sửa đổi điều lệ của công ty trừ trường hợp điều

lệ khi bán thêm vốn cổ phần trong phạm vi số lượng cổ phần được trào bán

 Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của công ty ,có toàn quyềnnhân danh công ty,trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông

 Ban giám đốc:

+Gíam đốc: là người điều khiển hoạt động của công ty và chịu tráchnhiệm trước HĐQT về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao Giasmđốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm và là người đại diện theo pháp luật củacông ty

+Ban kiểm soát: do HĐQT bầu ra có trách nhiệm kiểm tra giám sáttính hợp pháp chính xác và trung thực trong quản lý điều hành hoạt độngsản xuất kinh doanh,trong ghi chép kế toán báo cáo tài chính và việc chấp

hành điều lệ của công ty , nghị quyết, quyết định của HĐQT Trong bankiểm soát phải có ít nhât 1 người có trình độ chuyên môn về kế toán.

Công ty có 7 phòng ban cụ thể:

+Phòng tổ chức hành chính: làm nhiêm vụ quản lý nhân sự và cáccông việc liên quan đến nhân sự, quản lý các công tác hành chính trongcông ty

+Phòng tài vụ: có chức năng hạch toán kế toán, tham mưu cho giámđốc về lĩnh vực quản lý tài chính ,kế hoạch vay vốn ngân hàng ,nhằm đảmbảo cân đối tài chính phục vụ cho việc kiểm tra sử dụng , bảo quản các loạivật tư , tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn các hành động tham ô, lãng phí ,viphạm các chính sách

+Phòng kế hoạch cung tiêu: đảm bảo kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu

ra của sản phẩm trong doanh nghiệp, lên kế hoạch bao tiêu sản phẩm củacông ty

+Phòng đảm bảo châts lượng: Giasm sát phân xưởng thực hiện đúngquy trình kỹ thuật để sản phẩm đạt yêu cầu và chất lượng GMPASEAN Xem xét các sai lệch sự cố kỹ thuật, các điểm không phù hợp vềchất lượng , đề xuất các biện pháp xử lý Giasm sát sử dụng vật tư lao động

để xác định vật tư định mức lao động

+Phòng kiểm tra chất lượng: kiểm tra chất ượng thuốc, kiểm tranguyên vật liệu đầu vào và đảm bảo không có thuốc kém chất lượng đưa rathị trường

PHẦN 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ KIẾN TẬP

2.1 Đặc điểm tổ chúc bộ máy kế toán:

Công ty cổ phần Traphaco là đơn vị có quy mô lớn ,địa bàn hoạt độngmặc dầu đã được phân tán nhưng nhờ có trang bị kỹ thuật hiện đại cho tổchức công tác kế toán nên để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất kếtoán của đơn vị dễ phân công công việc kế toán , thuận lợi cho cơ giới hóacông tác kế toán của công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung Theohình thức này thì tại các địa bàn quanh Hà Nội như xí nghiệp dược phẩmHoàng Liệt ,xí nghiệp đông dược Văn Lâm ,các cửa hàng bán lẻ…có bố trícác nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu ,thu nhận

và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển về phòng kế toán trungtâm tại trụ sở chính

vụ hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thựchiện đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về thông tin

kế toán cung cấp

2 kế toán tổng hợp: ở công ty kế toán tổng hợp kiêm phó phòng cónhiệm vụ tổng hợp, tính giá thành sản xuất lập báo cáo tài chính hàngtháng, quý ,năm theo dõi kiểm tra đối chiếu công nợ với từng bộ phận ;kýnhận vật tư tài sản hàng khai thác ,kiểm tra việc hạch toán kết quả kinhdoanh hàng khai thác và nhất là trong nộ bộ công ty được đầy đủ hợp lý

1 kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ kiểm tra và làm thủ tục thanh toánđúng chế độ tài chính ,kiểm kê quỹ theo định kỳ ,lưu giữ và quản lý chứng

từ gốc cập nhập thông tin về thu chi tiền mặt ,vào máy vi tính chứng từ tiềnmặt

1 kế toán tiền gửi: có nhiệm vụ theo dõi tiền gửi tại ngân hàng ,kiểmtra làm thủ tục theo chế độ tài chính và quy định của các ngân hàng ,giaodịch với các ngân hàng kể cả vay ngắn hạn ,theo dõi khế ước vay và thờigian trả nợ ,lưu giữ quản lý chứng từ gốc cập nhập thông tin về tiền gửi vàochương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính của văn phòng.

4 kế toán công nợ: có nhiệm vụ mở sổ theo dõi từng khách hàng mua

và bán ;quản lý chứng từ hồ sơ liên quan đến công nợ khách hàng :kiểm traxác nhận về tiền thanh toán cho khách hàng khi có yêu cầu ;thực hiện đủbáo cáo theo đúng chế độ ;giải thích bằng sổ sách và chứng từ có liên quankhi có yêu cầu kiểm tra về công nợ và thanh quyết toán công nọ ;định kỳlập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng Cập nhật thông tin v công nợvào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của vi tínhcủa văn phòng

7 kế toán bán hàng : có nhiệm vụ kiểm tra đinh khoản bà lưu gĩuchứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng , cập nhật thông tin vềtiêu thụ sản phẩm và phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính

1 thủ quỹ: có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ trên hệ thống thu chi tiềnmặt theo đúng phiếu thu phiếu chi đúng người nộp và người nhận tiền cậpnhật sổ quỹ ,lập báo cáo quỹ hàng ngày ,kiểm tra đinh kỳ và đột xuất nếu

có yêu cầu của cấp trên, lập biên bản kiểm kê quỹ có chứng kiến của cácthành phẩm theo quy định

Có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty như sau:

2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.

2.2.1.Chính sách và nguyên tắc kế toán chung công ty đang áp dụng.

Phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của gíam đốc ,có nhiệm

vụ thực hiện tổ chức công tác kế toán ,giúp giám đốc thục hiện công tácthông tin kinh tế Để quản lý có hiệu quả thì phòng kế toán của công ty còn

có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban chức năng để phối hợp cùngnhau hoàn thành tốt nhiệm vụ

Ngoài phần hành công việc thuộc các nhân viên kế toán ,phòng kếtoán của công ty còn 5 chiếc máy vi tính được kết nối với nhau ,sử dụngphần mềm kế toán FAST ACCOUNTING và còn môt số máy in giúp nhânviên kế toán thực hiện dễ dàng hơn, nhanh hơn trong việc tính toán số liệu

in ấn và lưu giữ văn bản

Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:

Với phần mềm trên cho phép công ty lựa chọn 3 hình thức:

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung:

Trình tự ghi sổ : hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi nghiệp vụphát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổnhật ký chung để ghi sổ cái Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ cái và lấy

số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp.Đối với các tài khoản có mở sổ và thẻ kế toán chi tiết ,thì sau khi ghi

sổ nhật ký phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ chi tiếtliên quan , cuối tháng công sổ hoặc the kế toán chi tiết và căn cứ vào sổhoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng chi tiết của từng tài khoản và đốichiếu với bảng cân đối phát sinh

Sau khi kiểm tra thấy đúng khớp với các số liệu ,bảng cân đối phátsinh được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các bảng biểu kếtoán khác

Tất cả các chưng từ kế toán sẽ vào các phân hệ kế toán có liên quan vàtiến hành nhập số liệu ,số liệu vừa nhập sẽ tự động kết chuyển sang cácphân hệ khác và lên các sổ sách báo cáo có liên quan.

Chế độ kế toán và các chính sách kế toán chung của công ty:

-Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12hàng năm

-Phương pháp khấu hao TSCĐ: áp dụng phương pháp khấu hao đờngthẳng theo quyết đinh số 166/1999 QĐ-BTC

-Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo gía thực tế

+Phương pháp xác định hang tồn kho cuối kỳ: đánh gía theo trị giábình quân gia quyền

+Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thườngxuyên

-Tính VAT theo phương pháp khấu trừ thuế

-Tình hình trích lập và hoàn lập dự phòng: căn cứ vào trị giá hàng tồnkho và mức độ tăng giảm giá trên thị trường

-Đơn vị sử dụng trong ghi chép kê toán ,và nguyên tắc kế toán chuyểnđổi các đồng tiền khác:

+Sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép và hạch toán kế toán

+Khi quy đổi đồng tiền khác :căn cứ vào giá ngoại tệ do Ngân hàngnhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế

2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán tại công ty:

Tổ chức chứng từ kế toán là việc thiết kế các khối lương ,công táchạch toán ban đầu trên các hệ thông chứng từ hợp pháp hợp lệ theo một

quy trình chuẩn nhất định, là việc vận dụng phương pháp chứng từ trongviệc ghi chép kế toán để ban hành chế độ chứng từ cũng như vận dụng chế

độ đó trong các đơn vị được hach toán

Các chứng từ kế toán chủ yếu sử dụng tại công ty:

 Với phần hành lao động và tiền lương gồm các chưng từ :

Bảng chấm công (Mẫu 01-LTD)

Bảng thanh toán tiền lương ( Mẫu 02-LTD)

Bảng thanh toán BHXH (Mẫu 04-LTD)

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu 06-LTD)

 Hàng tồn kho có các chứng từ:

Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)

Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT)

Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT)

Thẻ kho (Mẫu 06-VT)

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT)

Bán hàng:

Hóa đơn bán hàng (Mẫu 01a,b-BH)

Hóa đơn dịch vụ (Mẫu 04-BH)

Hóa đơn tiền điện (Mẫu 07-BH)

Phiếu mua hàng (Mẫu 13-BH)

Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi (Mẫu 14-BH)

Thẻ quầy hàng (Mẫu 15-BH)

Tiền tệ:

Phiếu thu (Mẫu 01-TT)

Phiếu chi (Mẫu 02-TT)

Giay đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT)

Giay thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT)

Biên lai thu tiền(Mẫu 05-TT)

Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu 07a –TT).

Với tài sản cố định công ty có các chứng từ chủ yếu sau:

Biên bản giao nhận TSCĐ(Mẫu 01-TSCĐ)

Thẻ TSCĐ (Mẫu 02-TSCĐ)

Biên bản thanh lý TSCĐ(Mẫu 03-TSCĐ)

Biên bản đánh gía lại TSCĐ (Mẫu 05-TSCĐ)

2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại công ty:

Công ty sử dụng tòan bộ tài khoản trong hệ thong tài khoản kế toan do

Bộ tài chính ban hành trừ tài khoản 611-Mua hàng,631-giá thành sản xuất,tài khoản 623-chi phí sử dụng máy thi công do công ty hach toán hàng tồnkho theo phương pháp kê khai thường xuyên Ngoài ra ứng với mỗi phầnhành cụ thể, công ty có tài khoản chi tiết riêng để tiện theo dõi

Bảng tài khoản:

2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán:

Sổ kế toán là biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản ,là phươngtiện vật chất cơ bản cần th iết để người làm sổ công tác ké toán ghi chépphản ánh hệ thống hóa số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tàiliệu khác có liên quan để cung cấp thông tin phục vụ quản lý

Công ty áp dụng hình thức Nhạt ký chung để ghi sổ ,có các sổ sau:

Sổ Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ đượcphản ánh theo thứ tự trên sổ

Sổ cái: Mỗi một tài khoản tổng hợp tương ứng sẽ mở một sổ cáinhằm cung cấp thông tin tổng hợp Các nghiệp vụ phát sinh sau khi ghi vào

sổ Nhật ký chung sẽ được phản ánh lần lượt vào các sổ cái có liên quan (ítnhất là 2)

Sổ chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể loại nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ ké toán tổnghợp chưa phát sinh được như sổ chi tiết cho từng thành phẩm sản xuất

Đối với các đối tượng có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn ,thườngxuyên liên quan đến tiền mặt để giarm bớt khối lươngj công việc ghi trên

sổ cái ,doanh nghiệp nên mở các sổ Nhật ký đặc biệt cho từng đối tượng đónhư :Nhật ký thu tiền, Nhật kyc chi tiền ,…nhưng công ty vẫn chưa có, đó

là mặt hạn chế còn tồn tại

 Quy trình ghi sổ :với các chứng từ gốc liên quan đến các nghiệp vụphát sinh hằng ngày sẽ chuyển thành các chứng từ mã hóa nhập dữ liệu vàomáy trong các phân hẹ cụ thể , từ đó nhờ hỗ trợ của phần mền kế toán ,máy

sẽ tự động định khoản từng nghhiệp vụ và ghi vào sổ Nhật ký chung ,từ sổnày máy tự động chuyển số liệu tới các sổ cái và sổ chi tiết liên quannghiệp vụ kinh tế đó Cuối kỳ, kế toán tiến hành khóa sổ và máy tính ra số

dư cuối kỳ các tài khoản

2.2.5 Hệ thống báo cáo kế toán: cung cấp tư liệu cho những người

quan tâm đến vấn đề tài chính của doanh ngiệp ,cơ sở các nhà quản trị cácnhà đầu tư phân tích hoạt động kinh doanh, đánh gía hiệu quả hoạtđộng ,khai thác tiềm năng đủa ra quyết định

 Báo cáo quản trị: là hệ thống báo cáo dựa trên cơ sở số liệu thông tincủa kế toán quản trị cung cấp theo yêu cầu quản trị nội bộ

 Báo cáo tài chính:

+ Bảng cân đối kế toán : cân đối tài sản và nguồn vốn của doanhnghiệp ,các loại tài sản tại thời điểm lập báo cáo và các nguồn hình thànhtương ứng

+Báo cáo kêt

Quả hoạt động sản xuất kinh doanh :khái quát thời kỳ sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định

+Báo cáo luuw chuyển tiền tệ : phản ánh rõ dòng tiền thực ra vàodoanh nghiệp các lý do phát sinh

+Thuyết minh báo cáo tài chình :làm rõ hơn các vấn đề không đượcphản ánh trong các báo cáo trên

2.3 Đăc điểm các phần hành kế toán chủ yếu tại công ty:

2.3.1 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty:

Công ty Traphaco là doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vựcsản xuất thuốc và kinh doanh dược phẩm nhằm chăm sóc sức khỏe conngười Vì thế việc theo dõi nguyên vật liệu được công ty chú trọng

Tại công ty hiện nay có hơn 2000 loại nguyên vật liệu khác nhau ,vànguồn cung cấp chủ yếu là mua ngoài ,không chỉ đa dạng về số lượngchủng loại mà còn có giá trị thời hạn sử dụng ,yêu cầu bảo quản khác nhau.Phân loại nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu chính: là yếu tố cơ bản tạo nên thực thể sản phẩm Tạicông ty chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng hơn 70% trong tổngchi phí sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu chính của công ty bao gồm:+Nguyên vật liệu tân dược :bột penny, amoxycillin…

+Dược liệu chính phẩm : chè dây, atiso tươi…

+Thuốc hóa nghiệm: axit benzoic, atropin sunfat…

+Đông dược : ô dầu, quế đại hồi,…

+Tá dược: bột sắn tinh chế, bột amidon…

Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng lao đông không cấu thành nên thựcthể của sản phẩm nhưng nó làm cho sản phẩm bền hơn đẹp hơn cả về chấtlượng lẫn hình thức phục vụ cho nhu cầu công nghệ ,kỹ thuật như baohộp ,giấy gói… Ngoài ra, công ty nhiên liệu : gas, xăng, than, … cũngđược công ty xếp vào nguyên vật liệu phụ

Đối với ngành dược ,tên của nguyên vật liệu thường mang tên củathành phần hóa học nên rất khó nhớ, để tiện cho việc quản lý và thuận tiệntrong quá trình sử dụng công ty tiến hành mã hóa nguyên vật liệu theophương pháp gợi nhớ Mỗi nguyên vật liệu được mã hóa thành 5 ký tựtrong đó ký tự đầu tiên dùng để phân biệt nguyên vật liệu chính và nguyênvật liệu phụ ,4 ký tự còn lại là 4 chữ cái đầu tiên của nguyên vật liệu đó.Đánh gía nguyên vật liệu:

Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: mua ngoài, tụ sản xuất, thuê giacông , biếu tặng, cấp phát ,viện trợ, góp vốn liên doanh.

Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: các phương pháp xác định giá thực

tế xuất kho: phương pháp giá thực tế đích danh, phuong pháp đơn giá bìnhquân, phương pháp nhập trước xuất trước,phương pháp nhập sau xuấttrước, phương pháp hệ số

 Luân chuyển chứng tù:

- Thu mua nguyên vật liệu và các chứng từ sử dụng:

+ Quyết định nhập vật tư

+ Phiếu nhập kho

+ Hóa đơn GTGT( liên 2)

+ Hóa đơn cước phí vận chuyển

Khi mua vật liệu về nhập kho phải trải qua các bước sau:

Sau khi hoạch định đươc nhu cầu vật tư cho sản xuất ,đối chiếu thực tếvật liệu tại kho ,nếu có nhu cầu phải mua thêm một loại vật tư nào đóphòng kế hoạch cung tiêu xác định số lưong ,chủng loại ,quy cách ,phẩmchất …và giao cho cán bộ vật tư đi kí hợp đồng với nhà cung cấp và thumua trên thị trường .Khi nhận được hoa đơn của nhà cung cấp gửitới ,phòng kế hoạch cung tiêu tiến hành đối chiếu với hợp đông mua hàng

để quyết định nhận hàng Khi nguyên vật liệu mua về ,căn cứ vào hóa đơncủa người bán có ghi các chỉ tiêu : tên vật tư, số lương, đơn gía, hình thứcthanh toán,… ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu mua

về có đúng nội dung ghi trên hóa đơn và hợp đồng đã ký hay không và lậpphiếu kiểm nghiệm Phiếu kiểm nghiệm được lập thành 2 bản ,một bảngiao cho phòng kế toán Khi có sự đồng ý của ban kiểm nghiệm về việc vật

tú đủ điều kiện nhập kho ,cán bộ cung tiêu sẽ tiến hành lập phiếu nhập khothành 2 liên ,liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho gĩu để ghi vào thẻkho sau đó chuyển vào phòng kế toán Phiếu lập kho được lập nhằm xác

định số lượng vạt tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho ,thanh toán tiền hàng,xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

- Với trường hợp nhập vật liệu có sản xuất hoàn thành nhập kho, cácchứng từ sử dụng:

+ Phiếu kiểm nghiệm

+ Quyết định nhập vật tư

+ Phiếu nhập kho

Quy trình luân chuyển như sau:

Loại nguyên vật liệu này trước khi nhập kho phải có phiếu kiểmnghiệm ,quyết định nhập vật tư của phòng đảm bảo chất lượng và phóphòng gams đốc sản xuất ,phòng kế hoạch cung tiêu tiến hành nhập kho.Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên ,đặt giấy than viết 1 lần :

Liên 1: giữ lại quyển

Liên 2:chuyển cho phân xưởng sơ chế

Liên 3: thủ kho gĩu ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư đểghi sổ

Trong trường hợp này ,các biểu mẫu phiếu kiểm nghiệm , quyết định nhậpvật tư, phiếu nhập kho tương tự trường hợp nhập vật liệu do mua ngoài

- Xuất kho nguyên vật liệu sử dụng , các chứng từ sử dụng:

+Lệnh xuất: Thủ trưởng ký vào lệnh xuất kho, bộ phận cung ứng sẽlập phiếu xuất kho

+Phiếu xuất kho

Luân chuyển: kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tháng có ít biếnđộng lớn Vì thế để sử dungj vật liệu một cách tiết kiệm , hiệu quả hàngtháng phòng kế hoạch cung tiêu căn cứ vào chỉ tiêu và định mức để lậpphiếu xuất kho

Số lượng xuất kho = Số luượng trong kế hoạch +Số lượng dự trù hư hao.Sau khi lập phiếu xuất kho phụ trách các bộ phận sử dụng ,phụ tráchcung ứng và giao cho người cầm phiếu xuống cho thủ kho kiểm tra và kiểm

nhận kho để lĩnh .Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột ssoos lượngxuất ,ngày tháng năm xuất và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếuxuất Phiếu xuất kho lập thành 3 liên:

Liên 1: lưu ở bộ phận lập phiếu

Liên 2: Thủ kho gĩu để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng

Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuấtlàm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tình giá thành sản phẩm

- Kế toán xuất nguyên vật liệu điều chuyển giữa các kho:

Chứng từ sử dụng : phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,sử dụng đểtheo dõi số lương vât liệu đi chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộđơn vị ,là căn cứ ghi vào thẻ kho

Luân chuyển: khi có lệnh điều động xuất kho thì đại diện phòng kếhoạch cung tiêu lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên:Liên1 : lưu giữ

Liên 2: dùng để vận chuyển hàng

Liên 3: nội bộ giữ

Thủ kho căn cứ vào quyết ddiinhj của cấp trên quyết đinh xuất vật tư

và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:

- Chứng từ kế toán sử dụng:

Bao gồm :

+Phiếu nhập kho

+Phiếu xuất kho

+Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

+Phiếu xuất kho hàng đại lý ký gửi

+Hóa đơn GTGT,hóa đơn bán hàng

+Hóa đơn bán lẻ

+Bảng kê thu mua hàng hóa nông sản phẩm

- Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu:

Tùy theo hình thức kế toán chi tiết nguyên vật liệu mà sổ sách là khácnhau

- Phương pháp kế toán chi tiêt nguyên vật liệu

Công ty sử dụng hạch toán theo phương pháp the rsong song Phươngpháp này đơn giản trong ghi chép ,đối chiếu số lượng và phát hiện sai sótkịp thời ,chính xác

Tại kho: do thủ kho lập để ghi chép tình hình lập ,xuất tồn kho của vậtliệu theo chỉ tiêu số lượng ,là căn cứ để xác định tồn kho dự trữ vât liệu vàxác định trách nhiệm vật chất của thủ kho

Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho,phiếu xuất kho về vật liệu thủkho tiến hành ghi chép ,phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu theochỉ tiêu số lưowngj vào thè kho và được mở chi tiết cho từng thứ nguyênvật liệu ,cuối ngày tính ra số tồn cuối Thủ kho phải thường xuyên đốichiếu số lượng tồn kho ghi trên thẻ kho với số lượng thực tế còn lại ở kho

để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau Định kỳ thủ kho gửi cácchứng từ nhập ,xuất đã phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán Tại phòng kế toán :sau khi nhập liệu cho từng chứng tư nhập ,xuấtnguyên vật liệu máy tự động chạy theo chương trình và cho phép xuất ra sổchi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục vật tư đã cài đặt

Sổ chi tiết vật liệu ;là sổ phản ánh thông tin chi tiết tình hình nhập xuấttồn của tùng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị được mở và ghichép hàng ngày trên cơ sở phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho, là cơ sở để lậpbảng chi tiết nhập xuất tồn